摘要：随着信息技术的不断发展，做好新形势下的档案管理工作越来越重要。对于工程建设项目的档案管理而言，为了顺应信息化时代的发展，进行工程竣工档案的数字化建设已成为档案管理工作发展的趋势。档案数字化管理是档案信息化建设的重要内容，本文即针对工程项目档案数字化管理中存在的问题进行分析，并给出了相应的解决方法。
关键词：数字化档案；工程建设项目；档案管理
一、档案数字化管理的意义
随着信息化技术的迅速发展，工程建设项目的信息存储量变得越来越大。对于传统的档案管理方式而言，各种复杂的档案信息只能通过纸质记录来完成，这就会耗费大量的人力物力。同时，由于文档信息较多，容易出现归类错误甚至没有归档的情况，而且可能由于档案管理人员缺乏工程项目建设的基本专业知识或不熟悉流程等原因，在接收档案时不明确，造成归档质量不高。而档案的数字化管理在一定程度上巧妙地解决了这些问题。
二、如何有效实施工程档案数字化管理
首先，在不同的应用背景及场合对档案管理的需求不同，因此应结合具体的应用背景，从实际出发建立能够符合相应要求的档案数字化管理制度。档案管理工作对于档案管理人员的能力水平要求也较高，因此必须采取相应的措施提高团队的整体专业水平，让档案管理人员掌握如何将传统档案管理与数字化管理模式相结合。例如，在工程项目竣工档案管理中，由于客观原因档案管理人员缺乏工程项目建设方面的相关经验及专业知识，对工程建设流程不清楚，以致于在资料的对接过程中只能被动地接受，非常不利于档案的归类与整理。其次，档案管理人员应做好档案的安全保密工作。纸质版档案容易破损丢失，也容易被心怀不轨的人盗用，因此在档案收集过程中，要注意对原始档案进行保存。此外，还要特别注意对原始文档及扫描原件的存档。在数字化档案管理模式下，应在向计算机录入文档之后，及时将档案进行保存并上传至云端进行实时保存。同时，工程建设项目中的各种资料包含了很多的重要信息，因此要特别注重档案的加密工作。最后，还需要配备好的硬件设施。相比于传统档案管理，档案数字化管理尤其注重对硬件设施的选择，尤其是在工程建设项目资料信息量很大的背景下，需要存储大量的信息资源，因此对硬件设施要求较高。
三、工程项目档案数字化管理存在的问题
（一）工程建设项目数字化档案管理的不安全性。由于数字化档案管理存储的都是电子文件，电子文件的安全问题很难得到保障，很容易被一些黑客截留篡改并且不留痕迹，这就给档案的机密性造成了威胁。
（二）档案的“双套制”保存造成了一定的资源浪费。所谓的“双套制”保存，就是一并保存内容相同的纸质文件和电子文件，在各个单位的自动化办公网络中，每个部门都在网上完成档案的传递、发送及承办等流程，而同时又保存了一套相匹配的纸质资料，这就造成了一定的资源浪费。
（三）数字化档案管理系统与办公自动化系统互不兼容。在工程项目建设中，目前大多数企业都采用电子自动化办公系统，这些系统大多数是针对公司内部结构建立的管理机制及模式。然而，档案数字化管理系统是由档案管理部门按照现代化管理标准单独设计的，这些系统的软件环境存在较大的差异，因此很难进行数据之间的相互转换，从而对档案数据的收集及录入带来了一定的困难。
（四）对工程建设项目数字化档案的利用率较低。由于受到传统观念的限制，人们大都觉得纸质版文档的借阅及使用都是触手可及的，而忽视了以网络形式向人们呈现的丰富的资源宝库。这样使得电子文档的设计开发没有得到充分的利用，而同时却耗费了人力资源。
四、工程项目档案数字化管理存在问题的解决方法
（一）针对工程建设项目数字化档案管理的安全问题，应建立档案安全管理机制。因为工程建设项目档案大多为保密性资料，所以安全工作的落实极为重要。可以分别从软件安全管理和硬件设备安全管理入手，例如硬件方面应该选取质量较好的存储设备，以延长电子文件的保存寿命；软件方面可以对工程档案进行多重加密。
（二）针对工程档案“双套制”保存存在的资源浪费问题，可以将传统纸质文件与电子文件以文字方式和影像方式共存，在它们之间建立“通道”，从而实现资源的节约。
（三）档案的存储系统及自动化办公系统应保持一致，以保证存储标准的一致性，建立实现信息共享档案电子化建设。系统应在设备选型、软件系统、查询、安全加密等各方面均保持一致。同时，为了提高资源的有效多重利用，可以设置合适的查询系统，通过查询及文档网络传输从而达到资源共享的目的。
（四）针对数字化档案利用率较低的问题，可以及时对数据进行更新，保证档案资料的实时性，同时在很大程度上优化办公系统。例如，传统档案找寻方式完全是通过人工方式，查询时间较长，所以可以在查询时间上多作探究，使得数字化档案查询机制的效率大大提升。为了顺应时代的不断发展，档案管理工作也应与时俱进，因此必须将档案管理数字化工作落到实处。工程档案在实际管理过程中，由于工程项目资料本身繁琐复杂的特点使得其对档案管理人员的专业素养要求较高，所以要注意提升档案管理人员的职业素养和专业水平。同时，在进行档案数字化管理的过程中，要注意使用现代化信息技术保障信息的安全，对工程项目中重要的资料信息进行加密处理。总之，随着信息技术的发展及社会的不断进步，数字化档案管理已经成为档案管理的发展趋势，针对工程建设项目档案数字化管理的实践过程中出现的问题，还需进一步探究及解决，以促进档案管理机制越来越健全。
参考文献
[1]张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].黑龙江科技信息，2009(4)：154.
[2]王翠红.实施档案数字化管理的几点思考[J].档案管理，2013(5)：90.
[3]陆伟华.基建项目档案数字化管理体系建设探讨[J].城建档案，2016(7)：21-22.
作者:杨彤 单位:深圳市勘察测绘院有限公司
