现金流管理教育培训机构应用

现金流管理教育培训机构应用

摘要:

某教育培训机构(以下简称A培训机构)总部位于西部某城市,在全国多个城市设有分支机构,每个分支机构所在的城市,各有数个校区。由于经营理念独到,市场细分定位准确,在短短几年内得到快速发展,校区总数也迅速发展到接近百家。

关键词:

现金流;管理;教育培训机构

一、现金流实际状况

(一)现金流收支情况。

A培训机构销售课程周期数月到数年不等,除少数特殊情况外,为确认就读后一次性支付全部学费。学费通过POS机收取直接转入总部账户,分支机构日常经营用款时,申请报批后从总部拨付,实行收支两条线。由于学费在确定入学的短时间全额缴清,给人一种现金流“超级好”的感觉。但是,要想在百舸争流的教育培训行业走到底,需要不断地开发培训项目,提高全体员工的整体素质,包括教育意识。引入优秀的师资,不断在公众面前展现自己,这些都需要资金支持。在收取学费时,除了POS机刷卡,也有部分以现金和支票方式支付的;收取学费后,有学员因教学以及移民等原因申请退费的;校区的设置是为了方便学员就近入读,缴费时,也是交到各个校区,在非POS机交易的情况下,收入学费上交及转账因素,入账也存在相对滞后情况。由于校区分散,各校区相对独立,总部未能对所有物品集中采购。员工借款或财务转账购买所需物资,之后再予冲销,成为一种日常工作模式。随着校区、人员的增加,尽管总部加大集中采购力度,但各校区具体情况不同,仍使应收款项核算工作量随之增加。总部与分支机构、分支机构与供应商之间款项来往频繁,如何快捷准确处理和核算往来账款,成为A培训机构会计核算重要内容。尽管A培训机构业务并不复杂,但对现金流的核算要求是比较高的。考虑到现金对于企业发展的举足轻重地位,非常有必要进行科学的现金流管理。

(二)现金流核算情况。

初期设计Excel表格记载现金明细,收入明细包括各个借款人、往来单位拨付冲销核算明细。对于A培训机构这样的单位,资金流的核算是会计核算核心,几乎所有的经营活动都围绕现金展开,迫切需要建立集预算、会计、资金“三位一体”的财务管理体系。在现金流的管理上,提高资金的精细化水平,提高入账的及时性和准确性。在业务量增加和公司发展到一定阶段后,公司定制购买了ERP软件,并针对现金流预算、会计、资金“三位一体”的财务管理体系,在原有收支两条线的基础上,通过ERP软件,逐步建立以现金流会计为核心的资金管理系统。

二、现金流管理体系的建立

(一)现金流管理体系的目标

以收付实现制为基础,以校区为单位,以现金流量表要素为记录要素,并在此要素基础上予以细分和扩展,全面及时反映企业现金的来龙去脉,对资金进行实时反映、控制、考评和优化。自动生成的现金流量表,技术上可以出具任选期间现金流量表,实际按月出具。对按照直接法出具的现金流量表,向前可追溯至现金预算,向后可延伸至实际执行。

(二)现金流会计体系的具体实施

资金系统以现金流的流通运作为核心,对业务操作、信息采集同步,同时实施了过程控制。

1.统驭科目。为保证数据完整性,在资金管理系统对相关现金项目进行统一处理。对现金、银行存款科目的会计处理,应先在系统相关模块填制收付款单据及确认现金流量信息后,才能生成会计凭证。

2.表单载体。现金收入、款项支付等现金业务,应遵循现金流量表要素,相关表单应勾选现金流量表要素功能,满足现金流量表数据采集需要。

3.系统控制。现金流会计系统控制措施包括两个方面:一是预算额度控制。在发起付款审批单时,应选择相应预算,系统设置自动比对,禁止办理超出预算付款支付;二是分类控制。对于总部与各分支机构之间的往来,系统自动匹配为“与总部往来”,避免了手工选择可能出现的错误。

4.调整补录。所有业务要求在录入同时选择现金流量项目,如选择错误,可根据是否审核,采取直接修改或者冲销重做方式调整。

5.多维报表。生成流量表时,可选择表单类型、单据类型进行分类查看,同时可根据生成的流量表进行凭证、单据追溯。

6.校验机制。对现金、银行存款资金平台上报表数据与财务系统数据进行比对,检查账表是否一致,以发现、更正差错。

7.确认规则一致。总部与分支机构在使用资金平台时,进行统一规范,保证口径一致。

三、现金流管理体系实施效果和功能

A培训机构在总部及试点校区试行及正式运行资金管理系统后,设计功能得到有效实现。现金流管理体系得到逐步建立。

(一)全面反映企业资金的来龙去脉。

运行现金流管理体系后,使现金的循环过程得到立体呈现,由于以校区为单位,收入支出能及时入账,全面即时反映资金配置,引导了各个校区的现金贡献意识,增强企业运营活力,推动业务经营健康有序发展。

(二)实现财务会计和管理会计的统一。

现金流量要素具体化使得资金的周转具有可查看可追溯性,现金流量表不再是仅仅反映期末数据,而是有效实现记录和管理功能。不仅能建立完善的现金流预算管理体制,对于现金预算和现金执行的比较,也得到具体落实。保证现金流持续、健康、有序周转,从而保障企业生产经营的正常进行。

(三)为盘活资金和建立资金预警机制提供了可能。

现金作为企业的重要资产,应充分发挥其增值功能,将暂时闲置的资金用于投资或购买合适的理财产品。现金流管理体系提供便捷管理平台,能实时查看资金库存运作,不仅可以安排闲置资金增值,更可在此基础上建立资金预警机制,分析和预测资金风险概率,追踪和识别经营过程中可能的资金风险,以提前采取防范措施,及时避免经营漏洞。

作者:赵敏 单位:贵州产业投资基金管理有限公司