办公自动化范文1
[关键词] 互联网办公自动化C/S
一、办公自动化的产生
办公自动化是从20世纪50年代开始，美国的部分企业开始用机器来处理办公业务，当时美国人就把这种手段叫做办公自动化（Office Automation,OA）,办公自动化是当前国际上飞速发展的学科，它是一门综合了电子，通信，文秘，行政等多种技术的新型学科，涉及到文秘，行政管理，电子机械，物理等十多个学科。
办公自动化是信息化时代的产物，是在计算机和通信设备普遍应用，信息业务空前繁忙的情况下产生和发展的。一个比较完善的办公自动化系统应包括信息采集，加工，传递，保存4个基本环节，核心任务是向各类办公人员提供所需的信息，能把基于不同技术的办公设备（如计算机，打印机）用连网的方式联成一体，将语音，图像，文字处理等功能组合在一个系统中，使办公室具有综合处理这些信息的功能。可见，办公与管理的自动化是对传统的管理方式的挑战，是科技向管理部门的渗透，是办公方式的一次革命。
二、办公自动化的构成要素
1.办公人员。办公人员是办公自动化系统的第一要素，由决策人员，中层及第一线的管理人员，专业技术人员，秘书和办事员等一般辅助人员组成。他们各司其职，又互相联系。决策人员是一个机构的最高层领导人员，即关键的决策者。他们的时间大多用语参与会议，收集信息，解决问题和做出决策。他们需要掌握准确的信息和情报，综合分析机构内外的各种动态，指定长期发展的判断和决策。他们直接使用的办公自动化设备起辅助决策的作用；中层及第一线管理人员是机构中某一部门的负责人。他们要协调个专业人员的工作，综合有关信息，并对本部门的情况和问题做出决策和判断。他们要管理本部门及下属单位的业务工作并向高层领导提供决策信息和决策方案，甚至参与决策意见，起到承上启下的管理控制枢纽作用；专业技术人员是机构内负责社会经济，政治法律等业务的工作人员，他们主要为上述几类人员服务。
2.办公工具和设备。办公工具是纸，笔等，办公设备支持办公自动化的机电设备，包括计算机设备，通信设备和办公设备三大类，通信网络的主要任务，全面担负通信系统的传输，控制，交换，处理，监控，监测等多项重要工作。主要有通信控制设备，通信传输设备，文件复印设备及介质，网络通信设备；办公设备是人们在进行办公事务处理中所需要的设备和装置，包括邮件处理设备，信息生成设备，文件复印设备，信息存储设备，电子会议支持设备和其他办公机械支持设备等。
3.办公信息。信息是指对各类信息、情报、数据、指令和知识进行加工处理的结果，与人、才、物并列为企业的四大资源。人类办公活动及各种数据进行采集、加工、传输、办公自动化信息处理并提供大量信息的人机系统。
4.办公环境。办公环境包括具体和抽象的环境，具体办公环境是指办公室的建筑情况地理位置及分布；抽象办公环境是指本办公系统各实体之间及与其他办公系统之间的互相约束控制，领导与被领导的关系，机构的划分与组成以及各种规章制度等。
三、办公自动化的功能
办公自动化的功能是指办公自动化系统可能具备的功能，不同的系统具备不同的功能，它具有事务处理，信息管理和辅助决策三种功能，每个模块的功能如下：
1.事务处理型办公系统。各个办公部门都有大量的事务工作，这些工作往往量大，重复，业务繁忙，例如数据汇总，报表合成，草拟文件，发凡通知，打印文本等。为了提高工作效率，减轻工作负担，可以把这些烦琐的事务交给办公自动化系统来处理。这种完成事务处理功能的办公自动化被称为事务处理系统。
2．信息型办公系统。办公部门最本质的工作是西欧年息进行控制和管理。要作好对信息的收集，加工，传递，交流，存取，分析，判断和反馈， 从而是信息资源转化为推动社会进步，获得良好的经济效率的物质财富。
3.辅助决策型办公系统。决策是根据预定目标做出的行动决定，是办公活动的重要内容之一。是较高层次的管理工作。决策的正确与否往往对一个企业产生最大影响。比较理想的办公自动化系统能自动地分析，采集信息，提出各种可供领导参考的优选方案，是辅助决策的有力手段。
四、办公自动化系统的开发技术
根据现在的计算机技术和网站及网页制作的相关技术与办公自动化的需求相结合,主要集中分为三大类：基于C/S结构的应用程序开发，结合C/S结构和Web技术的复合应用程序，基于B/S结构的动态网页技术。以下将分析这三类技术的各自优缺点：
1.C/S结构系统:是传统开发模式，一般以数据库和客户端的两层结构实现，也有加入中间件的三层或多层结构，在OA早期是标准的系统模式，但随着计算机技术的发展和网络的发展，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公，逐渐在被取代。
2.C/S+Web技术:是为了补充C/S结构的不足，在C/S基础上加入Web技术来实现对远程数据的获取，但拥有一定局限性，如数据及时更新、软件升级等问题就无法很好解决。
3.省略+Microsoft .NET Framework。
五、结束语
办公自动化范文2
办公系统是对政府机构、企事业单位的办公信息进行采集、贮存、传播、处理、利用、管理的系统。狭义的办公自动化系统往往局限在某个单位,而信息系统往往跨行业跨部门解决某一方面的问题,除可完成相应的办公任务外,又拓展了大量的原来想做而做不到的工作。
二、关于办公自动化的定义
办公自动化的概念在世界各国产生以来，首先就产生了很多种关于办公自动化的定义。这些定义从不同的角度描述了什么是办公自动化。
1985年在我国第一次办公自动化规划讨论会上提出了下述办公自动化的定义。即:"办公自动化是指利用先进的科学技术，不断的使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统"。
现在看来，这个定义从实质上对办公自动化进行了较为全面、准确、本质、发展的描述。定义中提出了办公自动化的五个主要组成部分。即:科学技术、办公活动、办公设备、办公人员、人机信息处理系统。这五个部分缺一不成其为办公自动化，彼此也并无冗余。
三、办公自动化实施原则及实施步骤
办公自动化具有实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则等实施原则。
办公自动化具有以下几个实施步骤：
首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。
第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。
第三，在因特网上建立公用网站，进行信息采集、，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。
在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。
四、我国中小企业办公自动化系统
随着计算机及网络技术的飞速发展，因特网应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。那么，我国中小企业应如何建设办公自动化信息系统？
1、用户需求分析
办公自动化系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。
中小企业需要规模相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。大体可分为：一方面是通过收发电子邮件为主的方式，与其它员工交流各种信息，基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领审批过程；员工管理个人日程安排，各种图书资料的查阅等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能。即完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作。
在软、硬件方面对系统的需求，由于中小企业信息化水平比较低，软硬件配置较差；而且资金实力并不雄厚。所以其对硬件的配置要求是尽可能的低，对软件配置的要求则是系统最好是基于日常办公软件如办公系列上的应用系统，这样既不用花大量资金添置软件，员工又较容易学会使用应用系统。
2、系统设计
(1)实现办公规范化和制度化
绝大多数中小企业由于办公自动化起步较慢，大多数还停留在使用没有联网的计算机和ms办公系列应用软件来提高个人办公效率，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公方式远没有实现规范化和制度化。因此，中小企业建立办公自动化系统就是要使办公方式规范化和制度化。
(2)管理多种数据类型
中小企业规模较小，但其办公自动化信息系统所包括的范围应该是整个日常办公和部分企业业务。因此，其数据量相对大企业、大公司虽然比较少，但是其数据类型并不会比大企业、大公司少，不仅包括日常办公所产生的各种数据，还要包括业务办公所产生的各种数据。
(3)系统设计的先进性
办公自动化系统应在开发出来时在技术上应具有一定的先进性，代表当时办公自动化信息系统的先进水平，这样才能使系统在建成后一段时间内，不会因技术的落后而需要大规模的调整，并且能够跟随着逐步的升级而保持整个系统的先进性。同时要求系统对计算机硬件要求不能太高，运行速度要快。
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在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，与后台应用系统（如OA和业务系统）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。
电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。
实施原则：
实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则
实施步骤
首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。
第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。
第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时，基本实现电子政务。
在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。
第一部分内部办公自动化系统的建设
功能需求：
一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。
一、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求
在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。
“存访中心”，也只有办公自动化系统可以承担这样的角色。
二、处理大量的复合文档型的数据信息
办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。
一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。
办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。
三、包含大量的工作流应用
所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。
工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。
在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。
从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。
四、支持协同工作和移动办公
在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。
所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切
断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。
五、应有完整的安全性
安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。
六、能集成其他业务应用系统和Internet
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【关键词】自动化；办公系统；设计
0 引言
随着IT技术的进步，办公系统在企业运营中扮演的角色越来越重要，对企业的发展起到越来越关键的作用。高效的办公系统能有效地降低企业的运营成本，提高效率，而低效的办公系统则会起反作用，成为提高企业运营效率的瓶颈。
本文介绍基于群件技术、XML技术和Ajax技术的自动化办公系统。
群件技术：在群体工作中，各工作者因为时间及所处地点的不一致，造成交流协调的不便。群件就是针对群体工作而发展出来的技术产品，目的在于促进群体的交流合作及资源分享，充分提高群体的工作效率和质量。我们这样定义群件：以交流（Communication）、协调（Coordination）、合作（Collaboration）及信息共享（Information Sharing）为目标，支持群体工作需要的应用软件，我们把群件的这几个特征概括为3CIS。
XML技术：XML（Extensible Markup Language）它是由W3C组织于1998年2月制定的一种通用语言规范，是SGML 的简化子集。
Ajax技术：基于JavaScript和 XML的异步数据传输（Ajax）技术是结合了Java技术、XML以及JavaScript等编程技术，可以让开发人员构建基于Java技术的Web应用，并打破了使用页面重载的惯例。
1 系统建设目标
本系统主要建设目标如下：实现公文管理、文档管理等的自动化办公。系统设计达到以下目标：
开放性：系统设计要采用开放标准，选用的技术产品要符合开放标准；
高安全性：防止任何未经授权的访问，防止黑客对内容和系统的攻击，当发生入侵时能够及时检测并自动屏蔽和恢复；
高可靠性：系统工作要稳定、可靠，要确保7×24小时不间断工作；
可扩展性：满足应用的扩展性，避免重复建设和资源的浪费；
可管理性和可维护性：方便的运维和管理是保障系统快速响应的基础，提高系统的管理性和维护性也是提升服务的重点；
用户界面友好：系统界面的友好性将直接影响用户使用系统的效率。要尽可能地满足用户已有的使用习惯。
2 系统总体设计
2.1 自动化办公系统总体设计
自动化办公系统采用Lotus Notes/Domino作为技术开发平台，基于Brower/Server（简称B/S）结构。Lotus Notes/Domino是典型的群件系统，完全实现了3CIS的基本要求。Lotus Notes/Domino融合了许多先进的技术标准，接口统一、访问简单、易升级、易扩充、方便维护。同时系统可以根据信息量的大小选择不同规模档次的服务器系统，同时还可以利用Lotus Notes/Domino群集技术提高系统的吞吐量和可靠性。
系统可用开发技术包括既有的LotusScript和Formula语言，又融入Java、Html、CSS、JavaScript、WebService、XML等Web开发技术。利用Lotus Notes/Domino平台兼容并包的特性，丰富了开发Web应用程序系统可选择的技术方案。系统将应用LotusScript、Formula、Java、JavaScript、HTML和CSS等技术开发核心系统功能，应用WebService、XML等技术与其他系统或信息资源实现以信息交换等功能拓展。
本系统可实现公文管理、文档管理等的电子化，方便员工查询，可以随时共享给有权限的人员，提高办公效率；
实现公文管理和文档管理一体化；
通过电子化流程处理，保留公文办理痕迹，记录公文办理过程，实现事项的跟踪、督办的目的；
通过电子化记录，使得一些统计、分类工作更加可行、方便、快捷，减少员工手工重复的工作，提高工作效率。
系统按照开放性的原则进行建设，业务应用可根据用户业务需求的变化进行灵活的改变，方便业务的进一步拓展的需要；本系统应用可以很方便的进行扩展，可以有效地避免重复建设和资源浪费。
每个员工可以自己起草发文、签报等电子文档，电子文档在流转过程中，根据业务需要设置不同的审批流程，系统中给出流程提示等，员工可以很方便的选择发送给相关的审核人审核。具审核权限的审核人可以选择审核通过，也可以选择提出意见，返还给发起人修改或作废。办理完毕的文档最终都由档案管理员统一进行归档，每个员工都可以查询自己办理过的历史文档，可以为以后的工作提供参考。
本系统现在已投入使用，它采用WebService等技术，可以很好的与其它系统进行信息交互等，在本系统正式运行后，它已经很好的和两个系统进行了对接，为系统创建了网上审批流程，并反馈审批结果给系统，充分体现了该系统的易扩展性等性能。
2.2 系统部分流程设计
系统流程设计分为发文管理流程和签报管理流程等。分别对应系统应用中的发文管理系统和签报管理系统。
3 自动化办公系统安全控制技术和设计
3.1 自动化办公系统安全控制技术
自动化办公系统主要应用是在Lotus Notes数据库的管理平台上的应用系统，Notes/Domino业界公认安全性是Notes/Domino最有价值的特性之一。为了加强公文管理系统的安全性首先应在Lotus Domino系统级平台上采用的安全性控制，控制方法包括：身份识别与验证。
利用Domino提供基于工业标准RSA的Notes公共密钥基础架构（Public Key Infrastructure， PKI ），即层次化验证字发放与验证体系，保障OA系统的用户全部为合法的认证的用户。Domino服务器与Notes客户机均需要在系统中注册，获得合法认证的各人识别（ID）文件。在用户访问公文管理服务器时，首先用户和服务器需要通过公共密钥/私用密钥验证技术，由系统验证双方身份。系统认为用户身份合法和真实后，才允许用户进行下一步的操作。同时为保护重要用户的ID文件具有口令保护（可以是多重的），而且具有时效性。
对包括服务器访问权限、数据库访问权限、表单与视图访问权限、文档访问权限、文档字段访问权限、区段与字段访问权限控制等多个级别。这些权限控制手段按层次逐渐细化，根据公文安全性的要求，对公文管理系统中的每一个数据或设计元素设置访问权限。
用数字签名技术保证了数据的完整性和不可篡改性。
3.2 自动化办公系统安全控制设计
在公文管理系统的开发过程中充分利用Lotus Notes提供的七级安全保障：网络端口、服务器、数据库、视图、表单、文档、域的安全管理。实现系统的多安全管理。
网络端口加密：用来设置服务器与工作站通讯的数据加密处理。我们设置OA服务器和客户机的TCP/IP端口加密，从而保障数据传输的安全性。
服务器访问：通过设定访问控制组来控制用户访问安全性。在服务器的公用通讯录中，设置允许访问组和禁止访问组。通过这种设置可以限制非法用户的访问。
数据库：实质是进行ACL表的控制管理。尽管设置了服务器的访问权限，但是不同的用户访问不同数据库的权限是不同的。另外即使同一个数据库的访问权限也是不同的。 公用通讯录的用户分为‘管理者’和‘编辑者’。这是根据不同访问的需要而设定的。
视图：通过私有视图的限制及对视图相关事件的控制，来进行访问控制。在办公系统中，不同级别的用户是拥有不同的操作权限的。这样可以利用‘私有视图’进行特殊处理。
表单：通过表单和子表单的设置，设定用户对数据操作的权限（在表单的相关事件中实现）。这个功能广泛的应用到各个不同的子系统中。例如：在发文中，就会用到不同类型的子表单和表单。
文档：通过文档加密进行访问控制，或者通过设定‘读者域’来进行访问控制。在各个功能模块中，采用给文档加锁和解锁及‘读者域’进行限制对文档的操作。
域：对于重要的‘域’通过隐藏、计算、加密等方式进行数据加密处理。例如，关于文档控制的域，统一采用“隐藏”处理。
文档、邮件加密：通过对文档的加密处理，保障信息单元的访问安全性。在工作流处理当中，提供可选的加密功能。
文档、邮件签名：利用电子签名，使访问责任、电子信息的可信度有了确凿的依据，同时也提供签名的可选项。
在公文管理和档案管理等系统中，在信息流转或公文处理过程中全部需要进行安全性限制管理。因此在公文系统的设计和开发过程中，除了采用Lotus Notes本身提供的七级安全管理机制之外，还可以采用“组织机构配置管理”、“岗位”概念来进一步强化系统安全性，公文流转的权限控制采用“岗位”控制，具有相同岗位的人有相同的公共操作，系统以“岗位”判断权限，非特殊情况不做具体人员判断，以适应岗位的经常调整和变换。
4 系统测试
对系统中发文管理、收文管理、签报管理等功能模块进行了功能测试，以及收文与主界面交互的集成测试和收文管理与档案管理的集成测试等。
表1是测试中使用的部分测试用例。
5 系统部署方案
为保证生产环境的稳定性和可靠性，采用2台PC服务器一主一备作自动化办公系统运行。操作系统之上安装Lotus Domino应用运行服务器，在Domino应用之上部署、开发具体应用。两台机器在Domino层面作应用集群。集群的目的如下：
集群数据同步功能确保集群中的任意一台服务器的更改，都被立即传递给集群中的其他服务器上。所以，这些持续保持同步的数据能够保证信息的高度可用性。可以设置一个集群服务器作为备份服务器以保护重要的数据，可以禁止用户访问此服务器，而集群复制总能够保持服务器的更新。通过这种方式实现在线的数据备份。
6 结语
自动化办公系统是企业办公系统的发展方向，在IT技术日新月异的今天，进行系统建设必须考虑的其先进行、易用性、可扩展性等要素，只有这样，才能更好的让IT服务于业务，服务于企业，成为企业成长发展的原动力。
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办公自动化范文5
现我校已接入县教育城域网平台，覆盖全校的高速度、高性能的校园网将全面开通，全校将进入全方位的网络环境，这是现代化远程教育工程的重要保障。为加快学校办公自动化建设的深入开展，各部门要充分运用高科技手段，为教学、科研、行政及后勤管理服务，提高办公效率，优化办公质量。现对我校办公自动化管理作如下规定（试行）：
一、总则
办公自动化是以电脑为核心的复杂的“人与机”信息处理系统，它集管理、控制、服务等功能于一体，是一门受时代科技支持的综合性的应用技术学科，加强和加快办公自动化建设，是促进办公业务迅速向前发展的物质基础。加大办公自动化建设的力度，扩大其应用的覆盖面和应用能力，是提高办公效率，优化服务质量的有效措施。
加快全校办公自动化建设是当前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快办公自动化建设，首先要进行管理思想的变革，特别是行政干部更要转变观念，力求达到管理的科学性和有效性。
各部门要高度重视，加强领导，将此项工作列入工作日程，立足于现代化远程教育，从自身做起，从身边做起，发挥校园网功能，实现办公自动化、标准化管理。
各部门主要领导负总责，针对办公自动化管理人员技能、素质欠缺的实际，配合学校采取多种形式，加强对办公自动化管理人才的培养、提高，使他们掌握办公自动化的基本知识和技能，成为本部门办公自动化建设的技术骨干，并带动全部门人员掌握办公自动化技术，努力促进全校办公自动化人才培养的现代化，使办公自动化系统应有的效率得到高效发挥。
二、办公自动化范围
㈠日常办公
1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、排板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；
2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理；
3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；
4、能在网上下载资料、信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。
㈡教学、科研
1、制作多媒体（CAI）课件及数据库的开发与利用；
2、合理使用校园网作为宽带高速的网络平台，开发和利用具有办公自动化功能的应用软件，将办公自动化系统引入学校领导及有关教学、科研、管理部门的办公桌面；
3、充分利用信息技术和发挥校园网的作用，实现全校的资源共享，为全校计算辅助教学和办公自动化系统服务；
4、通过Tnterent实现校园网与各个学校、上级主管部门的互连，实现工作站教学和科研资源共享。
三、安全保密要求
安全是办公自动化正常运行的基本要求，它既是一个技术目标，又是管理目标。保密是电讯、文字储存、传输系统必须保证的工作前提，作为办公自动化主体技术的计算机技术本身包含着不安全因素，这些不安全既有系统自身的，也有人为地，因此全校在办公自动化建设过程中，必须做到：
1、坚持安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密工作的科学管理体系；
2、学校成立计算机安全保密工作领导小组，加强对计算机、磁盘秘密载体的规范管理，杜绝设备技术故障，消除环境不安全因素；
办公自动化范文6
关键词：移动设备 办公自动化 移动UI平台 APP
中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）08-0015-01
一、引言
科技在日新月异的今天显得尤为重要，移动设备（手机、平板电脑等）的功能越来越强大，已不仅仅是简单的通话工具，它融入到我们生活的方方面面。随着移动设备系统的软件日益强大，将日常工作与移动设备关联，通过移动设备随时随地的办公已成为新一代办公自动化系统的发展方向。本文介绍了如何把UI设计理念融入到企业办公自动化系统中，使办公效率获得有效的提升。
二、移动UI设计的理念
UI是英文User Interface的缩写，中文译为用户界面。移动UI概括成一句话就是人和移动交互工具之间的界面。UI设计是属于视觉传达设计的一种，是机器与用户交流的一种界面设计。UI分为两大类：硬件界面和软件界面，本文所讲述的是融入到办公OA系统的软件界面。
APP是运行在UI中应用程序，是英文Application的简称。由于智能移动设备的流行，现在的APP多为智能移动设备的应用程序。在移动互联网时代，移动App在互联网的价值链中具有至关重要的地位，而移动UI则是体现这一重要地位的最佳方式。移动APP是未来企业必备的营销手段，作为一种第三方应用合作形式参与到互联网商业活动中。
手机界面设计是UI设计中的应用较为广泛的设计之一。手机的应用时之今日已无处不在，功能也越来越强大。把日常需要在电脑上应用的OA系统功能移植到手机界面中，那将会给人们的工作提供了灵活性，提高了工作效率。
三、企业工作人员迫切需求办公移动化
办公系统会引导新入职的员工了解公司的制度、政策、内部通知等等他们所关心的内容。对于一位技术人员，他可以通过移动OA系统随时随地了解企业生产的产品特性、解决方案、开发指南等；同时可以了解同行业竞争对手情况，提升企业客户服务质量。而现在传统的台式电脑以及笔记本电脑体积笨重，越来越不适宜出差旅途办公携带，越来越多的企业高管和销售人员在出差时随身携带平板电脑和手机而非笔记本电脑，查阅信息已成为他们随时随地都要进行的工作，利用“零碎”的宝贵时间处理因人不在单位而需要紧急处理的事件，需要更为自由的工作空间，因此办公移动化就显得尤为重要，它不但改变了传统单一的只能在办公室工作的模式，而且大大提高了工作效率，节省人力和物力，使得上传下达更畅通，客户服务更及时。
在企业信息管理系统中各种综合技术的引用使办公人员可以有效处理广泛的业务，网络时代的OA是一种跨部门运作的基础信息系统，可以联结企业各个岗位上的技术人员，可以联结企业各类信息资源。移动OA系统的运行不仅促进企业资源合理配置的进程，而且甚至改变了原有的机构运作流程。因此，在企业信息系统的建设过程中，要改变以往传统默守电脑办公的旧模式，应用先进的移动的UI设计和App智能程序技术及创新的理念，构造一个在企业信息系统中不可或缺的高效的移动OA办公运作系统。
四、移动UI设计在OA系统中的设计风格
1.简约明快型
UI组件可以根据APP的需要自定义风格，并融入OA办公网页设计的元素。手机界面的视觉效果，应该遵循让用户舒适、生机与活力的原则，通过视觉感官的刺激，增加用户的亲和力，适应不同工作人员的心理特征。
2.趣味独创型
呆板的工作界面必然会导致员工兴趣索然，手机界面设计趣味性主要是指形式的情趣，吸引更多的用户参与使用，这是一种活泼性的版面视觉语言。如果版面本无多少精彩的内容，就要靠制造趣味取胜，这是在构思上调动的艺术手段，对所属信息内容起到了画龙点睛之效。
独创性的原则实质上是突出个性化的原则，鲜明的个性主题，张显企业文化内涵，体现领导者风范。要敢于独树一帜，设计中以个性和独创性赢得员工和客户的青睐。
3.稳健华丽型
企业的对外形象，以稳健发展型为主，为配合公关宣传，打造经济实体形象，提升竞争力，稳健高贵华丽的手机设计界面是最合适不过了。基于饱和的色彩和华丽的质感，利用羽化了的像素对图形图像进行仿真设计，给用户一种稳重华丽的视觉效果。
五、移动办公实施方案
办公系统是集于网页设计与数据库管理系统为一体的操作平台，移动设备的UI设计中也必然要考虑这些因素，它不是一个简单的界面设计，要把各类组件更好地融合为一体，丰富增强App的互动性与可操作性。让员工随时随地操作起来，犹如在电脑面前一样的便捷。
依此思路办公移动化可分两部份部署：一是部署在公司总部部署的办公系统，二是部署手机上的移动办公客户端App软件。
1.办公移动化系统包括：
1.1数据库服务器：存储办公系统相关数据。1.2办公管理服务器：部署办公应用系统。1.3推送服务器：完成与手机之间的通信和数据交换、同步操作。1.4管理服务器：管理和配置企业级的办公管理应用。
2.移动办公客户端App内容包括
2.1企业内部重要文件通告。2.2企业文化宣传及产品推广。2.3企业生产数据信息的存储和维护。2.4企业各类应用程序的下载和管理。2.5建立企业内网的安全防护机制，具备防杀病毒和木马的能力。
3.移动办公解决方案的网络拓扑（见图1）
以手机及平板移动设备为终端，使办公自动化APP运行在移动设备中，使企业与部门之间的联系可移动化，领导与员工、员工与员工、销售与客户之间的交流更为便利。
六、结语
二十一世纪是个信息大爆炸的时代，谁撑握了信息的主流产品，谁就拥有竟争力。让企业办公系统变得可移动、可便捷化是时展的需求，是企业文化中人文关怀的一种体现，是企业提升自我的一种实力表现。本文提出了在办公自动化系统中融入移动UI设计理念，应用移动客户端App智能应用程序，使办公自动化系统的发展延伸至可移动性，释放办公人员的工作自由度，从而达到高效便捷的竞争提升力。然而，移动UI办公自动化应用的发展还处于初步阶段，许多技术性和非技术性的难题有待于解决，因此，本文就移动设备在OA系统中实践应用做初步的探讨。
参考文献
