办公档案管理范文1
在办公室中，档案是非常重要的资源，不但可以详细记录办公室的活动情况和工作开展情况，还能够给单位其他工作开展提供服务。首先，档案能够全面展现单位的工作情况，能够给单位将来发展提供参考，能够提高单位内部的工作效率和工作质量。其次，通过管理办公室档案，决策者决策时能够通过档案了解单位情况，从而提高决策的科学性。再次，通过档案能够认定关联工作成果，对双方合作更好进行非常有利。最后，办公室档案工作水平能够体现单位的经营成效和工作效率，会决定单位的资源配置和模式选择。所以，相关档案管理人员必须认识到档案管理工作的重要性，并在此基础上做好档案管理工作，提高其管理效率。
二、办公室档案管理效率提高的策略
(一)创新人员理念
在开展办公室档案管理工作时，理念是做好工作的基础，只有创新理念，才能够将想法转变成为实践，从而不断的提高档案管理的水平。而想做到这点，单位领导以及档案管理人员必须提高思想认识，在详细分析档案管理工作现状的基础上，进行创新，找到档案管理过程中存在的问题，并采取措施解决问题，不断的提高档案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，档案管理人员还应该提高自身的服务意识，更新档案管理思想，确定合理的档案管理目标。在目标确定时，必须根据单位的发展现状和发展需求进行，确保档案管理工作能够和单位日常工作需求相适应。单位管理者也应该重视全体工作人员思想工作的加强，通过会议等形式来提高档案管理人员对于档案管理的认识，并在此基础上转变档案管理工作的形式，从以往的被动管理转变成为主动管理，全面提高档案管理工作的实际质量。
(二)采用有效管理手段进行档案管理
开展办公室档案管理工作时，选择的管理手段会直接影响档案管理工作的效率和质量，特别是在新的时期，办公室开展档案管理工作时，更需要与时俱进的更新管理手段。首先，档案管理应该和时代相适应，需要将信息技术运用到档案管理工作中去，实现档案管理手段的现代化。档案管理部门也应该根据需要进行档案管理局域网的建立，这样能够方便单位人员的档案查阅，不但能够提高档案管理效率还能够提高其使用效率。其次，办公室可以联系相关单位来建立专业管理中心，通过管理中心来整合电子数据，给档案管理和查阅提供方便。管理中心的任务便是收集办公室的电子数据，并通过网络来共享数据，提高其管理效率和应用效率。
(三)重视管理机制创新
在办公室档案管理中，管理机制是效率提高的保证，有效创新管理机制是提高办公室档案管理效率的重要因素。一些单位进行档案管理时，经常存在和其他部门工作协调困难的情况，这是由于档案管理机制不合理导致的。这便要求档案管理工作开展过程中重视管理机制的创新，激发工作人员的创造潜力和工作动力。单位领导也应该正确认识档案管理工作，从单位的实际需要出发，制定更加科学的管理机制，除了需要做好工作流程制定和人员选定工作之外，还需要成立单位文件阅览中心、建立网络档案目录、建设档案咨询台。
(四)根据需要扩大办公室档案管理的领域
现在有些事业单位管理办公室档案时，普遍存在工作范围狭窄的问题，这便需要扩展创新管理范围。想要达到扩大领域的目的，便需要扩大档案服务对象的范围，给整个社会服务。很多单位的档案针对的往往是本单位内部，给单位的正常运行提供服务，虽然档案在单位运行方面做出了一定贡献，但是其作用却没有完全发挥出来。若是能够让档案给整个社会服务，不同的个人或者组织便能够通过档案资源获得自己需要的信息，发挥档案的作用。在扩大档案管理领域的同时，也必须做好人员培训工作，不断提高档案管理人员的素质，让其更好的为档案管理工作服务。
三、结语
办公档案管理范文2
【关键词】大数据；办公室；档案管理
1前言
进入新世纪之后，世界一体化的进程不断推进，以人工智能、物联网为代表的信息技术和社交平台不断出现在人们的视野中，给人们的生活、学习方式带来了巨大的变化，人与人之间的交流越来越频繁，获取数据的成本大幅度降低，数据呈现快速增长的态势，这对社会的发展产生了重要影响。大型存储服务器和全新的分析技术使得很多单位开始运用海量数据来处理相关事务。由此一来，人们开始进入大数据时代。大数据对办公室档案管理工作提出了新的要求，希望档案管理者利用大数据技术处理信息。但目前，依旧有很多档案管理者使用人工方式处理档案，这无法提升档案管理工作的效率。本文围绕大数据时代背景下办公室档案管理的改进对策展开研究，意在起到一定的参考作用。
2大数据时代加强办公室档案管理工作的对策与建议
不管在什么时候，办公室都要加强档案管理工作，在大数据时代背景下，办公室档案管理工作面临着全新的形势，必须与时俱进，探索新型管理工具，顺应大时展的步伐，才能使提升档案管理工作的效率。在大数据背景下加强档案管理工作，办公室可以从以下几点入手：
2.1全面收集各种档案信息
在大数据背景下，分析数据可以采用云计算方式，而且基于数据的数量非常多，所以得到的结果也具有真实性，客观性和推广性。与此同时，大数据可以和其他数据库的信息进行相应对比，从中找到潜在的规律。传统的数据库分析无法达到这样的境界，因为传统数据库只能对自有局限信息进行分析，无法与外界数据进行综合分析，再加上数据基数比较少，所以在分析数据时容易出现数据不足，导致得出的结果与实际情况存在出入。毫无疑问，办公室有着各种各样的文献、信息、数据，这些都是档案信息的有机组成部分，办公室需要对文献、信息、数据进行筛选，将具有保存价值的资料转变为电子文件，对其进行信息化建设，这样可以方便利用者进行检索，同时，大数据时代背景下出现了各种各样的新媒体，如果一直沿用传统的纸质档案管理方式，可能被时代所淘汰，再加上办公室的信息数据持续增加，如果一直来管理纸质档案，可能会降低工作效率，所以要进行信息化建设，建立电子文件，保存重要数据。另外，传统背景下的档案管理系统已经不能跟上时展的步伐。办公室档案管理部门要多利用物联网技术、云计算技术将档案信息实施分布式存储，方便人们进行快速化检索，这样可以发挥档案资料的利用率。总而言之，办公室的当务之急是要全面搜集各种有价值的信息资料，对其进行信息化处理。
2.2大数据背景下共享档案资源
根据当前的情况来看，办公室档案管理工作还存在一些问题，比如条块分割比较明显，一些办公室档案管理部门担心档案资料泄密，所以不愿意与其他单位的档案管理部门进行共享，其实档案具有历史价值，只有得到具体共享，才能实现其本质价值，如果进行分散管理，条块分割，不仅不利于共享资源，也会在一定程度上增加管理成本，这不利于更大程度地发挥档案资源的社会价值。所以办公室的档案管理部门要建立良好的合作关系，统一建立档案资料共享平台，制定开放标准，将档案馆的相关数据和资料上传到网络公共平台中，发挥信息技术的力量，使更多的人可以检阅、利用档案资源。与此同时，办公室档案管理部门还要立足于优化配置公共资源的角度，在保证知识产权和国家机密的前提下，适当开放各种数字信息资源，要承担起国家数据中心的职责，为地方政府和其他公共部门搜集、利用档案信息提供服务，体现为社会建设做贡献的决心。
2.3尝试数据预测工作
在相关关系法基础上进行预测是大数据技术的重要功能之一，在日常生活中，我们以为只要知道了“是什么”就行，但是没有去探寻“为什么”的原因。其实这是不全面的，可能会导致我们逐渐变得一叶障目，不懂得举一反三。相关关系分析可以让我们更好地了解周围的世界，让我们以全新的视角认识环境。所以办公室的档案管理工作不仅要发挥记录历史、传承文明的功能，还要尽可能对未来进行预测。在之前，办公室档案管理工作主要为人们的查阅、检索所服务，这只是发挥了档案管理的浅层功能。在大数据时代背景下，办公室档案管理系统中记载了大量的信息资源，在这种情况下，办公室档案管理部门要发挥大数据技术的力量。建立科学的数据模型，分析海量数据，对其进行相关性分析，将非结构性数据转变为结构性数据，了解档案信息之间的关联性，挖掘信息档案的潜在价值，对未来发展进行一些预测，并通过微博、微信等传播途径为社会大众推送有价值的信息，以此发挥办公室档案管理工作的社会功能。
3结束语
一直以来，办公室档案管理工作都有着至关重要的作用。办公室的档案记载了办公室发展过程中的重要信息，有着重要的历史价值，同时，档案也能为办公室预测未来的发展提供一些参考，所以办公室加强档案管理工作有其自身之义，关键是办公室档案管理工作要与时俱进，应用新型技术，加强信息化建设。总而言之，大数据时代的发展不可阻挡，办公室档案管理部门要与时俱进，认识大数据时代对档案管理工作提出的各种要求，探索全新的管理模式，以此提升档案管理工作质量和效率。
参考文献
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办公档案管理范文3
办公室档案的管理在当前较为复杂且快节奏的办公室工作中越来越重要，为了提高办公室档案的管理效率，笔者在本文中简要介绍办公室档案管理的现状和重要性，并着重提出提高档案管理效率的几点策略同大家共同探讨。
【关键词】
办公室；档案管理；重要性；策略
随着我国企业单位办公室工作的快速发展，企业工作对办公室管理的完整性和连续性也有了更高层次的要求，而档案管理的情况对提升企业单位内部的工作质量有着至关重要的影响，相关人员必须认识到自身工作的重要性并采取一定措施，才能确保档案工作有序、有效进行。提高办公室档案管理工作效率对于提高企业工作水平和服务质量有着重要的现实意义。
一、办公室档案管理的现状
随着办公室管理制度的不断改善，当下企业单位办公室工作队伍整合度的提升，相关企业单位均较大程度地扩大了档案资料的利用范围，通过增加指定工作人员数量的方法切实提升档案管理的服务水准，逐步实现办公室人才资源的优化配置。但由于部分企业内部仍然存在工作人员素质低下、档案管理手段陈旧以及管理信息化技术含量低的现象，企业只注重“一线”业务、忽视后勤与档案工作的现象，企业档案制度不健全，档案门类较多，达不到档案管理的基本水准，更谈不上高水平的管理。因此仍然需要采取相关措施进行解决，促进档案管理的效率提升。
二、做好办公室档案管理的重要性
办公室的档案管理工作在展现一个企业单位的成长过程以及对其单位的未来发展和决策进行有效指导等方面是很有意义的，是单位在开展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理质量直接影响着办公室的工作效果，对于提升企业单位内部的协调工作十分有效，档案管理对于企业单位工作模式选择和资源配置起着决定性的作用。我们只有通过档案管理，才能对管理者在制定企业规章制度或进行相关决策时查阅到足够的资料，并依据档案资料更好地了解企业状况做出选择，为企业其它工作部门的效率保障做好基础，从而提升企业单位的整体工作成效。
三、办公室档案管理效率提高的几点策略
在掌握办公室档案管理的重要性后，对当下部分企业单位存在的管理弊端，我们需要在正确认识档案管理工作的基础上采取相关措施，针对性地解决实际问题，便于我们更好地开展办公室的档案管理工作。
（一）转变管理理念。
办公室的管理一旦停留在旧的阶段，整个企业的发展将会失去积极性与生命力。因此，我们应当转变管理观念，将新鲜的管理理念贯彻到每一位工作人员的身上，找到当下档案管理的特点及规律，彻底改善传统的管理方法，可以通过教育、宣传等工作方法找到理念转变的切入点，在办公室开展日常档案管理工作的同时，也需要积极创新档案管理机制，通过对传统聘任制方式的改变使办公室档案管理这项工作具有更好的工作动力及发展潜力。
（二）加强管理手段。
企业单位应当加强先进手段与技术的学习，定期进行现代化管理工作的交流与协调，还可以通过划分区域、融入信息化管理手段的方法进行管理，要铭记“技术才是硬道理”的发展理念，学会用现代化的科技手段进行档案管理的改革，还可通过建立管理中心、建立档案管理软件等方法来整合信息数据，通过将单位服务对象扩大到社会，则可以通过档案资源为不同个人与组织提供更为个性化以及特殊性的服务，以此更好地发挥档案作用。
（三）创新管理体制。
管理体制是办公室档案管理效率提升的重要保证，只有在一个好的工作体制的管理下，才能进而完善其他方面。我们应当不断完善管理体制，增加管理手段，适当建立赏罚制度来激发工作人员的积极性与创造性，有效对管理体制进行创新，提高档案的利用率，例如通过建立网络档案目录、建立办公室档案服务反馈机制、开发适合本校的档案管理软件系统等方法对办公室档案实现高效管理，以便使其所具有的经济效益与社会效益得到进一步提升，逐步改善档案管理的规范性。
（四）重视人员管理。
企业单位必须不断引进高素质的应用型人才，提高管理人员的专业技术水准，不断拓宽资金来源，建立信息系统，才能提高工作人员的法律意识和责任意识，减少工作失误。而对于档案管理人员来说，也需要在工作开展的同时积极地树立服务意识，通过对自身档案管理思想的不断更新、对于档案服务工作目标的正确建立将档案管理思想同时代及本单位现实发展需求同步，以此保证档案管理工作能够更好地符合日常工作需求。培养一支一专多能的队伍，能够将工作人员的潜在工作能力和良好的工作精神开发出来，从根本上配置资源，提升档案的利用率。
四、结束语
通过对以上内容的分析，我们对办公室档案管理的相关理论知识有了更深层次的了解，认识到办公室档案管理与办公室各项工作密切相关，在办公室工作中起到重要作用。只有不断提升办公室档案管理的工作效率，才能满足办公室工作管理的需求。相信在企业单位及相关工作人员的共同努力下，办公室档案管理的水平必定会得到一定程度的提升，真正实现办公室管理的规范化、科学化，促进企业单位的更高更快发展。
作者：宜玉琴 单位：陕西黄陵煤化工有限责任公司
【参考文献】
[1]许莉莉.试析档案资源的管理与运用[J].办公室业务，2012.
办公档案管理范文4
关键词：综合办公室；档案管理；问题；对策
1前言
办公室档案管理是一项繁琐的工作，它包含众多的内容，既包含对办公室所有工作档案的记录、收集和更新，又包含对档案的使用价值进行归类和利用。现代办公室工作的分工协作越来越明显，办公室的档案管理也进一步细分，对办公室档案的管理工作提出了新的要求，但在实际档案管理工作中，常常因为人员和制度等管理问题，致使因档案管理不规范而影响办公室工作的顺利进行。因此必须建立完善的档案管理制度，加强综合办公室的档案管理，提高办公室人员的工作效率，从而使档案发挥其应有的价值，为办公室工作的顺利开展作出应有的贡献。
2综合办公室档案管理的特点
（1）档案种类繁多。办公室的档案种类非常多，通常包括行政管理、收发文管理、会议纪要、人员信息、设备档案、工会资料等文件档案。由于档案信息的多样性，办公室档案的存储载体也多样化了，如图片、录音、录像、协议等各类文件和电子资料的责任书等等，不同的存储方式给办公室档案的管理增加工作量。总的来说综合办公室中档案的管理是一项庞大繁琐的工作。（2）档案管理的专业性、特殊性。综合办公室的档案管理中，有很大一部分是专业性较强的档案信息，如项目施工过程中的会议纪要及技术资料，对此类档案的管理，必须具备相关领域的专业知识；收发文看似简单，但必须要有写作能力的人才能进行更好的管理，而且管理过程是需要专业的方法和流程，因而与其他档案管理相比，综合办公室档案管理对于管理者具有更高的专业性要求。（3）档案更新频繁。综合办公室的档案需要经常更新，例如随着综合办公室人员的流动，人员的行政信息需要不断更新，又如作为设备管理单位的综合办，特种作业设备资料及人员操作证也需要根据施工需要，不停的进行更新和换证取证。因此需要频繁更新是综合办公室档案管理的的特征之一。
3综合办公室档案管理存在的问题
（1）没有档案管理意识，对办公室档案管理不够重视。部分综合办公室的负责人对档案管理工作的重要性认识不到位，忽略了日常工作中对办公室档案的管理工作的重要性，办公室档案的管理是否恰当，对整个办公室的工作质量、工作效率起着重要的作用。事实上，办公室各员工的工作和的档案管理工作是相辅相成密不可分的，办公室档案得到规范的管理是高效工作的前提条件和工作基础，大部分办公室领导没有认识到这一点，没有制定严格的管理方法，这必定会降低办公室人员的工作效率。（2）办公室档案的管理制度不完善。由于办公室负责人对档案管理工作的不重视，所以在实际工作中并没有建立完善的档案管理制度。即使有了相关制度，也存在落实不到位，执行不够严格的问题。档案管理工作只是浮于表面，少了制度的约束，办公室档案的管理工作就难以执行到位，因而难以发挥其应有的价值。（3）档案管理人员人数、经验不足。在实际的工作中，综合办公室通常会配备1名档案管理人员，在办公室人员和项目较少的初期，1名档案管理人员能够包揽所有的档案管理工作，但随着档案数量的增加，档案管理工作的内容越来越多，导致档案管理工作的难度加大。如果没有相应地增加档案管理人员，或者档案管理人员经验不足，就难以展开公室档案的管理工作。（4）档案管理人员缺乏专业的知识。办公室档案的管理需要具备一定的专业技术知识才能把管理工作做好。在某些单位，档案管理人员管理水平参差不齐，缺少档案管理的专业人员。在办公室档案管理工作上，只是调用其他工作岗位的人员兼职档案管理工作，这些人员的工作重心并不在办公室档案管理的工作上，有时候管理工作并不是固定一个人，而是谁有空谁负责管理，频繁的换人导致管理信息脱节。（5）档案管理方法落后，没有与时俱进。我国档案管理专业起步较晚，发展水平较低，很多办公室档案的管理方式还停留在传统的管理模式上，档案资料信息通过手工记录完成，综合办公室的档案包含大量的信息，传统的纸质记录方式效率低，工作量大，查询起来费时费力，在传统的记录方式下，信息的准确性和安全性得不到保证，导致档案的管理信息丢失。传统的档案信息记录方式已不能适应信息化、现代化的要求。
4综合办公室档案管理工作改善策略
针对综合办公室档案管理存在的问题，从实际出发，提出以下几个改善方法：（1）加强办公室档案管理的意识。办公室的负责人要高度重视档案管理的这项工作，设立专门的档案管理人员负责办公室档案管理的事务。负责人要定期对单位的档案管理工作进行检查，对执行不到位的地方要及时指正。在办公室内部引导所有员工重视档案管理工作，要求全部员工配合管理人员的档案管理工作，同时为档案管理工作的开展创造良好的环境。要定期的给相关管理人员提供专业的培训，并对他们的管理能力进行考核，提高他们的专业性，增加他们的对办公室档案的责任心。（2）建立完善的档案管理制度。综合办公室档案的管理应该建立在完善的管理制度之上，加强制度建设，建立良性运行机制，是开展办公室档案管理工作的关键和保证。首先，要建立登记、统计、考核、评价、奖励等管理制度。其次，要建立惩罚和激励机制。惩罚和激励机制能促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，积极提高档案管理能力和水平。办公室档案的管理制度需要根据档案管理工作的特点进行制定，要注意制度的实用性和可操作性，才能充分发挥制度的指导监督作用。办公室档案管理制度是指导档案管理人员采用正确方式进行管理的标准，档案的管理不仅要建立具有约束力的管理条例，同时要制定奖惩制度来引导员工，有序推进综合办公室各种档案的管理工作。（3）提高办公室档案管理人员的专业水平。办公室档案管理人员的专业水平直接影响档案工作的质量。要使档案管理人员适应档案工作者工作的需要，首先要充分发挥档案工作者的主动性和创造性，努力提高档案工作者的知识水平和管理能力。随着设备的现代化、档案种类和载体的多样化、管理方法的不断改革，对档案工作人员的专业知识、科学知识和管理操作能力提出了新的更高的要求。办公室档案管理工作要求管理人员必须具备专业知识，因此要根据实际情况，为档案管理人员提供与档案管理相关的专业知识培训，提高他们的档案管理水平，另外要加强员工工作责任心的培养，建立有效的监督机制来规范档案管理人员的日常工作，同时鼓励员工借鉴其他优秀的工作经验，以弥补管理人员管理经验不足的问题。（4）加强档案管理人员的管理能力考核。为了进一步提高档案管理人员对办公室档案管理的认识，要通过多种形式开展有关办公室档案管理规定的宣传教育，使办公室档案管理人员充分认识到做好档案管理工作是自己的法律责任和义务，增强档案管理意识，为提高工作效率创造条件。将档案资料的积累纳入档案管理人员责任制，加强档案资料的控制和积累，并进行检查考核，做到奖惩分明。要建立档案管理机构领导制度，加强对办公室档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高办公室档案管理水平。综合办公室要加强对档案管理人员工作的考核，考核管理人员的工作质量以及工作效率。（5）采用信息化的管理平台对档案进行管理。鉴于传统管理方式的各种弊端，综合办公室档案管理应采用信息管理模式，即结合相对先进的信息技术，以网络为管理平台，对办公室的档案信息资源进行更加科学的管理和开发。确办公室档案管理能够有效地为企业的生产经营提供更好的服务。办公室档案管理信息化可以有效保证办公室各部门工作人员通过计算机或网络技术提供准确的数字信息，对企业的生存和发展产生积极的影响，并能为企业经济效益的最大化提供更好的保障。通过对传统的办公室档案管理的方式进行升级，使办公室的档案管理变得更加高效，减轻管理人员的工作负担。
5结束语
综合办公室档案的有序管理可以极大地提高工作效率，可以有效地保证办公室档案信息的安全保密，能够最大限度地保证档案信息的开发利用，有效降低工作人员的工作强度，对企业的发展有着积极的意义。本文介绍了综合办公室档案管理的特点，分析了办公室档案在管理过程中存在的问题，并提出了一些解决思路，可为综合办公室的档案管理工作提供理论借鉴意义。
参考文献
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办公档案管理范文5
本文论述了通过提高对档案管理工作的重视程度，加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度，使办公室档案管理更加规范，从而推进各项工作的有序发展。
【关键词】
办公室；档案管理
办公室档案管理工作是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，涉及面广，信息量大。直接形成具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等），对单位其他工作的完善具有辅助性作用，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。因此，办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义。
一、办公室档案管理的现状
（一）单位领导对档案管理不够重视。
档案是单位在社会、科研、教学、管理等活动中形成的具有保存价值或参考价值的资料，是单位阶段发展情况的有效凭据。但是在实际管理中存在领导不够重视的情况，如办公室档案管理人员没有经过系统的专业知识培训，档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机及软件等都配备不齐全，室藏档案数量不完整，平时不注意文件、资料的收集、整理，档案制度都不完善等。
（二）信息化建设相对落后，社会现代化发展管理软件缺乏统一性。
一是国家档案行政机构倡导无纸化系统规范，但由于档案管理的信息化建设没有完成，使得很多单位的档案管理工作仍然以纸质文件为主，形成对纸质文件的依赖。二是现代技术的发展使得档案管理更加复杂化，种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求，不同的档案类型要求不同的方式进行整理和保管。三是档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果。四是档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
（三）档案管理相关规章制度不健全不完善，落实不到位。
一是目前多数单位没有建立档案管理相应的制度和规范，导致收集工作处于无序状态，或制定了“文件材料归档办法”“档案工作岗位责任制度”等，但不切合单位的实际情况，对单位文件材料收集工作没有实际指导意义。二是相关制度落实不到位，执行的力度不够，导致档案工作职责没有落到实处,一些该销毁的档案未定期销毁，大大增加了档案查找的工作量，至使档案管理难以发挥其效力。
（四）档案管理的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑。
越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
（五）档案信息管理人员的素质有待提高。
实现档案信息电子化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、如何加强档案管理
（一）提高对档案管理工作的重视程度。
做好档案管理工作，首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性，采取多种手段对单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效，使其充分认识高效的档案管理工作对本单位整体工作发展起到极其重要的推动作用。
（二）加强档案管理信息化建设。
网络电子化档案管理方式相对较于纸质文件管理工作效率更高，并且加强了档案管理工作的准确性。充分利用计算机技术存储，建立网络信息平台和电子数据库，将网络电子信息化技术应用于档案管理工作。以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式，不仅能够将单位的各种档案分门别类地进行管理，对复杂的档案资料进行有序整理，而且不会造成办公室资料长期堆积，避免查找上的困难，节省大量的人力、物力、财力，即提高了工作效率更能够及时整理归类各类档案文件，使检索工作变得更加准确便捷。
（三）建立完善的档案管理制度。
提高办公室档案管理工作效率，强化办公室档案管理工作的文化事业功能，是档案事业发展的主要任务。单位需长久稳定地发展下去，需要建立适合自身发展的制度模式，办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率，影响着单位的发展。单位应当针对办公室工作制定适用于本单位的体制机制，只有科学管理，使档案工作按照制度化去运行，才能够保证工作的质量和效率，促进档案工作的有序高效进行。
（四）提高档案管理人员的素质。
办公档案管理范文6
近几年来，随着我国社会经济的发展以及科学技术的不断进步，我国部分单位办公室的档案管理方式已经难以紧跟时展的步伐，档案管理效率达不到实际工作的要求，这直接影响了我国办公室的档案管理工作效率。对于任何一家单位来说，办公室在自身运营过程中都发挥着至关重要的作用，可以说办公室的档案管理水平直接影响着整个单位的管理水平。针对这个问题，对我国现阶段办公室档案管理中存在的问题进行详细研究，并进一步深入探讨提高办公室档案管理工作效率的有效措施。
关键词：
办公室；档案管理；工作效率
一、现阶段办公室档案管理中存在的问题
1.工作人员的管理意识比较薄弱。
现阶段，办公室档案管理中工作人员的管理意识比较薄弱已经成为影响档案管理工作效率的重要因素。当下许多办公室的档案管理人员一般都不是专业的管理人员，有的甚至是通过关系获得的档案管理工作，这些档案管理人员严重缺乏专业的档案管理培训，从而也就难以正确认识到办公室档案管理的重要意义，在实际的档案管理工作中由于管理意识不足而出现各种缺陷，比如说档案资料收集不齐全、整理不规范等，这些问题的出现严重影响了办公室档案管理的工作效率。所以说现阶段的办公室档案管理人员需要进一步加强自身的管理意识。
2.工作人员的素质不高。
在许多办公单位中，由于单位领导人员没有充分认识到档案管理的重要性，导致管理人员对档案管理的重视程度不足。部分办公单位中，其档案管理人员一般都是非专业性的，导致办公室的许多档案资料长期处于堆放状态，由于相关管理人员没有进行科学的整理与规划，许多档案资料的价值难以在实际工作中得到实现。另外，管理人员的素质不高还会导致管理人员在工作过程中态度不端正，难以抱着负责任的态度进行档案管理工作。最后，办公室中的方案一般涉及内容比较多，所以在进行档案管理的过程中对管理人员的要求也比较高，如果管理人员的管理知识及能力不足将会导致档案管理中出现各种问题和缺陷，最终影响整个档案管理的工作效率。
3.办公室档案管理方法缺乏规范性与合理性。
随着科学技术的不断进步，我国信息化程度越来越高，数字化以及信息化技术逐步在办公室中得到应用和推广，最大程度地提高了办公室档案管理的规范性与合理性，然而部分单位，在办公室档案管理过程中并没有使用先进的档案管理方法，依然使用传统的纸质档案进行档案管理，这种管理方法比较落后，难以紧跟社会发展的步伐，造成办公室档案管理过程中出现各种问题和缺陷。
二、提高办公室档案管理的工作效率的措施
1.建立健全完善的办公室档案管理制度。
办公室档案管理工作效率的提升需要有强有力的制度作为保障，所以在档案管理方面，单位应该有针对性地建立健全完善的办公室档案管理制度，对档案管理中涉及到的各方面内容进行明确规定。一些单位虽然制定了相关的管理制度，但在实际的管理过程中却没有贯彻落实，因此，为保障办公室档案管理制度得到充分落实，单位的管理人员除了要进行管理知识的培训外，还要学习和掌握法律知识，保障档案管理的工作人员自觉遵守档案管理制度。
2.提高办公室档案管理人员的专业水平与能力。
为进一步提高办公室档案管理的工作效率，必须保证档案管理人员能够清楚地认识到档案管理的重要性，明确档案的真正价值所在。为提高办公室档案管理人员的专业水平和能力，单位的领导人可以选择定期聘用一些专业的管理人员对内部的档案管理人员进行培训，保证档案管理人员通过培训深刻认识到档案管理的重要性，熟练掌握办公室档案管理的能力。从整体上来讲，加强对管理人员专业水平及能力的培训不仅能够有效提高档案管理人员的素质和能力，并且对企业整体形象的提升有着重大的推动作用。另外，办公室的档案管理人员更应该积极接受相关管理知识的培训，不断丰富自身的档案管理知识与技能，保证更好地进行办公室的档案管理工作。
3.强化办公室档案管理人员的管理意识。
现阶段，办公室档案管理人员的管理意识不足是影响档案管理工作效率的重要因素。为有效解决管理人员管理意识不足带来的影响，无论是单位的领导人还是档案管理人员都应该强化档案管理意识。单位的领导人员应该与档案管理人员建立密切的联系，通过共同努力逐步提高档案管理人员的管理意识以及管理理念，这有利于提高档案服务能力，为进一步提高办公室档案管理工作的效率奠定坚实保障。
三、结语
办公室的档案管理工作与其他工作都有着或多或少的联系，办公室的档案管理工作的规范性和合理性是保障一个单位正常运行的重要保障，为解决我国现阶段办公室档案管理中出现的各种问题和缺陷，单位的各个部门应密切合作，采取行之有效的措施提高办公司档案管理的工作效率，保障单位的正常稳定运行。
作者：刘淑仙 单位：吉林省公主岭市运输管理所
办公档案管理范文7
随着计算机和网络的快速发展，逐渐出现了全新的网络化办公方式——无纸化办公。无纸化办公是办公自动化的高级发展阶段，是指在办公中不需要使用纸张，而是借助于办公自动化软件系统，通过网络实现协同操作、共享信息资源、互相交换信息等的一种办公方式。在无纸化办公模式中，所有的办公操作都由现代设备自动化完成。随着计算机技术和网络技术的广泛应用和深入发展，无纸化办公逐渐普及，是未来办公的新趋势。归纳来说，无纸化办公具有以下一些特点。
1.1办公费用低
虽然在无纸化办公系统的建设初期要投入一定的人力、物力和财力，但从长远来看，无纸化办公能够通过现代办公自动化系统与网络技术实现信息传递和信息处理。与传统的办公方式相比，无纸化办公的整个过程可以大大减少纸张的使用，降低打印设备及相关器材的使用频率和维修费用支出，通过电子邮件、同步协同等形式的传输可以节约交通费、邮寄费，大幅度降低了人力资源费用。
1.2办公效率高
据调查，在许多公司，员工每周花费10h甚至更多的时间来整理从印刷机、打印机、复印机等设备得到的纸质资料。而无纸化办公模式可以实现文件的快速流转、查阅，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，往往在短短几分钟内就可实现批量处理，大幅度提高了办公效率。
1.3节约资源，降低污染
推进无纸化办公可大大节约木材、办公耗材、电力资源等。
1.4对现代技术和能源有很强的依赖性
无纸化办公对软硬件、网络、电能等的要求较高，任何一个环节出现问题都将导致办公的中断和信息的读取处理障碍。
2无纸化办公带来的机遇和挑战
2.1档案管理工作的现状
2.1.1纸质载体的重要性
档案载体的发展经历了甲骨时代、金石时代、简牍时代、缣帛时代和纸质时代。自从纸张诞生，档案载体就从原始的石头、竹简、青铜等逐步转为纸张。东晋时期，官方规定将纸张作为政府公文的法定载体。自此以后，由于纸质档案具有良好的耐久性、方便保存、直观明了等特点，纸张作为档案主要载体开始普及并使用至今。经过2000多年的发展，形成了现在关于纸质档案管理的一套完整、成熟的管理体系、保存方法和工作程序。
2.1.2电子档案是新时期档案工作的新课题
20世纪末，电子计算机和网络技术兴起，档案的生成方式发生了变化。在过去的20年中，数字化深深嵌入我们的生活，社会活动中新生的数字档案不断出现，传统档案保护的内涵、外延已经不能囊括数字时代档案保护的所有内容。数字档案载体与信息的脱离改变了“以载体保护为本”的传统观念，维护电子档案的可读性、耐用性、兼容性和可靠性成为新时期档案管理研究的新课题。
2.2无纸化办公促进档案管理与时俱进
2.2.1实现了档案管理与办公的无缝连接
无论档案部门有没有实现档案信息化，一般的无纸化办公系统都有档案管理功能。档案管理员可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。
2.2.2数字化的电子档案具有优越性
在无纸化办公模式下，档案资料的收集、整理等工作变得非常方便。另外，档案资料可实现高密度永久保存。
2.2.3无纸化办公电子档案优于馆藏档案
在无纸化办公系统中，大量文件借助磁盘和光盘等介质以电子文档方式保存。这些以虚拟形式存在的文件在编辑、修改、传递、复印时都相当快捷，既实现了高效率、低成本，又大大提高了档案的完整性和及时性。
2.3从传统模式走向无纸化模式的难点
无纸化办公对档案管理人员提出了掌握档案知识和电子信息处理知识的双重要求。但在现有的体制下，特别是政府机关、企事业单位，其档案管理工作往往得不到应有的重视，成为“可有可无”的边缘化工作，这就直接导致档案管理人员老龄化、专业知识缺乏、培训力度不够等问题出现。无纸化办公的工作程序、工作方法、管理制度都对传统档案管理工作提出了很大的挑战。面对全新的现代化办公条件和方法，纸质载体不复存在，旧的管理制度和工作方法已经失去了适应性和约束性。另外，归档电子文件的法律效应问题也亟需解决。数字水印、数字签名和数据加密技术等先进的电子文件保护技术需要在现代档案管理中推广和应用，确保电子文件归档后仍然保持其法律效应。随着办公现代化的逐渐深入，档案管理中产生的矛盾逐步加剧，传统的档案管理方式已无法适应现代化办公方式，需要探索一套全新的档案管理模式。
3如何应对无纸化办公带来的冲击
3.1以人为本，注重档案人才引进和培养
面对档案管理工作中出现的新问题，组建一支能够适应时展的档案管理队伍是更好地完成档案管理工作的关键。当前，相关企业需要培养一批年轻化、专业化人才，具体可以通过以下两个途径实现：①做好专业人才的引进和吸纳；②对原有的档案管理人员进行专业培训，使他们能够尽快适应现代化档案管理工作。
3.2修订和完善传统的档案管理制度
传统的档案管理制度是建立在以纸质载体为主的形式之上的，已经不能适应现代化档案管理工作，因此要从档案的形成、收集、鉴定、管理、利用等环节入手，依据国家相关规定、结合已成熟的经验自上而下建立一套科学化、规范化和兼容性强的管理制度。同时，在企业层面上，需要将电子文档的收集、分类、整理、归档、保管、利用纳入文档处理人员岗位职责当中，使电子档案文件处理和归档电子文件的保存更加规范化、程序化。
3.3实行纸质档案与电子档案并存管理
纸质档案是具有直观性和法律效力的原始凭证，而电子档案在具有便捷、高效的优点的同时，也具有不确定性的缺点，因此，应该加强对纸质档案的管理，更好地开发电子档案的价值。
3.4建立规范的电子档案管理制度
在电子档案形成时就应确定其是否在归档范围内，在归档时，将电子档案制成光盘或其他的数字承载形式，根据交接手续移交给档案管理部门。移交时要上交两份，一份永久保存，一份备查利用。档案管理人员在接收档案时要对电子档案的完整性、有效性和原始性进行检查，防止电子档案信息被破坏或被非正常改动。
3.5及时配备电子档案保管设施
办公档案管理范文8
【关键词】办公室；档案管理；工作效率
办公室档案管理改革顺应时代的发展，可以使办公室的管理工作更加完善，走得更加长远，对办公室工作效率的提升有重要意义。
一、必要性
办公室档案管理工作对于资料的收集和保存、客观记录事物发展具有很重要的纪念作用，并且具备查询功能。传统的档案管理查询需要多重步骤，兼以档案的种类相当复杂，纸质档案所占区域大，不利于档案管理工作的开展，档案的管理人员也不容易很好地做好管理工作。传统的档案管理工作形式影响员工的工作热情，工作效率低下，工作方式落后，管理意识薄弱，对于档案工作的发展有很大影响，部分办公室档案管理工作仍然采用业务部门的工作思路和方法[1]。加强对办公室档案工作的管理，就保证了单位的未来的发展。为了提高档案管理工作的效率，在档案管理中可以运用计算机技术来进行工作，不仅节约场地，也能提高资料的查询效率，同时制定查询权限，才能够保障档案的隐私性。
二、存在的问题
办公室的档案记载了单位的发展进程，单位相关人员能够据此查实单位发展中的一些记录，对单位的发展起到重要的促进作用，但入籍你很多单位并不怎么重视档案管理，导致档案的管理工作出现了许多问题，在一定程度上降低了办公室档案管理的效率。
（一）工作效率低
档案管理人员的专业能力低，管理意识薄弱，不具备专业的管理水平，大多数办公室档案长期处于闲置状态，甚至出现保存不善导致损坏丢失等，缺乏对数据档案的整理，在整理档案的时候缺乏专业的档案管理方式，效率低下，严重影响档案的管理和整理[2]。
（二）制度落后
办公室档案管理工作缺乏规范性，管理层对办公室档案管理工作也不重视，工作人员对档案管理不认真，人力资源管理也不到位，导致档案极易受到损害。
（三）专业设施不齐
办公室的档案管理工作要有专业的管理技术及管理设备，建立档案数据库，便于储存和查询。部分单位接受新事物的能力低，仍然使用传统的档案管理方式，随着档案管理的内容更加广泛，档案管理工作也更加繁重。
（四）利用率不高
由于档案管理制度非常落后，档案管理长期受到忽视。办公室档案可以记录单位发展的重要信息，由于档案的保存方式问题，档案的查询非常困难，档案利用价值很难体现。
三、应对措施
（一）提高管理技术，健全管理制度
办公室档案管理工作逐渐进入现代化信息管理阶段，但部分单位还在沿用传统的管理方式和管理制度，导致档案管理不到位的问题。随着我国经济社会的发展，档案管理工作出现了越来越多的问题，电子档案的出现使档案管理工作更加复杂，对档案管理的技术和制度提出了更高的要求[3]。加强办公室档案管理工作，可以提高工作效率。组织员工对档案管理工作提出意见和建议，对档案管理方面做出制度和技术方面的改进，改进员工的管理方式。通过制定一定的规章制度，建立制度化的档案管理体系，优化档案管理措施，建立完善的档案管理流程，制定档案管理工作人员的选择方式，设立专门的岗位管理办公室档案。
（二）加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的专业水平
单位可以聘请专业人士对档案管理人员进行培训，提高管理人员工作能力，重视办公室档案建设重要性和必要性，积极配合档案管理体系建设，帮助工作人员更好地开展档案管理工作。单位可以定期组织相关技能培训课程来增加工作人员对档案管理工作的学习，提高档案专业素养，加强理论知识和实践培训，注重普及业务知识，做好资料收集、存档等各项管理工作，减少工作失误，自觉提高自身专业素养和职业道德水平，在工作要求上明显改进自身不足之处，提高自身的工作能力，提高管理人员的职业道德，严格遵守相关规章制度，最大程度上提高档案管理工作。
（三）确保管理制度执行
单位在对办公室档案管理技术和制度进行了大幅度修改后，必须强调其执行力，不仅要加强对档案管理部门的管理方面的培训，还要加强对管理人员工作经验的培训，管理人员要执行档案管理制度，就要建立适当的奖惩制度，加大对档案管理工作的落实情况的监管。管理人员要根据当前的实际发展情况，更新工作理念，对照先进的管理模式和对相关法律法规的了解，创新管理机制，积极参与单位组织的相关培训和讲座。单位要设置专门的档案管理的岗位，积极招聘专业人员，在今后的工作中要保证信息保密性，做好相应的技术设计。
（四）提高档案管理员工的工作效率
单位档案管理工作的关键是档案管理工作的切实实施，单位想要提高工作效率，就要提高档案管理工作人员的管理意识，建立并完善档案管理工作，提高工作人员的责任感，促进档案管理工作取得进步[4]。通过完善的人员管理制度和适当的奖惩制度，提高工作人员的工作效率，早日完成办公室档案的管理工作的改进，促进单位对档案的整理工作的完成。
（五）加强无纸化档案的建设，提高档案的利用价值
引进先进的信息技术，开展档案管理无纸化历程，培养专业人员开展无纸化工作，建立完善的档案数据库，做好档案收集、储存和查询功能，减少档案的丢失和破损现象，提高档案的查询效率，使查询工作更加方便快捷，从而提高档案的利用率。
（六）加强基础设施建设，引进先进的软硬件设施
办公室档案的内容范围极为广泛，要做好档案管理工作，就要引进信息技术，做好软硬件设施的建设，邀请专业人员建设完善的数据库，包含信息储存和处理、查询功能，给管理人员进行计算机方面的培训，提高管理团队的全面情况，促进档案管理工作的全面实施。做好档案系统防火墙的设立，定期更新系统进行杀毒，提高信息系统的安全系数，设立档案查询和修改的权限，规范工作人员行为，保证档案的机密性。
（七）引进先进的管理技术
档案管理工作的任务是为用户提供查询服务，档案管理的信息收集、储存和查询功能对管理工作的发展有着直接影响，档案管理体系依托于计算机技术，充分地利用数据空间进行档案价值有效开发，多层次储存，最大程度地满足信息查询的要求。要具备创新意识，发挥先进技术的优势，利用计算机的储存方式，采用声像光盘等工具储存更全面的信息，提高档案的利用价值，适应社会的需求。
四、结语
档案管理工作与办公室其他工作是相互影响的，办公室档案管理工作在单位的发展历程中占据非常重要的地位。由于档案管理工作比较复杂，档案管理要根据实际情况，加强各方面知识的积累，加强对档案管理人员各方面知识的培训，应用信息技术，加大对档案管理工作的指导，提高对档案管理工作的认识，从而提高工作效率，体现档案的重要价值。
【参考文献】
[1]张艳兵.浅谈如何提高办公室档案管理工作效率[J].卷宗,2016(4):22.
[2]程然.浅谈如何提高办公室档案管理的工作效率[J].西部皮革,2016,38(2):167.
[3]石贞贞.浅析如何提升办公室档案管理效率[J].决策探索(下半月),2016(9):72-73.
