行政秘书范文1
摘要：秘书工作存在一定的特殊性，对其进行的绩效管理也需区别对待。本文通过分析绩效管理流程，对秘书工作的绩效管理提出一定的要求与原则，促进企业完善对秘书工作的绩效考评和管理。
关键词：秘书 绩效计划 绩效考核 绩效反馈
秘书，是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务，并为决策及实施提供服务的职务。从行政秘书的定义看出，作为领导的重要辅助者，秘书能够对组织起到很重要的影响，是组织中不可或缺的角色。但是另一个方面，由于秘书工作的复杂性和琐碎性，导致秘书工作又成为不同于其他可量化的工作职位的特殊的存在。若对秘书绩效管理方法不得当，将会挫伤秘书工作的积极性，甚至产生更为恶劣的负面影响。
一、秘书的工作内容与素质能力模型
秘书是领导的重要辅助者，能够对组织起到很重要的影响，另一个方面，秘书的工作具有复杂性和琐碎性。参考一些企业秘书的工作说明书可以发现，秘书的主要工作包括日常事务的处理、会议行程的安排、各项文字资料的撰写和辅助领导工作等几个方面。因此对行政秘书的素质要求是相当特殊的。概括起来，应当包括以下几个方面：
1.职业道德。每个职业都有不同的职业道德要求，具体到秘书来说，无非是忠于职守、忠于领导，讲诚实守信用，兢兢业业、甘当无名英雄，遵纪守法、廉洁奉公等等。
2.交往协调能力。秘书的工作，很大程度上是需要和人打交道的。领导安排的任务，很多时候都需要良好的沟通能力，协调各个方面才能完成。
3.筹划能力。秘书需要安排很多琐碎的事情，处理起来相当繁杂，筹划能力是秘书工作有条不紊的保证。
4.学习能力。长期跟随领导，就要善于从领导身上发现优点，学习领导的长处。
5.写作能力。同样是秘书处理文字工作的必备技能。
二、秘书的绩效计划
在进行行政秘书的绩效考核工作之前，上级领导要和秘书人员进行几次沟通，就工作的目标、考核标准等内容达成一致，制定出一份完整的绩效计划。在制定绩效计划时要遵循几个原则：要遵循重点突出原则，秘书的工作内容多而杂，这就更要求在进行绩效计划时突出秘书工作的重点和关键点，选择那些与企业价值关联度大，与职位职责联系紧密的绩效指标和工作目标；要坚持可行性原则绩效计划中的设立工作目标是要在秘书的职责和权利范围之内，既要有挑战性又要可实现；要坚持职位特色原则，绩效计划必须针对职位而设定，绩效计划的内容、形式的选择和目标的设定要充分考虑到秘书工作的特别性。
在秘书的绩效评价考虑的工作内容方面，一般具有代表性的包括会务安排、出行安排、文字资料的撰写、接待访客与协助领导等几个方面，而考核的主要指标，则包括了领导满意度、访客满意度、工作安排流程科学合理性、文字材料的准确及时性等内容。
三、秘书的绩效考核
绩效考核主要取决于绩效目标的选择和绩效指标的设置。因此目标与指标是绩效考核的关键环节。不仅应该紧扣秘书工作的重心，还要能够对秘书工作的绩效状况给出一个准确的衡量。
考虑到秘书工作的特殊性，一些指标具有主观性（如领导满意度），一些指标的考核尽管客观但难度太大（如打字速度等），因此在进行秘书的绩效考核时应采用定性和定量相结合的考核方法，防止考核结果受主观随意性和片面性的影响。在进行秘书人员的绩效考核时候应该注重建立KPI关键业绩指标等定量的绩效考核体系，设定在日常具体工作中可以量化的一些考核标准，例如在录人文件时的错误率、起草打印各种文件的时效性等从关键职责中提取的关键业绩指标，这样才能对具体的工作表现进行评价，也能避免出现由于领导个人主观印象而做出的考核结果。在考核方法的选择上，为了提高考核的信度和效度，应该综合运用等级评定法、强制分布法、目标考核法、关键事件法等方法，采用有效的秘书绩效考核的评估表格等工具，客观公正地进行秘书的绩效考核工作，减少在考核过程中可能存在的误差。
在注重方法设计的同时，也要重视沟通的作用。良好的绩效沟通能够及时排除工作中的障碍，最大限度地提高工作效率。在绩效考核过程中，领导要不断地与秘书进行沟通，在沟通过程中秘书可以提出自己在工作中的困难以及需要上级提供的资源，而领导也可以在这个过程中指出秘书在工作中的不足之处，帮助秘书人员及时改进，从而提高工作效率。绩效考核中的沟通分为正式沟通和非正式沟通两种，在企业中可以建立起例会制度和定期汇报制度这样的正式的绩效沟通方式，同时也要求领导要在日常工作中通过工作方向引导等非正式沟通方式来指导秘书的工作，从而帮助秘书完成绩效目标。
四、秘书的绩效反馈
在绩效考核过程结束以后，必须及时将绩效考核的结果反馈给被考核人员。上级领导在绩效考核后要安排时间与秘书人员进行绩效面谈，一方面要让秘书人员了解自己获得绩效结果的原因，减少不必要的误解和猜忌，另一方面也为秘书人员在接下来的工作中改善绩效获得更好的发展提供建议。而为了形成良好的激励机制，秘书绩效考核的结果不应该仅仅简单地和工资奖金相挂钩，绩效考核结果还应该和秘书的培训、个人的职位晋升等奖励措施相联系，这样不仅能激励秘书人员更加努力地做好本职工作，还可以在绩效考核中发掘秘书队伍中的优秀人才，为企业的管理层储备人才。
秘书的绩效具有一定的特殊性和复杂性。不合理的绩效管理会伤害秘书的工作积极性，也降低了组织的工作效率。因此在绩效考核时目标需要明确，不能模棱两可，模糊不清，否则会打击优秀员工的工作积极性。同时具体情况具体分析，有针对性的设计本组织的秘书绩效考核指标。在秘书的整个绩效管理流程中都需要进行充分的沟通。只有做到这些，才能使秘书的绩效管理走上科学合理的道路。
参考文献：
[1]林雯.浅析企业秘书绩效考核现状及其改进措施[J].现代企业文化，2009.17
行政秘书范文2
董事长秘书工作计划
一、起草公司领导讲话、报告，快速而详细的记录领导讲话，并及时的以书面形式系统而准确的整理出来;工作汇报、工作计划、工作总结和以公司名义上报下发的有关文件、来往函信件等，把工作做的更加系统、全面并对过程给予详细记载，在方便回查的同时更避免了错误的发生。
二、收集、汇总公司综合性行政工作计划、总结等材料，并加以集中分类管理。将各种文件材料不仅以书面形式归整管理，而且同时均以电脑文件的形式全面存储。在拟定、修改和审核公司性规章制度方面，也不断深化了解相关法规政策，在具体工作时将其用活用好并用更加细致规范的态度来加以对待。
三、协助领导做好办公会议及全公司性行政会议、大型综合性活动的有关准备工作，加强与各方面的沟通与合作，建立起良好的伙伴关系，进一步提高各类活动给公司带来的效益，协助领导谋求与其更加长远的发展空间。做好记录，草拟纪要，检查、催办会议决定等事项，制定详尽的工作计划表，让工作开展起来条理清晰、仅仅有条。
四、掌握好尺度，运用好政策从严谨出发，协助领导做好公司公文的审核把关工作。
五、进一步加强公司公文的签收、登记、传送、催办、归档及保密等管理工作。
六、针对领导交办的其他工作，将以精、细、准为原则同时迅速的办理好。
总经理秘书工作计划
董事办的工作琐碎庞杂，节奏很快。磕磕绊绊间，我走上秘书工作岗位已经4个多月。以下是个人下半年的工作计划：
(1)认真学习认知公司企业文化、价值观、经营理念。
(2)全面熟悉公司组织架构、公司规章制度和体系文件，了解各部门管理制度、岗位职责说明、工作流程。
(3)掌握董事长秘书岗位工作职责和工作流程。
(4)认识公司主要领导、部门管理人员或相关人员便于开展工作。
(5)深入公司各基层，生产现场，了解公司产品、工艺流程。
(6)保管好公司印章，法人章。
(7)起草公司文件，参与公司战略制定。
(8)做好董事长工作行程安排，必要的时候提醒董事长。
(9)电话的接听和记录及电话内容的处理。
(10)董事长信件和邮件的接受和回复，重要事项的呈报。
(11)重要节日给董事长重要朋友和客户寄发贺卡和信件。
(12)档案的管理，文件的接收、下发、归档，急件、重要文件的请示和处理。
(13)负责董事长会议的筹备、与会人员的通知、确认工作，提前准备会议资料，做好会议记录。跟综落实董事长会议精神贯彻落实情况，任务达成情况。
(14)做好来宾的接待，重要领导莅临前的准备工作落实。
(15)做好保密工作，并严格遵守公司保密规定。
(16)随同董事长参与商务活动。
(17)完成董事长交办的其它事项。
(18)监督各部门日常工作，临时协调处理部门突发事件，保障各部门工作顺利进行。
(19)参与企业项目投资，项目风险评估，项目执行和项目控制和项目监督。
(20)参与公司采购管理，了解公司采购管理现状，采购人员业务情况，原材料市场情况，价格波动情况，采购成本控制情况，采购质量控制情况，供应商管理情况。为董事长采购管理提供信息支持，提出建设性意见。
(21)参与公司仓库管理，了解公司仓库管理情况，零库存实现情况，仓库三防管理情况及7S实现情况。
(22)参与公司生产计划控制管理，了解、跟进、分析公司生产计划执行情况、落实情况和控制情况。对设备、原材料、辅料、及人力资源计划性、合理性、有效性进行分析。监督生产7S执行情况，JIT生产情况，精益生产情况，分析生产中存在的问题，为董事长生产经营提供信息支持，提出建设性意见。
(23)了解公司产品技术与质量控制情况，分析从原材料采购、库存、生产、运输、销售及客户和消费者使用过程中的质量信息收集，为董事长质量控制提供信息支持，提出建设性意见。
(24)搜集市场信息、竞争对手信息，公司信息、产品信息，参与销售战略、营销策略和营销方案的制定。参与公司销售目标的制定(1.根据公司往年的销售目标制定今年销售目标;2.根据市场调究分析制定销售目标;3.根据同行业销售目标制定销售目标;4.根据公司投入成本、毛利、纯利制定销售目标)。参与公司销售目标的细分，根据产品、部门、人员、薪资、市场等进行销售目标细分等，为董事长销售管理提供信息支持，提出建设性意见。
(25)跟踪落实各分公司和部门销售目标达成情况(包括月度、季度、半年度、年度销售目标)
(26)参与公司财务部工作，进行成本费用控制，分析财务报表，了解公司资产、负债、收入、费用和利润情况，分析公司现金流、资产负债率、速动比率、投资回报率等，为董事长财务管理提供信息支持，提出建设性意见。
(27)参与公司人力资源管理，了解公司人力资源战略规划情况，招聘与配置情况，薪酬与福利情况，培训与开发情况，劳动关系情况。为董事长人力资源管理提供信息支持，提出建设性意见。
(28)参与公司行政后勤管理，创造舒适、安全、满意的工作生活环境。
(29)参与公司安全管理，监督各部门安全防范工作，保障生产安全有序进行，避免工伤发生，给个人、公司和社会带来不必要的损失和负担。
(30)参与公司企业文化建设，制度建设，参与企业刊物的设计与印发，不断完善公司制度。为董事长公司制度法建设提供建设性意见。
(31)参与公司企划部公司，了解企业品牌运用情况，市场反响，为董事长企划工作提供信息支持，提出建设性意见。
(32)参与公司公共关系管理，了解公司公共关系部门在处理政府、供应商、客户、消费者、竞争者和合作者、股东冲突的处理，为董事长提供信息支持，提出建设性意见。
(33)深入学习了解公司所属行业的现状、竞争对手的信息、行业市场信息给予董事长信息支持，提供建设性意见。
(34)不断地学学习经济、法律、营销、财务、生产等先进管理知识，不断提升自己的综合素质，在实践中进行经验总结，上升到理论高度和水平。为个人发展和企业发展奠定坚实的基础。
党委秘书工作计划
1、做好领导的参谋和助手，了解情况和动态，提出工作建议和方案。起草党总支工作计划、总结、报告、决议等文件。
2、做好党委召开的各种会议和活动的准备工作，并协助组织实施。
3、指导、检查、督促、协调各党支部及时做好入党积极分子的确认、培养、建档工作。负责起草入党积极分子培训班的计划，并组织实施。
4、认真查阅、核对各党支部发展党员工作的各道程序材料。做好党委审批前的发展对象谈话工作，以及预备党员的考察、转正工作。组织预备党员进行入党宣誓。
5、起草党员培训、教育计划，并协助组织、实施。
6、按照党总支意见指导、督促党支部开展“支部立项”活动。
7、做好党员基本情况名册，填报各种党内统计报表。
8、做好党费的收缴工作。
行政秘书范文3
首先我在工作方面有自己的原则，努力工作，完成任务是我作为秘书最基本的任务。协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作;做好了各类信件的收发工作，为了不耽误学院、大家的工作，不怕辛苦每天按时取信取报，把公函，便函及时分发到部门及个人;协助好办公室主任做好学院的财务工作;做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行学院公章管理规定，不滥用公章，不做违法的事情;做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。
工作态度和勤奋敬业方面。热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，出勤率高，全年没有请假现象，有效利用工作时间，坚守岗位，需要加班完成工作按时加班加点，保证工作能按时完成。
思想政治上:我要求上进，一直以乐于助人为已任，多次参加青年志愿者活动。爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。
工作质量成绩、效益和贡献。在开展工作之前做好个人工作计划，有主次的先后及时的完成各项工作，达到预期的效果，保质保量的完成工作，工作效率高，同时在工作中学习了很多东西，也锻炼了自己，经过不懈的努力，使工作水平有了长足的进步，开创了工作的新局面，为学院及部门工作做出了应有的贡献。
行政秘书范文4
Abstract College administrative secretary is an important part of the university administrative management team， for the development of colleges and universities. Through the survey found that the executive secretary in Colleges and universities team is facing multiple contradictions， the executive secretary of the development and the path of ascension can be summarized as： on the one hand， Administrative Secretaries in Colleges and universities to enhance the self ideological and moral quality and professional quality， on the other hand， colleges and universities should the executive secretary to strengthen the humanistic care， and the formation of mature and perfect appraisal system， provide good training and learning opportunities for its development.
Key words colleges and departments in universities； administrative secretaries； improvement path
1 高校行政秘书面临的矛盾
1.1 工作任务重与薪酬待遇低之间的矛盾
高校行政秘书的工作内容几乎涉及学校工作各个方面：不仅要从事学校性的文字工作，包括校内材料、对外材料的撰写、校内下达各种通知文件的撰写、各部门上报材料的校对整理等；上传下达，收发材料；学校会务等行政工作。高校行政秘书是公认的工作任务重、常常加班的职位。
笔者曾经做过一项“高校行政秘书年薪收入调查”，通过发放问卷的形式随机调研100名高校行政秘书，调研结果发现，近70%的秘书年薪收入低于7万元，50%的高校行政秘书收入为3-5万，仅有1名秘书年薪达到9～11万，占比2.2%。据调查笔者所在学校的东莞地区其他单位薪酬水平：公务员纯工资年薪平均为12到15万，事业单位如初、高中教师纯工资年薪平均为10万，在高校，专任教师纯工资年收入可达15万。由此可见，在高校行政秘书队伍中，年薪达到公务员、事业单位人员的平均薪酬的仅占2%。
薪酬虽然不是衡量一切的标准，但却是保证工作和生活的物质基础。高校行政秘书工作量与其薪酬之间没有很好地对应，也容易导致高校行政秘书工作的动力不足。
1.2 工作压力大与发展空间小之间的矛盾
行政秘书长期面临着非常大的工作压力，一方面，多数工作任务比较紧急，一般要求他们在紧张的工作时间内将各种繁琐或突发的事件处理好。另一方面，很多高校并没有为领导一对一地配备秘书，导致一位高校行政秘书同时要为多位校领导服务，并且不能出任何差错，这势必增加秘书的心理压力。
在许多高校，行政秘书发展空间很不明朗，表现在：第一，很多高校行政秘书尚未纳入编制管理，大部分还属于聘任制，限制了他们的职务发展，他们在走行政这条道路上前途堪忧。第二，目前高校一般没有行政秘书的完整评价体系，聘用制的行政秘书在行政这条道路受阻后，只能通过评定职称等来提高待遇，而学校对于行政人员晋升到高级职称限制比较多，走科研职称这条道路也是颇为困难。即便可以评定职称，但高校行政秘书面临着繁重的工作任务和较大的工作压力，没有多余时间进行科研，也只能是为了评职称象征性地参加一下与工作内容不甚相关的教学科研活动，这进一步模糊了行政秘书的未来。
笔者做了一项关于“高校行政秘书对自己的职业规划”的调查，通过发放问卷的形式抽样调查100名高校行政秘书，结果显示，约54.5%的行政秘书明确表示愿意转到院系教学岗位。这表明超过一半的高校行政秘书对自己的现状并不满意，对目前的行政之路并没有动力和期待，认为转教学岗才是出路。高校行政秘书在较大的工作压力下，却看不到发展方向，工作压力与发展空间之间的矛盾导致他们容易产生职业倦怠。
1.3 综合素质要求高与业务素质水平不均之间的矛盾
行政秘书日常事务包罗万象，不仅要处理好文书工作和各种繁琐事务性工作，还要作为领导的参谋者，成为领导的得力助手。这要求行政秘书拥有较扎实的公文写作基本功、较强的语言表达能力和组织管理能力、处理突发事件的应急能力、超常人的忍耐性和抗压性、迅速熟悉文件及反馈问题的能力等。
目前，高校行政秘书队伍业务水平参差不齐，其原因可归结为几个方面：第一，从行政秘书来源构成来看，来源结构复杂。笔者做过一项关于“从事高校行政秘书工作岗位的途径”的调研，通过发放问卷的形式随机调研100名高校行政秘书，调研结果发现，高校行政秘书的来源的基本途径有三种，即留校学生、校内教师引荐、公开招聘。24%的行政秘书是随家属调入、熟人朋友推荐等途径进入高校，高校并未对其业务素质进行严格审核。57%的行政秘书通过招聘进入，高校在招聘行政秘书时，很少强调专业背景，没有严格地限制专业，导致很多行政秘书并非科班出身，水平不一。第二，一般高校并没有针对新进行政秘书的成熟培养体系和较为专业的业务知识培训。新人往往需要通过几年的工作摸索才能熟练掌握相关工作内容，工作表现越突出的秘书得到的锻炼越多，也有秘书陷于繁琐事务中，加之领导不够重视，没有多余时间进行业务学习，导致高校行政秘书整体业务素质不均。
2 提升高校行政秘书队伍素质的路径
2.1 重视思想道德修养和业务素质的提升
学校办公室是代表学校形象的综合部门，行政秘书是十分重要的岗位，要时刻注意加强思想道德修养，做到思想上充分重视，保持积极心态，端正工作态度，保持高度的责任感和自信心。
高校行政秘书更要注重业务素质的提升。很多高校并没有对行政秘书进行专业性强的业务培训，行政秘书需要充分发挥主观能动性，加班加点，提升自己的业务素质：可以通过研读各类秘书资料和文本，加强对业务知识和技能的学习；通过网络课程和向学校经验丰富的同事请教，提高自己的公文写作能力；抽时间多参加培训、多看书，完善工作方法，锻炼管理能力、组织、协调、执行和控制能力等。
2.2 增强组织人文关怀
行政秘书岗位的人员流动较频繁，若出现“人文关怀缺失”，学院就会缺乏向心力和凝聚力，效率就会低下。
调查可知，75%高校秘书认为其所承担的工作对提升个人及学校的核心竞争力起到一半作用甚至没有作用，说明他们缺乏被认同感，行政秘书工作业绩难有较为科学的考核标准，难以得到认同。因此，高校要加强对行政秘书群体的人文关怀：第一，在充分地肯定和表扬行政秘书的工作成绩的基础上，要加强指导，创造条件，有计划、有目标地提升行政秘书的业务水平；要给行政秘书的职业规划创造发展机会。第二，重视并关心行政秘书的工作和生活，物质是生活的保障，适当提高高校行政秘书的经济收入，以增强其职业自豪感和工作满意度。第三，营造有利于行政秘书发展的良好舆论环境。一方面，招聘行政秘书时要严格选拔综合素质高、业务能力好的人员，从侧面提高行政秘书的威望。另一方面，多鼓励、多夸赞、在政策允许范围内给予他们适当奖励，让行政秘书感觉到付出是领导所认同的，领导是可以看到的。
2.3 形成完善的考核评价系统
据调查，一般高校还没有形成较为成熟的针对行政秘书的考核评价系统。第一，可制定较为完善的考核办法。如可以制定出工作完成效果和民主测评相结合的绩效考核制度，将行政秘书的工作内容量化为一项可以测度的指标。如：考核其工作完成的及时性、执行上级指示以及部门规章制度的状况；岗位职责的履行情况；是否有超工作量，超工作量予以适当奖励；通过民主测评其德、绩、勤、能的表现状况，相关部门对其管理和服务评价的满意度等。
第二，建立针对行政秘书的奖励机制，对年度评比表现优秀的或已经考取秘书从业证等相关资格证的工作人员，可适当给予物质奖励、职务聘用优先等有效措施等，激发他们的工作积极性。
第三，给予高校行政秘书更多的发展机会和选择。前文提到，笔者所做的一项关于“高校行政秘书对于自己的职业规划”的调查，调研结果显示，约54.5%的行政秘书明确表示愿意转到院系教学岗位，表明了近半的高校行政秘书对于目前的行政职务之路不抱希望，希望能够转到院系去做专任教师。对于此类高校行政秘书，可鼓励其抽时间多学习，增强自我职业技能，考取博士，并为其实现自我职业规划的实现提供机会。开放些校内专任教师岗位公开竞聘，符合条件的行政人员均可参加应聘。调查显示，有27.3%的高校行政秘书表示虽然辛苦，但是愿意在此道路上一直走下去，寻找机会，愿意暂时安于现状。对于表现优秀的高校行政秘书可以在行政职务系列给予其优待。
2.4 提供良好的培训和学习机会
高校要高度重视对行政秘书相关业务知识及管理技能方面的教育培训，加强培训力度。一方面，高校要制定和组织开展的秘书工作培训制度，在校内定期展开培训，定期邀请相关方面专家或者聘请校内有丰富经验的教师，有计划、有组织、有重点地对行政秘书实施业务技能培训。另一方面，要积极派行政秘书外出参加培训交流，通过学习和交流，拓展其知识，提高业务技能。
行政秘书范文5
关键词 高校 行政秘书 工作能力 职业规划
中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdkz.2016.07.005
高校的行政管理质量，直接关系到高校的健康、稳定发展，在高等教育行政管理模式不断革新的今天，行政管理岗位日益凸显其重要性。行政秘书岗位是高校行政岗位性质的典型体现，这一岗位不可或缺，它分布在各教学单位，服务教学和科研，服务领导和师生。行政秘书要高效执行管理层的各项工作安排，沟通上下，协调左右，联系内外，处理日常行政事务。
1 高校行政秘书工作范围
行政秘书工作范围涵盖教学单位的诸多方面，作为行政秘书要熟知自身的工作范围、岗位职责和工作流程。高校行政秘书的工作范围可概括如下。
（1）所在部门各类日常行政事务。行政秘书每天处理的工作量大繁琐，事无巨细，包含文案写作，如公文草拟、申请报告、会议纪要；档案管理，如收集各类信息、资料、材料，对它们进行分类归档；日常行政工作，如内务工作、会务安排、公文收发和传送批阅；资产管理：物品申领、采购，保管、发放、清查；对口领导和学校相关部门进行信息收集上报；人事工作，如考勤、考核、职称评定；财务工作，如各项资金使用情况记录，财务报销；对外沟通联系；参与接待工作；各项活动的筹备等。
（2）上传下达、沟通、协调与落实工作。行政秘书日常会收到来自学校、各部门和行政管理层的各项通知、决议、文件、工作指示和会议精神，需要及时汇报给所在教学单位的领导，并做好内部沟通、协调和安排。在落实和完成的过程中，也要适时向上级反馈和汇报。
（3）行政管理层的参谋与助理。行政管理层的思考侧重全局性和重点性，很难面面俱到。作为行政秘书，要根据自身岗位积累的信息，适时提出建议和意见。行政秘书身在教学单位，同师生往来较多，最能直接获得“民意”，也便于了解上级要求的实际执行情况，行政秘书将这些信息提炼和整合后，提供给领导参考。因此，行政秘书协助领导工作时发挥一定的参谋与助理作用。
（4）承担领导安排的临时性工作、处理突况。不可预见的临时工作和突发事件在高校行政工作中较为常见。例如紧急发文、临时会议、临时通知、临时安排、各类突发事件等，行政秘书需要根据领导安排部署，灵活处理好临时工作和突发事件。
2高校行政秘书工作素质要求
高校行政秘书岗位虽然属于基层岗位，但是工作内容牵扯关系到高校行政管理的诸多方面。高校行政秘书需在明确自己工作职责的前提下，运用岗位专业知识，凭借良好的工作能力来完成本职工作。由于行政秘书综合性强的工作性质，就要求了行政秘书具备综合性强的工作素质，主要体现在以下五点。
（1）坚定的政治素质。高校行政秘书必须具备坚定的政治素质，必须贯彻党的路线、方针、政策，严格遵守学校的规章制度。行政秘书的工作直接体现行政管理层的意愿，行政秘书要深刻认识到自身工作的政治性，提升政治敏感度，在思想上求实上进，了解国家时事和高校动态，学习和研究相关资料文献。须胸怀大局意识，从全局出发，以师生的利益为重，以学校的利益为重。
（2）良好的职业道德。高校行政秘书由于其岗位的特殊性，为行政管理层出谋献策，了解大量信息资源，这就要求行政秘书必须严守职业道德，包括保密原则、求真务实、谦虚严谨、克己奉公、爱岗敬业等。
（3）高效的办事能力。办事能力是一种综合能力，包含沟通表达能力、理解领悟能力，分析能力、应变能力、执行能力。行政秘书工作以事务性工作为主，需要良好的沟通表达，在收到工作指令、安排时，要迅速明白对方的意图，以免执行中有偏差；众多工作当前，要分析工作的轻重缓急和难易程度，哪些事情先办，哪些事情缓办，哪些事情特事特办；在遇到突况时，需要应变思维；工作的落实需要执行力，需要合理安排，有条不紊地进行，同时熟练使用各种现代化设备，充分利用新型办公手段，助力高质量高效率地完成工作。
（4）提升自身专业能力。高校管理越趋专业化、信息化，且高校行政管理工作综合性极强，行政秘书只有不断扩充文化知识，提高自身专业能力，才能切实提高工作质量和工作效率。行政秘书要注重专业能力的培养，勤于思考，善于发现问题、总结问题和解决问题。工作中注重培养观察思考能力、沟通协调能力、语言文字能力、概括分析能力、创新思维能力等专业素质。工作之余可扩充教育学、管理学、心理学、秘书学等方面的知识，以防综合性知识的缺乏导致眼界受限。
（5）良好的身体素质和心理素质。高校行政秘书工作内容繁复，工作涉及面广，工作时间较长，因此具备健康身体素质和心理素质尤为重要。健康的身体是工作的基本保障，心理素质中客观的自我评价、建立和谐的人际关系、团队意识、保持乐观热情的工作态度尤为重要。随着高校的科学管理推进，必然对行政秘书的岗位提出更高要求，承担来自上级领导和师生的较高期望，因此要具有一定的抗压能力。
3 当前高校行政秘书工作存在的问题
（1）缺乏对行政秘书工作的合理认知。长期以来，高校普遍存在“重科研教学，轻行政管理”的现象。多数高校对行政秘书岗位存在认知偏差，一些领导和教师甚至认为行政秘书低学历、低技能，任何人都可以做，缺乏对行政秘书工作的重视和肯定，也缺乏对行政秘书的理解和尊重。
（2）缺乏科学有效的考核激励机制。高校在职称评聘、收入待遇、进修深造等方面多向教学科研倾斜，针对行政管理岗位，尤其是基层行政管理岗位缺乏有效的激励机制。且高校行政岗位种类众多，层级复杂，缺乏因岗而异的考核机制，多数考核流于形式，针对性和实操性低，优秀的基层行政管理人员难得到奖励，平庸的基层行政管理人员难被淘汰，因此一定程度上挫伤了优秀行政秘书的工作积极性。
（3）行政秘书缺乏职业发展方向感。行政秘书岗位事务性、服务性强的特点很容易使行政秘书缺乏工作方向感，重复性、流程性强的特点使个人的自主性和创造性难得到发挥，学校也缺少明确的职业发展方向引导，加之纷繁复杂的工作挤占了行政秘书大量的时间，他们少有时间顾及自己的学习和科研，很难取得一定的成就。
（4）行政秘书缺少自我价值感。基层行政工作日复一日，年复一年，单调琐碎。长期工作耗时、耗精力且承担心理压力的情况容易导致心理落差的产生，工作中缺少岗位认同感和自我价值感。
4 关于高校行政秘书做好职业规划的建议
高校行政秘书如何正确规划自己的职业生涯，提升自己的专业素质是需要认真思考的问题。
4.1 什么是职业规划
职业规划是指个人发展与组织发展相结合，对决定一个人职业生涯的主客观因素进行分析，对自己的理想、兴趣、能力、专长、经历及不足等各方面进行综合评定，根据自己的职业倾向，确定最佳的职业奋斗目标，并且编制相应的行动计划，对每一步骤做出科学有效的安排。
4.2 高校行政秘书如何做好职业规划
每个人在不同阶段的工作中都要根据自己的实际情况制定自己的职业规划，高校行政秘书的职业规划可参考以下四点。
（1）高校行政秘书要有正确的自我评价。在人生价值观的大方向下，审视自己的兴趣、专长、技能条件、专业方向以及缺点不足。
（2）行政秘书要对学校的大环境有所认知，了解自己所在高校的发展现状、发展方向，整体规划等。结合学校整体环境情况和自身能力进行综合评估，以便确定合理的发展目标。
（3）确定职业目标是职业规划的关键。根据有事实依据的规划，可设定在五年内完成的短期目标，五至十年内完成的中期目标，十年以上时间完成的长远目标。这些目标是需要行政秘书一步一个脚印地慢慢积累，克服各种困难，不断提升自己的业务水平循序渐进完成的。需要牢记，目标的制定一定要切合实际，切合自身的条件，不能好高骛远。
（4）高校行政秘书要有具体的行动措施来保证职业目标的实现，包括制定职业规划发展路线、时间计划、接受教育和培训等。每隔一个阶段，行政秘书可将取得的成绩和职业目标进行对比，保证职业发展目标的完整和统一，也便于及时发现职业规划中的不足之处，寻找解决方法，对规划进行调整与完善。
行政秘书范文6
【关键词】行政秘书 角色定位 服务
高校行政工作随着高校变革与自身行政工作的深入分工，已经进入到精细化时代。行政秘书室或者行政秘书科等部门的出现，代表着行政秘书工作的制度化。高校行政秘书既是院系行政管理层的参谋与助手，又是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。[1]对于行政秘书而言，是否能够准确把握自身的角色定位，对于自身未来发展与工作的成败起到关键的作用。因此，行政秘书需要在工作中加强自身角色感，深刻领悟工作的合理处理方式。
一、从服务对象上谈行政秘书的角色定位
1. 为领导服务是行政秘书的第一位职能：行政秘书是直接为高校领导和主管部门服务的。所从事的都是辅的工作，秘书的基本角色是领导的助手，基本职能和作用是协助领导开展领导活动和。直接在领导的授意下受理院里发生的行政公务，直接处理在院里发生的与领导和领导活动有关的事务活动。具体体现在：文书工作、信息工作、会务工作、调查研究工作、综合协调工作、档案工作、机要保密工作、值班工作、文印工作等等。
2. 为院（系）内职工服务是行政秘书的第二位职能：院（系）行政秘书的第二服务对象是本院内的任课教师及其他的教辅人员。打个不太恰当的比喻：高校里的院（系）对于每个教师而言就像是一个“家”，而秘书就相当于这个家的“管家婆”。因为学校的教务处、人事处、科研处等各个职能部门的各类文件只下发到院（系），教师的方方面面的信息都来自院（系）。秘书就要做好“下达上传”的工作。“下达”就是将各个职能部门的文件精神、各类通知内容用最有效、最快捷的方式传达到每位相关人员。比如：科研项目的申报、教学立项的申报、职称的评审等等这些通知都是与教师的切身利益息息相关的，如果这些信息没有及时下达到位的话，势必耽误教师们的科研发展及职称晋级。“上传”就是将各位老师应该上交的各类资料收集起来并及时报送到相应的职能部门去。
二、从工作内容上谈行政秘书的角色定位
1. 当好参谋助手：秘书的活动是领导思想的补充和延伸。秘书工作是否得力，直接影响到院系领导工作的开展和工作效率。所以秘书工作必须坚持从小事做起，从大事着眼，努力提高服务水平。一是围绕中心，为领导服务突出超前性。牢固树立为领导服务的超前意识，全面把握领导的思想脉搏，正确贯彻领导的意图，当好参谋和助手。二是搞好配合，为科室服务突出主动性。在开展重要工作中，我经常与科室领导互通情况，以求统一认识，步调一致，排除干扰，共同围绕中心工作搞好服务、当好参谋，变部门行为为政府整体行为，形成合力，提高整体工作水平。秘书要摆正自己的位置，秘书只是领导的参谋、助手。工作的性质始终是辅的、参与性的、支持性的，绝对非命令性、指挥性、决策性。
2. 做好协调综合：协调指在整体工作运行过程中，对于过程中遇到的问题，诸如人员安排、程序安排等工作拥有足够的统筹能力。高校院（系）是一个中层机构，上联学校的各个职能部门，下接系（教研室）具体的教学单位，秘书工作不仅内容繁杂，而且涉及的对象也很广。因此，行政秘书必须具备出色的协调统筹能力，主要来讲是对于学校各职能部门职责和权限的熟练认知，对于系院教学单位的实际情况和自身特点有充分认识。通过整合上传下达的重要能力，保证学校职能部门信息的绝对对称，降低学校与教学系院直接的沟通成本。
三、从行为性质上谈行政秘书的角色定位：在工作上能做到主动补位，加强与各部门之间的沟通
从上述的职能看秘书在院（系）所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。可以说他们是院里的服务员。因此，必须从服务性、创造性两个方面来把握行政秘书的行为角色：
1. 服务性：服务性是行政秘书工作的主旋律，是工作的落脚点。高校院系行政秘书部门，历来坚持“三个服务”的宗旨，即服务领导、服务教师、服务学生。用心服务大家才能真正体现这一职业的特殊魅力，才会让人觉得这一工作的伟大、神圣和受人尊敬，才不致让人觉得秘书可有可无。在工作上能做到主动补位，并能与其他各科室人员加强沟通，密切配合，互相支持，保证整体工作不出现纰漏。在工作中我自己确定了一条工作原则，属于自己的工作要保质保量完成，不属于自己的工作范围的配合其他人员能完成的也要按时完成，做到主动帮忙、热情服务。
2. 创造性：创造是时代的要求，也是工作可持续发展的要求。在传统的观念中，秘书工作是领导思想的体现与补充，这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，秘书工作的智商将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新手段，促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观察问题、新理念来思考问题、新方法来处理问题，只有这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。
高校引进行政秘书的概念，也是高校进行素质教育改革的体现。[2]行政秘书一定意义上代表着高校整体行政改革往高效，配置合理方向发展。秘书是没有角色的角色，抑或是多种角色的集中，强化和培养秘书正确的角色意识，在努力推进民主与法制建设的今天，对秘书队伍的建设有着非常重要的现实指导意义。
【参考文献】
