专科电子档案范文1
【关键词】高校；电子档案；管理机制
1.影响高校电子档案管理的因素
1.1信息技术因素
影响高校电子档案很容易的因素较为多样，技术因素是促进电子档案普及的主要因素。随着电子信息技术的快速发展，大数据技术在高校的广泛普及，高校电子档案管理得到了快速发展，电子档案技术日益取代传统的档案管理方式。现代电子信息技术使得电子档案的存储与管理向着快速、便捷、高密度和安全的方向发展，电子档案可以用于提高高校各项工作效率，电子档案利用的局限性日益消除，有助于实现高校信息共享。虽然电子信息技术还有不足之处，基于互联网环境的电子信息档案容易被改动，存在着数据易丢失的风险，但是其发展空间广阔，保存档案的时间更长，可以存储的数据类型日益广泛而且存储容量更大。
1.2保密性因素
保密性因素是推动高校电子档案管理发展的重要原因。已往的高校档案管理违背了档案信息公开和透明原则，高校档案严密的封存在档案存储机构，使得学生很难充分的利用档案信息，高校管理人员也没能把已有的档案信息用于高校建设当中，档案管理没能发挥出应有的作用。在网络技术快速普及的当下，高校日渐认识到档案信息资源的重要作用，更注重档案的社会服务效益，在经济发展中档案具有举足轻重的作用。随着高校档案管理技术的升级，专业的档案保护加密系统的发展，使得高校电子档案的应用安全性更高，直接的促进了电子档案的普及，实现了在安全环境下进行电子档案信息传递、共享与应用需要。一些高校对电子档案使用持谨慎态度，没能实现档案的全公开化，强调在设置使用权限的基础上使用档案，档案电子化的道路较为漫长。
1.3法制性因素
保证高校电子档案的安全，促进电子档案的有序发展，发挥电子档案在高校建设中的作用，还要加强电子档案法规的普及。目前高校对电子档案的应用出台了一系列的制度，强调在规范化、标准化和程序化原则下使用电子档案。随着高校电子档案管理机制的日渐完善和有效改变，高校电子档案管理的发展速度较快，制度化的方式为高校电子档案的管理建立了良好的环境。高校电子档案管理在制度规范的影响下得到快速发展，电子档案的编辑模式已经从传统走向现代，制度法规有效的弥补了电子档案应用时的漏洞，对于促进档案事业的高速发展提供保障。
2.高校电子档案管理的主要问题
2.1缺乏专业技术人员
目前高校电子档案管理还缺乏专业技术人员，现有的专业电子档案管理人员主要集中在校级档案管理部门，各院系和各部门还缺乏专业的电子档案管理人员，学生电子档案数据信息的开发质量较低，高校基层部门还未能配备专职的电子档案管理人员。从事电子档案管理人员的专业素质较低，一些档案管理人员不掌握信息化的档案管理运行方式，传统的档案管理方法影响了信息技术作用的发挥。高校未能加强档案管理人员的培训工作，不能在大数据技术背景下提高档案管理人员的创新意识，因此影响了电了档案技术的普及，制约了电子档案的快速发展。
2.2缺少科学宣传机制
高校电子档案管理应当建立综合性的宣传机制，强调建立完善的档案管理宣传体系。有些高校缺乏科学的电子档案宣传方法，没能建立综合性的宣传体系，档案管理工作没能得到学生的广泛配合。不少高校的电子档案管理系统还集中于服务教师，没能开辟充分的服务学生模块，没能给学生参与个性化档案的建设空间。档案资源没能服务于学生的学习、科研和就业。
2.3技术设备更新不足
档案管理电子化发展依赖专业的档案管理技术，要求开发专业的档案管理系统，能够针对性的发挥电子档案的传递共享价值。高校虽然建立了电子档案管理系统，但是档案管理技术的更新不足。不少有较高价值的纸制档案未能电子化，电子档案扫描设备普及不足。一系列电子档案的共享性不足，档案资源的分散存储模式导致电子档案信息孤岛现象的存在。高校电子档案的网络空间运行风险较大，还要在共享的理念下着力优化档案安全管理体系，加强电子档案管理的软硬件配置。
3.高校电子档案管理的改进措施
3.1建立规范化管理制度
大力普及高校电子档案管理工作机制，还要建立高校档案的大数据系统。首先，应当成立专职的电子档案管理部门，建立电子档案的运转机制，明确各部门在电子档案管理中的工作职责。其次，基于统一的管理制度与专来的电子档案管理系统建立档案管理平台，在统一的平台下实现电子档案数据的有效收集与分享。第三，基于大数据背景创新电子档案的发展模式，创新电子档案的发展方法，构建综合性的档案管理体系。
3.2提高档案管理人员素质
高校电子档案管理工作高质量的发展还要提高电子档案管理人员的专业素质。首先，应当引进专业的档案管理人才，全面加强档案管理人员的优化配置，充实各部门的档案管理能力。其次，组建科学的档案管理培训体系，加强对档案管理人员的专业培训，针对性的充足的提高档案管理人员的专业技术水平。第三，对档案管理人员进行技术考核，建立电子档案管理人员奖惩机制，强化电子档案管理人员的自主提升意识。
专科电子档案范文2
[关键词]档案管理者；管理新技能；提高
一、关于“技能”的新内涵
相对于观念的间接影响和基础而言，是否有新技能，是能否适应档案管理现代化环境的直接因素和现实。当然“技能”一词的涵义是动态的，而非静态的。就象联合国教科文组织对“文盲”的定义一样，强调一个人不仅要掌握信息语言，会断文识字，更重要的是掌握不断丰富和发展的信息语言和计算机操作技术。从档案界整体人员的素质而言，在电子文件时代来临之前，更新技能已经到了刻不容缓的地步了。
二、加强培训，掌握新技能
就整体而言，要真正实现档案管理现代化，档案界缺乏相关的专业技术人才。虽然目前广大档案部门拥有丰富的档案管理专门人才，也有一支力量不小的计算机技术人员队伍，然而这两方面人才在很大程度上还是粘合不紧的两张皮，有机结合程度不高；而至于兼具两方面专业知识的人才、一身兼两任者，则更凤毛麟角，少之又少了。
要改变这种不缺人但人才匮乏的局面，需要我们走内举外引之路，加强人才培养力度，培养一支有志献身于档案工作的专业人才队伍。具体采取三个方面的措施：
第一，各高等院校的档案专业教育，要加强档案管理新知识、新技术运用的教育，要把档案管理现代化，尤其是档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的教学问题，放到一个重要的位置。总之，高等院校档案专业要对档案专业学生进行新知识与新技能的系统教育，尽快培养出一批既掌握档案学知识、又懂得新技术运用的专业管理人员。从根本上说，只有高等院校档案专业加强专业管理人员的教育与培养，才是真正解决档案管理现代化人才短缺问题的措施。
第二，加强档案干部的再培养和继续教育。目前，我国档案部门已经普遍开展了档案干部的继续教育。把新知识、新技能培训放到第一位，树立用人新理念，以追求专业素质与操作技能并举的双重效应。
第三，走出去，通过各种途径，向社会广泛吸纳、引荐、引进所需的专业人才，来壮大档案工作队伍，提高档案人才队伍的质量。
现代高科技的运用与电子文件的大量产生，带给档案部门的压力是无形的，但又是巨大的。虽然档案部门和档案人员谈不上有“优胜劣汰”的竞争，但是如果不能主动适应随新科技发展带来的新变化，必将使档案部门的工作水平滞后于社会的整体发展水平，不能胜任信息社会中提供档案信息服务的职责，最后也必将严重影响社会对档案工作的评价，档案部门和档案人员的地位也会进一步下降。因此，档案部门和档案人员在面对技术革命的冲击时，要有一种忧患意识，要立足于本职工作，加强知识和技能的培养，以主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。正如有些同志所言，对于电子文件管理，档案部门和档案人员要做到既冷又热。所谓冷，就是要牢牢把握档案部门、档案工作者的基本职能和历史使命，维护档案的完整与安全，方便社会各方面的利用。所谓热，就是要加紧学习计算机技术，学习电子文件形成和管理知识，研究这方面的问题，迎头赶上，适应这种形势。
三、档案管理人员必备的知识技能
在档案管理现代化环境中，档案管理人员需要具备哪些知识与技能呢？我国1999年出版的《电子文件归档与电子档案管理概论》，就分析过这个问题，并指出电子档案管理人员必备的知识技能包括三大方面。我们认为这与档案管理现代化环境中档案管理人员所需要的知识技能是相一致的。
（一）档案管理基础知识
1.档案学概论
了解档案的起源与发展，特别是中国档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分等。
2.档案管理学
了解和掌握以档案收集为重点的档案馆（室）的馆藏建设方法与途径；掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法；掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。
3.档案保护技术学
了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。
4. 文书学
了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。
（二）计算机应用及自然科学基础知识
1.自然科学基础学科
学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法、材料的物理化学性质、电子及电路原理等。
2. 微电子技术
微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成定电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。
3. 电子计算机技术
学习电子计算机技术，目的是了解与电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。懂得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，掌握电子计算机的基础知识和工作原理。
4. 电子计算机软件技术
目的是了解熟悉电子计算机使用的二进制和其他数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。
5.现代通信及电子计算机网络技术
如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”的话，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其他现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成的覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。
6.办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术
电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用，主要体现在办公自动化（OA）和电子计算机辅助设计（CAD）、辅助制造（CAM）等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识，就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。
7. 电子计算机技术在档案部门的应用知识
电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用，已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度，后者正在起步。学习电子计算机在档案部门的应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等，以便在前人的基础上，更深入一步地拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作应达到国家规定的中级以上水平。
8. 设备维护知识
电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这不仅涉及到物理、化学、电子计算机技术，而且要涉及到电工、电子学等方面的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。
9. 标准化知识
电子文件、电子档案管理离不开标准化。它涉及到标准制定、贯彻、修订等知识和方法；涉及到电子计算机信息处理、信息技术管理、电子文件生成到电子档案管理的工艺流程、保存条件等多方面的标准内容。了解并制定、完善这些标准，才有可能做好电子文件、电子档案的管理工作
专科电子档案范文3
【关 键 词】 中专学校；档案管理；电子档案；应用
从2006年起，中专院校的数量急剧增长，中专每年所招收的学生也比前一年多了200多万，就连教职工人员每年也在以万为基础单位与日俱增。由此带来的是千千万万的档案更新和变动以及文档的维护工作，这着实给档案的管理工作带来了巨大的挑战。高校的档案是一所学校的教育历程以及全校的师生在德、能、勤、绩等方面的真实记录，对于一所高校甚至具体到个人来说，都具有极其重要的作用。
一、电子档案的特点
（一）电子档案管理的优势
1. 处理数据效率高。电子档案是以计算机技术为基础的存储技术，他克服了传统的手写的用笔规范度不统一、统计以及存储出现的误差等弊端，电子档案则采用信息技术来进行资料的收集、存储、分类、统计以及查阅等活动，使得档案的存储和管理更为便捷高效。
2. 文档信息可以快速地实现交流和分享。传统的纸质文档要想实现信息的交流和分享则需要通过机械的搬运，且不说搬运工作量之大，在搬运的过程中还会造成档案的损坏，使得有些档案的信息损害甚至消失，所以传统的文档在信息的交流和共享上遇到了难题。但是电子文档则很好地解决了这一问题，电子文档是对计算机技术的应用与发展，所以电子文档的信息可通过网络实现交流和共享。利用信息化手段，采用办公自动化软件实现档案的一体化管理，并且电子档案还可以通过引擎查找，使得信息管理更加快速高效，用户还可以根据自己的具体需要实现文件的分类、排序、排除过滤等等操作，使得文档管理应用起来更加方便。
3. 电子文档存储基本不受条件限制。传统的纸质文档在保存的时候对外界的环境如空气的湿度、温度还有细菌等要求比较严格。为了延长纸质文档的存储寿命，经常需要检查文档的完整程度，做好防潮工作。再加上纸质存储需要耗费大量纸张，所以需要很大的空间，同时对于环境也是一种破坏。而电子档案的存储方式多种多样，包括光盘、U盘、硬盘等等，存储量也很大，一般1GB的存储空间就可以存5亿字，并且存储不受环境的影响，具有很强的稳定性。
（二）电子文档管理的弊端
1. 存储的安全性不稳定。电子文档的存储方式尽管方便，但却容易被高速的读写，一旦电子存储设备被盗，中专学校的电子档案信息就会被有心之人利用，造成安全隐患。其次，由于电子文档的字体、颜色可以通过复制来备份出完全一样的文档，使得文档的真伪性往往不易鉴别。电子文档利用网络实现了交流和共享，同时也容易出现信息的泄露，一旦私人信息泄露，将会给中专的教职工和学生的日常生活带来困扰。
2. 电子文档信息的完整性不稳定。电子文档的存储设备是通过芯片的读取实现文档信息的存储和查找的，但电子存储设备极易受到人为的破坏，有时候一个简单的操作对于电子档案来说是巨大的破坏，这样信息就极易遭到损害。一次失误的操作就可能使得大范围的信息受到毁坏。由于电子档案的结构复杂，因而容易在各种方式的转换中造成信息的损害。
二、电子档案在中专学校档案管理中的应用
由于电子档案在实际应用中存在的风险性，我们在中专学校的档案管理中需要采取一些措施来避免风险的发生。
（一）提高对电子档案的存储设备和网络安全的管理
采用专机专用的制度进行存储设备的管理工作，对软硬件进行适时的更新和维修，以提高存储设备运行空间的安全性；做好文档的更新备份工作，就算存储设备受到损坏，电子档案的信息也不至于丢失。还可以通过设置防火墙、身份验证病毒预防等工作来提高存储设备在运行处理过程中的安全性，严格做好文档的交流共享中的安全以及私密性，防止重要信息的泄露，利用现代的高科技手段提高电子文档的管理水平。
（二）规范电子档案存储设备的使用过程
规避按风险除了利用高科技手段强化科技措施以外，还需要通过提高中专电子档案管理人员的职业道德修养和专业技术，使得工作人员具有极强的责任心和集体意识，认真做好电子档案的管理工作，同时还必须通过职业技术培训强化专业操作能力，规范操作流程，最大限度的减小操作不当造成的电子档案信息的损坏。除了规范操作以外，操作人员还需掌握一定的修复技术，对于可修复性的损害进行及时的修理，最大限度地保证电子档案信息的完整性。
（三）采用多种方式进行重要信息的存储
由于电子档案存储的不稳定性，使得存储的信息极易受到损坏，为了提高电子档案信息的稳定性，我们可以通过多种方式的备份来保证电子档案的信息的完整性。对于中专学校的档案信息应使用多种媒介手段来进行存储，如若一种存储设备受到损害或遗失，则可以通过其他媒介手段的存储方式来进行电子档案的管理。如果档案信息已经更新，则需要进行新的存储，通过及时的更新和升级存储技术来保证电子文档信息的完整性和安全性。同时还要严格控制职工的职责和权限，避免由于操作人员的失误而造成的电子档案信息的遗失。
三、结语
电子档案在中专学校的档案管理中起着极其重要的作用，但是电子档案还是由于自身局限性的影响而在信息的存储上存在着极大的弊端。希望越来越多的人能够关注这一课题，为提高电子档案的稳定性和安全性出谋划策，推进电子档案在中专学校档案管理中的应用。
【参考文献】
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【关键词】煤矿企业；电子档案；档案管理
电子档案是现代计算机技术和信息技术发展的必然结果，也是档案管理的最新发展方向之一。现结合煤矿企业档案管理的特点，探讨电子档案在煤矿企业档案管理中的意义。
1 档案管理的目的和功能
“档案是历史的原始记录，或者说原始的历史记录。这是档案的本质属性”。档案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是为了开发与利用档案，因此能否很好地开发与利用档案是衡量档案管理成功的重要内容之一。
2 煤矿企业档案管理的特点
2.1 信息的广泛性
煤矿档案包括科技档案、文书档案、财务档案等。科技档案包括矿建、采煤、掘进、机电、运输、通风、地质等档案。信息量巨大是其特点之一。
2.2 使用的频繁性
煤矿档案使用频繁，特别是科技档案的使用，几乎每时每刻都和一线生产紧密联系，例如煤矿作业规程、安全技术措施、机电设备档案等，其使用频繁性远远大于其他行业。
3 电子档案的最新发展和应用
电子档案这一概念出现于近10年。所谓电子档案就是电子文件的档案管理。美国联邦管理法规对其解释为“包括数字的、图形的及文本的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”
1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议。1996年9月成立了电子文件管理、归档研究领导小组。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》（试行稿）的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日―13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。可见，有关电子档案及其管理问题的研究与应用正在广泛开展。
4 电子档案与传统纸张档案的优缺点
4.1 电子档案的优缺点
电子档案的优点在于：存在形式一般为磁盘（硬盘）及光盘等有形介质，存取方便，占用空间小，存储容量大，便以携带和传输，可和计算机直接连接，可通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅。
其缺点是保存时间短（与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年），保密性差，保存条件高（需防磁、防尘、防高温、防物理和化学损伤等），阅读不方便。
4.2 传统纸张档案的优缺点
传统纸张档案的优点在于：保存时间长，保密性好，占用空间大，阅读方便。
其缺点是占用空间大，存储容量小，不便以携带和传输，复制困难，保存条件高（需防虫、防水、防高温、防物理和化学损伤等）。
5 电子档案在煤矿企业科技档案管理中的现实意义
从以上分析和比较可以看出，电子档案具有比传统纸张档案更多的优点。特别是结合煤矿企业档案管理的特点，在档案的应用方面，电子档案更具互补的优点，便于携带，可直接通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅。具体在实践中有以下的意义：
1）煤矿企业应当结合档案管理的最新发展，建立电子档案系统，实行电子档案和传统纸张档案双档案系统。传统纸张档案以完成档案管理“不使其散失和安全保存”的目的为主，电子档案以完成“开发与利用”的目的为主。双档案系统不仅有利于传统纸张档案的安全保存，更有利于档案的开发与利用。
2）电子档案系统应配备专门的计算机和存储器（硬盘、光盘）、扫描仪、照相机、打印机等。还应配备专门电子档案室，由专人负责管理和维护。计算机用以对电子档案的管理，存储器（硬盘、光盘）用于电子档案的存储，扫描仪、照相机用于传统纸张档案和电子档案的转换。
3）可以把科技档案（包括规程、措施、图纸等）和文件等全部数字化存档。通过计算机和专门的管理软件分类管理。应用和查阅一般以电子文档的形式给出。存储格式以Word、CAD等通用格式为主，便于查阅。
4）利用或建立煤矿企业局域网系统，使所有的电子档案可以通过网络查询。各生产队组的技术员可以随时通过电脑终端查阅电子档案室的授权文件。
5）为加强保密管理，可以设立权限，利用密钥来管理。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问。如果验证不合格，该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。
6）为了建立完善的电子档案系统和有效的服务系统，需要加强人才的专门培养。档案信息电子化要求管理人员具备较高的知识层次和先进技术水平，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代化高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才更为稀缺。大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象，以至于现代化设备不能充分发挥作用。
7）可实现办公自动化、无纸化，使档案的生成方式发生很大变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程，可在计算机和通讯线路中进行。这样档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多以磁盘为载体的机读形式。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。
8）可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存。利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
专科电子档案范文5
关键词：医疗单位 ；电子档案管理；对策
中图分类号：G271
文献标识码：A文章编号：16749944（2016）12027602
1引言
伴随着信息技术发展的日新月异，计算机被广泛应用到各个领域之中。而由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象，尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此，全方位做好电子档案管理工作对相关单位维持正常运营至关重要。如医疗单位，随着医疗资源需求地不断扩大及精细化、计算机技术的发展和人才流动的加速，传统的档案管理已经不能满足时代的发展，档案电子化已经成为了发展趋势。但在医疗事业单位中电子档案发展滞后，档案工作仍以传统方式为主。鉴于此，本文对医疗事业单位电子档案发展现状及如何做好电子档案管理工作发表简略看法。
2医疗事业单位电子档案发展现状
（1）医疗单位中，核心工作是服务病人。看病救人刻不容缓，而电子档案工作相对而言就是一种后续完善性工作，且随时可补充。这是众多医疗单位管理者、工作者电子档案的认知。
（2）应有的电子档案管理制度不完善甚至是欠缺。医院管理都是各医院根据自己的理解和实践在进行管理，缺乏科学性与系统性[1]。经验性的、粗大式的管理方式是医疗单位管理的主要特征，在档案管理中更是主导。
（3）多数医疗单位对电子档案管理工作的不重视，致使从事档案管理的人员专业素质偏低。任何岗位的工作人员都可以胜任电子档案管理岗位，退休返聘老员工、低学历的医护工作人员、后勤工作人员兼职做档案管理的现象普遍存在。这样无基础知识，低现代化设备操作技能的工作人员大大影响了档案工作电子化的发展。
（4）“电子档案管理，顾名思义，即一台电脑就全部设备到位”的误区亦是制约电子档案管理工作发展的重要因素之一。也有部分单位“东拼西凑”出“配套”设备，然而设备型号不一、规格各异，严重影响了档案的永久性保存和完整性，阻碍了区域性大面积的联网处理。大大制约了电子档案优势的发挥。
3加强电子档案管理工作的对策
3.1更新传统观念，明确电子档案的重要性
面对信息时代对档案管理工作者提出的挑战，当务之急是更新传统的管理观念，树立档案现代化、电子化的档案管理意识，进行科学管理。
3.2建立健全电子档案的管理制度和工作职责
电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强管理。医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制定电子档案的保管期限、归档范围等[2]。严格执行，妥善管理，不散失，确保完整、真实和有效的利用。
3.3提高电子档案工作人员的专业素质
医院电子档案工作者除了要具备文化科学知识，档案专业知识外，熟识医院科学研究是其基本素质之一[3]。要求必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术。结合医院工作的特殊实际，积极提供有效快捷的服务，充分发挥电子档案的优势，服务医院的发展。
3.4加大基础设施建设的资金投入
建设软硬件基础设施是医院档案管理现代化建设的基础[4]。医院应购入系统性的电子档案管理软件，并适时更新、升级。促进档案管理的现代化进程，建立统一的数据平台，形成档案衔接，保持共性数据的一致性，充分实现数据共享，跨地域收集档案和调阅档案，提高工作效率；同时医院电子档案管理工作人员需适时进行专业化培训，与电子档案发展的需要及电子技术发展速度同步，从而促进医院电子档案的发展进程。
4结语
随着信息社会的发展，加速医疗事业单位的现代化进程迫在眉睫。要求医院管理者、工作者应充分认识到电子档案的重要性。要立足全局，放眼未来，充分支持电子档案工作的开展与进行；建立和完善电子档案工作的管理制度和工作制度；投入完善的配套设施设备、档案专业工作人员；充分利用电子档案的优势服务广大医疗患者和团队职工，促进医院的全面、和谐发展。
参考文献：
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[2]武增华.浅谈医院电子档案管理中存在的问题及对策[J].科技视界，2015.
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[4]陈家义.医院档案管理工作[J].中国医学创新，2012（4）：9～10.
[5]金鑫，龚纯凌.浅谈利用信息化管理系统构建医疗设备电子档案[J].中国医学装备，2012（6）.
专科电子档案范文6
关键词： 学校档案 信息化建设 途径
学校档案是学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录。学校档案具有凭证价值和情报价值。但这种价值是潜在的，不会自动实现，只有通过学校档案的信息化建设，提供给人们在学校工作中使用，才能实现。
一、学校档案工作存在的问题
（一）对档案管理不重视，档案意识较为薄弱。
多数学校领导和教师，以及部分档案管理人员档案意识淡薄，严重影响到学校档案工作的顺利开展。目前部分学校档案管理人员素质参差不齐，知识结构单一，缺乏现有档案专业知识又懂计算机复合型人才，有的是兼职的，由于没有受到专业知识和技能的培训，在工作中经常出现这样或那样的漏洞。
（二）档案管理体制不健全。
学校各级管理部门没有足够认识和重视档案材料在教学评估中的凭证作用，相当一部分档案散存于个人手中，或者没有及时收集、整理归档，导致各类档案的不齐全、不完整。长期以来，不少职业学校缺乏一个科学、合理、可行的档案管理体系，给档案的保管、检索、编研、利用带来不便。
（三）档案材料收集不规范。
学校各职能部门和教学系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，没有明确的归档范围和要求，只注重红头文件的收集与整理，而不重视本部门教学管理材料的归档；个别重要文件不正规行文，普遍缺少规范的要求和长久保存档案的考虑。
以上这些情况不仅直接影响了档案的质量，而且影响了其历史凭证作用。
二、实现档案管理信息化的基本途径
档案管理是学校各项工作的基础，是保证教学、教学改革、教学研究和教学发展顺利进行的基础，是评价教学质量的重要依据。其数字化建设直接影响着档案管理的水平，同时也影响着整个学校的办学水平。我经过多年的工作实践和探索，认为档案信息化建设可以通过以下途径。
（一）加强档案信息化基础设施建设，进行资源数字化整理。
档案信息基础设施主要包括计算机软硬件设备、基础网络和各类辅助设施，它是档案信息化建设中非常重要的基本保障条件。根据档案信息采集的需要，配备档案室相应的计算机、扫描仪、光盘刻录机和档案信息管理系统软件等设施。建立电子目录和电子档案录入接收中心，实现目录数据和电子文件的采集工作。档案信息管理系统软件要能涵盖对电子文件采集、存储、归档、整理、编目、检索、利用等服务功能，具备同其它数据库进行连接和交换数据的能力，保证校园网和档案系统管理网络之间的档案信息存储、交换的顺利进行。
有了齐备的基础设施后，档案工作者首先要进行档案资源数字化整理。档案资源数字化整理包括使用数字技术将现有的档案进行数字化处理和接收归档的电子档案两个方面，这是档案数字化的基础。档案室把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网；利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，即将原本由各种物理载体形式体现出来的档案信息，全部以数字化形式存储到电子介质上面，完成现有档案信息向数字化转化的过程；收集整理直接在办公自动化过程中形成的电子文件信息。
一般来说，档案工作者很少直接参与对纸质文件生成阶段的管理，只要把握好归档接收的环节就可以了。而对于数字化文件如果也简单照搬这种管理方式，则可能造成一些信息丢失或文件破坏等不可弥补的后果。应采用数字化文件和档案一体化管理的方式。数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成。由于校园网建设目前已趋于成熟，学校各部门可通过网络平台互通有无，因此数字化文件归档将是一种很便捷的方式。各部门文书处理人员在完成本部门形成的电子文件后，只需通过校园网再转发一份给档案管理人员即可。
（二）建立文书档案目录等多种数据库，为各项工作提供依据。
1.建立文书档案目录数据库。学校文书档案形成部门广泛、形成数量大，包括教学、科研、基建、党政管理等方面的重要信息，是学校领导作出科学决策的重要依据。通过对文书档案的文件题名、文号、责任者、文件形成时间的规范著录，建立起可共享的各类文件级档案目录数据库和案卷及档案目录数据库，学校领导可直接通过校园网络浏览、查询各个部处形成的文件材料，从而方便文书档案信息的检索利用，形成区域性、分布式、规范化、可共享的档案目录信息资源检索体系，是实现档案信息资源利用、交流和共享最根本的途径和基础方式。
2.建立本校教师科研成果数据库。科研项目科学管理，是学校科学技术研究工作中的重要组成部分。建立教师科研成果数据库，可使科研成果档案信息得到推广，可从应用市场中寻求科研成果的落脚点，进而以学校的人才和科技优势为依托，促进科技成果的转化。如对师生申请的发明专利建立档案，直接进行科技成果转化和新产品开发；利用各专业教研室开发新技术的科研档案，开展技术服务。
3.加强档案信息资源建设。档案资源是学校发展的历史凭证，它以各种不同的形式真实而客观地记载着学校教学、科研及管理过程中的每一个环节，是学校的宝贵财富。丰富室藏资源，有效挖掘、收集、整理和传播成为学校档案部门信息服务的发展重点，因此档案部门要紧紧围绕学校中心工作，加大档案编研力度，自行开发特色专题档案数据库，不断完善检索。
（三）建设统一管理平台，实现档案办公自动化。
1.档案信息化的前提是实现档案系统的办公自动化。只有建起具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案网络管理系统化，才能够实现档案信息从接收、整理、归档、著录、存储到开发利用的现代化管理。要实现档案信息化，必须从文件材料的产生开始，就运用统一的计算机管理系统，完成文件处理和档案管理的全过程，使文件材料的公文处理与档案管理紧密结合起来。这样，学校各部门就可通过网络实现对这些档案信息资源的共享。
2.做好具有档案保存价值的电子公文归档保护。电子公文归档后就形成电子档案。对于电子公文的归档管理最好不要急于求成，不搞一刀切。可以分步实施，首先是实行纸质公文与电子公文双重归档，即用可脱机保存的载体将电子公文备份后，以纸质与光盘制成双重备份文档，既分别管理又保持一定的联系。这样做的意义在于用纸质公文将电子公文的内容固定，解决电子公文可能在某个环节被非法修改问题，确保其法律效用；还可以对电子公文分类组盘，进行著录标引，保留电子公文在检索、存储方面的优点，从而达到既高效、方便地利用电子公文，又对电子公文有较好的保护作用的目的。其次是逐步实现文档一体化，也就是将档案管理工作提前“介入”电子公文的运作管理，将电子公文与电子档案管理统一起来。这样做有利于对电子公文的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后的电子档案的保管利用实行全过程管理，从而确保电子公文的真实性、完整性和有效性。
3.建立档案动态网站，变封闭式管理为开放式管理。档案动态网站与其他系统衔接，能适时上传更新数据，还可以根据利用者的需求打破档案专业化分类提供更直观、更多样化的查询方式。档案网站的建设为档案部门与档案信息利用者提供了一个直接对话的平台。档案部门可通过更便利的渠道在更广大的范围内收集利用者的意见，以最直接、最快捷的方式获得信息反馈，避免经过多层过滤导致信息失真。建立档案动态网站，可实现档案信息开放式管理，使档案信息系统成为档案利用者的系统。
（四）提高档案工作者的素质，加强档案的服务功能。
在信息化社会的今天，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的使用者。这些都对管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。目前，电子计算机、缩微复制设备及先进的库房设备等进入档案管理领域，使档案存贮方面出现了系统和数字型多功能数据库缩微技术、光盘存贮技术，编目标引已向集约化和自动化方面发展，馆藏手检卡片目录和机检数据库、计算机终端相结合，读者服务中已出现网络化、复制、联机咨询、联机馆际互借等方式。
随着我国计算机硬件、软件技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善，以及办公自动化设备在机关、团体、企事业单位的广泛应用，新载体形态方式的公文将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案将大量涌现。这些变化深刻地影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，档案工作者必须熟知芯片、光盘、计算机和各种应用软件，信息技术知识将成为每一个档案工作人员知识构成的必备要素。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育。
在网络环境下，只有对海量的信息进行二次开发，提炼出使用者所需的有针对性、有深度的信息，才能满足时下使用者的需求。档案信息的深加工服务具有鲜明的针对性，能够满足使用者对某一问题、某一知识领域的特殊需求，正是这种特殊需求反映了其个性化、专业化的特点。同时，要把对单份文件的引导，发展到对档案文献信息中的知识单元、知识内容的引导，尽可能地对档案信息内容进行浓缩、提炼，引导使用者在海量知识信息中，找到自己真正需要的信息，开展好档案数字信息咨询服务。
网络环境强化了学校档案使用者的信息需求，同时也对档案部门如何提供高效率、高质量的信息服务提出了新的挑战。档案部门应利用网络环境带来的机遇与挑战，以使用者的信息需求为导向，为使用者提供个性化、深层次、开放式、主动式的信息服务，最大限度地满足档案使用者的信息需求，使档案信息资源在和谐社会建设中发挥最大的效用。
随着信息时代的迅速发展和电子校务的推进，学校办公自动化的步伐进一步加快，必然产生大量的电子文件，如何实现电子文件网上实时归档，对电子文件、电子档案进行科学的管理和有效的利用，实现信息采集、信息传递、信息管理和信息资源共享的问题越来越迫切地摆在我们面前。如何加强学校信息资源的管理，提高工作效率，实现电子文件管理与电子文件归档一体化管理，这给档案工作者又提出了新的任务和更高的要求。因此加快学校档案信息化建设步伐，有效整合利用档案信息资源，满足社会发展对档案信息资源的利用需求，已成为学校档案工作发展的必然要求，建立现代化档案管理模式，将是学校档案工作面临的新的研究课题。
参考文献：
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［2］王敏.浅析学校档案信息化建设的内容与模式［J］.机电兵船档案，2007，（5）.
［3］杨明萍.学校档案信息建设要把握的几个问题［J］.档案与建设，2006，（8）.
