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合同档案管理规范范文1
近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。
一、医疗设备采购合同档案管理现状
由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。
（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性
医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。
（二）医疗设备采购合同档案收集难度大
医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。
（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷
医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。
（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一
医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。
二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析
（一）档案意识不高
一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。
（二）归档范围不规范
在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。
（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程
医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。
（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题
医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。
三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路
要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。
（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识
目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。
（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围
1．医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。
2．医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。
（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式
只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。
四、结语
随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。
作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院
参考文献：
[1]史维新．医院设备档案的管理．苏州丝绸工学院学报．2000（6）．
[2]鲍薇．浅析医院医疗设备档案管理工作．黑龙江档案．2014（2）．
合同档案管理规范范文2
文献标识码：A 文章编号：1674-9944（2017）14-0317-02
1 引言
规范的档案管理只有与时俱进，才能适应新形势的需要。然而，日常工作中，很多人对档案工作的重要性认识不够，认为档案管理工作可有可无。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。银行档案工作作为银行经营管理活动中不可分割的重要组成部分，在维护银行和客户权益、打击经济犯罪、防范金融风险、促进经济和社会发展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。
档案工作在银行各项业务发展中，如何能充分发挥服务功效，使档案管理工作能够走上科学化、规范化和法制化的道路是本文重点研究的问题。
2 现在银行档案管理工作中存在的问题
思想认识不到位，重视程度不高，导致银行档案工作的服务功效不能更好的发挥。
部分分行比较重视会计档案、文书档案，忽视其他门类档案的管理，而其他门类档案管理的疏忽又影响了档案管理整体工作。由于重抓业务、滞后档案工作等原因，造成档案库房不达标、具有保存价值的档案不按规定归档等现象。多年以来，重视业务发展，而滞后档案的收集、整理、保管等工作。经常安排档案管理员补缺其他紧急的工作，而应付档案工作。
3 提高银行档案工作服务功效的解决方案
3.1 提高档案工作的重视程度
3.2.1 更新完善银行档案
更新完善银行档案，文件资料归档范围是当前档案工作开展迫切需要解决的源头问题。2012年12月，国家档案局颁发10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，要求各企业制定适合本企业实际的“文件材料归档范围和档案保管期限表”。这项工作，将进一步规范文件材料的归档工作，做到“应归尽归”、“应收尽收”、保管期限“恰如其分”。目前，总行已经发文，新疆区分行已通过总行审核，将于近期发文。
3.2.2 规范档案业务管理制度
在银行发展过程中，会产生各门类专业档案，如：文书档案、会计档案、合同档案、集中采购档案等。为确保各门类档案有章可循、管理规范、便于利用，适应新的发展趋势，在制定档案管理总的办法下，要进一步完善各门类档案的收集、整理、归档、保管、利用等制度，从制度上规范管理档案。
3.2.3 全面推进依法治档
在新形势下，银行档案管理部门要强化依法履行监督指导，对档案管理工作要奖惩分明，通过约谈、通报、处分、追究责任等方式，严肃查处不按时归档、不按期移交档案、档案安全管理措施不到位、伪造涂改档案、损毁丢失档案、泄露党和国家秘密等各类档案违法违纪案件。建立完善检查情况通报和责任追究制度，对违反档案法律法规的行为依法追究责任。
3.2.4 加强对档案工作的指导和检查
档案管理部门要加大对各门类档案管理工作的检查指导力度，从归档范围、整理方法、管理机制等方面加强指导，开展定期、不定期的检查。从档案的收集、分类开始，指导人员要深入了解和研究各门类档案的特点，进行科学的分类整理，扎扎实实做好基础工作，集中统一管理各门类档案。
3.2.5 重视档案安全管理
近年来，重大自然灾害、社会突发事件给档案工作以惨痛教训。为了银行的根本利益，要将档案资源、档案利用和安全建设置于同等重要的位置。首先从承重达标等库房安全及周边环境安全要素考虑，做到档案实体在加工整理和利用等环节中的绝对安全。建立预先防范机制，提前做好防范和应对自然灾害、人为破坏、技术因素毁坏的各种准备，建立应急反应机制，提高临险处置能力。抓紧实施异地异质备份工作，充分利用档案复制、缩微、数字化等方法，形成不同载体形式的多套备份。
3.2.6 严格审验把关移交入库档案资料
档案资料移交入库的审验标准重点突出为：审核文件是否为原件；审核归档文件是否齐全、内容是否完整；审核文件中的数据是否存在涂改现象；审核文件中是否存在不耐久字迹现象；审核声像和电子档案是否规范且有效等。这些标准的严格执行，是每一名档案管理员在档案收集归档中履行的职责。在档案资料移交入库的关键环节，对归档资料进行再次审核，严格执行移交登记是档案管理部门为各门类档案的规范管理起到监督指导作用，为整个银行信息资料安全、完整保存履行职责。
3.2.7 档案信息化建设
随着档案数量越来越多，仅仅靠传统的手工检索和查找已不能满足利用的需求。要做好档案管理工作，就必须创造条件，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，积极利用信息技术手段，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，便于检索。
3.2.8 创造良好的库房条件
库房位置的交通便利，能够使档案利用方便快捷。同时，档案库房应集中布置，远离易散发火种的工业设施。馆内消防设施齐全、通风、温湿度适宜，为避免地面湿气影响档案保管质量，应将档案放置在二楼（包括）以上的楼层。库房承重达到1200kg/m2以上。
合同档案管理规范范文3
采办合同注重效率，节约成本采办合同可以选择多种不同的采办方式达成，采办合同要在确保采办质量的同时，努力降低采办成本。采取竞价的方式获得较低的采办价格，以最低成本取得符合要求的工程或货物。也可以应用多种采办方式的组合，提高采办效率和质量，控制采办成本。制定严密的合同条款，改进货物的采办、运输、收发、保管等方面的工作，减少各个环节的损耗，节约采办费用，减少合同执行成本。
2石油企业采办合同管理中存在的问题
采办合同的管理涉及:合同的起草、审查、谈判、会签、批准、签署、履行、编号、备案、统计、归档等全过程及相关的供应商管理、招投标管理等。我们把该过程分为采办合同签订前、签订过程中及签订之后三个阶段来探讨。在这三个阶段中存在着诸多问题:
2.1采办合同签订前的阶段
对合同相对方资质的审查不严格，存在相对方根本没有从事该项业务的资质，或者资质等级不符合要求;合同文本起草未征求相关业务部门的意见，技术条款缺失或者不完善;合同条款的设置不完整等。
2.2采办合同签订阶段
对招评标过程的把控不严格、合同谈判的过程安排不当，没有最大化的实现公司利益;合同文本谈判完成后，没有组织专业人员，如财务、税收、法律、安全环保等人员进行审查和会签，造成各种潜在风险的存在;合同签署时合同相对方的合同签字人并没有获得相应的法人授权;合同专用章管理不严格，没有经过审查会签的合同，加盖了公司合同专用章。
2.3采办合同签订后的阶段
这个阶段的问题主要在于对已签署合同编号、归档工作的缺失。合同编号是为了查阅方便，合同的归档工作也很有必要，既可以作为合同执行的依据又可以作为合同纠纷证据留存，而且还可以满足企业内外部审计需求。
3石油企业采办合同管理中的对策
3.1加强制度建设
解决采办合同管理中各个环节的问题，重点在于不断完善和优化采办合同管理制度。小平同志讲“制度好，可以使坏人无法任意横行;制度不好，可以使好人无法充分地做好事，甚至会走向反面”。要想使采办合同管理规范化、科学化、法律化，根本上要从制度建设入手，制定切实可行的合同管理制度，从制度层面规范和完善采办合同管理各个环节。
3.2在合同管理的全流程中设置关键控制点
(1)根据采办合同的特点，抓好供应商管理，把好资格审查关及事后供应商评价关，保障合同相对方主体资格合格的前提下，获得优质供应商，提高采办效率。加强供应商管理理念和监控力度，完善供应商的评选体系及数据库，与优秀的供应商构建战略伙伴关系。建立采购管理全流程概念，用最佳的评标策略选择最适合项目的优秀供应商。在项目的采办工作中，优秀的供应商是采办工作顺利开展的保障。
(2)在招评标过程中，审查相关法律文件，规范招评标过程，实现招评标过程的公平、公正，获取优质服务。根据采办对象的特点，选择合适的采办方式，当采办的金额较大，技术要求高，或者所要求的是勘探、开发、生产所需的各种专业时，多采用招标方式进行采办。对于金额小，技术规格比较单一的采办对象，可采用询价的采办方式。并以公平公正高效的原则组织和进行招投标工作，组织相关专家进行技术和商务方面的综合评审，最终确定中标供应商及签署采办合同。
(3)合同的起草及谈判中的要求:合同要靠准确明细的文字作为载体，起草合同文本时要准确体现双方的真实意思。合同要包含《合同法》规定的基本条款，如合同主体的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;对价;履行期限、地点和方式;合同主体的其他权利和义务;违约责任;适用法律和争议解决方式等。另外，石油企业的采办合同专业化程度高，交易类型、交易方式和交易条件有共同规律，分散制作文本的风险大、效率低。实行采办合同文本的标准化既有助于提高合同签订的效率，也有利于整合石油企业的资源、减少关联交易矛盾、防范法律风险。在采办合同的谈判过程中，应成立技术谈判小组，负责对技术需求进行有效澄清，避免因技术要求不清楚，不规范，在合同签订后而进行变更。
(4)合同的审查及签署中要注意:应组织专业人员对合同初稿及其修改进行商务、技术、财务、资金、质量健康安全环保、法律等审查，防范风险;合同的签署，要审查合同签字人的授权，未经授权或超越授权范围的人不得签署合同。
(5)合同的档案管理及合同专用章管理中要注意:在合同签署和履行过程中，应妥善保管相关合同档案，遵守公司对合同档案的管理、存档期限的相关规定;加盖合同专用章要符合审批程序，不得将合同专用章用于合同签订外的其他用途。
3.3提高采办合同管理人员的专业素质
(1)加强合同法律知识培训。合同管理工作的水平与合同管理人员和签约谈判人员的业务素质的高低有直接关系。可以通过组织实施合同管理法律知识技能的学习和培训，使合同管理人员和签约谈判人员掌握合同法律知识和签约技巧，提高他们的签约能力，培养他们能够运用相关法律知识实现对合同的管理。
(2)参与技术澄清工作，熟悉公司业务流程。采办合同的特点决定了采办合同经办人员，除了具有商务、法律知识，还必须熟悉油气勘探开发生产的业务流程，掌握一些常规专业技术知识。采办合同人员要积极参与到业务流程中去，不断地熟悉石油行业的行业特色及运作流程，这样才能做好采办合同工作，切实的为油气勘探开发生产工作服务。
合同档案管理规范范文4
1.数字档案室建设的必要性
一是数字档案室是档案信息化发展的必然趋势。档案信息化作为企业信息化的组成部分，对企业的竞争力和服务管理有着一定的影响。目前互联网作为企业职能的重要表现形式和媒介，信息、网上办公等活动都依靠网络来进行，导致档案数量剧增，档案载体也呈现了多样化特点，用户对档案信息的需求仅靠纸质查询是满足不了的，因此，档案工作必须改变传统的管理模式，采用信息技术和手段，跟上企业信息化发展的步伐。在全国档案事业发展“十一五、十二五”规划中均提到了加快档案信息化建设、数字档案室建设等任务要求，实现档案管理的标准化、信息化、规范化，已经成为档案工作长时期的系统工程。
二是数字档案室的建立，优化了档案管理手段，将原来以实体管理为主转为多种形式的数字化管理，有利于保护档案实体，避免多次利用的磨损情况，降低档案管理成本，节省档案存放空间;能够缩短人工查阅时间，提高用户工作效率;能够实现资源共享，拓宽档案利用渠道、有利于档案宣传等等。
2.数字档案室建设的内容
数字档案室建设的内容包括软硬件基础设施的配备、网络建设、档案管理系统的开发、档案资源数据库建设、网上利用、标准的制定等方面的内容。
2.1软硬件基础设施建设
数字档案室建设必须配备齐全的基础设施，包括硬件设备和软件系统开发，硬件设备包括存储器、档案服务器、扫描仪、打印机、计算机等必要的输入/输出设备，实现档案信息资源的采集、加工及查询利用。在档案管理系统方面，要结合企业网络环境和办公自动化程度，选择软件的功能要包括电子文件的接收、归档、档案管理、提供利用等。
2.2网络建设
由于档案信息的保密性，企业在数字档案室建设过程中，要将档案数据网络单独设置，或者与办公网络设置到一起，与外网、企业其他网络进行区分，例如可将档案网络与外网隔离，将档案网络与办公自动化网络连接，方便数据转换、电子文件归档等等。
2.3档案数据库建设
目录数据库建设。档案目录数据库是档案利用、检索的基础，企业档案室在进行目录数据库建设过程中，要结合档案管理系统要求，设计统一、规范的录入标准，完善各门类档案的三级目录。同时为方便检索，可根据利用频率将档案进行细分，分门别类的建立各种数据库，例如合同档案、编研库等，提高档案利用效率。
2.4全文数据库建设
近年来，电子政务、办公自动化技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，因此，全文数据库来源主要包括：OA办公自动化系统、库存档案数字化、日常收集的电子文档。OA系统中电子文件的归档，可以通过档案系统与OA的接口实现无缝对接，进行定期转换。因此，档案数字化的关键还是在于纸质档案的扫描加工。
要合理确定纸质档案扫描的范围。为取得档案数字化建设的最佳效果，纸质档案的数字化应坚持按需扫描、利用为本、抢救优先的原则。一是档案的重要性不同，例如基建档案中文字档案的利用频率远远不如竣工图纸，文书档案中的制度文件的利用率远高于一般通知性文件;二是考虑到档案利用者的需求，将日常利用频繁、关注度较多的档案进行扫描，能够极大的满足用户的需求，利于数字档案室的推广;三是年代久远的档案进行数字化扫描，能够有效保护原件不再继续磨损。在开展档案数字化扫描工作前，开展调研，了解利用者的需求，同时为保证档案的准确性和实用性，组织专业人员进行图纸扫描，合理确定档案扫描的范围。
要规范档案扫描流程，加强过程控制。数字化工作具体过程分为：鉴定、整理、扫描、图像处理、质量检验、目录录入、电子文件挂接等环节;明确扫描各个环节的责任人，例如出入库登记、扫描完后检查完整性等等;规范扫描格式、质量要求，按照《纸质档案数字化技术规范》，制定鉴定、扫描、图像处理、存储等规范。结合档案系统管理软件的特点，制定目录、原文挂接规则，建立档案目录、全文数据库。
2.5档案查询网站建设
查询网站是各类档案展示的平台，档案部门与用户沟通的桥梁，因此网页利用界面要设计合理、智能化，检索功能强大，满足用户的不同需求。
3.数字档案室建设的保障措施
3.1企业领导支持和重视是数字档案室建设的重要保障。
数字档案室建设是一项系统工程，涉及到资金投入、设备配备、人员组织、部门协调等方方面面的工作，仅靠档案部门是无法完成的。只有取得领导的理解和支持，才能将档案信息化纳入企业信息化建设中，才能推动档案工作的发展。
3.2建立集中统一的档案管理模式
在企业中集中、统一、高效的档案管理模式，是实现数字档案室的重要基础。档案集中统一管理，不仅仅是将各门类档案集中到一起，而是档案收集、归档、利用等工作的集中统一，提升档案综合管理水平，还能够集中各部门力量，有效的组织、实施档案数字化各项工作。例如在数字档案室建设过程中，可将各部门领导、兼职档案人员组织到一起，负责档案数字化具体实施的各项工作，能够加快推进档案数字化进程。
3.3建立和完善档案相关制度
数字档案室建设不仅要求档案基础管理制度健全，例如各门类档案收集、归档、利用、鉴定、销毁、统计等制度，还要建立和健全数字档案室建设所需的各种规范，例如，在启动数字化工作时，制定《档案数字化建设方案》，对数字档案室建设的技术标准、信息安全等进行规定;针对档案扫描，编制《EXCEL表格导入档案系统规则》、《科技档案目录录入规则》;针对网上利用，制定《档案查询系统使用说明》、《网上利用档案权限设置流程》、《网上利用档案流程》、《档案安全保密制度》等。通过制定一系列的管理规范，实现电子档案的全过程管理。
3.4提高档案人员的综合素质
数字档案室建设要求档案人员必须转变观念，加强学习，不仅要牢固掌握档案专业知识，还要掌握计算机、存储、数字加工、网络技术等信息化知识。档案人员的业务素质和能力直接决定着档案数字化建设的成败。因此，必须对档案人员加强业务和技能的培训，例如外出到档案管理先进企业参观学习，吸取和借鉴档案数字化管理经验，或者聘请信息化人员给档案人员培训，提高档案人员驾驭档案（下转第14页）（上接第43页）数字化管理的能力。
3.4加强对档案利用者的培训
档案最根本的是提供利用，无论在何时，都要将利用者的需求放在第一位。数字档案室建设过程中，档案人员不仅要建设丰富的档案信息资源库，更要采取面授、现场咨询等多种方式，教授利用者如何快速从网上查借阅档案，从而提高利用者的工作效率，让他们享受到档案利用的方便、快捷。
4.数字档案室建设过程中应注意的问题
由于网络具有开放性特点，能够使不同软硬件环境的计算机互相连接，达到资源共享和数据传输，但是网络中存在的不安全因素，例如病毒、木马等，都对档案信息安全有一定的影响，降低了档案信息资源的安全保密等级，因此，必须采取措施确保电子档案的安全。例如，明确档案系统管理员，负责档案的挂接、归档、检测等各项工作;将档案查询用户进行分级授权，根据其利用档案的类别，设置数据库访问权限;档案软件系统选择能够精准记录访问电脑IP地址的，防止发生失泄密事件;利用移动存储设备接收档案的时候，及时查杀病毒，避免多台电脑交叉使用出现病毒感染等。通过这些措施，确保档案信息的安全。
合同档案管理规范范文5
关键词 农村土地流转；现状；问题；湖南怀化；鹤城区
中图分类号 F321.3 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2013）02-0338-02
怀化市鹤城区位于湖南省西部，沅水中游，区域总面积729 km2，辖5个街道，2个镇，6个乡，35个居委会，93个行政村，农业户3.4万户，农业人口 12.5 万人，耕地总面积9 040 hm2。近年来，鹤城区高度重视农村土地流转工作，通过广泛宣传、加强培训、健全制度、规范引导、搭建服务平台等综合措施，促进了土地流转的健康发展。目前，全区通过转包、转让、互换和租赁等多种形式流转土地近700 hm2，促进了流转农户收入的增加。
1 农村土地流转的背景及内涵
1.1 土地流转的背景
党的以后，我国农村土地实行了家庭承包经营责任制，农业生产力得到了极大提高，农村经济也获得了迅猛发展。但随着产业结构的调整，农业生产效益下降的矛盾日益突出，致使农民的生产积极性下降，土地撂荒现象日益严重，以户为主体的家庭承包经营责任制负面效应逐渐凸显，特别是入世以后，以户为主体的农村家庭承包经营模式，在经营效益上越来越受到国外规模经营效应的威胁与挑战。因此，各地通过土地流转进行规模化生产经营逐渐转热，而土地流转是我国农村继家庭承包经营责任制后又一次重大改革[1]。
1.2 土地流转的内涵
农业部《关于稳定和完善土地承包关系意见》的通知（国发〔1995〕7号明确界定了土地流转的基本内涵，即“在坚持土地集体所有和不改变土地农业用途的前提下，经发包方同意，允许承包方在承包期内，对承包土地依法转包、转让、互换、入股，其合法权益受法律保护，土地承包经营权流转的形式、经济补偿，应由双方协商，签定书面合同，并报发包方和农业承包合同管理机关备案。”因此，土地流转是指土地使用权流转，即拥有土地承包经营权的农户将土地经营权（使用权）转让给其他农户或经济组织，即保留承包权，转让使用权。
2 鹤城区土地流转现状
截至目前，鹤城区共有农户3.4万户，耕地总面积9 040 hm2。其中发生流转行为的农户0.73万户，占总农户的21.5%，流转面积669 hm2，占耕地总面积的7.4%，虽然起步晚，步伐慢，但分析现状，以下几个特征仍十分凸显。
2.1 流转数量规模化
近年来，鹤城区土地流转在数量上的开设呈现出规模化趋势。截至目前，全区规模化（10 hm2以上）流转的土地面积达227 hm2，占土地流转总面积的38.9%，其中盈口乡、杨村乡、石门乡分别达到31、48、50 hm2，占当地流转土地总面积的34.6%、42.9%、41.2%，土地流转在数量上的规模化，对于农业的规模化和集约化经营十分有利。
2.2 流转方式多样化
目前，鹤城区农村土地流转，在方式上表现为多样化，主要是以转包、转让、互换和租赁4种形式为主，分别占流转土地总面积的10.9%、11.4%、18.7%和54.5%，其中，租赁已成为该区土地流转的专业方式，同时，还有约3%反租倒包及1.5%的股份合作流转方式。
2.3 流转主体多元化
调查表明，鹤城区的土地流转，其主体已逐渐由个体农户为主转向农业企业、农民专业合作社、种植大户、协会等多主体并存，且以农业企业、农民专业合作社作为主体的土地流转量大幅度提高，已占土地流转总量的41.3%，这些流转主体，资金雄厚，技术先进，为农业的高效生产提供有利的条件。
2.4 流转结构非粮化
随着农业产业的调整，鹤城区流转土地的种植结构已发生了根本性变化。调查表明，鹤城区内土地流转前后种植粮食所占的比例差异很大，流转前用于种植粮食作物的土地所占的比例是78.5%，而流转后仅为14.2%，降低幅度高达59.3%，流转后的土地大多用于蔬菜或花卉等经济作物的种植，其所占的比例远高于粮食作物的种植，这种情况的发生，虽然提高了经济效益，但却导致粮食产量的大幅度减少，从粮食安全方面考虑，值得高度重视。
2.5 流转期限长期化
由于利益趋向不同，土地流出主体和流入主体对于流转期限的长短，期望各不相同，虽然农户希望流转期限短一些，但由于农业前期投入高，回收效益慢，流入土地的企业、农业大户等普遍希望延长流转期，以降低交易成本，延长收益年限。调查表明，土地流转期限已由过去的短期（3年以下），转向现在的长期（10年以上），最长的达50年。流转期限的长期化，对于缺乏一技之长的农户，存在着失业则失去基本生活保障的风险，政府主管部门应该加大对这部分人的培训以提高其抵御风险的能力[2]。
2.6 流转管理规范化
一是规范流转行为。依托区级和11个乡镇（办事处）土地流转服务中心，为有土地流转需求的农户提供法规政策咨询，土地流转信息、用途审查等系列化服务；引导流转双方按照依法、自愿、有偿的原则流转土地，对达成流转意向的双方当事人，指导签订规范的土地流转合同，并建立土地流转台账，监督流转合同的履行，防范损害流转农户利益的行为发生。二是规范流转程序。对有流转意向的农户，先向村土地流转服务站提出申请，然后报乡镇土地流转服务中心审查审核，乡镇土地流转服务中心通过对流转土地的用途、期限、流转方式、收益支付方式等进行严格审查，符合法规政策条件的，指导签订流转合同，并登记备案，归档管理。三是规范流转合同。区政府制定了统一的《农村土地承包经营权流转合同书》规范文本，指导达成流转意向的双方，在平等、互利、协商一致的基础上，根据转包、出租、互换、入股等不同的流转方式，指导签订书面流转合同。流转合同一式4份，流转双方各执1份，发包方和乡镇（办事处）人民政府农村经营管理机构各备案1份。四是规范流转档案。健全土地流转档案管理制度，安排有责任心、业务熟练的同志做好合同档案管理。明确岗位职责，对土地流转的相关文件、合同、台账、表册等及时收集、整理，分类管理，做到“一户一档、一村一柜”，确保土地流转档案完整安全，方便档案查阅[3-4]。
3 鹤城区土地流转存在的问题
近年来，鹤城区土地流转虽然由于政府重视，取得了长足发展，有一定规模化与快速化的趋势，但与发达地区相比，仍存在很大差距。
3.1 流转速度缓慢
到目前为止，全区发生土地流转行为的农户只有0.73万户，占总农户的21.5%，而土地流转面积也仅为669 hm2，占耕地总面积的7.4%，无论是流转规模，还是流转速度，都远远落后于经济发达地区。究其原因，主要有以下几个方面：一是鹤城区属后发展地区，农民观念滞后，小农意识强，不敢或不愿离开赖以生存的土地；二是该区属典型山区，土地零碎、分散，难以形成规模经营；三是该区二、三产业尚不发达，能提供的就业机会相对较少，加之农村劳动力大多缺乏一技之长，不易找到稳定的工作岗位，形成稳定的收人来源，打工难，输出少。
3.2 区域分布不平衡
从土地流转规模来看，区辖2镇6乡差异较大，在第一轮土地承包期，无论是城郊乡镇还是偏远乡镇，都有了土地流转，但只是个别现象，均为小规模、少数量的流转，但第二轮土地承包后，土地流转规模发生很大变化，城郊乡镇的流转规模远大于偏远乡镇，位于城郊的盈口、石门、杨村3个乡，土地流转总量即达全区流转总量的67.4%，远高于其他乡镇。其原因主要在于偏远乡镇交通不便，流转成本过高，难以形成规模经营。
3.3 流转效益低下
鹤城区许多耕地坡陡、瘠薄、分散，农业生产条件差，难以进行规模经营与设施生产，土地产出效率低下，而且，农业项目投资大，回收慢，通过土地经营增收的空间有限，很多企业不愿投资农业生产项目，从而使大规模的土地流转难以进行，无论是企业，还是农户，在土地流转中均获益不大，直接影响了土地流转的规模化与高速化。
4 鹤城区土地流转发展对策
加速土地流转，提高流转效益，一是要依法行事，遵循自愿有偿原则；二是要加强领导，规范管理，科学引导，完善服务体系；三是要加大龙头企业培植力度，提高规模效益；四是要加大农业设施投入力度，创造规模化经营的前提条件。只有这样，才能真正做到土地规模化经营，从而发挥土地的最高利用率[5-6]。
5 参考文献
[1] 钱东，陶文龙.余杭区农村土地流转的现状问题和对策建议[J].杭州农业与科技，2009（4）：7-10.
[2] 姜法芹.农村土地流转中的几种典型模式[J].经济研究导刊，2009（21）：33-34.
[3] 刘江峰，张天立.试论怀化市鹤城区农村土地流转机制创新[J].湖南农业科学，2010（19）：156-158.
[4] 杨忠武.武隆县农村土地流转现状及对策建议[J].南方农业，2012，6（8）：86-88.
合同档案管理规范范文6
关键词：合同管理；建设工程；项目管理
随着我国社会主义市场经济的迅速发展，合同所发挥的作用也越来越重要，合同管理是建设工程项目管理的基础环节，在项目管理中的地位愈发显著，合同管理是建立合同管理制度的前提，合同管理制度关系到市场经济的运行制度。
1 合同管理规范化的原因
合同管理存在于项目的每一个环节，对项目的全过程起着关键的作用，因此，必须对合同采取规范化管理。另外，合同管理的内容涵盖了招投标文件、项目成本以及施工流程等等，还有一些相关的协议等。这些环节紧密相连，在今后的合同纠纷中可以作为依据及参考的内容，因此需对合同管理实行规范，防止纠纷出现。
1.1 国际合作的加强
现今阶段，我国工程项目与国际之间的合作越来越多，确保国际项目的正常进展，在国际市场的激烈竞争环境下，我国建设工程项目合同管理应逐渐往规范化的方向发展。
1.2 合同管理是规范市场行为的手段
合同条款本身就具有法律性，对工程项目投资双方进行了约束与监督，市场经济体制的不断改革，合同规范化的趋势越来越明显，加强合同管理，能够规范市场，创在良好的市场环境，促进工程项目的稳定运行。
1.3 保障工程利润
工程项目竞争的趋势日益明显，建设工程企业得到的经济效益越来越少，为了防止工程企业利益受损，实现企业的经济效益，必须要加强合同管理，提高管理水平。
2 合同管理在项目管理中的地位和作用
2.1 合同管理为工程目标指明了方向
通过制定合同能够为工程项目的实施提供明确的导向，合同双方需在合同的指导下开展项目实施，有效的控制工程项目的各个环节，在保证工程项目进度的基础上提高了效率，保证了质量，为工程项目实现预期目标做出了重要的贡献。
2.2 合同管理是最高行为准则
合同双方在签订合同之后就已经产生了法律的效益，合同使双方之间必须严格执行约定，对项目工程的整个过程进行了监管，是最高的行为准则。
2.3 合同管理清晰的划分了责任与利益
合同双方之间存在着共同的目标与利益，需加强合同管理，约束自身的权利义务，将合同双方之间有效的协调起来，在维护各自利益的基础上，确保工程项目的有序开展。
3 合同管理在项目管理中的重要性
3.1 减少项目损失
合同对于责任双方的权利和义务作出了明确的规定，待合同生效后，双方的行为都会受到法律的约束，项目工程必须要按照合同规定来完成，如果出现违反合同的行为，当事人要承担相应的法律责任。通过合同管理的加强，能够提高参建方对合同的重视，减少盲目签订合同的情况和上当受骗的几率。保证合同内容齐全、完整，并且合法、规范。保证合同中的用语不存在歧义的情况，能够准确清晰的表达。保证合同资料保存完整，减少资产流失。保证工程项目的相关经济利益在合同中列明，不会出现损失。
3.2 提高工程项目的经济效益
做好合同管理工作，可以增加项目合同的签订率，敦促监督合同双方按约履行合同，在一定程度上保证了工程项目的质量，帮助其获得良好的经济效益和社会效益。在实际工作中，有些单位并不重视合同的作用，对于一些项目建设的要求仅仅采用口头协议的方式，这种形式不但容易产生纠纷，还严重影响了工程项目建设，不利于经济效益的获得。因此，加强合同管理十分重要，要保证合同管理规章制度的严格落实。
3.3 塑造项目的良好形象
工程项目的正面形象、良好信誉和口碑是一种无形的资产，可以增加人们对其的好感度。因此，在项目建设当中，不但要提高经济效益，还要塑造项目的良好形象。如果在实际的项目施工中不履行合同，出现工程纠纷，必然会影响人们对工程项目的看法，损害工程项目的形象和信誉。相应的，工程项目建设依约进行，既能保质保量，又能提高工程施工的效率，无形中就增加了人们的信任和好感。工程形象塑造成功后，会扩大其经济规模，提高经济效益，增加社会影响力，对于工程的长远发展十分有利。
4 发挥合同管理的作用的方式
4.1 用合同维护自己的正当权益
合同双方签订合同是未来实现自身利益的保障，合同的签订需要符合工程企业的整体发展，在合同签订时需要注意以下几点，一是不可急于获得承包资格而签订不合理的合同。二是因急于求成而签订不规范的合同。三是为了打开承接工程的局面而草率签订的合同。在建设工程项目管理上重视合同管理，合同双方需要明确法律法规，学会使用法律武器捍卫自身的权益，依靠法律保障来实现自身的利益。
4.2 重视合同的法律效益
在建设工程中合同签订不规范产生法律纠纷的现象时有发生，很多工程项目签订存在问题，承包商缺乏法律知识，无法维护自身的利益。因此应对合同条款加强管理，合同一经签订就具有法律效益，需按照合同进行施工。另外，在签订合同时应提高防范意识，切忌不可通过口头来对合同进行补充，一定要落实到合同条款中，如果存在口头上的协议，是不具备法律效益的，很容易产生法律纠纷而影响工程实施的进展。
4.3 提高项目管理合同意识，加强控制
建设工程应明确合同管理部门的职责，提高工作人员的职责意识，建筑工程中在签订合同时应规范流程，应依据相应的标准进行签订，应采用规范的书面形式，双方各持一份，在施工前就要确保合同的制定，不得在施工阶段或者施工结束后签订，做好合同档案管理工作，对合同条款的相关负责人、工程的具体内容以及合同流程等都应建立起档案；成立专门的合同管理监督部门，加强监督力度，进行实时控制，对于合同签订过程中的具体环节都要进行监督管理，合同管理意识不断加强，才能够保证建设工程稳定运行。
4.4 培养合同管理高素质人才
建筑工程应认识到培养人才的重要性，加大人才的投入力度，对合同管理人员进行定期培训学习，培训合同管理人员的合同管理专业知识以及实践能力，在对人员培训后，需对人员进行考核，根据人员的考核结果为人员发放相应的合格证书，保证人员持证上岗，为人员实行激励机制与惩罚措施，提高人员工作的主动性与积极性，还应加强对工作人员法律内容知识的培养，提高合同管理人员的法律意识，避免出现纠纷现象的情况。
4.5 学习国际经验
合同管理中关系着很多利益问题，因此需对合同加强管理，认真分析与处理合同中存在的问题，这就要求需具备高素质的合同管理人员。因此，为了确保建设工程项目正常开展，促进建设工程企业可持续发展，应不断的提高自身的管理，学习先进的经验，随着国际合作的增加，为了保障合同两方工程项目的顺利进行，在合同管理的过程中应积极学习与借鉴国际建设工程合同管理的经验，取长补短，合同管理有一套国际通用的做法和程序，要学习研究国际工程合同管理方法，一方面能够完善我国的合同管理，另一方面加强了国际间的合作。
5 Y语
合同管理作为项目管理的核心和灵魂，在工程中的各个环节都发挥着重要的作用，合同管理能够实现双方之间共同利益，认识到合同管理的作用以及重要性，要依据相关法律制定科学、合理的合同，进行规范化的管理，提高我国工程建设的质量。
参考文献
[1]李铁梅.探析工程合同管理在建设工程项目管理中的作用[J].经济视野，2014，（1）：317.
