摘要 ：学籍档案是学生入学到毕业期间产生的多种资料，内容涵盖入学注册、纪律考勤、学科成绩考核、休学、降级、退学、复学及学位资格授予、证书发放等多项内容，是学校进行学生管理的有效举措之一，与学生顺利毕业以及用人招聘工作的开展均息息相关，因此做好高校学籍档案管理相当重要。不过在高校档案管理工作的具体开展过程中仍存在一系列问题，有必要引起高度重视并进行应对策略制定。
关键词 ：学籍档案管理 ；问题 ；对策
学籍档案为一个时间跨度相对长且具有变动性的过程，主要是将学生在校期间的各项情况给予真实全面的反映，是学生成才与学校发展的见证。学籍档案属于有较高价值的信息资源，最大特征即利用率高、数量多、牵涉专业广泛等，加强学籍档案管理与开发使用在促进学校教学管理水平提升中有重要作用[1]，同时可为就业服务、毕业分配、人才聘用等提供参考依据，让用人单位根据大学毕业生档案信息得到大学生在诚信、情商、能力、创新等多方面的信息，因此致力于做好学籍档案管理工作的落实很有必要。
一、学籍档案管理的现存问题
（一）重视程度不足，管理制度不够完善
虽然学籍档案在助力学生就业、为企业提供人才信息等方面发挥了重要作用，但部分学校领导仍未能认识到学籍档案管理的重要性，主要是将重心放在学生管理与教学科研方面，对学籍管理所投入的人力、财力与物力不足，相关设备配备不完善[2]，这些均成为学籍档案管理工作开展的阻力。同时，部分高校在学籍档案管理方面主要根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》等国家层面的法规制度来开展工作，并未结合学籍档案管理实际情况制定适合高校学籍档案管理工作开展的相关制度条例，因而必然会降低工作开展的效率与质量。
（二）纸质与电子档案融合力度不足，学籍改变落实不到位
以往的纸质档案管理以人工形式进行档案资料收集、整理、分类、储存，不但费时费力还可能会造成档案资源的丢失，因此需结合实际情况对传统档案管理模式进行改革[3]，但部分高校内部在学籍的电子档案与纸质档案同步管理方面落实不到位，无法为学生就业、毕业、出国与再深造提供依据。同时，在以往的档案管理工作中学籍资料主要由教务部门提供，而创新创业、学生事务综合素质等则由大学生创新创业中心提供，这样各部门若衔接不到位可能会出现档案资料收集欠完善的情况。若出现学籍异动还可能会因流程繁琐而无法及时为学生进行学籍变更办理，降低服务效率。
（三）档案管理人员综合素养低下，影响工作开展质量
部分学籍档案管理人员专业能力低下，缺乏档案管理相关经验，业务能力与综合素质不满足工作岗位需要，不了解学籍档案的特征与价值，工作开展主动性低下、创新意识不足[4]，工作效率偏低，在学校领导不重视、档案管理人员专业能力不足的双重影响下，导致学籍档案并未真正发挥出自身功效，管理工作的开展也流于形式。
二、学籍档案管理现存问题的应对之策
（一）提高重视程度，完善规章制度
因各行各业竞争力的加剧使得企业对人才的要求也不断提高，而学籍档案可为企业人才招聘提供参考信息，故而学籍档案与毕业生就业息息相关。高校领导、各部门负责人均应认识到做好学籍档案管理的重要性，增加资金投入力度，配备齐全相关电子设备，为档案管理工作开展创造条件。同时，因高校学籍档案种类复杂、形式多样，牵涉到系、部、实训等多领域，时间跨度大，为立卷归档、收集整理等带来了难度，因此各部门在日常工作中应配合学籍档案管理部门做好档案资料的收集整理，及时将相关学籍信息资料传送至管理部门，确保学籍管理工作有序开展[5]。同时，档案管理部门还应在国家相关法规制度基础上制定出满足学校发展实际的各项管理制度条例，确保各项工作的开展能有法规制度作保障，做到照章办事。
（二）提高纸质与电子档案融合力度，学籍改变应及时更新
档案管理人员需正确认识与处理纸质文件与电子文件间关系，坚持电子文档与纸质文档长期共存原则，加强电子文档管理的同时做好纸质文档收集管理，以便于档案管理工作有计划地开展。故而高校学籍档案管理应坚持两步走战略，第一步是做好纸质档案管理，第二步是做好电子档案管理，纸质档案应及时录入电脑，而对一些具有收藏保存价值的原始纸质档案信息应根据类别给予存放，标注好哪些纸质档案内容仅需短期保管，哪些需长期保管，哪些需永久保管，确保需要时可及时查询使用。而电子档案管理的前提即进行档案信息一体化管理系统建构，当新生刚入学时则进行电子档案库设置，从刚入校报道至毕业整个流程给予规范管理，对于因生病、参军入伍等而需要暂时休学而此后又需要复学，部分学生中途不愿意上学需要退学等情况，学籍资料应及时变更调整。同时，可进行学籍数字信息化查询与使用系统设置，对于保密性不高的档案资料可让学生自行登录系统进行学籍资料查询与使用，提高学籍档案资料使用力度。具体内容包括 ：第一，学籍注册。学籍注册为学生入学时的关键环节之一，学生在入学后可经一体化系统使用校园一卡通或学号输入的形式进入系统，再根据系统提示使用身份证进行身份识别与学籍注册。第二，学籍异动管理。学籍异动管理由教务部门负责，其他部门与各学院配合审核与登记，将教务部作第一级管理，经一体化系统终端进行申请提交，带上相关证明至各辅助办理部门完成第二级别异动，也可由本人在系统进行线上提交得到相关部门的线上审批。这样就可依靠一体化管理系统完成注册至归档的全过程，当学生毕业离校后再根据要求将学生档案信息整理投递至用人单位，使学籍管理信息化程度得到提升。
（三）强化档案管理队伍建设，提升学籍档案管理人员素质
强化档案管理人才队伍建设，注重档案管理人员素养的提升，是学籍档案管理现代化与规范化的关键。高校领导应定期通过多样化方式组织档案管理学生进行岗位培训，促使其掌握计算机操作技术、信息安全管理技术等相关专业知识内容，能够更熟练地使用各项现代化管理设备，进行知识结构的优化调整，成为理论上与实践上的行家里手。同时，应注意学籍档案管理人员综合素养的提升，组织其学习党的路线、方针政策，树立正确人生观与世界观，增强事业心与责任心，自觉做到爱岗敬业，同时要鼓励其多了解学籍档案管理相关法律法规制度，丰富自身知识储备，从而更好地开展岗位相关工作。高校学籍档案管理工作所保存的档案资源内容多，涉及面广，档案管理人员应紧跟时代步伐，结合用人单位与高校发展实际从多方着手转变传统管理理念，加大资金投入力度，注重硬件设备的配备与完善，强化档案数字化管理专业人才培养，引入与使用各种先进的管理系统，必然能确保档案管理工作规范且有序推进。
作者：张振坤 单位：山西大学继续教育学院
