1进行人事档案信息化管理所需系统结构要求
想要实现人事档案网络化进行档案的收集、归档、整理、保管以及利用和转出工作，就必须要求档案数据采用B/S运行模式进行数据集中储存，客户端无须进行任何插件的安装，该系统应当基于档案的业务和信息的自动化处理进行构建，并且集成其他部门的信息系统，达到共享信息资源的目的。由于人事档案需要满足物理归档的需求，所以针对此问题要确保隔离与其他业务系统数据的物理访问和储存。所以可以采用双套制方式进行人事档案工作的操作，确保系统可以同步进行纸质档案和电子文件的归档和整体管理。
2构建信息化人事档案所需要的系统功能
2.1满足人事档案工作全部相关业务
2.1.1建档管理。
构建各级人员的档案的基础数据库，并且对原有的人事档案基本信息进行维护，确保可以统一和集中的对人事档案基本信息进行维护和管理。
2.1.2归档管理。
在获得归档材料后对原有的人事档案中诸如职务、职称等信息进行增、删、查、改等操作，确保与人事档案对应人员的各项信息之间进行同步更新。
2.1.3综合查询检索档案信息。
基于各种查询条件确保系统信息查询功能灵活多样，可以允许用户进行自定义查询，同时系统还需要能够提供跨数据库以及多条件检索等功能。
2.1.4借阅档案。
对于来馆借阅档案人员，系统可以对其进行使用档案信息内容和借阅人信息记录，同时支持查询档案借阅信息，并且对档案借阅信息进行统计。
2.1.5借出档案。
对档案的借出和归还的相关信息进行记录，统计档案借出信息并且提供查询功能。
2.1.6管理档案相关服务。
档案管理工作人员会经常按需提供生日、亲属关系、婚姻状况以及工作学习等各项证明，系统支持对该类信息的记录。
2.1.7盘点档案。
定期核对计算机储存的人事档案信息和档案库的库存实物，参照实际信息对系统中的数据进行处理和修改，并且对档案库中的实物进行清点、核对、修改和统计。
2.1.8处理档案。
若人事档案所属人员出现工作调动、离职、退休、死亡等情况，则需要将其档案转移到其他保管机构或者转存到本档案馆的其他保管地方，并且对其档案储存状态进行改变。系统应当提供代管、遗留、存档、死亡、退休、离休等选项，同时还支持用户进行自定义。
2.1.9转出档案。
系统需要支持对档案的转出，并且要提供对于转出数据的录入处理、实现与其他部门间的信息共享、自生成表格并且允许打印、自动形成回执信息、支持查询和统计转档信息、支持查询和统计转档处理人员信息等。
2.2支持对于档案管理过程中工作过程信息的管理
记录每个工作流程和前后相关的工作过程信息，并且对信息进行管理，确保全程监控执行任务和数据处理的过程，确保随时可以定位所属责任，并且系统可以提供数据的增加、删除、修改、查询、打印、统计和导出等功能，同时还可以对不同的信息使用者指定不同的操作选择。
2.3确保人事档案的信息化管理系统易于维护
人事档案的信息化管理系统涵盖用户管理、单位信息管理、数据库管理、系统日志管理、数据备份和数据同步以及系统帮助等多个功能模块，所以在安装系统应用程序以及放置档案数据库的时候应当有选择的进行，确保所构成的人事档案信息化管理系统易于维护。
3人事档案的查阅
因为人事档案信息实际上就是党、国家和个人的隐私，所以在进行人事档案的查阅和借阅的时候，需要在确保严格执行相关保密法规和制度的前提下尽可能满足组织以及其他方面的利用需求，达到发挥人事档案信息的目的。保障人事档案的完整和安全，避免出现人事档案信息泄露和失密的情况。
3.1人事档案查阅的原则和范围
对于人事档案信息的查阅应当遵守宽严适度、内外有别、灵活掌握、便于利用的标准，从档案使用者角度进行分类，因为人事档案主要是应用于人事工作，是人事工作必不可少的工具和重要依据，所以人事档案管理人员应当对于组织、人事和劳动部门对于档案使用的要求稍稍放松，而对于其他部门在应用人事档案的时候所采取的要求要更加严格；此外，如果人事档案的使用者为中高级干部、有贡献的专家以及学者和知名人士、机要人员等，则需要提高档案使用的要求，而人事档案的使用人员如果是学生、工人或者一般干部，则可以将要求适当放松。
3.2对用户进行权限设定
确保每一个使用系统的用户都可以具备特定的功能权限以及数据访问的权限，对于功能权限的设置需要细化到功能组件级别。对于数据权限的设置应当为目录和全文级别，此外，还应当做好系统备份和数据备份，确保物理归档档案数据。
4总结
人事档案是一个人的客观面貌的反映，涵盖了一个人的阅历、思想变迁、个人表现以及组织评价等信息，对于评价一个人的个人素养以及技术能力是非常重要的，所以应当借助信息技术不断提高人事档案的管理工作效率，最终实现提高人事档案管理水平的目的。
作者：熊秀红 单位：湖北省农科院畜牧兽医研究所