[摘要]底图档案占据档案资料的半壁江山，随着现代科技的飞速发展，先进的扫描、缩微等技术使底图档案的管理更加科学化规范化，可以最大限度地延长底图的寿命，节省库存空间。本文简要阐述了实施纸质底图档案数字化管理的含义、必要性，以及纸质底图档案数字化管理采取的必要措施,以期提高底图档案管理水平。
一、纸质底图档案数字化管理的含义
顾名思义，所谓纸质底图档案的数字化管理，就是指对纸质底图进行快速扫描或是采用数码照相等技术进行的数字化加工处理，将产生的电子数据转变成可存储在光盘等存储介质载体上并可以被计算机识别的数字文本或图像，且可以借助计算机和数据压缩、数据库技术等对其进行有序化管理的过程。实行纸质底图档案数字化管理的目的在于将纸质底图档案信息数字化，使其可以借助计算机和数据库进行管理，并且能够快速准确方便地提供信息化服务，有效保护纸质底图原件，并延长其使用期限。
二、纸质底图档案数字化管理的必要性
企业档案工作要实行信息化管理，实行纸质底图档案数字化管理势在必行。因为传统的纸质底图档案管理模式存在诸多问题，需要通过纸质底图档案数字化来解决，其必要性主要包含三个方面的问题。
(一)保护纸质底图档案原件的需要
纸质底图是晒制蓝图的母版。企业在生产活动中需要反复地调晒蓝图，没有底图就无法晒制蓝图，企业的活动也就无法持续地进行。底图有一个重要的特性即唯一性，特别是过去的底图都是手工绘制的，一般只保存一份。由于现存的纸质底图大部分保存年限较长，部分底图已出现字迹图案模糊不清、纸质发黄等问题，并且由于长期频繁使用，图纸破损严重；特别是晒图机在晒制蓝图的过程中，反复经受高温对底图的损害极大，使底图纸张变脆，图纸内容模糊，严重缩短纸质底图的使用年限。
(二)底图档案数字化利用的需要
底图档案的利用极其频繁而且重复率高，在生产活动中往往一份底图需要晒制数十份蓝图。并且，在设计改造、产品验收、质量评定工作中，都需要频繁地翻阅、调用晒制底图。纸质底图的调阅利用，给档案管理人员的工作带来了很大的负担。因此，传统纸质底图档案的管理方式已经跟不上企业的发展。企业档案管理信息化发展到今天，纸质底图档案数字化已成为现实，为了便于有效地提供底图档案的数字化利用，需要对存量纸质底图档案进行数字化。随着数码晒图技术的诞生和普及，部分企业已经开始实施底图档案数字化晒图，传统的纸质底图晒图技术将逐渐退出市场，这也加速了底图档案数字化的发展。
(三)改进底图档案管理方式的需要
底图档案数字化管理具备管理科学有序、检索准确快捷、查询方便等优点。随着企业的不断发展，部分大型企业的档案室不仅保存的纸质底图越来越多，同时还积累了大量使用计算机绘制的数字底图。在纸质底图和数字底图并存的今天，企业急需改进底图档案的管理方式，实施企业档案管理的现代化，实现纸质底图档案的数字化管理。
三、纸质底图档案数字化管理的措施
(一)档案数字化的基本原则
1.在底图档案进行数字化之前，需制定合理的底图档案数字化的计划和方案，优先处理急需补救的、重要的、利用率高的底图档案。2.在底图档案数字化过程中，应避免或尽量减少对底图档案的破坏，最大限度地保持底图档案的原貌。3.底图档案扫描等数字化加工的各环节都应该详细登记，并进行整理和汇总。4.底图档案管理部门需指派专业人员对底图档案进行数字化加工的管理和现场指导。5.底图档案数字化形成的电子文件格式应遵循企业标准(如中国石油天然气集团公司Q/SY1541-2012)等关于电子文件归档长期保存的格式要求。
(二)技术管理措施
1.底图档案数字化加工技术必须符合国家有关档案数字化技术标准和规范。底图档案数字化加工流程和环节包括档案的整理、录入、扫描、上传、备份、装订、借阅、归还等，每个环节都要做好记录。2.底图档案数字化形成的文件格式，要求底图采用真彩色(24位)图像扫描，分辨率为200dpi-300dpi，最终成品电子文件转换为PDF格式。3.在对底图档案扫描后形成数据进行处理的过程中，要进行图像纠偏处理；图像方向不正确要进行旋转还原；对扫描的图像中多余的边框、黑点之类的杂质等要进行去污处理，处理过程中不能删除档案的内容信息，技术处理后的电子底图要求清晰完整，能真实地反映档案内容。4.底图档案扫描后形成的电子文件应保存到以相应的图号命名的文件夹中，并保持项目题名的一致。对扫描处理后的数字底图档案应使用计算机技术将其导入到档案管理系统中存储，实现网上共享和查阅。
(三)质量管理措施
1.严格加强底图档案出入库登记，做好底图档案整理及检查工作
底图档案的数字化加工，应由档案部门选派专职人员负责底图档案的检查、登记、移交工作。底图档案数字化加工首先要做的是档案出库。在底图档案出库时，需提前检查出库底图档案有无遗失破损等情况。为方便统计和检查档案是否完整，应将档案按照项目编号进行分类，分成若干批次出库。出库时由专职人员进行档案的提取、登记、清点和确认。每批经过数字化加工的底图档案，只有其电子文件通过质检验收后，原底图档案方可归还入库。
2.加强底图档案信息录入的准确性，保证底图档案数据库信息的完整
为保证底图档案数字化的质量，在进行数字化处理之前，需要由专职人员对待处理的底图档案进行整理鉴定，并做出有关标识。主要工作包括：对档案进行分类、检查页号、检查档案编号、整理页面、确认图纸信息等。根据档案著录规范或著录项，底图档案在录入系统时，要求录入的底图档案相关信息内容必须保证其名称和内容的准确对应；同时要保证底图档案项目号的唯一性，以确保扫描处理后的档案数字化信息可以正确导入到档案数据信息库中。
3.加强底图档案图像纠偏处理，确保底图档案电子文件的完整性和准确性
专职管理人员应对各个底图条目和扫描后的电子图像进行质量检查，对条目内容的完整性和规范性进行检查，对质量不合格的条目要督促重新修改后再进行录入。检查扫描的电子图像是否有漏页、错页，页面信息不清晰、不完整、图像倾斜过度等问题，并及时予以改正，确保电子文件的准确性和完整性。
4.加强底图档案质量验收，确保底图档案电子数据库的准确性
对数字化加工的底图档案要分批次进行质量验收。质量检查要做好三方面的工作：一级质检是检查扫描有无缺页或扫描不全；二级质检是检查图像是否清晰，有无多余边框和污点，版面是否倾斜；三级质检是对全局的最终检查。专职管理人员在二级质检时要重点检查电子文件信息是否完整齐全，如发现扫描页不合格要及时改正。对验收合格的底图电子档案要进行备份，充分运用档案管理系统确保电子档案的准确和安全。
(四)网络安全措施
在利用数字化底图档案的过程中，必须加强安全和保密措施。由于数字化底图档案的内容可以在多个载体间进行拷贝、复制。这就对底图档案安全保密管理提出了更高的要求。因此，根据数字化底图档案的这一特性，企业档案管理部门应建立一套完整的管理制度，以防止底图档案信息泄密事件的发生。底图档案管理比一般的档案管理具有更高的保密和安全要求，企业应严格执行底图档案数字化管理中的分级管理原则，根据工作要求对数字底图档案的各类操作设置相应的权限，并对执行人员和工作设备操作情况进行备案，普通用户不能浏览和复制。同时，企业应加强安全保密教育，增强员工的安全保密意识，为底图档案数字化管理和利用创造良好的环境。底图档案数字化管理作为一种新的档案管理模式，在确保安全的前提下将对数字底图档案加以存储和利用，能够有效地促进企业传统档案管理模式向档案信息化管理模式的转变，提高企业档案管理水平。
参考文献：
[1]中国石油天然气集团公司企业标准Q/SY1607-2013档案数字化技术规范[Z].北京：石油工业出版社
作者:范弘磊 单位:中船第九设计研究院工程有限公司