摘要：随着信息化时代的来临，档案处理工作成为行业发展必不可少的一环。在标准化管理模式下，传统的档案处理方法是纸质档案，但是随着科技的发展，档案处理只局限于纸质档案不能满足实际的需要，必须将纸质档案与电子档案实行有效融合，才能实现档案管理的有序性和时效性。本文概述了标准化管理下纸质档案和电子档案各自的特点，纸质档案和电子档案融合的必要性以及纸质档案和电子档案融合的策略，旨在为纸质档案和电子档案的有效融合提供指南，提高档案处理工作的效率。
关键词：标准化管理；纸质档案和电子档案；融合策略
目前，科技的发展带动了信息化的进程，高效准确的处理信息是档案管理的核心理念。合理的档案管理模式能提高调动信息的效率，减少档案管理人员的工作量，为此，在标准化管理模式下，将纸质档案和电子档案进行有效融合才能更好地促进档案管理工作的顺利进行，实现信息的整合和处理，完善档案管理模式。
1纸质档案和电子档案概述
1.1纸质档案和电子档案的概念
纸质档案是以纸和笔作为工具来记录信息的一种档案管理模式，通过用笔在纸上书写信息进行归纳整理编制成册，分门别类地放于不同的书架上，方便日后翻阅查看。纸质档案有多种多样的类型，大致分为公文、文书、手记、册子、书信和图纸等。一般纸质档案都具有一定的年代感和收藏价值，比如古代的文书和竹简、名著等作为纸质档案能更好地体现其价值，不仅经典而且能更好地将读者带入其中，体会文字背后的深层含义。纸质档案作为一种最古老的记录信息的方法，以其直观的方式呈现出来，在标准化管理下是一种最为基本和重要的档案管理方法，为人们所推崇。而电子档案是以计算机为媒介进行信息的存储和整合的一种管理档案的方法，将信息通过文件，图表或数据等电子版的形式存在于计算机硬盘上，使用时输入关键词进行查询，达到大存储和使用方便的目的。
1.2纸质档案和电子档案的特点
纸质档案的特点是直观可靠，但是易破损、不好保管。纸质档案的媒介是纸张，由于风化或长久翻阅浏览等不可抗力因素造成纸质档案保管困难，极易产生页面不完整和信息丢失的情况，给档案管理工作带来一定的难度。因为纸质档案若是损害是无法复制的，即使知道损坏的内容，也不能根据记忆仿造一模一样的。另外，纸质档案也具有保密性，它一般记录的都是最原始的信息，作为保密证据存在于档案库，有着法律效力。电子档案的特点是不直观，集中灵活性、占据空间小和机密性。电子档案一般集中在一个硬盘，占据空间极小，一台电脑就可以实现信息的存储。在信息共享允许的情况下，可灵活地建立连接进行信息的传输，达到高效的信息传递作用。电子档案具有机密性，管理人员设置密保对信息进行保护，保障信息的安全[1]。
2纸质档案和电子档案融合的必要性
根据纸质档案和电子档案各自的特点，可以发现它们各有利弊。纸质档案是档案管理最常见的方式，可是它的管理工作繁重，占据极大的人力和物力，不利于新时代信息的有效管理。而电子档案比较迎合信息化的时代，存储空间小，能满足信息集中有效的管理，而且查询信息的时候更为方便，但是它不能直观地体现信息，无法体现出古色古香的书卷气息。另外，对档案管理工作而言，纸质档案大多适用于历史文化发展的需要，有一定的局限性，会增加档案管理工作的难度，但是电子档案的推崇能很好地解决纸质档案繁重的工作量，能创新性地解决纸质档案的文件查找较难的工作，电子档案作为目前备受关注的一种档案管理方式，受到人们的青睐，但我们也不能抛弃传统文化带给我们的冲击，二者缺一不可。因此，在标准化管理下有必要将纸质档案和电子档案融合起来，以直观的纸质档案和便捷的电子档案双重作用来提高档案管理的效率，科学地来管理档案，不仅能提高信息提取的效率，而且能保障信息的准确性和时效性。在标准下管理模式下，纸质档案和电子档案的完全融合能充分将二者的优势发挥出来，取长补短，不断完善档案管理的全面性和安全性[2]。
3标准化管理下纸质档案和电子档案相融合的策略
针对现行档案管理工作的实际情况，纸质档案和电子档案的融合已经成为时下的必然结果，如何科学合理地进行二者的融合是研究的重点，这就需要我们采取一定的策略来规范二者的使用尺度，保障档案的标准化管理。
3.1构建纸质档案和电子档案一体化
标准化管理下，纸质档案和电子档案都是必要的档案管理模式。对纸质档案进行分类编号放置于不同的书架上，查阅时需要找到对应的书架位置，可能会在寻找书架的过程中浪费一定的时间，在找到书架之后还要仔细找寻所需要的档案，这样就增大了档案查找的难度，是纸质档案普遍存在的弊端。而通过构建纸质档案和电子档案的一体化，将纸质档案根据不同的类型和资源进行编号输入电子档案文件夹中，这样可以在找寻纸质档案之前先通过电子档案查找对应的书架对应的编号，快速准确地找到所需的档案，而且电子档案还可以查找纸质档案中没有写到的相关信息，丰富和完善用户对信息的需求量，综合纸质档案和电子档案的共同作用，实现文件的快速获得和有效利用，让用户在短时间内能更好地调动所要的信息库，而且能够将所需的信息通过电子文件的形式及时传递给其他人，方便了用户的使用和传输。因此，构建纸质档案和电子档案的一体化管理模式，不仅能减少档案管理人员的工作量，而且能对用户提供更为方便快捷的服务。借助一体化管理模式，能让用户和档案实现对接，这样也能促进用户积极地来查找档案，提高档案的利用率[3]。
3.2建立纸质档案和电子档案系统的对接端口
纸质档案和电子档案决不能分裂开来进行档案管理，它们是一个整体，相互之间必须有一定的联系才可以发挥更大的作用。通过建立纸质档案和电子档案的对接端口，可以实现二者之间的档案共存。面对信息量激增的现代社会，没有合适的信息处理系统，是不能实现社会稳定和繁荣发展的，而纸质档案和电子档案通过对接端口进行实时互动，可以准确地了解档案的使用情况，若是出现问题，也可以通过快速查询找到问题所在，有效地解决问题[4]。另外，利用对接端口，可以在档案的保存或者销毁问题上得以解决，通过建立一个档案管理系统，把需要保存或者销毁的档案进行分类整理，电子系统自动提供这些档案详细的文件名、卷号、年份、书架编号、档案页码等信息，管理人员随后根据电子系统提供的信息找到对应的档案，保存的话放在合适的位置，销毁的话放于一处再通过电子档案进行核实，之后进行销毁，在电子档案文件夹下删除档案信息，这样既不会出错，也会大大提高档案管理效率。由此可见，纸质档案和电子档案对接端口的建立，对加强档案管理有重要的价值。
3.3培养档案管理人员对纸质档案和电子档案的业务能力
在制定了相应的档案管理制度的前提下，最为重要的还是要培养档案管理人员自身的业务能力。众所周知，机器永远都是靠人力来操纵的，没有业务能力较高的管理人员，档案就如同一团散沙，很难做到条理准确的档案管理。首先，档案馆负责人要对档案管理人员进行一定的业务培训，让他们了解管理流程和注意事项，树立正确的档案管理理念，要严谨勤快地进行档案管理。尤其是，要针对纸质档案和电子档案的使用对管理人员进行创造性的培训，让他们了解二者之间的优缺点，灵活多变地进行档案管理。最后，定期差专人进行档案管理审核，确保档案工作稳步进行。综上所述，在标准化管理下，提高纸质档案和电子档案的相互融合，能更好促进档案管理工作的有效落实，对国家和社会的发展起到至关重要的作用，是新时代档案管理的主流。
参考文献
[1]庞伟.电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展[J].图书情报与档案管理.
[2]狄强军.浅析纸质和电子档案并存背景下的档案工作策略[J].工作指导，2018(295):87-88.
[3]刘璟琦.试析电子档案与纸质档案的整合管理[J].图书情报与档案管理.
[4]李洪伟.对信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].人资社科，2017.
作者:刘潇 单位:甘肃省标准化研究院
