纸质档案论文范文1
自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传http://播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。
1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异
目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。
电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。
因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。
2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异
当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。
而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、u盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。
因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。
3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异
在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。
而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。
在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强
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对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。
4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异
电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,http://成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。
纸质档案论文范文2
[关键词]电子档案；管理模式；探析
从电子文件诞生开始，在相当长的时间里将会与纸质文件共存于世，它们的共存状态及其原因复杂多样，大体上可以归结为以下两种情形：第一是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，这就是纸质文件的数字化过程。第二是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或长久可读的考虑，又将电子文件转换成纸质文件。我们可以把纸质文件与电子文件的共存状态归结为双套制两种类型。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为双套归档。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。在电子文件与纸质文件的共存状态下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合着相互之间的关系，它们既各自独立，各自发展，又互相依存，互相影响，随时调整着各自的角色与特点，承担着共同的和各自分担的责任。在这种关系中最富于积极意义的是二者之间的互相影响，两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能，提高自身效率。
要使两种载体档案的信息管理融为一体，充分发挥各自的优势，以下工作不容忽视：一是电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系；二是在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项；三是电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度，协调管理。网络技术的广泛应用，不可避免地产生大量电子文件，网络化也是提高计算机管理效率的有效途径，同时，网络化也造成了电子文件与纸质文件共存的局面。档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。传统的档案形式，其信息和载体是不可分离的统一体，而电子档案的产生则改变了这种传统模式，它可以通过计算机网络技术，使档案信息脱离原载体进行传输。这种崭新的传输模式，给档案工作带来了巨大变化，这些变化包括管理、技术、理论及思维四个方面。
1. 管理方面
随着计算机网络技术的广泛应用，新型的电子文件和档案大量产生，各个单位或部门纸质档案与电子档案并存现象普遍存在。纸质档案信息与载体相互依附，内容原始真实，凭证性强，保存耐久，而电子档案信息存储丰富，可与多媒体结合，图、文、声像并茂，形象生动，信息传输迅速、广泛。由于纸质档案与电子档案存在这些不同的特点，对于纸质档案和电子档案，必需采用不同的管理方式。纸质档案的接收、整理、管理以及开发利用，经过多年实践已积累了丰富经验，并建立了一整套完整的业务规范体系，但这些管理体系无法完全适用于新的信息环境。数字档案传载方式的特殊性，决定了对电子档案必需建立相应的管理理论、方法、技术以及法规和制度，这是档案工作者必需深入思考的问题。
2. 技术方面
对现代网络环境下电子档案应用技术的研究，是当前档案工作研究的重要内容。电子档案应用技术是一项综合性技术，它包括传输技术、多媒体技术、数据库技术、网络技术和管理技术，档案工作者必需掌握这些技术的基本理论和运用知识。要从信息学的基本理论来认识电子档案的信息特点和属性，从建设信息化社会的新视角不断调整档案信息内容的资源结构，把档案信息建设融入现代化信息社会建设的整体框架之中。通过计算机网络技术接收档案信息，或采用多媒体技术手段储存电子档案，已成为现代档案工作的重要内容。这种本质性的变化，能最大限度地提高和扩大档案信息传递的速度和范围，给档案工作带来了信息传输快捷、管理方便等好处，同时也给档案工作带来了一系列问题，使档案的原始性、真实性受到了挑战。如何保障电子档案的原始性、真实性，解决网络及信息安全技术问题，是亟待解决的重要课题，虽然国家有关部门已制定了相关管理措施和标准，但在实践中还存在很多问题，要使电子档案信息管理规范化，还有待于档案工作者的不懈努力。
3. 理论方面
对任何学科来说，基础理论研究是该学科的支撑点，档案学也不例外，实践说明，档案学原有理论已不能全面、科学地阐述在社会转型期档案工作出现的新问题、新现象。信息时代的到来，网络化技术的应用和电子档案的产生，使档案工作的对象和环境发生了根本性转变。档案管理流程的重构、馆藏资源组合方式的变革、档案馆工作职能和角色的变化，使档案学体系正在逐步建立一系列新的学科理论。如电子档案学理论，就是对传统档案学理论的继承和超越。/文档一体化0，便是在新的档案工作环境下提出的新理论，是对原有的档案工作模式的一种转变，也是在电子档案学理论基础上新管理模式的一种体现。档案工作新对象、新环境的出现，要求档案学理论也必需不断创新，研究新形势下档案工作出现的新矛盾和新规律，建立信息化社会新的档案学知识体系势在必行。
纸质档案论文范文3
档案是人们在社会实践中直接形成并被有意识地保存下来的物质与精神文化财富。长期以来，纸质文件作为档案的主要载体被保存、利用。当今，随着办公自动化和电子信息技术的发展，电子档案应运而生，形成了与纸质档案共存互动的局面。二者即有区别，又有联系，同时又不能互相取代。
一、纸质档案与电子档案的区别
所谓纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案；而电子档案则是指能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘、光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码系列。二者虽然存储的内容是一样的，但在其它方面还是存在着很多的差别。
1.1载体上的区别
1.1.1载体永久性的区别。纸张的耐久性是指经过很长时间，纸张仍能保持其颜色和耐折度等特性的程度。影响纸张耐久性的因素很多，包括造纸时所用纸浆的种类、胶料、涂料、酸和金属化合物的含量以及存储或使用时的温度、湿度、光照等，即水解和氧化反应。处理好这两个问题，纸质档案的寿命就会大大延长。而电子档案的寿命不仅与其内部诸多因素和保护环境条件有关，更与科技的高速发展有关。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。
1.1.2载体形式上的区别。电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了纸质档案仅仅是单一的纸张为载体的格局。相对于纸质档案而言，电子档案容量大、体积小、可以大大节省库房存储空间，这就解决了档案保存与存储空间的矛盾。
1.2信息形式上的区别
1.2.1信息可控性的区别。电子档案相对于纸质档案而言，可以直接由计算机进行处理，省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活，让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制，将这些信息转换成自己需要的形式；而纸质档案在这些方面不具备这些优点。
1.2.2信息共享性的区别。纸质档案的利用往往受时间和空间的限制，而且为了保护原件不受损害，在一定程度上影响了人们的使用。而电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能。而且一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示，或有多少次被打印在纸上，都不会使它的信息受到任何损失和破坏，电子档案的共享性使得档案可以供所有需要它的人共享，因而轻而易举地创造了解决了可以多人同时、异地共用同一文件的问题，这就打破了纸质档案利用排它性的局限，实现了信息共享。
总之，纸质档案与电子档案之间存在诸多的不同。纸质档案具有的特点是：稳定、永久、静态、不积极、固定的；而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的，纸质档案和电子档案各自的特点表现得淋漓尽致，其区别也就显而易见。
二、纸质档案与电子档案的联系
尽管纸质档案与电子档案之间存在诸多的区别，但同为档案，只要对二者作深一层的分析，便可以从中发现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。电子档案的产生和发展并不意味着纸质档案的淘汰和否定，二者之间存在着很多关联。
2.1档案管理原则一致。我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有指导作用。档案工作的基本原则就是档案工作“实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”（《中华人民共和国档案法》）。同样，在电子档案管理中一样也要很好地遵循这一原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。
2.2档案归档范围一致。电子档案的归档范围，同样要参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其它有关科技文件、专门文件归档范围的规定。由于电子文件的特殊性，除具有查考利用价值的电子文件需归档外，和它有关的纸质文件同样要归档。与电子文件有关的各种纸质文件主要包括两方面内容：一是产生电子文件所使用的计算机硬件说明文件，如计算机技术说明书、图纸、使用说明书、操作手册等；二是在电子文件形成过程中产生的纸质文件，如系统设计任务书说明、技术鉴定材料等。这些文件与电子文件的正常运行具有密切的联系，不可忽视。
2.3档案保管目的一致。众所周知，任何文件保管的最终目的都是供人利用。因此，电子文件和档案的保护观念，首先应该是如何保护所存信息长久或永远的安全可用。大家都知道电子文件的载体脆弱、寿命不长，而要长期或永久保管就有必要将电子文件的信息内容在纸上或缩微片上制作拷贝。同时，电子档案是伴随着计算机技术产生而产生的，发展时间不长，其保管技术起步不久，非常不成熟，存在多方面的不足；而对纸质档案的保管已有悠久历史，已形成了一套完整的管理体系，其保管技术也较成熟。在这一点上，电子档案的保管技术在一定程度上必须依赖和借鉴纸质档案的保管技术和经验。
三、电子档案不能取代纸质档案
正因为电子档案有其它档案不具备的优点，从而在当今档案界中，出现了“电子档案热”的高潮，甚至产生了电子档案将完全取代纸质档案的论调，认为在“电子档案热”的今天，没有必要对纸质档案进行管理和研究。那么，在现实情况中是不是真的如此呢？笔者认为，至少我国目前，甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的。电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性。
3.1不稳定性。由于多种原因，电子档案在利用过程中其信息内容和载体是不稳定的。保存在计算机中的电子档案还会因计算机中毒和设备故障，会破坏电子档案内容。当电子档案在库房保管时也会无意受到损坏，保存电子档案的光盘、磁带、磁盘等一旦受到外界强磁干扰，或因存储库房的温湿度的变化，都会导致档案内容的丢失和损坏。档案的本质属性是原始记录性，电子档案因其便于修改、拷贝和难以防伪的特点，容易使人们对电子档案的原始性失信任，而纸质档案的原始性更具有说服力。
3.2不独立性。电子档案是具有保存价值的电子文件。与纸质档案一样，它是文件存在的一种形式，是信息与载体的统一体，同样具有物理实态的特征，是形成者真实活动的记录，具有参考与利用价值。由于电子档案是通过计算机录入制作生成的，所以必须借助于计算机解码转换成人们可以识别的符号后，才能为人所用。这种对计算机的依赖性和不可识别性，与传统的纸质档案在载体质量上有着根本的不同。纸质档案是采用人工可识读的记录符号，人们可以直接识别出来。从档案保护和档案工作的角度讲，纸质档案更具有科学价值和保存价值。从某种意义上讲，纸质档案本身不仅承载着历史，也代表着一段历史，这一点是电子档案无法替代的。
3.3不安全性。电子档案的共享性，使电子档案在利用过程中会涉及一些权益方面的问题，如利用者的信息权、文件内容涉及的隐私权、档案文件的公布权等。档案有其一定的机密性，而电子档案在其保密上存在缺陷。电子档案的共享利用使-些机密文件，甚至关系到国家、社会利益的重要文件容易泄密，从而带来无可估量的损失。另外，如果个别人别有用心，想修改电子档案的内容可以说是唾手可得，其信息内容很容易被修改和被破坏，而且不会留下任何的蛛丝马迹。而纸质档案是不易修改的，就算是进行了修正和篡改也会很容易的被识别出来。
3.4不完整性。电子档案内容的完整性很难保障。电子档案经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息缺失；电子档案结构复杂，储存方式多种多样，也易造成信息的缺损；电子档案的背景会伴随文件处理过程而不断累加，形式多样，存储分散，往往致使电子档案来龙去脉不清，容易丢失数据。而纸质档案的完整性比较容易得到保证，只要在保管过程中做到纸张完好无破损，就可以保证档案信息内容的完整性。
四、正确处理好电子档案与纸质档案的关系
随着当前社会知识经济、信息时代的飞速发展，各种电子信息载体应运而生，人类社会既然已经顺应历史潮流经历了电子时代，那么它就应该留下这个时代的印记，就应该和这个时代共同发展。从这个意义上说，电子档案是在人类社会发展历史进程中的必然产物，并以它特有的方式，发挥着自己的优势，和纸质档案一道为人类社会提供服务。
目前，电子档案与纸质档案并存的格局已经形成，对电子档案和纸质档案进行共同管理，对档案工作者来说是一个新的课题。
所谓电子档案与纸质档案并存，就是指在同一个档案馆（室）内，归档的同一种档案信息内容，在较长一段时期内，既要保存电子档案，又要保存纸质档案。就是在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存。继续用传统的文件形式来保持其原始性、参考性和凭证性，或是把一些利用频繁需要传输联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
两种不同载体的档案有着各自的特点。既有相对性和独立性，又有统一性，二者相辅相成，优势互补。因此，我们在具体的实际工作上，既要坚持档案管理的基本原则，又不至于将纸质档案的理论、方法生硬的套搬于电子档案。基于这样的出发点，我们随着科学技术的发展，创建电子档案的管理理论、方法和技术，不盲目地仅仅是将纸质档案制成电子副本，造成不必要的财力、物力的浪费，这样才有可能在电子档案大量涌现时，真正做到既重视电子档案，搞好电子档案的管理，又能正确地对待纸质档案，使其继续发挥应有的作用。只有使二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为社会服务。
纸质档案论文范文4
关键词：信息化；纸质档案；电子档案
电力企业尤其是电力设计院中大量的档案，既是企业知识的积累，资产的凭证，更是企业经营的依据。随着电力企业的不断发展壮大，日积月累的大量纸质档案作为企业宝贵的资产，如何通过信息化进行合理有效地管理，成为摆在我们面前的紧迫任务。
档案信息化建设，是档案管理模式从以档案实体为重心，向以档案信息为重心的转变过程。是档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发以及利用的过程[1]。在我国，数字化（digitization）是指“用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程”[2]而澳大利亚则是使用另一种包含性概念，将档案数字化作为文件“转化”的一种形式，其所定义的“转化”（conversion）意指“将文件从一种介质向其他介质或从一种格式向其他格式转化的过程。例如将纸质文件微缩或数字成像，或者改变属性设置”。澳大利亚所定义的概念，正是我国电力企业档案信息化所要执行的工作。本文将分三点对电力企业档案信息化发展工作进行分析。
1、纸质档案与电子档案并存发展的客观性
以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，是档案信息存储的传统与现代化标志。
纸质档案作为传统的档案介质，长期以来被人们作为主要的信息载体所使用。它具有较强的原始记录性，能客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的原始凭证功能。同时，它作为档案信息的主导存储介质，具有耐久性。美国国家档案局在对30亿页处于危险状况的纸质档案，研究确定其保护措施时，数十位专家对5种常用介质（磁性材料、光盘、电子文档、纸张、胶片）进行论证，最后结论是纸张、胶片是最适宜档案文献的长期保存。
具有保存价值并已归档的电子文件称为电子档案。电子档案的存储具有高密度性。其存储量大大高于过去的各种信息介质，能减少了档案的存储空间，对于电力企业，尤其是电力设计院来说无疑是非常有效地存储方式。另外，电子档案具有高效的信息共享性。然而，电子档案的使用又具有一定的局限性，电子档案的管理要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统。只有借助计算机解码，才能转换成可识读的记录。
根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案需要互相依存，相互兼容，协调发展。然而，纸介质与磁介质双轨制的收集、整理、编目和保管，将会给档案工作者带来双倍或超双倍的工作量。所以，要在两者之间找到相应的工作重点，在合理管理纸质档案的同时，大力发展电子档案，以提高工作效率，更好的服务于企业各项工作。
2、电力企业档案信息化得必然性
如上文所论述，电力企业档案室内存在大量纸质档案，检索费时，存储空间大，维护不方便。随着电力事业的飞速发展，形成的工程档案数量大，内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案资料管理收集工作带来一定难度。此时，档案库存爆满、档案价值鉴定标准不一、档案整理方法复杂、档案检索利用困难等问题都逐渐凸显。在这样的大前提下，
建立一套从档案的收集、整理、到检索的电子档案管理体系是目前电力企业档案管理所要解决的迫切问题。
3、并存时期档案管理策略
3.1建立电力企业工程档案信息化全过程管理体系
电子档案的管理工作与纸质档案以卷盒和柜架为装具的机械整理方式不同。他需要档案部门深入到企业信息集成系统中去，从产生电子档案的源头就行使档案的监督指导职能。电力企业档案部门应摆脱原有的被动工作模式，找准为企业服务的切入点，在各个系统的设计和运行过程中就加入电子档案的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。电力工程档案随着电力建设项目的开始而建立，又随着电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。在这一过程中，档案管理部门也应与之同步。并做好相应的协调工作，利用网络化、信息化等手段，在档案的传输、归档和利用过程中，减少重复劳动出现的可能性。
3.2 加强档案管理人员培训机制
管理，最终要落实到人员。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作，面对现代化技术而形成的新型载体档案，对档案专业人员的素质提出了更高的要求。除了需要具备相应的专业知识外，还要具有计算机知识和外语知识。档案管理人员也需在实际工作中总结经验，并以此建立相应规范的管理体系，从而促进电力企业档案管理的规范化。
3.3健全电力企业档案管理信息化制度
要使电力企业档案管理信息化工作有序进行，就必须建立一套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度。对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制等提出具体要求。
综上所述，在现代信息技术发展的大前提下，新型载体档案取代传统形式的纸质档案是未来档案管理工作发展的趋势。在此形势下，电力企业纸质档案的功能将逐渐转化为资料的存档，强调其历史性与原始性。而电子档案则具有更强的实用，可以很好的联系电力企业各个部门之间的关系，并以此提高工作效率。同时，电力企业档案管理部门需要进一步建立完善的管理体系与制度，平衡两者关系，以加快电力企业档案管理工作的前进步伐。
参考文献：
纸质档案论文范文5
论文关键词：档案；信息化；档案管理
一、案例介绍
案例1：2007年，辽宁省d市三道沟乡发生一起人身触电事故，造成一名攀登变压器台的6岁儿童死亡。供电部门拿出了2000年与这个变压器台的产权单位所共同签署的《供用电协议书》的证据，内有“变压器归产权单位管理并使用”的字样。经法院几经审理，而最终裁决该乡供电所不承担赔偿责任。
案例2：2008年，辽宁省f市一家企业发生债务纠纷，法院一审裁决其担保人——f市供电部门承担连带责任。在二审辩论中，f市供电部门法律人举出担保事宜已于2006年转给另一企业的书面证明，法院二审裁决f市供电部门不承担责任，而追究新的担保人的责任。
案例3：2010年，辽宁省t市职工王某与单位发生劳动纠纷而上诉劳动争议裁决机关，由于单位出具的证据仅属于在单位网上公布的电子文件，缺少加盖的企业印鉴，缺少企业法人的亲笔签名，并没有形成纸质文件，劳动争议裁决机关不认定其电子文件的法律效力，不能作为证据使用。
二、档案信息化概述
档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒事业，档案工作深植于人类社会的活动，当然包括企业单位的活动，与社会进步与经济发展同步，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥越来越重要的作用。
进入新世纪后，我国的信息产业乘上了高速列车而得到快速发展。档案管理工作同样表现出信息化趋势，档案的收集、整编、管理、使用，更多地体现在自动化、实时化、网络化上，不仅减轻了档案管理人员的工作负担，而且检索查询更为方便，一般都可在内部网络上完成，无论是在时间还是空间上都显得非常简洁。
为了有效地开发、利用档案信息资源，除涉及机密的档案之外，其余档案资源可以通过信息化处理上网传递，资源共享，以便得到更加充分的有效利用，更好地为企业建设与发展服务。这是无可非议的创新之举、改革之举，也是不以人们意志转移的客观规律，是档案管理现代化的有效途径和发展方向。这就是档案信息化的基本概念。
所谓信息化档案则是将档案实体信息化、电子化，提倡无纸化办公，全部档案将在电子计算机系统中产生、传递、储存并使用。它的要害是取消纸质档案，档案没有原稿，文件原稿的责任者签字都在计算机上完成。
三、档案信息化决不等于信息化档案
笔者认为，档案管理工作具有严肃性、严谨性和保密性的特征，档案信息化只能是为档案管理工作服务的一种工具、一种手段、一种方式，而决不是档案管理工作的最后归宿，档案信息化与信息化档案虽然有一定的联系，但归根结底还是有着本质的区别，不能混为一谈。不应该也不可能把档案管理通通归结到信息化档案唯一途径上，也就是说档案信息化决不等于信息化档案。在档案管理工作中，片面地强调无纸化办公，取消纸质档案的作法弊大于利，不可盲目地宣扬和全部推行。理由如下：
1.取消纸质档案（含文件没有原稿、原稿上计算机字体签名）无法律依据
电子文件、电子档案尚待国家正式立法，国家档案行政机构缺乏档案无纸化规划、设计和规范，目前只能对纸质文件成为制度上法律上的选择，也就是说法律还没有承认电子文件、电子档案其原始性、真实性、可靠性、权威性。立法是一项严肃的政权行为，必须按照严格的法律程序进行。如翘首以待的《电力法》的修改经过了比较漫长的时间，也得到了专家和业内外人士的首肯，然而至今仍未正式提交人大常委会审议。至于电子文件、电子档案何时立法、何时颁布，难以估计，所以在现行法律尚未认定电子文件、电子档案的法律效力、废除纸质档案的情况下，绝对不可以用电子文件、电子档案的替代或取消纸质档案。据了解，尽管无纸化办公喊了这么多年，也做了多方面的努力，但是目前全国尚未有一个行政机关和企事业单位实现了真正意义上的无纸化办公和无纸化档案，相反随着事业的发展，办公用纸量却是越来越大。所以，无纸化办公和无纸化档案只能是一种可望而不可即的美好愿望，还是应该实事求是，以正视现状为好。大力鼓吹甚至强行实行无纸化办公和无纸化档案，要么是不懂得档案管理工作的方针、政策、原则、方法和要求，要么就是凭主观意志的盲目指挥，要么就是不顾现状的急于求成。
2.档案是信息，但信息不一定是档案，档案和信息的定义有原则的不同
档案是工作中办理完毕的经过科学分类整理的文献。信息是根据工作需要购买、索取或在网上传递的参考资料。档案是真实的历史记录，具有法律效力的证据，而信息却没有这方面的要求，所以档案的信息化决不是将档案置于信息的地位，只是在网络技术上的一个名词而已。信息理所当然地要实现信息化，但档案未必要完全实现信息化档案，它可以存在于多种形式之中，信息化仅仅是其中的一个方面。
3.纸质档案明显的具有原始性、真实性、权威性的特点
正是纸质档案的特点决定了它是不容修改的，而信息则可以利用电子计算机等设备任意移植、嫁接、拼凑、修改，电子文件、电子档案虽是名义上的档案，却具有信息的特点，其原始性、真实性、权威性难以考证判断，一旦出了本单位的大门，则难以认可。至于近年来兴起的电子印章，有的人也对其充满了不确信感，这就不足为奇了。在国家及行业已经颁布的电子文件管理的国家标准、行业标准中，明确规定必须实行电子、纸质形式的双套保存，即“双套制”机制，这不仅是一个单纯的技术解决方案，而是一个不容动摇的制度化方案。
4.纸质档案寿命较长，可以长久保存、长久利用
虽然纸质档案偶然也会发生病虫害，但是现代科学手段（技术或药物）完全能使安全问题得到控制、预防，从而保证了纸质档案的安全长久保存。而电子文件、电子档案则寿命较短，难以长久保存、长远利用。计算机软件打不开，内容不能读取的现象屡屡发生，至于硬盘中丢失或被修改的事情也绝非鲜见，更不用说遭到“黑客”的侵袭以及病毒的感染，使人提心吊胆，防不胜防。有人说：“将电子文件、电子档案刻入光盘，可以永久保存”，经有关专家论证，至今也没有定论，但大部人认为，即使是光盘寿命也并不长远，也不能永久保存。所以，妥善保存完整、准确、系统、规范的纸质档案，在一个相当长的历史时间内，仍然是安全、长久的有效办法。
5.从档案管理的法律法规上，纸质文件仍具主导地位
《档案法》规定档案管理要标准化、规范化、现代化，是指档案管理要创新观念、创新机制、创新手段，充分利用现代化新设备、新技术、新材料、新手段武装档案管理，并不是不要纸质档案。档案管理创新的根本原则是不能违背现实社会和现实法律的规定，如果背离了这项根本原则肯定是行不通的。再从《保密法》分析，涉及秘密的档案不宜上网（指局域网）公开传递，如果涉及秘密的档案不能上网，则电子文件、电子档案就不完整，不完整的档案，就不可能准确、全面的提供有效利用。这样就违背了档案管理必须完整、准确的基本要求。增强档案安全意识，是档案管理工作历来所坚持的方针，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。所以档案管理的改革是一项严肃而又慎重的大事，不可掉以轻心、马虎从事，必须以积极、慎重的态度严肃地对待档案管理改革工作。历史在前进，档案事业也要持续稳定的健康发展，才能跟上时代前进的步伐。
当然，以上仅仅是在分清档案信息化与信息化档案的基础上，从不能用取消纸质档案而进行论述的，笔者的观点是档案信息化不等于信息化档案。实际上并不是否定电子文件、电子档案，更不是否定档案管理的信息化。
应该说，档案信息化管理是档案部门的一项基础性业务工作，是档案管理向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举，需要从各方面予以重视，从基础建设、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等方面予以加强。
纸质档案论文范文6
关键词：水利工程，纸质档案电子化，电子化过程
1、纸质档案电子化的意义
所谓纸质档案电子化就是利用现有高科技手段将纸质档案信息作电子化处理，生成电子文件进行存贮，采用计算机档案管理系统进行管理和开发利用。目前，我院所保存的大多数水利工程档案信息形态主要以纸质载体形式存在，虽然其信息可直接读取，易于保持其原始性和真实性，但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差，并且还面临着人为和自然因素的损毁。而纸质档案电子化以后，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。
纸质档案电子化能有效地保护纸质档案原件。在我院现存的档案中，可在利用过程中，有的仍然采用直接提调和查阅的使用方法，既不利于原件资源的广泛利用，又影响其使用寿命。而对那些需要长期或永久保存的重要档案，可以用数据备份的方法制成多份电子化副本的备份分地保存，这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至遭到毁灭性的破坏。
纸质档案电子化能改善档案的利用方式。纸质档案原件的电子化副本以其积极的、动态的特性改变了长久以来的档案利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。免费论文参考网。利用者可以不用到档案室来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案室内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。
纸质档案电子化为档案走向数字化管理打下坚实的物质基础。免费论文参考网。数字化档案管理无疑是未来各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的电子化特征是肯定的，传统纸质档案的电子化将是其“馆藏”的重要组成部分。
2、水利工程科技档案的电子化过程
2.1科技档案电子化的原则
为保证电子化科技档案的质量，在电子化过程中，我们应该坚持以下原则[1]：真实性、完整性和有效性。
真实性。真实性指按规定对电子化后电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成前的原始资料一样。只有真实的资料才能正确的反映水利工程，指引我们得到正确的研究结论。错误的资料，则会误导视听，导致对水利工程上的偏失，不真实的资料，比没有资料更可怕。
完整性。论文格式。完整性指电子化后电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。如果资料残缺不全，就有可能犯以偏概全的错误，甚至失去研究价值。
有效性。有效性指电子化后电子文件具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
2.2文字资料的电子化
文字资料的电子化主要分文字整理、文字录入、文字校核三个步骤。
首先，要将所要电子化的文件重新整理，把字数较少，文字清晰可辨的水利工程文件归为一类；把字数较多，文字有些模糊或是纸张已经破损致使文字缺漏的水利工程文件归为一类。也可将平时查阅次数较多的水利工程文件归为一类，查阅次数较少或是鲜有查阅的水利工程文件，以达到分清主次，突出重点。
其次，就是文字录入。此环节为文字资料电子化的重点步骤，应认真处理。字数较少的文件可以采取人工打字录入。字数较多的文件建议采取OCR（光学字符识别技术）处理。它通过光学扫描仪和计算机的配合，经OCR软件将图像数据进行运算分类后，将图像数据转化为计算机内码，可以极大减轻数据录入工作的强度，提高数据录入的速度。论文格式。处理方法为先将文件用扫描仪扫描得到一个影像文件，然后用识别软件（作者使用的软件为汉王）进行识别，之后就能得到一个文本格式的电子文档，最后就可以进行保存。此项技术对打印的文件识别精度很高，对手写文件识别精度一般。
最后，就是文字的校核。对于录入的电子文档，应找专业人士进行校核。校核的内容包括：文字的正确。应检查人工打字是否有文字输入错误，应检查识别处理文件是否有没有识别的文字，是否有识别错误的文字。文字的规范。老的科技档案字体不是很规范，有很多繁体字、简化字及以前应用的术语文字，这些都应该进行核对，应尽量使用简体字、规范字和现用的术语文字，以免今后使用中出现概念问题。免费论文参考网。还应注意一些缺损文件的缺字问题，应及时查漏，请有关专业人员进行核实。
2.3图纸资料的电子化
图纸资料的电子化与文字资料的电子化步骤相似，但其具体的操作程序较文字资料的要相对繁琐一些。论文格式。
首先，将各种需要电子化的图纸分类。将一些能够清晰辨认，图纸没有损坏的图纸资料归为一类；将基本能够辨认，但有些地方需要补充的图纸归为二类；将已经不能够完全辨认或破损严重的图纸资料归为三类。这样一来，就能够将不同种类的图纸进行不同程序的操作，有助于节省时间，提高效率。
其次，就是图纸的扫描与补充工作。将图纸直接用扫描仪进行扫描，在扫描的过程中，要保存原始比例，切勿自由缩放，缩放容易引起原始资料的失真。扫描之后形成电子格式的图片。检查一类图纸的扫描状况，如果效果能够达到查阅要求即可。二类图纸由于可能缺少一部分的信息，固应进行一定的处理，可以用图片修改工具进行补充完整，以满足原图所要拥有的各项基本要素。三类图纸扫描之后的图片处理起来就比较复杂一些，需要专门的图片处理。可以找专业的描图人员将扫描图片用软件进行原图勾描，将破损的地方及模糊不清的地方以正确的理论及方法进行人工补充，但一定要尽量保存原图的信息，有改动的地方或根据图纸情况自行补充的应及时向专业人士或负责人员进行询问汇报。完成电子化的图纸可以进行
最后，就是电子图像的校核。这一环节关系到今后电子图像的可用性，所以务必要细致的检查每一张图片与原图纸的匹配程度，尽量达到100%相同。有些原图纸已经无法再进行查阅复制的，可以将电子版的图纸重新打印成底图，方便今后的工作。
2.4电子档案的管理
建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。
积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
封存的电子档案不得外借；利用时使用复制件；查阅应在许可范围，并遵守保密规定；联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。
参考文献：
[1]赵志刚,孙金凤,王志才.归档纸质文件整理与电子文件配套管理业务问答[M].吉林:吉林省档案局.2002.
[2]国家档案局.中华人民共和国档案法实施办法.1999.
