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现状分析
保证城建档案完整、齐全、系统移交，依靠的是法律、行政、经济三位一体的制约保障手段。但在具体执行时，往往难以取得较好的效果。一是法制手段不完善。经过多年的法制建设，档案法制体系已初步构建，但细化不够，可操作不强。国家有关档案法规比较宏观，强制性较弱，只规定了程序过程，而对令不行、禁不止的行为监管处理办法相对欠缺。据笔者多次调研考察了解，内地很多省市地方性城建档案法规尚未跟上，针对性不强，执行档案法律法规力度较弱。二是行政手段不过硬。一方面，依赖建设行政主管部门以及规划、质监等部门支持把关。虽然能取得一定效果，但由于体制上的不足，容易出现工作断链和漏洞，监管责任不清晰，容易出现推诿扯皮现象；另一方面，城建档案部门自身行政职能。据了解，湖南省内大多数城建档案馆尚未加挂“城建档案管理处”的牌子，不具备行政管理职能和执法主体资格。
加挂了牌子的城建档案部门又往往因为人员配备、执法经验以及体制阻力等原因不能充分行使行政职能。同时，城建档案部门是否应具有行政职能在业界意见不一。如瓦房店市档案局认为，城建档案馆是一个文化事业单位，不具备行政职能的基本条件。事实上，这也是大多数城建档案部门尚未加挂“城建档案管理处”的主要原由。由此来看，在城建档案发展中“行政职能部门”给“文化事业单位”的让位，也逐步佐证了城建档案应注重的是其实效价值，而非其行政执法功能。目前，一些建设部门实行了联动机制，对移交城建档案在程序上进行了进一步理顺，迈出了规范治档的一步，但要把城建档案的依法管理与衡量工程质量的优劣挂钩，作为其重要参考数据之一，笔者认为还有很多工作要做。三是经济手段不长效。经济手段一度是最重要的城建档案保障手段，即建设单位交纳一定档案押金。对确保档案的移交具有一定作用，但其弊端也显而易见，如占用建设资金，对重点工程和边施工边报建工程的档案报送缺乏制约等。上世纪九十年代，国家已取消档案保证金的收取，经济手段不再存在。
当今城市快速发展，社会对信息需求具有广、快、精的特点。城建档案信息量大、类别杂，必须实行标准化、信息化管理才能适应社会的需求。国家档案局办〔2010〕116号文件明确指出，数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他单位的共同参与，是一项长期的工作任务。建设数字城建档案馆必须要大量资金投入，这个过程不像建设项目那样能很快看到立竿见影的成果。一些单位负责人缺乏长远眼光，不愿投入足够的人力、物力、财力，档案经费紧张，管理和开发利用设施落后，还停留在计算机应用初级阶段。同时，档案宣传、调研工作也难以开展，社会对城建档案部门了解甚少，一些服务对象不知道到哪个部门查阅利用档案。此外，一些重要档案信息更新慢，与现状不符，服务被动，利用有限，难以满足社会需求，如城市地下管网档案等，不能发挥城建档案信息的优势。反过来，利用率的低下又严重影响了城建档案部门的口碑和形象，造成一种恶性循环。
对策措施
笔者认为，要增加城建档案事业的动力与活力，确保与城市建设、经济建设协调发展，当务之急是要加强以下几个方面的工作：加强配套法规建设，完善档案法制体系依据《档案法》、《城乡规划法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，借鉴沿海城市做法，结合本省实际，可由省人大或省政府制定《城建档案管理办法》、《建设工程档案专项验收认可办法》、《城市地下管线档案管理办法》，各地州市也可制定一些政策措施，注重针对性、配套性和操作性。一是应明确城建档案接收范围。城建档案的范围和城建档案馆的接收范围必须明确界定，同时明确规定城建档案的归档时间和报送要求。二是应明确城建档案机构行政职能和行政执法资格。赋予城建档案业务指导、行业管理和监督职能。明确城建档案经费纳入城建经费年度计划，特别是《数字城建档案馆的建设》要立项，列入年度预算。三是城建档案法规应列入城建法规体系。即在规划、工程质量、房地产等法规中体现城建档案要求，明确城建档案的执法条款，明确城建档案执法人员职责和处罚细则。建立档案领导机构，理顺行政管理机制一方面，组建综合协调机构。
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关键词：毕业论文；教学档案；归档管理；过程管理；服务流程
1引言
2018年8月，教育部《关于狠抓新时代全国高等学校本科教育工作会议精神落实的通知》，明确指出要坚持问题导向，切实提高毕业论文（设计）质量，加强对选题、开题、答辩等环节的全过程管理。毕业论文指导环节是运用书本知识和技能进行创新创作的过程，是独立意义上的承担科研项目或企业课题的起点，是应用型本科高校人才培养的最后和关键一步。[1]在毕业论文指导环节，以需求为导向强化教学档案的信息化管理和利用，能够提高毕业论文质量，进一步实现高校档案教书育人的价值和功能。
2目前高校毕业论文归档和利用现状
2.1非纸质化的分散状态
目前，毕业论文相关文档包括题目任务书、开题报告、论文、保证书、质量评价表以及答辩记录等已经不再是纸质版，而是采用电子版，因没有统一进行信息化归档管理而处于分散状态。从教师利用的角度看，论文题名的采用专家人工审核方法，不仅工作量大、效率低下，也不准确。从学生利用的角度看，归档不完整导致毕业论文低层次重复，难以在原有的基础上提高。
2.2毕业论文创新型题目偏少
以郑州航空工业管理学院2020年计算机科学与技术专业262名学生的毕业论文题目为例。应用类题目是主流，而理论研究的题目偏少，创新型题目更是少之又少。研究领域主要是网站类，所占比例高达81%，如图1所示，毕业论文题目分布不均，低层次题目比较集中，是造成毕业论文质量较低的主要因素之一。
2.3毕业论文指导过程无人监控和监督
目前，毕业论文指导过程规范程度不高，多数还处于无序状态，监控和考核环节不连贯，甚至匮乏。专业负责人收集材料时的督促工作也缺乏制度设计，论文指导质量完全依赖教师的责任心。对于学生来说，由于没有过程考核，部分学生会以各种借口如考研复习、实习工作等不参与指导过程，导致毕业论文流于形式，最终设计作品和毕业论文质量普遍较低。
2.4归档工作缺乏信息化支持
教学材料整理归档工作需要信息化手段支持。毕业论文指导过程形成的材料较多，包括任务书、开题报告、论文成稿、查询报告、承诺书、质量评价表、答辩记录、答辩组评价表等。从学生到指导教师，到答辩组教师，如有更新，则需要重复这个过程。这些材料收集整理和归档工作量大，如果采用教学档案管理系统则会减少很多中间环节，大大提高工作效率。
3教学档案管理及服务对策和措施
3.1构建面向毕业论文指导的归档管理模块
（1）建立毕业论文题目管理模块。对毕业论文题目进行信息化管理，为教务、指导教师和学生提供相应的服务。（2）建立毕业论文过程考核模块。让教师的指导、学生的参与可见，方便督导督促和检查。（3）毕业论文文档归档和查询模块。主要负责毕业论文整个过程中产生的文档资料如任务书、开题报告、论文一稿、二稿、终稿、报告、承诺书、教师质量评价表、答辩记录、答辩组评价表等的归档，同时提供查询功能，方便查阅和再利用。（4）其它功能。如学生成绩录入，教师工作量核算，毕业论文质量分析等。
3.2建立毕业论文指导环节的教学档案服务流程
（1）选题管理的档案服务流程。运用优化的教学档案管理系统实现毕业论文题目管理，在题目对比查询、题目专业吻合度核验、选题难度与宽泛度指导等方面提供有效的档案咨询服务，以有效解决毕业论文题目出现的各类问题。（2）指导过程的档案服务流程。毕业论文指导过程管理不规范和缺少过程管理会导致论文撰写进度和质量无法保障。[3]利用教学档案管理系统服务过程化考核工作，可以有效支持全过程跟踪、随时督促、专家随机抽查等工作，促进毕业论文指导质量的提高。（3）质量保障的档案服务流程。毕业论文指导环节的人工管理模式效率低下。建立质量保障的档案服务流程，可以应对论文答辩阶段的各类问题，通过系统直接反馈和修改直至完成，以避免以往由答辩组到指导教师再反馈学生的循环重复过程。这种教学档案的线上式服务，可以减少中间环节，提高效率和质量。
3.3建立毕业论文结束环节的教学档案归档流程
建立教学档案归档流程，在毕业论文指导过程结束时，实施教学材料的线上归档管理，辅助毕业论文和毕业设计情况的分析总结，为下一届毕业论文指导提供档案服务。总之，建立和改进教学档案管理系统和服务流程，可以提高毕业论文选题、考核、监控、提交等指导环节的效率和质量，为高质量的人才培养提供档案管理和服务支撑。
参考文献：
[1]时翔,耿庆博,顾佳明.应用型高校毕业论文质量考核探索[J].中国现代教育装备,2020(04):75-77.
[2]靳晓慧.地方高校教学档案管理促进教师专业化发展的策略研究[J].档案管理,2019(03):90-91.
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造成城建档案质量问题的原因
城建档案是以某个建设项目或一个单位工程为独立对象，是每个项目或单位工程建设活动中产生的文件材料，其中包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收等部分，每个部分又包括多个归档文件，少则四五项，多则二十几项。如工程档案C类施工文件的内容由八部分组成：C1管理资料；C2土建工程施工文件（也可称建筑与结构工程施工文件）；C3给排水、消防、采暖、燃气工程施工文件；C4通风空调工程施工文件；C5电气工程施工文件（含消防电）；C6电梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每个部分又由具体的文件图表组成。数量大，使得城建档案的整理工作量极大。由于成本相对较高，这类档案又不可能完全使用标准的档案用纸。另外，建设工程是一项特殊的生产，建筑实体庞大且固定，工程环节多，涉及面广，因而档案会有相对较长的形成周期。所以在漫长的形成周期内，对于纸质档案如不严加保护，高质量的建设工程档案是难以保证的。
施工、监理部门“只看工程，忽视档案”的工作方式也为城建档案质量问题埋下了隐患。有些施工、监理公司没有专业的建设工程档案技术人员进行管理，公司为节省开支，选择技术员作为兼职档案员负责档案工作，不仅工作量大，而且不够专业。加之，档案的形成阶段主要在施工、监理部门，这些单位或部门如果不注意档案保管，没有科学地填制相关表格文件，那么形成的档案往往不符合国家统一标准，不利于城建档案馆（室）的长期或永久保存。
现今各地城建档案馆（室）都相继成立，由于组建工作刚起步，专职人员较少，多为科技档案或是质量监督站人员兼职管理，专业人才太少，不利于城建档案管理工作向专业化方向发展。另外，在档案员报送档案时，由于档案数量较多，而城建档案工作人员较少，在具体核查时，存在一定的工作缺陷，档案员的疏忽可能造成档案缺项、顺序颠倒，加之城建档案工作人员数量少、档案内容太多，有些问题在接收档案时并未及时发现，整理时才会暴露问题，但此时的报送手续已完毕，无从追补。
提高城建档案质量的对策
基于上述影响城建档案质量的三点原因，笔者认为提高城建档案的质量应从以下三个方面着手解决。社会档案意识是指人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度。这种意识越增强，对档案的利用需求就越大，档案的实现价值就越高，对于社会的服务能力就会增强。所以，一定要培养社会城建档案意识，引导社会各种力量重视城建档案的收集和利用。另外，要加强宣传，提高人们对城建档案重要性的认识。城建档案来源于城市建设工程，记录的是建筑活动中的元数据，不仅有助于对建筑物监督考核，更为日后的建设决策提供科学的依据。各级政府部门要重视起城建档案的管理和利用，档案管理人员要从自身开始重视城建档案的整理和保管，努力提高专业素质和职业道德修养，要将宣传工作落到实处，提高全民的社会城建档案意识。
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1．1档案记录形式呆板，缺少创新性
管理形式雷同性强是社会失范的突出症结之一，也称作“形式主义”。社会管理失范促生了呆板的档案管理形式，严重降低了档案的内在价值。现阶段，信息互动频率逐渐增加，单位之间的信息互补性进一步加强，因此，档案管理方案和管理模式范本就会流行于各个单位之间。会议和文件是管理的主要方式，无论是领导的言论，还是文件的内容都要求具有真实朴质的特点，严禁出现“套话”和“管腔”等形式主义的语言模式，然而受社会中形式主义的影响，领导演讲和文件中大多出现了缺乏实用性、创造性的观点，从而导致档案中出现重复记录的现象。比如在不同级别的文件中屡次出现“科学发展”、“人本主义精神”和“和谐团队”等方面的内容，极大地降低了档案的保存价值。档案管理方式也是提升档案价值的关键因素之一，然而单位档案管理模式多是沿用社会上通用的管理模式进行管理，对增强单位竞争力无益，不利于企业的个性化发展。
1．2档案信息失真，可靠性降低
真实性体现了档案的基本价值，但由于受各种社会失范形式的影响，档案管理中出现明显的信息失真和浮夸现象。比如，在现代社会中，某些单位为了逃避税收，篡改经济数据；有些行政领导为了减少自身责任，少报或者隐报管辖内的安全责任事故或者自然灾害造成的损失，从而致使档案记录缺乏真实性，不利于国家及时做出指导政策。为了局部利益而背离客观事实的做法较为常见，是形成管理失范现象的根源之一，客观的社会实践记录才是确保档案生命力的源泉。档案失真包括两个方面，即记录内容失真和管理过程失真，后者是前者的保障。内容失真主要是指档案记录没有真实反映社会实践过程和实践情况，以造假和虚构出的文字或者数字记录活动情形，无实质性的档案价值。管理过程失真，是为达到某种不正当的目的，而将真实的记录进行销毁或者更改，弱化档案的原有属性，不能真实地反映不规范的实践过程。
1．3档案内容缺失，完整性差
在现实的社会活动中，管理理性程度较弱，严重影响了档案管理内容的完整性。社会失范易导致人们做出一系列的不规范行为，比如，在会议上，某些单位领导为了推脱自身责任，而使用模棱两可的语言作为处理意见，或者谈话时避重就轻，甚至要求相关记录人员对自己的发言不予记录。在这种情况下，档案内容缺失较大，一些重大事项的处理决策和方案没有得到及时、完整的记录，或者方式较为含糊，不能为日后提供的参考依据。在社会管理缺失的环境下，各级领导对档案管理工作的重视程度普遍降低，因此，不利于日后成绩的发展。受管理缺失的影响，由于各种背景因素的影响，档案记录长期处于一种片面的记录状态，若不加以制止，不但降低了档案价值，而且容易造成档案管理短板，人们对档案完整性的追求也会逐渐消退，对社会的长远发展及其不利。
2提升档案价值的方法
2．1优化管理内容，改变虚假的记录习惯
在不同的社会中，档案始终发挥着重要作用，传统的档案是密闭的、独有的，档案中的技术和经验可以成为企业对外竞争的优势，也容易导致企业陷入孤独的境况。在现代社会中，随着信息公开程度逐渐加深，档案内容日益透明化，单位之间的信息互动越来越多，并在相互借鉴中取得共同进步。如何使公共的档案管理经验成为单位特有的竞争性力，必须结合单位实际情况，对档案管理办法进行革新。比如，对于单位内外部的技术文件、重大过失的处理方法进行收录，并进行长期保存，然而，档案的保存期限并不是越长越好，对于价值较为一般的档案通过鉴定文献类型，设定保存期限，同时按照国家相关档案保存管理条例，定期评定档案的价值，及时更新和消除“过期”文件。
2．2建立档案管理体制，灵活创建管理机构
开展档案工作，必须要有相应的组织机构保障，专门的档案管理部门也是提高档案价值的重要途径。一般情况下，档案管理组织形式分为以下两种，即集中式和分散式，档案管理形式必须与企业的发展情况相对应。目前，管理体制均有了很大的转变，从单位的发展趋势来看，一方面，单位内部各部门之间的联系日益紧密，朝着团队化组织方向发展，企业档案的管理权逐渐公开化，单位领导需要进行统一设定设置专业的管辖部门，强调档案管理的独立性。另一方面，越来越多的单位采取单位总部档案管理和项目管理档案管理相结合的方式，即单位内部设立自上而下的档案管理机构体系，任命总部的管理人员为档案部门主管，各项目的档案管理员为部门成员，进行综合管理。
2．3创新档案管理方法，吸收时代元素
档案管理方法关系到信息的有效收集量和保存价值的大小，单位应不断更新档案管理观念，及时吸纳优秀的管理方法。传统的档案管理方法已经成形若干个范式，并在相应的时期促进了单位的发展。但是随着社会的不断前进，信息化逐渐成为当今的发展趋势，又创造出更多的档案实体形式，为了更好地开展实体档案和电子档案工作，人们进行了多次尝试，但管理效果仍然没有发生根本性的改变。要向同时做好不同类型的档案管理工作，管理人员应根据不同的档案种类，确定相应的档案管理方法。比如，对于数量较大的、使用频率高的档案，使用胶片或者磁盘的形式进行存储，对于数据原始档案，通过建立数据库进行存储，对于机密性较强的档案则可利用以上两种方法进行储存。
3结束语
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1.1资料收集不全
由于许多教务管理人员对档案工作认识不够，所以造成了资料收集不全。当前许多教务管理人员认为教务部门的主要工作只是教务的管理，然而忽略了档案的管理，所以，使材料的手机和归档工作变得不再重视；有的人还认为归档所需材料是很重要的，在工作中常常会使用，在归档后会给工作带来不便，所以呈现消极的工作态度；还有的人认为教务档案可有可无，所以工作人员缺乏责任心，敷衍了事，使资料手机不全，并且影响了后期的工作。
1.2档案的利用率不够
长期以来，档案管理者忽视了档案的知识传递和学习借鉴功能，降低了档案的二次开发利用率。
1.3档案管理信息化程度不高
目前各院系大部分档案还靠传统的管理模式，检索工具不全、检索方法落后，效率低下，不方便查考。
2规范和科学的管理教务档案
2.1提高教务档案管理人员的业务素质，提高档案质量
随着档案管理的现代化，教务档案管理也要伴随着学校档案管理现代化的脚步前进，这对教务档案管理人员的业务素质提出了更高的要求。教务档案管理人员的业务素质直接关系到档案工作质量的好坏，教务档案工作者要紧跟时代步伐，不断学习，提高自身的思想素质和业务素质。参照别院的管理情况，吸收经验，切实提升教务档案管理人员的理论水平，积极探讨教务档案的管理模式，积极改进管理方法，不断探索管理的新方式，使教务档案管理更加专业化，使之更好地为教学服务。还有对档案的使用、保管、销毁等工作进行相应的规定，从而使学校教务档案管理工作制度化，规范化。这样在明确的规章指导下，就能提高教务档案管理的水平。
2.2提高认识，强化档案管理技能
各院系要充分认识到教务档案的重要性，配备专兼职档案管理员，每学期结束要将分散存放在院系其他部门的档案材料收集起来，由档案管理员统一管理，并且要对档案管理员进行业务指导和培训，以强化其档案管理技能。
2.2.1收集
在工作中产生的所有文件、材料未必都需要保存，只有对日后工作有一定查考利用价值的文件，才作为档案保存[3]。教务档案涉及面广，几乎与每位教师和管理人员都有直接的关系，而有些人员对教务档案还不够重视，对档案材料的积累意识不够明确，总认为工作做完就行了，不注意档案材料的保存和及时上交。因此，只有向有关人员进行广泛宣传，对教务档案材料的收集工作进行事先布置，实行超前控制，才能确保教务档案的齐全与完整。其次，应对教务档案的管理、组卷工作预先指导，确保案卷质量。档案管理人员要主动深入到各有关部门，就如何分类，如何科学、合理组卷等进行具体的业务指导，以确保案卷的质量。教务档案收集工作，仅靠某一个具体管理人员的力量不行，需要依托大家的配合、支持。平时要注意处理好方方面面的关系，事先与有关人员和部门主动配合，以掌握档案管理的主动权。这就要求管理者须加强档案专业知识的学习，来鉴别哪些是需要存档的文件。否则“有文必档”会导致档案质量的整体下降，而不重视积累则会使材料缺失，造成历史的空白。
2.2.2整理
一般说来，教务档案可分为三类。第一类，行政管理档案。如上级行政管理部门的行政综合性文件，学校有关文件，学校党政会议教学工作的记录、纪要，人事变动的复批与决定，学校有关领导有关教学方面的重要讲话报告、学校其他部门的文件、材料等。第二类，教学管理档案。如专业申报及审批材料，各类上报材料及批文，教学管理规程，教学计划、教学大纲、教材使用，教学执行计划、各教学环节计划、课表，任课教师情况汇总，教师教学情况汇总，课程成绩单，教学通讯、简报等。第三类，学籍档案。如新生的录取材料及新生的名单，新生的入学登记表、学籍表、学生的奖惩材料，毕业证书发放表等。本着系统化、条理化、便查找的原则，在档案整理中，要做到分门别类，编目清楚，组卷合理，文体格式、行文规则都要符合档案的规范化标准[4]。
2.2.3保管
目前，对于学校的教务档案管理，又电子文件逐渐代替纸质文件成为办公活动的主要记录，由此对档案的保管提出了新的要求。在保存纸质文档的同时，应注意妥善保管电子文档。电子文档有时会因各种原因(如存储介质的变异、病毒的攻击等)导致损坏，因此，应时常对电子文档进行备份。
2.3档案建立规范化
根据教务管理的规律，档案的建立要规范。首先，要坚持收发文的登记。文件正本需有主管领导阅示，事毕按期归档。教务文件发不登记，容易造成文件截留，甚至丢失，从而贻误工作。其次，要坚持平时立卷。档案管理人员在日常工作中，要将已经办理完毕的文件、材料随时收集齐全，按照事先编好的案卷类目归入有关卷内，到学期结束或年终进行整理，正式组成案卷。坚持平时立卷，可以把办毕的文件、资料及时收集归卷，避免散乱丢失，有利于安全保密，有利于平时保管、利用，并可以节省时间。第三，要坚持规范立卷。从档案材料的收集、整理到计算机著录、打印、编目等，这一流程的每道工序都力求做到统一标准、整齐划一，减少随意性，以达到装订美观、组卷合理、分类科学、编目清楚的要求，确保档案案卷的合格率。
2.4、档案管理科学化
教务档案的保存要分门别类、形成体系。按照归档类目，集实体排架、保管期限、主题语言于一体，并使各类目案卷的位置固定[5]。从纵向看，实现各年度同一条款案卷的排架位置相对稳定，同类案卷的保管期限和主题标引一致；从横向看，不同类目案卷的排架顺序也是相对应的。这使得分散、庞杂的档案信息做到系统、条理，不仅便于操作、便于检索工具的制作，有利于科学管理，并且为全面实现档案现代化管理创造了条件。对于移交校档案室的档案，要建立明细帐，以便平稳过渡，并在利用时能一步到位，从而建立起本单位利用校档案室馆藏档案的快速通道。
2.5加强档案管理现代化
在现代科学技术日新月异的网络时代，教育要面向现代化、面向世界、面向未来，重要的切入点之一就是面向网络。同样，教学档案的管理也要与时俱进，改变教学档案管理的落后状况，要将“死档案”变成“活档案”，将“文字档案”变成“电子档案”[6]。实现档案信息数字化和网络化需要从以下几方面入手：一是已有档案目录数字化，建成目录查询系统；二是在学院尚未实现文档一体化管理前，对学院在教学管理中产生的电子档案进行归档，并对其中的公开信息加以整理，建成各类数据库；三是对利用率高、具有参考价值的重要纸质档案，要通过扫描、录入等方式，转化为数字化档案信息，建成各类全文数据库、多媒体数据库。这应提高档案利用率的工作方向。
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抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从管与监两方面入手，做为分管档案工作的领导应给予各方面的支持和提供资源保障，用信息化、规范化、标准化来要求档案的收集、整理工作。做到数据齐全，内容完整。要达到此目标，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，把地质档案资料、工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案等正确区分，齐抓共管，进一步做好基础档案收集工作。抓好基础数据，比如地质档案包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物理勘探和化学勘探档案、水文地质档案、工程地质档案、地质科研档案等。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。所以在收集和整理时按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图片、图纸、声像等资料，应根据数据文件形成的特点和规律，在便于利用和保管的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则，如：编号与编目、范围、术语与定义、规范性引用档、归档范围与分类、立卷归档要求等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则。
2．档案信息化，纸质档案数字化
我院采用的是科怡档案软件，档案信息化就是把我院现有传统档案转化为信息化档案。档案信息化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程[2]。地质资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地质单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化。例如在建立地质档案资料时，地质档案资料由分队，普查组提交的原始地质资料及复制成果地质报告，经大队资料室严格检查验收合格后，由档案管理工作人员及时分类、编号、立卷、归档，经过计算机数字化转换处理[3]，建立科怡档案查询服务系统，实现地质档案资料的数字化管理，其它档案如工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案也都根据上述情形，将纸制档案信息化，建立全文数据库，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地质单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。
3．档案管理信息化的优势
提高地质档案管理效率，加强地质档案管理的信息化建设，不但使地质资料信息得到有效利用，而且可以使匮乏的资源得到开发，适应较复杂的工作环境，体现出地质资料管理带来的经济效益。
3．1地质资料档案管理信息化，提高地质档案检索效率。
传统的地质资料档案管理方式，绝大多数数据的收集和管理都依靠人工进行，收集数据相对麻烦、更新起来也比较繁琐，在这种情况下，地质资料档案数据更新就慢。地质部门采用人工管理档案还会造成数据疏漏，首先从这方面来说信息化地质档案的管理方式就比传统方式更为准确。其次，在对数据查找时地质资料档案信息化管理方式也比传统的方式更加快捷、方便。地质档案管理人员，可以利用该检索系统，根据使用者的要求，可以输入任意一项检索词，如类别、资料名称、编著、矿种、勘查程度或几项检索词的组合等，都可从科怡档案数据库中，检索出相关的地质档案信息，节省了管理人员和使用者的时间，提高了检索效率。
3．2地质资料档案管理信息化，提高地质工作效率。
地质资料档案管理信息化为相关部门制定政策提供比较系统、详细、及时的资料信息，为制定部门提供合理、适时的技术支持和数据。随着新技术、新理论越来越多的在地质档案管理工作中得到应用，在管理方式上对地质档案信息化管理不断创新，地质工作就会越来越简单，越来越适应社会环境和复杂的地理环境，越来越适应新时代不断发展的需要。
3．3地质资料档案管理信息化，有效地利用和开发了地质资料。
地质资料档案管理信息化系统的有效建立，在地质工作中，我们就可以利用信息化地质资料资源，提供有效、准确的数据资料，可以为地质工作节约成本，节约无谓投资，提高地质项目成功率，为地质工作带来可观的经济效益。
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企业档案工作自从产生之日起就是与企业相伴而行的，企业的发展需要档案工作，这一点是毋庸讳言的。在市场经济条件下企业面临的形势更为复杂，档案工作不仅为企业的日常管理与生产活动提供服务，而且还能在发生经济纠纷的时候维护企业的合法权益。建立现代企业档案管理制度是企业改革中的重要内容，也是企业档案工作保持健康发展的必然阶段。①企业改革需要档案管理制度的创新。档案为企业调整组织和产业结构提供重要的信息和依据。②社会主义市场经济体制的建立，对档案工作提出更新更高的要求，为档案事业进一步发展创造了机遇。③现代企业制度的建立对档案工作也提出了新的要求。档案部门要积极探索档案工作发展的新思路，着手进行改革，实现档案管理制度的创新。
2现代企业档案管理制度的作用
①市场经济体制的逐步深入，现代企业制度的确立，要求档案以情报、信息的形态为企业现实活动服务。由于各企业规模、经营、技术、管理形态的不同，不仅档案工作的机构设置、运行机制不同，而且在档案管理的形态、方式、手段上也会有所区别，企业要根据自身情况，在充分借鉴传统企业档案规范化管理制度上建立现代企业档案管理制度，缩短档案的利用周期。②随着企业的不断发展，档案的归类范围也在不断地变化着。部分企业档案建设基础设施薄弱，设施落后，档案业务难以开展，信息的公开程度低，处于较为封闭、闲置的状态，在共享性上与资源集聚、信息流动的现代管理理念不相适应，这就需要档案人员科学的管理，使档案能够有效地应用。③现代企业档案管理要以“统一指导、分级保管”为原则，档案管理为企业产品的技术创新提供了信息保障，规范化、科学化的档案管理制度对于提升企业的核心竞争力有着积极的意义。④现代企业档案管理制度将更多地引入效益观念，实行对内以价值计算服务水平，对外走经营之路，向实现档案信息商品化过渡。⑤现代企业档案管理制度的基本条件是档案部门能够真正独立地拥有和行使监督、指导、检查的权利。
3如何建立现代企业档案管理制度
3.1现代企业档案管理制度是现代企业制度的内容之一，是企业管理的基础。档案工作可以为企业的生产建设、经营决策、宣传教育、政治稳定等方面提供可靠依据和重要参考，因此企业要根据战略规划，围绕企业档案工作的方针、目标及管理模式，建立规范化、科学化的档案管理系统。
3.2企业主管部门必须切实对档案工作重视起来，设立专门的部门和专业人员开展档案管理工作，实行档案分级保管。传统的档案格局已经逐渐发生了改变，企业要解放思想，树立档案直接为企业生产经营服务的观念，以发展的眼光来看待企业档案管理，实行档案信息资源开发责任制，强化落实，抓住重点，在做好常规工作的同时，拓展渠道，调整接收范围，定期开展档案利用服务意见征询活动，保证档案服务透明、快捷、方便、高效，确定企业档案管理的优势并加以完善和提高。
3.3尽快建立和完善档案服务机制。企业要强化档案的管理工作，自主决定档案的存毁、出售或转让。企业要改善档案服务条件，拓宽档案服务领域，创新档案服务机制，满足新形势下企业对档案利用与管理的要求，实现企业档案信息资产的保值和增值。
3.4加快企业档案管理现代化步伐。由于时代的发展和科技的进步，为了适应新形势，要结合企业档案管理和利用的特点，建立行之有效的科学管理、安全防范和应急处置机制，对纸质档案实体进行数字化处理，加大档案管理的资金投入，大力搞好档案馆舍建设，建立健全档案管理制度，实行档案安全管理目标责任制，定期进行档案安全检查，确保档案的安全，加强档案队伍的建设，培养和选用档案计算机管理专门人才，加强档案管理人员专业知识的学习，使其在结构、功能、容量等方面都能适应新时期档案事业发展的需要。
4总结
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1.1从业人员对无纸化档案管理认识水平不到位。
很多档案从业人员受传统档案模式的束缚，在他们看来，只有纸质的档案才算是真正的档案，而不接收无纸化的档案；有些档案部门只是将无纸化档案当作是档案的补充资料或者是副本来管理，也并未将其视为真正的档案来管理。如果这是认识一直存在，那么等到档案完全进行无纸化时代时，有些档案管理部门将不会接收到任何档案信息。档案管理人员对无纸化档案管理存在两种极端的现象，一是因为无纸化档案生成速度非常快，其管理也非常容易，档案管理人员就过分的依赖计算机等设备，对一些重要的信息没有进行复印，如果计算机中毒或者出现其他故障，很可能的所有的档案信息都会消失，造成严重的损失；另一是有些档案管理部门虽然利用计算机来管理档案，但是几乎每份档案都要复印打印一份，这完全失去了计算机管理档案的价值，既产生了浪费，又不会给档案管理人员增加了工作量，尤其是归档管理。
1.2无纸化档案信息无法保证可读性。
无纸化档案信息不同于传统的纸质档案信息，虽然方便了管理，但是有些因为硬件或者软件的问题出现不可读的现象。通常纸质档案如果外表出现问题，档案信息有时并未受到任何影响，但是无纸化档案却不同，装有档案信息的磁盘表面完好无损，但是可能因为硬件、软件或者程序发生了变化，而出现不可读的现象。近些年来，信息技术的发展有目共睹，相关人员不断发展新编码来替换传统的编码，为档案多使用编码相对要滞后一些，再加之，这种更新换代的速度也以超高过了档案所使用的计算机的运行速度，这就产生了很多的矛盾。
1.3难以判断档案是否具有原始性。
档案的价值主要集中在原始性上，也就是说只有档案是原始的档案，在法律上才会承认其真实有效，如果在这期间出现了改动的现象，档案也就失去了法律效率，不具备任何价值。这也正是无纸化档案面临的一大挑战，因为无纸化档案都是存在计算机中，在使用的过程中极容易将其更改，再加之，无纸化档案本身信息与载体就相互分离，这种特征使其在生成与传输时都会出现更改的现象，对于无纸化档案来说，我们没有办法像纸质文件一样利用一定的标准来保证其原始性。因此如何保证无纸化档案的原始性是目前有关人士需要解决的主要问题。
1.4逻辑档案与实体档案归档存在问题。
无纸化档案生成之后，对其进行实体归案还是逻辑归档这是需要慎重选择的，如果是实体档案归档，就是将保存档案的磁盘或者其他硬件交给有关部门，这种归档方式相对谁来比较麻烦，但是具有一定的安全性；如果选择逻辑归档，就是将保存档案的告诉相关部门，这样就不用改变原来的档案存放的位置，虽然如果按照这种方式归档，档案、归档者以及接受档案的部门距离相差会非常远，但是只要通过简单的操作即可，非常简单方便，但是却没有办法完全保证无纸化档案的安全。
2解决无纸化档案管理挑战的措施
2.1更新观念，迎接挑战。
无纸化档案的出现也就是近几年的事情，对大多数人们来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度，强化依法治档意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合，齐抓共管，才能搞好电子文件的及时归档和无纸化档案的安全管理。
2.2研究无纸化档案的特性，制定切实可行的措施，保证无纸化档案的安全与完整。
无纸化档案具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。信息非人工识别性，是指电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人工能识别的形式。所谓对系统设备的依赖性，是指电子文件的生成、传输、存储都是通过电子计算机实现的。所谓信息与载体的可分离性，是指电子文件内容存储的位置可以从一个载体转换到另一个载体上，其内容却不发生任何变化。所谓信息的易改性，是指对电子文件内容进行修改非常容易，而且改后不留任何痕迹。
2.3针对电子文件的特点，制定采取保证电子文件“物理生命”与“信息生命”的安全性保护措施。
保护电子文件的“物理生命”主要包括以下几点：一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。对电子文件“信息生命”的保护主要包括以下几点：一是保证电子文件的持续可读性，二是防电脑病毒，三是控制网络中电子文件系统的安全，四是备份处理，异处保存。
2.4制定一系列配套的法律法规、规章制度、技术标准。
为了保证无纸化档案的完整、准确、安全和电子文件管理的高效和科学，必须有相关的法律法规和各种标准来支持，其中包括与电子文件和网络相关的法律、制度，网络系统保密论证和验收要求，以及各种密级电子文件的计算机著录、管理、传输的规定，另外，还包括计算机和应用软件的兼容性标准等。
3结语
