数字化管理论文范例

数字化管理论文

数字化管理论文范文1

及时、准确、可靠地完成自动化系统所需数据的自动采集、实时监测、实时预报、实时控制等,并能将采集的数据进行预处理、存储并快速转发至管理处信息分中心。在管理处实现所有信息集成及数据共享,为上级管理部门提供数据接口,以达到大型渠道监测无死角,且能及时有效的处理监测结果,从而保证渠道安全运行,充分发挥其经济及社会效益。

2信息化系统总体结构及功能

该干渠工程地理分布广阔,其信息化系统是一个层次型多系统集成式(水情监测系统、闸门监控系统、视频监控系统及各种应用软件系统)的综合性信息化系统。在这个系统中,分布有各种专业监控系统,从不同方面对系统进行运行监视与控制,它们是系统原始数据的主要来源,同时也决定了系统的信息源是多方面的。各监控系统分别采集和存储了各自的原始专业数据,这些数据服务于各自的专业系统以完成各种应用功能,并在各自的系统范围内是完备和自包含的。但各监控系统间还需要相互集成,最终形成一个有机整体,以便为用户提供统一集中的系统监控和管理手段,并为全局性的高级分析决策应用提供准确一致的综合性数据中心,避免这些高级应用面对各个分散专业系统的局面。从专业角度来分析,整个系统按功能模块可划分为6个子系统:闸门监控系统、视频监控系统、水雨情监测系统、数据中心系统、综合应用和业务管理系统、用水管理决策支持系统。

2.1闸门监控系统

闸门监控的对象为渠首闸门和输水渠各类闸门。闸门监控站采用两级控制,第一级为现地控制单元级,在闸门附近的现地控制盘上实现现地控制;第二级为远程控制级,在管理处调度中心实现远程控制。通过系统给上级部门提供的接口,在建设管理局可以实现整个工程所有闸门的远程监视。而主控级功能及现地控制级功能又具体分为数据采集和处理、实时控制、安全运行监视、事件顺序记录、数据通信、系统诊断等多个环节。系统的安全性主要由系统结构保证。要保证各节点独立,每节点的退出不影响系统的其它部分,这就使得计算机监控系统满足判断不合适或者不希望的动作和状态的能力。

2.2视频监控系统

建立一套视频监控系统,对各水工建筑、测站和关键输水点进行视频监控,通过通信系统将图像信息传送到干渠管理处调度中心,由管理处调度中心进行监视控制和数据、图像存储。视频监控系统在技术上是对干渠工程的科学管理、做到少人值班、无人值守管理方针的具体体现。在近130km输水干渠,设置了较多的无人管理自动化程度较高的管理站(节制闸、退水闸、分水闸),远程视频监控系统为确保引水工程渠道、闸门、站房、机房设备等部分的安全运行,监视各闸门运行状态、门体止水漏水情况、结构异常情况、渠道情况、上下游水流流态、管理站安全警卫等起到了非常重要的作用。

2.3水雨情监测系统

干渠沿线共设44个水位遥测站50个水位遥测断面,6个雨量遥测站。水位遥测站均选取在闸门以及重要建筑物附近,通过对灌区沿线的水文要素进行自动采集、数据传送、加工、存储和显示,可对全线的雨情和水情进行监测,制定调度计划并向各监控站发出各种调度指令,以实现全线统一的控制调度和运行管理。所有水雨情站点均使用以太网方式进行数据通讯。

2.4数据中心系统

数据中心的数据主要来自于水情及综合监控系统,并服务于该系统。统一网关负责将管理处管理区需要进行数据集成的各监控系统数据从控制区分中心数据库提取出来,穿越隔离装置后送入分中心综合数据库,其主要工作是数据接口和穿越隔离。对象化模块则将网关采集的原生数据依据对象模型整理组织生成对象关联数据,以便二次加工,综合表现和维护。对象建模是数据中心系统管理的核心,负责对管理处管辖范围内的各种业务对象(如闸门、水库、渠道、渡槽、排洪涵、水电站等)、数据对象和类别(雨量、库水位、入库流量、出库流量、干渠水位流量、支渠水位流量、蒸发量、土壤水分、水质等)、加工规则(总加、平均、加权、最大、最小等)、报表模板、表现页面等进行模型定义,用于控制和指导其它系统模块的运行。

2.5综合应用和业务管理系统

结合干渠系统的开发需要和长远发展考虑,实现全局办公信息、资源的合理分布与共享;采用多层分布式计算结构,结合C/S、B/S技术、最大限度地减轻系统维护量,同时提高整个系统功能的一致性和稳定性;能够及时、准确地收集及各类办公信息,水费、水资源信息以及管理信息。从系统功能上设立了办公自动化系统、水费征收系统、取水许可管理子系统、水务公众网站子系统、水资源评价子系统和工程管理子系统。

2.6用水管理决策支持系统

干渠用水决策支持系统网络系统设计满足用水调度、安全监测在当前及将来相当长一段时间内对网络的要求,从而达到提高信息化水平、实现先进管理思想的目标,又能在一定的时间内保持技术领先、保护投资,保证水资源调度、安全监测网络系统的安全稳定运行,充分考虑用水调度及防汛信息管理系统的特点,特别强调水情自动测报系统的实效性、调度的合理性和安全评判系统的可靠性。以数据库和知识库作为基本信息支撑,通过总控程序构成专家决策支持系统的运行环境,辅以友好的人机界面和人机对话过程,有效地实现信息查询和调度两大操作功能。根据干渠运行管理的总体目标,用水管理决策支持系统包括水资源联合调度及决策支持和水务公开,从整个干渠供水管理的角度,为用水管理提供决策依据。

3结语

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(一)数字化管理能够适用国土资源的复杂性特点

国土资源档案具有较高的专业性,而且档案种类之间本身具有相对复杂的关系,而且还会涉及到一系列的流程,如果没有高度智能化的管理,就很容易造成管理上的混乱。从国土资源的复杂性特点来说,数字化管理能够将数据库转化成知识库,利用智能化系统进行专家分析,因此,能够对复杂的国土资源档案资料进行综合分析,实现流程化管理,可以极大地提升国土资源档案的管理效能。

(二)数字化管理能够适用国土资源易变更性特点

国土资源种类繁多,其中地籍方面档案资源就非常容易出现信息变化。特别是当前我国经济快速发展,城镇化建设速度不断加快,地籍信息经常会出现改变。如采用传统的手工管理模式显然会对很多档案资料进行追溯性修改,而在数字化管理模式下,利用智能化的信息系统,将相关的信息统一搜索出来,并统一进行修改,从而极大地提升管理效率。因此,数字化管理能够轻松应对国土资源信息容易变更的问题。

(三)数字化管理能够适用国土资源完整性特点

国土资源档案是一个系统性的资源集合,很多资源并不是独立信息个体,而是将多种信息资源综合在一起形成一个完整性资源,因此如果某一个资源信息出现缺失就容易造成国土资源信息的不完整,从而影响资源的检查和监督作用。在传统的手工管理模式下,这种完整性特点成为国土资源档案管理难以解决的难题,一旦出现某一个信息变更,就需要追溯这个资源的所有相关性信息,并对此进行修改。但是在数字化管理模式下,这种相关性的建立已经通过数据库完成,因此很容易轻松调用并进行修改,极大地提升了国土资源档案管理的效率。

二、推进国土资源档案数字化管理的主要措施

(一)改变观念充分认识数字化管理的重要作用

只有充分认识到数字化管理在国土资源档案管理方面的适用性,就能够有利于改变相关领导的思想观念,在推进国土资源档案管理的数字化过程中,必须要有相关的领导进行推动才能够实施,因为国土资源本身的复杂性会涉及到诸多部门的通力合作,如果这些部门的信息没有纳入到数据库系统中,就难以转化成知识库,从而实现高效的系统化管理。所以只有所有领导摒弃门户之见,转变观念,将国土资源档案信息统一收集被纳入到数据库系统中,并在日常的工作中使用数字化管理系统,才能够有效提升国土资源管理效率。

(二)制定实施计划分步实施

首先要明白国土资源档案数字化管理的难度,这是一个系统性的综合工程,涉及到诸多部门的支持,同时还需要相关人才的支持。所以不可能一步完成,所以在实施过程中要通过制定完善的实施计划着手。然后再进一步落实资金、实施单位和基础设施构建、人才培训和意识培养等一系列工作。接着当数字化管理系统搭建完成之后,就需要组织相关的人员对传统的国土信息资源,如纸质档案、录像带资料等进行手工录入和数字化转换,并且在录入数据库系统时,需要对数据内容进行严格审核,确保在数字化转换过程中,信息资源没有失真,只有如此才能够有效提升国土资源档案的使用效果。

(三)搞好安全性建设

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1.有利于提高会计档案的管理和使用效率。

会计档案数字化管理在实际使用中最为明显的优势,就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用计算机设备和各种网络技术进行数据录入、传送和存储的,所以,在数据信息的更改、修正、复制和重置等一系列相关处理问题上变得十分快捷和方便。同时,由于会计档案数字化存储磁介质自身的特点,使得会计数字化档案的体积尽管很小,但其数据容量却很大,存储空间也变得异常巨大,可以存储非常多的会计档案数据信息。会计数字化档案的这些突出特点,使得其在实际工作中的管理效率和使用效率大为提高,从而可以极大地节省管理和处理时间,从而非常明显地提高了管理和使用效率。

2.有利于实现会计档案信息资源的资源共享。

由于会计档案数字化管理是建立在会计档案的数字化建设、网络化建设基础之上的,强大的网络体系使得会计档案数字化管理很方便地就可以实现会计档案信息资源的共享共用。会计档案的各类、各级需求用户只需要根据系统所提供的用户权限,就可以通过网络顺利地直接访问会计档案数字化管理资源库。用户可以根据自己的需要进行会计档案信息资源的各种查询、调档、下载、获取、传送、存储和相关利用,从而实现了会计档案信息资源的共享共用。

二、会计档案数字化管理的措施

1.实现内部、外部、物流和资金流会计档案的数字化采集与处理。

对于单位内部会计档案的数字化采集和处理,由于仅限于单位内部数据的流通,因此相对比较简单,工作流程也一目了然,一般是通过相应的会计数字化管理软件进行原始单据和凭证的数字化收集与处理。对于单位外部会计档案的数字化采集和处理,由于涉及到单位与单位之间,以及单位与相关上级管理机关之间的会计数据信息交换与传送,因此,需要进行严格的会计档案数据信息数字化采集与处理,目的是为了实现会计档案数字化数据的顺利传送与交换。对于物流环节的会计档案数据,在数字化采集与处理过程中,可以充分利用先进的数字化识别技术,如OCR图像识别技术和RFID无线射频识别技术,以及物联网技术等现代化的技术方法,将其存储于会计档案数据库中。

2.建立会计档案数字化管理的标准和原则。

通过会计档案数字化管理信息系统对内部、外部、物流和资金流会计档案进行数字化采集与处理后,为保证会计档案数据信息统一规范,便于数字化管理,还需要制定统一的会计档案数字化数据标准,便于数字化会计档案数据信息的自由统一交换与和传递。会计档案数字化数据标准的基础是确保会计档案数据信息的真实性、原始性和实用性。真实性是要确保会计档案数据与内容的真实可靠,因为数字化档案仅是在档案处理方法和手段上进行了改变,它所反映的档案内容是不应有任何变化的。原始性是指有时用户需要具有原始性特征的会计档案,需要通过数字化手段保留下会计档案的原貌状况,确保会计档案数字化数据和信息经得起真伪辨识,以及对数据和文字信息的校勘,最终确保处理和存储的会计档案数字化数据信息内容与原件相互对应与吻合,防止出现数据信息和文件的不一致或损毁情况。

3.建立会计档案网络报销系统。

网上报销系统是基于互联网或各类单位内部网络的实时在线报销系统。这种系统的优势是将纸质的签字和审批形式转换为网络化的审核形式,它的最大优势,一则可以实现现代化管理。会计原始单据报销实现网络化管理,便于利用计算机和网络进行数字化数据采集和处理,便于进行数据统计与计算。二则可以提高工作效率。它可以简化会计报销流程,可以极大地节省报销人和各级相关审核领导用于报销流程的时间和精力,从而可以大大提高工作效率。三则快速查询。它不仅便于用户对于自己报销历史记录、借还款记录和工资信息等内容的快速查询,也便于相关管理人员对于会计报销流程、各单位资金使用情况,以及各类资金使用情况的快速查询。四则确保了会计档案数据的准确性。这是由于网上报销系统将所有已经通过审批的会计报销数据信息导入到财务处理模块,实现了与主流财务系统的无缝对接,因此,可以确保会计报销数据的准确性。

4.建立会计档案数字化管理系统。

会计档案数字化管理系统是由若干子系统组成的,包括会计档案管理子系统、智能核算信息转换子系统、数据光盘生成子系统和档案数据独立查询子系统,他们分别具有档案案卷管理、财务文档管理、财务数据转换、报表数据转换、固定资产数据转换、生成数据光盘、生成存储数据和档案查询等主要功能。通过核算数据转换和档案管理功能,可以有效地解决在不同的历史时期,以及采用不同的会计档案管理方式所带来的历史数据整合,从而保障各种会计档案数字化信息资源在系统中得以体现和反映。会计档案数字化信息数据库,可以将纸质的会计档案数据信息转化为会计档案数字化管理信息系统中的数据信息,并通过采用权限设置、密码保护和身份验证等保密措施加以利用。

5.实现会计档案数字化信息资源的区别共享。

会计档案的存在价值更多地要体现在利用上,这种利用不仅包括本单位用户的利用,还应该包括相关单位用户,甚至更大范围内的共享利用,这就需要实现会计档案数字化信息的资源共享。在互联网时代,无法实现资源共享的会计档案,其存在和利用价值将会大打折扣。当然,资源共享并非意味着可以任意地、无限制地滥用,而是在遵循相应的会计档案资源利用规定的前提下,合法、合理、有效地加以利用。如可以根据各单位的不同具体情况,对会计档案数字化资源实行分级、分网、分权限地共享利用。可以将可资源共享的用户划分为会计人员、会计档案管理人员、上级管理人员、财务部门主管、其他个人用户,他们根据自己所拥有的相应权限,可以利用相应的会计档案数字化信息资源。

三、会计档案数字化管理的安全保障

1.重视会计档案数字化系统的安全管理。

在实现会计档案数字化管理的工作过程和服务过程中,要将安全管理放在重要位置,强化安全意识,采取安全措施,进行安全风险评估,建立一整套安全标准体系。随着21世纪逐渐进入到信息时代、互联网时代、大数据时代、云计算时代,计算机技术、互联网技术、云存储技术、大数据挖掘技术的有机融合,都为会计档案数字化资源的获取、存储、传播和使用带来了巨大的便利。然而,科学技术是一把双刃剑,有一利必有一弊,在会计档案数字化资源巨大便利性的同时,随之而来的则是档案资源信息的安全性隐患。因此,为了防患于未然,需要加强对会计档案数字化管理过程中的安全管理。当然,任何安全措施都具有相对性,绝对安全的防范措施是很难实现的,只有采取多重安全保护措施,才可以将会计档案数字化资源的安全性尽可能地提高。

2.会计档案数字化管理的安全保障措施。

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(一)有利于提升高校档案管理效率

新世纪,随着教育改革进程的加快,我国各大高校的扩招,学生人数剧增,学生学籍等高校档案的数量逐年增长,应对数量多且年限长的高校档案管理工作,是一个必须充分重视的问题。而传统的纸质化档案管理,无论是在档案储存和档案检索等方面都对高校档案服务工作造成滞后。因此,加强高校档案管理的数字化发展,积极建立现代化的数字档案信息系统,对于提升高校档案管理的效率、促进高校档案管理事业的发展等都具有十分重要的现实意义。

(二)有利于高校档案服务质量的提升

传统的纸质化档案管理的流程主要是档案接收-档案存储-档案查询-档案回收等这样一个简单的机械化管理过程。这种档案管理模式偏重档案的储存,而忽视了档案的使用,查询者往往要花非常多的时间在档案的查询、归还等程序上,极大限制了高校档案的使用效率,也不利于高校档案管理的整体建设。而高校档案管理的数字化发展,利用现代化的电子信息技术和专业的档案管理软件,能够极大缩短档案的存储、查询等程序所用时间,同时,通过计算机操作能够节省人力、物力,提升高校档案管理的效率。发展高校档案管理的数字化,从传统的纸质化操作方式转变为自动化的操作方式,加快了高校档案管理的现代化发展,提升了档案服务工作的质量和水平。

二、我国高校档案数字化管理的创新与发展

(一)高校档案数字化、信息化基础建设的发展

加强高校档案的信息化基础建设是高校档案数字化的重要环节,基础设施建设在一定程度上决定了整个档案管理数字化建设的质量和水平。信息化基础建设主要包括计算机设备、路由器、交换机、存储器、数据库管理系统、数据操作系统等。这些计算机网络设备是保证信息化基础建设的必要硬件条件。而硬件条件和网络平台的建设是整个档案管理数字化建设的基础规划。档案管理软件是网络平台构建的基础条件。其专业的系统软件利用计算机的物理特性,对计算机系统的各种信息资源进行逻辑管理,并服务于用户的特定需求和使用要求。目前,我国在相关软件的研发上已取得了一定的发展成效,系统软件的功能有了很大程度的提升和拓展,主要表现在这几个方面:计算机的安全服务程序、语言翻译程序、系统调试程序、计算机监控程序、数据存储与管理程序以及操作系统等。

(二)高校档案管理信息化的实现

就我国高校的发展而言,现代高校档案数字化管理的内容主要包括以下几个方面:纸质档案的数字化发展,图片、照片、图表等形式档案的数字化发展,录音、录像档案的数字化、信息化转变等。这些档案形式的数字化、信息化发展是利用了现代电子信息技术、多媒体网络技术、互联网络技术以及数据存储技术等先进的高科技手段来对档案内容进行数字化处理,并通过云计算系统的数据存贮、计算以及互联网的无限性传播等强大的数据处理技术来保证档案管理数字化得以快速实现。而档案内容的数字化转变只是现代档案信息化转变的一个重要组成部分,要真正实现高校档案管理的数字化发展,更重要的是将档案管理的各个程序通过信息技术和数据处理技术等有效地串联起来,即将档案的录入、检索、统计、存储、保管等程序通过计算机信息管理系统进行统一的管理。检验一个档案信息管理系统是否成熟的关键在于能否实现档案信息在录入、存储、检索、管理等程序的使用上的一体化。

现代高校的档案管理的数字化建设在档案信息管理系统的功能上已经有一定的拓展,它在目录信息管理、文字、图像、音频、影像视频等方面的信息管理都实现了比较完整的串联。现代高校档案管理的一体化进程取得比较明显的发展。目前,我国在相关的档案管理软件的建设方面也取得了比较大的发展,大多数档案管理软件都建立起了统一的电子档案模板,通过电子档案模板来进行统一的电子档案管理。目前,我国在电子档案管理模式的研究上也有了较大的发展,电子档案的收集、存储、管理模式的编制已经比较完善。而在电子档案的备份存储上也有了一定的发展。对电子档案进行备份,一式三份,一套提供给日常的档案服务工作,一套存储起来作为后备档案资料,最后一套电子档案实行异地保存,以防突发事件对系统里电子档案的损毁和破坏。

(三)建立现代化的高校档案信息管理服务中心

国内高校为了实现学校档案资源的大范围共享,主要利用互联网和局域网等网络信息技术建立了比较完善的高校档案信息管理服务中心,通过信息化的档案服务中心搭起了高校与社会沟通、交流的桥梁,并通过档案信息服务中心与社会各部门建立起一种档案资源合理共享的互动交流模式。无疑为高校的档案管理服务的发展提供了新的生机和活力,使得高校档案管理建设与社会档案管理服务系统实现了对接,有利于高校档案管理事业实现更好的发展。现代高校档案信息管理服务中心的服务种类和服务功能也比传统的档案信息管理服务系统有所发展。它所提供的档案信息服务除了兼具档案录入、档案保管、档案查询、档案使用等基本功能外,同时还能通过互联网来实现异地档案查询以及相关的档案管理工作。这种只需要一台电脑就能进行的档案管理工作模式极大地适应了信息时代的发展需求,同时也提高了高校档案管理的效率,能够简化学生学籍档案信息变动等,且能够通过联网实现异地档案信息的变动。

(四)建立完善的高校档案信息系统的安全体系

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先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理,这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用,还给医院节约了空间,而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作,极其便捷,并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理,既节省了人力还对医院工作效率有所提高。

二、医院档案信息数字化管理的主要问题

(一)张纸存储和信息储存同时存在。

在医院的医疗活动和医疗研究中,大量的会议记录和研究结果,都是通过电子文件的形式进行记录,并在各个科室和部门之间传递,这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时,都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况,浪费了医院的经济,妨碍了数字化管理在医院中的发展。

(二)电脑网络的安全问题。

电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点,但是随着信息时代的发展,对电脑网络有威胁的因素也随之出现,例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害,严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪,对医生的工作造成很大的影响。

(三)对数字化档案管理认识不深。

我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时,但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公,把档案信息数字化管理当成软任务,没有得到很好的重视,借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式,这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务,还加大了人力的劳动程度,造成了数字化管理不合理的现象。

三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节

对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题,应该认真对待,组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时,应该做好以下几个细节:

(一)建设信息系统工程,实现信息共享。

档案信息数字化管理,是由一套系统的网络工程实现的,是一套硬件和软件共同完成的系统,由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字,所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时,为了改变提取数据率低的情况,应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式,通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据,这样还达到了数据共享的目的。

(二)数字管理的横向性和安全性。

医院数字化的档案信息管理系统成立后,不应该是单方面的接受和信息,而应该在这个基础上建立横向的系统,同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在,为了保证医院学术不被坏人利用,其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理,并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面,对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙,避免黑客的非法访问和窃取。

(三)医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。

由于医院档案员的工作形式和特点,他们长时间处于医院的档案室,远离医院的医疗活动,因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育,对医院的实时动态不能及时的把握,在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步,可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变,这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控,尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。

(四)完善医院数字化管理制度。

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(一)房产测绘事业持续发展的需要

随着国家住房和城乡建设部、国家测绘地理信息局有关房产测绘规程的出台,我市房产测绘事业蓬勃发展,房产测绘档案保有数量越来越多、利用频次越来越高、管理难度越来越大,传统的房产测绘档案管理模式已经不适应社会发展的需要,房产测绘档案信息资源必须从封闭走向开放,成为大数据时代社会共享的资源。因此,房产测绘档案管理必须实现数字化管理才能保证档案信息资源共享的实现。

(二)信息时代的需要随着办公自动化和计算机网

络化的飞速发展,未来社会人类交流的主要工具将是数字网络,来自社会各方面的信息将通过数字网络传递和交流。房产测绘档案必须从传统的手工管理方式转化到现代化层面上来,只有实现数字化管理,才能适应社会信息化进程的需要,为经济社会和国土房管行政管理决策提供及时、有效、准确的房产测绘信息服务。

(三)实现房产测绘档案社会服务的需要

传统的房产测绘档案管理属于专属化和封闭式管理模式,开发企业和产权业主难以接触具体的房产测绘档案。加上档案管理部门平时对房产测绘档案宣传力度不够,致使房产测绘档案社会利用率较低,不能满足社会发展和城市建设以及业主自身权利的需要。数字系统的建立,不仅可以使房产测绘档案的利用、查询以及档案信息的添加更加方便、快捷,而且可以确保档案内容的公开透明。房产测绘档案数字化管理在实现为国土房管行政管理提供全方位房产测绘信息的同时,还可实现将有限范围内的房屋信息、权籍数据等向社会和业主个人开放,不仅有利于加强对房产测绘档案工作的监督,对档案材料的收集整理也能起到积极的作用。

二、实现房产测绘档案数字化管理急需解决的问题

房产测绘档案管理不同于一般意义上的档案管理,涉及开发企业和房屋业主个人隐私及信息安全。尽管房产测绘档案数字化管理是社会和经济发展的必然要求,但必须注意到,在推动实现房产测绘档案数字化管理过程中还存在许多急需解决的问题。

(一)房产测绘档案信息的保密性和安全性无法保证

在电子文档给人们生活、学习、工作、管理带来快捷、灵活、存储量大、易于传输、便于保管和修改等优点的同时,也带来不利于房产测绘档案信息安全保密等不利因素。如:病毒侵害、数据丢失、信息泄密、人为破坏等。

(二)房产测绘档案信息系统缺乏通用性和科学性

国家没有形成统一的房产测绘档案管理信息系统,各地甚至各部门都在研究开发适合本地区本部门的信息系统。由于层次、标准各不相同,使得系统的通用性较差,基础数据难以交换、难以共享,不能适应房产测绘档案信息资源共享的基本要求。

(三)房产测绘档案数字化建设发展不平衡

由于各地区的经济发展水平不同,房产测绘档案数字化管理的进程也各不相同。有的地区按系统建立了网站和局域网,实现了计算机辅助档案管理;有的地区只是把房产测绘基础信息、档案目录输入计算机,资料检索等仍习惯于手工操作,档案管理基本还是纸质化,房产测绘档案数字化管理仍未起步;有的地区干脆完全采用纸质化手工管理。

(四)房产测绘档案管理队伍素质偏低

在档案数字化建设过程中,档案管理人员是关键因素,各种软、硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。由于传统的档案管理模式只是纸质材料的收集整理和简单的编号存放,致使长期以来从事档案管理的人员素质整体偏低,技能提高缓慢,既懂计算机网络技术、又懂档案管理的复合性人才严重缺乏,影响了房产测绘档案数字化管理的正常开展。

三、实现房产测绘档案数字化管理的几点建议

(一)研发科学合理的房产测绘档案信息管理系统

严格按照国家和我市有关房产测绘和档案管理法律法规的相关规定,结合房产测绘档案管理的实际需要和经济社会发展需求,适当增减房产测绘档案材料收集范围,调整档案目录,增加房产测绘档案使用价值。加大科技投入,研发适合房产测绘档案数字化管理的系统,切实做到“三统一”,即:实用性与科学性有机统一;信息安全和技术安全有机统一;通用性和适用性有机统一。只有建立科学合理的房产测绘档案信息化系统才能提高整体工作效率,加快房产测绘档案数字化管理进程,提高房产测绘档案信息资源的利用率。

(二)加强档案保密工作,确保房产测绘档案信息安全

一是档案行政部门应会同房产测绘部门共同制定房产测绘档案信息开发、利用的相关政策,明确网络环境下房产测绘档案信息的收集整理、开发利用以及房产测绘档案信息的分类等级、查阅权限及授权条件等,为房产测绘档案数字化管理提供基础保障。二是房产测绘档案管理人员必须增强保密意识和信息安全意识,客观全面地对房产测绘档案信息作出科学判断,根据档案的密级程度确定开放查询范围,严格审查,严格管理,确保计算机网络安全和档案信息安全。

(三)努力培养高素质的房产测绘档案管理人员队伍

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(一)建设目标

声像档案信息化建设是适应声像档案工作标准化、规范化、信息化管理的发展需要,是以专业管理软件为核心,对声像档案信息资源进行集中有效管理,通过网络方式相互连接和提供利用,实现声像档案信息的资源共享;档案网络化系统,它是一种互动的,提供分散于不同部门或地区的声像档案信息资源的有效利用管理平台,实现声像档案资源数字化、数据传递网络化、信息服务快捷化,最终实现声像档案的立体管理及各档案部门数据及时收集归档为一体的管理模式,从而全面提升的声像档案为宣传报道服务、更广泛的交流信息、深入科学研究、提升声像档案艺术欣赏价值。声像档案的数字化管理工作最终应实现以下目标:

1、在全市建立统一的声像档案管理系统。

根据目前声像档案信息化发展趋势结合本馆自身特点站在统筹全市城建声像档案信息化发展工作的高度,开发出一个安全、灵活、高效的声像档案管理系统,用于本馆及下级单位。

2、在本馆上搭建起声像档案管理和服务平台。

建立物理集中及客户端工具分离的方式,面向各下属立档单位提供声像档案管理和利用服务,充分体现“智慧档案”的管理理念;

3、将系统建设成与本市城建信息化建设总体战略目标相协调的服务平台。

系统建成后,应实现声像档案接收一体化、声像档案归档网络化、声像档案管理自动化、声像档案借阅便捷化、声像档案资源社会化的目标,使声像档案信息资源更好地为本市的现代化建设发挥更大的作用,为全社会提供更加优质的服务。

(二)声像档案综合管理平台应满足档案数字化管理工作的核心要求

声像档案数字化管理系统,核心的业务过程可以包括三个环节:

1、声像档案入库流程:

将声像档案采集导入到eRhea系统,档案著录编目审核、资料生命周期管理流程,包括采集导入、编目著录、审核三个环节。

2、档案存储管理:

视音频资源导入过程中同时生成两路不同码率素材,同资源可以在导入完成后由系统后台调用Service进行浏览码率的生成。资源后,可以手动或者按照迁移策略将资源迁移到数据流磁带机/库中进行归档/备份存储,同时有资源源格式输出需求时,归档系统自动从近线带库回迁资源到在线供输出。

3、声像档案再利用流程:

用户可通过资源管理页面或者全文检索定位到需要的声像档案资料,可以在线预览相关档案资源,从页面发起资源下载或者导出请求,对于在线资源可以直接通过页面下载,对于受限(需审批需准备)资源可以发起下载申请,发起下载导出请求,审批通过后或者资源准备完成后,通过页面或者专业声像处理工作站下载导出。

4、系统架构

系统功能主要从声像档案管理模式、来源导入、再利用、系统管理及第三方接口等方便说明系统功能。整体系统支持在单位局域网中进行部署,整个架构在千兆局域网中。前端工作站包括声像处理工作站、非编工作站、著录管理工作站和检索查询工作站,系统部署于现有办公局域网后,整个办公网办公机器亦可以查询检索声像档案。系统后台服务器包括应用服务器、数据库服务器、转码服务器、在线存储和数据流磁带归档系统等。后台服务器系统可以集中部署核心机房,并且可以根据规模和预算进行虚拟化部署。声像档案系统是一个专门为声像档案管理设计的一个应用平台,在功能涵盖声像档案管理的全过程:声像档案数字化(视音频采集)、声像文件智能处理、声像档案整理编目(立卷和归档)、声像档案利用(借阅与查询、视频再制作)、声像档案编研制作、声像档案交换、声像视频长期归档安全管理、声像档案统计等辅助管理(统计、接收、移交)、系统管理等。所有考虑应用环节较多,应用流程具有一定的特殊性,其体系架构必须以档案应用为出发点,以实现声像档案管理过程中高效可靠的应用。

二、声像档案数字化管理工作价值分析

(一)有效改善档案管理工作现状

声像档案管理系统的建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用,从而将会促使档案管理理论、声像档案管理技术和方法的变革,并且通过最大程度的实现声像档案信息资源的有效利用和共享,发挥声像档案信息的增值作用,彻底改变档案封闭、半封闭的状况,从而实现档案事业的跨越式发展,进一步发挥和提升声像档案工作在本单位中的作用和地位。从声像档案管理角度看,声像档案管理系统建设可为声像档案管理人员提高工作效率。从声像档案利用角度看,声像档案管理系统可为档案利用人员提高工作效率。以前,为了查一些声像档案需要与一些设备连接才可以查看,有了该系统,即使没有读取查看声像档案的设备,也可以直接进行网上查找和浏览。同时,声像档案管理系统可以实现资源共享,用户只需一次交互操作就可以找到自己所需要的信息。另一个方面,声像档案相对于纸质载体档案而言,有着自身的特性,例如:直观的形象性。收集、保管的特殊性、是其他载体档案的必要补充。

(二)降低了整个系统的运行维护成本,高质高效地开展信息服务

数字化管理论文范文8

音像档案数字化的特点及优点。数字化载体相比于传统的磁带或者录音带,它不会有文件逐渐播放不出来的危险,其存放空间更大,可以存放更多的东西,而载体的生产成本相比于磁带也更加的便宜。也不需要很多的地方来保存这些文件了。并且数字化设备能实现高度集成化,通用性强能进行系统性、模块化处理,通过互联网建立综合录音档案数据库,可实现音像档案进行便捷查询,进而有利于数字化录音档案的管理,很好的解决传统录音档案的分散性和多样性问题。数字化音像档案信息除了便于查找外,也更容易被复制,可以解除特定载体对其的束缚。其具有可分离的特点,让数字化音像档案信息的增删修改比较方便,除了对档案原件的修改具有权限控制外,相对于手工填写的著录信息具有更大的可操作性。

二、音像档案数字化技术要求

(一)技术步骤

为了实现音像档案数字化管理,就需要技术的支撑。在电子计算机技术高速发展的今天,计算机的应用已走进千家万户。再加上国家对档案事业的大力支持,档案法律的不断完善以及档案工作国际环境合作的开展等等,为音像档案数字化管理提供了技术支持。以下步骤是关于音像档案数字化管理的具体操作步骤。第一,数字化采集。数字化采集是指将传统介质、传统信号经过计算机软件的处理,生产数字化媒体数据,并保存在数字化媒体介质上,如:硬盘、数据路磁带、光盘等。第二,编目信息标引。在将各类音像档案入库之前必须经过编目,不然随着越来越多的资料入库,将很难管理与使用。并且编目系统,能将无序的信息变为有序的资源,为检索提供必要的多种检索途径。第三,数据检索。标好编目之后,使用者可以利用检索软件,填写相关的查询条件,使用者能快速、准确、全面的找到想要的资料。第四,数据下载。如果有需要,可以向系统提出下载的请求。这样那些珍贵的资料就能很容易的走进大家的生活,不会蒙上历史的灰尘。第五,存储管理,互联网及其系统,工作人员能够轻松监控整个储存系统中的数据情况,便于管理。

(二)音像档案数字化管理面临的问题

虽然音像档案数字化管理有诸多的优势,也是历史进程中的必然,但是我国音像档案数字化发展明显滞后,除了一些电视台和极少数的档案馆开展了音像档案数字化,更多的音像档案还在沉睡。一部分是由于技术方面的不过关,另一部分是由于国家发展中的资金不到位,各个地方的发展不平衡,还有的就是对音像档案数字化没有引起足够的重视。

三、结束语