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6S精细化管理在医院人事档案中应用

2021-02-04 15:55 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

【摘要】目的探究在医院人事档案管理中,6S精细化管理的应用效果。方法选取我院人事档案管理处2017年1月—2018年3月采用常规管理方法管理的600份档案作为对照组,2018年4月—2019年4月采用6S精细化管理方法管理的600份档案作为研究组,比较两组档案缺失率、破损率、正常利用率及管理质量评分。结果研究组档案缺失率、破损率均低于对照组,正常利用率高干对照组,有统计学差异性(P<0.05);研究组档案标识规范程度、档案室清洁程度以及档案管理安全方面性评分均高于对照组,有统计学差异性(P<0.05)。结论在医院人事档案管理中应用6S精细化管理,可以减少档案破损及缺失情况,对提高人事档案管理质量及正常利用率具有重要的价值。

【关键词】6S精细化管理;医院人事档案管理;档案缺失率;质量评分

在医院管理工作中,人事档案是重要的内容之一。人事档案管理与医院人才的选拔、医院队伍建设等具有密切关系,是医院长远发展的基础[1]。人事档案中记录每个人的信息,包括姓名、性别、学历、履历、相关职称等等。通过人事档案,医院的管理者能对医院人员有基本的认知,并将其安排在合适的岗位上,对日后调配、晋升等起到重要的作用。目前,很多医院对人事档案管理的重要性认识不足、重视不够,存在管理制度不健全、设施不足、管理人员专业性差等问题,导致医院人事档案管理效果一直欠理想,影响医院的整体发展[2]。6S精细化管理是现代管理方法之一,其目的是通过高效的管理,提高管理质量,保证管理安全性[3]。本次研究通过对比不同时间段人事档案管理情况,探究6S精细化管理用于医院人事档案管理中的价值,现报道如下。

1资料与方法

1.1一般资料。选取我院人事档案管理处2017年1月—2018年3月采用常规管理方法管理的600份档案作为对照组,2018年4月—2019年4月采用6S精细化管理方法管理的600份档案作为研究组,两组档案相关信息如表1所示,应用统计学软件对纳入档案信息数据处理,无统计学差异性(P>0.05)。

1.2方法。对照组:人事档案采取常规管理方法,即由专人对医院人事档案负责,定期对档案室进行清洁,例如擦拭装档案的橱柜、每周对档案室消毒等;每年整理一次档案,将档案按照人员入职时间进行归档统计;半年检查一次档案室的隐患,以减少因隐患导致的档案破损、缺损等。研究组:人事档案实施6S精细化管理,具体方法如下:①整理:每个人因学历不同、履历不同、职称不同,导致其档案存在个体差异性,对于医院而言,因科室较多,如果所有科室人员档案放在一起,当需要调个人档案时,工作繁琐,增加了档案管理人员的工作量,因此,对于档案管理人员,在对档案进行整理时,可以根据科室为单位,按照科室情况对档案进行整理、划分,并在整理好的档案上标注科室名称、科室人员名称,便于核对。②整顿:健全档案室管理制度:结合以往的管理经验,对档案室的制度进一步完善,例如,为保证档案的实时性,要求档案负责人员每个季度对档案进行一次整理,尤其是涉及职称变动、学术水平变动人员,要及时做好标记,便于日后工作的调配。此外,对于档案室环境管理方面,要求明确具体物品的摆放位置,并做好标识工作,也可以通过现代化手段,例如借助电脑编制检索工具,方便对档案的查找,或者采取电子文件形式对档案进行管理。③清扫:对于档案室管理人员,要每天对档案室进行清扫、定期消毒,尤其是节假日前后,要彻底清扫,包括角落、柜顶等处,为减少灰尘,可以将档案装入密封塑料袋中,防止发潮。档案管理人员切不可在档案室吸烟,防止造成火灾隐患。此外,要求管理者在对档案进行整此外理时,不可在办公区域吃东西,喝水,防止破损档案的清洁性。④清洁:对整理、整顿、清扫等制定标准化,并严格按照制定的要求开展,以维护上述管理效果。⑤安全:档案信息的安全性对个人极为重要,因此,要定期进行对档、排查、及时更新,在对人事档案进行操作时,一定做好其保密工作,预防医院工作人员信息的泄露。⑥素养:医院档案管理人员的素养也直接影响档案管理的有效性。作为档案管理者的工作态度、专业性、服务态度等是做好档案管理工作的前提及基础。档案管理工作是一项负责、繁琐的工作。档案管理人员的技能、价值观、知识、态度等均是其职业素质的体现,但是在实际工作中,很多医院缺乏专业的管理人员,导致管理者知识储备不足、管理技能差等,影响档案管理的效率。所以管理队伍职业化建设,己成为医院改革和发展迫切需要解决的问题[4]。因此,医院管理者可以通过外聘专业的管理人员或者引入相关专业的人才对档案进行管理[5],并定期对其培训、学习,提高其专业方面的知识及管理技能,完善其职业素养。

1.3观察指标及标准。比较两组档案缺失率、破损率、正常利用率、管理质量评分。由医院领导及员工根据我院自拟的医院人事档案管理质量评估量表对医院人事档案管理质量情况进行评估,量表评估内容包括档案标识规范程度、档案室清洁程度、档案管理安全性,每项均为100分,分数越高,则说明管理质量越好。研究中自拟量表Cronbach’salpha>0.75,说明该量表信度较高。

1.4统计学方法。应用统计学软件SPSS26.0分析,计量资料用(x珋±s)表示,t检验;计数资料用(%)表示,2检验,等级资料采用秩和检验;P<0.05表示有统计学差异性。

2结果

2.1两组档案缺失率、破损率、正常利用率比较。研究组档案缺失率、破损率均低于对照组,正常利用率高干对照组,有统计学差异性(P<0.05),见表2。

2.2两组档案管理质量评分对比结果。研究组档案标识规范程度、档案室清洁程度、档案管理安全性评分均高于对照组,有统计学差异性(P<0.05),见表3。

3讨论

3.1医院人事档案管理存在的问题。医院人事档案是对人员相关信息的记录,是原始的历史记录,人事档案对医院而言,是其重要的财富,可以将员工的所有信息予以体现,院方可以结合具体的信息,对员工的职位、奖惩进行合理的分配[6],人事档案在医院工作今后的工作中,对员工具有凭证的作用,价值极大。实践调查中发现,常规的医院人事档案管理方法普遍存在下述问题:①管理不规范:因医院对人事档案管理工作重视不足,导致医院缺乏健全、完善的管理制度,大量档案堆积,增加了管理人员工作量,导致管理人员在工作中经常出现失误[7],例如,未及时更新相关人员的职称变化、学历变化,影响工作人员调配及晋升。②档案室环境差:很多档案室负责管理的人员不足,缺乏定期的清扫、清洁工作,导致档案破损率高,影响档案的查找工作[8]。③保密工作差:因管理人员对档案重要性认知不足,缺乏保密意识,容易泄露相关人员的个人信息。④档案管理人员综合能力欠理想:大部分医院对档案管理工作认知不足,对档案管理的整体要求不高,档案管理人员也缺乏专业性及管理技能,例如,不能合理应用现代化手段对档案进行整理、归纳,对档案更新不及时等[9]。

3.26S精细化管理的优势及医院人事档案管理应用必要性。6S精细化管理是目前企业重要的管理模式之一,6S管理是5s的升级,包括SEIRI(整理)、SEITON(整顿)、SEISO(清扫)、SEIKETSU(清洁)、SECURITY(安全)及SHITSUKE(素养),与5S管理基本相近,均兴起于日本企业,因均为S开头,也将其称之为6S管理。6S管理的作用在于清洁工作环境,减少因杂物随意堆放导致的空间浪费,且良好的工作环境,可以让人心情愉悦,对提高工作效率具有重要的意义[10]。精细化管理是一种文化,也是一种理念,是指建立在常规管理基础上,将社会分工精细化、将服务质量精细化,是现代管理的一种必然需求,是以最大程度减少管理占用资源、减少成本为目标的管理方式[11-12],现在已经广泛应用于医院档案管理等整个医疗体系当中[13-15]。6S管理引入后,笔者医院在档案缺失率、破损率及正常利用率方面均得到极大的改善,档案标识规范程度、档案室清洁程度、档案管理安全性等方面也得到极大的提升,这与6S精细化管理的优势有着密切的关系。6S精细化管理的优势在于将6S管理、精细化管理进行有效的结合,从6个方面,细致、规范的对工作进行管理,不仅可降低管理成本,还能提升整体的管理水平,备受企业的青睐与认可。在医院人事档案管理中,因人事档案在医院员工调配方面占据重要比重,而6S精细化管理,能提高管理质量,因此,有必要将其引入[16]。应用6S精细化管理的必要性体现在:第一,人事档案在医院管理、发展中均占据重要的地位,价值高,医院对其管理的效率要求也随之升高,而大部分医院多采取传统的管理手段,不符合现代信息化发展需求。6S精细化管理结合了现代的管理技术,通过采取电子文件形式、编程搜索等,可以减少管理人员的工作量,缩短档案查找时间,与传统管理手段比较,更具有先进性,能提高整体管理质量[17]。第二,因医院对人事档案管理重视不足、人事档案管理缺乏专业性,导致档案更新不及时,时效性差[18],而6S精细化管理充分考虑了这一问题,增加了人事档案管理人员的培训、学习,对档案的及时更新予以保证,利于医院日后的对工作人员职称变动的参考。

3.36S精细化管理在医院人事档案管理中应用的价值。在医院人事档案管理中应用6S精细化管理,通过及时的整理、整顿,可以进一步健全医院人事管理的制度,方便各科室人员档案的统计工作,能及时更新其档案信息变化,医院在对相关人员职位进行调整时,可以将其作为原始凭证进行考核,且能降低人事档案的缺失率[19];通过清扫、清洁工作,可以减少人事档案的破损率[20];通过加强安全、素养培养等,可以提高管理人员的对人事档案重要性的观念,提高管理人员对档案安全的意识[21],定期的外出学习、培训,能增强人事档案管理人员的综合水平,包括技能、专业性等,使其能更胜任岗位工作。综上所述,在医院人事档案管理中,应用6S精细化管理,可显著提高人事档案的有效利用率,降低档案缺失率、破损率,提升管理人员的管理质量,具有重要的应用价值。

作者:刘丽 单位:天津市天津医院

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