摘要：立足新时期，职业院校在专业性人才培养方面的作用巨大。随着学校规模以及影响力的扩大，在全新的信息时代，职业院校人事档案管理工作进入新阶段。因此，要以信息化为方向，结合职业院校人事档案管理工作的实际情况，剖析发展中的不足，勇于创新，探索新的发展模式，有效提升人事档案管理水平，更好地发挥档案价值，为学校的可持续发展奠定坚实的基础。
关键词：信息时代；职业院校；人事档案管理；创新
前言
在科技的引领下，信息时代的到来势不可当。信息技术成为档案管理事业向前发展的强大动力。加快职业院校人事档案管理工作的有序发展，要重视实际运行情况的系统分析，明确发展中需要改进的地方，掌握创新发展方向，实现人事档案管理与信息化的积极融合，增强整体管理的科学性与高效性，为档案价值的发挥创造有利条件。
1正确认识信息化在职业院校人事档案管理中的价值
1.1信息化促进人事档案价值的充分发挥
随着社会发展，档案管理一直备受关注。档案管理工作应该提供系统与准确的信息服务。在以信息化为主导的时代，资源整合势在必行，数据化发展迅速，职业院校人事档案管理工作也深受影响。信息化优势在管理实践之中能够支持档案的高效管理与应用。以信息为主导的档案管理创新为人事档案管理开辟了全新发展道路，加快了机构优化与价值提升。
1.2人事档案信息化提升人才利用效率
对于职业学校而言，其在培养专业性人才方面具有重要作用。学校人事档案管理工作的重点是对学校内部人员进行全面统计与管理。依托信息化手段，构建电子化档案，能够实现对教师信息的系统整理，做好差异化分类管理。具体来讲，对于教师的人事档案，信息技术支持信息的集中收集与处理，有利于挖掘教师的潜力。
1.3突破传统纸质档案管理的缺陷，管理更显高效性与动态性
信息技术的应用加快了传统纸质档案向电子档案过渡的进程，使得纸质档案在保存、利用方面的缺陷得到有效改正，有利于长久保存，被损坏的概率变小，让管理与使用更具便捷性，大大节省了存储空间，能够随时统计与分析，为学校建设发展提供准确的人事信息。
2职业院校人事档案管理工作的缺陷与不足
2.1人事档案管理思维滞后，缺乏完善的档案管理机制
从职业院校人事档案管理工作实际看，比较突出的问题是人员专业知识匮乏、手工操作仍为主要模式，这严重制约了人事档案的高效使用。另外，人事档案管理人员观念滞后，与时代需求相脱节，缺乏危机意识，创新与科学管理思维严重不足。从制度上讲，职业院校体制落后，管理处于分散状态，归档材料规范性不足，管理效率低下，威胁档案信息的完整性与准确性。
2.2人事档案管理信息不足，缺乏权威与统一标准
职业院校人事档案管理普遍存在的问题是信息类型雷同严重，个性化内容欠缺，成为制约人事档案信息化发展的重要原因。在材料收集方面，缺乏统一的标准，材料收集工作未得到全员范围内的认可，资料收集归档无法保障及时性与全面性，突出体现了对档案收集的不重视。在缺少统一标准的情况下，人事档案管理表现为不同的发展水平。具体来讲，在人事档案管理实践中，人员素质的差异、管理手段落实等情况，制约着管理效率的提升，阻碍着人力资源的整合与利用，信息滞后现象较为普遍。
2.3信息化建设缓慢，资源投入严重不足
当前，信息技术的影响力得到全社会认可，职业院校人事档案管理工作也参与其中，不断优化，但受多种因素制约，发展速度缓慢，利用率不高，很多人事档案原始资料尚未及时进行电子化处理，部分信息系统盲目建设，实用性较差，技术升级与更新不及时。信息化建设，硬件是根本。职业院校档案管理设备缺乏先进性，现代技术应用不足，尚未应用人事档案管理服务器，资金投入有限，信息化发展后劲不足。
2.4管理人员专业能力匮乏，综合素养亟待提升
在职业院校人事档案管理队伍中，人员结构不合理，非专业人员居多，部分档案管理人员档案管理知识有限，缺乏较强的专业技能。面对信息化的飞速发展，他们信息技术操作水平不高，知识更新速度缓慢，对新鲜事物接受能力薄弱，信息化观念薄弱，很难将档案管理实践与信息技术进行有机融合，难以发展成为行业所需的融档案管理与信息技术于一体的复合型人才。
3如何推动信息时代职业院校人事档案管理的创新
3.1加强专业培训与教育，切实提升管理人员综合素养
对于职业院校人事档案管理工作，管理水平的高度直接受管理人员素质制约。因此，要重视管理人员素质建设。具体来讲，要结合行业发展形势，定期进行专业培训，构建科学的学习机制。信息时代，管理人员要紧跟形势，积极学习先进的计算机信息技术，熟练掌握操作技巧，与档案管理进行结合，更显知识体系，加快成为具备较高信息素养的综合性人才。另外，职业道德教育也不能忽视，以便强化人事档案管理工作人员的敬畏之心。
3.2增加人事档案个性化信息，提高档案利用率
对于人事档案而言，学校员工的学习经历、工作经历以及家庭关系等，是最为基本的信息内容，重要性不言而喻。但在档案信息化高速发展的今天，基本信息远远不够，这些很难全面描述员工所拥有的特质。因此，要有针对性地增加个性化信息，如员工的性格特征、职业偏好、员工爱好、科研教学水平等，力求资料丰富，多角度呈现员工的信息，同时，对各种材料的真实性进行把控，辅之以文件支撑，定期进行更新，以便有效提升人事档案利用价值。
3.3加快人事档案信息化建设进程，强化资源高度共享
人事档案信息化建设追求的是资源的高度共享，以资源利用率的提高为目的，以便更好服务于学习发展。因此，要掌握人事档案开放程度与范围，强化信息安全性的有效维护。人事档案资源合理开放有助于院校之间进行交流与合作，采取动态与实时相结合的人才输出机制，便于向人事档案信息部门提供更加准确与权威的人力资源信息数据。另外，在重视人事档案资源网络化的同时，还要对安全问题给予关注，落实风险预测与管控工作，确保人事档案资源的安全。
3.4将人事档案管理信息化纳入学校整体规划，强化软硬件设施的优化与完善
人事档案信息化建设的推进，离不开资金的大力支持。尤其是前期，投入相对较高，但是，这很难在短时间见效。职业院校在基础建设资金方面存在短板，因此，需要做好资金计划，将人事档案管理信息化纳入规划方案，以避免因资金不到位，进而影响基础设施的完善工作。作为学校，要对人事档案信息化给予高度重视，正视其发展的必然性，为资源获取创造条件。与此同时，也可以探究更多合作方式，寻求与社会团体与组织的战略合作，以便实现对资金与技术问题的有效解决。对于基础设施建设，主要涉及两部分，一方面是硬件设备，主要涉及计算机、光盘等，目的是有效支持网络存储与传输。另一方面是维护信息安全性的杀毒、防火墙、安全漏洞以及保密软件等。
3.5积极构建人事档案管理制度，力求标准统一
在人事档案管理工作中，档案的安全性与完整性不容忽视，科学的管理机制是保障档案准确性的根本。首先，要重视构建检查审核制度，维护纸质档案与电子档案的统一性与同步性。为了避免档案资料丢失，需要发挥检查制度的作用，落实定期检查手段，尤其要关注归档文件的完整性，考量档案管理过程中各种手续的齐全性。其次，对电子化档案进行规范。具体来讲，要构建标准化格式，将终端审核落实到位，保障数据格式与结构的统一性，强化档案数据传输与使用的规范性，明确指出档案查找与使用权限，避免档案遭受无故更改。最后，实施档案查阅制度。为了维护档案完整性与安全性，档案查阅通常依托网络入口，需要明确查询的权限与范围，尤其做好登记，不能挪作他用。
4结束语
信息时代，计算机信息技术的影响力遍及各个领域，职业院校人事档案管理工作也要与时俱进，积极引入信息化人事档案管理模式，突破传统人事档案管理方式的束缚。在深刻认识信息化优势的同时，也要明确管理过程中存在的问题，多角度进行分析，构建行之有效的解决策略，从制度体系、人员建设、设施等多方面进行完善，加快职业院校人事档案信息化建设，构建现代化人事档案管理机制，为学校的健康发展提供坚实的保障。
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作者:邓丽欢 单位:广州卫生职业技术学院
