大学生档案是个人信息的重要载体，也是国家人事档案的重要组成部分。大学生档案是大学生身份信息的真实反映，记载着大学生在校期间的学习、生活、社会实践、思想品德、奖惩情况、专长爱好等情况。它是用人单位选拔、任用、考核的重要依据。
一、大学生档案管理的现状及问题
大学生档案对于高校毕业生来说非常重要，它反映了大学生在校期间的重要信息。大学生在校期间档案又被称为学籍档案，当他们毕业后将转化为人事档案。人事档案相比于学籍档案，涵盖内容更加广泛，不仅有在校期间的记录，也包含着就业协议书、就业报到证等重要内容。一般情况下，大学生毕业后，档案将转入毕业生就业单位的人力资源部，或委托所在地的人力资源中心等机构托管。尽管大学生档案管理具有非常重要的意义，但还是存在许多问题。首先，大学生本人缺乏对个人档案重要性的认识。毕业后学校把档案直接发到本人所签约单位或者委托人事档案管理部门，而大学生本人却从来未去这些部门报到过，导致这些部门无法核实信息后进行存档。往往在过去了几年甚至十几年后需要时才想到去查阅，导致档案存放地点不明确，没有相关手续查阅自己的档案，更严重的是多年的业绩、成果等有价值的资料都无法续存在个人档案中，以至于影响到职位晋级、社保缴纳、工龄计算、退休工资等等。其次，档案内容不规范，无法统一管理。主要表现档案材料收集不全，如毕业生登记表无本人签名，甚至有的没有学校公章。学生成绩单没有教务部门的盖章，甚至有些档案使用的是复印件，形成的档案材料没有标明日期，无法排序，有的缺少报到证。总之，大学生档案内容五花八门，各学校没有统一的规范，材料类型繁多，有价值的材料不够丰富和全面。由于很多用人单位非常看中大学毕业生的个人素养，而在大学生档案中，缺乏大学生道德操守以及相关创新能力的证明，这不仅不能全面反映大学生的素质和水平，也影响着大学毕业生走向工作岗位后升职加薪等个人利益。最后，管理方法陈旧。在大学生档案管理的过程中，工作人员没有充分地意识到先进的管理方法的重要作用，依然采用传统的大学生档案管理方式，这就导致大学生档案管理工作效率不高。随着大学生扩招规模的越来越大，大学生档案管理所要管理的档案数量的增加，大学生档案管理的工作效率亟待需要提高。负责档案管理的人员用的还是老思路、老方法，这些人不具备档案管理的新知识，往往还会出现不知道哪些材料应该归档、应该盖哪种类型的公章等基本问题，造成人事档案出现严重的质量问题。
二、解决问题的对策
首先，提高对档案的重视程度。让大学生本人认识个人档案的重要性，从根本上解决当事人不重视档案的现象。高校要设立学生档案室，配备专门人才管理档案，尽量聘用具备档案管理工作知识、热爱档案管理工作、保密意识强、工作勤奋、业务能力强的人员担任。兼职档案管理人员可以由院系的辅导员或学生管理工作者担任。对档案管理人员进行定期培训，学习相关档案专业知识，提高档案管理人员的业务能力。其次，规范归档范围。大学生档案应该详细记录学生的成长经历。也就是说原有的档案归档范围不能全面反映学生的全貌，不利于用人单位对学生的全面了解。新形势下要根据大学生的学习生活实际，扩大档案的归档范围，真实、全面反映出学生的个性化特征，为学生就业和管理工作提供服务。所以，要规范档案的归档范围，如大学英语证书、计算机等级证书、职业资格证书、创造性发明证书、各科研成果等。最后，建立健全各项制度。逐步建立大学生档案管理制度，并严格规范档案管理人员的工作。完善高校大学生档案管理工作的基础条件，以适应新时期对于高校档案管理工作的新要求。可以进行对大学生档案的数字化处理，将大学生档案资料转化成为电子数据，以便于用人单位可以更加便捷地进行大学生档案的查询。要进行对大学生档案信息的动态化管理，及时对大学生档案进行补充，保证大学生档案可以为大学生群体和用人单位提供真实有效的信息。
作者：纪莹 单位：梅河口市人力资源和社会保障局
