一、基层食药监部门人事档案管理工作中存在的问题
1.基层食药监部门人事档案管理专业人员少经验不足
由于药监部门存在成立时间短，档案管理专业人员少，工作任务重的现状。基层单位普遍没有配备专门的人事档案管理部门或专职档案员，基本上都是由人教部门的人兼职管理，由于专业不对口专业培训时间又短，因此缺乏档案管理的专业知识和操作技能，再加上档案管理手段的滞后，大多数采取的是原始手工操作方法，信息化技术应用程度不高，容易造成档案材料归档不及时、资料收集不完整等问题。从而影响了人事档案管理的实质效果和应有水平。
2.人事档案的内容分类材料归类管理问题有待提升
首先，由于人事档案本身的特殊性具有材料来源广泛、名目繁多、内容各异、形式多样等的特点，从而容易出现档案材料分散、无序等问题，给人事档案的内容分类及材料归类管理造成一定影响。其次，目前基层单位的人事档案管理主要还是掌握干部的履历、学历、考核鉴定、党团材料等，但对工作绩效、奖励、有较大影响的思想汇报及总结、个人检查材料以及图片、声像资料等电子档案缺乏有效收集整理，或者是分散收集缺乏整合归纳。
3.人事档案管理电子信息化程度较低
目前基层食药监部门的档案电子化管理形式单一内容简单。人事档案管理人员大部分仍习惯于手工操作，面对手头上现有的一些管理资源系统软件也只是将个人基本情况、档案目录等材料进行简单录入。对干部在工作生活中形成的原件如评定专业技术职称的论文、报告、科研成果、著作等内容都不予以收录。使得在人事档案的跨单位利用中实用性不强，仍然必须提供纸质档案材料，无纸化阅读档案基本没有实施。这样就大大影响了实际工作效率。再加上基层部门在档案管理上的经费支出不足也导致人事档案管理电子信息化程度较低等问题。
4.人事档案没有得到充分开发利用
基层食药监部门干部人事档案管理工作普遍存在重管理、轻利用的现象。干部人事档案是组织上知人善任、选贤举能的依据之一，为基层食药监部门选拔和使用人才提供真实可靠的材料。低效利用致使人事档案不能在为各级组织人事部门了解人选拔人和使用人的工作中充分的发挥作用。基层档案管理人员大部分将时间精力用于档案的接收、收集、审核、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷等整理以及防火、防蛀、防霉变等仓库保管工作上，却忽略了档案的开发利用。因为缺乏对人事档案材料进行认真细致地分析研究，没有很好的建立完善的人事记录及人才技能库，无法充分掌握区域范围内的人才信息，因此难以为人事档案的开发利用提供专业支持。同时一直以来人事档案具有规范性强保密性高的特点，使得此项管理工作长期处于封闭和半封闭状态外界很少并很难了解，也是影响人事档案低效利用的因素之一。
二、加强基层食药监人事档案管理创新的措施
1.提高认识，加强基层食药监人事档案系统化制度化管理
部门领导要提高认识，高度重视档案工作，认识到人事档案管理是单位内部管理水平高低、运转是否正常的重要标志之一。人事档案工作是一项系统性工作，涵盖人事部门及其他非人事部门。要求单位各部门都要重视和参与到人事档案管理工作中来，保证人事档案管理工作与食药监部门的行政执法、日常监管等各项工作保持同步。一是可以通过召开专题会议、举办人事档案法规知识测试等形式多样的活动，让全体干部职工认真学习宣传《档案法》、《档案管理条例》等相关档案知识，使每位档案管理工作人员都充分认识到人事档案管理工作是一项基础性管理工作，人事档案是一种特殊的、宝贵的信息资源。二是加大对基层食药监人事档案基础设施的资金投入，充分给予人员、制度以及经费的保证，不断改善人事档案管理条件和设施。三是建立健全人事档案制度化管理。制定并完善基层食药监局人事档案管理制度，比如人事档案计算机管理制度、收集归档及人事档案转进转出等一系列工作细则，做到明确职责规范操作，使档案工作朝着程序化、规范化和标准化的方向发展，确保人事档案管理工作长效运行。
2.实行继续教育培训，提高基层食药监人事档案管理人员的专业技能
为保证人事档案工作能适用新形势下食药监的改革发展要求，提高现有档案管理队伍的业务素质与服务水平就成了当务之急。实行继续教育培训是逐步提高基层食药监人事档案管理人员的专业技能的主要途径。首先加强与当地档案局的沟通联系，定期组织业务培训。邀请专业学者开展专题讲座，聘请技术能力强的档案管理工作者对基层人事档案管理人员进行手把手操作培训。其次在条件允许的情况下，还可以通过与开设了档案管理专业相关的教育机构，尤其是那些在档案管理专业领域比较突出的大学建立合作关系，灵活运用整体培训、个人培训和轮岗培训将结合的形式，定期安排基层单位的人事档案管理人员参观学习，接受系统、正规的档案管理继续教育培训。在系统内部，定期举行业务知识比拼形成一种以提高自身综合素质为荣的竞争氛围，充分发挥管理人员的主观能动性。其次还要鼓励基层档案管理工作人员去考取档案系列专业技术资格，带动档案管理队伍的整体水平的提高。
3.改善基层食药监人事档案管理的硬件设施
在人事档案工作的规范化管理中，基础硬件设施是必不可少的重要一环。因此基层部门领导要提高认识加强重视，加大资金投入不断改善档案管理的硬件设施，为人事档案管理工作营造一个良好的环境。在安排人事档案管理办公场所时，需要仔细考虑档案用房的各项要求，做到库房、阅档室、办公室“三分开”。建立稳固的防火、防潮专用档案库房。购置铁质的档案柜或新型的专用档案密集架，以便节约和合理利用空间。库房内应设置必要的空调、去湿机、温湿度器等设备。除此之外，为了适应档案现代化建设的需要，配备档案专用计算机、打印机、复印机、数码相机等设备也是十分必要的。库房内的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应定期检查。
4.进一步规范基层食药监人事档案业务工作，构建人事档案信息化管理模式
从实际管理工作的需要和人事档案管理规范化的要求出发，制定科学的人事档案分类方案和归档范围，要求基层档案工作者在实际工作中严格遵守人事档案分类的规定准确掌握归类的方法，坚持性质判断、内容判断及同一标准的原则进行管理。逐步规范基层食药监人事档案业务工作。首先要规范基层食药监部门的文件材料收集工作。一是要抓好人事档案文件材料的形成工作，进一步推行人事档案材料标准化要求。通过召开专题会议制度印发通知要求各科室严格执行人事档案形成程序及质量要求，做到事实准确、材料完整、手续完备。如个人制作材料时选用质量好的纸张书写印刷，禁止使用不耐光、不耐热、不耐久的书写文具，并保证材料格式尺寸大小及书写规范。二是抓好文件材料的归档工作。严格归档范围和保管期限表，明确各科室兼职档案员负责本科室材料的收集工作，并及时移交到档案室保管。三是抓好声像档案材料的规范整理工作。除了对已归档的各种人事档案的加强整理外还应逐步增加对相关声像、实物等门类的档案材料的整理。四是充分利用计算机网络技术构建基层食药监人事档案信息化管理模式。从实际出发，深入开发基层食药监人事档案信息资源，尽快建立基层食药监人事档案数据库系统。将人事档案信息利用扫描仪等现代化设备和技术，将文字、图片等档案材料转换成数据资料，实施基层食药监人事档案的动态管理和维护，提高人事档案管理工作的效率，减少因手工调阅造成档案材料的磨损，延长档案使用寿命。通过现代化手段全面建立人力资源信息的收集、优化、反馈和监控系统。
5.提高基层药监人事档案利用价值和利用率
提高人事档案利用率对食药监工作的创新和发展有重要意义。一是调整丰富更新人事档案内容，提高利用价值。根据基层药监部门干部职工岗位设置的多元化以及新的机构改革后人员岗位的变化，不断丰富人事档案信息内容，注意收集反映人员综合能力、专业特长、知识结构、能力水平、科研成果等方面的记载材料和数据。对各类人才实行针对性的档案内容收集和管理，形成科学的药监人事档案管理体系，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，提高基层药监人事档案的全面性和实用性。二是转变观念，树立主动服务意识。改变基层档案管理人员“保管员”的身份，充分发挥主观能动性成为档案开发利用的直接参与者，让管理人员利用自己的专业优势对人事档案材料进行解读，为干部人事决策工作当好参谋，进一步做好干部人事档案方面的咨询工作。三是增强沟通信息渠道，实现人事档案信息资源有效共享。
三、总结
传统的人事档案管理已经难以满足现代社会的发展需求，它必须以一种社会化、开放式的管理形式存在并对旧有模式进行补充。在传统模式中，人事档案比较封闭和内向，但是对于人事档案的保密、保护、方便内部使用具有优势。缺点是过于封闭、利用面不广，实行规范化、网络化管理难度大。因此，如何在新形式下既保证服务面、利用率又防止泄密、丢失等问题的发生，如何充分发挥两者的优势使现代档案管理更加充实与完善，便一直以来是人事档案开发利用的重点和难点。面对这项长期、复杂而重要的基础性工作我们需要不断创新工作思路不断提高工作质量。
作者：廖虹 单位：福建省龙岩市药品检验所
