摘要：急救中心信息管理系统、调度指挥系统等信息化技术的开发应用，产生了大量电子档案，并逐步替代传统纸质档案，其档案信息化建设及安全管理成为摆在档案管理人员面前亟待解决的重要问题，需要我们认真研究解决，不断提升中心档案管理水平。本文分析了新时期急救指挥中心档案信息化内容，重点探讨了信息化平台建设及模块功能，提出做好档案信息化建设的综合之策，对提升指挥中心档案信息化管理进行了有益探索。
关键词：档案管理；急救指挥中心；信息化
120急救指挥中心是卫健委对群众的直接窗口，承担着突发公共事件、重大灾害伤亡事故和日常医疗急救调度指挥重任。烟台市120急救指挥中心于2008年成立，共调度指挥45家急救站、106部救护车。120急救指挥中心档案（以下简称中心档案）是在急救指挥中心活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着城市化进程加快，以及市民健康意识的提升，急救指挥中心业务量不断攀升。如2020年某一周，中心接呼救电话12572个，调派救护车2901辆次，救治急症伤病员2612人。急救中心信息管理系统、调度指挥系统等信息化技术的开发和应用，产生了大量电子档案，并逐步替代传统纸质档案，中心档案信息化建设及安全管理成为摆在档案管理人员面前亟待解决的重要问题，需要认真研究解决，不断提升中心档案管理水平。
1急救指挥中心档案信息主人构成内容
1.1调度业务信息。120急救指挥中心调度室接警电话录音，急救调度事件详细情况、事件复核结果，以及调度详细统计产生的电子文件形式归档资料；保险公司或交警到120急救指挥中心调取报警详细情况的，也要及时做好相关信息登记、收集和归档。
1.2急救设备信息。120急救指挥中心开展业务工作所配备的各类仪器、设备及软件信息等。硬件方面，有120急救车信息、电视机、LED显示屏、电脑、打印机、投影仪等各种设备的购置时间、参数、合同均需记录，并归档保存；此外，还包括各种急救类药品、器械等档案。软件方面，如急救调度系统软件、回访系统软件、急救分站系统，以及急救指挥中心档案管理软件，等等。
1.3工作人员信息。120急救指挥中心整个中心的调度员信息、管理人员信息，以及不同岗位、人员的岗位职责、身份信息、学历及专业等，均需要纳入归档范畴。
1.4财务管理信息。120急救指挥中心开展急救业务过程中形成的各种财务信息情况。如，网络运营费明细、人员工资发放支出、设备系统维护费用、办公用品采购费用等，均需要及时进行备案归档。
2急救指挥中心档案信息化平台内容
信息化建设的关键与核心是平台建设，信息化平台的搭建能够有效提升中心档案管理水平，实现档案信息资源共享，延长档案保管期限，强化档案安全保障等。根据急救指挥中心职能，其档案信息化平台（见图1）包括应用层、业务层和支撑层三个方面。其中，应用层是由中心文档管理、档案查询、图像扫描、档案编研、档案统计、档案门类、档案分类、全文检索、全宗管理等应用功能组成；业务层主要包括中心档案工作流引擎、系统日志、语义分析、搜索引擎、事件监控、报表管理及定时任务等应用功能组成；支撑层，又叫保障层，是保证该信息化平台正常运行重要网络系统，如档案数据库、操作系统、应用服务器和网络等。
3急救指挥中心档案信息化平台模块功能
急救指挥中心档案信息化平台立足中心职能，将档案信息化管理功能纳入到日常归档、查阅、管理和应用等多个方面。
3.1智能归档。120急救指挥中心在业务调度、设备采购、人员管理等过程中产生大量电子档案，这些电子档案具有数量大、非结构化、种类多、传播快等特点，做好中心电子档案的收集、归档是做好档案管理工作的前提和基础。通过信息化平台系统软件的设计和应用，通过数字签名、电子签章、提取关键词/主题词，以及自动分类等，实现电子档案自动归档，实现智能收集归档。在单轨制理念下，电子档案完全按照档案收集、整理的标准和要求，信息系统会对中心业务活动中产生的各类电子档案进行案卷、卷内文件整理，还可以进行批量修改、档号自动生成等，高效、便捷。
3.2查阅利用。该信息系统包括档案查询、查询日志、借阅及借阅管理等功能。其中，查询功能。作为档案信息化最基本，也是最常用到的功能，该平台提供浏览器/服务器结构功能，支持远程档案网络检索服务。通过系统中的全文查询检索、分类检索、模糊检索等功能，快速查找所需档案原文及目录。查询日志、借阅、借阅管理等，记录中心档案查询时间、模式，通过借阅记录提醒设置，提醒档案管理者回收档案等。
3.3综合管理。中心档案信息化管理平台中的综合管理模块主要包括大事记、个人设置、鉴定销毁、通知通告和常用下载等组成。其中，大事记模块，作为三次文献开发类型，该模块设计便于后期中心档案编研，并将编研成果以内容及年份排序展现，利于查找利用。个人设置模块，基于中心工作人员及档案管理人员档案信息需求。该模块提供个人平台登录、密码修改及档案查询申请等。鉴定销毁模块，则根据中心保存的电子档案存档类别、年限，分类分卷分件建立销毁清单，使档案销毁有据可查，利于档案安全。通知公告模块，主要是中心档案工作的重要通知、通告，最新动态等，使档案管理更具时效性、导向性。常用下载模块，主要为广大用户提供各种中心档案依据的法律法规、常用的标准规范，以及各种应用软件的下载服务。
3.4高效统计。随着120急救指挥中心业务量的增加，做好阶段性档案精准统计分析，便于掌握阶段性业务工作特点，为相关部门和领导决策提供参考。因此，档案信息化平台中设计有统计模块，涵盖了按照年份统计、移交部门统计、档案销毁统计、查询利用统计等若干子功能，提供档案数据信息及管理之间联系，便于宏观预测档案需求。
4急救指挥中心档案信息化建设措施
4.1夯实信息化保障。急救指挥中心档案信息化建设应以信息化平台为核心和依据，发挥平台的聚合效益，将政府各相关部门、中心各内设职能部门，以及中心与分中心之间建立信息联系，实现指挥中心业务开展过程中产生的档案信息资源实时存储，并利用计算机信息网络做好档案信息资源共享。因此，中心应加大档案信息化所需物资、资金支持和保障力度。一方面，根据档案管理的实际需要，加大计算机、扫描仪配置，以及档案库房建设及保障力度；另一方面，还要根据档案信息化管理需要，积极采购相应的档案管理软件，并定期做好档案管理系统升级改造。
4.2完善信息化机制。将全生命周期理念贯穿于中心档案信息化管理全过程，建立健全档案信息化管理机制。从电子档案的收集、整理、保管、统计、编研，到电子档案的利用和鉴定销毁等，严格落实《档案分类标引规则》《电子文件归档与电子档案管理规范》等业务规范细则要求，健全信息化档案管理机制，完善中心档案信息化管理体制，提升档案信息化管理水平。
4.3培养信息化人才。中心档案信息化建设需要一支高素质的档案管理人才队伍作为支撑和保障。一方面，应根据中心档案管理现状，通过社会招聘等形式，加大人才尤其是信息化专业技术人才引进力度；另一方面，做好现有档案人员的业务培训，重点是安排信息化知识、数字技术、OA办公应用的培训，以及档案理论知识的学习，着力培养复合型人才队伍。此外，挖掘内部人才资源潜力，采取专兼相结合的原则，在各业务科室设立兼职档案资料收集员，协助档案部门做好档案信息化管理工作。
4.4注重信息化安全。信息化使中心档案管理面临着诸多的非传统安全因素威胁，因此，在档案信息化建设和管理过程中应更加注重信息安全。通过设置路由器防火墙，对信息化平台中收录的数据进行扫描分析，及时发现病毒并隔离，防止档案数据信息被改写或盗取；安排专人负责数据库登陆和管理，赋予其专门管理权限，格权限管理。此外，严格落实档案信息化工作责任制，强化网络安全维护和数据信息安全管理，规范运行，降低操作风险，确保档案信息安全。
参考文献：
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作者:吴彬 单位:东省烟台市120急救指挥中心馆
