小学档案管理分析

小学档案管理分析

档案工作是一项利在当代、惠及后人的事业。小学档案是学校发展过程的真实记录,是学校财富的重要组成部分。因此,档案管理是学校管理工作中的重要组成部分,小学的管理工作是否有效关系着整个小学的发展,所以在当前新形势下,档案管理工作人员的核心任务是要强化档案的利用价值和服务机制,让档案管理真正从教学、管理各方面促进学校的发展。本文是笔者对小学档案管理的粗浅见解。

一、重要意义

1.学校成长和发展的记录。学校档案一般以文字、图片、音频、视频等形式存在的档案资料,如实记录着一所学校的发展历程。做好小学档案的收集、整理、归档等基本工作,能够从中发现一所学校的兴衰成败,总结出发展过程中的经验和教训。因此,务必做好学校档案相关工作,为学校领导工作提供参考。无论学校领导和员工如何变化,要想了解学校历史、制定各项规划,只要翻阅档案,就能查找出想要的材料,对材料进行分析整理,就可以制定出最符合学校实际,利于学校发展的政策。2.学校管理和教学教育的重要参考。一般情况下,学校档案包含学校管理和教学两大部分档案,这两部分档案对于学校的教学管理都起到了至关重要的作用。学校档案中包含了一个学校的优良传统、教学风格等,这些都包含在各种形式的档案中,或是纸质或是实体,体现在这一点一滴当中。教学档案则是一个学校多少代教师的心血体现,从中能够看到教师们的辛勤工作成果和对孩子们的喜爱。这些都是通过档案得以传承,通过档案让后来人得以感受。学校档案对于学校的发展建设,对于教学管理,对于传统的传承都有着重要意义。而在当下,学校的发展已经不是一家的事情,一个地区,一个行业,如果想形成规模,就要互相交流经验,这些除了通过现场的、面对面的交流外,通过档案信息的交流,则看得更远、范围更广。3.教学经验和教学成果的宝贵总结。学校档案不仅记录了学校发展历史,更是学校教学和管理经验的见证,也是学生成长的证明。可以说,学校档案是学校历代工作者的辛勤工作成果和宝贵教学经验的总结。有效的小学档案管理工作可以实现教育教学档案的充分开发和利用,将其与学校现行的教育教学活动结合,体现小学档案的价值,发挥档案的应有作用,提高小学的教育教学水平,更好地服务于学校的发展和建设。因此,学校档案管理工作在学校发展建设中发挥着重要的作用,必须予以重视,并通过管理实践将其作用和功能落实到服务学校发展中。4.实现信息资源的互联和共享。当前网络信息技术的普及,为各行业提供了许多便利。不仅使日常工作更加方便,也使信息传递更加快速,同时由于行业规范的强化,许多的信息壁垒得以打破,各个不同的信息源得以共享。学校档案管理的发展,信息化成为可能,整个行业的信息化,使得学校档案能够实现互联和共享。无论是学校、教师、家长还是学生本人,都有可能借助网络,来利用学生档案。因此,学校,特别是作为基层教育的小学,要加强档案管理工作,实现信息资源的共联和共享,发挥出自身更大的社会价值。

二、薄弱环节

1.思想重视不足。虽然当下社会对于档案的重要性的认识有很大的提升,教育部门对于学校档案也有了深刻的认识。但是在实际工作中,还没有真正将档案工作提上日程。在日常工作中仍然避免不了对于档案工作思想上的认识不足。尤其是在现在这种历史改革转型时期,对档案管理采用忽视态度,缺乏统一规划,小学档案工作更加如此。2.技术简陋。目前小学的档案管理工作都是刚刚起步,各方面来说还比较落后。小学作为基础教育部门,更加重视学校主业,对于档案这样的辅助工作,很难给予充分的重视。对于档案工作最重要的人员配备来说,当然只是兼职人员,设备的配置也只能保证最基本的要求。至于信息化的要求还很难达到要求,档案管理信息化水平还很低,基本上还是停留在人工整理,至于归档、查询也都是人工进行纸质的查询工作。

三、改善小学档案管理的有效途径

1.学校文化的传承。档案作为一种历史的记录,对于学校,就是整个历史的呈现,学校档案能够反映学校的传统,取得的成就,教学的宝贵经验,以及历代教师的无私奉献和学生取得的成绩,档案原原本本地记录了下来。档案工作人员要做好档案的收集整理工作,从一点一滴开始,做好小学档案管理工作,让这些历史见证很好地保留下来,并且加以利用。让档案真正发挥其档案信息的传递功能,参与到小学的发展过程中来。让档案传递出积极的办学思想和教育理念,使学校的管理方式、教学方法、教师队伍建设等都能够从有效的档案管理工作中获得长足进步。2.学籍档案是学生成长的记录。小学档案可以用于教育、学校评先评优,也是教师晋级、职称评定的依据。档案也是每个小学生从入学开始的点滴记录,学生的成绩、奖惩等,这些都会记录在学生档案之中。因此在填写学籍档案的时候,一定要慎重,并且应填尽填。学校的档案工作者要加强服务意识,将学生的档案准确地进行收集归档。应根据学生的需要,及时地收集、整理和提供相关的档案信息,创新服务方式,提供多渠道的档案服务,让服务对象能够在了解档案后掌握全面的信息,作出正确的决策,从而使档案的价值和作用真正利用到学校的管理和发展当中。3.提升小学的教学质量。学校教学水平提升,需要有确切的材料作为依据。学校档案是每个教职员工和历届学生共同构成的,每一份档案都是学校教学成果的一个展示和证明,包含了每个人的努力。所以,无论是教师还是学生,都有责任做好自己的本职工作,来丰富学校档案,提升档案质量。学校档案包含学校的管理和教学等方方面面,而其中教学档案是其最重要的部分。它反映了学校的教学成果、经验总结。因此,工作要做在日常,档案工作人员要与学校各部门相配合,让档案意识渗透到教学管理中,让档案工作发挥其参考作用,使档案中保存的相关教学经验得到传承,从而不断提升教学质量。4.为学校发展服务。不可否认,学校主业还是以教学为主,学校的各项管理工作都是围绕教学展开的。档案工作作为学校的辅助工作,一定要处理好与教学部门的关系,加强与业务部门的联系。在日常工作中,做好教学档案和学生档案管理工作,并利用信息化,做好及时的服务工作。主动为学校的中心工作任务服务,才能使档案管理工作更好地为学校发展服务。5.重要信息做好备份。一是将责任落实到个人。规范档案管理工作人员的工作行为,学校要结合自身情况,制定合适的制度,对档案、查询、共享、保存进行监督,并且将责任落实到人。二是重要信息做好备份。档案备份工作是档案工作的重要一环,是前期所有工作的一个最后保障。因为之前档案工作遇到过由于人为或自然灾害的影响,造成了档案永久的损失。小学档案对于一所学校来说,就是他的全部。因此也要按照档案工作要求,做好档案信息收集的基础上,将档案备份提上日程。由于小学档案数量有限,备份工作相对容易。可以对重要信息做好及时备份,以防损毁。三是做到资源共享,以计算机设备来进行档案资料的收集、审核等,计算机工作是档案管理信息化的基础。可以在档案管理工作中引入网络,现如今,网络在档案管理中的作用越来越大,互联网促进了教育系统档案信息资源的共建共享。6.重视档案管理工作。小学档案工作对于学校发展至关重要,所以应该得到重视。重视不应该是在口头上,首先,要取得领导的支持,很长一段时间之内,档案工作要想发展,必须得到单位领导的理解和重视,只有领导重视,才有可能将档案工作提上单位工作日程。其次,也要在单位内部形成档案意识,这就要将工作做在平时,要宣传档案各项法规制度,让单位形成重视档案的氛围。最后,档案工作人员要有专业的档案知识和职业荣誉感,这样才能全身心投入到档案工作中去。无论是兼职还是专职档案员,都要努力学习专业知识,及时掌握最新的档案法规制度要求。这就要求学校要为档案工作人员创造业务学习的机会,提高薪资待遇,创造晋升机会,从而提高他们的荣誉感,带动档案工作人员的责任感,认真做好档案工作,提升学校档案水平。教育乃国之大计。随着时代的发展,小学档案的作用将与日俱增。它不仅记载了学校的成长历程,还可以反映出学校在教学能力、师资力量等方面的优势,为学校日后的发展奠定坚实的基础。可以说,优秀的小学档案管理工作对学生的培养、学校的发展、国家的进步至关重要,我们必须重视档案管理工作。小学的档案管理工作是小学基础工作的重要组成部分,与学校的发展建设之间存在密不可分的关系。档案工作人员需要明确档案管理工作对学校发展的重要意义,并从参与学校发展、强化服务意识、提高教学质量和创新服务机制等方面,切实发挥档案信息的传递、利用、参考、协调方面的重要作用,真正使档案管理工作渗透到小学的发展建设中并为其服务,更加适应于小学发展建设的需要,促进小学管理和教学水平的不断提升。

作者:王佐 单位:海南省海口市琼山第三小学