一、纪检监察档案的作用
纪检监察档案是提高办事效率的重要环节。规范详实的档案有助于办案人员在查办各类案件时能快速、准确的找到法律依据，准确定性，以提高纪检工作效率，充分发挥纪检监察档案的价值，从而快捷高效地为纪检监察工作服务；纪检监察档案是重要的宣传材料。纪检档案内容丰富，积累了案件办理的宝贵经验，既可以从中吸取教训，做到警钟长鸣，又可以有针对性的加强防范措施，以免重蹈覆辙；纪检监察档案对提高办案质量有重要监督作用，充分完善办案问讯全程录音录像等资料档案，才能进一步规范工作程序，确保纪检监察工作人员在办案时，证据确凿，手续完备。
二、基层纪检监察档案管理中存在的问题
（一）人力资源不足
工作力量不足，人员不稳定。目前专业人员短缺，档案管理工作人员知识结构、技术手段、管理办法相对薄弱，学习培训不够；新形势下，档案管理工作对档案管理人员提出新要求，但是目前来看，档案管理人员一岗多职现象普遍存在，兼职档案员变动比较频繁，虽然工作都进行了交接，但某些文件没能做到及时归档；档案员业务能力有限，还需进一步的学习，传统档案管理方式还是主流，文字、图片、音像等电子档案的保存常常被忽略，部分科室只保存已经查结的案件案卷。
（二）资金投入不足
由于单位办公条件和财政经费各方面因素的制约，对于纪检监察系统档案管理的设备投入不足，缺少专门的档案室存储档案，随处堆放的档案不利于档案的保管和利用，部分建立档案室的纪检监察部门档案设备、配套设施达不到上级部门对档案管理的要求，与此同时，档案管理工作人员技能还相对较低，对新形势下档案管理工作很难适应。
（三）档案资料收集困难
由于档案材料收集制度尚不完善，单位各科室分工也有所不同，各科室协同完成工作材料会因需求不同而留置在有关科室或个人手中。部分业务负责人对文件归档制度欠缺了解，为了方便自己利用，将档案放在自己手中不移交，没有充分的发挥它应有的作用。保密制度的落实不到位，部分科室对一些涉及特定内容、特定范围的档案材料拒绝归档，影响档案资料全面归档工作，而档案室作为一个档案职能部门，如果无法全面掌握各部门工作情况，常常会使得档案资料在收集整理过程中出现疏漏。
（四）档案信息化水平较低
纪检监察系统档案工作人员较少，但是立卷方式仍以手工立卷为主，占用许多时间，部分档案人员还一岗多职，无暇开展利用档案信息资源等工作，造成档案工作水平停滞不前。传统的立卷方式对于检索文件、开发利用十分不便，效率低，劳动量大。纪检监察系统不仅需要计算机、打印机等普通硬件设备作为办公设施，在信息化技术应用方面，还需要专用档案管理软件、分级保护涉密终端、大容量服务器等现代化软硬件设施，部分单位在资金上很难大量投入，使得档案管理信息化程度很低。
三、加强纪检监察档案管理的对策与建议
（一）加强对档案管理人员的培训
在选配原则上，要选配责任心强、德才兼备的档案工作人员，同时，业务上应具备相应的文化、技术和业务素质。此外，要加强业务技能培训，纪检监察档案管理人员的管理水平，影响着档案管理的质量，纪检监察部门要加强对档案管理人员的能力培训，包括纪检监察业务知识能力，文件分类以及快速查找的能力，综合运用计算机的能力，搜索以及分析研判能力等多方面综合技能，确保档案管理人员拥有专业的业务技能。通过业务培训，使档案人员熟练运用计算机进行数据录入、数据库更新管理和保密系统规范化建设等基本技能；增强档案管理人员的责任感，提高其理论知识水平，通过业务培训，使档案人员不断更新知识，拓展视野，尽职尽责的完成纪检监察档案工作。
（二）加大资金投入
纪检监察机关要加强对档案管理工作的重视程度，在统筹财力的情况下，增加在档案室建设方面的预算额度，根据不同的需求和实际情况加大对各地的支持力度，对于正在建设的档案室，要足额落实配套资金，确保项目顺利实施；安排专项经费应对档案管理工作发展中存在的具体困难和问题。在现代化办公设备配备上，将现代科技、微缩科技充分利用在档案工作管理过程中，加快数字化档案信息管理进程。在人才培养、数据库管理等信息化技术方面更加规范化。
（三）加强档案业务管理建设
首先制定档案归档规范。要提高档案管理的规范性，要明确其归档要求，包括装订要求、封面内容的填写要求和标题格式要求等。其次要加强组织建设，完善相关制度，保证工作人员行为的规范性和合理性，以制度建设促进队伍建设，减少问题发生的可能。此外，加强档案管理的精细化水平，实行集中统一管理，明确档案的收、管、用三个环节的制度，定期进行收集，加强研究和分析，纪检监察档案要实行分级管理、责任到人，明确每个人的的职责和义务，强化管理意识。
（四）提高档案管理的信息化水平
引进自动化的办公软件对基层纪检监察档案进行管理，通过信息管理系统对档案文件进行管理。将纸质档案的内容转化为数字信息档案、电子信息档案，将各类档案信息都录入信息管理系统。档案信息要定期整理，要加强对数据库的建设，并对数据库中的信息进行有效的利用。此外，每项工作都制定相应的规范和标准，加强纪检监察档案管理工作现代化建设力度，实现档案信息的数字化管理，提升档案信息的共享性，最后要采取必要的安全措施，纪检监察档案与普通档案不同，可能会包含一些证据材料、案件办理过程等涉密信息，因此要确保档案的安全性，档案的检索使用要限定范围，对到达保管时间的，应该按规定进行销毁，采取各种必要措施保护档案的安全和保证档案库资源的有效利用。
四、纪检监察系统档案规范化管理的成效
（一）便于档案信息的服务利用
以原始方式存储的纪检监察档案记录了大量信息，庞杂的信息量，一旦使用，需要大量的阅读和搜索，这既费时又费力，通常都需要整理出厚厚的文件。在采用标准化和信息化管理之后，我们使用档案管理软件进行统一和集中管理，提取有用的信息，加强分析和判断，并发挥档案工作的服务作用。档案的信息交流和分享可以直接在互联网上进行，资源共享，以弥补基层纪检监察档案利用不足的缺点。
（二）确保了档案信息保存更加安全
采用纸质作为文档保存的媒介，由于纸质材料易损坏、占用空间多以及人为的工作疏忽、工作岗位调动等情况的存在，可能会破坏甚至丢失重要的文件数据。采用标准化和信息化来保存，提高了保密性和安全性，并克服了由于纸质文件的损坏而导致的数据丢失的缺点。归档文件可以存储在计算机，CD，USB闪存驱动器，移动硬盘等中，这些设备具有良好的安全性和稳定性，外部环境不容易受到影响，可以长时间存储，使档案管理更加安全。
（三）提高了使用档案的工作效率
档案标准化和信息化管理可以依靠信息技术，通过计算机实现对纪检监察档案的文件信息的收集、分析、核对和搜索，贯穿档案管理的每个环节，包括对文件信息的分类、录入、细化和整理等，减少了数据丢失的可能性，查找和分析也可以更准确、方便和快捷。标准化、系统化的档案信息处理方式，既确保了档案工作的有序进行，又提高了工作效率。
作者:韩玉 单位:中共乐亭县纪律检查委员会
