资料管理是基层工作人员的一项基础性工作，是部门日常工作有序开展的基本保证，重要性不言而喻。然而，当前基层部门在日常资料管理方面普遍存在着这样那样的问题。为了提高基层工作人员的档案管理意识，使其在日常工作中运用档案管理方法整理文档材料，笔者特撰写此文，希望对大家有所帮助。
一、基层部门日常资料管理常见问题
基层部门在日常资料管理中存在两大问题：一是没有保存资料的习惯。有些部门能够按上级要求上报各种材料，但往往没有将材料备份后留存本部门，当需要材料作为工作参考时，要么去上级部门查询，使工作陷入被动状态；要么束手无策，有的甚至凭记忆重新编造材料。二是资料管理杂乱无章。一些基层部门虽然有保存资料的意识，但是对于需要保存的材料没有按照问题、类型、时间顺序分类整理，而是随意放置在文件盒中，当需要查阅某个材料时，面对杂乱无序的材料，只能“翻箱倒柜”，既浪费时间，又增加了不必要的工作量。
二、基层工作人员提高资料管理意识的重要性
基层部门日常资料管理中存在的问题，与工作人员缺乏资料管理意识、资料管理方法不当不无关系，它对日常工作会造成两方面的影响。一是影响部门的工作质量和效率，对单位和部门接受各项评估检查尤为不利。我们知道，档案有凭证和参考两大作用，日常工作中形成的文书材料虽然还不是档案，但是这些资料实际上也发挥着凭证和参考作用，对部门工作的正常有序开展至关重要。工作中形成的各类文件、各种数据信息、各项工作记录等资料，如果没有得到妥善保管，一旦有类似的工作需要参考时就会无据可查，给正常开展工作造成不便。以笔者曾工作过的医疗行业为例，周期性的等级医院复评是对医院管理、医疗质量安全等全面、动态的评估，对资料的原始性、真实性和完整性的要求非常高。如果没有完整的原始材料，医院就难以顺利通过复评。二是从源头上直接影响单位归档工作的质量。基层部门在每年的归档工作中，通常按照档案室划定的归档范围和归档要求，将应当归档的材料收集齐全，做到应归尽归。由于基层部门工作人员普遍没有接受过档案管理方面的培训，缺乏档案管理意识和档案整理常识，导致基层部门材料归档工作质量普遍不高。一般来说，工作责任心强的部门大多能按照档案室的要求完成归档工作，甚至会与档案室沟通，主动将自认为有价值的材料归档；而归档工作经验欠缺且工作责任心较差的部门，则中规中矩、按部就班开展归档工作。由于各部门工作具有一定的专业性，档案室的工作人员并不清楚哪些材料是必须归档的，如果基层工作人员档案管理意识不强、工作责任心不强，仅仅按照档案室通知的归档范围整理归档材料，就容易造成有价值材料的缺失；如果在日常工作中对材料保管不当而造成丢失，就难以保证做到应归尽归。因此，从提高部门工作质量和效率，提升本单位档案归档工作质量等方面来看，提高基层工作人员的资料管理意识既必要又迫切。
三、基层部门做好归档工作的几点思考
第一，基层工作人员要树立“以我为主”的档案管理理念。立卷归档原则是“以我为主”，对于本部门日常工作中形成的各类资料，要有意识地及时主动做好收集与整理，以便今后工作有据可查。应当说，“以我为主”这一原则在基层行政部门中能不能执行到位，是能否做好部门日常资料管理的关键。第二，基层工作人员要及时对日常工作中形成的材料作分类管理。在档案管理中，常见的分类方法有问题分类法和时间分类法两种，对于材料相对较少的基层部门来说，先按问题分类，再按年度分开更为方便实用。以医院某部门为例，可以按照问题将日常形成的材料分装在不同的盒子中，即按照党务类、行政类、教学类、人事类、工会类等档案管理“一级类目”分类，再按照档案管理“二级类目”做更加精细的划分。比如在行政类材料中，又可按照部门形成的文件和收到的材料分类，将不同类型的材料装入不同的文件盒中。按照年度分类法整理材料，一方面容易查找到相关材料，另一方面可为来年资料归档工作的开展提供便利。此外，对于部门常常用到的、不受年度限制的各种材料，应复印后装入文件盒中，并在盒脊上标明“常用材料”字样。第三，做好同一材料的电子版与纸质版的“互通”工作。一是同一份材料纸质版所在文件盒位置与电子版所在电脑文件夹位置要一一对应。以医院办公室行政类文书材料为例，具体如下图：二是同一份材料可以用电子版文件名作标识的办法实现与纸质版材料的位置对应。在档案管理中，专业的GD2000档案管理软件可以帮助档案人员快速地找到档案的准确位置，而基层行政部门往往没有配备这样的管理软件。在整理日常文书材料时，我们可以借鉴GD2000软件的管理方式，在电子版材料的文件名上作标识。比如：《××部门关于开展“七一”主题党日活动的通知》已存放在纸质版的党群类的第三个文件盒中，那么，该通知的电子文档名就可以标注为“××部门关于开展“七一”主题党日活动的通知（党群类第三盒）”，由于电脑搜索功能强大，所以只要输入目标材料的关键词，就可以将查找缩小到很小的范围，然后按照电脑提示找到纸质材料，这样查找起来就会非常方便。
四、小结
加强基层工作人员档案管理意识的培养，不仅能进一步提高工作效率，使日常工作有据可查、有据可依，还能从源头上确保本单位归档材料的质量。因此，我们认为，这是一项事半功倍、不容忽视的工作，应当引起各基层部门的高度重视。
作者:方芳 单位:广西科技大学
