摘要：本文以民航大型机场建设工程档案为研究对象，分析了在机场建设过程中工程档案管理的难点，并以重庆江北国际机场为例，以建设管理单位的视角，从重视顶层设计、抓好全程跟踪、加强人员素质培养、从严档案质量审核等方面提出了有针对性的措施及建议。
关键词：大型民航机场；建设工程档案；挑战；对策
大型机场建设工程档案是指大型机场从立项审批、勘察、设计、施工到竣工验收备案等建设全过程一系列活动中直接形成的、有价值的各类信息记录。随着我国民航事业的不断发展，近年来部分大型机场陆续开始改扩建工程，以期有效解决基础设施资源不足和业务需求不断增长之间的矛盾。大型机场建设（扩建）工程是一项庞大的系统工程，具有投资大、工程量大、建设周期长、参建单位多等特点。如何管理好建设过程中产生的巨量档案，并确保其齐全、完整、准确，是摆在档案管理部门面前的一项挑战。
一、大型机场建设工程档案管理的难点
（一）档案门类多、数量大，专业性强，形成时间长，管理难度大
从档案形成主体来讲，大型机场工程建设涉及参建单位众多，包括建设单位，勘察、设计、施工、监理、造价咨询单位以及材料设备单位等，均会产生大量档案。从档案的门类来讲，大型机场建设工程档案既包括民航专业工程档案，也包括社会公共类工程档案；既包括房建工程档案、市政工程档案，也包括水利工程档案、国土资源档案、环境工程档案、管线工程档案以及设施设备档案等类别。从档案形成时间来讲，从工程建设的立项审批到竣工验收备案、结算的整个工程建设过程，都会源源不断地产生档案，且具有很强的连续性，而机场建设工程量大、耗时久，造成了档案形成和归档的时间跨度漫长。此外，大型机场建设工程档案涉及土建及安装工程的几十个既相对独立又相互交叉的专业。所有这些因素，都给档案管理工作造成很大的挑战。对于档案管理人员尤其是建设单位的档案管理人员而言，能够得心应手地管理不同专业、不同载体、不同类别的档案，几乎是一项不可能完成的任务。
（二）参建单位档案意识淡薄，对档案管理的重视不够
大型机场建设项目工程量大、时间紧、任务重，在这种情况下，部分参建单位更加注重施工进度、施工质量、施工安全以及投资控制等方面，对伴随工程建设全过程产生的建设项目档案的重要性认识不足，忽视了对工程档案的科学管理。部分参建单位档案管理机制不健全，未真正将档案管理纳入项目负责人的岗位责任和工作计划，缺乏有针对性的档案管理制度。在人员设置上，部分承担较大标段的参建单位档案管理人员数量不足，甚至未配备具有专业水平的档案人员，或由其他专业人员临时兼任档案收集整理工作。这种“重建设、轻档案”[1]的思想造成了档案管理与工程建设无法同步推进。档案专项验收是工程竣工验收的前置条件，而档案记录不及时、收集不完整、整理不规范，导致部分建设项目档案专项验收无法按时进行或者验收不合格，工程竣工验收、备案、档案移交以及结算工作就会受到影响。
（三）参建单位档案管理人员水平参差不齐
一方面，大型机场建设项目的参建单位往往来自于全国各地，部分外地单位档案管理人员对机场所在地的政策不了解、流程不清晰，对于档案管理要求一知半解，直接影响工程档案收集、整理、归档、装订、验收、移交等工作的质量。另一方面，部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训[2]，不能吃透建设档案管理要求，在档案管理上凭经验办事，甚至直接把其他建设项目档案管理的办法生硬地套用在机场建设档案管理中，错误组卷，人为割裂了档案之间的有机联系，影响档案的齐全、完整、准确。此外，部分参建单位档案管理人员队伍不稳定，流动性大，人员更换频繁，离职人员和新进人员信息沟通不畅，工作交接不彻底，导致新进档案管理人员对档案管理和工程建设情况了解不全面，不利于档案管理工作的开展。
（四）档案内容不规范，档案价值发挥不充分
从各参建单位管理的档案本身来看，档案的规范性不足也是当前大型机场建设档案管理的难点之一，具体表现在：一是部分参建单位不能按照大型机场所在地的档案行政管理部门以及建设管理单位的标准和要求进行档案管理，造成档案收集不齐全、整理不规范、移交不及时；二是部分施工单位存在竣工图绘制不规范，图纸内容不能真实反映工程建设内容，盖章签字手续不完善等问题，不仅影响档案的准确性，更不利于后期工程维修保障；三是部分单位档案卷内目录、案卷目录、卷内备考表信息填写不准确不完整，影响信息查全率及查准率，给后期档案的利用带来不利影响；四是部分参建单位档案内容字迹模糊无法辨认，原材料质量检测报告等文件的原件遗失、或用复印件代替原件，一定程度上削弱了工程档案价值及作用的发挥。
二、大型机场建设工程档案管理对策——基于重庆机场管理经验分析
大型机场建设工程档案是反映机场建设及其管理活动全过程的真实记录，是工程结算、审计、维修保障以及后期改造的重要依据。对于大型机场建设工程档案的管理是一项系统性工程。重庆江北国际机场东航站区及第三跑道建设项目是重庆市、民航局“十二五”“十三五”期间重点建设项目，从立项批复到建成投用前后历时五年有余。该项目工程量巨大、建设周期长、专业性强，投资280多亿元，涉及250余个合同项目以及来自全国17个省市的200余家参建单位，产生的档案资料数以万计。为切实做好扩建工程项目档案管理工作，工程建设管理单位重庆江北国际机场扩建指挥部在总结多次建设工程档案管理经验教训的基础上，提炼出了一套行之有效的机场建设工程档案管理办法。
（一）重视顶层设计，建立健全档案管理制度
要做好投资规模数十亿元甚至上百亿元量级的大型机场建设工程档案管理工作，必须要从顶层设计开始，全面抓好组织机构建设及制度建设。重庆江北国际机场扩建指挥部历来重视建设及扩建工程档案的管理工作。一方面，在工程建设初期就成立档案室，隶属综合办公室，由办公室主任分管，设置三名专职档案管理员，分别负责航站区工程、飞行区工程以及配套工程档案管理。同时，在航站楼项目部、飞行区项目部以及配套项目部分别指定两名工程技术管理员担任兼职档案管理员，与专职档案管理员相互配合，弥补各自工作中的不足，高效完成日常档案管理工作。另一方面，根据《建设项目档案管理规范》《重庆市建设工程档案编制验收标准》《民用机场建设项目民航专业工程文件及档案管理规范》以及建设单位相关要求，制定并逐步完善符合重庆机场管理实际的《重庆江北国际机场扩建指挥部建设工程档案管理办法》《重庆江北国际机场扩建指挥部工程图纸资料管理规定》等档案管理制度，规定各参建单位档案管理的统一标准，包括档案案卷目录、卷内目录、备考表以及档案录入格式等统一模板以及档案装具，从制度上规范档案管理。
（二）抓好全过程跟踪，同步推进档案管理与工程建设
为实现机场扩建工程建设管理与档案管理同步推进，重庆江北国际机场扩建指挥部档案室坚持“管理前移、靠前服务、全程监管”，在前期合同签订阶段，在合同中设置档案专项条款，明确参建单位档案管理职责、档案移交期限及档案移交套数，并明确违约惩罚措施。在工程开工进场前，组织各参建单位档案管理人员进行全面交底，详细说明档案收集、归档整理、验收、移交的各项要求，并由交底各方签字确认。在工程施工阶段，扩建指挥部档案室充分发挥主观能动性，参与扩建指挥部项目建设例会、并联合监理单位不定期对施工单位档案收集情况进行现场检查督导，要求档案管理不合规范的单位按照整改意见及时整改，通过这些措施，不仅全面了解档案管理进度等情况，也对各参建单位档案管理进行了有效监督。在工程验收阶段，在档案专项验收前开展预验收，发现问题及时指正，确保档案资料符合上级主管部门要求，为工程竣工验收及档案顺利移交创造条件。在工程结算阶段，明确规定以档案移交作为结算工作的前置要件，不仅推动了档案移交工作，为结算提供了充足的依据，也为国家审计创造了条件。
（三）加强业务指导培训，提升档案管理人员综合素质
重庆江北国际机场扩建指挥部坚持“以人为本”，将档案管理人员素质的提升作为做好档案工作的关键，非常重视参建单位档案管理人员的培训和教育。针对施工单位档案管理人员水平参差不齐的状况，扩建指挥部档案室一是在日常检查工作中有针对性地加强对相关档案管理人员的指导，或通过“以会代训”的方式向施工单位档案管理人员讲授档案管理知识；二是多次邀请重庆市档案局（馆）及城建档案馆专业人员，对施工单位档案管理人员进行系统性地培训，加深对档案管理政策的理解，提升档案业务水平；三是树立优秀典型，加强档案管理水平较高的单位“传帮带”，以及不同施工单位之间的相互交流，以点带面，加深施工单位对档案管理要求及方法的全面认识。为提高建设单位档案团队的管理水平，在建设管理过程中更好地发挥作用，扩建指挥部一方面邀请行业内档案专家对档案管理团队进行集中式培训，另一方面积极“走出去”参加国家档案局、民航局及重庆市档案局（馆）、重庆市城建档案馆等上级档案行政主管部门组织的教育培训，全面掌握大型重点工程项目档案管理的各项制度及办法。此外，重视与兄弟机场和其他重大建设项目管理单位的交流，通过学习借鉴先进做法，不断提高自身档案业务水平及效率。
（四）构建全方位质量审核机制，推动档案管理规范化
重庆江北国际机场扩建指挥部通过层层把关、纵横结合的质量审核机制，全面加强竣工档案的质量控制，从较大程度上提升了东航站区及第三跑道建设工程档案的齐全性、完整性和准确性。一方面，由施工单位、监理单位、建设单位、城建档案馆四方主体，构建工程档案横向质量控制体系。档案归档整理完毕后，先由施工单位进行自查，形成自查意见并报送监理单位；监理单位对档案资料进行二次审查，形成质量审查意见反馈至施工单位进行整改，同时抄送建设单位；建设单位收到竣工档案后，重点对照监理单位意见审核档案规范性，无任何质量问题后办理移交手续。档案行政主管部门重庆市城建档案馆全程进行监管指导，确保档案符合重庆市有关规范。另一方面，将档案管理职责纳入相关人员的岗位责任制，在各参建单位内部的档案员、工程管理员、技术负责人、项目总负责人之间形成多级审核机制，通过逐级签字确认，构建工程档案纵向质量控制体系，从内容上严把档案质量关，确保档案信息真实、准确。大型机场建设工程档案全面、如实反映了机场建设的全过程，也记载了机场建设发展的历史变迁。对建设过程中形成的档案进行科学管理，不仅有助于后期机场基础设施建设和维护，为企业解决经济和法律纠纷提供重要依据，也会在推进民航及社会经济发展中发挥有益价值。
参考文献：
[1]于波.大型项目建设过程中档案管理的几点体会[J].经营者,2015(6):47.
[2]冯美芳.工程建设单位档案管理工作的问题与思考[J].山西档案,2012(S1):37-38+46.
作者:安宁 单位:重庆机场集团有限公司
