高级档案管理范文1
关键词：图书档案管理；RFID技术；高等学校
随着高校图书馆规模的不断发展壮大，图书馆的馆藏资源也不断增加，因而图书档案信息也在逐渐增多。这给高校图书档案的管理工作带来了一定程度的挑战。信息化技术的应用使高校图书档案管理效率以及管理准确性得到一定的提升。合理使用RFID技术对高校图书档案管理工作更好地开展起着极大的促进作用。
一、现阶段高校图书馆档案管理现状
（一）图书档案管理观念落后。现阶段，高校图书馆档案管理工作还存在着一些问题，部分图书馆管理人员对档案建设的工作不够重视，以及高校内图书馆中的图书档案信息管理制度没有得到完善。这些都导致图书档案管理观念和方法落后，图书档案信息和档案资源没有及时得到处理。部分高校即便是进行了图书档案硬件和软件设施的建设，但是由于管理观念落后，长时间疏于管理，也会导致一些图书档案资源被长时间堆积，给之后的整理工作带来相应的难度，而且对图书档案资源的真实性会有一定程度的影响[1]。
（二）图书档案管理水平低下。从整体的高校图书档案管理情况中分析来看，目前部分高校的图书档案管理水平比较低，有一些高校还在采用人工管理的方式对图书档案进行管理。这样会因为人工原因导致档案的信息保存不够完整，相关的档案信息不能被及时处理，而且由于工作人员和管理人员的技术水平没有保障，使得图书档案的管理工作质量参差不齐。一些高校图书馆在档案管理中采用手工的方式进行分类。这会使得整个高校的图书档案管理质量得不到保障，进而对高校的图书馆发展建设产生影响。
二、RFID技术在高校图书馆档案管理应用中的重要意义
RFID技术，也就是射频标识技术的简称，是一种利用无线射频方式进行非接触通信的新型技术，在高校的图书档案管理中有着重要的使用价值。现阶段，我国大部分高校都是采用“磁条——条形码”手段进行图书管理。这种技术虽然在使用上能够满足图书管理的部分工作，但是并没有办法依据磁条技术为图书实现自动化和智能化管理。在RFID技术应用之后，高校图书档案管理工作将产生质的飞跃，利用RFID技术对图书进行分类，可以极大地提升图书馆借还书籍以及书籍的排架工作效率，利用RFID电子标签来取代传统的“磁条——条形码”，采用相关仪器对RFID电子标签进行扫描，从而达到识别书籍的目的[2]。RFID技术具有非常庞大的储存量。相比传统的“磁条——条形码”技术，RFID技术具有数据读取范围大、可随时更新、重复使用等优点。科学地利用RFID技术对高校图书馆档案管理发展的智能化建设有着重要意义。
三、RFID技术创新发展高校图书馆档案管理工作的具体应用
（一）利用RFID技术提高图书档案管理效率。RFID技术对数据识别相较于传统的“磁条——条形码”方式有着明显的优势。高校利用RFID技术可以使图书档案管理实现信息自动化管理，优化图书馆的书籍借阅服务流程，更方便学生在图书馆进行自主书籍借阅活动。RFID技术中的电子标签对于整个图书借阅流程来说就是一个标识，以标签作为依据在整个系统中进行流通。在图书借阅和归还的过程中，工作人员利用RFID标签可以直接查询到学生借阅的书籍所在的分类，并且根据电子标签信息直接定位到书籍位置。这不但提升了图书档案管理的工作效率，而且对于管理工作流程也能有一定程度上的缩减[3]。工作人员利用RFID技术能够高效地完成图书档案的入档工作，通过对RFID标签进行特殊编排，使相应档案的电子标签具有唯一性，工作人员在之后的图书归还以及档案管理中只需要将唯一的电子标签进行录入即可完成档案管理和入档工作。RFID技术能为实现图书档案管理工作自动化和信息化提供帮助，为图书档案管理建立完善的技术体系和技术支持，进一步推进高校图书档案管理工作的发展。
（二）利用RFID技术提升图书档案数据的安全性。高校图书档案管理工作中对图书档案安全性管理也是十分重要的，RFID技术的应用能更好地解决档案管理过程中的安全问题。RFID技术中使用的电子标签就是书籍的唯一标识，电子标签都是被提前录入到整个RFID系统当中。因此，当图书档案产生变化的时候，系统会根据变化比对数据库中的内容，准确地定位产生变化的电子书签，并且迅速给出相应的提示。这对工作人员解决问题的效率有着极大的提升作用。RFID技术还能对文件信息和图书档案在馆内进行实时定位，能够为同学们查找书籍文献提供更多的方便，并且对图书档案的安全性也是一种保障。
（三）利用RFID技术实现图书档案管理工作的智能化发展。随着科学技术的不断进步，信息化技术在各行各业的发展为智能化社会的建设提供了基础。高校图书馆也会向着智能化图书馆建设迈进。RFID技术在图书档案管理工作中的应用不但有效地提升了管理效率，而且还保障了图书档案在管理过程中的安全性。相比而言，传统的图书档案管理模式已经不符合信息化的发展趋势了，新型RFID技术的应用直接优化了图书档案的管理模式和学生的书籍借阅方式。这对高校图书馆智能化建设有着重要意义。
三、结束语
总而言之，信息化技术的不断发展给各行各业提供了很多机遇。高校图书档案管理中科学合理地使用信息技术不但能在档案管理效率上提升一个档次，而且在档案管理工作的安全和质量上有一定保障。RFID技术能为图书档案管理工作的智能化、现代化提供技术支持，在高校图书档案管理中，其应用需要逐渐铺开。高校要利用好RFID技术的高效性和耐久性等优点，提高图书档案管理工作的效率。
参考文献：
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高级档案管理范文2
【关键词】党建档案；分级分类；管理策略
我国高等教育肩负着培养德智体美全面发展的社会主义事业建设者和接班人的重大任务，坚持党的领导、加强党的建设是中国特色社会主义大学的核心。党建档案的管理工作是衡量高校党建工作和管理水平的重要标准之一。在新时代背景下，对基层党建档案管理工作有了新的、更高的要求。因此，找出存在于传统党建档案管理模式下的问题并提出有效的应对策略，构建适应新形势下社会需求的党建档案管理模式是当前的迫切需要。
一、高校党建档案的内容及重要作用
党建档案是高校档案构成中一个重要组成部分，是在党组织制度、思想、组织与作风建设等活动中形成的具有利用和参考价值的文字、图像、声音等资料，真实地记录和再现了高校的党建工作情况，是高校党建工作的客观历史反映。它对高校在新的历史时期把握正确的办学方针政策起着指引和导向作用。党建档案因其自身的特殊性，具有其他文献材料所不能替代的作用，没有高质量的党建档案，党建工作的规范化就无从谈起。因此，加强高校党建档案的管理具有十分重要的现实意义。1.党建档案是高校开展党建工作的重要体现。党建档案真实地记录了学校党建工作的发展历史以及在各项党建活动中取得的成绩，为学校宣传教育党的方针政策提供重要素材，是培养师生思想政治素质的重要资源，为高校党建工作的科学决策和宏观调控提供重要参考。2.党建档案是各级党组织党建工作考核的重要依据。高校党建工作为学校各项工作的开展提供有力保障，为和谐校园建设发挥不可替代的作用。高校基层党组织建设、领导班子建设、党风廉政建设、干部队伍建设、群团统战以及宣传思想工作等方面的档案材料，已成为高校党建工作评估指标体系中的重要考核内容之一，而最直接、最真实的材料依据就是党建档案[1]。3.党建档案的建立健全是推动高校党建工作的重要手段。档案管理是高校党建工作的主要内容之一，它是高校党建工作历史进程、建设现状、未来发展的最好见证、现实反映、参考依据和决策佐证。党建档案工作的落实切实关系高校党建工作的顺利开展，做好基层党建档案工作，实现党建档案的规范化管理，将进一步推进高校党建工作的科学化水平。
二、高校党建档案管理现状及存在问题
经实践调研发现，高校基层党建档案管理工作中仍存在着诸多问题。1.对党建档案重视不够，档案意识淡薄。没有充分认识到基层党建工作中加强档案管理工作的重要性，忽视了档案开发与利用对于基层党建工作积极地推动和促进作用。对于党建档案的内容和分类缺乏专业的科学技术和理论知识作为支撑，管理方式的相对滞后，致使基层党建档案管理水平长期维持在较低水平而难以突破。档案管理与基层党建工作脱钩造成了党建工作的不扎实。2.党建档案管理体系不健全，职责不明确。党建档案收集制度不完善，基层党建档案归档范围、归档时间和各级管理人员职责的准确界定缺乏实用性、系统性的标准。党建档案是党建工作的基础性工作，涉及到高校内部的各级组织机构，均对档案收集负有责任，但由于归档范围和内容等太过抽象，使档案管理制度执行起来有一定难度，导致各级管理部门职责不清[2]。3.党建档案信息化水平不高，开发利用程度较低。目前，高校的纸质党建档案管理及较原始的检索利用水平已经不能适应社会发展的要求，同时，高校对党建档案的编研工作重视不够，仍停留在对案卷的立卷、装订和保管工作上，再加工整合程度不足，党建档案利用率较低。另外，在大数据的新时代下，党建档案信息数据的安全性和保密性将面临着更大的考验。
三、高校党建档案分级、分类管理策略及意义
1.运用高校内部分级、分类管理方式，提升党建档案建设水平。第一，党建档案分级管理模式。高校党建档案具有很强的系统性，党务工作从纵向结构上看，分学校党委、院系党总支、基层党支部不同层次的党务工作。分级管理就是根据高校党委、院系党总支、基层各学生、教工、机关、后勤党支部三级管理方式，将党建档案总体内容进行分解细化、统筹掌握、科学分级、准确分类。主要是在学校档案管理机构规范管理下，各二级党组织分别设专职组织员，基层党支部由支委会派专人，这样对党建档案实行校党委、院系党总支、基层党支部三级管理模式。学校层面的党建档案以总体管理为根本，即制定相关规章制度和实施办法，科学界定党建档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则和规范等。对于涉及全校的上级或学校党委下发的文件、制度、规划、总结、报告、党组织机构设置、开办党校培训有关材料、党委中心组学习材料、党委组织学习、贯彻落实党中央学习教育活动的相关材料、相关会议记录（如党代会、党委常委会、全委会、书记会、校长办公会）等档案材料，统一由学校档案馆管理。院系等二级管理是以过程管理为侧重点，即贯彻落实学校党委的各项工作中，在党的组织建设、廉政建设、党支部建设及专项学习教育活动中形成的计划、方案、总结以及照片、视频等过程档案，由院系建档保存，由院系组织员负责党建档案的收集和查借阅管理。基层党支部管理则更加注重细节，实行台账式管理，建立和完善基层党支部管理台账，包括党支部工作计划、活动方案、记录、入党积极分子培养记录、谈心谈话记录等，由党支部派专人负责建立和管理支部党建工作台账。同时，学校健全和完善党建档案管理制度，严格监督执行机制，确保党建档案分级管理有效运行[3]。第二，党建档案的分类管理。高校党务工作是由不同内容的工作构成的有机整体，从横向联系上看，包括党的组织发展工作、宣传思想工作、纪律检查工作、统战工作、群团工作、人才工作、群众工作、干部考察监督工作及党校工作等，具有很强的系统性、逻辑性、完整性。所谓分类管理就是按照党建档案的内容和特点将其进行分类，一般可分为六大类：第一类是党组织建设，包括党组织设置、制度、换届、调整、审批及干部选举任命等文件材料，上级、本级党建方面文件及贯彻落实工作的计划、方案、总结要点等材料。第二类是党员队伍建设，包括组织发展党员工作、关怀激励帮扶党员工作、党内表彰、处分党员等文件材料及党员干部人才培养、廉政教育监督、考核审核材料以及党员名册统计表和党组织统计报表等。第三类是会议记录类，包括党代会、教代会、党委常委会、全委会、党政联席会、党支部会议、支委会、党课培训会等各类文字记录、照片视频类声像资料等。第四类是党费收缴及使用管理，包括党费收缴名册及使用明细等。第五类是党代表及统战工作，包括党代表及政协委员任期制、提案、意见建议办理情况、派参政议政情况等。第六类是重大党建工作专项档案，包括保持共产党员先进性教育活动、深入学习实践科学发展观活动、群众路线教育实践活动、“三严三实”专题教育活动、创先争优活动、“两学一做”学习教育等。2.实现党建档案管理方式创新，探索党建档案开发利用新途径。第一，大力开展党建档案编研工作，全方位开发党建档案信息资源。为党建工作服务是档案工作的基本任务，及时建立重大党建活动专项档案，通过征集学校在党建方面先进典型人物档案，学习党史校史，弘扬社会主义核心价值观，激发师生爱党、爱国和爱校的使命感和荣誉感，发挥党建档案的育人功能。建立学校干部廉政档案，把党要管党、从严治党的要求和举措通过档案建设的途径有力地发挥出来。深入研究学校党的建设历史进程，对于坚持社会主义办学方向，贯彻党的教育方针，推进高校事业具有以史鉴今的突出作用。对党建档案进行整理编研，是对平时工作的总结凝练，有利于发掘特色性工作，推广先进经验。档案管理人员应树立“管用并重”意识，主动调查了解使用者对党建档案的需求情况，结合实际查询利用频率，制定编研规划，最大限度地挖掘党建档案的有用信息，充分利用信息技术，提供网络服务，实现信息资源共享的服务方式。信息技术的普遍应用改变了档案信息收集获取方式，改进了研究加工手段，提高了编研效率和工作质量，促进了档案编研传统功能模式向开放式、网络式的信息服务模式转变。依托信息编辑技术的支撑，档案编研可以做到文字、图片、声音、影像、动画等多种形式并用，实现较强的感官冲击，达到良好的艺术效果，提高汇编质量和观赏性，全方位、多样化的信息服务能更好地满足用户需求。第二，积极推进党建档案信息化建设，加大党建档案宣传利用力度。在计算机技术广泛普及和互联网技术快速发展的新形势下，党建档案管理信息化势在必行，档案管理与信息电子化有机结合，在档案的整理、保管、利用等管理过程中不断融入现代化技术手段，有效提高了工作质量和检索效率，更好地推动了档案资源的开发利用，进一步强化档案管理的标准化和规范化。通过“存量数字化、增量信息化”的方式，逐步提高党建档案信息化水平，运用信息技术，实现档案信息与载体分离利用，极大地提高检索效率，可达到较高的查全率和查准率。并且可对调阅信息资源作脱机处理，从而保证查询不受空间限制。同时，党建档案信息化为传播和交流先进文化提供了一种崭新的手段和重要资源。利用校园网、微信公众号等网络载体搭建党建档案展示平台，共享红色档案资源，通过高校党建资料、实物、声像、影音等档案的收集，精心制作党建专栏，做到内容充实、图文并茂、声像具备，使严肃的党建档案鲜活起来，宣传党的建设、传播先进思想、弘扬党建文化，用红色文化凝聚人、引导人、激励人、塑造人。学校各院系可以利用网络平台交流分享特色活动经验，学习优秀党建研究成果，以党建档案为载体，为高校党建工作做好服务和支撑[4]。党的建设是实现党的领导的根本保证。指出，办好中国的事情，关键在党。强调“把抓党建作为最大的政绩”。因此，我们必须注重党建档案的文化引领作用，扎实推进党的建设新的伟大工程，紧密围绕领导决策重点、师生关注热点开展富有成效的档案资政研究，把档案资源转化为思想素材，把档案信息升华为政策智慧，为领导决策提供智力支持。积极推进党建档案管理的规范化、信息化、科学化建设，既能促进高校党建工作的顺利开展，又为高校党建工作提供充足的历史材料，让高校党建档案发挥好、实现好对高校内部的参考、佐证作用和对社会的宣传、服务作用，让高校党建档案切实为高校的发展和建设推动助力。
【参考文献】
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高级档案管理范文3
关键词：高校基建项目；档案信息安全管理；研究
进入21世纪，我国高校的招收规模不断扩大，高校基础设施也在不断增加，同时高校基建部门的工作由原来的现场管理转为以结算、审计和合同管理工作为主。因此，在高校基建工程中，加强对基建项目的档案信息管理成为高校基建工作的重点。但是在高校基建档案工作中，由于制度不完善、信息化程度低，加之档案部门间缺乏交流，进而影响了高校基建档案信息安全管理。故此，应重视高校基建档案管理工作，提高基建档案管理水平，不断改建高校基建档案管理工作。
一、高校基建项目档案信息管理
高校基建项目档案主要是指在高等院校基建工程项目建设和管理过程中形成的文字、图片以及图表等相关的资料。因此，高校基建过程中形成的基建施工资料，使得高校的基建验收具有依据。在高校的基建档案信息管理中，基建档案信息可以反复多次地使用，从而节省消耗，提高经济效益。同时，基建档案材料种类繁多，结构复杂，加之基建档案形成时间长，很难收集齐全，使得高校基建档案的管理难度很大。因此，高校基建项目的档案可以见证高校建设和成长的历程，同时作为高校建设项目以后备查和参考的依据和资料，也能避免高校建筑设计中的不科学、不规范的问题，从而促进高校的发展。
二、高校基建项目档案信息安全管理存在的问题
（一）制度缺乏
在高校基建项目档案信息安全管理中，制度缺乏是其中存在的重要问题。在高校的基建档案信息管理中，基础的档案信息管理的制度框架存在，但是对于制度中的具体要求和内容却少之又少，同时又缺少符合高校的实施细则，缺乏对高校基建项目档案信息安全管理的监督，岗位不明确，档案管理人员缺乏基本的责任感，既不利于明确管理工作的职责，也使得高校基建项目档案管理中出现的问题无法及时解决。
（二）信息化程度低
在高校基建项目档案信息安全管理中，档案管理的信息化程度低，无法快速精准地对基建信息进行分析和处理，也是影响高校基建项目档案信息安全管理的重要因素。在高校基建项目的档案信息安全管理中，一些高校的档案管理人员还使用落后的人工管理方式，这种管理方式浪费人力资源，也降低了基建项目档案信息安全管理的质量和效率。
（三）缺乏交流
在高校基建项目的档案信息管理中，档案管理机构之间缺乏交流也是其中的问题之一。在高校基建项目档案信息管理中，档案管理机构之间缺乏交流，使得档案信息管理无法完善，进而影响高校基建项目档案信息安全管理工作的有效开展。
三、创新和优化高校基建项目档案信息安全管理的策略
（一）完善高校基建项目档案信息安全管理制度
完善高校基建项目档案信息安全管理制度是创新和优化高校基建项目档案信息安全管理的重要途径。在高校的基建项目档案信息安全管理中，一些高校的档案信息管理制度只是一个框架，没有具体的实施细则。因此，要完善其档案信息安全管理制度，首先要建立相关的规章制度，将档案信息安全管理的细则落实到位，提高管理水平和质量。此外，在档案信息安全管理中，要加强内部控制，加强对档案信息安全管理的监督，建立责任追究制度，如果档案信息安全管理出现问题，及时找到相关负责人进行责任追究，进而提高档案信息管理水平和质量。对管理水平出色的档案管理人员进行物质奖励和精神奖励，以提升其工作积极性，进而提高高校基建项目档案信息安全管理的水平和质量。
（二）提高档案管理的信息化水平
借助信息化技术提高档案信息安全管理的水平是保障高校基建项目档案信息安全管理的重要手段。现今，随着互联网和信息技术的发展，在高校的基建项目档案信息安全管理中，可以借助信息化手段和大数据分析将高校基建项目档案中的数据和信息收入到一个数据库中，由计算机系统统一对高校基建项目的档案信息和资料进行管理，进而为以后高校基建项目的开展和高校的发展提供保障。因此，在高校的基建项目档案信息安全管理中，应借助信息化手段和大数据方式对高校基建项目的资料进行分门别类和有效处理，从而提高高校基建项目档案信息安全管理的质量和水平。
（三）加强对业务人员的培训
加强对业务人员的培训，提高档案管理人员的专业化水平是提高高校基建项目档案信息安全管理水平的重要策略。在高校基建项目档案信息安全管理中，档案管理人员的专业化水平直接影响其质量和效率。因此，在档案信息安全管理中，要加强对档案管理人员的专业化培训，提高其专业素质。同时，高校基建项目档案信息安全管理部门要积极引进优秀的人才，建立起一支高素质的档案管理队伍，以提升档案信息安全管理效率和水平。例如，在高校基建项目档案信息安全管理中，管理部门可以举行管理技能交流大会，让档案管理人员之间进行技术交流，进而提高专业化水平。也可以通过加强对档案管理人员的专业培训，提高其专业化水平。
（四）促进档案机构之间的互相交流
促进档案机构之间的相互交流是保障高校基建项目档案信息安全管理的重要策略。在高校基建项目档案信息安全管理中，档案管理机构之间缺乏交流，进而使得档案管理问题百出。因此，档案管理机构与高校各部门以及基建部门之间应该加强交流，以提高高校基建项目档案安全管理的专业化水平。例如，在高校基建项目的档案信息安全管理中，管理部门可以定期举行新知识、新技术交流大会，让不同部门的工作人员进行交流，从而帮助档案管理人员开阔视野、活跃思维进而增强档案管理人员的创新能力。因此，在高校基建项目档案信息安全管理中，促进档案机构之间的相互交流能进一步提高基建项目档案信息安全管理的水平和效率。随着我国高校人数的不断增多，高校规模也随之扩大，而高校基建档案信息管理就成为高校档案管理的重中之重。故此，在高校基建项目档案信息安全管理中，要完善高校基建项目档案信息安全管理制度，借助计算机手段和大数据处理信息的方式，提高档案管理的信息化水平，同时加强对业务人员的培训，促进档案管理机构之间的交流，进而保障高校基建档案信息管理的质量和效率，维护高校的权益并促进其长远发展。
参考文献：
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高级档案管理范文4
关键词：大数据时代；高校学籍档案；信息安全管理
高校学生管理工作的重要内容之一就是学生学籍档案信息的管理，该项工作涉及的学生范围较广，工作量相对较大，同时对管理工作的细致性以及完善性要求也相对较高。随着互联网信息技术的不断升级和完善，在学籍档案管理方面高校相关部门也在不断进行升级和完善，在提高学籍档案信息管理工作实际效率的同时也极大地节约了人力、物力成本，但是另一方面，这也为学校学籍档案信息管理带来一定的隐患，高校必须要重视对学籍档案信息安全性的管理，完善相应的管理制度体系。以下主要围绕着现阶段进行高校学籍档案信息安全管理的意义展开简单的分析与探讨。
1现阶段进行高校学籍档案信息安全管理的意义
1．1弥补传统工作方式的缺陷，提高管理质量
当前在高校学籍信心档案管理过程中，大部分工作人员并没有意识到信息安全管理工作的重要意义，在信息的录入和使用过程中对安全工作的管理都十分随意，相应的信息管理系统也没有完善的风险防护体系，一旦出现病毒和黑客攻击将难以应对，在传统工作方式下出现问题只能被动采取措施。对此高校要结合现代化信息安全管理技术手段，对学籍信息档案管理系统进行完善和修补，弥补其在安全管理上的缺陷，降低高校学籍信息安全管理的风险。
1．2保障学生权益，避免信息被盗
学生的学籍档案信息是高校学生最重要的基本信息，上面有包含学生各种隐私问题的重要个人信息，高校在对学生学籍信息管理的过程中不仅仅要强化学校对不同信息的调取和使用效率，还要保证对相关信息安全的保管能力，维护学生的基本权益，防止出现学生信息外泄的情况。提高高校学籍档案信息安全管理工作力度是实现上述目标的重要途径，在保证学校档案信息使用安全性的同时，最大程度上保护学生的个人隐私不受侵犯。
2现阶段高校学籍档案信息在安全管理工作中存在的问题
2．1管理观念落后，缺乏能动管理的意识
调查研究发现高校学籍档案信息管理工作人员对于档案信息安全性的管理普遍缺乏一个完整的认识，对于安全管理工作也没有给予足够的重视。在实际工作过程中大部分信息管理工作者将档案信息安全性的管理简单地定义为信息保密管理，因此将工作的重点放在密码管理上，所以高校学籍档案信息管理系统并没有建立对病毒和黑客的防御系统。现阶段随着计算机技术的发展，对档案信息的攻击方式呈现出多元化特征，单纯依靠密码来进行学籍档案信息的管理具有很大的局限性，对安全管理工作认识的不足在很大程度上增加了学籍档案信息被盗的风险。
2．2缺乏完善的制度建设体系，管理工作不到位
制度上的缺失是影响高校学籍档案信息管理效果的重要原因，结合档案高校建设管理的实际情况来看，大部分高校并没有建立相应的学籍档案信息安全管理制度体系，对于网络中存在的各种安全隐患并没有给予足够的关注度，这样的情况给不法分子可乘之机，在盗取学生学籍档案信息之后进行其它非法用途，严重侵犯了学生的合法权益，甚至对学生的生命财产造成威胁。除此之外，高校在信息安全管理过程中存在管理力度不足的问题，受工作人员思想意识的影响，很多安全管理工作并不能够得到很好地贯彻和执行，加之监管力度的不到位，导致很多政策制度都只是流于形式。
2．3邮件管理工作认识不足，存在多种安全隐患
当前随着网络防护技术的不断升级和完善，病毒和木马的传播方式呈现出多样化的趋势，识别和预防的难度更是随之上升，这其中最为常见的传播方式之一使邮件传播，邮件传播具有传播范围广、隐蔽性高、成功几率大的特点，受各种垃圾邮件的影响，很多用户很难对木马、病毒邮件进行实时有效防护，目前高校学籍档案信息管理人员很少有对邮件进行系统管理，没有及时清除存在安全隐患的邮件，导致学籍档案信息管理的安全性得不到保证。
3大数据背景下高校学籍档案信息安全管理措施建议
综上所述，在高校强化学生学籍信息档案的安全管理工作具有重要的现实意义，安全管理制度体系的缺乏将会在很大程度上影响学校信息管理工作的效率和水平。对此相关高校和工作人员要充分了解安全管理重要的意义，并在此基础上结合高校的实际情况制定相应的管理策略。
3．1转变管理工作思想，提高自觉意识
最好的安全管理工作就是对事故的预防，因此相关工作人员要转变传统工作认识，建立相应的预防安全制度体系，从而提高高校学籍档案信息安全管理的实际效率。对此首先要加强对相关工作人员思想教育工作，使其能够对网络安全管理工作有一个完整、清晰地认识，一方面要加强工作人员计算机处理的规范性，防止出现人为事故，另一方面要引导工作人员形成良好的信息安全管理工作习惯，激发工作人员安全管理的积极性和主动性，建立相应的激励制度；其次，在转变工作人员思想观念，强化工作人员安全管理意识的基础上，建立相应的培训管理体系，加强对安全管理技术的培训，提高管理人员的技术能力以及技术水平，在工作人员培训工作上一方面要重视对学籍档案管理人员相关理论知识的培训和讲解，另一方面要组织工作人员进行实践学习，重视对其实际应变能力地培训，从而保证学籍档案信息安全管理的全面性。
3．2完善安全管理制度体系，把握工作力度
网络本身具有较高的复杂性和不可预见性，特别是在大数据背景下，获取的难度不断降低，对此高校学籍档案信息安全管理工作要从信息管理工作的实际情况出发，结合高校的实际情况，针对高校信息管理面临的实际问题制定相应的管理制度体系。第一，高校要组织专业的工作人员进行信息安全管理的制度建设，在制度建设上要尽可能保证制度的全面性和合理性，制度建设要涉及安全管理的内容、目标、影响、措施以及范围等，还要通过制度来加强工作人员对档案资料安全管理工作重要性的认识；第二，建立辅助性工作监督管理制度，确保安全管理制度体系中规定的内容能够得到良好地贯彻和执行，保证管理工作的效率；第三，建立具体化管理工作措施，在管理过程中工作人员不仅仅要了解校园网络内部的基本情况，还要对整个互联网安全情况有一个基本了解，减少外部网络问题带来的档案学籍信息安全隐患。在高校学籍档案信息安全管理过程中管理人员要关注学生登录信息的管理，防止出现非法入侵的现象，最好有登录人员的身份验证；第四，提高信息档案管理的专业性，相关制度建设工作要在专业工作人员的指导下进行，以管理工作的实际情况出发，保证制度体系设计的科学性以及合理性。
3．3强化杀毒程序，完善基础防御
无论是何种程序病毒和黑客都是互联网信息安全隐患的最大问题，操作过程中一旦程序遭到了病毒和黑客的攻击，就会对系统内部的信息资源程序造成巨大威胁，导致内部信息被不法分子用其进行不正当使用，针对病毒和黑客的各种问题，关键在于相应的防御工作，完善基础防御程序。基础防御工作主要涉及到防火墙的设计、杀毒软件的设计和安装等工作。防火墙是抵御外界病毒和黑客进入的重要保证，在防御过程中能够发挥着重要的作用，所以高校技术管理人员要着重对学籍档案信息防火墙进行进一步升级和优化，隔离校园内部网络和外部网络提高校园网络整体的安全性，但是管理人员要明确一个问题，防火墙并不是万能的，在管理过程中不能完全依靠防火墙进行相应的预防管理工作，还需要结合相应的信息技术建立网络预警系统，真正做到防患于未然。
3．4清除间谍软件，提高安全系数
邮件作为当前病毒传播的主要方式之一，当前已经呈现出复杂化趋势，对此高校信息档案管理人员要结合高校邮件管理的实际情况，重点对各种垃圾邮件进行处理，清楚邮件中的各种安全隐患，首先，要防止出现邮箱外泄的现象，做好基础保密和可靠性检查工作；第二，针对重点邮箱要建立重点保护方式，包括黑名单管理、病毒邮件查杀等，提高自身发现病毒邮件的能力；第三，在关注病毒、蠕虫、木马等问题的同时还要重视对间谍软件的预防和处理，使用专业的防监控软件及时对间谍文件进行处理。
4结语
总而言之，通过上述分析可以发现完善高校学籍档案信息安全管理系统，提高高校信息化建设水平对于高校行政信息管理工作的质量和水平具有重要意义，能够提高高校信息管理的效率和质量，保障学生的基本权益，避免由于信息安全问题而造成的损失的出现。对此高校要从技术手段的升级入手，重视对信息管理人员的教育和培训，将技术手段和管理手段充分结合起来，建立信息安全管理的制度化程序，确保档案信息在管理过程中的安全性。
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高级档案管理范文5
［关键词］大数据环境;高校;学籍档案信息;安全管理
1引言
2017年2月，教育部颁布的教育部令第41号文《普通高等学校学生管理规定》中，第十三条和第十八条中分别提及了“学籍档案”，意味着学籍档案管理工作正式被提到一个不容忽视的地位，它是学生管理工作一个重要的组成部分。学籍是学生从入校到毕业的一个记录，真实体现了学生的学习生涯情况，对于学生来说是人生中的重要经历，不可缺失。学生的学籍档案作为这段学习经历的有效载体，必须得到真实、长久的保留，因此，学籍管理工作的重要性显而易见。伴随着网络的普及、大数据技术的快速发展，各高校对校园信息化建设也越来越重视，由于学籍档案所涉及的人数众多，信息量巨大，并且是需要永久保存的档案，因此学生的学籍档案信息就可以认为是海量的数据集合，其数据量往往远超常规数据库能够获取的范围，同时，随着学生年级的升高、新生的入学，档案数据也不断在更新。因此，学籍档案的管理工作也应该从传统的纸质存档转变为数字化存储。大数据技术在高校学籍档案信息管理中的应用，不仅可以减少管理人员的工作负担和压力，档案管理的效率也能得到极大提高。但是，由于各种因素的影响和制约，高校在学籍档案管理方面还存在较多的不足:一方面体现在管理人员的意识还没到位;另一方面表现在信息化技术与管理方法层面。因此，各高校应该积极分析和探讨学生学籍档案管理的现状，革新管理理念，创新管理方法，规范管理制度，不断提高管理水平，持续优化学生学籍档案信息管理工作。
2大数据环境下的高校学籍档案信息安全管理的重要性
当前，高校学籍档案的用户中，首先是学生占了80%;其次是与学校具有一定联系的企事业单位的档案占有15%;最后是政府机关、其他用户以及学校职能部门的档案信息分别占2%、1%、2%(如图1所示)。由此可见，学生的学籍信息在整个档案信息管理中占据最大的空间，对其进行科学有效的管理，是学生信息安全与财产甚至生命安全的基本保障。从饼状图中可见，学生占整个学籍档案用户的大部分，学生学籍档案的完整、安全对其毕业后的就业与发展均有极大的影响，涉及学生出国、升职、职称评定等方面，有些需要延续到退休甚至更久。所以，在大数据环境下，需要做好学籍档案的存储工作，更要加强学籍档案信息的安全管理，防止黑客与病毒的入侵，防止学籍信息的泄密和丢失。学生对学籍档案的使用率最高，这说明学籍档案信息的丢失与被盗对学生切身利益的影响也最大，学籍档案完整记载了学生的个人信息、在校学习成绩、综合表现等情况，有些涉及个人隐私问题，这些信息一旦泄密给不法分子，后果不堪设想。所以，基于大数据环境的学籍档案信息管理，不但要加强学校调取和使用信息的管理，还需要增强信息的存储、保管能力，保障学生的信息安全。
3大数据环境下高校学籍档案信息安全管理存在的问题分析
目前，大数据环境下高校学籍档案管理信息系统的基本构成如图2所示。由于设备、技术以及管理工作人员素质等方面的因素影响，部分高校在学籍档案信息管理系统的构建中往往会出现各种各样的问题，再加上该系统的构建本身不可能百分百完美，都会存在着一些不可避免的漏洞，导致学籍档案信息的安全管理难以达到理想的标准，学生学籍信息的外泄风险随之增高。从学籍档案管理信息系统的构成来看，档案信息管理系统的规模较小，与许多中小企业的档案信息管理系统十分相似，其对用户的管理以及入网规定、安全物理防范等方面都缺乏完善性。
3.1学籍档案管理理念滞后，管理能力欠缺
大数据环境下，部分高校学籍档案信息管理人员的管理观念还比较传统，没有很好地使用信息化管理方法，很多学籍档案信息管理人员不是专业的技术人才，不具备很好的专业背景，专业能力相对比较薄弱，学籍档案信息安全管理理念和技能还有待进一步加强。现有许多管理人员能做到的仅是自我保密，对于之外的安全管理的认识较差，导致学校学籍档案信息管理系统的升级与维护较少，难以成功抵御病毒和黑客的攻击。从学籍档案的实际管理中发现，若只对用户密码以及账户进行安全管理，能够发挥出来的信息安全维护作用非常低。当受到专业的网络黑客攻击时，档案信息管理系统很容易被攻破，不法人员也极易获取系统的登录账户信息，导致学生的学籍信息被盗用、篡改甚至丢失。［3］若管理人员的理念没有更新，没有认识到信息环境下的学籍档案管理和传统的纸质档案管理有很大的区别，没有提前做好硬件或软件上的防御措施，极有可能造成学生学籍档案系统的被破坏。
3.2学籍档案管理制度建设不健全，管理工作落实不到位
对于高校学籍档案信息的安全管理来说，制度建设是保证管理质量的基础。但是，从高校内容的相关制度建设情况来看，其中对学籍档案信息安全管理涉及的内容较少，许多制度都只是对基本的工作内容做出了规定，而对于大数据环境下，应该考虑的领导组织架构、工作人员岗位职责、安全应对措施、档案网络管理办法、学生调档方法等没有完善的制度，特别是网络安全隐患方面的管理规定提及较少。因此，在系统不能充分完善的前提下，会导致一些黑客或者是病毒的攻击，导致部分学籍档案信息遭到盗取或篡改，给学生学籍档案信息的真实、完整以及可靠性均带来较大的影响。［4］因此，在大数据环境下，应该健全各项制度的建设，充分认识到信息化建设是学校各项工作开展所必不可少的部分，学校需要针对校内网络安全防护机制的建设状况，加强网络安全管理制度的完善，督促学籍档案信息安全管理的有效落实。
3.3档案管理人员网络安全意识淡薄，危害性认识不足
通常情况下，考虑到系统实施及使用的便捷性，学籍档案系统的安装环境往往不是单机版，都是C/S架构的网络信息管理系统，最终数据会聚在学校的信息化中心。学生毕业后，也可能通过外网授权来访问自己的学籍档案信息。因此，在网络数据传输的过程中，如果外网中接收到的信息，譬如一些系统提示信息、系统升级信息、校外用户发送的信息、邮件、外部链接等，这些信息一旦藏有病毒、木马等，就有可能给系统带来不可估算的攻击和损失。档案管理人员认为数据和服务器都在校内，还有学校层级的防火墙，应该不会轻易被网络攻击。但是，殊不知，现在很多攻击性的邮件、病毒外链等，一般学生用户极有可能就中招。他们用中毒的机器，从外网访问进来，就有可能导致学籍档案系统受到病毒感染。总的来说，高校学籍档案管理部门安全防范意识不高，对网络安全导致的危害评估不足。
4大数据环境下高校学籍档案信息安全管理策略分析
从上面的分析中可看出，高校学籍档案信息安全管理对于学生利益的维护具有重要意义，但是部分高校在管理理念、制度建设、安全意识等方面均存在较多的不足，使得学籍档案信息的管理水平难以提高。因此，高校的相关管理机构与工作人员需要全面认识学籍档案信息安全管理的不足，不断提升自身的档案信息安全管理技术、网络安全管理技术，提高学籍档案信息安全管理质量，保证学籍信息的完整、可靠、真实性，为学生未来的就业与发展保驾护航。
4.1革新管理理念，提高工作人员的主动管理意识
预防是避免安全事故出现的最好方法，信息安全也是同理，在学籍档案管理信息安全管理中的预防措施构建需要工作人员对系统管理具有全面的认识，对信息安全技术有一定的了解，提高自身的安全管理意识，建立安全管理防御机制，从而提高学籍档案信息安全管理效率。因此，工作人员首先，需要自主学习先进的学籍档案信息安全管理理念，了解前沿的学籍档案信息管理模式与技术，积极参与到互联网技术培训中，从而提升自身的互联网技术操作技巧。同时，管理人员还需要培养自身良好的信息安全管理习惯，主动检查、分析学籍档案信息安全管理中存在的问题，并对完善和改进管理措施提出科学的建议。［5］其次，管理人员必须对大数据环境与传统的学籍档案信息管理环境进行对比分析，掌握两种管理环境存在的优势与劣势，转变自己的管理观念，根据大数据环境下的技术要求与素质要求培养自己的技能与职业素养。此外，学校也应该根据学籍档案信息安全管理的需要，为管理人员提供相关的实践学习与培训机会，促进管理人员的管理意识不断提高，增强管理人员对学籍档案信息管理的全方面能力。
4.2加强安全管理制度建设，为学籍档案信息安全管理提供制度保障
不可预见性与复杂性是网络发展比较突出的特点，大数据环境下，网络的这些特点更加明显，数据信息获取变得越来越简单，若学籍档案信息发生泄露，对学生自身的影响也十分严重。所以，高校必须针对大数据环境下的网络发展特点，从以下四个方面建立和完善相关的学籍档案信息安全管理制度，为实际的管理工作开展提供有力的制度保障。首先，结合高校现有的信息管理系统与制度体系进行完善，使得相关的管理制度更加全面、合理;根据学籍档案信息安全管理的目标、内容、采取的措施以及相关安全问题的影响、管理范围等，制定针对性且全面的制度体系。［6］其次，建立学籍档案信息安全管理辅助监督机制，督促相关管理制度中的内容能够充分落实和贯彻，提高档案管理的效率。再次，细化学籍档案安全管理工作流程和措施，使得管理人员不仅对学校内部网络的基本情况具有全面的认识，对整个互联网的安全状况也具有更多的了解和掌握，从而加强外部网络风险对学籍档案信息安全影响的管理。管理人员需要重视学生登录信息的获取和管理，加强学生客户端登录权限的控制，设置科学的身份验证方法，掌控登录人员的合法性，防止系统受到非法入侵。最后，增强档案信息管理的专业技术，在制度建设与完善中要对管理人员的专业技术与职业素养做出明确的要求，对于专业技术较差的管理人员，必须督促其加强技术培训和学习，使得其自身的专业素养不断提高，才能为学籍档案信息安全管理提供更好的技术保障。
4.3提高网络安全意识，提高系统的防御能力
首先，需要学籍档案管理相关人员加强学习，充分认识到网络安全的重要性，提高网络安全意识，通过邀请信息化中心工作人员现场演示、专家讲座、同行学习等方式，多层次地革新理念，意识到提高网络安全管理水平的必要性和紧迫性。其次，针对目前系统的实际使用情况，从内部和外部两方面入手，提高系统的防御能力。从内部来讲，需要配合信息化中心，定期检查物理防火墙和杀毒软件的更新升级问题，及时更新档案服务器的Windows补丁包，一定要使用正版的杀毒软件和应用软件。需要注意的是，防火墙虽然具有较强的病毒抵御能力，但也不是万能的，学籍档案系统不能仅依靠防火墙来实现安全管理，应适当建立有效的网络系统安全预警系统，及时检查并预防学籍档案信息安全管理系统中存在的安全隐患，从而尽早采取弥补措施，防止系统遭到破坏，学籍信息被不法利用。从外部来讲，目前，邮件和链接类消息是病毒传播的主要形式，且传播的方式越来越复杂。所以，高校学籍档案管理人员需要对相关的往来邮件的安全性进行全面的监测，结合高校实际情况，及时处理邮箱内的垃圾邮件以及携带病毒的邮件。因此，外部防御工作的重中之重，就是一定要避免学校邮箱信息外泄的情况发生，应提高教职工邮箱管理意识，加强邮箱的基础保密工作，不要贸然点击陌生邮件，更不要转发。另外，信息中心应该建立科学的邮箱管理方式，采取黑名单管理、病毒查杀等手段，提高监测和处理病毒邮件的效率。
5结论
总而言之，大数据环境下，高校的学籍档案管理工作和传统的管理方式存在很大的不同，我们一定要高度重视理念灌输、制度建设、安全意识等方面的工作，通过培训教育，提高学籍档案信息管理人员的业务水平，技术人员的系统操作维护能力;尽快建立一套完善的管理机构及保障制度;不断更新学籍系统的漏洞，从内部和外部两方面入手加强信息管理风险防御系统的构建和完善。
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高级档案管理范文6
随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供服务。通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块（可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择），然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。
2载体管理
我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。在制作电子档案管理时应当注意以下问题：（1）将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系；（2）采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动；（3）做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留；（4）收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性；（5）收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。此外，还要注意电子档案保存的有效性：（1）每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记；（2）按时进行抽样机读检验；（3）进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；（4）每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。
3使用管理
在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案门户网站的建设。基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：（1）学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息（用户名和密码），进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表；（2）验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌（包括档案地址和时间有效期等信息）；（3）元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器；（4）网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者；（5）档案使用者向资源服务器索取成绩单；（6）资源服务器将成绩单返回给档案使用者。同样道理，校方管理者如需调取档案信息也按照类似步骤进行，既方便又科学，尤其是现在新的教学模式和课外实践课程的增多给学籍管理带来了很大难度，利用现代信息技术进行管理则能化难为简。
4结语
高级档案管理范文7
新时期在教育事业的蓬勃发展的情况下，高校管理工作也迎来了全新的局面，其中作为高校管理工作中一重要内容，基建档案管理工作也逐渐迸发出了新的发展，同时也出现了一定的问题。在具体管理实践中所出现的具体问题，强化基建档案工作已成为高校管理过程中的一重大课题。
【关键词】
高校；基建档案管理；问题；对策
一、高校建设过程中基建档案管理的作用
（一）基建档案是高校建设管理过程中重要历史凭证。
高校基建档案对于一些工程设计类档案的信息采纳和提取，此类档案的最大特点就是可以重复利用，这一特点也是由工程类档案所具备的一种较强的通用性特征所决定的；比如竣工图，一些附属设施、一些具有相同标准的住宅和教室等等都可以充分使用同一份项目档案或者是在借助该项目档案的基础上进行必要的修改和完善。对于基建档案的重复使用，不仅有效地解决和减少了设计的时间和精力，而且加快了学校建设的进度，也促使设计质量和经济效益都得到了一定的程度的提高。
（二）高校建设过程中基建档案具有一定的增值作用。
在各类生产实践和经济活动中，对基建档案的有效利用都能够直接或间接地达到一种增值的效果。经过大量的实践，证明了基础设施档案与学校基础设施的维护与管理有着密不可分的关系。建设档案是工程项目维护和使用的重要参考依据；此外，建设档案对一些项目的扩建、改建或破坏的恢复工作，对基建档案起着至关重要的作用。
（三）对学校的发展和续建等工作基建档案发挥出了良好的参考作用。
基础设施档案可以给建筑商提供一个很好的启示。在建设设计实践过程，工作人员可通过查阅过去的相关资料档案，掌握充足的历史材料，进而来更好的对事物发展的内在规律、项目的扩建以及工程图纸的设计等工作进行研究和探讨，有效利用之前的档案材料，取其精华，去其糟粕。
二、高校基建档案在管理过程中的问题分析
（一）档案意识不强以及较低的档案编制质量。
对于备案，由于在了解基础设施管理人员和项目参与单位的差异和容易出现的一种文件系统和收集工作质量太低，还常常会有一种与档案规范要求严重不符的现象；在图纸设计过程中频频出现肆意丢放、保管不善、污染严重等不来那个现象，甚至还有部分文件经过多次的涂改已经无法准确辨识。
（二）由于分卷立卷的不清不楚，给相应的查阅工作带来极大的不便。
在基建档案的管理工作中，部分管理人员由于对档案的来龙去脉没有一个足够清晰地认识，因此对于收集到的相关资料也就不会去及时的分类和整理，通常也都是持一种敷衍了事的心态，对档案资料进行简单的装订处理并随意的进行防治，因此档案资料的系统性和准确性以及成效性也就无法得到相应的保证，对档案质量产生了极为不利的影响。
（三）档案管理规范程度的低下。
在基建档案的管理，有一套严密的调控手段和约束机制严重缺失，导致相应的文件工作无法有效地实施和管理人员的敷衍、归档情况。
（四）人员素质和管理手段无法适应现代化管理的要求。
档案现代化的进程随着计算机、网络技术等高新技术的快速发展也呈现出了一种越来越快的趋势，无论是资金建设档案管理方法、管理理念还是相应的加工工艺和加工设备，相比于以往都发生了很大的变化，但在目前由于高校在硬件设施和档案管理人员技术素质等方面的不足，也同档案管理的现代化要求出现了很大的差距，严重影响到了基建档案管理工作的顺利开展。
三、强化高校基建档案管理工作的对策分析
（一）更新观念，创新意识。
新时期，随着高校的不断扩招，在基础设施建设也出现了一种数量急剧增加。周期明显缩短的特点，基建档案庞大的数量也给当前的基建档案管理工作提出了新的要求。随着时代的发展和进步，对高校基建档案管理工作需要及时转变观念，并有效利用先进技术和设备，有效地提高基础设施档案管理部门的管理效率。使档案管理人员能够从传统的繁重的档案管理工作中解放出来，逐步实现变手工操作为计算机辅助操作的新形势。
（二）强化档案意识，健全档案管理机制。
为更好的推动基建档案管理工作，就要求相关领导要具备较强的档案管理意识，并将基建档案的管理工作纳入到工作计划，对其进行统一化的集中式管理，由此也给档案管理工作的现代化提供了良好的条件。经多年的基建档案管理实践证明，领导的重视程度作为了做好基建档案管理工作的关键性因素。
（三）提高档案管理人员的业务水平。
加减档案管理工作对工作人员有着较高的专业性要求，它不仅需要管理人员要具备档案管理方面的扎实的专业知识，同时也要具备基建管理方面的相应能力；对此可采取的措施有：1.学校针对基建档案管理人员要尽量多的组织一些知识技能培训活动，以便更好地帮助相关工作人员实现自身专业技能水平的不断提高；2.对于一些档案管理相关的专业性学科知识，管理人员要进行认真的学习，并在学习过程中熟练的掌握计算机及其相关的自动化设备，促使其能够尽快的成长为一名合格的信息开发者和档案管理者。
（四）逐步实现基建档案管理工作的网络化。
随着科学技术的不断发展，高校基建档案管理工作也逐渐的由最初的经验式管理过渡到现在的依靠先进科学技术进行的科学式管理阶段，需要将基建档案纳入到高校信息网络整体建设的范畴，促使基建档案的利用和管理能够更好地适应现代化发展的需求。
结语
基建档案，属于高校基本建设的重要历史凭证，也是高校的一笔弥足珍贵的财富，它是对高校基础设施建设水平的真实反映，基建档案对于学校的发展建设有着重要的意义，所以高校基建档案管理工作也理应受到足够的重视。
作者：张健刚 单位：广东石油化工学院
参考文献：
[1]程靖.高校基建档案管理的问题与对策[J].广西经济管理干部学院学报,2013,03:94-97.
高级档案管理范文8
关键词：高校二级学院；教学档案；信息化
当前我国高校的招生和毕业规模均已突破八百万，高等教育入学率达到百分之四十以上，正处于高教普及化发展的快车道。随着高校教育规模的迅速扩张，为高校及其二级学院的管理提出了更高的要求。一些高校的二级学院动辄几千人，已与以前普通大学的人数相当了。为了保障二级学院的正常教学运行，完善其教学档案管理建设势在必行。
一、保驾护航的作用
完善之前，首先我们要明晰二级学院教学档案管理的意义在那里。教学档案主要包括学院本科生、硕士生、博士生等各个阶段的培养方案和教学计划；教师教学的教学大纲、教案、讲稿，学生考核的题库、试卷；为服务管理教师和学生而建立的个人信息数据库；为考核教学人员和学习人员而涉及的教师教学实施进度表、教学组织安排材料、考试分析，涉及学生的以学期为单位的学习成绩表和实习鉴定表等。这些材料内容反映了学院在不同发展阶段的教学方法和教学理念，是见证学院成长的重要材料。二级学院作为独立一级的教学管理单位，直接面对教师和学生。新教师引进前的知识能力认定，在职教师的校外培训或出国访学，离退休教师的社会福利认定等各方面工作都有肯能涉及需要学院出具相关证明材料。学生方面，不论是在校生还是毕业生需要的相关档案证明材料，直接接洽单位就是二级学院。因此，二级学院的档案管理对于正常教学人员保障和学生培养以及毕业生的求职就业都具有重要作用。教育部制定的一些针对高校的评估是为了提高学校的教育水平，其中针对各个学科的评估面对的就是二级学院。针对评估内容提供的审核材料，绝大部分都属于教学档案管理范围内的，都以教学档案作为评估依据[1]。由此可见，教学档案管理在体系高校教学质量方面的关键作用。教育教学改革是促进教育进步，提高教师教学能力的有益探索。教改实施除了要有相应的理论依据之外，还要做到有的放矢。如何做到有的放矢，首先需要找到以往教学中的不足之处，教学档案材料为分析以往教学不足提供了第一手的材料，可以说为教改提供了素材，正是由于对这些材料有针对性的分析，才能为教改的具体实施指明道路。
二、居安思危的意识
完善其教学档案管理建设势在必行，这话不是一句口号，而是作为一线工作人员已经明确认识到我们的不足。如果不能及时弥补其中不足，会对教学质量产生消极影响，应该引起足够的重视。首先就是人员严重不足，很多二级学院根本没有配备教学档案管理人员。对于没有配备教学档案管理人员的学院，这类工作都是由教学秘书兼任的，教学秘书平时工作繁忙，没法专心整理并系统地管理学院教学运行、学籍、教学研究、教研活动、教师课程工作量、学生培养方案、学生成绩单、考试试卷、教学检查、毕业设计等一系列教师和学生教学档案。兼职档案管理人员一般都是合同制或短期聘任制员工，流动性大，不能保证教学档案管理的完整性和稳定性。其次是制度不完善，教学档案管理是一项复杂、繁琐的工作。管理人员面对的是时间跨度大、涉及人员数量庞杂、种类繁复的材料，如何没有相应的管理制度实在是不知从何入手。对于档案管理缺乏足够的重视，档案管理存在很大的漏洞，这些都是档案管理中的巨大隐患。[2]针对教学档案的有层次的分类，对各类的具体内容的规定和管理办法，各类档案的保密度、保存期限以及保存方式，以上各方面都需要有明确规定，这样不仅方便于管理人员，也方便于使用人员。当前由于重视程度不够，各方面管理制度不完善，给教学运行和信息保存都带来了一些不必要的麻烦。此外，在高校的发展中一些学院进行合并，导致档案资料的整合，各自为政的管理方式必然导致档案材料无法有效整合。再次就是信息化水平不够，当前是信息化时代，很多行业都实现了无纸化办公的形式，教学档案管理也面临同样的问题。如以往毕业生的一些证明材料需要到毕业学校开具，当前一些信息化和共享化水平较高的高校已经可以为毕业生网上提供证明材料，大大节省办事双方时间，同时也提供了工作效率。反观一些信息化水平不足的院校，由于纸质教学档案的保存不当，导致档案材料永久性损失的情况屡见不鲜。还有一些学院尽管对教学档案进行了信息化处理，但是由于配备的信息化设备落后、信息化处理不完备、信息化材料保存不科学等原因，导致信息化材料损失或材料利用率不高，未能发挥信息化应有的作用。最后就是关于教学档案管理经验的交流学习少。有些高校和院系已经建立了非常好的档案管理模式和信息化档案共享机制，针对管理经验的校际间交流，为这些宝贵的经验模式提供一个共同学习的平台，是一项非常必要的工作。
三、计出万全的努力
在明晰教学档案管理意义和当前工作不足的同时，笔者在总结个人工作经验的基础上，针对高校二级学院教学档案管理中存在的问题，提出以下对策。一是加强人员配备。教学档案内容繁杂，种类丰富，对管理人员提出了较高要求，要求管理人员具有吃苦耐劳、细致认真的品质。因此，高校二级学院应该设定档案管理的专业岗位，聘用一些具有档案管理学专业知识的人员。对现已工作人员提供专业培训的机会，使其了解、掌握档案管理的相关知识，更好地为工作服务。二是完善制度建设。针对前文提到的不足制定相应的管理制度，使工作人员和档案使用人员都能做到有据可依。制度建设同时也要做好制度宣传工作，让相关档案管理人员明晰制度内容，明确工作任务。此外，还要形成定期培训和考核的工作方式，建立科学合理的档案管理评价体系。这样就使档案管理工作做到了，制度完善、责任明确、考核合理等一系列的保障措施，达到从组织制度的完善性、档案保存的完整性、档案管理技术的创新性、档案应用的价值性、档案的保管与维护等五个层面进行指标建构的目的[3]。制度运行过程中也要不断总结经验、查缺补漏，对制度中存在的不尽如人意的地方进行必要、及时的修正。三是提高信息化建设。配备专项资金，为档案信息化设备购置和信息化系统开发提供支持。制定有效的管理制度，在与软件开发方充分沟通基础上，开发设计相应的教学档案管理信息化系统。在档案管理信息化系统应用之前，与软件开发人员协商，制定针对档案管理人员的专项培训。对于纸质档案材料过于丰富的情况，要聘用专门人员进行材料信息化和初期数据库的建设工作。最后，充分利用学校网络终端，向师生开放教学档案查询、检索等功能，提高教学档案的利用价值。四是加强经验交流。教学档案管理具有共性，校内二级学院间关于教学档案管理，完全可以进行充分的交流学习。这类学习交流不但要在一线工作人员之间，也有学院领导牵头，形成惯例并将其提升到一定高度，通过交流可以形成贯彻到全校的档案管理制度。校内二级学院有效交流基础上，形成好的机制，对高校教学档案管理起到示范作用的话，可以将其推广到高校之间。
四、结语
总之，教学档案管理是高校二级学院工作中的重中之重，必须引起足够重视。完善档案管理制度基础，加强顶层设计，推进教学档案管理队伍专业化，提升教学档案管理水平是各学院教学档案管理工作当前的主要任务和今后发展的目标。我们应该不断发挥创新精神，进一步钻研更加可行的措施，使教学档案管理能更好地服务师生、服务高校教育事业。
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