档案监管论文范例

档案监管论文

档案监管论文范文1

职业素养是通过组织管理将工作中必备的素养变成一种文化习惯。培育职业素养需要切实落实岗位责任制,发挥主观能动性,把工作推向有序、系统、协调、效率、负责的最佳状态。档案管理工作人员对于档案基础管理工作而言,是至关重要的管理主题,要完善城建档案管理基础工作,就必须提高工作人员的素质。首先,必须加强对城建档案工作者的专业技能培训,使每一位工作人员都能达到对工作任务进行熟练精确的操作。其次,还必须对档案工作人员加强其他方面的素质培养,比如与建设工作相关的一些知识信息的培训。同时,在网络信息时代,对档案工作者的信息技术以及数据处理技术的培训也是必不可少的。除此之外,提高档案的质量是城建档案管理工作中最为重要的一个工作任务。城市建设需要的及时有效的信息,城建档案管理工作人员对档案进行整理时就必须实现对于档案信息资源的系统化归类,完善档案信息资源目标工作,加强档案信息资源的准确性。

总之,城建档案工作人员既要掌握档案工作的原理方法,也要对不同工程建设形成的档案特点、规律进行准确把握。因此,应该培养自身的学习习惯,提高学习能力,使自己的业务水平不断得到提高。要以领导为核心,在工作中通过组织参加培训、专业研讨及解读新法规、新规范等方式,创造良好的学习氛围,深入地开展创建学习型团队活动。努力提高对城建档案工作的认识,以适应城建档案管理工作发展的要求城建档案主要产生于城市规划、建设、管理、勘察设计、施工单位,其积累形成的质量将直接影响城市经济建设对城建档案的有效利用。

目前,城建档案工作的重要性已越来越被全社会所认识和重视,城建档案的作用越来越凸显。随着国内建设水平的快速提高和发展,新的建筑机构、施工工艺不断呈现及政策法规的更新出台,城建档案人员在工作中面临着信息“管涌”,这种形式“逼迫”城建档案工作者不断学习新知识,提高业务水准,以适应档案事业的新发展。增强服务不断创新观念,以服务促发展创新服务内容是城建档案馆服务工作创新的先导,而信息服务则是服务工作内容的重中之重。城建档案工作的本质是一项服务性工作。要树立“寓管理于服务之中,寓执法于服务之中”的管理理念,树立服务经济、服务建设、服务民生的新观念,变被动服务为主动服务,走出传统的思想误区,强化服务意识,深化信息服务内容。把服务工作的重点转向信息的深加工和信息资源的开发利用上来。

通过拓宽信息来源,深化档案信息加工等手段,优化服务质量,树立城建档案服务品牌,展示城建档案馆的地位和作用。伴随着社会的发展和用户信息需求的变化,信息服务也处于不断发展和深化之中,当前的城建档案信息服务正在发生历史性的变革,信息服务的内容、方向以及模式也都面临着新的调整。总体看来,城建档案信息服务已经取得了较大进步,基本实现了服务内容综合化,服务理念的社会化,但与其他信息服务机构相比,城建档案的利用率还是不尽人意。因此我们应该从城建档案信息服务创新上下功夫来吸引公众的注意力,以引导需求,创造需求,使城建档案在信息利用方面有进一步的提高。

服务理念的创新城建档案工作者在新的历史时期,应该以改革的精神研究新形势下的新问题、新特点,从而实现城建档案工作的根本性转变。一是树立市场经济意识,努力实现由计划经济管理模式向以市场经济为导向的管理模式的转变。二是树立法制意识,努力实现城建档案管理工作由经济、行政手段管理向依法管理转变。三是树立信息意识,努力实现以城建档案实体管理为主向以城建档案信息开发、利用为主转变。四是树立现代化意识,努力实现手工和简单技术型管理向城建档案信息数字化管理转变。五是树立社会化意识,努力实现城建档案的单一型、被动型服务向全方位、全过程满足社会需求的主动服务方式转变。六是树立人才意识,努力实现档案工作人才意识,实现档案工作人才素质由单一专业型向一专多能型的复合型转变。

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转变观念

数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变,适应新形势下的城建档案管理方式,才能在工作中抓住机遇,走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变,档案实体管理向信息管理的转变,档案管理手段由手工向技术的转变,档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了,就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。

转变工作内容和工作目标

在新的管理形式下,工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆,转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆,建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力,具备数字化信息的处理能力,具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。

保障技术人员的需求

数字化管理需要大量新技术、新设备的应用,信息系统开发,对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化,在同等设备的情况下,其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术,每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求,特别是计算机人才的需求更加强烈。城建档案馆要从对档案馆人员需求的多样性、变化性出发,建立培养高素质人才机制,从根本上保证数字化的管理的顺利实施。纸质档案和数字档案并行是走向数字化管理必经的一个阶段,全国城建档案馆数字化建设发展迅速,但仍是针对纸质档案的数字化处理,接收、管理真正意义上的电子档案才刚刚起步,在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前,实行二元并存的管理方式在实践仍要不断发展完善。城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中,以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就,而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究,只有在有了清楚认识的基础上,才能规划好城建档案管理的数字化之路,为今后的城建档案数字化建设打好基础。所以,新管理方式将通过自动化管理手段,实现提高工作效率、简化工作程序的目的;通过管理内容数字化,整合档案信息,优化信息源,实现业务工作标准化、规范化,实现对档案信息资源的最大开发利用,实现对档案实体的保护。通过网络化服务,达到适应市场需求,实现资源共享的目的。

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1.1建立基建档案意识不健全

由于过度聚焦于经济利益,或受工期限制,工程建设人员往往太关注工程项目,而忽视建立全面的工程档案,导致基建档案在管理过程中出现了一系列问题,如有的工程档案找不到原件,有的工程档案会在参建单位撤出时被随手带走或丢弃,还有图物不符或缺少图章签字等,这些问题都导致了基建档案的整理和归档工作大幅落后于工程建设的进度。加之电力企业各部门对基建档案工作普遍重视不足、宣传不够,不能保证基建档案建设工作的顺利开展,制约了电力企业经济及档案管理工作的可持续发展。

1.2档案人员业务素质有待提高

现如今,大部分电力基建单位的专业档案管理人员极度匮乏,兼职档案管理人员众多,造成管理队伍存在着业务素质差、操作不熟练、工作经验欠缺、缺乏责任心等问题,管理人员内部总是存在着“交什么收什么,不交就不收”的思想。在繁重的工作任务面前,他们往往怀有较重的畏难情绪,解决问题的方法不多,导致基建档案的收集和归档不规范、不及时、不健全;加之施工队伍的流动性较大,人员很不稳定,工程人员与档案人员相互生疏,彼此缺乏沟通,致使档案资料管理工作出现脱节现象,或者档案资料的去向不明情况,使各工程参建部门档案管理工作无法真正落实。

1.3基建工程档案管理模式相对陈旧

许多单位基建档案管理还是陈旧的模式,没有健全相关管理制度,不能采取合规的管理方法和操作流程;管理措施不完善,对现代管理方法缺少合理的利用;由于工程参建单位多,档案工作标准长期得不到统一,使得基建档案管理部门对档案管理监督、检查和指导工作不能及时实施,造成基建档案质量参差不齐无法正常归档,或者格式和内容不标准,阻碍档案管理工作的正常开展。

1.4基建档案管理体制不够完善

考虑到人员过多及经费支付等因素,许多电力企业内部对专门的档案管理机构和管理人员设置不够完善,往往在档案工作场所设置上不够健全。基建档案管理不健全的网络将会导致基建档案质量、资料安全均无法保障的问题。甚至还有些基建部门由于不健全的档案管理设施设备而无法满足档案管理的最基本的需要,比如档案保管达不到“八防”要求,没有相应的保管库房等。某些基建档案管理部门的现代化程度极度滞后,基建管理人员计算机应用水平仅仅处于能打字的水平,不能与当今工程建设快速发展的需要相适应。

2加强基建工程档案管理的建议

2.1提高认识,完善制度,健全机制

基于基建档案迈向社会化、市场化的大方向,档案人员需要树立可持续发展的科学理念,深刻重视基建工程档案管理工作,真正落实档案管理。要不断健全基建工程档案管理体制,从工程项目要求和档案管理工作要求方面来加强档案管理机构的建设,增加专职人员,排除兼职工作,将档案管理人员与工程人员的沟通渠道畅通,实现基建档案管理的体系化建设。此外,还要建立起一整套科学合理、适用性强的基建档案管理制度,包括组织领导、管理体系、职权范围、奖惩措施等都要条条细化,事事分明。对档案材料的收集、归档、分类、整理以及竣工验收、评优选优等工作均做出具体要求,进行标准化、制度化、规范化管理。

2.2抓好基建工程档案的管理工作

各参建单位要狠抓档案管理的“四同步”,实现基建档案工作与基建工程立项工作、基建建设进度工作、基建检查工作、基建工程竣工工作及基建工程验收工作同步进行。要将基建档案工作纳入基建工程轨道中去,将档案工作的每一个工作环节全程贯穿到基建工程规章制度当中,将项目档案工作与项目建设同等对待,不可偏废,甚至可以将档案管理工作纳入岗位责任制,严格执行基建档案管理工作的内容。实施基建文件的收集、整理和审查工作要尽可能早,最好在项目筹划、开工时就进行档案管理的导入工作,并持续到项目竣工验收,使基建工程档案形成首尾相接、全程控制的完整记录体系。

2.3加强基建档案管理人员的业务培训

加强档案人员的业务培训工作,提升其业务素质,是改善基建工程档案管理现状的有效途径。参建单位要积极组织档案人员进行档案业务培训,帮助员工掌握整理、归档等档案管理基本工作内容,提高其业务能力;同时还要通过培训,对有关程序和专业知识充分掌握和了解,通过不断完善知识网络,优化知识结构。此外,还要随着时代的发展完善培训课程,做到与时代同步,领导档案管理人员学习管理的先进理论和方法以及网络技术知识,培养适应现代企业需要的档案管理人才。

3结语

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企业信用档案管理的有权对所有企业进行信用数据、档案、有关文件及资料的调查,企业都必须无条件的配合,必须坚持权威性的原则。每个企业都应该树立该企业档案的权威性,让企业信用档案发挥其重要的作用,也是企业的信用保障所在。对于各级党委、政府等来说,企业信用档案是作为评价企业信用的一种重要的依据,任何部门、单位都不能擅自改动该企业的任何信用资料数据。要坚持开放性的原则。即企业信用档案应向社会开放,然后为社会所用,是一个全方面开放的系统。必须坚持动态性的原则。企业的信用度的保证是应该随着社会的发展而保持不变的,就像人不管发生任何事都应该诚实一样。企业信用档案的管理机构要对企业的信用档案进行动态的管理,及时、准确、全面地收集资料,补充该企业最新的信用文件以及信用数据。要坚持实效性的原则。企业信用档案的数据不仅要全面反映出企业的信用情况,还要做到简明实用。

目前,我国企业的信用档案还处于萌芽的阶段,这就离不开政府的支持。我国要建立完善的信用档案,就必须要政府领导、有关部门的大力配合。就物业管理而言,各省、自治区的建设厅,直辖市的建委、房地局等部门是物业管理企业的管理部门,他们负责对物业管理企业的是否具备经营的资质进行审批。物业管理企业与工商、税务、物价等有关行政部门也有着密切的联系。就这样看来物业管理企业在建立信用档案的过程中是需要与各方面进行充分合作的,这样才能快速建立起物业管理企业的健全信用档案系统。

房地产的后期开发与管理工作都属于物业管理企业,物业管理企业与房地产有着必然的联系。因此,我们在建立物业管理企业的信用档案时就必须考虑到和房地产的信用档案系统的连接,还要体现物业管理企业的重点和特点。据资料显示,截至到2003年6月,我国的房地产信用档案系统已全面或者部分开通就有14个地区,还有17个地区也在陆续开通中。我国的31个省(自治区、直辖市)也建立了34个省级的房地产信用档案。总得来说,物业管理企业在建立该企业的信用档案时必须要突出自身的优点,还要注意吸取以前的房地产信用档案系统的经验以及教训,然后根据各地区的环境不同建立信用档案系统,坚决避免重复的建设。

据了解,物业管理企业的信用档案系统有以下几个方面:政府的行政机关来收集的物业管理企业的信用信息。比如市工商局的企业的登记注册档案、市工商局的企业的日常监督管理的信息。物业管理企业自己在经营业绩和历史记录两方面形成的相关的信用记录,比如物业管理企业的资质的审定状况,以及企业所管物业项目的获奖情况,还有业主的投诉和满意度情况等。总得来说,各个物业管理企业的自身发展情况,因此就形成种类繁多的信用档案,只有“苦练内功”即做好基础工作,才能开展有特的企业信用档案,这样既能提高企业的竞争能力,在市场中占有一席之地。物业管理企业信用档案系统还是一个需要不断完善的系统,要不断更新。

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造成城建档案质量问题的原因

城建档案是以某个建设项目或一个单位工程为独立对象,是每个项目或单位工程建设活动中产生的文件材料,其中包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收等部分,每个部分又包括多个归档文件,少则四五项,多则二十几项。如工程档案C类施工文件的内容由八部分组成:C1管理资料;C2土建工程施工文件(也可称建筑与结构工程施工文件);C3给排水、消防、采暖、燃气工程施工文件;C4通风空调工程施工文件;C5电气工程施工文件(含消防电);C6电梯工程施工文件;C7智能建筑工程施工文件;C8室外工程施工文件,每个部分又由具体的文件图表组成。数量大,使得城建档案的整理工作量极大。由于成本相对较高,这类档案又不可能完全使用标准的档案用纸。另外,建设工程是一项特殊的生产,建筑实体庞大且固定,工程环节多,涉及面广,因而档案会有相对较长的形成周期。所以在漫长的形成周期内,对于纸质档案如不严加保护,高质量的建设工程档案是难以保证的。

施工、监理部门“只看工程,忽视档案”的工作方式也为城建档案质量问题埋下了隐患。有些施工、监理公司没有专业的建设工程档案技术人员进行管理,公司为节省开支,选择技术员作为兼职档案员负责档案工作,不仅工作量大,而且不够专业。加之,档案的形成阶段主要在施工、监理部门,这些单位或部门如果不注意档案保管,没有科学地填制相关表格文件,那么形成的档案往往不符合国家统一标准,不利于城建档案馆(室)的长期或永久保存。

现今各地城建档案馆(室)都相继成立,由于组建工作刚起步,专职人员较少,多为科技档案或是质量监督站人员兼职管理,专业人才太少,不利于城建档案管理工作向专业化方向发展。另外,在档案员报送档案时,由于档案数量较多,而城建档案工作人员较少,在具体核查时,存在一定的工作缺陷,档案员的疏忽可能造成档案缺项、顺序颠倒,加之城建档案工作人员数量少、档案内容太多,有些问题在接收档案时并未及时发现,整理时才会暴露问题,但此时的报送手续已完毕,无从追补。

提高城建档案质量的对策

基于上述影响城建档案质量的三点原因,笔者认为提高城建档案的质量应从以下三个方面着手解决。社会档案意识是指人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度。这种意识越增强,对档案的利用需求就越大,档案的实现价值就越高,对于社会的服务能力就会增强。所以,一定要培养社会城建档案意识,引导社会各种力量重视城建档案的收集和利用。另外,要加强宣传,提高人们对城建档案重要性的认识。城建档案来源于城市建设工程,记录的是建筑活动中的元数据,不仅有助于对建筑物监督考核,更为日后的建设决策提供科学的依据。各级政府部门要重视起城建档案的管理和利用,档案管理人员要从自身开始重视城建档案的整理和保管,努力提高专业素质和职业道德修养,要将宣传工作落到实处,提高全民的社会城建档案意识。

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建立有效的文件档案管理

计算机信息系统,充分、合理、安全的使用电子档案要实现档案信息化,就必须建立有效的城建档案管理计算机信息系统,才能充分、合理、安全地使用电子档案。为此,要做好以下几项工作:首先,改进和规范在应用计算机条件下城建档案管理工作流程,使之适应城建档案管理的需要;其次,依据城建档案形成的处理流程来进行城建档案信息化系统软件功能设计;再次,在信息系统中建立完善的内部控制制度,确保城建档案的安全。另外,在电子城建档案使用过程中,也应注意到一是电子城建档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展,电子城建档案涉及范围迅速扩展,数量也急剧增加,特别是计算机网络化的快速发展,随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击,确保电子城建档案的安全。再就是电子城建档案的真实性问题。在实际工作中,由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理,相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况,多数电子城建档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法,储存电子城建档案选用的载体不耐久等原因,影响了城建档案的完整性、可靠性,从而影响了城建档案的真实性。此外,还有电子城建档案的法律效力问题,通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定,电子城建档案由于没有固定的载体,所以,制定相应的法律认定条文就有一定的困难,这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子城建档案未被法律认定的原因。

促进城建档案信息化建设的几点思考

城建档案工作人员要树立城建档案信息意识城建档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。城建档案工作人员是城建档案信息化建设的基本力量,其能动性事关信息化建设的成败,只有让城建档案工作人员在思想上树立城建档案信息的意识,认识到城建档案信息化建设的重要性,城建档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心城建档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使城建档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展。马克思主义哲学认为意识具有能动性,一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会城建档案意识在城建档案信息化建设中必然有能动的影响,成为城建档案信息化建设的基本推动力。提高城建档案信息化技术水平。首先要配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用与完善,可通过计算机系统软件的操作及推广,逐步建立统一的操作平台。其次,城建档案中心目录及全文的数字化。城建档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各单位部门每年移交大量的城建档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质城建档案和数字城建档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快了城建档案信息数字化的进程。再次,对上网信息进行密级划定。首先制订密级标准,对馆藏城建档案按公开、内部、秘密、机密进行划定;第四,对城建档案信息利用者进行网上身份验证,对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限,以保障软件系统的安全。选取适合的城建档案管理软件是城建档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念,需要科学的城建档案管理软件作支撑,单纯以传统方式管理大量电子文件,绝非明智之举,城建档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身,是疏通信息化建设管理脉络,提高城建档案工作质量和效率的关键环节,在很大程度上决定着城建档案信息化建设的成败。从安全角度来说,优良的城建档案管理软件自身的安全设置,如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块,已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障,能有效地确保城建档案信息安全。

推行城建档案信息化管理,确立工程档案发展的新方向

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进,使城建档案基础建设的重心向城建档案信息化建设转变。现今,在计算机管理渗透的形式下,计算机管理软件的应用为实现城建档案管理现代化做出了巨大贡献。城建档案部门建立自己的局域网,计算机、光盘刻录机、扫描仪等,在系统开发和城建档案利用过程中发挥着重要作用。随着电子文件的大量产生,如何安全且高效地管理电子城建档案已成为不可回避的现实问题。因此,选取适合电子文件形成单位自身特点的城建档案管理软件,有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展城建档案信息化建设的一项重要工作。工程建设的过程就是城建档案形成的过程,这就决定了城建档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程竣工验收的各个阶段,城建档案的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的,这就在客观和主观上都大大增加了城建档案建立的难度,信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。加强工程档案信息化建设,选用适合企业城建档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应城建档案信息化要求的管理体制,打破地域和部门分割,提高工程信息交换及共享水平,创造更多有利于方便公众利用的条件,逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

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 为拓展档案馆业务,深圳市档案馆于2004年5月成立了全国首个文件档案服务中心(下简称文档中心)。它拓展了国内早期文件中心的职能,承担了文件移交单位从整理、鉴定到保管及提供利用的全过程工作,以及协助档案行政管理部门对文件移交单位的业务指导和监督工作等。随后,各地也相继开展了机关事业单位半现行文件集中管理工作,文档中心在各地纷纷成立。2010年9月,国家档案局副局长李明华在全国文件(档案)管理中心工作座谈会上指出:“统一集中管理各机关形成的文档,是新形势下创建机关档案工作新格局的新思路、新尝试。建立文档中心,整合机关文档资源,实行集约管理,适应了社会主义市场经济发展需求,是档案部门贯彻落实科学发展观、推进管理体制改革和工作机制创新的重要举措,是提高机关工作质量和效率的迫切要求,是推动档案事业安全、协调、可持续发展的时代要求。”

2文档中心业务外包实践

目前,档案界对文档中心的定位不尽相同,对文档中心定位的认识也在发生变化。随着理论与实践的发展和成熟,学者和档案部门对文档中心定位的认识逐步趋于统一,即其主要职能是负责行政中心内机关事业单位档案业务指导、接收、保管和向档案馆移交工作,承接了档案行政管理机构的业务指导职能和机关档案室的档案保管职能,是处于机关事业单位和档案行政管理部门的中间机构,是一个特殊的政府性的档案业务外包服务提供机构。

2.1文档中心与机关档案室的业务外包关系

文档中心成立后,集中式办公区域内的机关事业单位不再设立档案室,原来由机关事业单位负责的档案保管、统计、利用及移交工作转由文档中心统一负责。有些地方(如北京市海淀区)文档中心成立后,集中式办公区域内机关事业单位甚至不再设立专职档案人员,只配一名兼职人员负责归档文件收集工作,文档中心负责归档文件从整理、编目到保管、利用的全过程工作。因此,文档中心和各机关档案室之间是一种业务外包关系。

2.2文档中心与档案行政管理部门的业务外包关系

文档中心除了承接各机关事业单位档案室的相关档案管理工作外,还对集中办公区域内机关事业单位承担着一定的业务指导及监督职责。在文档中心成立前,集中办公区域内机关档案的业务指导和监督职责由当地档案行政管理部门负责,文档中心成立后,档案行政管理部门业务指导和监督工作的重点转移到这些机关及事业单位以外。因此,文档中心和档案行政管理部门之间也是一种业务外包关系。

3文档中心法律地位和职能定位

3.1文档中心的现实困境

随着我国社会主义市场经济不断发展和完善,政府职能逐步转变,“小政府、大社会”已成为机构改革的发展方向和目标。档案行政管理部门由于专业优势,首先提出了创新机关档案管理的思路并付诸实践,于是文档中心应运而生。也正是因为其最初由档案行政管理部门首先提出,文档中心一经成立就成为档案行政管理部门的内部机构,与当地政府及各机关关系不大,随之而来的是文档中心在机构定位、人员编制、管理职责、经费来源等方面问题长期未得到解决。如2012年,四川省泸州市档案局在总结文档中心运行情况时指出,文档中心限于档案部门自身下达和完成任务,各级党委、政府对此项工作还不够重视和支持,各机关事业单位也不够了解和主动。各地文档中心实践中存在的主要问题是:其一,由于文档中心成立时定位过低,依附于档案行政管理部门,没有受到应有的重视,人员编制普遍较少,财政经费不足,致使文档中心开展各项工作显得力不从心。其二,由于文档中心事实上是档案行政管理部门的内部机构,档案行政管理部门不仅要继续做好业务监督、指导及档案接收、保管工作,还要增援文档中心所面对的机关档案业务工作,工作量很大,常感力不从心。其三,各机关从档案业务工作中解脱出来,体验到了文档中心带来的益处,但逐渐淡忘了自身责任,档案意识有所减弱。可见,如今文档中心管理模式的优势并没有得到凸显,文档中心面临的处境不仅给档案行政管理部门带来了巨大的压力,而且不但文档中心管理模式的优势没能得到凸显,长期下去,也将对机关档案业务工作造成不利的影响。当然,我们不能因此而否定文档中心的创新管理思路,更不能倒退回原有的机关档案室管理模式,我们要做的是分析其原因,并对文档中心的法律地位、行政隶属关系、工作职能、管辖范围等进行重新梳理和定位。

3.2文档中心的法律地位

档案界对文档中心法律地位的认知有以下几种:第一,应定位为档案行政管理部门的下属机构,依附于档案行政管理部门;第二,应定位为政府的直属机构,业务上接受同级档案行政管理部门指导;第三,应定位为独立的企业法人。从目前国内各地文档中心实践看,第一种观点被档案行政管理部门普遍认可,如深圳市文档服务中心、太仓市机关文档管理中心、重庆市北碚区文档中心等均为档案局下属机构。然而这种实践已经给档案行政管理部门带来了尴尬。第三种观点直接受欧美国家商业文件中心实践的启发,但忽视了国内文件、档案管理工作的实践和背景,文件中心这种半现行文件管理模式可以借鉴,但不能照搬。国内文档中心的工作对象是机关档案,文档中心的成立是一种政府行为,不同于社会上的一般档案服务外包企业,不宜直接推行社会化。基于对国内文档中心与机关档案室和档案行政管理部门之间的业务外包关系分析,结合各地文档中心实践,本文比较认同第二种观点,即文档中心为政府直属机构,拥有独立法人资格,在业务上接受档案行政管理部门指导。其优势在于:一是文档中心更能得到政府及各机关的重视,以便在人员编制、经费等方面得到更大支持;二是能够厘清文档中心、机关档案室和档案行政管理部门之间的职责,发挥文档中心创新优势,促进档案事业协调发展;三是有利于强化文档中心对各机关事业单位档案管理的力度,更好地开展档案接收、保管及提供利用等各项业务工作。

3.3文档中心的职能定位

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健康档案是指患者身心健康过程的科学、规范记录,是以患者健康为核心、实现信息多渠道动态收集、涵盖各种健康相关因素、贯穿整个生命过程、满足患者健康管理和自身需要的信息资源,是记录有关患者健康信息的系统化文件。

二、医院建立健康档案的意义

(一)对医院的有益之处

(1)有利于掌握患者的基本情况和健康状况

医院建立健康档案应该重视患者的基本资料,包括生物、心理、行为方面的背景资料,注重记录健康问题的形成、发展和转归过程中健康危险因素及其干预效果,这样有利于医生全面掌握患者的基本情况和健康现状,为制定临床预防、诊断治疗、预防保健和康复计划提供可靠的依据。

(2)有利于开展全科医疗服务

健康档案详细记录了患者的健康问题及相关危险因素,可以为医生提供一体化服务的工具;健康档案详细记录了患者的基础资料,便于健康检查结果的前后对比;有利于主动发现健康问题把医生和医院从繁重的数据管理和系统规划的工作中解放出来,精力集中在提高医疗水平与质量,减少重复检查与过度医疗,有效改善医患关系,实现疾控和卫生信息的动态监管和统计,提供更多、更及时、更有效的卫生保健服务,产生新的市场。

(二)对病人的有利之处

(1)为解决患者主要健康问题提供依据

建立健康档案是医生主动挖掘并掌握卫生问题和有效配置资源的最佳途径。只有对患者疾病谱、死因谱等资料进行统计分析,才能全面了解患者的主要健康问题,制定出切实可行的卫生服务规范。

(2)有利于为司法工作提供依据

健康档案的原始记录具有全面性、客观性和公正性,可以为解决医疗纠纷或某些司法问题提供客观的依据。

三、医院如何建立健康档案管理

(一)医院建立健康档案的原则

医院建立健康档案要遵循以下五个原则:1、逐步完善的原则。患者健康档案中的内容,有些可以通过短期观察和了解做出定论。较复杂的问题只有通过长期的观察、分析、综合,才能做出全面、正确的判断,如社会适应状态、家庭关系印象、人格特征等。另外,有些资料只有病人或其家庭成员非说不可或与医生建立了非常亲密的关系时,医生才能了解到。2、资料收集前瞻性原则。健康档案记录的重点应是过去曾经影响、目前仍在影响、将来还会影响个体及家庭健康的问题及其影响因素。档案资料的重要性,有时并非目前都能认识到,它随着病人或家庭所面临问题的变化而变化。3、基本项目动态性原则。健康档案所列出的基本项目,尚不能包含影响到个体或家庭健康的全部资料,在应用中必须对一些不切实际或已经发生变迁的资料进行及时更新、补充。4、客观性和准确性原则。健康档案资料的客观性和准确性是其长期保存、反复使用的价值所在。在收集资料时,医生要以严肃、认真、科学的态度规范操作[3]。医生在接受病人或家庭其他成员提供的主观资料的同时,应通过多次的临床接触深入了解病人及其家庭,获得更多客观准确的资料。5、保密性原则。健康档案中可能涉及到个人的隐私问题,应充分保障当事人的权利和要求。

(二)医院建立健康档案的方式与程序

对于职工医保病人、居民病人,农村合作医疗病人及来院体检的人员就诊后医院应为其进行登记并建立健康档案,实现就诊、入户服务、疾病筛查、健康体检相结合,由医院门诊科室、住院部、预防保健科室负责,程序:建立档案,填写记录,发放信息卡,调查、疾病筛查、健康体检,填写相应记录,装档统一存放。首次就诊者,医务人员应依据自愿原则为其建立健康档案;重点管理人群则主要根据当地政府部门有关重点人群管理要求,通过调查、疾病筛查、健康体检、门诊接诊等方式,由责任医务人员建立健康档案。

(三)医院对健康档案进行合理使用与管理

一是对健康档案进行合理使用

到医院复诊的患者就诊时应出示个人健康档案信卡,由医护人员(或导诊人员)根据信息卡信息调取健康档案并转给接诊医生。转、会诊病人,接诊医生应根据复诊情况,同时填写转、会诊记录、住院记录(注:需转入上级医院的病人,要填写双向转诊二联单,并将存根粘贴在转诊记录表中)及时更新、补充相应记录内容;对于住院的病人,应在病人出院3天后进行随访并补充完整各项记录后存档。

(四)医院加强对健康档案进行合理管理

(1)规范填写健康档案

医院应该按照国家有关专项服务规范要求记录相关内容,记录内容应齐全完整、真实准确、书写规范、基础内容无缺失。各类检查报告单据和转、会诊的相关记录应粘贴留存归档。

(2)必备档案保管设施设备

医院应该按照防盗、防晒、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等要求妥善保管健康档案,并指定专职人员负责健康档案管理工作,保证健康档案完整、安全。医院可以设立档案室/处,由专职人员管理。

(3)加强健康档案信息化建设

计算机及网络技术应用于基层医疗服务时,最主要的目的就是对健康档案的建立和管理。计算机及网络技术可以实现多用户功能,可以拥有多个使用者,基本资料只需一次录入,避免了诊断、治疗、护理预防、康复和行政管理等记录中重复的内容,简化操作,提高工作效率。利用计算机计算及查询功能,可以自动查询电子病例资料中需要做预防保健服务、慢性病的随访观察、康复治疗的自我保健指导等项目的服务对象及时间安排,也可以设置提醒功能,从而极大地方便疾病监测和慢性病病人管理。