档案化管理范例

前言:一篇好的文章需要精心雕琢,小编精选了8篇档案化管理范例,供您参考,期待您的阅读。

档案化管理

档案化管理范文1

现代化档案管理最主要的就是单位下发文件以后,通过网络传递到档案室进行归档管理,由档案室在电脑上存储。基层单位现在主要的文件使用格式就是Word系统进行编辑资料,然后交到档案室以后,由档案管理人员在档案管理专用的紫晶系统上进行挂接,转换成档案资料,以后进行查找。为了防止进行修改,现在一般的电脑存储,顶多改变存储格式,常用的就是PDF或者是JPG这两种格式。但是电子文件由于都是通用的文件编辑格式,可以修改不留痕迹,鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。

即使是用数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件的原始性、真实性和准确性,但是在电子技术日益发展的今天,还有什么不能解密的,所以,这也是我们基层档案工作者所面对的困惑。但是,传统档案管理就可以避免这类事情的发生,一是必须手写的初稿、修改稿、正式的文稿及领导批阅同意打印的签名;二是归档必须是手写的原稿、批文连同正式形成的文件两份,进入档案,正式归档。

二、现代档案和传统档案管理各有优缺点

现代档案如发生电脑零部件老化、系统升级换代、配置更新等各种形式就容易丢失部分资料。但是现代化档案管理不占用空间,节省人力、物力、成本等,这个是传统档案所不能比拟的。传统档案所占用的空间、人力、财力等,都很大。但是有一点,是代替不了的,就是手稿。新都区档案馆里,今天还保存着1959年田家英同志在当时的新繁县大丰公社搞试点时主持起草的18份文件的原件。1959年4月,田家英率领一个工作组从北京来到了大丰公社。田家英和县、社、队干部反复研究,充分听取群众意见,根据中央第二次郑州会议精神,制订了一系列制度、条例、规定。

例如:《大丰的管理体制(草案)》、《关于新繁县崇义乡大丰财务制度的十条规定(草案)》、《公社干部必须遵守的十条守则》、《关于改进供给制的八条规定》、《关于分级管理的体制的初步意见》、《关于财权下放的分级管理的初步意见》。这些发黄的纸上,有对体制问题的意见,对财务制度的规定,干部守则,各种条例、报告、会议记录……这是历史的见证。到今天为止,这些发黄了的资料还静静地躺在新都区档案馆里很好地保存着。

三、基层档案管理人员新旧交替的问题对传统与现代的影响

逐渐老去的一批档案管理人员,他们在接受现代化档案管理方面,自己很想学好新知识、新技术,但是因为年龄等各方面的原因,确实也有些力不从心。但他们工作几十年,兢兢业业,对工作认真负责,能做到几十年对每一份文件了如指掌,并在同时努力接受新的知识,跟上时代的步伐。唯一不足之处就是对计算的操作的熟练程度及新的系统的升级接受度要慢一些。

新的档案管理人员对于计算机操作接受度高,掌握新的知识也比老同志快,从网上传来的文件他们能很快的放进去,但是要让他们踏踏实实地坐下来像老同志一样的工作,要让他们去一份一份的收集原稿,就有点困难了。大学的档案管理专业毕业生基本上都是到政府机关和国有单位,起码来说现阶段不会到基层的小单位。所以从这个方面来说,我觉得是一个应该比较现实的问题,就是如何让基层单位的档案能够跟上现代化档案管理的步伐。

四、总结

档案化管理范文2

关键词:文物档案;数字化;管理

文物分为可移动文物和不可移动文物。根据《文物保护法》第十五条规定,不可移动文物保护单位要“划定必要的保护范围,做出标志说明,建立记录档案,并区别情况分别设立专门机构或者专人负责管理”,即“四有”要求。第三十六条规定,馆藏文物“必须区分文物等级,设置藏品档案,建立严格的管理制度”。不管是不可移动文物还是可移动文物,都对文物档案提出了很高的要求。在信息化时代背景之下,文物档案传统管理方式也出现了较多的问题,无法有效满足当今社会文物档案管理工作需求,所以对文物档案数字化管理进行研究有着十分重要的意义。目前,我国文物档案数字化管理明显还处在初步发展阶段,无法真正有效实现电子化管理。为了能够改善这一现状,笔者就文物档案的数字化管理工作进行了如下研究:

一、文物档案数字化管理意义

档案信息数字化就是将文物档案资料借助于纸质或者是机读的形式作为物质对象,其在实施过程中会借助于计算机来对档案资料进行收集、整理与加工,这样就能让其有效地转化为微机软件形式的二次文献信息,从而便于使用者利用。相比于传统方式,文物档案的数字化管理意义显著。首先,能够充分借助于计算机本身所具备的优势来有效提升档案使用效率。现今大多数文博单位的计算机应用模式都十分的单一,开发功能也较为简单,无法将现代化设备价值发挥到最佳,而数字化管理的落实则能有效改善这一情况,提高文物档案管理质量。其次,文物档案的数字化管理还能有效缩短文物档案信息加工时间,不管是快速加工还是检索,其需要花费的时间都十分的短,而且还能为使用者提供全面且准确的档案信息,提高文物档案的利用效率。最后,文物档案数字化管理拓展了文物保护的深度和广度,通过数字化管理构建文物大数据库,可以提高文物保护的联动性。总之,文物档案数字化管理不仅是新时展的重要趋势,也是提升文物档案管理质量的有效手段。

二、文物档案数字化管理现状

就目前文物档案数字化管理现状来看,存在着一些问题,还有待完善,具体表现在以下几个方面:

1.文物档案管理工作标准化程度有待提升。文物档案的数字化管理基础与前提就是工作的规范化以及标准化,可是目前我国各地区文博单位档案业务水平发展不够均衡,大多数文博单位基础工作实施情况都十分的薄弱,信息化程度也有待提升,所以文物档案管理工作呈现出来的现象就是标准化程度有待提升。之所以会如此,主要还是因为很多文博单位在实施过程中没有考虑单位发展实际,也没有从全局利益进行分析和考虑,所以促使文物档案数字化工作实施缺少统一标准,整个档案管理工作随意性较大,无法保障电子文档有效管理,直接制约了文物档案信息化管理实施与推广。

2.文物档案的数字化管理有待成熟。文物档案管理工作数量较多,每一个档案所包含的信息量也十分大,尤其是在大数据时代背景之下,信息数据更是呈现出显著上升的趋势,而就目前文物档案信息数字化发展情况来看,键盘录入以及扫描属于数字化的两种重要方式,其中键盘录入效率十分低下,需要人工操作;扫描这一方式则存在着图像质量有待提升、汉字识别率不高以及扫描速度不快等缺陷。因为不同文物档案信息本身就存在差异,所以在对文物档案进行存储的时候,保密工作自然也会存在差异,这也就直接决定了哪些文物档案信息是可以数字化,而哪些又是不可以的,再加上网络开放性原因,文物档案还容易出现被复制、删改等情况,档案信息真实性有待保障和提升。

3.文物档案信息管理人员素质不高。文物档案的数字化管理要想有效落实,自然需要具备现代化技术水平的工作人员来进行管理。在数字化时代背景下,文物档案管理工作人员不仅要具备基础的计算机操作能力,还需要具备较高的专业知识以及先进的技术水平。传统文物档案管理工作人员,其主要任务就是简单的抄录以及档案搬运,技术性操作相对较少,可是在数字化管理模式之下,管理人员则需要具备良好的电子信息技术水平,这样才能真正有效完成信息录入、电子文档排序、图片扫描以及网络系统安全设置等一系列高技术工作。但是,就目前文物档案数字化管理情况来看,文物档案管理部门人才匮乏,尤其是对于文物档案信息处理的复合型人才更是少之又少,这也进一步制约了文物档案数字化管理的落实。

4.文物档案利用效率有待提升。就目前文物档案数字化管理工作情况来看,文物档案利用效率也有待于提升,对档案信息进行数字化处理可谓是各级档案管理部门所面临的现实问题。目前,我国各文博单位在发展过程中都构建了专属于自己的网站,可是从总体来分析的话,其现状不容乐观。这些网站虽然存在可是信息量却并不足够,很多网站的内容也仅限于办事流程介绍等等,再加上网站建设过于传统,无法有效吸引公众,所以点击浏览量也较低,无法真正有效发挥出文物档案的价值。

三、文物档案数字化管理措施

在上述分析中我们了解到文物档案的数字化管理意义与现状,为了能够更好地落实数字化管理,笔者认为文物档案管理工作者可以从以下几点着手:

1.做好文物档案规范化管理。文物档案的数字化管理工作要想有序实施下去,一定要加强对电子档案信息的真实性、安全性、完整性以及规范性管理。首先,从制度方面着手对文物档案进行完善与管理,构建出权威且具有指导性的管理部门,对整个作业流程进行有效规范,以此来保障电子文档在传输过程中的安全性。其次,还可以从技术方面对文物电子档案原始记录进行管理,在管理过程中可以构建出一个专门的文物档案管理机构,例如,文物藏品档案管理局、文物档案专门管理机构等等,以此来对文物档案管理主体进行明确,同时有效提升领导层的管理意识,让文物档案数字化规范管理有效落实下去。最后,在数字化管理过程中,还可以结合实际情况来构建出完善的数字化管理体系,这样也能进一步提升文物档案数字化管理规范化与标准化。例如,可以在管理过程中定期对数字档案进行安全性检查与管理,同时做好电子档案保密设置,借助于有效的手段来进行数字化管理,从而有效保障电子档案数据信息的真实性;也可以积极构建责任风险体制、竞争机制、目标管理体制等,这样才能有效促进档案工作人员向专业型转变,从而更好地满足数字化管理工作需求。

2.构建文物档案数字化管理安全防范系统。文物档案数字化管理过程中,还需要积极构建文物档案数字化管理安全防范系统,以此来有效提高文物档案管理的安全性。具体而言,在进行文物档案管理的时候,管理人员自身规范操作意识、病毒防范意识一定要不断提升,同时构建出合理的安全规章制度,通过有效的病毒查杀、预防手段来有效提升文物档案数字化管理安全性;另外,在对文物档案管理工作人员做好培训与教育工作,让其能够形成良好的安全操作意识,这样就能有效保障网络各项操作的安全性,真正实现文物档案的数字化管理。此外,为了能够有效避免文物档案管理信息数据出现丢失,在进行数字化管理的时候还可以使用一台或者是多台服务器来进行处理,直接对文物原始数据进行扫描,最好是进行高速集中扫描,同时做好保存工作,以此来有效保障文物档案数字化管理效率和质量。

3.做好文物档案数字化工作队伍建设。在文物档案数字化管理过程中,还需要做好工作队伍建设,毕竟只有管理人员提高其自身素质才能有效完成高质量的档案管理工作。为此,在发展过程中一定要对档案管理人员素质进行综合考虑,结合数字化管理手段需求来进行文物档案管理意识培养。在数字化管理时代背景之下,文物档案数字化管理工作者一定要树立起较好的档案信息安全意识,在工作过程中不断完善提升自己,通过学习来不断提高自身信息技术能力,及时学习文物专业知识、档案专业知识、档案数字化相关计算机应用知识、网络技术知识等,这样才能有效提高档案管理人员素质与水平。另一方面,文物档案管理部门也应该加强对档案管理工作人员的培训与教育,让其具备良好的品质与素养,这样才能真正有效提升其数字化管理能力,从而真正有效落实数字化管理。

4.加强文物档案信息化网络平台与共享机制建设。文物档案数字化管理除了上述几点之外,还需要在发展过程中构建出一套较为完整的信息化网络平台,在实际运作过程中,结合实际情况来构建出统一的数据库系统以及信息共享机制,各个部门之间需要加强合作与共享,这样才能有效发挥出文物档案数字化管理工作效率和质量。具体而言,在发展过程中,文物档案管理部门可以在对文物档案进行管理的时候,借助于文物档案信息资料库的建立来有效实现信息海量存储,这样文物档案管理者与使用者就能借助于网络来有效查阅相关文物档案信息,有效实现文物档案资源共享。综上所述,文物档案管理是一项十分重要的工作,信息化时代背景下,数字化管理是各项管理工作实施的前提与关键,而文物档案数字化管理本就是一项系统化、长期化的工作,在数字化档案建设过程中,相关工作人员一定要不断提升科技创新能力,做好文物档案数字化建设与管理,真正将新技术与新手段有效应用于文物档案数字化管理之中,这样才能有效提升文物档案管理工作质量,有效发挥出文物档案存在的价值。

参考文献:

[1]王扬能,符史新.浅谈文物档案的科学管理[J].档案,2007(2):57-58.

[2]董杰.浅谈博物馆文物藏品档案工作[J].兰台世界,2012(z2):144-145.

[3]黄海铿.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].兰台内外,2017(3):30-31.

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[5]张华.浅谈档案管理中档案的数字化处理技术[J].科学与财富,2014(7):388.

档案化管理范文3

党员档案信息化管理就是借助信息技术手段,通过建立党员档案信息及相关数据统计工具进行党员管理服务。党员档案信息管理可以为实现档案信息共享、组织关系转接、发展党员及党费收缴等工作提供便捷服务。

1党员档案信息化管理软件使用情况

目前,由于中组部党员管理信息平台正在完善中,全国各省市普遍使用的党员统计管理软件为北京北大软件、山东旗帜软件和广东超讯软件三种,均可在共产党员网组织工作软件中免费下载安装使用,单机完成党员档案信息管理。

2党员档案信息化管理存在的问题

2.1相关业务人员思想认识不到位。由于相关业务工作者对党员档案信息化管理工作不重视,造成很多党员档案信息录入收集等工作存在滞后,不能及时将党员档案信息维护到系统中。党员档案信息维护工作应作为日常工作开展,而大多数单位党组织都存在到年底党员信息统计工作开始后突击录入,极易造成党员档案信息缺失和错误。而且在日常维护工作中,存在“重建设,轻使用”的情况,党员档案信息录入后不能好好利用信息化软件,开展党员档案的日常管理和党务工作,近年来党务信息软件功能日渐完善,但各单位党组织对软件的利用率不高。

2.2党员档案信息管理人员不到位。一些单位党组织党务工作已经存在人员配备不齐、普遍年龄偏大等问题,所以更是很少有单位配备专门的党务人员,负责党员档案信息录入工作,加之党员档案又多在人事部门统一管理,多数相关管理人员对党员档案信息化管理工作不熟悉,不能熟练操作软件完程党员信息档案,由于对软件操作的不熟练造成认为此项工作繁琐复杂无用,有的甚至对此项工作有抵触情绪。没有专人负责此项工作,另一弊端就是造成了工作没有连续性、稳定性,接触党员档案信息管理的人员总是新人,一旦培训不到位就会重复以上的现象,造成恶性循环。

2.3硬件设施投入不到位。随着党员档案信息化软件日臻完善,功能越来越丰富,各基层党组织现有的电脑基本上都能支持处理党员档案数据,但党员人数较多的党委党员信息数据处理起来就要相对吃力,如省公安部门、教育部门和卫生计生部门等党员人数均在千人以上,硬件支持跟不上会极大地影响党员档案数据整理的效率。俗话说“巧妇难为无米之炊”,一旦硬件设施落后就很难应对今后更大的需求,与中组部党员网络信息平台功能开放之后的工作需要存在差距。

3党员档案信息化管理的对策及建议

3.1更新观念,提高思想认识。随着现代化信息技术的不断发展,信息化管理在各项工作中的地位逐渐凸显出来,人们对信息化管理的认识也在不断提高。所以在推进党员档案信息化管理工作中,首要任务是提高从业人员的思想认识和观念。所有党员档案管理人员不能单纯地认为仅仅整理好党员档案,安装一个软件,录入几条党员简单信息就是信息化档案管理,一定要摒弃对党员档案信息化管理肤浅的认识。党员档案信息化管理工作虽然刚刚开展,还有很多内容需要逐步完善,但这项工作绝对不是赶时髦走过场,这是党员档案管理工作今后迈向信息化的重要一步。

3.2建设队伍,指派专人管理。应进一步加强党务人员队伍建设和业务能力素质的培养,坚持标准拓宽渠道,把思想政治素养好的年轻干部选拔到党务工作中来。不断加强培训学习,提升党务干部的综合业务素质,尤其要加强信息化管理和档案管理方面的培训,把“门外汉”培养成“行家里手”,把党务工作和党务信息化工作结合起来,相互促进,建立一支德才兼备结构合理的党务人才队伍。另外还需指派专人负责党员档案信息管理工作,不断提高党员信息化档案的准确性,并将党员档案信息化管理工作摆上党委会、支部会等议事日程,让信息化数据作为辅助领导决策的重要依据。

3.3增加投入,完善硬件设施。随着信息化档案利用率越来越高、利用范围越来越广、使用次数欲来越多,为了能更便捷高效的开展此项工作,各单位党组织应根据当前党员档案信息化管理需求配备硬件设备,及时对现有设备和软件进行更新,逐步实现党员档案信息化管理工作的科学化,提高工作效率,使现有设备资源与社会需求相匹配,充分发挥信息化管理工作的优势。未来将逐步实现党员档案信息化的网络功能,打破地域限制和空间的局限性,扩大党建工作信息来源,更加需要增加硬件设施投入力度,才能更好地完成此项工作。

作者:张卯初 单位:吉林省疾病预防控制中心

第二篇:供水业务档案信息化管理

【摘要】随着我国经济的不断发展,政府对相关供水企业的业务档案管理也越加重视。供水管网是城市建设的主要设施之一,在城市中,人们的生活对水资源需求量大,供水业务较为繁重,这就需要相关管理人员加强管理供水业务档案,确保供水业务档案的真实性和完整性。本文通过分析供水业务档案管理特征,运用网络科技实现供水业务信息化管理,探究供水业务档案信息化建设具体应用措施。此次研究目的是为了确保相关管理部门重视供水业务档案的管理,促进城市文明标准化发展。

【关键词】供水业务;档案管理;信息化

1引言

随着供水业务逐渐现代科技化,供水相关部门对供水业务档案管理越加重要。在供水企业中,企业相关管理部门进行档案管理过程中,供水业务档案管理是其中主要任务之一,应加强对供水业务档案资料明确管理。由于我国水资源日益紧缺,对现代化供水业务的建设应实现信息化管理,同时加强供水业务档案的管理。因此,本文此次研究的课题,对城市供水业务的建设具有重要意义,对实现供水业务档案信息化管理的发展具有现实性意义。

2现代供水业务档案管理特征分析

一般城市供水业务具有服务种类多、遍布城市各个角落等特点,所以供水业务档案的管理极为重要。现代化供水业务档案管理具有以下几点特征:第一,供水业务档案设计范围较为宽广,传统的供水业务档案只记录了供水企业的相关内容,设计企业与其他单位业务相关的资料,在现代化科技技术支持下,供水业务档案将传统纸质档案转变为电子供水业务档案,其中不仅涉及到企业与其他领域交易的相关信息,还包括供水业务的具体信息。第二,现代供水业务档案能够实现信息化共享。随着网络技术的不断改革,供水业务档案随着电子信息的开发,可以快速的处理对其他管理系统进行整合,并且能够进行数字信息化处理,对比传统供水业务档案,能够促进查阅者快速的调查供水信息,操作更加方便快捷。

3运用网络科技实现供水业务信息化管理

3.1利用网络信息化加强工作调查研究

随着我国现代网络科技的不断发展,大部分供水企业已经将计算机网络应用技术运用到供水业务档案管理中,实现了管理人员的工作效率提高,对供水业务档案能够进行信息化管理。管理人员可利用网络计算机以及高科技扫描仪等设备,对供水业务的数字信息、维修信息等档案资料输入计算机中,进行图片和文字处理。同时,在计算机中建立档案信息库,可为相关查询部门提供供水业务档案资料,供水业务档案管理的网络信息化,使查询相关资料变得更加简单快捷,可完成设计图纸与建设图纸之间的对接,管理人员也可根据网络信息化将供水业务工程纸质图纸进行管理并加以保存。

3.2明确供水业务档案管理思维

首先,供水企业应提高查找相关供水业务档案速度。在城市中,供水业务较为复杂,工作人员需要及时查阅相关位置的供水业务档案资料,准确的找出具体供水存在的问题,及时进行修正,避免供水企业经济利益损失。其次,有效的提升供水业务档案管理水平。传统的供水企业需依靠地形图纸进行供水维修等工作,不仅浪费了供水时间,还加大水资源的浪费,不符合现代社会发展的需求,供水企业必须建设科学化、网络信息化,实现供水业务档案资料电子信息化管理,快速的提供供水业务相关资料,维护供水业务设施安全。最后,节约供水业务管理档案成本。在推进供水业务档案信息化管理的过程当中,工作人员一般利用供水业务大数据业务信息化管理平台,使档案管理工作变得更加高效,确保了管理供水业务质量,有效的加快建设供水业务。

4探究供水业务档案信息化建设具体应用措施

4.1建立供水业务档案管理机构

供水厂企业领导应对供水业务档案管理加高重视程度,对于供水档案管理应是建设相关管理部门,将部门进行分层管理,设置部门经理、部门管理负责人和档案相关监管人员,明确其职责,做到责任到人。企业还应将供水业务档案设立为单位发展的规划中,将建设供水业务列入年度计划内,做到有目标,对档案管理部门有标准考核制度。从而促进档案工作有条理、有组织管理,形成部门团结一心,共同发展原则,齐抓档案管理,提高供水企业的经济利润。

4.2完善供水业务管理制度

供水厂企业应根据相关供水质量管理要求以及供水档案的相关管理制度,制定部门管理体系,结合企业自身的实际情况,做到供水业务立卷归档,确保档案统计数据的准确性。同时,档案在移交的过程中出现问题,应做到奖罚分明,每个环节应有具体依据,为档案高效管理的开展奠定良好的基础。企业还应投入大量的资金,建设相关档案储存库房,将办公地点与库房之间相互隔离,配备高端电子科技,运用网络信息化进行妥善管理,在库房中安放打印机、灭火器、温度测试仪等,有效的保护档案的安全存放,使供水业务档案管理达到现代化和标准化。

4.3明确统一发展方向,实现科学管理

供水业务档案资料种类繁多,相关供水企业应制定企业管理档案流程、培训管理人员工作专业水平、管理档案部门规范制度等,管理档案流程包含供水业务档案的签收、档案整理,对其进行分类并标注显著编号或者名称。同时,企业应制定专人严格的对档案进行企业规范标准化管理,一旦出现不符合其供水业务档案资料信息,将一律重新查证,并将档案进行整理。坚持明确统一档案管理袋和统一的编号和名称,建立统一档案储存柜。供水业务相关档案在入库前,管理人员应运用高科技技术手段对其进行打印、扫描,实现数据化管理,提高档案检测速度与查询速度,促进档案资料的质量。档案管理的数字化以及网络信息化为档案的规范管理建立了科学管理体系,为企业管理提供了有利的条件。企业的供水业务档案管理逐渐规范,实现了科学管理。

4.4优化供水业务档案管理发挥应用价值

目前,我国不少城市供水业务逐步进行更新改造,需要相关企业提供供水业务的水力分析数据,才能及时的对扩建改造供水业务进行设计。为解决供水业务档案管理问题,其具体办法就是实现对地理信息系统的运用,地理信息系统具有强大的地理数据管理功能,能够从数据库中提取有关数据。并且可将供水档案与地理信息系统相互融入。建立科技化档案。从而促进设计供水业务的思维模式,有利于城市建设合理与科学的供水业务布局,为日后的改建供水业务奠定良好的基础。

5结语

供水业务档案管理是促进供水企业发展的重要需求,也是加强城市供水业务重要条件。本文通过分析供水业务档案管理特征,运用网络科技实现供水业务信息化管理:利用网络信息化加强工作调查研究,明确供水业务档案管理思维,探究供水业务档案信息化建设具体应用措施:建立供水业务档案管理机构,完善供水业务管理制度,明确统一发展方向,实现科学管理。望此次研究的内容和结果能得到供水企业管理人员的关注,加强对供水业务档案管理,确保顺利的建设城市供水业务。

【参考文献】

[1]汪茹.浅谈加快供水档案信息化建设对城市供水保障能力的意义[J].办公室业务,2015,12(13):155-156.

[2]张艳华.浅析档案管理工作网络信息化[J].企业改革与管理,2015,3(2):66-55.

[3]沈潇.浅析档案管理信息化[J].市场周刊:理论研究,2017,12(4):16-17.

作者:陈静 单位:临沂市自来水公司

第三篇:企业人事档案信息化管理

随着社会诚信和规范程度的提高,企业人事档案管理的重要性也逐渐凸显出来。人事档案主要记载个人的思想、经历、业绩、能力等资料,是人才选拔的重要依据。将信息技术应用到人事档案管理中,能够使企业人事档案管理更加有效。

1企业人事档案信息化管理的意义

首先,使人事档案信息更具时效性。传统的人事档案管理主要是实体管理,人事档案信息的收集、整理、保管等是人工进行的。引入信息化方法进行人事档案管理,是将档案信息录入到计算机中,能够极大地提高档案管理工作的效率。其次,有助于企业人事制度的改革。企业可以通过网络实现人才的选拔,也可以使用信息技术以及计算机等了解员工的真实表现,依据企业人事管理系统的信息实时更新,对企业新员工进行有效的监督管理。最后,能够提高人事档案管理的安全性。企业在日常监督工作中,可以将人事档案信息作为依据,开展员工考核以及调配等,但是拆卸、装订纸质人事档案会给档案造成严重的损坏或丢失。企业人事档案信息化管理后,工作人员可以直接在企业信息化数据库中找到数据信息,提高人事档案管理的利用率,能够减少纸质档案的磨损。

2企业人事档案信息化管理的策略

2.1树立档案管理信息化意识。提高企业人事档案信息化管理效果,就必须要提高档案管理的信息化意识。企业领导要树立人事档案信息化意识,强化人事档案工作人员的信息化意识,更好地提高企业人事档案管理效率。

2.2争取获得资金支持。企业人事档案信息化管理所需资金要纳入到企业年度预算中,强化基础设施建设的投入,采购计算机、扫描仪、服务器以及数据库软件等。

2.3健全人事档案全文数据库。建设全文数据库,确保人事档案信息数据库可以全方位提供人才的组织鉴定以及考核材料等,满足使用者通过屏幕进行信息查阅和摘录打印人员信息,确保人事档案信息服务网络的功能更加完善,保证人事档案信息资源实现有效的共享。

2.4强化网络信息化平台建设。完善干部人事档案网络化的管理系统,依据管理权限建立层次化的干部人事档案局域网,通过局域网实现连接,保证干部档案获得网络化的管理,提高干部人事档案管理的效果。人事管理工作需要依靠人事信息资料,人事信息资料的信息量是比较大的,变化比较频繁,信息交流面比较大,所以必须要建立完善的人事信息库。信息中心需要将人事信息库与人事档案管理相结合,统一基础信息、衍生信息、静态以及动态信息。

2.5开展安全性的人事档案管理。企业人事档案是企业发展中各种人事资源的集中体现,信息化管理时需要使用计算机技术进行,数据信息通过网络进行传播。网络具有一定的开放性,因此有着比较严重的安全隐患。如果企业人事档案信息泄露,企业发展就会受到影响。信息化时代背景下,信息泄露已经成为企业发展中极为重要的威胁,因此在企业人事档案信息化管理过程中还需要做好安全管理工作,有效防范人事档案管理中出现的安全漏洞。积极应用多样化的计算机安全防护技术,如数据加密技术、防火墙技术、检测攻击以及恢复数据等技术,使企业人事档案信息得到有效的保管。不同级别的企业人事档案信息还需要针对性的管理,对于秘密的人事档案要做好保密处理。

2.6注重档案管理人才培养。人事档案管理的信息化,需要有充足的技术人才,人事档案管理人员的技术水平也需要逐步提高。企业需要积极培养人事档案管理人员的业务能力以及计算机技术能力,对于有发展潜力的人需要为其提供学习进步的机会,提高企业领导对于人事档案信息化管理的认识。人事档案管理人才水平的提高是长期的过程,需要人事档案管理人员有丰富的工作经验。但是在实际的企业人事档案管理中,档案管理人员的调度比较频繁,因此人事档案管理的连续性必然会受到影响,所以必须要提高人事档案管理队伍的稳定性,使人事档案管理效率得到提高。

作者:郭姣 单位:吉林省高速公路管理局长春管理分局

第四篇:医院档案信息化管理建设

摘要:医院的档案是医院历史征程的备忘录,是医院进步的见证者。随着社会的进步与发展,私立医院的盛行以及公立医院的改革,档案管理也日益成为医院建设的重点项目。本研究就如何建设一个既满足现代社会的发展需求又能够很好地利用开发医疗资源的档案管理模式展开讨论,分析了目前医院档案管理的现状以及提出了相应的应对政策。

关键词:档案;医院档案管理;信息技术

0引言

档案记载着个人、单位、社会活动等真实情况。医院档案记录着医院的社会历史进程,是医院真实进行社会服务的备忘录,因此档案在医院建设与进步中占有举足轻重的位置,是重要的信息资源。随着社会的进步与发展,我们已经进入信息化时代,原始的档案管理模式已经无法满足社会需求,我们必须更新医院档案管理模式,实现信息化管理,建设现代化医院档案。将档案进行信息化管理有利于资源共享,整个医院内部不同科室可以利用电子信息平台共享档案资源,有利于医生随时查阅以往病例,提高治愈率,增进患者与医生的了解程度,改善医患关系,创立人民群众好口碑;将传统的纸质档案收录为电子文件有利于保存、归档、检索,提高医院档案的安全性。本文就我院目前档案管理现状进行讨论,并提出相应的应对措施。

1医院档案管理信息化建设现状

1.1档案管理人员信息化管理意识浅薄

一直以来,在传统思想的束缚下,医院管理人员并未将医院档案管理这一项目放在医院发展的战略位置,并且认为唯有医疗的提高才是医院发展的重任,但是孰不知如果有了标准化的档案管理模式,一些疑难杂症,特殊病例都记录在案的话,对于医疗水平的提高也是一种巨大的推动力,因此不论是医院管理层还是档案管理人员都应当把建设档案管理信息化当作能够造福全院上下,全院同心协力的重要任务。医院在招聘档案馆管理人员时,也并没有很高的条件限制,所以档案管理人员并没有很强烈的信息化管理意识和专业能力,只是善于统计信息,而不善于整理信息,这样使得医院的档案管理不能够信息化,使得档案管理工作由于得不到应有的重视而长期处于原地踏步的消极状态。

1.2医院档案管理不能够及时更新系统

在大多数医院领导管理层眼中,在医院档案管理项目中投入资金建设,是一个既耗费财力,又消耗人力的项目,因此,由于资金限制,医院并不能及时更换先进设备,不能够及时更新档案管理系统,使得医院档案管理系统停滞不前。据调查研究,医院的档案管理软件发展速度远远低于计算机基本硬件的发展速度,但是随着医院建立的数目增多,患者对医院的要求增高,目前的医院档案管理软件已经不足以满足医院发展的要求,因此,我们必须及时更新医院档案信息管理系统[1]。

1.3档案管理缺乏标准化

如今档案管理成功的一个重要的标志就是实行标准化管理,为保证档案的真实性和有效性,我们在收集档案是就要注意分类收集,以及在归档时也要在分类后进行准确收录,避免发生档案的遗漏,保证档案的完整性。医院的档案管理部门并未建立起一套完善的档案管理系统,并且各科室之间有着本质的不同,因此就目前水平来看,要想在医院各部门,各科室之间达到资源共享的效果是很难的。我们应该顺应时代信息化发展,建立一个电子信息共享平台,但由于国家相关法律的缺失,不能够统一电子文件和签名的标准,因此这个电子信息平台在短时间内很难建成。

2信息化建设的内容和方法

2.1加强意识,定期培训管理人员,加快档案管理的信息化建设

要进行信息化建设,必须增强医院管理层和档案管理人员的信息化意识。要彻底改变传统的管理理念,以往的管理者会认为在档案管理方面投入资金建设、人力建设是一种浪费,这本身就是阻碍档案管理信息化建设的最大绊脚石。作为管理层要时刻与时俱进,不断更新自己的观念,努力为信息化建设提供支持和保障,促进医院医疗建设的同时,也要不断改革档案管理建设,完善医院的各方面建设,引进人才,大力宣传信息化改革,动员全院人员积极参加。医院档案管理人员也要积极响应号召,积极参加培训,更新知识,顺应时展,将档案管理由纸质建设逐步转向电子信息化,不断提高自身素养。

2.2做好档案管理软件技术开发工作,为信息化建设做好技术保障

当今社会已经基本进入信息化时代,医院的各方面建设也应该跟随时代的发展,其中档案管理信息化建设也迫在眉睫,最关键的便是档案管理相关软件和系统的开发和升级。因此,在档案管理建设这条路上,需要院方加大力度投入资金,引进技术与人才,将项目所需要的资金提前规划,按时到位,给档案管理部门配备相关的专业性强的计算机、扫描仪等基本系统保证新软件和新系统的及时开发。医院还需要设置院内共用内部网络,将各个离散的科室整合在一起,形成一个网络共同体,这样才能避免我们目前科室分明,资源不能共享的现状,通过内部网络可以达到资源共享,档案管理信息化的目的[2]。

2.3建立规范化标准化的档案管理制度,是医院未来发展的奠基石

在进行档案管理信息化建设的进程中,医院管理层要进行统一标准化的管理,将之前的纸质版档案收集尽快过渡到电子文件的形式,并且档案管理部门所配备的计算机要兼容多种格式的王文建,避免应科室不同问题而出现非统一标准化,这是实现档案统一归档的前提。虽然国家目前没有明确的法律规定电子文件的地位,但我们在建设的进程中应注意保证档案的隐私,档案管理人员应签署保密协议,一些私密档案我们更应该是有一定授权才能打开,形成标准化的管理模式。

3结语

医院档案无论是在过去还是现在都在医院建设中起着关键的作用,记录着医院的进程发展。随着社会与经济的发展,医院档案管理信息化已迫在眉睫。根据本文研究可得出医院档案管理所面临的问题大致有三方面:建设资金不到位,专项人才缺乏,管理者意识薄弱。这些原因都限制了档案管理信息化进程的发展,我们必须采取相应的措施解决这些问题,才能实现信息化管理,使医疗卫生事业走向一个新的里程碑,促进医院未来全面发展。

参考文献

[1]王东军.医院档案管理信息化建设问题探究[J].大家健康旬刊,2017,11(1):296-297.

档案化管理范文4

[关键词]油田档案;信息化;管理技术

0引言

档案作为一种重要的信息资源,在油田企业发展过程中,积累了大量的油田档案。随着我国社会经济的迅速发展与科学技术的不断进步,我国油田企业的发展十分迅速,在此过程中,油田档案发挥了巨大的作用。传统的油田档案管理主要采用人工管理的方式,这种方式存在诸多缺点,如管理人员工作强度大、工作效率低下等,远远满足不了现阶段油田档案工作的需求,难以充分发挥油田档案的作用,对油田企业的发展带来了不利影响。为此,在油田企业迅速发展的同时,其需要加强油田档案管理的创新。信息技术的迅速发展,在诸多领域中得到了广泛应用,将其应用在油田档案管理中,可实现油田档案信息化管理,能够有效提升档案管理水平,有助于高效运转工作。鉴于此,本文深入分析油田档案信息化管理技术,具有重要的现实意义。

1档案管理“云”技术创新

云计算技术的出现,为档案管理的发展提供了一大助力,主要原因在于:云计算技术具有超强的计算能力与数字资源整合优势,能够实现档案资源的共享,有助于提升企业档案服务水平。总之,云计算技术的重要作用表现在以下几个方面。(1)档案资源充分共享。通过构建云服务平台,能够将不同部门的档案信息资源存入“云”中,利用其数据资源整合优势,可以使油田生产单位快速获取档案信息资源,从而享受更为方便、快捷的信息服务。(2)“云”智能推动服务。档案馆利用现代智能手机中的浏览功能,可建立档案信息为主的网站,档案信息资源使用者可以通过智能手机随时随地访问网站,从而获取自己需要的档案信息资源。(3)私人定制“云”平台。以云服务平台为基础,个人或者单位可以依据自身的需求,制定私人“云”平台,该平台主要是根据使用者的需求,提供相应的信息资源服务,减少了诸多环节,有助于工作效率的提升。

2档案管理软件的需求与评价

档案管理软件处理需求工作,其实质是协同作业的一个过程中,涉及所有利益相关者,如档案管理人员、技术人员等。为此,油田档案管理工作是否能够顺利开展,关键在于是否能够制订一个具有明确任务与责任划分的项目计划,其主要包括以下几个方面的内容。(1)需求评估。档案管理人员需要对用户需求加以评估分析,从而明确当前档案管理工作流程的缺点,进而确定是否需要新的档案管理软件。值得注意的是,在分析过程中,需要重点分析现有档案管理软件的弱点是什么,只有这样,才能选择合适的新管理软件,同时需要明确新档案管理软件的预期效果,以帮助组织确定需求。(2)生成“功能清单”。工作人员需要针对需求,确定优先级,从而生成“功能清单”。除此之外,其还需要重点考虑用户支持的质量、供应商信誉、成本以及技术平台兼容性等功能。(3)用户评价。一款软件效果是否良好,其主要是通过用户评价来确定的,具体而言,就是询问用户软件使用体验。在此基础上,档案管理工作人员需要对管理软件提供商进行必要的调查,如是否提供维修、定期更新等服务。(4)适时调整与更新。随着我国信息技术的迅速发展,档案管理软件同样在不断更新发展。为了适应油田档案管理工作的需求,油田企业需要对油田档案进行相应的更新与完善,以确保油田档案管理工作水平的提升。

3档案数字化加工过程的质量控制

将传统的手工油田档案管理转变为信息化管理,就需要对档案进行数字化加工。为了确保油田档案的真实可靠性,油田企业就需要在油田档案数字化加工过程中,加强质量控制。档案数字化加工过程中的质量控制,主要通过以下3个方面的工作入手。(1)完善档案数字化管理制度。为了避免在档案数字化加工过程中出现不规范操作,油田企业除了需要制定相应的标准与规范,还需要完善档案数字化管理制度,从而对档案数字化加工过程实现全程的监督与管理。(2)固定与完善工作流程。油田档案数字化加工质量,关键在于是否能够在具体工作过程中,严格落实“归档范围确认制”与“归档范围备案审批制”。档案管理人员需要对不同档案进行数量校对,以及档案整理质量核查,只有在确保一系列质量的基础上,才能进行下一环节的工作。一旦在检查过程中,发现了不合格问题,档案管理人员就需要及时返工,待到工序质量合格后,再进行下一环节的工作。与此同时,档案管理人员需要确保档案当天出库加工处理,当天必须完整入库。此外,管理人员需要将档案数字化加工流程加以规定,确保加工工作的规范性,只有这样,才能避免在档案数字化加工过程中出现质量问题。(3)确保档案原件的安全。一是在档案整理过程中,档案管理人员需要严格按照规定进行档案修复。二是在档案还原过程中,其需要按照顺序排放至档案盒中。通常情况下,油田档案在初始采用的是案卷级装订的方式存储,在扫描过程中需要拆卷活动,还原并不需要再次装订成册保存。三是在档案还原过程中,其需要确保档案数字化加工场所的安全,避免在加工过程中,原件受到温度、湿度以及火等方面的不利影响。

4互联网与档案系统的智能化共享

智能化档案管理系统主要是多个子系统构成,如管理终端、数控标签、智能安全门检测,以及数据交互程序方式设计等。档案管理人员需要先对其进行一一分析,具体内容如下。(1)档案数控标签的选择。在数控标签选择过程中,为了简便算法,快速通过终端,进行电子标签数据扫描,档案管理人员就需要避免在管理系统中融入较多的辨识标签的验证环节,只有这样,才能减少验证时间,提升终端扫描效率。(2)管理终端设备设计。管理人员终端设备主要由两部分组成,分别是电控读写器以及主办公室。首先,电控读写器。其主要作用是进行快速防冲突解析,通常情况下,解析半径超过4分米,并具有读写能力。其次,主办公室配备电脑终端。其主要功能有进出档案的信息识别以及数据信息处理,电脑终端实现自动控制。其主要是能对贴有标签的档案加以识别,并监督进出情况,为其他人提供档案流通工作平台。(3)智能安全门检测设计。智能安全门的实质是一套智能门禁检测系统。该检测系统能够对档案出入后进行自动识别,并配备自动报警功能,一旦检测系统开始工作,将会对进出人员的次数进行有效统计,并对进出口人员的流动情况实施有效监督,可以提升档案馆的监控能力,从而避免档案被盗窃的问题,提高档案的安全性。(4)数据交互程序方式设计。数据交互程序方式主要包括档案出入库、盘点以及修改等模块。交互模式的设计,主要是依据企业档案馆实际工作需求,同时结合处理需求与运行环境等,从而确定数据库类型。这不仅仅有助于提高工作效率,还能提升交互程度的网络防火墙层级与加密数位的安全性能。

5结语

社会的迅速发展,推动了油田企业发展。在油田企业发展过程中,积累了大量的油田档案,并对油田发展发挥巨大的推动作用。传统的油田档案管理难以充分发挥油田档案的作用,但随着信息技术的迅速发展,并在社会诸多领域中的推广使用,尤其是在油田档案管理中的应用,其促进了油田档案的管理创新,使油田档案实现了信息化管理,提高了档案管理水平,并且一定程度上提高了油田档案的安全性,为油田企业发展奠定了良好的基础。

主要参考文献

[1]于晨晖.新时期油田档案信息化管理技术探讨[J].黑龙江档案,2016(5).

[2]马孝岩.夯实基础强化创新提升档案信息化管理水平[J].赤子,2014(8).

[3]杨海燕.浅谈油田企业电子文件归档管理原则[J].办公室业务,2014(24).

[4]陈春兰.浅谈以信息化技术融入新时期的档案管理工作[J].珠江水运,2015(3).

[5]张莉.农业科技档案现状及信息化发展的主要手段[J].中国管理信息化,2015(16).

档案化管理范文5

关键词:“互联网+”时代;干部档案;信息化管理;思考

1干部档案管理信息化的现状分析

干部档案是一种重要的信息资源,这是干部决策的理论基础,是干部容易忽视的隐性资产,但不应低估其价值。在干部管理工作中,应该把档案管理放在一个重要的位置。但是,在档案信息化建设过程中,干部档案管理者缺乏对档案管理重要性的正确认识,缺乏对档案管理方式的正确指导,使得干部档案信息化进程发展缓慢。如何将传统干部档案实体管理转化为数字化档案管理是干部档案管理者需要思考的问题。目前,在档案管理方面,取得了前瞻性发展。如今干部的档案管理部门,已经掌握了很多信息化集合处理的方式,对已有的硬件和设施能够充分地使用,以网络形式把信息提供给干部的管理部门分析和使用,通过利用目录就可以方便地检索出所需要寻找的信息内容。但在实际工作中也存在着各种不容忽视的问题。

2干部档案管理信息化建设存在的问题

2.1干部档案管理者认识不足

干部档案管理信息化建设开展缓慢的原因主要是,干部档案管理者意识淡薄,干部档案管理者的重视程度不足。档案管理者对档案信息化的认识仅限于档案的管理、存储、收集上,没有认识到干部档案在信息化建设进程中发挥的作用。干部档案管理者由于认识的不足,对本部门干部档案管理松懈,很少对档案工作者进行知识培训,只要求其简单的将档案存入电脑,就视为信息化管理。

2.2干部档案工作者素质偏低

档案管理的信息化运行,需要很多档案管理方面的专业人才,但从现在的情况看来,许多档案工作者素质偏低,大多数的档案工作者由单位年纪较长者担任,且人员更换频繁。大多数档案工作者只能对文件进行简单分类,将纸质干部档案信息录入电脑中存放,这与当代干部档案信息化的要求相距很远。“互联网+”时代,干部档案管理信息化的要求不仅是简单地信息存储功能,更需要的是信息技术与知识管理相结合的复合型人才进行专业化的信息化建设。

2.3缺乏有效的干部档案管理知识

信息技术的发展促进了档案管理水平和管理模式的双重进步,使档案的存取更加简便。作为档案管理者,我们不仅要收集档案信息,还要注重档案整理和汇总。设置档案信息数据库,对档案管理人员总结干部发展、提高干部发展速度都有着很大的帮助。

3干部档案管理信息化建设的对策措施

3.1加大培训力度,提高干部档案管理者素质

目前对干部档案管理者的要求已经脱离了档案本身的管理,注重档案中所包含的知识信息,是获取干部有价信息的手段。“互联网+”时代,知识作为这个时代最大的特征,学会利用档案信息资源,获得丰富的信息知识,才是优秀的档案工作者所为。“互联网+”时代,对档案管理的目标绝不是简单地将档案归纳、收集、整理,最重要的是档案管理中所包含的知识信息能够被有效、快速的利用,这不仅是干部档案管理的目标,也是档案信息化建设的基本要求。因此,加大培训力度,提高干部档案管理者及工作人员的知识储备是“互联网+”时代的要求。通过聘请专家讲座,通过技术培训,使他们能够在获得新知识和新技术的同时,能够深刻认识档案工作的重要性,掌握档案信息的获取方法,这是提高干部档案工作人员素质的重要手段。

3.2加大引进档案管理复合型人才

干部档案管理信息化,需要一批具有专业技能、掌握信息建设的人才团队,这才是档案信息化建设长久发展的根基。由于档案管理经费的不足,干部档案管理者往往将成本最小化作为档案管理的首选,导致干部档案的管理部门无法得到优秀的档案工作者。因此,在今后的工作中,干部档案管理者要积极争取既懂档案又懂互联网的复合型人才充实到干部档案管理工作中。

3.3转变干部档案管理观念

档案化管理范文6

关键词:事业单位;档案信息化;档案管理

近年来,信息技术在各行各业得到普及,大大提高了管理的效率和质量,其中档案信息化管理也已是当今的发展趋势。档案涵盖了很多方面的信息资源,包括人员信息、管理细节、工作状况等,这些都是事业单位的重要资源,既是事业单位的历史记录和证明,更可为日后工作管理提供有效的价值信息。事业单位在日常工作中会产生海量的档案文件,档案信息化管理能够有效地减轻工作人员的工作量和出错率,将纸质版档案转化为电子档案管理,为事业单位的发展提供更多便利的条件。此外,电子档案的形式多种多样,有文本、图片、视频、软件等,通过信息化管理能够快速进行查阅、传送、下载,大大加快了档案管理的进程[1]。

一、事业单位档案信息化管理存在的不足之处

(一)档案管理人员整体素质偏低

在实际管理过程中,很多事业单位的人员配置都未能满足实际要求,呈现出“人少事多”的局面,很多档案管理人员都是身兼多职的状态,加上并不是科班出身,对档案管理一知半解,平时工作量也大,因此没有更多时间去学习专业管理知识,导致档案信息化管理效率偏低。

(二)档案管理人员管理意识薄弱

很多档案管理人员对档案信息化管理仍有很多不理解的地方,甚至对一些操作方法完全不懂,无奈之下只能按照旧模式进行管理,从而阻碍了档案信息化管理的发展。还有些事业单位的领导对档案信息化管理缺乏重视,忽略了对档案管理人员的专业培训和人才引入,也缺少对档案管理人员进行规划管控,从而导致档案信息化管理跟不上实际的发展需求[2]。

(三)档案信息化存在安全问题

档案管理信息化会涉及大量的网络资源和渠道,安全隐患也是无处不在的。由于计算机硬件和管理软件都会存在一些不安全的因素,会对档案信息化管理系统产生严重的影响。例如,硬件方面磁盘失效、适配卡损坏会导致计算机无法开机,软件方面“黑客”攻击、病毒入侵、数据库被破坏等均不利于档案信息化管理的正常运转。

(四)档案信息化管理投入欠缺

档案信息化管理需要投入大量的资金,无论是硬件配备,还是人员规划。从硬件上说,电脑配置低或电脑数量有限,会对数据的录入和登记产生阻碍。从软件上看,档案信息化管理一般都采用档案管理系统软件进行操作,但是由于经费的缺欠,软件开发和设计较为局限,功能结构单一,导致信息无法进行更好地操作。

二、加强档案信息化管理的有效措施

(一)完善档案信息化管理制度

任何管理过程都离不开完善的管理制度,加强对档案信息化管理的管控,可以有效地约束档案管理人员的日常行为,更好地提高其服务意识和工作责任心。虽然档案信息化管理是一项繁琐而艰巨的工作任务,但只要制定好相关的规定和条例,让档案管理人员找到合理的方式,管理工作就会更为明朗。事业单位可以通过制定相应的制度,进一步规范档案管理人员的职责和分工,并将工作效率纳入绩效管理,更好地提升档案管理人员的工作热情和动力。与此同时,人事部门需要建立完善的培训方案,有针对性地对档案管理人员进行信息化管理的专业培训,有效地提升档案管理人员的意识和专业水平,更好地推动档案信息化管理的建设[3]。

(二)提高档案信息化管理标准

从目前的管理现状看,很多事业单位的信息化管理都出现不同程度的难题,管理过程中很难发挥真正的作用,归根到底在于管理的标准问题。首先,事业单位必须制定好档案信息化管理的标准,从每个工作细节进行规范,无论是录入的格式、文字的规格等都要进行统一的标准化,以提升档案信息的准确性和规范性。其次,在运行相关的系统软件时,事业单位必须进行统一的标准作业,指定档案管理人员用统一的保存路径和查询服务。与此同时,要把公开的信息到指定的网站或文件夹,实现信息的统一整合和处理,更好地提升事业单位内部的档案信息化管理效率。

(三)加大档案信息化资金投入

在档案信息化管理过程中会涉及到大量的技术设备和人力资源,事业单位要给予高度的重视,有效地利用资金加大对档案信息化管理的建设投入,为档案信息化管理提供有效的保障。加大资金投入之后,硬件和软件的配置都会得到提升和完善,对于信息化建设有着重要的意义和作用。硬件方面,事业单位可以购置一些技术设备,加强信息数据库的完整性和稳定性,才能更好地满足网络技术的要求和管理。软件方面,事业单位应对系统软件进行完善和优化,进一步提高系统的安全性和信息化建设,大大提高档案信息化管理的进程。同时,利用互联网技术实现档案信息化管理的共享和资源收集,提高档案的利用率,为各部门工作搭建良好的共享平台。

(四)加强档案信息化管理安全防范

采取有效的技术措施是提高档案信息化安全的重要手段,事业单位可以充分利用各类安全技术进行防御,提高档案信息化管理系统的安全性和防御力。如加密技术。加密技术就是利用代码作为一种密码,输入对应的密钥才能打开相应的文件内容,从而有效地保护了数据的安全。又如权限设置。事业单位可以对管理人员进行身份管控和验证,通过编制专属用户名和特定符号作为“通行证”,档案管理人员输入正确才能进入系统,这种技术手段能够有效地约束档案管理人员的访问权限和操作权限,有效防止无关人员的入侵或者破坏。在引入相关技术手段的同时,事业单位还可以加大对档案管理人员的技术培训和专业技术人才的引入,从而全面提高事业单位档案信息化管理的效率,有效地推动档案信息化管理的发展和创新[4]。

(五)建立档案信息化平台推广模式

事业单位应加强对信息化平台的建设以及推广,让档案信息化管理不再留于形式,而是让档案管理人员熟悉和认可信息化平台,将档案信息化管理工作落实到实处。此外,通过推广档案信息化平台能够有效地提高搜索档案的效率,以便为人们提供更优质的服务。在信息化平台推广的基础上,事业单位要不断进行资源网建设,优化和加强档案信息化管理技术。事业单位还要善于发掘信息技术的先进方式和模式,不断创新,从而促进事业单位档案信息化管理的可持续发展。总的来说,信息化管理是事业单位档案管理发展的必然趋势,事业单位要重视信息化管理的意义和作用,紧跟时代脚步,让档案管理创造出更多的价值。事业单位要针对实际情况进行分析,通过构建和完善管理架构和体系,加强对档案管理的安全管控和建设,发挥出档案信息化管理的最大价值。

参考文献:

[1]王慧.机关事业单位档案信息化建设的原则与途径[J].黑龙江档案,2018(1):91.

[2]高春雷.机关事业单位财务档案信息化管理问题及策略探讨[J].行政事业资产与财务,2018(2):76+65.

[3]于娅.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].长江丛刊,2018(2):123.

档案化管理范文7

1.人员素质参差不齐

在很多职业学校中,负责档案管理工作的人员普遍年龄较大,且绝大部分人员无论是实践经验还是专业知识都存在着较大的不足,档案整体管理队伍所具有的素质不高。同时,一些人员在档案管理方面缺乏责任心,认为只要不泄密、不丢失即可,对于新式的信息化档案管理工作缺少足够的热情,甚至部分人员由于对计算机操作不熟练而对该项工作存在较大的畏难情绪。

2.制度不健全

目前,对中等职业学校的档案管理工作如何开展,需要开展到什么程度,相关部门还没有制定一套统一的要求与规范。而在技术层面,学校档案工作也往往缺少一套统一、全面的标准,使工作出现了浪费以及重复的现象。而在信息化档案管理的软件方面,也缺少足够的应用研究与开发,软件所具有的功能不能满足档案管理工作的要求。

二、提升中职院校档案管理工作的方式

1.加大资金投入

对于中等职业学校来说,需要对档案管理工作有充分的认识,在与本校实际情况充分联系的基础上制定出一套适合本校的档案信息化建设标准,并在学校领导大力支持的基础上加大资金投入,拓宽资金的来源渠道。而在条件允许的情况下,也需要在相关技术部门支持的基础上,使本校的档案工作得到更好的开展。

2.加强信息化建设

在有资金保障之后,中等职业学校就要对开展档案信息化工作所需要的软件和硬件加大投入力度。首先,要加强管理人员对相关数据、文字资料以及档案管理软件的培训,使其通过培训工作的开展,在对计算机技术进行良好掌握的基础上,能够对档案管理软件进行更好的利用与开发。同时,也应当在原有的基础上进一步提升对电子文档的全过程管理工作。对于电子文档来说,由于其自身性质的不同,为了能够对其所具有的真实性进行保障,需要对相关原稿做好收集与整理工作,保证电子文档能够同纸质文档建立起科学的标识关系,以便在对档案进行查找时能够对其更好地利用。

3.规范档案信息化管理

在日常工作开展的过程中,中等职业学校也需要针对本校实际情况建立一套统一的上网目录标准。同时,也应当保证档案工作所具有的规范性,通过网上信息查询系统以及档案管理制度的建立与完善,使本校的档案管理制度同档案信息化管理工作保持良好的联系。此外,为了对档案管理工作进行进一步的规范,学校还需要建立电子文档管理、电子文档查阅、信息系统管理以及库房管理等制度。

4.加强人才队伍建设

对于档案信息化管理这项工作来说,对工作人员的业务水平和综合素质都有更高的要求。为了保证相关人员更好地满足档案信息化工作开展的需求,就需要对现有的档案人员进行全面、科学的培训工作,通过对技术知识的学习以及知识结构的更新,使其能够对档案信息分类、档案信息收集、档案信息组织以及计算机水平等进行提升,使他们在提升自身创新能力和科研能力的同时,更好地适应时代要求。

三、结束语

档案化管理范文8

在我国的社会与经济不断发展的背景下,各个行业都需要对自己的档案作出全面有效的管理。单位在市场化发展的过程中,也逐渐认识到信息化对单位档案管理的重要意义,档案管理作为单位管理的主要内容之一,科学的档案管理能够为单位的发展提供直接的参考和指导。因此,本文以新时期单位档案工作为研究对象,提出了新时期单位档案工作的开展思路。

关键词:

新时期;单位档案;管理

随着互联网与信息技术的发展,社会的各个行业都需要对庞大的数据作出全面的科学管理。人们也逐渐认识到信息化对单位管理的重要意义。在新的背景下,海量的数据正不断地改变着城建管理与人们的生活、工作与思维方式。单位每天所产生的原始记录与以前的相比有着非常大的差异,加上单位发展的差异,档案管理工作的艰巨性越来越强。因此,面对信息化时代的到来,档案工作的管理效率与科学水平,成为一种非常重要的研究内容。通过对信息化概念的探讨,能够帮助我们更深刻地了解信息化的处理方法,以及对单位档案管理工作的重要意义。通过对现有研究成果的总结和界定,新时期指的是数据更为全面的时代,在应用信息化处理分析技术的前提下,提升档案数据处理的有效性,为单位的档案管理发展创造良好的数据处理条件。

一、新时期档案管理应用信息化技术的价值

(一)档案的智慧型发展,需要信息化技术的支撑

随着我国信息处理技术的不断发展,城建管理与城市建设步伐在快速地推进。在深入创新与应用的背景下,单位的档案管理工作呈现出了几个新的工作状态。例如:单位档案管理的技术性、单位档案管理的信息化、单位档案管理科技化等等。在单位信息保存与处理的过程中,海量的信息资源成为单位档案管理工作面临的新压力,创新单位档案管理成为一项主要的工作内容。而新时期的信息化技术,成为单位档案管理有效手段的重要选择。

(二)新的社会环境与发展,需要借助信息化技术

单位档案文件的鉴定工作需要信息化技术的支持,在单位档案管理的过程中,很多单位的电子档案、电子文件出现了几何倍数的增长,这给单位的电子文件管理工作带来了巨大的挑战。纵使我们了解了这些电子档案中包含着丰富的有价值的信息,但是要想更好地利用档案里所蕴含的信息,有着非常大的难度。而仅仅依靠档案管理人员的传统分析与统计往往不能够做到。新时期档案信息化技术为单位档案管理工作指明了一条科学、高效的道路。

(三)新时期档案数据处理的有效性,需要信息化技术

单位档案数据库技术的应用,有效地提升了单位档案管理工作的效率。但是近几年来,单位在档案数据库使用时,往往会遇到不能够及时增加单位档案新数据等问题。这一类似的障碍,给单位档案管理工作带来了新的难度。一方面是单位档案数据的几何倍数增长,而另一方面是单位档案数据库的满容与限容。这两个问题的存在,既影响了单位档案处理的效果,也影响了单位档案数据库的更新与发展。

二、新时期档案信息化管理与实施策略

(一)对档案资源实施统一管理

信息化技术作为一种支持复杂数据存储与处理的工具,提升了档案资源管理的统一性与安全性。在新时期,单位档案管理与维护工作的安全性、档案数据处理应用的有效性,开始向着科技化、全面化的方向发展。因此,在发展的过程中,在现有档案管理水平与手段的基础上,在条件允许的情况下,可以通过与国内先进的信息化技术研发公司合作,提升单位档案管理的信息化技术应用程度,为实现单位档案管理的有效性,提高单位档案管理对管理决策的支持作用,创造了良好的技术支持。在单位档案管理的过程中,一定要厘清新时期单位档案管理的目标与思路,以此提升新时期单位档案管理的目标性与过程性。

(二)积极探寻信息化技术研发部门的合作与提升

由于新时期档案管理的广泛性与复杂性,一个部门在引入信息化技术之前,需要打破档案管理工作的限制,通过寻求信息化开发公司的支持,提升单位档案数据分析的有效性。在合作的过程中,需要单位提前制定一个开放、协同合作的档案分析思想环境,保证单位档案处理与数据工作目标的一致性。此外,因为不同区域的单位所需要的档案数据分析与开发环境具有差异性,所以只有加大对单位档案工作的深入了解以及提升专业化档案处理协作水平,才能够开发出更加适合档案管理的信息化分析工具,为单位的档案管理工作水平的提升提供更为有效的方法与工具。新时期的单位档案处理工作的开展,作为单位电子档案管理的一个创新性突破,是实现单位档案管理与社会环境分析、单位方案管理封闭性转向开放性、协同化发展的一个基本路径,也是提升单位方案管理服务功能的有效基础。

(三)加强电子档案的技术处理与应用

电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门和档案部门相结合的方法。电子文件形成部门是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、要求、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用。两部门的职能应用于相互渗透、扬长避短,发挥各自优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。做好档案归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

(四)提高档案电子文件的保存质量

以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害物质的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际储存的验证。所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件需要定期进行复制,以防止信息损失。综上所述,在社会发展的过程中,档案管理人员也逐渐认识到信息化对单位管理的重要意义,档案管理作为管理的主要内容之一,科学的档案管理能够为单位的发展提供直接的参考和指导。随着信息化时代的到来与深入发展,档案管理工作也出现了新的机遇与挑战。因此,就需要档案管理工作者抓好与用好信息化时代的技术,在不断创新使用信息化时代档案管理技术的基础上,提升档案管理的时代性、有效性、科学性,以此为单位管理决策的制定、调整等提供有效的依据。

作者:董继红 单位:浙江省杭州市建设工程质量安全监督总站

参考文献:

[1]钟静.档案服务的模式创新——浅析App在档案服务中的应用[J].辽宁经济.2015(04)

[2]苗美玲.现代档案资源的多元化存储方式分析[J].黑龙江史志.2015(08)