单位档案管理工作创新思路浅析

2022-09-21 16:46:40 来源:写作指导

单位档案管理工作创新思路浅析

随着社会经济水平的不断发展,互联网技术逐渐与人们的学习、工作、生活相融合。在大数据背景下,档案管理工作与时俱进,迈向智能化、信息化之路,电子档案应运而生。与传统档案管理模式相比,电子档案更为简洁方便,但也对档案管理工作人员的业务技能提出了更高的标准与要求,相关单位应创新档案管理工作的思路,以谋求更好的发展。简要介绍大数据基本概念,并针对大数据背景下单位档案管理工作存在的问题采用不同的创新策略,以提升档案管理工作的质量与效率,促进单位档案管理工作的可持续发展。在大数据背景下,整个社会都迈向了知识经济时代,信息的重要性被提升到新的高度。在单位强化信息管理建设与发展的过程中,尽可能提高信息处理能力是其中的重点内容。众所周知,档案是一个单位的核心信息资源,与单位的稳定发展息息相关。因此,各个单位都应重视大数据背景下的档案管理工作,并创新工作思路,提升档案管理工作的水平与质量。

一、大数据基本概念

在过去,人们很难通过常规的软件管理、处理、捕捉数据信息。随着大数据时代的来临,人们可以轻松地整理所有数据信息,让工作与生活变得更加便捷。与此同时,大数据也被应用到很多行业领域中,甚至能够支撑社会发展的有关决策,并为其提供可靠的依据。因此,从一定意义上来讲,大数据绝不只是单纯地整合数据,而是集中处理各类信息资讯。大数据之所以受到各行业领域与人们的欢迎,是因为其有别于传统模式的优势。第一,大容量。大数据的“大”意味着容量大,指的是在庞大的信息数据中,既可以包含古代的文化经济军事成就,也可以包含现代社会中出现的各类事件。也就是说,所有智能数据与人工数据都可以经过大数据整合,为大数据规模的扩大提供基本的信息支持。第二,多样化。大数据包括各式各样的信息,无论是内容还是形式,都极为多样,包括音频、视频、图片、文本等;同时,大数据也可以通过多种多样的渠道获取信息。第三,传播速度快。在大数据时代,信息传播速度极快。与过去相比,现在人们的生活节奏更快,在处理信息方面也有较高的能力,所以在信息交流时可以节省很多时间。第四,真实性。众所周知,大数据的表现形式不同,但无论其如何发展,都始终具有真实性的特点。数据的真实性非常重要,可以推动行业的发展,为社会决策提供真实的依据,让数据信息始终具有较高的质量。随着时代的发展,信息技术影响着每一个人的生活、学习与工作,而在互联网技术与社会形势的推动下,大数据的应用已经极为广泛与深入,每一个行业都因其面临前所未有的发展机遇与挑战。最重要的是,电子数据信息逐渐被人们所认可,并得到重视,这进一步提升了我国社会的生产力水平。各单位应积极应用大数据技术,提升自身综合价值,为社会发展贡献力量。

二、大数据背景下档案管理工作存在的问题

第一,不重视档案管理工作。随着社会的高速发展,各单位的档案管理工作都取得了一定的成效。然而,在长期的发展过程中,单位档案管理工作也存在一定问题,其中最重要的就是部分单位领导不重视档案管理工作,这严重影响了档案管理工作的顺利开展。部分单位领导没有认识到档案管理工作的意义,单一地认为档案管理工作就是保存档案和管理档案,不愿意为档案管理工作花费更多的精力与时间,更不会定期有针对性地培训档案管理工作人员。久而久之,档案管理工作人员也不甚重视自身的工作,难以认识到档案管理工作的责任与使命。很显然,单位领导若不重视档案管理工作,会直接影响基层工作人员的工作态度和责任意识,导致档案管理工作停滞不前,影响单位的发展与社会的进步。第二,档案管理预算不合理。时代在发展,社会在进步,大数据技术与云计算技术的结合进一步促进了各个单位的发展。很多单位都积极应用大数据技术与云计算技术以提升单位自身的预算水准。在实际工作过程中,预算流程也得到了优化,并由此创建了系统化的预算中心。这是单位发展进步的一面,但也使得档案管理工作中的财务工作难以得到落实。近年来,很多单位都在积极落实绩效管理工作,并始终遵循“以人为本”的发展理念,科学安排预算与支出工作,使得预算工作中的每一个环节都能与资金链中的数据相对应。基于此,单位需要提高自身的服务水平,合理控制自身的应用成本,尽可能提升工作人员的工作效率与资金的利用率,从而为单位的长期稳定发展奠定基础。然而,即使是社会经济水平高速发展的今天,仍然有很多单位不重视预算管理工作,没有及时完善相关制度,使得档案管理工作缺乏可应用的信息共享平台,导致预算与执行存在偏差,从而影响单位的可持续发展。第三,缺失系统的信息库。在大数据背景下,信息资料“蜂拥而至”,由此诞生的电子档案完全转变了传统的档案管理方式,促进了档案管理水平的提升。随着时代的发展,单位档案管理工作也产生了新的变化,具有了全新的内涵。换言之,当今社会的档案管理工作,不只是简单地录入档案信息,还需要进行档案后期管理工作与档案监管工作。当前阶段,我国各单位的档案管理信息库中仍然有很多数据信息不完善,使得国家难以全方位监管档案信息,也影响档案管理工作的有效实施。总而言之,档案信息库的缺失制约了单位的进一步发展。

三、大数据背景下档案管理工作创新策略

1创新信息管理手段

在大数据背景下,信息技术得到了广泛应用,整个社会都迈向了智能化、信息化时代,各个单位的档案管理工作也发生了极大变化,出现了各式各样的电子文件,这使单位的档案信息管理工作更加复杂、更有难度。为了促进单位档案管理工作的顺利实施,相关部门应紧跟时展的步伐,借助大数据技术创新档案信息管理手段。第一,相关部门在规划档案信息管理工作时,应立足于本单位档案信息管理的实际情况,设置合适的档案信息管理模式,并基于长远角度,针对档案信息管理中的每一项工作与每一个环节制订科学合理的方案与步骤,促使档案信息管理的过程更加顺利。第二,相关部门应针对本单位的档案信息创建专门的管理网站,最大程度地发挥大数据技术的作用。基于此,单位可以建立相应的档案管理网站,保证该网站的系统化、科学性。其既可以为工作人员提供完备的档案查询系统,也可以根据档案管理要求及时进行调整。此外,在保证信息安全与真实的前提下,要求单位内部每个工作人员再次填写自身的档案,让档案信息更加完善,提高档案管理工作的效率和质量,真正实现信息共享。第三,随着大数据时代的到来,单位应积极应用信息技术,提高电子化数据处理能力,推动档案管理工作的发展与进步。电子化档案管理是社会发展与时展的必然要求,也是单位发展的必然趋势。在这个过程中,相关部门应有效控制电子文档,进一步优化电子档案信息管理手段,及时处理电子档案信息中可能出现的各类问题。

2强化预算管理工作

在大数据背景下,强化单位预算管理工作很有必要。在档案管理部门的预算信息系统中,工作人员可以总结归纳行业发展数据、单位历史数据、单位内部数据等,从而有效协调各类数据信息,为单位的发展决策提供依据。在管理电子数据信息的过程中,工作人员可以借助先进的技术提高单位资金利用率,创建更加系统的资金消耗与定额平台。该项平台可以更加快速地共享财务信息,并具有全面与全方位特征,保证相关工作人员可以掌握信息资金走向,促使单位的财政管理真正变得公开透明。在单位档案管理工作中,数据管理逐渐变得资源化与信息化,这可以调整会计数据参数,让财务管理工作机制更加健全,单位也能够作出更加精准的决策。在档案管理工作中应用大数据,可以让财务管理工作呈现出可视化特点,在顺应时展的同时,也能够满足单位本身的运作条件,从而为单位档案管理部门树立优秀的社会形象,让人们享受高质量的服务水平。

3引进优秀工作人员

任何行业的发展都离不开优秀的人才。要想促进单位的长远发展,必须加快培养人才的步伐,让档案管理部门有更多的高质量优秀人才。在这个过程中,单位也应积极引进更多的技术型人才,培养单位所需的档案管理工作人员,为单位的发展奠定基础。第一,相关部门应立足于单位内部,通过竞聘的方式选拔优秀的档案管理工作人员,并将重点放在专业素质过硬与工作责任心更强的人员方面,以最大程度提升档案管理工作人员的工作效率与工作质量。第二,单位在引进优秀档案管理工作人员时,应采用合理与准确的方式进行招聘,保证档案管理工作人员具有较高的素养,从而让更多的全面性人才与综合性人才进入单位工作,以提升单位的整体水平;最重要的是,单位应积极培训档案管理工作人员,让他们意识到自身工作的重要性与意义,增强其工作责任心与使命感,使其以最大的热情投入到自身的工作中,从而为单位的发展保驾护航。第三,单位也可以定期或不定期邀请专家开展讲座活动,让档案管理工作人员了解自身工作的现实意义,使其更加积极努力地工作。

4加大基础设备投入

在大数据背景下,单位在引进相应的软件技术的同时,也应加大基础设备的投入,两者结合才能真正提升档案管理的质量与效率。相关部门应组织人员学习最先进的档案管理知识与理念,引进先进的数据存储设备与数字扫描输入输出设备等硬件,并以此促进档案管理整体水平的提升。与此同时,单位也应创建相应的文件管理系统与检索系统,并在实际操作中不断改进,以提高处理档案信息的效率与质量。除此之外,档案管理工作人员还应掌握电子信息档案管理的技巧与知识,并具备相应的计算机应用技术。基于此,档案信息管理必然能够得到进一步的发展,从而最大程度发挥档案管理的价值。

5Y提高单位服务水平

单位的可持续发展可以促进社会的长期稳定发展,其本质就是为人民服务。所以单位必须认识到自身的服务性质,这也是其发展的价值所在。在大数据背景下,国家对各个单位有着更加严格的标准与要求。单位必须尽可能提升自身的档案管理水平与服务水平,以促进整个社会的进步。而要想真正提升单位服务水平,则应做到以下两点。第一,单位领导必须具备创新思维。档案管理工作应紧跟时展的步伐,创新思维可以保障档案管理工作的有效开展,也能为档案管理工作的顺利实施提供依据。若是领导层都具备创新思维,必然能够提升单位的整体服务水平。第二,档案管理部门应进行服务转型。随着数据技术的发展,档案信息管理部门必须提升自身的信息共享能力,并顺应时代的发展变化,尽可能提升自身的工作效率与水平。与此同时,档案管理部门也应进一步完善档案管理的流程,切实体现档案管理服务性特征,从而明确服务流程,提升服务水平。

6创新档案管理思想

在大数据背景下,单位档案管理呈现出社会化、多样化、数据化发展趋势。众所周知,各个单位的档案管理工作既需要向内部提供档案服务,也需要向广大人民群众提供档案服务。只有不断提升档案信息资源利用率,才能让内部工作人员与人民群众真正满意。同时,随着新技术与新媒介的应用,单位档案信息已经由纸质信息转换为电子信息,信息类型的变化使档案存储方式也发生了改变。因此,单位应创新档案管理工作模式,从思想上认识到时代的变化与档案管理工作的变化,重视档案管理信息化建设,并利用大数据技术深度挖掘档案信息的价值,尽可能满足所有群体对单位档案信息的需求。此外,单位应树立智能化、个性化、人性化管理理念,简化档案管理的流程,积极建设档案管理文化,引导工作人员在处理档案和服务的过程中具有耐心与恒心,能够细心、专心地完成各项工作,并依据用户需求有针对性地提供服务。

7提高档案信息安全性

单位档案管理部门在处理信息的过程中一定要尽可能提高档案信息的安全性,全方位保护档案信息。档案信息不仅关乎工作人员的个人隐私,也涉及单位内部的机密资料,所以在管理和应用时一定要有严格的流程。档案管理工作人员与使用档案信息的人员一定要严格按照规章制度处理或获取信息,防止出现失误。档案管理工作人员也应提升计算机技术水平,合理应用防火墙技术,以防止黑客或病毒入侵。综上所述,在大数据背景下,单位档案管理工作非常重要,单位应从多方面进行创新。单位档案管理部门首先应明确大数据的基本概念,并针对当前阶段档案管理工作存在的问题采取有针对性的措施进行解决,包括创新信息管理手段、强化预算管理工作、引进优秀工作人员、加大基础设备投入、提高单位服务水平、创新档案管理思想、提高档案信息安全性等。

参考文献

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作者:赵仙周 单位:山西省大同市浑源县医疗保险服务中心