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创新发展下的学校档案规范

2012-05-29 22:51 来源:图书档案 人参与在线咨询

1、档案管理工作要解决的基本矛盾是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的高低,而档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾变化过程中,从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看,档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的过程。

鉴于我国档案管理目前存在的问题,很有必要对档案管理工作进行必要的创新与改革,运用创新的思想、方法和思维来管理档案,以满足现代社会对档案的高层次的需求。创新体系是融创新主体、创新环境和创新机制于一体、促进全社会创新资源合理配置和高效利用、促进创新机构之间相互协调和良性互动、充分体现创新意志和目标的系统。这套系统运用到高校档案管理中就是要求高校在档案管理中树立档案管理的创新理念,融合各种资源,提高档案的利用效率,使档案更好的发挥其内在的作用,为学校和社会服务。

2、创新体系下的高等学校档案管理基本思路

2.1观念创新是高校档案工作发展的前提。长期以来,高校的档案管理工作在人们心目中习惯上归于管理性基础工作。而档案管理人员满足于老经验、老办法,拘于传统的思维方式和工作模式,再加上配置的管理人员整体素质和业务能力有限,使得高校的档案管理工作很难适应学校教育事业发展。尽管近些年来,这些状况有了一定程度改善,但源于档案工作在学校处于边缘地位,工作干好干坏一个样,导致管理人员难以接受新事物、新方法,难以运用新技术解决新问题。如何改变这种现状?档案管理工作者需要进行习惯与观念上的调整,要打破“从来如此”的观念,重新认识档案工作的重要性;要善于用超前的眼光、集体的智慧、超前的思路、创新的举措,不断创新工作理念,全面提升档案工作质量和管理水平,丰富档案工作内涵,实现档案整理规范化、目标管理制度化,强化服务意识,把档案工作做实、做细、做好。

2.2服务创新是高校档案工作发展的手段。新时期学校的各项工作对档案工作的需求在内容上越来越广,在利用频率上越来越快,在服务领域上越来越宽,在服务方式上越来越活。为此高校档案管理部门要紧跟时代步伐,抢抓机遇,加快档案工作的发展步伐,按照“坚持创新,突出服务”的思路,加强档案部门的业务建设,实现档案工作的服务创新应该做好以下几个方面的工作。

2.2.1实现服务内容的创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源,但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求,必须调整,充实馆藏内容,提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源,并对档案文献资源不断地进行优化,及时、准确、高效地为用户提供服务。要树立精品意识、特色意识,不能单纯地追求档案的数量和门类。高校档案馆既要有共性,更要体现个性和特色。要坚持开发本校文化资源的特色,传承学校优秀历史文化传统。学校的历史积淀了深厚的历史文化传统,是学校档案服务创新、开发校本文化资源的宝贵财富。如校训、校歌以及历史沿革,名师、优秀毕业生事迹等。

2.2.2实现服务方式的创新。要强化参与意识,努力实现“三贴近”:一是档案服务创新要贴近学校的主旋律,把握学校中心工作,聚焦学校重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面。二是档案服务创新要贴近师生。今天的新闻则是明天的历史。学校的历史既是今天的精神财富,又是今天建设与发展的精神动力,档案服务创新在配合学校工作上,特别是在师生的情感深处能引起共鸣;三是档案服务创新要贴近学习生活。诸如在挖掘校史文献实物背后的故事、校史考证、校史经典、校史人物、学校典故等通俗性、大众化档案文化,结合学校校情和馆情,在盘活馆藏上下功夫,如建设永久性的校史博物馆或校史陈列馆,举办教学科研成果展、科学技术研究成果报告会、科技知识学术讲座活动等;要加强馆际协作,联手搞好服务。在档案主管部门的协调下,加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作,广泛开展联机检索等业务,互通信息,取长补短,促进交流,改变各自为政的局面,优化档案信息资源配置,联合搞好信息资源开发,实行资源共享。

2.2.3实现服务功能的创新。大学是人才培养、科学研究和社会服务的重要基地,是文明传承和创新之所[1]。档案馆可以建设成为学生的人文教育基地。一方面把档案运用到校园文化建设中,更能凸现出高校深厚的文化背景、时代精神、历史精神和人文精神,对学生的全面发展具有重要作用。高校拥有丰厚的校园文化积淀、丰富的文化传承、悠久的办学历史和杰出的教师和校友资源、丰富的科技资源及辉煌的建设成就,是历代师生人文精神的凝结,它是吸引、感染并启迪青年学生爱国荣校的课堂。

内涵丰富的高校档案是校园文化建设的宝贵资源,利用档案对学生进行理想和传统教育、爱校敬业、自律、成才的教育,创业、创新精神的教育,使学校的办学宗旨、办学理念和办学特点对学生的思想品德、行为习惯及价值观念养成起到潜移默化的作用,使学生在具有传统文化精神和人文精神的校园环境中得到熏陶,促进学生的全面发展。

另一方面档案馆可以开展学术文化交流,展现学校的教学、科研水平。高等院校的教学、科研档案,记录着师生在教学科研实践中创造的教学科研成果,是学校学术水平的真实反映。开发利用教学、科研档案,通过举办教学科研成果展、科学技术研究成果报告会、科技知识学术讲座等活动,大力倡导勤奋学习、热爱科学、追求真理的科学精神。着力于培养学生的应用能力,丰富知识面,启迪学生的创作灵感和创新、创业意识,激发学生学习热情,以弥补课堂教学的不足。

2.3技术创新是高校档案工作发展的保障。档案信息化建设要以档案的信息资源为核心,以档案的网络建设为基础,以扩大档案信息资源的开发利用为目标。换言之,资源建设是基础,现代技术是手段,开发利用是目的。档案的信息化,实际上也就是资源建设要搞数字化,现代技术方面要搞标准化,开发管理要搞网络化,科学科学管理要实现现代化。具体而言,当前要加快档案信息化建设的设施建设,加快数据库的建设,加强标准和规范的管理,建设数字化档案馆。

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