城建档案保密问题分析

城建档案保密问题分析

本文作者:郭南保 单位:福建省莆田市城建档案馆

2005年8月1日,福建省国家保密局和建设厅联合转发国家保密局、建设部(国保函[2005]215号)关于《城市规划有关内容是否应当保密的复函》中,针对太原市城市规划展示厅拟展出的城市规划图文资料指出:“应依照有关保密法律法规的规定,作必要的保密处理,城市总体规划的图文资料应隐去不宜公开的内容;城市电力、电讯、给排水、供热、供气、防洪、人防等地下管线的现状图、规划图不得公开”。这一规定,充分说明了城建档案管理中的保密工作不容忽视。当前,城建档案部门虽然未发现泄密事件,但泄密事件在某些部门是时有发生的。如一些单位,由于管理不善,措施不落实,部分工作人员保密意识差,曾经发生“情密交易”、“权密交易”、“钱密交易”等泄密案件。这些现象的发生给城建档案部门也敲了警钟。因此,如何做好城建档案管理中的保密工作显得十分重要。本文拟就城建档案管理中的保密内容和可能泄密的形式及其防范措施,提出自己一些粗浅的看法。

一、城建档案管理中需要保密的内容

依照《建设工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》,建设工作中国家秘密及其密级的具体范围:

(一)绝密级事项

党政军首脑机关、党和国家主要领导人寓所和经常性活动场所的地下专业工程的规划设计和管线综合图文资料。

(二)机密级事项

1.不对外开放的国防科研生产、试验、训练基地的城市现状图、规划总图的图文资料。

2.国防工程、部级科研工程(课题)的关键部位的勘察、设计、施工资料。

3.国家重点工程对外发包及其设备、技术、材料进口谈判的计划和底数。

(三)秘密级事项

1.国家建设工作(含各行业)的长远计划、规划及拟议中的重大经济政策和改革措施。

2.设市城市电力、电讯、给排水、供热、供气、防洪、人防各专业工程的整体规划、现状图及管线综合图文资料。

3.省、自治区、直辖市重点工程对外发包及其设备、技术、材料进口谈判的计划底数。

二、城建档案管理中泄密的表现形式

(一)保密意识不强而泄密

表现在:一是在开放利用城建档案中缺乏保密观念。要么认为既然开放利用城建档案,就无密可保;要么认为在高技术条件下,难以抗衡高科技窃密,有密难保就疏于防范。二是整理过程中废文书处理不当泄密。多余或重复的文书或草稿未经批准处理就扔进垃圾堆或出售,被不法分子利用导致泄密。

(二)管理不善而泄密

表现在:一是城建档案案卷保管不善泄密。管理人员管理不严格,随手丢放,被不法分子盗取、复印、偷拍等导致泄密。二是库房管理设施不完善而泄密。管理人员不按规定安装好防盗窗、防盗门和警报器,被不法分子乘虚而入盗取、拍摄等导致泄密。

(三)计算机技术处理不当泄密

表现在:一是计算机存储城建档案泄密。管理人员在利用计算机存档时,对于该保密的城建档案疏于防范,忘记加密,被不法分子盗取导致泄密。二是单位与单位之间进行网络传输泄密。城建档案馆在与有关单位进行网络传递有关城建档案资料时,被不法分子截获而泄密。

(四)“情密交易”、“钱密交易”、“权密交易”而泄密

表现在:有的城建档案管理人员碍于亲戚、朋友的面子,“情密交易”,将保管的保密档案透露给外人;有的接受某些不法商人的宴请、经济贿赂,“钱密交易”,将属于保密的城建档案透露给外人;有的有求于某些领导,每当这些领导出面时,“权密交易”,将保密的城建档案透露给外人而导致泄密。

三、城建档案管理中几项防范泄密措施

开放城建档案是国民经济和社会发展的必然要求,是充分发挥城建档案作用的有效途径。同时,城建档案又具有一定的保密性,开放利用城建档案必须以不泄露国家机密为原则。城建档案开放利用与城建档案保密既是矛盾的,又是辩证统一的。在城建档案开放利用与保密的问题上,必须克服保密保险,利用危险的思想倾向,不要因为怕泄密,该降密的不降,该解密的不解,该开放的城建档案不及时开放,影响城建档案作用的发挥。为此,可采取以下防范措施:

(一)加强教育

防范城建档案管理中的泄密事件,加强教育,提高从业人员的整体素质是根本出发点。一是加强政治思想教育,用邓小理理论和“三个代表”重要思想武装城建档案工作者的头脑,教育他们树立正确的世界观、人生观、价值观,做一个政治立场坚定、敏捷性强的城建档案工作者。二是加强保密培训,认真学习《保密法》,并结合具体案件适时进行教育,强化保密意识,不断提高城建档案专业知识水平和业务能力。

(二)完善制度

建立健全城建档案整理、鉴定、保管、提供利用、信息传输等工作制度,严格执行《保密法》,杜绝漏洞。严格查阅制度,城建档案一般不向国外人员查阅,如特殊需要,查阅有密级的城建档案需经省和国家业务主管机关批准。查阅有密级的城建档案,一律凭单位介绍信,经有关领导批准后才能查阅。查阅时一般不得拍照和复制,如因工作需要拍照和复制,须经有关部门批准。建立定期或不定期的保密检查制度,发现问题及时报告有关部门和领导,并视情节轻重严肃处理。建立严密的计算机管理保密网络体系,以科学的管理制度,严防城建档案泄密事件的发生,确保城建档案的安全。

(三)强化监管

失去监督管理必然导致混乱和腐败,这已成为人们的共识。要防止泄密必须抓好三个重点:一是重点部位。即库房、打印室、微机室等地方,要严格管理,及时监督,防止漏洞;二是重点时间。工作时间要严格遵守制度,进入库房调阅城建档案时要建立两人陪同制,防止疏忽大意而泄密。此外,还要加强节假日放假时间的安全保密工作;三是重点环节。利用扫描仪进行城建档案扫描时,要限制参与人员,尽量缩小涉密范围。运用计算机管理城建档案时,要指定专人负责和管理,严禁无关人员私自进入机房,并注意给保密级的城建档案加密,防止泄密。此外,还须加强电子文件利用的管理。电子文件入库载体不得外借,只能以拷贝的形式提供利用。对电子文件的利用者实行利用权限控制,防止无关人员对电子文件系统的非法访问,防止利用过程中的泄密和损伤信息。#p#分页标题#e#

(四)从严治档

对那些“情密交易”、“钱密交易”、“权密交易”者要严格以法查处,该党纪政纪处分的,要及时依法处理;该追究刑事责任的,要铁面无私,及时追究,防止姑息迁就;对于那些因工作不负责任而导致泄密者,采取调离工作岗位或给予警告、党纪政纪处分等办法,促进城建档案工作者提高认识,依法办事,堵塞漏洞,做到警钟长鸣,防患于未然。

总之,在城建档案工作实践中必须正确处理好城建档案开放与城建档案保密的关系。为了开放放弃保密,这种有密不保的做法,既违背了《保密法》,同时也使国家利益受到侵害。为了保密而该开放的不开放,该利用的不利用,既违背了《档案法》,又不利于城建档案作用的发挥。有密不保是违法,该用不用同样是违法,只有正确处理好二者之间的关系,才能保证城建档案工作的可持续发展。