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城建档案管理规范范文1
概述：随着施工技术的日益提高，目前国内火电工程施工工期逐渐缩短，企业承揽的施工项目分布相对分散技术人员流动性增大，这些因素为项目的施工技术资料管理以及机组试运移交后的竣工档案整理，带来一定的难度和挑战。根据自己经历的几个项目的经验，浅谈一下心得。
一、文件资料管理目标
XXX项目部文件资料管理的目标是：规范、有效的文件资料及时、准确、齐全、方便的服务于工程，为竣工档案移交奠定坚实基础。
XXX项目部秉承业主的文件资料管理原则，即事事有人管，人人有专责，办事有标准，工作有检查。
XXX项目部郑重承诺：严格执行国家、行业、业主、企业的有关要求，规范信息文档管理，认真贯彻执行各项规章制度，齐全完整收集归档资料，按期、高质量移交竣工档案。
二、 组织机构
（一）信息文档管理组织机构
XXX项目部根据工程的施工特点，建立分工明确、合理有效的工程信息资料管理职能体系。信息资料部是施工文件管理统一归口单位，负责项目部对内、对外的所有施工技术文件的管理，直接受项目部生产经理领导。信息资料部共设7个岗位，分别是：部长、副部长、图纸变更管理员、文档管理员、技术资料管理员、翻译以及网络工程师。项目部所属的各部室及各专业施工队伍设专职或兼职信息资料员，负责本部室、本单位的信息资料管理工作。
（二）信息资料部管理职责
1、文件资料管理职责
(1) 结合工程特点，建立合理有效的项目部信息文档管理组织机构，明确管理职责，确定工作目标，并在项目施工过程中保证组织机构有效运转；
(2) 根据国家、行业、地方标准、业主及其他接口单位的要求，制定适用于本项目的信息文档管理程序、制度；监督信息文档管理程序的实施，并持续修订，保持更新；
(3) 依据业主及工程要求，制订适用于本项目的信息文档管理表式；在施工过程中监督、审查表式的应用；
(4) 根据业主的要求，在规定的时间内向业主提供有关的文件清单及相关文件，并适时更新，保证其持续有效性；
(5) 制订适用于本项目的信息文档培训计划；在施工的不同阶段实施有针对性的培训工作，包括信息资料管理人员专业培训、信息文档管理程序的宣贯等；
(6) 负责所有合同要求设计文件、变更文件、文件资料、技术文件资料的接收、核对、标识、记录、出版、分发、修改更新、整理、保管、移交和处置，并对需处理的文件适时跟踪，定期汇总；同时负责相关电子文件的整理、递送和保存；负责项目部FU标识章、受控标识章以及作废供参考标识章的管理；
(7) 按照业主的要求，利用业主指定的数据接口提供施工文件管理、变更管理、图纸功能信息、文档管理方面的数据信息；
(8) 负责外文技术资料的中英文翻译；负责现场口译工作；
(9) 负责施工项目文件包的管理工作；
(10) 协助完成EESR竣工文档的管理工作，负责监督和审查竣工文件的规范性；
(11) 负责对项目部其他部室、单位信息资料管理提供技术支持；
(12) 负责制订和实施信息资料管理考核制度；
(13) 在施工的不同阶段，组织有针对性信息资料检查，负责各类资料的规范性审查；对检查发现的问题落实整改，制订有效的预防措施；
(14) 配合业主及公司组织的各类信息文档检查工作。
2、档案管理职责
(1) 工程开工前组建合理有效的档案管理组织机构，实行项目经理为第一责任人的档案管理首问制，加强档案管理工作的力度；并适时保证组织机构的有效运转；
(2) 根据国家、行业、企业标准及业主对档案移交的管理规定，制订适用于本项目的档案管理程序，以及相应的培训计划；在施工的不同阶段实施宣贯；
(3) 根据业主及公司的要求，与质保部、技术设计部协商制订系统、完整的档案移交范围、数量及质量，并报业主、公司审核批准，实施；根据审批的档案移交范围制订项目部有关单位的档案管理职责，明确分工，责任落实到部门、落实到人；
(4) 负责组织在施工过程中对归档范围的文件资料的收集、保存实施监督、审查；
(5) 系统工程竣工后，负责组织EESR文档的整理、审核，办理移交手续；
(6) 负责组织对竣工图的整理、移交工作；负责竣工图章的管理工作；
(7) 负责按照业主的要求，组织竣工档案的整理、组卷及移交；同时按照要求对相关电子文件进行整理、移交；
(8) 按照业主的要求，在指定的数据接口上录入竣工文件、变更文件以及其它AA19位编码文件数据，并及时更新；
(9) 配合业主及公司组织的各类档案管理检查、验收工作；
(10) 组织档案管理专项考核工作。
3、信息管理职责
(1) 负责XXX项目部信息设备软硬件的运行和维护；
(2) 负责XXX项目部计算机网络及通讯系统的建立、运行和维护；
(3) 负责组织信息系统数据录入的监督、检查和技术指导；
(4) 负责保障按照业主要求的格式、接口、频率提供有关数据。
三、文档管理控制手段
XXX项目部为保证文档管理目标的100%实现，确保管理原则在工作中的贯彻，采取切合实际、行之有效的信息文档管理控制手段。
（一）建立分工明确、合理有效的文档管理组织机构
根据本项目的特点，建立分工明确、合理有效的组织机构，使有关部门在施工的各个阶段便深入参与并跟踪工程文件的控制与收集工作，承担起多渠道形成文件的接收管理工作，保证工程建设期间文件收集的完整性，使文件资料的管理和档案的收集与工程同步进行。根据工程文件、档案的数量庞大、种类繁多、专业性强的特点，设置专业结构合理的岗位，配备与岗位要求相适应的管理人员。
（二） 制订有针对性的、操作性强的文档管理程序
1、有效的前端控制
有效的前端控制是文档管理的关键，因此在项目开工前期就根据工程特点，结合信息资料部的管理职能制订文档管理的各项程序，规范管理、明确职责，将文档管理的工作内容程序化、规范化，并在人员上岗前、在施工过程中、在竣工资料整理组卷时开展有针对性的培训和宣贯工作。
2、文件包管理的运用
在竣工资料收集过程中，运用有成功管理经验的文件包管理办法，符合档案管理的工作原则，从开工前计划、施工过程收集和检查以及竣工后整理移交三方面保证了竣工资料的规范性、完整性和系统性。
（三）制订文档管理专项考核制度
工程文档管理是工程建设管理的有机组成部分。XXX项目部将工程文档管理工作纳入工程目标管理程序及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范。同时根据制订的文档管理程序，将各项工作目标化、量化，建立与之相适应的监督考核机制。在施工过程中定期组织考核，目的是监督管理程序的贯彻和执行，考核文档管理人员的工作。有效的考核制度是管理程序贯彻执行的有力保障。本工程将借鉴以往施工现场成功管理经验，专门设立信息文档考核专项备用金。与信息、文档管理有关的部门领导、人员，在工程初期统一交一定数量的管理保证金。管理保证金实行阶段性返还和奖励制度，根据施工过程中组织的各项信息文档检查结果、岗位职责完成情况以及管理程序的贯彻执行情况等多方面的因素，对有关人员、岗位进行奖励和惩罚，对工作优秀者可成倍数奖励。
（四）结合工程情况组织文档管理专项检查
在施工的不同阶段，信息资料部将协同项目部其它部门、单位组织建立专项的文档管理检查小组，对产生的文件资料进行系统的检查。对发现的问题进行汇总、研究、分析，监督、审核整改，制订必要的文档管理预防、纠正措施。
（五）文档管理应用有效的信息管理系统
工程文件的特点是文件数量巨大、文件的相互关系繁杂、文件的版次多、多种文件介质共存。
为满足工程文件管理的特点，XXX项目部的文档管理使用P_MIS信息管理软件作为辅助手段。各类文件的管理从接收、作废回收到竣工档案的组卷整理都经过信息系统的管理，程序严格按照文档管理程序的规定进行，同时也能很好的实现对文档的规范性的控制，提高数据信息的利用率，实现电子文件的日常管理和积累。
城建档案管理规范范文2
[关键词]市重点工程建设项目；招投标；档案管理
城市重点工程建设项目招投标档案是指经市人大会议审议通过，由市发展改革行政主管部门印发的重点建设项目，在招标投标交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等不同载体的原始记录。重点工程建设项目招投标档案是招标投标过程中的真实记录，是招标投标管理工作的重要依据，重点工程建设项目因为规模大，既有勘察、设计、监理等服务，又有主体工程、配套工程、既有土建工程又有机械设备的采购安装，形成周期长，招投标文件具有数量大种类多，发挥作用时间长的特点。作为档案工作者，应当建立健全市重点工程建设项目招投标档案工作，认真研究思考，采取积极的措施，保证招投标档案的真实、准确、完整，为建设项目中标后的跟踪管理和咨询服务提供依据。
目前，城市重点工程建设项目招投标文件主要存在以下几个问题：
首先，工程招投标档案数量巨大、规格不一，给库房管理带来压力。城市重点工程建设项目往往参加单位多，招投标文件数量庞大，没有中标的单位招投标文件更是数量巨大，而且各类文件至少一式三套。目前，现行的档案管理规范中没有对工程招投标文件的规格大小、保管期限等没有明确的规定。一些重点建设项目往往工期长，查阅频繁，招投标文件大小又无法入盒，给档案保管和利用带来不小的管理难度。
其次，招投标档案管理规章制度不完善，造成档案资料管理混乱等问题。很多建设单位没有真正建立招投标档案管理工作机制，与招标签订合同后，招标给什么就接收什么；一些单位对重点工程招投标档案的归档范围、归档要求模糊不清，招投标文件随意堆放，没有分类标准，没有按照按类排列、组卷，以至于给以后的档案查询利用、审计工作带来很多困难。
再有，档案管理专业软件的单一性，无法满足招投标文件数字化的需求，也制约了档案资源的共享。现在不少企业采用了专业档案管理系统，但目前的档案管理系统只能满足招投标档案的目录管理，不能与评标管理软件实现对接，档案的查阅利用，只能根据档号到档案室翻阅原始资料，不仅加大了工作量，也容易造成档案资料的破损。
针对重点工程建设项目招投标档案管理实际存在的一些问题，下面从管理职责、制度建设、规范要求等方面，提出几点改进建议：
1、明确招投标档案管理分工协作机制。应明确部门和相关责任人的职责，进一步规范档案管理，做到分级管理、职责明确。重大建设项目工程招标委托招标机构进行的，由招标机构负责招标投标档案原始记录的收集、整理和移交工作，建设单位负责立卷、归档、集中保管。招投标交易活动结束后，中标通知书发出一周内，应按照归档范围移交档案部门，在规定时间内没有按照要求上交的，可考虑不予划拨费用。建设单位应建立由技术部门、综合档案室人员组成的小组，明确档案管理负责人。负责接收、立卷、归档，并将其纳入本单位档案综合管理分类体系，实现集中管理。
2、建立健全招投标档案管理规章制度。在实际工作中，建设单位主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》整理招投标项目档案，条例中并没有对招投标档案的管理做出详细规定。因此，细化各地现行的工程招投标档案管理办法，才能规范招投标档案管理工作。另外，要与交易中心加强联系，业务审批人员在文件的收集过程中，严格执行标准和依据，对报送人的文件严格审查，不符合归档要求的不予办理，从源头上规范档案材料。
3、规范档案资料的收集、整理、鉴定工作。首先，细化资料收集清单，是精简库存数量的前提。重点建设项目招投标文件，建设单位档案室收集保管的档案材料主要有工程前期文件材料和工程招投标文件材料两部分。在《条例》没有具体规定的情况下，在实际工作中，笔者认为，市重点项目招投标档案应主要包括：1、前期阶段：包括立项批文复印件、招标协议、招标申请等。2、过程阶段：招标公告、投标申请人汇总名单、投标资格预审、招标文件、招标答疑、工程量清单、预算控制价或投标限价、投标人标书，包括技术标、经济标等；3、签约阶段：评标委员会名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、中标通知书、合同副本、未中标人投标文件等。其次，在精简招投标档案方面，招投标办公室在条件允许的情况下，建立企业诚信档案和信用投标人，以后的投标项目资审文件和投标文件可不再提交有关人员业绩、人员资历材料等复印件。这样，不但减少投标单位的重复工作量，同时也减少了档案的数量。再有，建设单位应统一移交格式，方便以后的管理工作，移交前将归档范围、移交表统一格式后发给招标，中标单位投标文件一正三副，不中标单位一套正本就可以了，改变以往招标将所有招标过程中产生的材料全部交给建设单位，造成资料重复，库存紧张的状况。最后，关于归档年限的设定，将市重点建设项目招投标文件划分为永久、三十年、十年，中标单位土建部分建议划为永久，设备按使用年限划分为三十年和十年，未中标单位建议作为资料保管五年。
4、清晰招投标档案的组卷。招标各阶段的勘察设计、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等应当分别组卷。招投标文件的立卷和归档，应遵循文件材料的形成规律。同一个项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，不必重复归档，在备考表中注明即可，卷与卷之间保持相互联系。
5、提高招投标档案信息化管理和服务水平。通过对档案专业管理系统与招投标管理系统的接口连接，实现条目检索和全文检索，逐步实现招投标档案的数字化管理。做好档案的编研工作，编制招投标项目汇编，包括录入项目名称、中标单位、合同金额、合同签订日期，并对主要数据进行分类、汇总、分析，对各类数据按照档案的分类要求以及数据之间的联系进行整合，各类分析报表的进行插件处理，改变以往单调、静止的文档提供利用方式，为用户提供图文一体化的利用服务，为投标单位和有关部门提供综合性信息，实现档案的精细化、科学化、信息化，充分发挥招投标档案价值。
城建档案管理规范范文3
【关键词】城建档案；信息系统构建；问题
大数据时代的到来，使得人们生产生活方式有很大程度的改变。为此，积极利用先进技术来促进城建档案信息化发展是非常必要的。但是，目前城建档案信息化管理不佳，存在诸多问题，在一定程度上制约了城建档案信息化发展。对此，应当基于大数据技术，合理构建健全的城建档案信息系统，使之可以充分发挥作用，辅助城建档案管理，以促进城建档案良好发展。由此看来，大数据时代城建档案信息系统的构建是非常有意义的。
一、大数据的简单概述
大数据是指所涉及的资料和信息量规模庞大到不能用目前主流工具软件，在科学合理的时间内进行处理、管理并且整理成用户能够筛的信息资讯。通常情况下，大数据是有数量庞大、结构复杂、种类繁多的数据构成，需要运用云计算来处理，从而整合与分享数据。这使得大数据具有多种特点，即：一是规模庞大。一般服务器或TB两级的存储容器良好运行，也不能够有效整合、分享数据，因为大数据的数据量在EB量级。二是数据处理速度快。在大数据运行的情况下，可以充分发挥数据优势，有效进行数据分类、数据整合、数据查找等，从而为用户提供所需数据。三是数据类型丰富。融合多方面数据的大数据，其包含了文本类型的数据、图像数据、音频数据、视频数据等，这使得大数据的数据类型丰富多样。四是数据应用价值较高。尽管大数据的价值密度较低，但因其涵盖了方方面面的数据，可以为用户提供某一方面的需求，因此大数据的数据应用价值是较高的。
二、大数据时代城建档案信息化管理现状分析
在大数据时代背景下，计算机技术、信息技术、网络技术等科学技术的应用越来越广泛，这使得我国各行各业有很大程度的发展，这其中也包括城建档案方面。目前我国各个城市已经实施了城建档案信息化管理，意在加强城建档案的监督与控制，提高城建档案的利用价值。但相关调查分析表明，城建档案信息化管理现状不佳。具体表现为：
（一）城建档案管理不规范。城建档案管理，主要是对档案整理、档案鉴定、档案保管、档案开发等工作进行监督与控制，从而保证城建档案的应用价值。但是，在实际城建档案管理之中，一些管理人员并没有严格按照相关规定，规范化、合理化地实施各项城建档案管理工作，导致城建档案管理存在诸多漏洞，不利规范城建档案业务。
（二）城建档案信息系统标准不统一。导致城建档案管理现状不佳的另一重要原因是城建档案信息系统标准不统一。有效利用信息技术、计算机技术、网络技术等构建城建档案信息系统，可以辅助城建档案管理工作，使之可以结合城建档案实际情况，合理规划与落实管理工作，提高城建档案管理效果。但是，一些地区城建档案信息系统标准不统一，难以有效地识别档案资料、有效整理档案资料、合理分类档案等，那么管理人员不能有效地利用此系统获悉档案相关信息，对城建档案进行针对性的、有效性的监管。
三、大数据时代城建档案信息系统构建的有效措施
基于以上内容的分析，确定大数据时代城建档案信息化管理不佳，不利于提高城建档案的利用率。为了避免此种情况的持续发生，应当积极构建健全的、完善的城建档案信息系统，以辅助城建档案管理规范化、合理化、有效化实施。
（一）建立城建档案数据中心。随着社会的发展，城建档案的数据也在快速增长中，因此，在城建档案管理过程中，要实现全技术支持，也就是采用最先进的技术来建立城建档案数据中心，以便更好地收集城建档案相关信息，并对信息进行分析、整理、处理，以便辅助城建档案管理，使之可以系统化地实施，维护城建档案，保障城建档案的利用价值。
（二）研发适用的大数据分析软件。相对来说，城建档案资料较多，这使得城建档案资料收集、整理、分类、保管等工作量较大，如若不能有效地利用城建档案信息系统进行档案处理，将会导致城建档案存在差错或丢失，影响城建档案的利用价值。为此，应当在大数据时代背景下积极研发可以处理大量城建档案数据的分析软件，将其有效地应用于城建档案信息系统之中，那么系统可以有效地处理数据，以便城建档案良好归档，便于后续档案应用。
（三）制定科学合理的数字化城建档案馆的规范和标准。大数据的价值，主要在于利用可靠的数据信息，对这些数据信息进行挖掘， 并且从中提取有价值的信息，总结规律，对未来可能发生的事情进行一个初步的预测。基于此，为了使城市建设及其他工作开展，能够有效地利用城建档案信息，以便促进城市良好发展，在进行城建档案信息系统构建之际，还应当注意制定数字化城建档案馆的规范和标准，说明数字化城建档案的移交标准、接收标准、数据挖掘标准等，以便规范化、合理化地执行各项城建档案工作，提高城建档案的核心价值。
四、结束语
从大数据视角来看，城建档案信息化管理存在诸多问题，如城建档案管理不规范、城建档案信息系统标准不统一等，导致城建档案管理效果不佳，不利于提高城建档案的利用率。针对此种情况，应当通过建立城建档案数据中心、研发适用的大数据分析软件、制定科学合理的数字化城建档案馆的规范和标准等措施来构建健全的城建档案信息系统，使之可以辅助城建档案管理，从而规范化、合理化、有效化实施城建档案管理，保障城建档案的使用价值。
【参考文献】
[1]常诚诚，刘腾.大数据时代的城建档案信息系统构建问题研究[J].办公室业务，2016（1）：63.
城建档案管理规范范文4
一、城建档案信息资源整合的现状
1、城建档案信息资源整合的工作背景
城建档案包括城市规划、建设和管理过程中产生的所有档案，具有涉及领域广泛、档案类型多、产生周期长、专业性和成套性相辅相成等特点。档案信息资源整合是对现有档案信息资源进行重组，从而形成具有针对的档案信息流，实现信息高度共享的一种服务模式。在现阶段的城建档案信息资源整合过程中，存在城建档案集中管理与分散管理并存、不同规模城市的城建档案管理结构不一以及城建档案管理工作设计单位众多等现状，城建档案管理人员应结合实际，合理整合城建档案信息资源，从而发挥城建档案对国家城市化建设的最大价值。
2、当前城建档案信息资源整合的主要方式
现阶段，我国城建档案信息资源的整合，逐步打破了原有的各级档案管理部门之间的隔阂，实现了各级档案管理部门之间的信息资源整合。当前我国城建档案信息资源整合主要包括档案部门之间的整合、通过网络提供档案信息资源共享服务以及技术标准支撑三种主要方式。目前我国已出台的《城建档案著录规范》、《档案著录规则》以及《建设工程文件归档管理规范》等标准性文件，将档案信息的数字化著录引向标准化和规范化，有效实现了数字化信息内容不同系统之间的可读性。
二、城建档案整合存在的问题
1、管理部门之间权责不清
首先，由于我国城建档案管理体系所涉及的单位众多，加上各单位之间职能和权限划分不明确，极易引发各级部门之间档案管理权限方面的矛盾。其次，城建档案产生于城市建设的各个领域，并由不同单位对其进行保管，且既有集中管理，又有分散管理，加上不同单位职工素质、档案保存条件和执行监督能力均存在较大差异，因此极易造成城建档案的缺失和损毁，破坏城建档案资源的成套性。
2、缺乏社会导向，档案信息资源利用率低
我国城建档案工作在资源整合的过程中，涉及各类企事业单位。部分城市规划档案、建设施工档案、设计档案和管理档案都分别保管于不同单位，由于其内容杂、距离远、公开程度不同和保管方式不一等原因，导致城建档案缺乏社会导向，档案信息资源交流闭塞，城建档案信息资源不能完全被社会共享，造成城市建设过程中大量的人力、物力浪费，档案信息资源的利用率极低。
3、法律法规的执行力和监督力不强
近年来，随着我国城市化进程的不断加快，城建档案工作越来越受到社会各级部门的重视，与此同时，我国的城建档案管理法规也不断健全和完善。例如中央颁布了《城市建设档案管理规定》，部分地方也颁布了城建档案管理办法等，都对城建档案管理的各个环节做了不同程度的规定。尽管如此，但是针对法律法规而产生的城建档案管理的执行力和监督力却不强，从而导致城建档案的真实性、完整性和准确性都不高。
三、城建档案信息资源整合的对策
1、结合城建工作实际，开展城建档案信息资源整合
我国城建档案信息资源涉及范围广、档案类型多、管理结构复杂，因此在建构整合模型时，要充分考虑实施的理念模式，以突出重点、找准角度和循序渐进为原则展开。有关城建档案信息资源整合的实施模式主要涵盖从局部整合到整体整合、从初步整合到完全整合、从横向整合到纵向整合再到立体整合以及以实体整合为辅，信息整合为主等四种实施模式。在具体的城建工作当中，我们应以实际为基础进行统筹规划，实现不同专业、不同类型以及不同服务目标的城建档案信息资源整合共享服务。
2、合理整合城建档案信息资源，明确信息来源
要实现城建档案信息资源的整合，首先要有丰富的信息资源储备，为此，要注重对各类信息资源的搜集和整合，确保各类信息资源的可持续性，不断为城建档案信息增添新的信息元素，做到城市建设发展到哪，档案信息资源的整合工作就开展到哪，最终为我国城建档案资源整合工作奠定良好的资源基础。
3、立足用户需求，实现城建信息资源的整合
城建档案信息的整合是一项艰巨而复杂的系统性工程，在存放和管理过程中面临各种问题。为此，应努力搭建领导组织结构模型，全面了解城建档案用户的利用需求，为用户提供提前的定制服务，全面构建城建档案信息资源管理系统，促进城建档案集中式管理策略的实现，实现信息服务产品对用户输出，最终实现城建档案信息资源的整合目标。
城建档案管理规范范文5
关键词：城建档案；管理；措施
中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号：
一、城建档案
城建档案是社会发展的产物，是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城市建设档案是城市建设的技术成果和历史依据。但随着时代的进步，技术的发展，城建档案工作面临着一些新的情况和新的问题。因此，加强城建档案工作，对于了解城市建设历史，掌握城建全貌，总结城建规律，科学管理和改造城市，加快城市现代化建设，促进城市经济、科学、全面、迅速发展，都具有十分重大的现实意义和深远的历史意义。
二、城建档案管理中存在的问题
随着计算机技术的高速发展，城建档案的管理工作虽取得了很大的成绩，但由于城建档案的特殊性，在城建档案的管理工作中就不可避免的出现一些问题。如城建档案管理工作的发展存在不平衡、多样性和不稳定性，这些问题的存在给城建档案的管理工作带来了一定的困难和挑战。
1、城建档案管理服务意识不强
就其城建档案工作本质来说，是通过管理来提供利用，为城市建设经济、文化、科学等活动服务，是一项管理及服务的工作，它本身不能直接创造经济效益，容易被人们所忽视。就自身来看，受传统计划经济影响，长期以来作为服务机构的城建档案馆一直属于行政部门，习惯于靠大树好乘凉的思想意识和服务态度，只求看好门、守好摊，档案不丢失、不损坏，缺乏应有的服务意识、竞争意识和求知意识，使城建档案管理人员普遍存在知识面窄，知识老化等现象，不能较好地适应市场经济的要求。
2、城建档案管理不够规范
城建档案的工作环节主要表现在收集、整理、鉴定、保管、开发、利用等方面，但在实际操作过程中，由于受人为业务素质和能力差异的制约，人们主观思想认识左右着档案的标准、规范在认识和理解上的不同，从而纵观面上各单位在标准的执行上往往各式各异，不成规范。普遍反映在管理制度不健全、库房建设不标准、业务建设不规范、档案保护措施不利、服务对象狭隘等诸多问题上。这些不同程度地影响了城建档案工作向主动服务转变的进程，放慢了城建档案工作向现代化发展的速度，也不符合市场经济要求。
3、城建档案馆藏结构欠合理
目前市级馆普遍存在馆藏档案门类不全，结构单一，数量偏少的问题。馆藏档案的不均衡，较多地体现在各类工程档案，尤其是民用建筑档案占的比重偏大，而地下隐蔽工程档案偏少或空白。没有丰富的馆藏给档案的利用、编研、信息开发工作的开展带来困难，导致编研工作显得心有余而力不足。开发信息资源特别是档案利用方面，基本上是“看门守摊”“等人上门”往往把业务活动范围限制在半封闭的环境中。
4、城建档案接收工作缺乏主动性
如何得心应手地应用法律手段去取代经济制约，让城建档案接收工作再次焕发生机，这是摆在档案工作者面前额度又一重要课题。
这些问题的存在都严重的影响城建档案管理工作的顺利进行，并不能使城建档案在城市建设中发挥其应有的作用。
三、解决城建档案管理问题的措施
充分认识城建档案管理工作的重要性，尤其是提高各级领导对城建档案管理重要性的认识是做好城建档案管理工作的关键。
1、加强学习，优化服务，营造城建档案发展新环境。从提高档案管理人员的业务娴熟度、优化服务质量入手，提高工作效率，提升服务水平，取得服务对象的理解和支持。此外，以“争创一流工作业绩”为目标，要求大家改变档案工作“等、靠、要”的观念，大力开展主动服务和真心服务。把所有馆员划片定点，以“服务、指导、检查、提高”为原则，深入工程现场，抽查工程项目，掌握工程档案的编制情况，发现问题及时提出整改意见，对重点项目实施跟踪指导。
强化监督指导进行有效培训，各级档案行政管理部门针对本城市的城建档案管理现状。采取不同方式进行分类指导，加强监督指导力度。针对不同单位现状。力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，开发利用上下功夫；对有物质资源但管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础单薄的单位，要加强建档建设，加大监督力度，不留死角。同时，要着重抓好档案管理人员的专业知识和技能的培训，为城建档案管理奠定良好的基础。各城建档案管理部门要努力争取宣传、新闻等部门的大力支持，强化宣传，提高民众对档案管理的关注度，创造出城建档案管理工作的良好环境。
2、建立健全城建档案管理制度，要彻底改变城建档案管理的混乱状况，应对城建档案资料的收集、归档到移交整个流程，以及城建档案的日常保管、借阅、利用进行统一规范，制定相应的就规章制度来约束，以促进城建档案归档质量和日常管理水平的提升。
强化城建档案的保管条件，提高保管质量。针对城建档案资料的自身特点，保管需要一定的物质资源条件，在争取领导重视的基础上，要结合实际。加大投入力度，发明条件，力求对城建档案资料做到妥善保管。
3、发展集成化档案信息检索服务。复合档案馆档案信息资源的开发重心是建设集成档案信息资源，开展集成化档案信息服务，帮助利用者快捷准确地找到自己所需要的档案信息。在馆藏资源多元化背景下，档案馆往往采用先进的计算机技术，将各种档案信息资源和检索工具通过网络主页给利用者，以促进利用者对所需档案信息的发现、检索和存取。目前，由于档案信息资源没有得到有效整合，纸质档案与数字档案信息资源彼此独立、互无关系，利用者不熟悉不同的检索系统，这给大家利用档案带来了极大的不便，造成检索效率非常低。复合档案馆的目标就是建立一个统一界面的检索系统，深入开展集成化档案信息服务，使档案利用工作更趋简易，真正实现档案信息资源的发掘利用。
4、结合实际，加强管理，畅通城建档案收集渠道。要实现城建档案收集完整，建立并疏通收集渠道，采取必要的行政手段和物质保障。运用多种形式加强对城建档案资料的收集。各城建档案管理机构不能坐等报送，争取更多参与到城建项目建设尤其是重大项目建设过程之中，主动收集，保证质量。同时，积极推进城建档案信息化建设。为应对城建档案管理工作中出现的棘手问题，采取主动出击的态势应对工作中的变数，努力改善环境，积极加强与工程建设方的沟通，以感情联络为突破口及时掌握工程档案工作动态；另一方面，积极探索依法治档途径，加强城建档案执法工作。为了深入贯彻城建档案的法律法规及办法的顺利实施，应加强与各部门之间的协调、沟通，从而为城建档案的收集管理提供有力保障。加强交流，完善管理，延伸城建档案服务范围。为适应城市建设发展需要，造就一支与城建发展相适应的档案管理队伍，积极加强与兄弟单位的交流与学习，积极借鉴他人的先进经验，不断创新档案服务机制。建立馆藏档案目录数据库，提高查阅利用的效率，并依托现代高科技对城建档案进行全方位、多层次的信息化管理，实现档案检索计算机化。实现资源共享，充分利用网站等信息化方式，提高城建档案工作效率。
四、结语
在城建档案管理中应始终秉承发展服务的理念，不断创新工作思路，提升服务水平，抢抓新一轮的发展机遇，立足新起点，落实新举措，争创新优势，为城建档案管理工作再上一个新台阶，为城市建设和经济发展做出更大的贡献。
城建档案管理规范范文6
关键词：信息技术数据处理城建档案 应用数字化
中图分类号：R857.3文献标识码：A文章编号：
引言
城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中形成的对国家和对社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，这些材料必须完整、准确、系统的反映建设活动的全过程。
1 城建档案信息化建设的内容
1.1城建档案信息化建设系统软硬件系统配置
城建档案计算机信息化建设必须配备相应的设施，在整个过程中投入最多的环节就是软硬件系统，硬件设备主要考虑如何高效的采集数据，它是档案信息化建设不可缺少的物理条件，是建设数字城建档案馆的有形部分。
硬件系统配置要求以能够满足城建档案管理软件运行及处理既可，采集数据需要的外部设备主要有扫描仪、数码照相机、条码识别仪、电子签名等设备。
软件系统方面，要充分考虑对采集数据的处理和存储能力，这是实现数字化城建档案馆的前提。软件设计需要考虑对硬件系统的支持，实现采集、存储、归类一体化操作。城建档案管理是有着严格的要求和标准，并不是简单的把纸质的资料采集到计算机系统就完成了档案管理的信息化。这就要求在进行软件设计前，需要针对传统的档案管理进行充分的调研，掌握传统档案管理中的关键程序和标准，如：归类、组卷、装订等针对不同的建设项目都有着不同的和严格的要求及标准，实现信息化管理后，如何利用网络实现分级、分权限对档案进行检索、引用，以及档案的安全存储等，都是软件开发者需要考虑的问题。软件开发必须遵循传统档案管理中的标准和规范进行设计，才能设计出一套符合现代化、数字化的城建档案管理系统。
其次，软件的开发研制与功能设计、安装和使用都应符合国家有关软件设计的标准及城建档案业务接收标准。应具备数据管理、整理编目、检索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能，覆盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定、统计六大环节；软件的实用性、通用性及可扩展性、操作界面友好性、规范性、使用的便捷性都是软件设计需要充分考虑的。
2 档案信息化系统建设的流程
数字化档案管理现还处在探索试点阶段，如何搭建符合档案管理的运转平台是至关重要的。众所周知，计算机信息化建设不是单纯的一台机器及一套软件就能实现的，要实现高效的信息化的城建档案管理，计算机网络的建设是必不可少的，网络是实现信息化的必备条件。有效的利用计算机网络，可以使城建档案管理的流程变得简单易于实现；可以有效的降低档案接收及管理的流程。
在平台建立时要充分体现城建档案管理的收录和后期管理程序，根据处理要求，可以按图1的流程进行运转和平台搭建的参考：
图 1
其中，审核是一个相对较复杂的过程，审核的内容是针对档案的真实性（电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致）、完整性（电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损）、有效性（电子文件的可理解性和可利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等）、元数据（描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据）进行全面的审查过程，是档案管理中至关重要的一个环节。
3 档案信息系统的标准建设和安全存储
如果说平台的搭建是城建档案信息化建设的重中之重，那么，数据存储的标准与安全则是整个系统服务性、有效性和可靠性的体现。
城建档案信息建设的目的是充分运用计算机系统实现自动检索和自动编目功能，将繁冗复杂的馆藏资料管理变得简单可行,使档案查询变得简单化；使档案管理工作变得简单化。
3．1电子档案文件标准化建设和安全管理
标准规范是实施我国城建档案计算机信息化建设的重要基础之一。要实现多功能的查询，要在充分调研的基础上，结合建设内容，根据国际标准和通用规范，逐步推出相关的标准规范。主要包括资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，最终形成城建档案计算机信息化建设的标准规范体系。电子文件的代码标识、稿本代码和类别代码进行科学系统的设计，编码要遵循通用、易于实现、实用的原则。
城建档案管理的安全包括存储安全和管理安全，档案的存储可按类别进行分类保存，亦可采用国务院建设行政主管部门和信息化主管部门认可的，能兼容各种电子文件的通用文档格式进行存储。电子档案的存储载体应采用一次性写入光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存的载体。除此之外，电子档案的同步备份也是必不可少的，同步备份可采用磁盘阵列技术，这样可以有效的保证档案存储的安全性。
管理安全指系统的操作使用，分权管理是实现系统安全性的最好方法。针对不同级别，不同用户的管理者，设置不同的数据处理和访问权限、数据操作（包括数据查询、存储、移动、迁移等）权限，这样能有效的保证电子档案的安全性和管理的规范化。
3．2城建档案信息化建设的自动化与现存问题分析
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用计算机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。
目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力。要解决这一问题，应下决心解决眼前档案管理分散现象，应从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，建立集中统一管理下的分散式系统，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，以提高档案管理工作的规范化和整体水平，是较理想的模式。但这种模式不管从软硬件的投入或是技术上都要求非常高，必须组建一支具有较强的管理水平和技术能力的团队来进行试点探索，才能保实施后的效果。
4 城建档案计算机信息化建设的重要意义
4.1是适应城市信息化的发展需要
城建档案馆是保管文字、图纸、地形图、声像等各种载体的城市建设档案资料管理部门，是城市重要的信息基础部门。从理论上讲，城建档案事业属信息服务业范畴。现代化信息技术的运用，城市规划建设管理领域信息化手段的利用，产生了越来越多的电子文件档案，要求城建档案馆以同样的信息化平台接收、整理、存储和提供利用这些数字信息资源，为有关部门和社会公众提供城建信息决策咨询服务。
4.2提升自身地位和作用的需要
随着经济的发展和社会的进步，信息资源的重要性日益突出。城建档案工作，要在城市信息化建设的机遇和挑战中，获得自己的生存和发展空间，就必须抓住城市信息化带来的契机，以与时俱进的精神状态加速城建档案管理信息化建设，全面提升城建档案工作在城市建设中的地位和作用。
5 结语
为了更好地实现信息管理和服务功能，满足城市建设发展的需要，我们必须加快城建档案管理信息化建设的步伐，促使城建档案信息化的早日实现。
参考文献：
1.邹云.应用计算机技术控制档案库房温湿度的探讨[J].城建档案.2005（1）
2.赵凌艳.计算机管理城建档案应采取的安全措施[J].黑龙江档案.2005（1）
