营销档案范例

营销档案

营销档案范文1

 

1营销档案是企业档案的重要组成部分,也是企业发展不可缺少的重要条件之一,因此,依法加强和规范企业营销档案工作,对于加快企业建设步伐,进而促进企业经济建设和发展具有十分重要的现实意义。为此,工作实践就如何加强企业营销档案管理工作浅谈几点建议。   理顺体制依法规范企业营销档案作为企业档案中的一个新成员,是企业经营发展的原始记录和万史见证,不仅有现实利用价值,而且具有长远保存价值C做好企业营销档案工作,将对企业经营建设的长远发展产生深远影响。当前,由于缺少经验,电力系统营销档案管理工作存在不少问题.主要表现为管理体制不理顺,造成档案管理较为混乱。普遍存在问题有:各类台帐用圆珠笔书写,不符合档案管理的要求;单位领导对档案工作重视不够,表现在档案工作未列人领导、专责、兼职档案员岗位责任制中,未列人一把手工作日程;电费、用电检查客户档案分散存放,不便工作;用电检查档案未整理,分散在个人手中,不符合档案集中管理要求;部分新增用户没有工作单.和原始档案,影响核收电量、用户建档工作;供用电合同、电费协议没有归人客户档案中;一户一表改造工程档案不完整,缺用户改造协议、用户明细、收款收据;已处理的用电检查工作单、杂项工作单、已实施的停电通知单、客户违约处理单没有及时归人客户用电档案中;电费凭证、帐簿、报表、银行对帐单应填写项目不全现象,个别单位有电费帐目记帐不全现象;年度经营活动分析、用电综合年报、线损报表、承包书、工作计划、年度总结未集中管理;技术台帐、技术资料的不完整、不规范的现象;部分大客户月电档案没有箱变原始档案;用电普查资料不全;移交、合并的营销单位,存在没有合并前单位的用户资料,造成用户资料的流失;营配合一的一单位,配网、农网档案流失严重,没有技改项目档案;机构改革后,各营销单位没有设档案人员的编制,兼职人员工作多,一岗多职,是营销档案管理不善、大量流失的主要原因;新增用户没有及时将客户侧的客户档案移交给营销单位,造成营销单位不能及时核对电量.上卡抄表;各类台帐、资料、表格用纸不规范,表格内容设计不全,造成每个单位都不统一;各营销单位,对各班组形成的技术资料、台帐没有监管措施,形成班组资料不全现象;在一个单位,涉及各专业走流程,但没有交接手续,造成资料流失没人过问;使用<用电管理系统》的单位,录入的用户数据不全、不准确,造成不能生成数据表格,系统功能没有合理使用。   目前,营销档案一般由各营销单位自行管理,个别单位的营销档案还散存在个人手中,造成档案资料多家保管、多处存放,极易丢失和损毁。鉴于此,应当从组织领导、保管条件、人员配备、经费保障以及其综合开发利用等诸多因素考虑。营销档案还是由档案主管部门、营销业务主管部门对各门类营销档案实行统一领导、统一制度、统一标准的实体综合管理为最好。一则可以充分发挥档案主管部门营销业务主管部门的组织领导作用,便于协调各方面的工作关系;二则能带来人财物的节省,并确保营销档案的齐全完整;三则有利于营销档案的规范化管理及综合开发利用。为此,应依法成立统一的档案工作领导小组,配备专(兼)职档案人员,明确职责分工,形成全局统一的营销档案管理网络体系,保证企业营销档案工作与企业建设同起步,同规范,同发展。   2主动介入强化指导   档案部门面对档案工作的新领域,不能“坐、等”上级业务主管部门下发文件、提出要求后再去开展工作,而要以全新的服务理念,主动出击,依法规范营销档案与企业经营建设同步发展,以保证档案服务的时效性和主动性,否则极易造成工作上的被动和重复浪费现象。针对小城镇建设中形成的各类档案涉及部门多、内容广、技术要求高、收集难度大等现实困难,档案部门应切实加强业务指导,具体_L作中,重点突出“三个狠抓、三个提高”。一是狠抓业务培训,提高档案人员的专业素质和业务技能,采取专题培训上岗培训、以会代训等形式,组织相关档案人员认真学习档案法律法规、学习档案专业知识、学习贯彻上级的各项规范性文件,同时结合外出参观学习,从思想上提高认识,业务上提高技能,这是做好档案工作的前提;二是狠抓材料收集,提高归档率和完整率。档案部门要指导各有关单位结合自身实际,制定出具体的归档范围和保管期限表,建立健全各项档案管理制度,并将档案工作列人有关人员岗位目标责任制,与经济效益挂钩,以此来控制归档材料的收集关口,确保文件材料的归档率,完整率达到98%以上;三是狠抓规范整理,提高管理水平和利用率。指导综合档案室实行统一领导、统一制度、统一标准的集中规范化管理,提高管理水平;并积极指导档案信息的开发利用工作,让营销档案在企业经济建设中发挥更大的作用。具体建议如下:对营销档案的总体要求:   2,1,1各营销单位的专、兼职档案员负责本单位的营销档案、资料、卡片、图纸的收集、整理、归档、统计、保管、利用工作;参加客户工程的竣工验收会、经营分析会、生产例会;开展对班组营销档案业务的指导、培习l!、考核工作。   2.1.2各营销单位应建立健全客户报装、用电、户表改造、电费、经营、计量、配网、农网档案,各类档案集中统一管理。   2.1.3各营销单位应将本单位年度电费凭证、电费总账、明细账、报表、银行对账单、年度营销报表、线损报表、分析、总结按照档案管理要求整理后,向本单位档案保管部门集中归档保存。   2.1.4各营销单位应将本单位年度工作计划、总结、安全经济承包责任书、会议记录按照档案管理要求整理后,向本单位档案保管部门集中归档保存。   2.2对客户档案的要求   2.2.1客户档案应按一户、一账、一卡建立,每户以户号区分。   2.2.2客户档案整理步骤:收集客户档案,剔除金属物,客户文件材料大小以A4规格纸为标准,不符合A4标准的需粘贴;按客户档案文件形成时间顺序编写页号,填写卷内目录、打印案卷封皮和备考表,装订成册。 #p#分页标题#e#   2.2.3客户档案的组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点。保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。   2.2.4客户档案的质量要求:字迹清楚,工单清晰。图表整洁,签字手续完备;需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(如:纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制,必须用碳素笔或蓝黑钢笔书写(计算机打印件除外)。   2,3对客户报装档案的要求   2.3.1客户工程是指由客户出资自建的受电装置及线路工程。   2.3.2对315KVA及以上客户项目工程竣工后,形成的客户档案,在客户装表通电一个月内,由市场开发所档案员负责向营销单位提供完整客户档案正本一套,各营销单位按户号将客户报装竣工档案归人客户用电档案中,保证其完整性。   2.3.3对3巧KVA以下客户项目工程竣工后,形成的客户档案.由营销单位档案员负责建立完整客户档案正本一套,并按户号将客户报装竣工档案归人客户用电档案中存档保存。   2.3.4对50KVA以下客户项目工程竣工后,形成的客户档案,由各营销部负责建立完整客户档案正本一套,并按户号将客户档案归人各用电客户档案中存档保存。   2.3.5各施工单位对客户自建工程档案资料,应按照档案管理要求,对客户施工资料进行收集、整理、立卷、移交。   2.3.4客户报装档案的验收要求:要确保客户档案工作与客户项目建设同步进行;要确保客户档案的完整、准确、系统;归档的客户档案的文件制成材料符合客户档案的质量要求,文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。   2.4对客户用电档案的要求   2.4.1客户用电档案应按一户、一帐、一卡建立,每户以户号区分。按客户档案文件形成时间顺序编写页号.填写卷内目录、案卷封皮和备考表,装订成册,按户号大流水排列。   2.4,2用电客户档案内容包括:客户申请,客户申请报装单,工程勘测单,客户委托书,营业勘测单,试验报告,工程施工登记表,安装调试记录,客户箱变资料,工程竣工验收报告,工程验收工作单,新装增容工作单,用户用电档案单,违约用电、窃电、客户设备缺陷整改用电检查单,杂项工作单,违约用电、窃电处理通知单,供用电合同,电费交纳协议,欠费还款协议,违约金还款协议等。   2.4.3应将已实施的用电处理单,停电通知单.违约减免申请表,审批意见单,退减电量电费核算工作单,报停、启用、轮换表、拆表、新装增容单,事故处理工作单按户号放人客户用电档案中,保持档案的延续性。   2.5对客户用电技术资料的要求   2.5.1各类专业、设备台帐、记录、卡片、报告、资料、图纸等技术资料应按档案、定置管理要求进行整理,做到台帐资料与现场实际相符,要随设备变更而定期核对。   2.5.2应建立健全用电检查、电费电价、计量、户表台帐。   2.5.3用电检查台帐包括:《专变用户台帐》、《公变用户台帐》、《零点报表复查台帐》、(新装增容台帐》、(客户用电设备预防性试验台帐)、(客户谐波管理台帐》、(客户无功补偿台帐》、《窃电查处台帐》、《故障及差错处理台帐》、《临时用电客户台帐》、《客户自备电源台帐》、《双电源客户台帐》、(违章用电处理台帐》、《客户事故调查统计台帐》等。   2.5.4电费电价台帐包括:《拆表销户台帐》、(电费违约金减免台帐》、《电费违约金冻结台帐》、《电费电量退减台帐》、《催费台帐》、(电费差错台帐》、《欠费台帐》、(电费电量异常波动台帐》、《有表无卡.上卡明细台帐》   2.5.5计量台帐有:《电能表(互感器)装(配)表台帐》、(领表(互感器)台帐》、《电能计量器具资产总帐》等。   2.5.6户表台帐有:《95598及各方举报投诉统计台帐》、《户表施工、已交费、未上卡户数统计台帐》。   2.5.7客户用电技术资料的质量要求:各类手工书写台帐、应用碳素笔或钢笔书写,不得用圆珠笔书写;各类微机台帐,应统一用A4、A3纸打印,左侧装订;各类工作单、表格、台帐、报表的印制,统一为A4、A3规格。   2.6对营销经营档案的要求   2.6.1各营销单位应将本单位年度经济活动分析、用电销售综合分析表、售电分类情况统计表、各类营销报表、可靠性工作总结、报表等集中统一管理并归档保存。   2.6.2各营销单位应将本单位年度工作总结、会议记录、承包责任书集中统一管理并归档保存。   3上下联动齐抓共管   实践证明,档案工作受多方面因素的影响,要抓好营销档案管理工作仅凭档案部门自身的力量是远远不够的,必须大力联合其主管部门及相关业务主管部门共管共抓,齐心协力,才能取得事半.叻倍的成效。一方面,档案主管部应主动加强与营销业务主管部门的工作联系,定期进行工作交流和沟通,共同研究措施,共同抓好监督与指导;档案部门应重点制定关于企业营销档案管理规范制度,指导帮助各营销单位制定营销档案工作总体发展计划,负责对专兼职营销档案人员的业务培训工作,以及开展业务咨询指导服务;营销业务主管部门应在加强组织领导、理顺管理体制、人员配备、经费投人、科学管理等方面,积极配合档案部门把营销档案工作抓好,落到实处。另一方面,在业务上加强与计划、生产、施工等相关部门的工作协调,积极联合他们共同抓好对各营销档案的监管工作,以充分发挥其业务主管部门的职能作用和财力物力优势,从各方面激励和督促各营销单位依法建档、管档和用档,从而,为促进档案工作的健康发展营造良好的大环境。#p#分页标题#e#   4与时俱进注重开发   建档管档的目的是为了开发利用。档案部门应按照“强基础、抓规范,重开发、增效益”的方针,全面加强企业营销档案的建设。利用各种渠道,通过多种形式,组织和引导他们积极主动地做好营销档案的开发利用工作,有效地为推进企业经营建设步伐和经济发展提供优质服务,以有为来赢得各级领导和企业各部门的肯定和支持。向利用营销档案资料为电力企业客户规划、勘测、土地利用、工业园区建设、招商引资等提供直接档案服务,利用营销档案资料编辑出版宣传画册、电视宣传片、刻录VCD光盘,向全疆电力用电客户推介宣传电力资源的投资环境和优势等,都是很好的开发利用形式,既发挥了企业营销档案的价值和作用,又体现出档案工作与时俱进的时代特征,必然使企业营销档案充满活力和生命力。   面对新时期出现的新情况、新问题.企业档案工作者要勇于开拓创新,调动档案人员和营销人员的积极性、创造性,为营销档案工作提供优质、快捷的服务,企业档案工作的发展就一定能实现新的突破。

营销档案范文2

品牌营销其实就是培养消费者的“果树效应”,当消费者觉得从企业这棵果树上摘下一颗果子是甜的,那么这棵果树就具备生长甜果子的能力,进而觉得这棵果树的其他果子也是甜的,这个时候“品牌价值”就形成了。品牌营销是培养消费者对品牌文化的认同,并自觉或不自觉地成为品牌文化的传播者。在商品和服务同质化现象越来越严重的今天,如何利用品牌来创建持续的竞争优势是每个企业应该思考的问题。企业档案记录了企业从建立到形成品牌的全过程,其中蕴含了丰富的品牌故事和企业与消费者之间的种种牵绊。对这些内容进行合理开发将为品牌营销提供丰富的素材和资源。因为档案的原始记录性,企业档案中体现了品牌在各个历史阶段所蕴含的企业文化,将这些文化用正确的方式传递给消费者可以加强消费者对品牌的认知,进而形成对品牌的认可。

二、国内外企业档案营销实例

1.立足企业历史,讲好品牌故事

卡地亚是全球知名的珠宝品牌,除了其悠久的品牌历史,与欧洲王室之间的风流韵事也是卡地亚品牌令人着迷的地方,特别是温莎公爵那一段缠绵悱恻的倾世之恋更让人们对卡地亚珠宝趋之若鹜,而卡地亚珠宝也因为与皇室之间的种种故事而成为高端、尊贵的代名词。卡地亚还特别善于打磨品牌背后的故事,它在官方网站上利用其丰富的馆藏档案资源制作了可视化和可读性很强的品牌故事、经典系列的图文讲解和视频,世界各地的消费者可以通过互联网轻松接触到卡地亚珍贵的品牌档案,并且了解档案背后的故事和品牌价值。从企业档案中挖掘出的故事不是那些平常琐事,而是人们喜闻乐见,甚至带有戏剧色彩的故事。而这些故事因为档案的记录变得真实可信,消费者也更容易接受,进而认同故事中所表现出的品牌特质。

2.开办展览和展馆

可口可乐公司在亚特兰大建立的“WorldofCoca-Cola”档案馆已经是亚特兰大最热门的旅游景点之一。这不仅仅是一个拥有丰富馆藏的档案馆,更是一个互动式的博物馆。在这里你可以品尝到世界各地的可口可乐产品的口味,了解可口可乐的百年历史,还可以进行一些有趣的互动。通过复原1880年代可口可乐的冷饮机,游客体验到那个年代5美分一杯、加冰要多付1美分的享受可口可乐的别样感觉。

3.拍摄电视节目、电影

《圣罗兰传》《香奈儿秘密情史》《爱马仕的匠心》等电影将时尚品牌的产品和历史展现在观众面前,并且通过光影技术的修饰让档案的讲述更加生动、更加具有故事性。一些优秀的电视节目也为企业展示品牌档案提供了平台。《档案》是一档利用档案讲述历史故事的电视节目,具有鲜明的风格和广泛的受众。2013年5月30日,红旗H7鸟巢上市现场,中国第一汽车集团有限公司(简称一汽)将讲述红旗品牌发展历史这一环节,精心打造成北京卫视《档案》栏目的现场。通过电视节目让更多人了解到红旗品牌的历史,同时为新车造势。而可口可乐公司档案馆的馆长也积极利用自己的档案知识来讲述企业的品牌故事,积极参与脱口秀、历史频道、CNN等电视访谈节目为企业做宣传。电影和电视节目的艺术性可以对品牌档案进行合理的艺术加工,使得内容更加具有趣味性和观赏性。

三、企业档案助力品牌营销的策略

1.内容开发

(1)从企业档案提炼出品牌档案

企业档案包含的内容纷繁复杂,有人事档案、科技档案、会计档案等不同类型的档案材料,而要进行品牌营销首先就要将与品牌相关的档案材料提炼出来,形成体系化的品牌档案。红旗轿车隶属于中国第一汽车集团有限公司,一汽旗下品牌众多,而红旗是其中最为人熟知的明星品牌。一汽集团在进行档案开发利用时就将红旗汽车档案形成了单独的成体系的品牌档案。罗亦认为“品牌档案是品牌信息的集合,对品牌管理、品牌评价、品牌引进退出具有重要的参考作用。”将这些与品牌相关的信息集合起来,形成体系化的品牌档案,不仅有利于后期的补充,更为品牌档案的开发利用提供了便利的先决条件。

(2)外部营销:内容抓住消费者痛点

档案内容的开发不能变成品牌历史的介绍,要善于挖掘档案中所包含的故事,这些故事要能体现品牌的价值或特质。比如珠宝品牌背后的爱情故事可以无形中提升珠宝的价值,让消费者觉得这个品牌的珠宝就是爱情、忠诚的象征。而一些科技品牌通过讲述它们的产品对世界和行业带来的变革能够让科技迷趋之若鹜。在讲述品牌故事时不仅仅要在故事中体现出品牌的某些特质,而且这些特质要能够切中消费者的痛点,这样才能在他们心中确立起他们感兴趣的品牌形象。

(3)内部营销:企业内部品牌意识的建立

品牌营销不仅仅是在企业外部建立起品牌的形象,更应该首先在企业内部树立起品牌意识,培育品牌文化。思科档案馆的馆藏不仅有思科每一代的变革产品,还有历代印有思科口号的文化衫、员工参与活动的记录等等。思科作为互联网的开创者,在让外界感受到它的创新的同时,也让员工体会到思科这一品牌的创造力和活力。企业内部形成的文化氛围会直接体现在产品和服务中,进而将这种文化传递给消费者。企业内部品牌意识的建立最终也会潜移默化达到外部营销的目的。

(4)传承品牌的文化和特质

品牌从成立到逐渐发展会形成自身的品牌文化和特质,这是品牌与同行业其他品牌区分开的基础。比如MUJI凭借其一以贯之的简洁素朴风格受到年轻人的追捧,审慎而不失个性的态度也成为MUJI品牌的标志。档案的开发应该以品牌的文化特质为导向,思科档案馆就一直将“创新”作为它保存、开发、利用档案的指南,这也契合了品牌通过创新改造世界的品牌文化。在对档案进行开发时要时刻注意传承品牌的文化和特质,将体现品牌文化的部分凸显,这样开发出来的内容才能被消费者接受,并且保持品牌的辨识度。

2.展现形式

(1)以客户为主导

现在很多展览仅仅以文字、图片、音视频的形式向观众展现档案开发的成果,这种缺乏主动探索的单向接受形式不会给消费者留下深刻印象。因此档案开发后的内容展现应避免填鸭式的灌输,而是要以用户为主导,主动和用户进行沟通交流。就像卡地亚设置了珠宝工作室,让参观者近距离了解珠宝的制作过程,还可以和工匠进行交流,了解他们想要知道的有关品牌的内容。IBM会在档案馆的网页上积极回应手机用户的反馈,通过反馈对产品进行改进。以客户为主导要求档案工作人员要提高自身素养,能够有效和客户沟通,并且准确地将品牌文化传递给他们。

(2)注重可视化和趣味性

随着移动终端和数字技术的发展,人们对于内容展现的形式要求越来越高,因此档案进行开发后的内容展现要有较强的可视化和趣味性。目前电影产业的发展如火如荼,一部现象级的电影可以引起全球范围内的关注,正如三部香奈儿品牌的影片,借助档案资料从不同历史角度讲述了香奈儿品牌创始人可可•香奈儿(CocoChanel)的传奇故事,体现了她的前卫和高傲个性,以及她如何创造了香奈儿这一享誉世界的时尚品牌。人们从这些带有戏剧性的故事中能充分体会到香奈儿品牌中所蕴含的精神和文化,加深对品牌的理解。除了电影,广告片、电视节目也可以充分利用档案丰富的内容进行品牌推广,而在档案展览上,利用全景和虚拟现实的技术,人们足不出户就可以身临其境接触这些珍贵的档案。

(3)文创产品的开发

故宫文创产品的爆红引起了行业对于文创产品的开发热潮,同样是利用丰富的馆藏资源,企业档案馆也可以借助彰显其品牌文化的档案进行文创产品开发。迪士尼公司档案馆利用档案馆藏编写并出版了包含6500个词条的迪士尼官方百科全书。这本书包含了迪士尼的卡通人物、电视节目、歌曲、电影等迪士尼公司的所有标志性事物,以及这些事物背后的故事,可读性非常强。该书从1996年出版至今已经再版多次,消费者可以通过在迪士尼档案馆网站预定和书店购买获得这本书。迪士尼档案馆通过发行图书能够更系统地向消费者介绍公司的产品及文化,实现品牌营销的目的。利用档案开发文创产品,不仅能让人们在获得乐趣的同时建立对品牌的好感,而且也为企业增加了一项盈利点,能够带来更多的经济效益。

(4)自媒体的应用

营销档案范文3

【关键词】个性化营销;档案信息资源;开发利用;策略;用户

美国著名学者科特勒认为个性化营销是21世纪市场营销的最新领域之一。它产生于个性化消费经济时代,以提供特色产品、超值服务来更好地满足顾客需求。档案信息资源开发利用是对档案承载的信息进行采集、加工处理和输出的过程;是把静态档案信息转化为动态档案信息,提供给档案用户利用的环节;是实现档案的价值,服务于社会实践活动的关键性工作系统。档案信息资源开发利用与市场营销具有一定的相似性,都是根据用户需求,开发出某些产品,达到一定目的的过程。因此,个性化营销的理论和方法可以被应用于档案信息资源开发利用中,并为其提供一种新思路、新方法。

一、个性化营销

个性化营销是指营销方在与客户进行一对一沟通的基础上,精确了解用户具体需求,从而为其提供更好的服务和产品,将企业利益最大化的过程。传统的大规模无差异营销将低成本作为总目标,面向统一的大市场,提供标准化、无差异的产品和服务,从而达到规模效益的实现;即以所有群体都能接受的低价格来进行生产、开发、销售。该模式将特定市场中顾客的消费观念看作是一致的。然而,随着人们消费水平的提高,消费行为出现变化,趋于个性化。因此,个性化营销产生,它更加重视消费者的个性化需求。与传统的市场营销相比,具有以下特征:1.市场细分做到极致。个性化营销中,尽可能地将市场进行了细分,所有顾客都被看作是一个独立的市场,营销者需根据每个客户的需要来定制营销方式和内容。2.更多地关注顾客。即营销者进行营销活动时,需更加重视消费者和潜在消费者,而不仅仅是只关注企业目标利润。3.更加追求顾客占有率。传统市场营销追求市场占有率,容易忽视对老客户的维系。而个性化营销则注重在维护老客户的基础上,开发新的客户资源,从而提高其客户占有率。4.借助数据库进行营销。企业在采取个性化营销时,通常会建立顾客数据库,从而辅助营销工作的完成。在大众化消费时代,一个企业为一群消费者服务;在个性化消费时代,一位消费者有一群企业在为他服务。如同美国消费者协会主席艾拉马塔沙所说:“我们现在正从过去大众化的消费进入个性化消费的时代,大众化消费的时代即将结束,现在的消费者可以大胆地、随心所欲地下指令,以获得特殊的、与众不同的服务。”个性化营销,即企业空前关注人的个性释放及人的个性需求,营销者避开中间环节,直接与消费者建立个人化的联系,向用户提供个人化的产品和服务。 

二、个性化营销在档案信息资源开发中应用的必要性分析

由于档案信息资源开发利用与市场营销有一定的相似性,都是在掌握一定资源的基础上,针对客户需求,达到一定的目的,实现一定的目标。二者所针对的对象都是人,因此个性化营销这一理论完全可以被应用到档案信息资源开发利用中。根据当前我国档案信息资源开发利用的现状,档案用户具有新的特征以及档案部门所处的新环境,将个性化营销应用到档案信息资源开发利用中是十分必要的。

(一)传统档案信息资源开发利用的困境。1.服务被动。档案馆(室)长期以来主要为党政机关工作服务。自我封闭,因循守旧,安于现状,档案仍然给社会公众蒙上了一层神秘的面纱。因此造成了思路狭窄,盲目性大,方法手段少,工作重点不突出,档案利用范围小,数量少的后果。虽然近些年来档案部门在服务上有所提高,服务手段上有所改善,服务内容有所丰富,但是多年来“自我封闭”的传统仍未有太大改观。2.档案信息资源开发程度较低。档案信息资源开发利用模式较为传统,利用服务方式不够灵活,利用服务手段不够快捷,利用服务途径较为狭窄。这种传统的档案管理方式阻碍了档案信息资源开发,严重影响了档案用户利用体验。目前,由于受到档案利用局限性的制约,我国档案部门的许多档案资源的内在价值并未得到真正发挥,人们的档案信息需要很大程度上未得到满足。这大大影响了档案信息资源开发利用的发展进程。

(二)现代档案用户发生变化。在信息时代,档案用户发生了新变化,和传统档案用户相比,现代档案用户有了新特征:1.群体构成更加广泛。档案服务不再是面向部分专家、学者和政府官员的精英服务,普通民众对档案的需求越来越旺盛,甚至成为档案利用的重要一支。档案用户已经扩展到包括普通农民、技术人员、学生、市民在内的更广阔的范围。2.需求更加多样化。由于档案用户的构成变得越来越广泛,而不同的用户需求又有所不同,因此用户需求变得多样化。这对档案信息资源开发利用提出了巨大的挑战,采取何种手段才能满足用户多样化的需求成为档案部门面临的巨大课题。3.对网络更加依赖。互联网已经占据了大部分人的生活,人们越来越倾向于通过网络获取信息,用户对在线获取信息的需求越来越旺盛。由于档案用户发生了许多变化,档案部门如果仍以传统方式提供档案信息利用服务,恐怕难以满足用户的需求。

(三)档案部门面临着巨大的竞争。随着信息时代的到来,档案部门日益面临来自于其他信息机构的竞争。档案馆与其他信息机构(档案馆、图书馆、博物馆、大众媒体等)一样,都是信息的管理者和传递者,其基本职能都是为社会提供信息服务。这些信息机构虽然分工明确,但部分新产生的信息属性多样,使得不同信息机构所搜集的信息范围形成一定程度的交叉,从而造成信息服务的内容有所重合,这决定了信息机构之间的竞争。此外,信息用户的需求日益多元化和复杂化,为吸引更多用户和提升自身社会地位,信息机构之间的竞争在所难免。我国档案信息资源的利用率本就不高,用户忠诚度本来就低。面对日益加剧的竞争,档案用户更有流失的风险,这对于档案部门提升社会地位,发挥档案价值是十分不利的。因此,档案部门必须采取措施来提高忠诚客户的占有率。关注用户需求,为其提供个性化的档案信息服务成为吸引用户的有效方法。

三、个性化营销在档案信息资源开发中的应用策略

把个性化营销理论应用到档案信息资源开发利用中的结果即为个性化的档案信息资源开发利用。在学界对个性化营销的研究中,对其策略的研究和探讨已经较为透彻,可以将该策略应用到档案信息资源开发利用中来。

(一)用户策略。用户策略是指关注用户需求,以用户为导向。在档案信息资源开发利用中,用户策略表现为以下几点:1.提升用户档案意识。通过对档案服务对象进行档案意识、档案服务业务、档案内容等方面的宣传和介绍,开展档案利用相关知识的培训,可提高用户档案素质和利用档案的能力,有利于用户档案信息需求的表达。档案意识的培养可注重从档案的经济价值和社会价值、利用档案的政策法规、档案利用方法和技术、档案资源内容等方面着手。2.对用户进行分析,将目标用户群细分。对用户进行分析是建立在用户信息采集的基础上的。用户访问档案网站行为可反映出用户的兴趣、爱好、基本行为特征等信息,档案部门可对这些用户信息进行着重收集和分析。采集用户信息尤其需注意以下问题:一是获得用户访问网站的真正任务和目的,不仅是进行页面的浏览,而且看网站能否解决专门的问题。二是让用户把他们的感受、意见和建议明确地表达出来。三是找到真正的用户,辨别潜在用户群体。3.实施客户关系管理。客户关系管理不仅是一种管理理念,更是一种基于数据库的管理系统。它是一种旨在改善企业与客户之间关系的管理机制,它可应用在企业的市场营销、服务与技术支持等与客户相关的领域,其目标是通过提供更快速和周到的优质服务和产品来吸引和保持更多的顾客。通过该系统,营销者能有效搜集、追踪和分析每一个客户的信息,从而做出反应,最终选择适当时机、通过合适的途径、向特定的用户群体提供个性化的产品和服务。在档案信息资源开发利用过程中,可以对档案用户实施客户关系管理。首先可以引入客户关系管理的理念,通过提供更加快速和周到的优质档案信息服务来吸引和保持更多的客户。其次可以将客户关系管理软件应用到档案用户分析中去,稍加改进,使其能够辅助档案工作人员进行用户需求分析。

(二)产品策略。产品策略是指在对用户需求进行分析的基础上,开发出个性化的档案产品和提供个性化档案利用服务。个性化的档案开发产品是最大限度地满足最多用户的使用实效及心理诉求,例如美国国家档案馆网站为教师和学生专门开辟的教学资源模块。美国国家档案馆使用数字教室来实现档案网站的教育功能,“数字教室”为研究者、教师以及学生提供了丰富的原始文献。美国国家档案馆网站的“数字教室”每月都会接受数千名师生的访问。1997年,“数字教室”被美国国家人文学科基金会、大学生学校理事会评为人文学科最佳教育站点之一。个性化档案利用服务是实现个性化档案开发产品价值的辅助手段,是产品增值的重要方式,例如档案信息个性化定制服务。档案信息个性化定制服务是在剖析用户档案信息需求的基础上,主动向其推送档案信息,从服务内容到服务网络都紧紧围绕用户需求,突出个性化。档案信息定制服务主要提供个性化内容定制、个性化档案信息检索定制、个性化服务推荐功能等。

(三)渠道策略。互联网的迅速普及与应用,为档案信息资源开发利用个性化提供了良好的工具。在网络迅速发展的今天,档案信息资源开发利用个性化成为可能。档案信息服务人员可以通过E-mail、社交软件、网络会议等形式进行实时沟通,从而真正准确获取用户的需求和意图,调整档案信息资源开发的内容及服务的形式,从而有效提高服务质量。同时,互联网成为传递个性化档案信息产品和档案信息服务的媒介。除此之外,互联网还扮演了媒体的角色。档案信息部门可以通过互联网广泛宣传档案信息产品及其服务。

(四)宣传策略。在完成个性化档案信息资源开发利用工作之后,通过宣传,让广大用户知晓尤为重要。宣传档案信息资源开发利用的成果可以充分利用新媒体技术,例如档案网站、博客、手机、网络电视等。传统的档案宣传方式(如报纸、期刊、广播等)在不同程度上存在着深度揭示不够、影响范围窄、形式呆板、更新缓慢等缺陷,致使档案宣传效果不理想。以微信、微博等为代表的新兴媒体的出现,打破了传统媒体宣传的局限和弊端,使得公众获取档案信息资源更加方便快捷、程序更加简单优化。

(五)资源策略。档案信息资源建设是档案信息资源开发利用的前提和基础。目前我国档案馆内保存的档案来源过于单一,结构不合理,内容不完整,如党政机关档案远远多于基层企事业单位的档案;行政管理类的档案也多于科研机构的档案;党政机关和企事业单位的档案多于私人档案、家族档案;档案馆内保存的档案不具有地方特色;新中国成立以后形成的档案较多,而新中国成立前的历史档案偏少;文书档案占据了档案馆藏的大半江山,其他类型的档案,如科技档案、专门档案少之又少;纸质档案居多,照片、录音带、计算机磁盘等新载体档案偏少;除此之外,对电子档案的收集也明显不足。这些都严重制约了档案信息资源开发利用。因此,我国必须进行档案信息资源建设,不断丰富和优化馆藏,注重对特色档案的收集和积累,开发馆藏资源,促进档案信息资源开发利用个性化。

四、结语

营销档案范文4

1理顺体制依法规范

企业营销档案作为企业档案中的一个新成员,是企业经营发展的原始记录和万史见证,不仅有现实利用价值,而且具有长远保存价值C做好企业营销档案工作,将对企业经营建设的长远发展产生深远影响。当前,由于缺少经验,电力系统营销档案管理工作存在不少问题.主要表现为管理体制不理顺,造成档案管理较为混乱。普遍存在问题有:各类台帐用圆珠笔书写,不符合档案管理的要求;单位领导对档案工作重视不够,表现在档案工作未列人领导、专责、兼职档案员岗位责任制中,未列人一把手工作日程;电费、用电检查客户档案分散存放,不便工作;用电检查档案未整理,分散在个人手中,不符合档案集中管理要求;部分新增用户没有工作单.和原始档案,影响核收电量、用户建档工作;供用电合同、电费协议没有归人客户档案中;一户一表改造工程档案不完整,缺用户改造协议、用户明细、收款收据;已处理的用电检查工作单、杂项工作单、已实施的停电通知单、客户违约处理单没有及时归人客户用电档案中;电费凭证、帐簿、报表、银行对帐单应填写项目不全现象,个别单位有电费帐目记帐不全现象;年度经营活动分析、用电综合年报、线损报表、承包书、工作计划、年度总结未集中管理;技术台帐、技术资料的不完整、不规范的现象;部分大客户月电档案没有箱变原始档案;用电普查资料不全;移交、合并的营销单位,存在没有合并前单位的用户资料,造成用户资料的流失;营配合一的一单位,配网、农网档案流失严重,没有技改项目档案;机构改革后,各营销单位没有设档案人员的编制,兼职人员工作多,一岗多职,是营销档案管理不善、大量流失的主要原因;新增用户没有及时将客户侧的客户档案移交给营销单位,造成营销单位不能及时核对电量.上卡抄表;各类台帐、资料、表格用纸不规范,表格内容设计不全,造成每个单位都不统一;各营销单位,对各班组形成的技术资料、台帐没有监管措施,形成班组资料不全现象;在一个单位,涉及各专业走流程,但没有交接手续,造成资料流失没人过问;使用<用电管理系统》的单位,录入的用户数据不全、不准确,造成不能生成数据表格,系统功能没有合理使用。

目前,营销档案一般由各营销单位自行管理,个别单位的营销档案还散存在个人手中,造成档案资料多家保管、多处存放,极易丢失和损毁。鉴于此,应当从组织领导、保管条件、人员配备、经费保障以及其综合开发利用等诸多因素考虑。营销档案还是由档案主管部门、营销业务主管部门对各门类营销档案实行统一领导、统一制度、统一标准的实体综合管理为最好。一则可以充分发挥档案主管部门营销业务主管部门的组织领导作用,便于协调各方面的工作关系;二则能带来人财物的节省,并确保营销档案的齐全完整;三则有利于营销档案的规范化管理及综合开发利用。为此,应依法成立统一的档案工作领导小组,配备专(兼)职档案人员,明确职责分工,形成全局统一的营销档案管理网络体系,保证企业营销档案工作与企业建设同起步,同规范,同发展。

2主动介入强化指导

档案部门面对档案工作的新领域,不能“坐、等”上级业务主管部门下发文件、提出要求后再去开展工作,而要以全新的服务理念,主动出击,依法规范营销档案与企业经营建设同步发展,以保证档案服务的时效性和主动性,否则极易造成工作上的被动和重复浪费现象。针对小城镇建设中形成的各类档案涉及部门多、内容广、技术要求高、收集难度大等现实困难,档案部门应切实加强业务指导,具体_L作中,重点突出“三个狠抓、三个提高”。一是狠抓业务培训,提高档案人员的专业素质和业务技能,采取专题培训上岗培训、以会代训等形式,组织相关档案人员认真学习档案法律法规、学习档案专业知识、学习贯彻上级的各项规范性文件,同时结合外出参观学习,从思想上提高认识,业务上提高技能,这是做好档案工作的前提;二是狠抓材料收集,提高归档率和完整率。档案部门要指导各有关单位结合自身实际,制定出具体的归档范围和保管期限表,建立健全各项档案管理制度,并将档案工作列人有关人员岗位目标责任制,与经济效益挂钩,以此来控制归档材料的收集关口,确保文件材料的归档率,完整率达到98%以上;三是狠抓规范整理,提高管理水平和利用率。指导综合档案室实行统一领导、统一制度、统一标准的集中规范化管理,提高管理水平;并积极指导档案信息的开发利用工作,让营销档案在企业经济建设中发挥更大的作用。具体建议如下:

2.1,对营销档案的总体要求:

2,1,1各营销单位的专、兼职档案员负责本单位的营销档案、资料、卡片、图纸的收集、整理、归档、统计、保管、利用工作;参加客户工程的竣工验收会、经营分析会、生产例会;开展对班组营销档案业务的指导、培习l!、考核工作。

2.1.2各营销单位应建立健全客户报装、用电、户表改造、电费、经营、计量、配网、农网档案,各类档案集中统一管理。

2.1.3各营销单位应将本单位年度电费凭证、电费总账、明细账、报表、银行对账单、年度营销报表、线损报表、分析、总结按照档案管理要求整理后,向本单位档案保管部门集中归档保存。

2.1.4各营销单位应将本单位年度工作计划、总结、安全经济承包责任书、会议记录按照档案管理要求整理后,向本单位档案保管部门集中归档保存。2.2对客户档案的要求

2.2.1客户档案应按一户、一账、一卡建立,每户以户号区分。

2.2.2客户档案整理步骤:收集客户档案,剔除金属物,客户文件材料大小以A4规格纸为标准,不符合A4标准的需粘贴;按客户档案文件形成时间顺序编写页号,填写卷内目录、打印案卷封皮和备考表,装订成册。

2.2.3客户档案的组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点。保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。2.2.4客户档案的质量要求:字迹清楚,工单清晰。图表整洁,签字手续完备;需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(如:纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制,必须用碳素笔或蓝黑钢笔书写(计算机打印件除外)。#p#分页标题#e#

2,3对客户报装档案的要求

2.3.1客户工程是指由客户出资自建的受电装置及线路工程。

2.3.2对315KVA及以上客户项目工程竣工后,形成的客户档案,在客户装表通电一个月内,由市场开发所档案员负责向营销单位提供完整客户档案正本一套,各营销单位按户号将客户报装竣工档案归人客户用电档案中,保证其完整性。

2.3.3对3巧KVA以下客户项目工程竣工后,形成的客户档案.由营销单位档案员负责建立完整客户档案正本一套,并按户号将客户报装竣工档案归人客户用电档案中存档保存。

2.3.4对50KVA以下客户项目工程竣工后,形成的客户档案,由各营销部负责建立完整客户档案正本一套,并按户号将客户档案归人各用电客户档案中存档保存。

2.3.5各施工单位对客户自建工程档案资料,应按照档案管理要求,对客户施工资料进行收集、整理、立卷、移交。

客户报装档案的验收要求:要确保客户档案工作与客户项目建设同步进行;要确保客户档案的完整、准确、系统;归档的客户档案的文件制成材料符合客户档案的质量要求,文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

2.4对客户用电档案的要求

2.4.1客户用电档案应按一户、一帐、一卡建立,每户以户号区分。按客户档案文件形成时间顺序编写页号.填写卷内目录、案卷封皮和备考表,装订成册,按户号大流水排列。

2.4,2用电客户档案内容包括:客户申请,客户申请报装单,工程勘测单,客户委托书,营业勘测单,试验报告,工程施工登记表,安装调试记录,客户箱变资料,工程竣工验收报告,工程验收工作单,新装增容工作单,用户用电档案单,违约用电、窃电、客户设备缺陷整改用电检查单,杂项工作单,违约用电、窃电处理通知单,供用电合同,电费交纳协议,欠费还款协议,违约金还款协议等。

2.4.3应将已实施的用电处理单,停电通知单.违约减免申请表,审批意见单,退减电量电费核算工作单,报停、启用、轮换表、拆表、新装增容单,事故处理工作单按户号放人客户用电档案中,保持档案的延续性。

2.5对客户用电技术资料的要求

2.5.1各类专业、设备台帐、记录、卡片、报告、资料、图纸等技术资料应按档案、定置管理要求进行整理,做到台帐资料与现场实际相符,要随设备变更而定期核对。

2.5.2应建立健全用电检查、电费电价、计量、户表台帐。

2.5.3用电检查台帐包括:《专变用户台帐》、《公变用户台帐》、《零点报表复查台帐》、(新装增容台帐》、(客户用电设备预防性试验台帐)、(客户谐波管理台帐》、(客户无功补偿台帐》、《窃电查处台帐》、《故障及差错处理台帐》、《临时用电客户台帐》、《客户自备电源台帐》、《双电源客户台帐》、(违章用电处理台帐》、《客户事故调查统计台帐》等。

2.5.4电费电价台帐包括:《拆表销户台帐》、(电费违约金减免台帐》、《电费违约金冻结台帐》、《电费电量退减台帐》、《催费台帐》、(电费差错台帐》、《欠费台帐》、(电费电量异常波动台帐》、《有表无卡.上卡明细台帐》,,2.5.5计量台帐有:《电能表(互感器)装(配)表台帐》、(领表(互感器)台帐》、《电能计量器具资产总帐》等。

2.5.6户表台帐有:《95598及各方举报投诉统计台帐》、《户表施工、已交费、未上卡户数统计台帐》。

2.5.7客户用电技术资料的质量要求:各类手工书写台帐、应用碳素笔或钢笔书写,不得用圆珠笔书写;各类微机台帐,应统一用A4、A3纸打印,左侧装订;各类工作单、表格、台帐、报表的印制,统一为A4、A3规格。

2.6对营销经营档案的要求

2.6.1各营销单位应将本单位年度经济活动分析、用电销售综合分析表、售电分类情况统计表、各类营销报表、可靠性工作总结、报表等集中统一管理并归档保存。2.6.2各营销单位应将本单位年度工作总结、会议记录、承包责任书集中统一管理并归档保存。

3上下联动齐抓共管

实践证明,档案工作受多方面因素的影响,要抓好营销档案管理工作仅凭档案部门自身的力量是远远不够的,必须大力联合其主管部门及相关业务主管部门共管共抓,齐心协力,才能取得事半.叻倍的成效。一方面,档案主管部「J应主动加强与营销业务主管部门的工作联系,定期进行工作交流和沟通,共同研究措施,共同抓好监督与指导;档案部门应重点制定关于企业营销档案管理规范制度,指导帮助各营销单位制定营销档案工作总体发展计划,负责对专兼职营销档案人员的业务培训工作,以及开展业务咨询指导服务;营销业务主管部门应在加强组织领导、理顺管理体制、人员配备、经费投人、科学管理等方面,积极配合档案部门把营销档案工作抓好,落到实处。另一方面,在业务上加强与计划、生产、施工等相关部门的工作协调,积极联合他们共同抓好对各营销档案的监管工作,以充分发挥其业务主管部门的职能作用和财力物力优势,从各方面激励和督促各营销单位依法建档、管档和用档,从而,为促进档案工作的健康发展营造良好的大环境。

4与时俱进注重开发

营销档案范文5

关键词:高校档案;电子档案;利弊分析

信息时代的热潮扑面而来,数字化校园建设工作也有条不紊地开展着。高校在日常的教学管理过程中,形成了大量电子文件,这些文件成为宝贵的教学资源、档案资源,具有较高的利用价值,这些电子文件以磁盘、光盘等化学磁性材料作为存储载体,被称为电子档案。一般而言,电子档案主要包括电子报表、电子文件、电子信息等多种形式。电子档案源自日常教学、管理、科研等活动,这些电子文件内容丰富、形式灵活,不仅能体现出当前学校的教育与科研水平,也能为教学创新与改革提供有力支撑。本文将对高校档案管理中电子档案应用的利弊分析及建议展开探讨。

一、高校档案管理中应用电子档案“利”分析

高校档案管理是一项系统而烦琐的工作。档案资料通常包罗万象,涉及学校育人活动的方方面面。例如,人事管理、科研工作、学生管理、财务结算等均囊括在档案资料当中。在信息化时代,纸质档案管理在管理效率层面的不足逐步凸现出来,而电子档案管理的优越性愈发凸现。具体表现如下。

(一)实现档案资料的高效、快捷、准确的归档

随着自动化办公与管理已经成为发展的主流趋势,高校在日常教育教学、科研活动、学生管理过程中形成了大量电子文件,成为记录校内各个部门的真实活动的“有效记忆”,其信息内容具有较高的保存与利用价值。电子档案管理具有高效、快捷的特征,这种特征体现在多个方面。一是,只需要在检索栏准确输入关键词,短短的一两秒钟之内,用户就能找到自己需要的电子文件;二是,在网络传输技术的支撑下,电子文件的利用率得以提升;三是,电子文件实现了多种类型信息的集成化,除了最起码的文字以外,还包括音频、视频、图片等内容,能使人更加准确、全面地了解问题。总之,与纸质文件相比,电子文件独具优势,高校档案管理也应该紧紧跟随时展步伐,向着标准化、数字化、系统化的方向发展,完整无损地保存这些电子文件。为了达到这一目的,档案管理部门要将电子文件进行汇总,按统一的格式与目录进行整理,将其上传至档案室,但一定要保持电子文件的真实性,不得直接从网上下载,分门别类地整理好之后存入光盘。

(二)减少档案工作人员的精力消耗

档案管理人员在对这些电子文件进行管理的过程中,每接收到一份文件,就应该适时对其进行分类,不仅要标注主题词,还要标明文件号、档案号、分类号。后期用户要查找或使用这些文件,只需要提供主题词、档案号等信息,就能快速找出相应的文件,能帮助档案管理人员卸下沉重的工作负担,降低其劳动强度,使他们能将更多的精力用于提高管理质量上。

(三)促进档案管理工作人员整体素质

伴随着办公自动化的普及,在日常教科研管理过程中,生成了许多电子文件,能为后续工作的开展提供素材与依据,能否保管好这些电子文件,成为档案管理工作的重点所在。电子文件与纸质文件属性不同,管理模式与方法也截然不同,这就向档案管理人员提出了全新的要求,既要牢固掌握档案管理知识,也要适时更新自己的知识体系,不断吸收新的信息技术成果,如,计算机软件的使用技术、设备维护技术等。同时,档案管理是一门综合性学科,却也属于边缘学科,涵盖面广、涉及内容多。在电子档案应用中形成了对档案管理工作人员素质的新要求,即要求档案工作人员具备良好的职业修养,高度的责任心,较强的服务意识,较高的信息素养和信息服务能力,努力为各个部门工作的顺利开展提供服务,切实提高档案管理水平。

二、高校档案管理中应用电子档案“弊”分析

在高校档案管理中运用电子档案的优越性显而易见。但是,在实际运用过程中,也凸显出一些不足。具体体现在如下三个方面。

(一)无法对电子档案的原始性进行准确确定

办公自动化的发展,对学校教育与管理工作产生了革命性影响,各种原始资料、过程性资料都是以电子化的形式存在,文件内容更加丰富、灵活,虽然没有正本与副本的差异,但上传到办公数据平台之后,档案管理人员、各个部门的工作人员都可以查找与使用这些信息,提高了资源利用率。在使用过程中,用户可以围绕自己的工作需要,在系统平台中重新对文件进行分类,难以确定电子档案的原始性。

(二)电子档案的完整性容易受物理因素影响

电子文件的完整性体现在两个方面,一是要确保每一份文件中的数据无缺损,二是各种存在一定联系的文件数量的齐全。然而,电子文件是以磁性物质为载体进行存储的,这种存储介质向环境提出了较高要求,如,温度、湿度、避光、避磁场等,一旦控制不好这些条件,其保存寿命就会缩短。

(三)电子档案存储介质存在损坏风险

电子档案的存储是以数字的形式存在的,但各个部门在日常运营过程中所运用的软件不同,所形成的电子档案格式也存在着一定的差异,对电子档案进行管理,一定要为用户使用提供方便,这就需要运用软硬件平台进行内容还原,转换成用户可以直接阅读的格式,但由于多台电子计算机、不同的应用软件并不兼容,信息转换存在着较大困难,如果无法正常打开文件或不能显示,电子档案就失去了可读性。

三、电子档案在高校档案管理中的运用建议

在对高校档案管理中运用电子档案的利弊展开分析基础上,现对将电子档案运用于高校档案管理提出一些建议。具体如下。

(一)建立规范的操作流程,杜绝操作层面的风险

高校档案工作人员在进行电子档案归档、整理以及管理工作过程中,必须严格按照规范的操作流程进行。因此,高校应开展档案工作人员岗前培训,强化职业道德教育,确保其电子档案管理操作流程的规范性,避免粗线文件损坏或文件丢失等问题。同时,也可以有效地防止因人为原因造成的档案遗失或档案遗漏等问题。

(二)完善高校网络环境建设,确保电子档案管理工作环境的安全性

首先,高校应从硬件和软件层面对电子档案管理系统予以升级,确保其安全性。同时,应当定期对电子档案文件整合和多重备份,避免出现因软硬件损坏而造成的档案信息的丢失。此外,应当完善电子档案管理的安全保障体系建设,包括数字认证、病毒防范等各个方面均应增加权限限制,防止出现人为恶意窃取档案资料。

(三)注重电子档案管理与传统档案管理的紧密结合

高校一方面应当加强提升高校的电子档案管理技术,发挥电子档案管理在管理效率,档案利用等方面的重要作用。另一方面,应当注重电子档案管理与传统档案管理的紧密结合,实现双重保障,确保高校档案管理工作的健康有序进行。

四、结语

电子档案是信息化高速发展的必然产物,以微缩胶片、光盘等为载体对高校各个部门工作过程中产生的资料进行储存,存储密度大、占用空间小,给日后其他用户的使用带来了方便,使传统档案管理工作中的不足得到了有效弥补,减少了档案管理人员的体力劳动,提高了管理效率。种种优势使电子档案成为高校档案管理当中无法回避的问题,因此理应加强对电子档案的研究。

【参考文献】

[1]王晓琴.高校档案管理中电子档案的应用利弊分析[J].兰台内外,2018(4):49-50.

[2]雍莉.高校电子文件档案化管理利弊分析及对策[J].黑龙江档案,2013(5):65.

营销档案范文6

关键词:大数据时代;人事档案管理;挑战;途径

对于高校而言,大数据为其提供了发展机遇的同时,也使其面临着较大的挑战。高校人事档案管理是高校开展日常管理工作的关键,提高人事档案管理有利于高校工作的顺利实施,对于提高高校管理效率具有重要意义。在大数据时代下,高校应该把握机遇,紧跟时展步伐,借助网络信息化技术实现高校人事档案管理水平的全面提升。

一、大数据时代的涵义

(一)含义

大数据(bigdata),来自于IT行业专业术语,主要是指在数据搜集、管理、处理过程中难以采用普通信息工具完成,需要建立在新处理模式基础上实现的数据处理,新处理模式在洞察力、决策力、优化力方面较强,可以实现信息资产的高效、多样、海量处理。

(二)特点

从大数据含义可知,主要是运用新处理模式实现的数据处理,其特点主要表现为这几方面:首先,大数据的核心特点是数据信息量大。随着科技发展,计算机的运算能力大幅提升,与之对应的信息储存量也相应提升,在现有阶段,常见计算机存储计量单位为TB(1TB=1024GB),对于商业公司而言,其计算机硬板储备量一般以EB作为单位(1EB=1048576TB)由此可见,现有计算机数据储备量是非常大的,同时数据处理、交换水平也大幅提升,能够实现对数据的海量处理,这是之前计算机所难以达到的。其次,数据类型多元化。在网络信息时代,数据类型呈现多元化趋势,不仅包括日志、图片等信息,还包括视频、音频等内容,数据类型不同对计算机处理要求是不同的,需要更高的处理器来满足多元数据信息的处理需求。再次,有效数据相对较少。尽管数据量大幅增加,但是数据价值却并未提升,相反数据平均价值性却呈下降趋势,这就导致必须要通过数据处理技术来对海量信息进行处理,并从中找出具有价值的信息,这对系统要求较高,需要利用大数据技术予以挖掘。最后,数据处理效率高。在大数据时代,尽管数据量大,但是数据信息处理技术较强,用户能够根据自我需求,快速找到适合自己要求的数据信息,在数据处理效率方面更快。这是传统数据处理技术所难以达到的。此外,数据真实性也是大数据的主要特点,所有数据通过网络技术能够进行追踪,在确保数据安全性、真实性方面具有重要作用,能够有效提高数据的价值性。

二、大数据时代下高校人事档案管理面临的挑战

(一)人事档案数据搜集方面遇到的挑战

基础数据搜集是高校人事档案管理的重要内容,也是实现数据信息有效管理的基础前提。高校数据信息相对较多,学生、职工数据信息均需要进行搜集、管理,人事档案信息类型包括三个层面:首先,对现有教职工信息数据的搜集管理,这部分教职工是高校开展日常教学工作的核心,需要重点管理;其次,离职教职工的信息管理,在市场经济环境下,教师与学校之间也属于合同关系,教师可以根据自我发展、规划选择合适的高校参与工作,因此,离职教师档案在高校人事档案中也占据很大一部分,需要做好管理;再次,退休教职工数据信息管理,这部门教职工为高校教育事业做出了巨大贡献,退休后依然享有相应的福利待遇,高校需要做好管理。根据高校人事档案特点可知,信息数据类型相对多元,而且数据量大,而多数高校在档案管理中依然采取传统管理模式,将纸质档案作为核心,这就导致数据信息在搜集、处理当中效率较低,制约了高校人事档案管理的发展。高校想要实现数据化管理任务相对艰巨。

(二)档案管理方面遇到的挑战

档案管理是档案信息价值有效发挥的重要途径,从目前来看,高校在人事档案管理中依然采用的是传统管理模式,在档案查询、管理过程中,人工查阅是主要模式,这种模式效率较低,而且管理质量相对有限。人事档案是对个人过往的有效记录,数据的准确性能够帮助档案使用者更好地了解这个人的状况,同时,也可以根据一个人的现有情况对其数据信息进行补充。在大数据时代,传统档案管理模式难以满足现展需求,需要加强大数据技术的投入力度,通过信息技术对档案进行转化,构建电子档案来实现对数据信息的高效管理。对于高校而言,如何通过信息技术实现档案管理是其目前面临的主要挑战。

(三)档案服务方面遇到的挑战

档案管理人员是档案服务的主体,其服务理念关系着服务的最终水平,从目前来看,高校档案管理人员并未意识到档案服务的重要性,服务意识相对薄弱,服务主观能动性不足,很多服务人员在档案服务中相对被动,这也导致人事档案难以发挥最大利用价值。在大数据时代,高校人事档案管理人员服务理念已经难以适应高校发展需求,制约了高校档案的利用率,这也成为高校档案管理面临的主要挑战之一。

三、大数据时代下高校人事档案管理的优化途径

(一)实现人事档案管理模式的不断优化

人事档案管理机制决定着档案管理效率,所以,在人事档案管理活动中必须要重视档案管理机制的优化。尽管,在现阶段高校构建有对应的人事档案管理机制,但是这些机制是在传统管理模式下所形成的,难以适应大数据时代的发展需求,很多机制在实践当中难以运用,而且问题较为突出。因此,对现有档案管理模式实施优化迫在眉睫。首先,要构建完善的管理机制,明确管理人员的职责,切实保障各项制度措施能够有效落实;其次,在实践当中对人事档案管理模式进行检测,及时发现其存在的不足,并进行优化,使其更好地满足现实发展需求;再次,提高人事档案人员管理素质,使其具备信息化管理水平,实现档案管理效率的全面提升。

(二)完善信息管理机制,对数据库实施优化

在大数据时代,数据信息是相对庞大的,这就需要对信息管理机制进行完善,提高信息管理效率。数据信息处理是在数据库的辅助下所实现的,数据库也是数据保存的重要环节,所以,优化数据库至关重要。第一,做好人事档案信息的保密工作,人事档案信息涉及个人信息,因此,在数据处理过程中必须要保密。对于个人录入内容,要实行开放处理,让个人能够及时查阅自己录入的数据信息,并对信息进行完善,确保档案数据的真实性、完整性。第二,加强对人事档案管理的重视度。想要提高人事档案管理的信息化管理水平,就必须要转变管理人员思想意识,提高对档案管理的重视度。高校可以通过宣传、培训的方式来增强档案管理人员的重视度,不断完善自我管理能力,更好满足人事档案管理需求。

(三)构建完善的人事档案的信息化管理体系

在大数据时代,高校必须要紧跟时展步伐,推进人事档案管理的信息化建设,构建一个完善的数字化档案管理中心,以实现档案管理的信息化建设。首先,要完善基础设备,在网络、计算机方面加大投入力度,同时要引进或者构建高效的人事档案信息管理系统;其次,要加强人事档案管理人员的核心素养,通过培训或者人才引入来将传统档案转化为数字化档案,提高档案的利用率;再次,要做好信息数据上传的监管工作,确保初始数据传输的准确性、完整性、规范性,以更好满足系统处理需求。最后,信息搜集、管理在人事档案信息化中作用显著,必须要对这些内容进行规范。对于高校而言,人事档案管理较为复杂,需要部门之间相互协作,确保整个网络体系的有效构建,要通过部门配合来确保基础数据信息的有效录入,保障人事档案数据的完整性。此外,人事档案管理的主要目的之一是满足高校的使用需求,因此,在档案信息使用方面必须要制定统一规范的标准,提高使用效率。在大数据模式下,实现数据的预测、发现才是最终目的,对于人事档案管理而言,不仅要有效满足教职工信息检索需求,而且要提高服务效率,提高档案的利用价值。尤其是在激烈的市场竞争中,人才是关键,高校必须要充分利用人事档案信息,挖掘人才,重用人才,为高校发展储备更多的人才,实现高校的长远发展。

四、结语

在大数据时代,信息能够产生价值,如何提高数据利用率,发挥数据价值是市场各主体所探索的主要内容。对于高校而言,通过人事档案信息化管理的优化,能够更好挖掘人才、培养人才、吸纳人才,实现高校教育工作的全面提升。因此,在高校人事档案管理中,构建科学完善的人事管理体系尤为关键。本文在研究中,以大数据作为背景,探究了现有阶段高校人事档案管理发展中面临的挑战,并根据挑战为其制定了优化策略,希望能够为高校人事档案管理水平的提升提供参考依据。

参考文献:

[1]朱舒然.高校人事档案数字化转型的问题与策略[J].山西档案,2018(05).

[2]杨碧倩.大数据背景下高校人事档案管理面临的挑战及策略[J].管理观察,2018(10).

[3]赵子叶.基于大数据思维下对高校人力资源管理的人事档案信息化建设的探讨[J].品牌研究,2018(05).

营销档案范文7

关键词:电子档案;档案管理;发展;影响因素

引言

科技在进一步地发展,由于传统的档案管理有许多的不足,包括:难以保存、难以查询、占用空间、管理步骤繁琐等,所以在办公电子化的现在,档案管理电子化越来越成为发展趋势,通过对其相关影响因素的分析可以帮助推进电子档案管理。

一、电子档案管理的现状

目前大多数的高校都开始涉及到电子化的档案管理,特别是随着目前文件的电子化趋势,档案管理的电子化也顺理成章,但是由于种种不足的存在,高校电子化的档案管理发展正在减缓,电子化档案管理的推广受到阻滞,主要是涉及到传统的观念固定化,一般来说大家还是习惯于打印出相关文件的进行保存管理,本质上认为纸质的档案更为可靠。电子档案管理需要较为专业的大型的电子计算机,需要大量的储存空间进行文档的储存。但是,目前软件的发展还不够成熟,相关的档案管理软件难以进行多方位的对接,不利于系统的对接,难以将文档统一管理。由于这种种的原因,电子档案的管理发展十分不成熟,特别是现在的时候经费有限,在档案管理方面的经费总是不足的。加上平时档案管理涉及的人员众多难以找到负责的部门,而电子化的档案管理的优势在这样的状况下显现不明显,其发展进一步受到阻滞,电子档案管理难以大面积推广实施。

二、电子档案管理与传统档案管理的比较

(一)电子档案

电子档案管理的优势主要是节省大量的空间、便于保存查询以及文档备份。档案电子化可以将大量的资料进行压缩,储存在网络中或者是硬盘里,节省了传统的储存空间。电子化的档案不会受到传统的物理因素的破坏,可以长时间地进行保存。由于档案电子化,档案进行备份就显得十分地方便,不需要复印手抄等步骤就能够进行备份,档案管理的步骤越发简洁。电子化的档案管理在系统中的查询也很方便,只要线上申请就可以进一步地查阅,所以电子档案的管理拥有极大的优势。唯一受到质疑的就是电子化的档案一旦受到外来的攻击,资料便可以简单地被窃取。

(二)传统档案

传统的档案管理需要纸质的文件,也需要大量的文件袋,使用大量的资源,需要大量的储存空间,一旦受潮、有蛀虫,文件将有不可逆的损伤,难以修复。例如,我们常常在从新闻里看到的消息,某人因某事需要查询档案,但是,一场大火已经使所以的资料付之一炬,难以查询。这样的事故在电子化的档案管理中就可以避免。在传统的档案查询的时候需要进行申请,部分非公开的资料需要得到相关的纸质证明才能够查阅,这就一定程度上降低了工作效率。同时,档案管理人员需要不断地进行整理,对于已经保存好的档案需要定期整理、查看。新保存、收纳的档案要归类编号,统一管理。管理工作量也相对较大。

三、电子档案管理发展的影响因素

(一)相关硬件设备

为了保证电子化的档案的储存,精密的硬件设备在电子档案的储存管理中是十分重要的,特别是大量的数据,需要较大的空间进行储存,储存设备是相当重要的,另外比较好的硬件设备可以保证在操作的时候不容易出现问题,保证文档传输的顺利。同时,需要有备份的硬件,对已有档案进行备份保存,一旦硬件出现损坏可以迅速替换,不阻碍正常的档案收存保管和调阅,保证工作顺利进行。

(二)对接软件的研发迟滞

软件是文档管理电子化的最关键的地方,特别是要与各种办公软件系统进行对接。成熟的系统对于档案的管理是事半功倍的,但是目前为止除了个别的办公软件应用比较广泛外,其余的软件过于庞杂,为了使这些文件能够与文档管理的软件对接,就需要在软件的开发上投入巨大的力量,使得各式的软件就能够进行文档传输,对相关的文档进行编号保存。或者可以根据相关的逻辑设立文件树,便于查询。如果软件真的能够开发成功便能够广泛的应用。高校中的大量的人员也同时有对应的大量的资料,加上各类事物繁杂纷乱,文档众多,应用软件管理起来方便许多。在查询文档资料的时候,软件可以进行权限等级的设置,由上传者进行设置,这样便可以在权限范围内进行文档的调阅,最重要的是调阅档案可以记录调阅人员相关时间,有无复印等进行操作跟踪,保证档案的安全万无一失。各种电子化档案管理软件所需要具备的功能完整适配对接是比较庞大的工作量,相关软件的研究人员较少,软件的研发程度低,已研发的功能不足,造成没有适合的软件进行应用。

(三)传统观念的改变

一般来说,大家认为档案管理还是纸质的比较保险,特别是在信息化的当下,网络危险也仍然存在,且威胁较大。所以对于电子文档的保密也是比较重要的。加上大家一贯以来养成的习惯,档案管理就是需要文件的纸质版,分类编号保存,调阅的时候进行申请,申请完成后方可调阅,或许还要在监控下进行,就算是普通的文件也需要记录,工作十分繁琐。在长久的保存中,还需要对纸质的文档进行保养,防止蛀虫危害文档,造成不可逆损伤。

(四)专业人员的缺乏

档案管理方面需要有人不断地对档案管理科技技术进行学习,学习最新的软件系统,最好是有能力进一步开发更便捷的软件系统。但是目前从事相关工作的几乎都是中老年人,他们的思想上还停留在纸质化档案保存时代。但是目前很多高校都有档案管理专业,只是人数比较少。再加上本身可能毕业后从事相关行业的人就更加少了。在高校的档案管理中专业的档案管理人才少之又少,一方面专业的人才本身就很少,另一方面高校在档案管理方面的资金投入比较少,很少有专门的招募档案管理人才的,对于档案管理的发展缺乏足够的重视,不会专门为档案管理花费精力。

(五)资金投入比较少

档案管理方面在高校的资金规划中很少考虑到,很多设备的更新换代都不及时,再加上档案管理人员缺乏,不够专业,难以跟上时代的发展,经常可能出现技术、管理方法的断层。由于资金的投入有限,所以在人员的雇佣上也没有特别的注意点。在档案管理方面,高校的投入基本就只有基本管理人员的工资。总的来说。在档案管理方面的资金投入确实是相对比较匮乏的,资金投入少。

四、电子档案管理的未来趋势

电子档案管理的未来是十分可观的,将会为高校的工作带来极大的便利。未来或许只要简单地在电脑的系统上的操作中输入几步简单的步骤就能够进行档案的上传,可以自主选择通过关键词、日期等简单的内容进行保存,也可以经过人为的设定,建立起文档树,将各类文档进行保存,甚至可以看出事件发生相关的进展。对于已经存有的纸质可以通过扫描录入电子文档系统进行保存管理,规范一直以来的所有文档,便于文档的统一管理,文档的调阅可以通过网络的在线申请,申请的请求可以发送到主要负责人的工作电脑上,经批准后可以直接同意或否决,然后相关的文件便可以根据设置给予申请人一定的权限,永久或者短期。整个过程的操作会是简单的。效率大幅度提高。

五、结语

高校电子档案管理发展目前正在瓶颈阶段,需要我们不断地进行探索。根据影响高校的电子档案发展的相关因素,我们可以根据相关的因素进行改进,从而推动电子档案管理发展。相信未来高校的电子档案管理一定会走向规模化,正规化。

【参考文献】

[1]葛咏.高校档案管理数字化发展面临的问题及应对措施[J].技术与市场,2019,26(09):50-51+53.

[2]郝欣晴.传统文档电子化文档管理规范化——迈出知识管理的第一步[J].深圳特区科技,2000(05):40-41.

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[关键词]信息技术;学校管理;档案管理

0前言

在社会发展的过程中,素质高、技能强的人才成为社会最需要的人才类型,学校面对这一问题不得不不断提升自身管理能力,加强校园管理建设。学校档案管理对于提高学校管理水平来说影响重大,这其中包括很多的学校资料。能否将这些资料进行实时更新、整合与准确保存已经成为判断学校管理水平的核心要素。信息技术管理学校档案能够让学校管理变得更加智能,能够为师生提供大量正确有用的资料。智能管理可以有效降低管理难度与管理成本,这对保障档案管理效率来说意义重大。

1校园档案管理问题

1.1效率低阅读率低

学校档案部门负责的工作与内容很多,档案部门需要记录好学校所有信息,这些信息中包括师生资料、日常活动资料。也就是说学校档案部门有着非常多的管理工作量[1]。采用人力处理的方式显然并不能满足全部的管理任务要求,有限的人力在复杂、繁重的操作中会出现很多的失误,导致管理效率低问题的发生。如果在档案记录、更新与管理过程中管理者出现了失误,不仅会影响到档案真实性与有效性,同时也会影响档案查阅率。

1.2维护困难

在学校档案管理中,档案管理、档案维护、档案更新都是非常重要的工作,这些工作影响着档案本身的价值,影响着学校决策能力与学校管理有效性。传统档案管理中,人力模式并不能满足档案管理要求。人力管理不仅效率低下,同时也会因人为操作失误导致档案出现腐蚀、折旧、破损的问题。以上种种问题都会导致材料维护、材料更新出现不好的影响,这会增加不必要的档案管理成本、维护成本,浪费学校有限的资源。

1.3不保密、不安全

学校档案涉及很多内容,比较熟悉的包括学校师生身份信息,这些信息需要严格的保密处理。不过人力管理档案总是会遇到问题,比如忘记锁档案柜、档案室,导致档案资料的泄露。或是管理者在搬运档案的过程中,将资料遗漏在外面,都会导致档案资料泄露。人力管理档案的方式很难做好安全保密工作,除非有非常专业的管理者管理档案保密性才能够得到控制。但在许多因素的影响下,时常会有一些档案泄露出去[2]。这些档案的泄漏对于师生的影响是非常突出的,对于学校档案部门的名声也是非常不利的。

2信息技术管理学校档案可行性分析

在提高学校档案管理质量以后,学校的管理效率、管理水平、服务能力都得到了很好的加强。信息技术本身的优势恰好能够满足档案管理效率提升的全部要求。

2.1储量大

传统档案大多以纸质模式为主,这种档案存储模式不仅会占用大量空间,同时也需要投入大量的人力资源用于保护档案。纸质档案很容易受到环境影响出现如发霉、破损的问题[3]。甚至许多档案在长时间的翻阅与使用后会出现字迹模糊的情况。信息技术档案和纸质档案区别很大。数字档案利用计算机技术将档案资源存放在电脑磁盘,当然网络云盘也是可以存放的地点,存放量得到了大大提高,解决了很多学校档案部门空间有限的问题。在信息技术的支持下,不论学校需要管理多少档案,档案部门都能够有效处理[4]。

2.2查阅方便人力成本低

传统档案管理最大的问题就是查询难度较高,很多档案使用者要想获得资料需要一个柜子、一个柜子翻,然后再翻找一个又一个档案袋。这么做会浪费大量的时间和精力,影响了档案应用效率。信息技术的出现大幅提高了档案管理查询效率。利用信息技术的时候,档案查询者只需要直接检索关键词、编号就能在几秒查询到自己所需要的档案资料,便捷的查询条件极大地改善了档案资料使用水平和效果。

2.3更新快

信息技术的出现改变了过去的档案资料补充模式。过去为补全档案资料往往需要由管理者先行找到学校资料,之后通过对比找到资料的补充点。档案更新效率极度低下,尤其是面对海量资料的时候还会遇到操作难度大的问题。信息技术出现以后这种问题得到了很好的改善。档案使用者在查询资料的时候可以直接搜索资料的关键词或者编码,档案管理者同样如此。更新材料信息的时候,档案管理者只需要直接搜索关键词或是材料编码就能够找到对应资料,之后仍旧是搜索关键词就能够第一时间找到需要补充材料的位置,将新材料复制或是敲入进去。便捷的数据材料更新不仅效率高,同时任务量也变得非常少,大大提高了更新效率与更新能力。

2.4共享效果好

信息技术本身有着开放的特性,信息技术的应用能够打破档案使用者对档案查询时候的空间、时间限制。也就是说使用档案者此时不用再亲自来到档案库查询所需资料,档案使用者可以直接在家、学校、宿舍用网络查询自己所需要的信息。应用信息技术前很多实用档案再被借走以后就会陷入后续成员只能排队等待借阅的问题,浪费人们的宝贵时间。信息技术的出现可以有效规避这一问题。信息技术使得人们可以多人一同共享同一个资源,有效提高了工作效率、学习效率,体现了现代技术的优势与价值,提高了档案管理工作对档案材料的管理效果。

3校园档案管理对信息技术的应用

3.1提高重视度

如果缺少了领导层面的支持、认可与理解,那么档案管理的价值将得不到体现。为了保障档案管理工作的有效性与价值充分发挥就需要得到全学校的支持。意识决定工作形态。意识的方向影响着政策、措施是否能够落到实处。学校领导班子应当予以足够的关注,确保档案管理的价值能够体现在提高教师教学水平,推动学校教育改革的深入,营造新时期学校良好风貌。领导班子需要意识到档案管理价值,这样才能投入更多的资源用于档案管理,将档案管理看作是学校管理的一部分。

3.2提高信息化水平

信息技术与学校档案管理的联合不是学校档案部门一个部门的工作,这是由档案管理部门在学校管理中的定位、价值所决定的。有关部门必须主动与档案管理部门合作,予以足够支持与帮助。在共同合作、协作互通的过程中完成对应目标。信息技术单位就是需要主动配合档案部门的单位之一。技术部门与档案部门在合作中需要建立统一战线、管理中心与数据库。之后将所有的档案馆材料录入其中,用统一管理的方式处理这些材料。管理者需要认真甄别档案访问者的IP,所有进入馆藏者都要有证明自己身份的方式。档案管理者必须保护好数据库与管理中心,确保需要资源的人能够得到相应的资源。管理者需要用信息技术完成文件传递与录入,这么做可以有效减少非必要档案占用数据库空间,提高网络的使用率,是提高档案检索效率的必要工作。

3.3科学合理分类

学校档案需要科学分类、科学管理,保障档案的作用与价值能够得到最大化发挥。具体操作中可以将档案以内容类别以下述两个类别划分。首先将材料目录看作是最基本的编制前提。管理者需要将特殊档案用计算机做信息记录,这么做能够迅速帮助档案管理者取得材料分类序号,保障了档案录入速度。在使用这类材料的时候,使用者只需要搜索相应序号或是分类编码就能够快速找到材料。此外还要做好材料归档工作。工作人员需要秉承认真的态度,在遇到材料丢失、材料损坏的时候要第一时间处理,保障档案完整性,避免其成为历史遗留问题,影响到后续工作的进行。

3.4分级管理档案内容

因学校档案涉及大量的内容,这些内容在很多方面中都有体现,涉及学校管理内容的方方面面。如果材料过于复杂、管理过于烦琐,那么档案使用者将会遇到很多的问题。为了使档案使用者能够顺利查询到自己所需要的资料,就需要分门别类,保障档案与档案有着足够关联性。这样档案使用者在应用资料的过程中,如果需要查询相关资料就能够第一时间找到类似的内容与相关的内容,掌握一手有用信息。档案归档前需要由管理者先行审核与归类。归类应体现出档案的分类科学性、系统性、合理性与有序性。将档案以能利用的程度、级别等标准进行分级划分。此外还要将档案以保密性、可利用性进行分级管理,管理中需要以等级要求予以相应资金、人力支持,确保档案管理的规划可行性与系统性。对于重要的档案需要投入更多的人力与资金,对于不是非常重要的档案则要有所倾斜减少投入资源,保障资源利用率的最大化,减少不必要开支。

4结语

当前社会背景下,学校的扩招使得学校的规模不断壮大,传统管理维护档案模式显然已经无法满足现代化发展要求。传统管理模式中学校档案管理存在效率低下、维护困难等问题。这些问题对于校园档案管理来说影响非常突出。信息技术的应用能够很好的解决这一问题,信息技术的应用提升了材料查询效率,能够很好地降低错误率。学校需要重视信息技术的应用,以此提高档案管理水平与效率,促进学校健康发展,最大化发挥信息技术的价值。

主要参考文献

[1]王楠.信息技术在学校档案管理中的运用策略[J].度假旅游,2019(1):134,138.

[2]张晶.学校档案管理中信息技术的应用分析[J].中国物流与采购,2018(22):66-68.

[3]杜玲.电子信息技术在档案管理中的应用[J].民营科技,2018(10):132.