商务合同管理范例

1公司的商务合同管理工作存在的问题

首先，公司合同管理工作由商务部门、采购部门、建造部门和办公室按照各自业务分工分别承担，各个合同承办部门的工作接口、职责分工不够清晰，尚待进一步梳理及明确；其次，各个合同承办部门分别建立各自的合同管理台账，数据库结构不统一，不利于公司决策层和管理层全面及时地了解公司合同签订及执行情况；此外，各个合同承办部门对合同收入支出掌握的信息不对称，例如资金支付到账情况、项目业主资金审批和拒付情况等信息分别由不同的部门掌握，信息交互效率低下，有时为了对账花费大量的时间和精力；公司合同管理仍然采用手工管理方式，产生大量的纸质文件，费时费力，容易出错，急需合同管理信息化手段，提供强大的标准化定制流程，并对合同执行状态进行实时监控。

2研究内容

（1）梳理公司商务合同相关程序，建立标准化的工作流程

梳理公司商务合同相关程序、建立标准化的工作流程旨在明确合同承办部门及相关部门的职责和接口，全面完善合同管理制度。清晰的业务职责，健全的管理程序是建立合同管理系统的基础。通过分别与各个合同承办部门进行面对面访谈，并组织相关部门召开专题研讨会，从而明确相关部门的管理职责，细化实施细则，提高管理程序的可执行性。例如明确各个合同承办部门的业务范围；各合同审批部门的职责；细化合同类型分类标准，完善合同类型分类实施细则，确保合同分类准确等等。通过访谈和研讨，同步完成相关管理流程和程序的新增或升版，从而建立合同管理平台的纲领性程序文件和具体实施文件，完善合同管理制度，使现行程序体系覆盖合同全过程各个阶段的管理内容及标准。例如将合同执行过程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同争议"等内容纳入合同制度，并优化合同签约及审批授权制度等；统一合同管理业务表单格式，提高标准表单的使用率；统一合同评审会签表、合同付款申请表等业务单据格式；建立标准合同模板库，提高标准合同文本的使用率等等。

（2）以信息化手段搭建商务合同管理平台

以信息化手段搭建商务合同管理平台旨在根据合同管理流程和程序以及实际业务特点建立开发合同管理系统。在对业务需求进行详尽调研，认真组织讨论的基础上提出平台建设思路，配合技术人员完成需求分析、软件选型、项目开发等工作，达到信息化管理目标：实现合同全过程、全生命周期管理，覆盖合同准备、合同订立、合同执行及合同关闭各个环节工作；规范固化合同管理业务流程，加强合同执行监控防控风险；实现合同数据多维度快捷查询、统计与分析，为领导决策提供有效支持；实现与公司相关信息系统如财务系统、采购系统、门户系统、文控系统、各成员单位合同相关业务系统等的有效衔接，确保信息共享、数据同源；统一规范管理合同数据，一次管理重复使用。

一、合同管理的法律要点

招标采购的物资，应按照招标文件中约定的时间（一般为30天）完成合同签订，不得无故拖延。招标采购的物资，合同应以中标通知书、投标文件、专用合同条款、通用合同条款、招标技术规范书、已标价合同货物清单、招投标澄清文件和往来函件等招投标资料作为签订依据。非招标采购物资合同应以确定采购结果的相关信息作为签订的依据。招标采购的物资，签订书面合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应与招标文件和中标人的投标文件的内容一致，不得再行签订背离合同的实质性内容的其他协议。

二、合同管理模式

电网企业合同管理历经了3个阶段的变化。2004年以前，各网省公司负责各自业务范围内的物资采购，没有统一的物资合同管理；2005～2008年，电网企业实施两级集中规模招标采购模式，合同管理采取哪级项目单位出资，相应物资部门进行签约，履约结算；2009年至今，电网企业实施全面的物资集约化体系建设，按照物资集约化整体设计方案变革组织架构、创新管理模式、优化业务流程，全面提升物资集约化程度，实行“统签、统付”管理。即：省公司出资采购的物资合同全部由省公司进行签订、结算。随着物力集约化不断深入，目前，电网企业合同管理体系是以批次采购合同管理为主、协议库存及超市化采购框架合同为辅，全面覆盖公司基建项目、技改项目、农网项目、电能表及日常办公运维物资的全口径合同管理模式。电网企业对物资采购合同文本实行统一管理，目前应用98套物资采购合同文本，用以规范公司合同承办人员的合同签订、履行行为，防范法律、商业风险，增加社会效益和经济效益。合同签约全面应用ERP系统和电子商务平台，系统固化文本格式和签订流程，招标结果自动回传，合同文本自动生成。招标采购的物资，合同签订可采用简化签约文本，签订时只打印并签署合同协议书和附件，通用合同条款和专用合同条款以招标文件规定并经投标文件及澄清文件确认的合同商务和技术条款为准。

三、合同管理流程

系统流转：合同管理人员根据电子商务平台的中标结果，以需求单位或者工程项目为单位根据合同模板起草物资合同，供应商通过电子商务平台在线对合同草稿进行确认，电子商务平台将合同结构化信息（即合同协议书、供货范围及分项报价分析表等）传递给ERP系统，生成采购订单。同时，合同在经法系统中流转，完成审批程序。纸制合同签订：供应商携中标通知书等相关资料至供应商服务大厅签订商务合同。合同承办人应仔细核对供应商提供的相应资料是否齐备。供应商授权代表应对合同正本逐页小签或加盖合同骑缝章。合同履约流程。建立物资供应台账管理机制：在合同台账的基础上，对计划、招标、履约、配送、结算等环节进行补充，形成从计划到结算的“物资供应一本帐”管理。建立两级物资调配机制：在省公司层面建立物资调配中心、在地（市）公司设立物资调配室。按照管理范畴，省公司调配中心负责全部基建项目、农网工程及业务范围内部分检修类的物资需求和统一安排物资供应，对外统一安排供应商资源；地市公司负责其业务范围内的物资调配管理，分析和监控本地（市）物资供应关键节点执行情况，积极协调项目现场和供应商履约，主动落实物资到货情况。建立月计划、周协调、日调度工作机制：物资调配中心（室）每月编制物资供应计划，统筹安排供应商生产和现场到货计划；每周召开履约协调会，协调计划执行中的问题；每日调度供应商发货和现场接收，跟踪掌控物资到货情况。建立监控预警机制。按照物资供应过程中的不同阶段和环节，统筹安排合理需求计划、招标计划、供应计划和结算计划的时间，根据各时间节点，监督物资供应执行，提前预警、跟踪督办、主动履约、保障供应。在ERP平台开发监控预警功能，设置四级预警参数，监控物资供应链全过程，主动发出预警信息，并通过督办单跟踪解决预警信息。合同结算管理主要分为保函管理、发票管理、付款申请管理三个内容，合同款项主要主要根据履约的过程分为预付款、到货款、质保款、投运款四阶段款项。预付款申请由供应商在电子商务平台登记履约保函信息，生成预付款申请；到货款申请由供应商在电子商务平台登记发票信息生成到货款申请；完成投运管理与质保管理后可分别生成投运款与质保款申请。

四、下一步合同管理重点

【摘要】

合同是保护当事人双方正当权利、维护社会经济秩序的重要手段。在建设工程项目实施过程中，通过对合同的合法性、合规性和完备性进行审计，做好合同管理审计工作，促进合同的规范化、制度化、标准化，具有十分重要意义。本文结合笔者工作实践经验，对烟草商业企业工程项目合同管理审计的要点做一些研究探索。

【关键词】

烟草商业企业；工程项目；合同管理；审计

一、工程项目合同管理审计简介

1.开展工程项目合同管理审计的意义。合同管理是工程项目管理的一个重要组成部分，在烟草商业企业的管理中发挥着极为重要的作用。开展工程项目合同管理审计的目的是为了进一步规范工程建设项目投资管理，充分发挥内部审计的监督、指导作用，促进工程建设项目有序进行，确保工程质量，保障企业利益。企业需要高度重视企业的合同管理工作，才能使合同管理更好地为企业提供保障，促进企业经济发展。

2.工程合同管理审计中存在的问题。根据工作实践，在工程项目合同管理审计中的问题主要体现在合同签订阶段和履行阶段。在合同签订阶段，主要存在合同签订要素不完整、合同文字用语不够准确严谨、合同条款不够规范全面、存在合同漏洞等问题，容易引起歧义和纠纷，最终造成企业经济损失。在合同履行阶段，存在的问题主要有：一是当合同履约过程中需要变更时未及时变更导致经济损失；二是未按要求发出书面信函致使正当权益得不到保护；三是应当行使的权力未有效行使，比如对承包人的违约责任的追责；四是对书面等具有法律效力的证据资料不够重视造成不良后果。

摘要：

近年来，伴随社会经济发展，地铁工程也逐渐发展起来。地铁工程是一项复杂的工程项目，涉及到设计、施工、装修以及设备采购与安装等，而地铁的运营必须以资金和人力资源的有效利用为前提。与其他工程项目相同，地铁工程的管理工作非常重要，不容忽视。地铁工程建设合同是对双方进行约束，保证工程顺利进行的重要依据，因此有效的合同管理是建设管理单位项目目标得以实现的关键。

关键词：

现代项目管理理论；地铁合同；管理

地铁工程作为一项系统且复杂的工程，不仅具有涉及范围广、数量大的特点，而且其施工周期长、投资规模比较大。现阶段，在政府及相关部门的指导下建立了多个地铁工程建设管理单位，在人员构成上，多是来自不同城市和行业，因此项目管理人才相对缺乏。对地铁工程而言，投资的有效控制，项目管理期间管理人员面对的管理风险是建设管理单位必须要思考的问题。现代项目管理理论中项目管理组织模式等可以指导地铁工程进行合同管理，使地铁工程顺利建设，充分发挥其效益。

一、地铁工程项目合同特点

地铁工程不同于房屋建筑工程，其集中于发达城市市区内，在建设前期需要投入大量资金用于拆迁，且施工过程中需要占用较多场地。在地铁工程中涉及诸多工程项目，如车站工程、车辆段土建工程等基础工程，除此之外地铁工程还涉及到通讯工程、屏蔽门、牵引供电、信号以及自动售检票等项目，可见地铁工程涉及范围之广，因此地铁工程需要耗费较大资金和较长时间。通常情况下，若地铁线路运营长度在20公里，则需要投入人民币一百亿左右，历经四年左右时间才能建设完成。对地铁工程而言，合同管理尤为重要。并且合同也包括很多种类，合同数量多达几百个，不仅包括设计方面的合同，也包括施工方面的合同，另外还有监理和检查等方面的合同。在地铁建设过程中，需要与多个单位进行合作进行，包括设计方、施工方、监理方等。同时建设管理需要多方人员的参与，包括合同管理人员、法律工作人员、财务管理人员以及施工技术人员等。因此要想完成建设目标，则应对各个合同、专业之间进行协调处理。就我国而言，地铁工程属于基础设施之一，因其需要大量资金投入，收回投资的时间比较长，因此通常情况下，地铁工程经济来源主要来自于财政收入。政府是地铁工程的投资主体，不仅需要关注工程质量和安全之外，还应通过监控审计的方式确保财政资金利用的有效性和合理性。现阶段，地铁工程相关管理单位成立时间均比较短，部分城市仍处于筹备建设时期，多在政府指导和带领下进行建立，其中管理人员通常来自多个城市和行业，尽管在我国范围内项目管理理念已经得到有效应用，但其相关理论和方法的实际应用却存在不足，主要表现在专业人才不足方面。地铁工程作为建设领域新兴工程，所以对于不同来源的管理人员应进行统一的培训和学习，使其专业素养得到提升，为管理效率提升奠定基础。

第一篇：企业劳动合同管理

一、企业劳动合同管理过程中存在的问题

1.企业对劳动合同管理的重视程度不够

我国多数的企业对劳动合同意识淡薄，对劳动合同管理没有足够的认识，在过去的几十年并没有出现太多问题，但是近几年我国的工业化发展速度不断加快，劳动市场不断规范，劳动者的法律意识和维权意识也逐步提高，使得企业和劳动者之间的矛盾不断激化，经常出现各种劳务纠纷。比如说许多企业和劳动者之间虽然存在实际的劳动雇佣关系，但却没有签订劳动合同，或者是合同过期后没有及时地续约等问题，这种不规范的劳动合同管理带来了许多劳动纠纷，严重阻碍了企业的发展。

2.企业劳动合同管理体系不完善

目前我国大多数企业的劳动合同管理体系还不是很完善。具体来说，企业劳动合同管理体系的不完善主要表现在组织和制度两个方面。相关研究表明我国的大多数企业都没有设置相应的劳动合同管理机构和管理岗位，这种组织的不健全导致许多企业在进行劳动合同管理过程中的职责划分不清楚，企业部门内部经常出现纠纷和争议。另外，制度的不完善体现在许多企业都没有形成一套科学合理、行之有效的劳动合同管理制度，导致劳动合同管理工作一片混乱，无章可依、无据可循。在经济高度发展的法治社会，合同是维护自身利益的有效保障，也是解决经济纠纷的重要手段。

3.企业劳动合同管理人才匮乏

一、目前医院的合同管理程序的缺陷

目前医院的合同管理仍采用传统模式下的简化管理程序。在这种模式下对合同实行分级授权和审批制度，对不同金额和种类的合同，领导授权级别不同。明确合同管理的职责分工。合同拟定与审核，审核与执行岗位分离，形成制约监督机制。各环节确认前一环节签字即可使合同流程运转下去。在合同量比较少的情况下这种模式虽然投入少，成本低，仍可以有效的管理，而且方式灵活，比较节约人力成本。但是当合同数量多，类型繁复的时候各环节之间脱节的现象就显现出来。整个合同管理流程长，沟通不到位，影响合同履行质量。当相关岗位人员流动的时候，容易出现交接不清的现象。同时，这种程序最大的缺点是缺少考核，也就是合同管理只能让业务运转下去，对医院经营的帮助不大，对今后订立合同的借鉴意义不大，使合同管理流于形式，也是对各种有用信息的浪费。

二、如何完善合同管理内部控制制度

日常合同管理工作动态性非常强，可是在如此大量且金额巨大的情况下，传统方式对其进行管理已经非常吃力。因此需要完善合同管理内部控制制度，达到合同管理流程顺畅、合同履行到位、合同信息归档科学合理、同时做好对相关信息的评估和再利用。

1.要实现合同管理的标准化。

实现从申购到履行以及合同履行后的评估都确定负责人、环节固定、流程明确，使合同管理形成一个闭合的环。标准化可以降低合同管理的沟通成本。在合同签订过程中经常发生倒签现象，因事先履行合同，需要付款时才补签合同使合同管理失去防范和监督做用，造成即使合同履行有瑕疵，项目负责人也容易忽略。标准化的程序可以防止合同倒签。通过标准化可以降低合同履行过程中发生的成本，保证所有环节上的人都能参与到合同中去。比起让领导了解合同、在合同上签字，更加重要的是让合同执行人对合同透彻理解，特别是在合同流程都以手工签字完成的情况下，实际上每个环节的签字人不一定完全理解所签的内容。这就造成前期调研以及进行商务谈判时，相关人员非常尽责，为了一个细节甚至微小的利益甲乙双方多次谈判，但在履行过程中，由于项目负责人没有注意到合同文本，凭借提出申购时的需求描述以及主观经验，造成与合同真正标的的质量、数量、质保期、履行方式等之间形成差异，影响了合同履行质量。所以只有将合同管理标准化，项目负责人重视合同，对合同不折不扣的完成，才能彻底杜绝合同倒签、履行不到位等现象。通过标准化的程序使合同相关人可以在任何一个环节通过反馈的方式了解进度、细节等，有利于合同履行。

2.将前期论证与预算结合起来。

摘要：

随着经济的发展，越来越多的中国公司跨出国门，走向国际市场。为了公司在国际业务中的发展，加强对合同的管理越来越重要，加强对海外合同的有效管理，对海外项目合同进行有效的控制，提升公司的海外竞争能力，促进公司的快速发展。

关键词：

海外项目；合同管理；控制措施

随着市场的不断发展，海外市场越来越重要，在拓展海外市场过程中，海外合同管理的重要性越来越突出，配备合同管理人员，负责海外项目的合同的招投标、合同的签订、合同的履行、变更、结算、追索赔偿等事宜，加强对海外项目合同的管理。

一、加强领导对海外项目合同管理的重视程度

公司领导加强对海外项目的重视，成立海外项目合同管理领导小组，有公司技术、财务、设备、物流、经营等部门组成，对海外项目要签订的合同进行合同审查，合同条款进行推敲，对合同中不合理的、需要注意的地方进行修改，提出建议，保证合同的可行性。

摘要：近年来，国家不断加大科研创新投入，出台了一系列政策保障科研事业的顺利进行，加之事业单位改革，推动科研事业单位逐步向经营性企业转变，在此背景下，加强合同管理、提升内部管理水平已成为科研事业单位必须重视的内容。有效的合同管理不仅保障着科研项目的高效运行，而且也是维护单位正当权益的依据，但是科研事业单位由于其经济业务的特殊性，在合同管理过程中侧重点有所不同。文章梳理了科研事业单位合同管理的主要问题，并深入分析其产生的原因，在此基础上有针对性地提出了相应的建议，以此来防范合同管理风险，保障科研事业单位合同管理工作的顺利进行。

关键词：科研事业单位;合同管理;合同流程

一、科研事业单位合同管理概述

当前，单位之间的业务往来大部分是通过合同来实现的，在一定程度上，合同促进了社会经济资源的有效配置，为社会经济的发展做出了重要贡献。合同管理一般来说是指合同的全流程管理，包括合同立项、选商、合同文本起草、合同审批、合同签订、合同执行和合同归档等流程，因此必须要坚持全面性和系统性的原则，确保合同管理的科学性和有效性。科研事业单位与企业单位的合同管理相比既有相似之处，也有其独特性。这是因为科研事业单位承担着国家科学研究的任务，相关业务一般较为复杂、综合性较强，且涉及专业化和定制化的相关技术，甚至涉及国家秘密，再加上科研任务大多是由政府资金进行投资，所以，为了保障科研项目的顺利开展、防止国家秘密的泄露和保障国有资金的安全，需要更加关注科研事业单位的合同管理和信息安全管理。此外，加强科研事业单位合同管理有助于提高科研项目的开展效率。一方面，由于单位在签订合同时已经详细列明了此次科研项目所要采购或加工的主要内容，对于产品或服务的质量标准和技术指标也有着详细的规定，同时也会明确交货时间、验收时间、质保期限等重要时间节点，因此，合同相当于科研项目开展前的一份详细规划蓝图和行动指南，按照合同中明确的事项执行即可控制整个项目流程，提高科研项目的执行效率。另一方面，合同中也会明确约定双方的权责，有助于防范后续合同执行的隐患问题，预防各种意外情况的发生，即使发生风险，也能提供妥善的处置方案。尤其是相对于口头协议，书面合同的安全性更高，在出现风险时有相应的依据，能有效保障自身权益，保障科研项目的顺利进行。总之，做好合同管理不仅能为后续科研工作做好铺垫，而且还能有效控制合同风险。

二、科研事业单位合同管理的主要问题

（一）供应商资格审查制度不健全

在签订合同过程中选商阶段面临的风险主要是供应商资质是否符合要求，供货是否及时等风险，所以需要在合同签订前对供应商进行资格审查。目前国内大部分科研事业单位已经基本形成较为完善的供方评审制度，在签订合同时，只要超出一定限额或单位规定的其他条件，都需要在对供应商资质进行评审之后才能进行合同签订的后续工作，而且对于一些重要的合同还要进行三方比价，经三人以上采购小组评审之后才可以确定供应商。但是合格供方评审所需资料较多，时间也较长，存在延误风险，影响合同签订的效率。而且通过上述方式也并不能完全了解供方资质问题、履约能力和诚信情况，也不能有效防范因供应商资质引发的合同风险。此外，科研事业单位一般还缺乏对合格供方进行适时更新和动态管理，一方面如果采购的产品或服务在市场中是充分竞争的，各个供应商提供的产品或服务不存在异质性，选择哪家供应商主要看其价格和服务质量，这种情况下一旦确定某家供应商为合格供方，且不进行动态管理和适时更新，则会给单位带来一定的市场风险；另一方面，虽然某些供应商在规模、人员和技术上不占绝对优势，但是在地域位置上存在明显优势，与其合作可节约较大一笔运输费用，所以在特定条件下选择其为合格供方，但是一旦条件发生变更，其也就不再存在竞争优势，而如果没有及时进行资质剔除，则可能会导致后续其他部门盲目选择，为单位带来损失。