一、合同管理的法律要点
招标采购的物资，应按照招标文件中约定的时间（一般为30天）完成合同签订，不得无故拖延。招标采购的物资，合同应以中标通知书、投标文件、专用合同条款、通用合同条款、招标技术规范书、已标价合同货物清单、招投标澄清文件和往来函件等招投标资料作为签订依据。非招标采购物资合同应以确定采购结果的相关信息作为签订的依据。招标采购的物资，签订书面合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应与招标文件和中标人的投标文件的内容一致，不得再行签订背离合同的实质性内容的其他协议。
二、合同管理模式
电网企业合同管理历经了3个阶段的变化。2004年以前，各网省公司负责各自业务范围内的物资采购，没有统一的物资合同管理；2005～2008年，电网企业实施两级集中规模招标采购模式，合同管理采取哪级项目单位出资，相应物资部门进行签约，履约结算；2009年至今，电网企业实施全面的物资集约化体系建设，按照物资集约化整体设计方案变革组织架构、创新管理模式、优化业务流程，全面提升物资集约化程度，实行“统签、统付”管理。即：省公司出资采购的物资合同全部由省公司进行签订、结算。随着物力集约化不断深入，目前，电网企业合同管理体系是以批次采购合同管理为主、协议库存及超市化采购框架合同为辅，全面覆盖公司基建项目、技改项目、农网项目、电能表及日常办公运维物资的全口径合同管理模式。电网企业对物资采购合同文本实行统一管理，目前应用98套物资采购合同文本，用以规范公司合同承办人员的合同签订、履行行为，防范法律、商业风险，增加社会效益和经济效益。合同签约全面应用ERP系统和电子商务平台，系统固化文本格式和签订流程，招标结果自动回传，合同文本自动生成。招标采购的物资，合同签订可采用简化签约文本，签订时只打印并签署合同协议书和附件，通用合同条款和专用合同条款以招标文件规定并经投标文件及澄清文件确认的合同商务和技术条款为准。
三、合同管理流程
系统流转：合同管理人员根据电子商务平台的中标结果，以需求单位或者工程项目为单位根据合同模板起草物资合同，供应商通过电子商务平台在线对合同草稿进行确认，电子商务平台将合同结构化信息（即合同协议书、供货范围及分项报价分析表等）传递给ERP系统，生成采购订单。同时，合同在经法系统中流转，完成审批程序。纸制合同签订：供应商携中标通知书等相关资料至供应商服务大厅签订商务合同。合同承办人应仔细核对供应商提供的相应资料是否齐备。供应商授权代表应对合同正本逐页小签或加盖合同骑缝章。合同履约流程。建立物资供应台账管理机制：在合同台账的基础上，对计划、招标、履约、配送、结算等环节进行补充，形成从计划到结算的“物资供应一本帐”管理。建立两级物资调配机制：在省公司层面建立物资调配中心、在地（市）公司设立物资调配室。按照管理范畴，省公司调配中心负责全部基建项目、农网工程及业务范围内部分检修类的物资需求和统一安排物资供应，对外统一安排供应商资源；地市公司负责其业务范围内的物资调配管理，分析和监控本地（市）物资供应关键节点执行情况，积极协调项目现场和供应商履约，主动落实物资到货情况。建立月计划、周协调、日调度工作机制：物资调配中心（室）每月编制物资供应计划，统筹安排供应商生产和现场到货计划；每周召开履约协调会，协调计划执行中的问题；每日调度供应商发货和现场接收，跟踪掌控物资到货情况。建立监控预警机制。按照物资供应过程中的不同阶段和环节，统筹安排合理需求计划、招标计划、供应计划和结算计划的时间，根据各时间节点，监督物资供应执行，提前预警、跟踪督办、主动履约、保障供应。在ERP平台开发监控预警功能，设置四级预警参数，监控物资供应链全过程，主动发出预警信息，并通过督办单跟踪解决预警信息。合同结算管理主要分为保函管理、发票管理、付款申请管理三个内容，合同款项主要主要根据履约的过程分为预付款、到货款、质保款、投运款四阶段款项。预付款申请由供应商在电子商务平台登记履约保函信息，生成预付款申请；到货款申请由供应商在电子商务平台登记发票信息生成到货款申请；完成投运管理与质保管理后可分别生成投运款与质保款申请。
四、下一步合同管理重点
加强计划与采购管理。物资计划管理是物资管理的龙头，关系到物资全流程的业务操作，只有加强计划与采购前端业务的管理，才能保证合同签订、合同履约的顺利进行。要严格按照里程碑计划、按照采购供应周期设置计划交货期。要加强技术规范书及图纸审核，建立计划、采购、履约供应协同审查把关机制，对计划审查闭环管控。有效应对合同变更。物资合同履行阶段发生的技术变更，由项目管理部门组织提出，并书面出具合同履行技术变更单。物资部门（单位）根据技术变更单组织确认合同商务变更单，并按相关规定与供应商签订补充合同。材料类：合同变更数量予以增加的，增加数量不超过招标文件约定变化量（若未约定，按照数量15%执行)。设备类：未超过50万元的，原合同会签部门审签；超过50万元的，原合同会签部门审签和本单位分管领导审批。原合同中没有单价依据的，按照采购部门根据同配同价原则，确定变更设备或材料单价作为合同签订的价格依据。（以同工程项目中原制造商同品类、同配置的中标单价为变更设备或材料单价；以近期公司其它工程项目同品类、同配置（或相似品类、相似配置）的中标单价为变更设备或材料单价）。广泛应用电子签章技术。“十二五”期间，国家电网公司投资规模将持续加大，电力物资采购数量持续扩大，需签订的合同数量不断增长，面向全国甚至全球的招标采购方式，使得供应商地域分布广，异地供应商签订合同将成为常态。电子公章是将传统的物理公章或名章的印记通过技术进行加密，以数字认证存储介质方式，加盖与电子文本的新型的电子版印章。在电力物资合同签订中，应用安全的电子印章将会逐步取代传统印章，使电子文件取代纸质文件，这就可实现应用流程的全程信息化，使真正的无纸办公成为可能。此外，由于电力物资供应商地域分布广，通过电子印章方式，实现异地盖章，通过技术手段解决异地供应商在合同签订过程中的盖章问题，大大节约办公成本，提高办公效率。
作者：郅青 单位：国网冀北电力有限公司物资分公司
