【摘要】近年来，随着计算机技术的不断发展，会计电算化已经走进机关企事业单位，取代了原有的手工计账，不仅减轻了财务人员的劳动强度，而且提高了工作效率。会计电算化的应用，使传统会计档案管理的内涵和外沿均发生了变化，对会计档案的管理者提出了更高的要求。
【关键词】电算化;档案管理
随着企业竞争的不断加剧，越来越需要准确、快捷的信息资料。会计电算化作为企业领导重要的决策依据，已基本普及各中小企业，但就其发展情况还存在许多不完善的地方。怎样使企业更有效的利用会计电算化信息，是我们等待解决的问题。
一、会计电算化档案的内容及优点
1、电算化会计档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(通常指一个会计年度)，把计算机系统中所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
2、电算化会计档案的存储。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上，要注明形成档案的时间与操作员姓名，存放时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。
3、电算化会计档案的更新。由于电算化会计档案是存储在磁性介质上的会计档案，必须在特定的计算机软件环境中才可以使用。因此电算化档案的管理者在财务软件管理版本更新时同时，要做好原始档案的导入新软件中进行重新备份保存，确保原始的电算化会计档案可以在新的财务软件下随时应用，这样才能高效的利用原有的数据，形成年度的对比，为企业的发展提供更快捷的资料，促进企业做出正确的判断。这就要求电算化会计档案管理人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，才能顺利实现电算化。
4、电算化会计档案的优点。电算化会计档案便于管理、分析，迅速的获得所需结果。如通过计算机操作和网络交流，不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享，无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了纸档案由于频繁翻阅带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大的提高了工作效率和工作质量。
二、会计电算化档案管理存在的问题
1、电算化会计档案本身存在的问题。电算化会计档案需在特定的系统内可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版本及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，当目前由于一些单位条件受限制，传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机软硬件环境中才可以使用。
2、电算化会计档案管理制度的不完善。数据真实、准确和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本的要求。由于会计档案主要对财务收支进行记录和描述，反映经济活动的变化，要求及准确的资料。然而在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计信息的真实性就难以保证;再者，电算化条件下，会计数据的高速集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。
3、需要较多的计算机维护者。众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，一些单位由于会计、计算机方面都会的专业人员较少。就会导致一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识缺乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。他们在使用微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。
4、信息安全存在风险。目前，各单位电算化应用发展十分迅速，从单项业务处理到建立较为完善的会计信息系统，从“各自为战”的单机操作到会计软件网络化的实施，取得了较为显著的成效，但随着网络系统的进一步发展，会计电算化在信息安全方面也存在较大隐患:在外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等，在内部有软件本身的缺陷等，计算机内部控制制度不完善，将导致会计数据的不完整，会计工作内部控制失效，这些是会计电算化继续发展要解决的问题。
三、完善会计电算化档案管理措施
1、加强会计电算化档案的管理。要建立和完善会计电算化档案管理制度体系，制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法，以法规制度的形式加以强制，在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作，这是做好会计电算化档案管理的保障。单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密;建立和健全一系列具体的、具有可操作性的会计电算化档案的管理制度体系，企业可根据相关规章的要求，制定适合本企业档案管理要求的细化条例，保证会计电算化档案的安全和完整，更好地为决策服务。
2、培养会计电算化综合服务人才。组织企事单位会计人员和会计档案管理人员认真学习会计法律法规，以加强对会计电算化档案的安全管理意识和档案管理水平，另外，会计档案管理者是一项专门性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理人员提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是会计电算化档案科学管理的关键，为了适应新形势下会计电算化档案管理工作的需要，单位领导应注重会计档案管理人才培养，进一步加强会计档案管理人员队伍建设，不断提高他们的政治素质和业务水平，使会计人员尽快掌握现代化的管理方法和技术，从而实现会计电算化档案的科学管理。
3、注意计算机软硬件的升级和维护。做好计算机的软件和硬件升级、维护，对于单位使用的会计软件，要多与产品设计厂商保持密切联系，及时进行软件升级，对于一些存在的可能导致数据消失的软件和系统漏洞要及时进行修补。对于计算机的硬件，则要及时进行更新换代，比如对硬盘容量进行升级等工作。同时还要适当加强网络安全管理。建立预防病毒和黑客的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全。如使用杀毒软件、防火墙等措施。从而保证会计档案的储存安全。
4、建立通用统一的财务软件。统一和规范会计电算化软件的实施标准，能够实现不同系统层次的数据转换。首先要提高数据的标准接口技术，比如输入、输出数据库名称、格式、类型、字段名称等，从而实现不同的数据可以相互转换，进而被识别和接受，能够在不同软件系统下直接使用。其次，应由相关的上级部门协调各单位情况，提供一个适应大多数单位的会计电算化软件，有助于同类单位数据的横向管理和分析，为领导者提供有利的决策依据。
5、加强会计电算化信息系统的安全性、保密性。第一，实行用户权限分级授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任;第二，建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施;第三，建立会计信息资料的备份制度，对重要的会计信息资料要实行多级备份;第四，加强审计制度;第五，建立进入网络环境的权限制度。加强网络安全防范能力。对网络会计系统的安全防范能力采用一些措施，以考虑硬件加密、软件加密等机器保密措施和专门的管理制度，如专机专用、专室专用等。加强磁介质载体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性，实行纸质档案和新型载体档案双套保管的制度。总之，在实践工作中，我们应当充分认识电算化档案管理的重要性，根据电算化档案的特点，逐渐实现档案制度化、规范化和现化化，为企事业单位的发展提供有利的决策依据。
【参考文献】
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［3］张雪松．“企业会计电算化存在的问题及对策”［J］．经济师，2009(1)
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作者:王雪松 单位:鞍钢集团矿业弓长岭有限公司物资备件处
