一、制定整体项目的沟通计划
首先在财务系统升级项目中，本人与业务部门、厂商、集成商取得联系，确定对应接口的在项目中的负责人，与其建立沟通关系，确定业务部门需求，以及在什么时候以何种方式分发给哪些人都有明确规划。项目干系人：通过对项目沟通、制定项目管理计划、明确项目范围，运用项目干系人分析、沟通需求分析和沟通技术等工具和方法，制定出项目沟通管理计划。在本人管理的财务系统升级项目中进行沟通技术制定时，首先查看客户服务系统项目前期做的项目管理章程，项目范围说明书等文档，并找出项目干系人需求。
二、信息分发
信息分发就是把所需的信息提供给相关项目干系人。如何把信息发放给项目干系人需要根据沟通管理计划中规定的内容进行，信息分发分正式沟通和非正式沟通两类。信息重要的就需要使用正式方式进行沟通，进行例会，会前通知相关项目干系人，确定会议时间、地点、在会议过程中做好会议记录，使得沟通高效化。信息非重要就可以与项目干系人进行面对面甚至于电话沟通等多种方式，了解项目过程中为什么出现这样的情况，了解原因后进行改进，这种沟通轻松，愉快。在本人管理的财务系统升级系统项目进行，本人根据业务项目进度及时召开了例会，尤其是关于项目实施前对项目干系人所负责的范围进行了明确和分工，对项目中可能出现的问题以及危险性进行初步预知与掌控，系统切换过程进行了多次的模拟和演习。在实施过程中严格按照方案进行操作，避免了很多问题。
三、绩效报告
绩效报告是收集并分发相关项目绩效信息给项目干系人，包括进度报告，会议批审报告等。在财务系统升级过程中，本人们根据项目进度，编写了项目的实施计划，项目的实施方案和回退方案，分阶段生成对应的实施文档和报告，并每天发送当日实施进度给相关项目干系人，保证所有项目干系人能够在第一时间了解项目的进展和所面临的问题。四、项目干系人管理项目干系人管理是满足信息需要者的需求并解决项目干系人之间的问题。在财务公司项目过程中，本人作为项目经理，要合理的把握项目干系人之间的关系，采取必要的措施来预防和解决项目过程中出现的问题。对于不同的项目干系人应采取不同的方式进行沟通。在财务系统升级项目中本人采取如下沟通方式：与业务部门的领导，本人事先了解到领导的行事风格，尤其是业务部门领导比较严谨，所以在与业务部门沟通时本人事先准备好对应的方案与文档，在做汇报时，尽量让领导在有限时间内得到项目的最新和最全面的情况，这样领导对于本人的工作是大力支持。在与集成商和厂商沟通时，严格按照项目所需设备型号和参数要求进行沟通，尤其是实施进度等方面进行了十次以上的方案往返确定，大到设备到货时间、工程师到场时间，小到设备上架后线缆的走向等进行详细的确定，并根据实施工程师的个人情况详细的安排他们之间的工作关系，保证每一个工程师在自己职责范围内做好自己的工作，严格按照方案实施，保证项目的质量.在进行沟通时掌握几个原则：沟通内外有别，要根据不同的情况进行不同方式的沟通。非正式的沟通有利于组成员关系的融洽，在私下的场合进行交流，更能促进关系的融洽。采用对方能接受的沟通风格，以对方喜欢的方式交流，就能达到意想不到的效果。沟通的升级原则：扫清沟通的障碍，要进行良好的沟通管理，逐步扫清障碍。
四、总结
运用上面的沟通管理知识，对财务系统升级项目进行管理，达到了很好的效果，及时解决和避免了各种沟通引起的风险，顺利完成了项目，受到了财务资产部和公司领导的认可，同时也促进了本人与业务部门和厂家技术人员、集成商工程师之间的关系，为以后的项目打下基础。取得成绩的同时，还存在很多的问题的不足，比如在项目计划方面，原有计划实施的周期与实际实施过程中有所出入。因此，在今后的类似工作中团队要加强项目实施监管和人员协调，保证项目实施过程中的时间合理利用性。此外，团队成员的协作程度还不高，没能最大限度的发挥团队的战斗力。这些都有待于我们进一步研究、探索、实践和总结。我也期待着在实践中能不断提高自己的技术与管理水平。
作者：张杨 单位：中国平煤神马集团平顶山信息通信技术开发公司
