摘要:与原有的传统财务管理模式相比，集团采用SAP系统实现财务共享后，企业的财务管理机制得到了创新与提升，对财务管理部门的专业能力也提出了新的标准与要求，即如何解决原供、产、销、存ERP业务系统与SAP系统建立有效对接。
关键词:财务共享;SAP系统;提升会计信息质量;有效对接
1项目背景及现状分析
1.1背景
SAP系统是一套企业资源管理软件系统，具有现代化、信息化、智能化的应用优势。其在企业信息化建设中的应用，能够简化企业管理流程，节约企业建设资源。采用SAP系统后，与原有的传统财务管理模式相比，企业的财务管理机制得到了创新与提升，对财务管理部门工作人员的专业能力也提出了新的标准与要求。但SAPMM模块使用成本较高，且要求财务人员具有一定的专业素养及工作能力才能发挥出SAP系统在财务管理工作中的应用优势，降低和防范财务风险。鉴于此，很多生产制造型子企业，在纳入集团SAP财务共享后，其特有的供、产、销、存业务仍使用原ERP系统，如金蝶或用友ERP，且也未与SAP建立系统对接，由此形成SAP与金蝶/用友两套系统并行的情况。
1.2现状分析
成员公司原有系统为标准化产品，其依据实际业务进行定制化开发，在系统层面已实现业财一体。为满足业务管理及生产经营决策需要，在财务共享上线后通过UPM流程在SAP入账，仍会在其原ERP系统补录总账数据以在系统中形成业务闭环，以保证业务与财务在系统层面一体化。因此形成了SAP与金蝶/用友两套总账。
2两套系统并行衍生出的问题
2.1降低业务效率，增加操作成本
因不同财务系统之间重复操作，从而数据比对工作量较大，影响成本结转以及报表出具时效。
2.2暂估报表，致使账表不一致
存在以金蝶或用友ERP数据编制报表甚至依据尚未记账的业务数据预估填报的情况，导致账表不一致。
2.3不满足财务管控要求
成员公司原有ERP系统业务数据缺乏监管，需要先暂估报表再发流程导致共享审核记账具有一定的滞后性以及局限性，且需要人工核对才能确保SAP数据的完整性，不满足财务管控要求。
3解决思路与方案
3.1总体目标
通过管理改进或通过技术手段确保账表数据一致，提升会计信息质量;同时降低成员公司业务部门重复发单工作量和财务部门重复做账、数据比对工作量。
3.2成员公司ERP总账保留必要性分析
如果只允许保留SAP总账，可避免两套总账导致的可能不合规等的情况，且无需两套系统记账，一定程度上可以消除重复性数据补录、比对和发单工作，提升业务效率。但也会产生新的问题及风险。
1)生产经营决策风险。由于SAP科目体系颗粒度较粗，目前难以满足为制造类企业生产经营决策提供数据支撑。
2)业务管控风险。SAP只有总账，在原ERP内部管控完整业务链条中涉及的客户、业务人员、合同、发货、发票等信息，如果取消，需要人工进行匹配核对总账与业务明细，既不利于业务财务管控，又额外增加了人工成本。
3)启用SAPMM模块实施难度大、成本高(包括培训成本)。基于以上原因，不建议“一刀切”式的去除原ERP总账模块。拟保留各成员公司现有的ERP供应链等相关模块和研发费用、制造费用相关总账数据，与上述需求无关的总账数据可以不保留，从SAP去除。
3.3技术实施方案
通过在成员公司ERP系统与SAP/UPM系统建立接口或搭建统一的软件工具平台实现两套系统对接，确保两套系统数据一致，降低工作量。经过实地调研，现提出三种技术实施方案。
方案一:全面系统对接。在UPM\SAP与金蝶/用友之间建立数据接口，两套业务系统全面对接，实现数据双向交互，其中物料数据自金蝶/用友传输至UPM审核后入SAP;总账核算由UPM\SAP回写传输至金蝶/用友，系统全面对接，数据双向交互流程如图1所示。优点:①在系统层面实现业、财一体化，依托系统自动化控制有效保证业财数据实时一致、避免财务管控盲区。②可降低现行操作下的重复工作。缺点(难点):①凭证回写投入产出比低，根据调研数据，原系统凭证自动生成率约85%左右，且金蝶/用友总账模块核算主数据的结构、格式与SAP差异比较大，匹配难度高。②各成员公司业务、物料数据格式标准不统一，开发技术实施难度较大，开发成本较高、开发周期也会较长。
方案二:RPA财务机器人－单向数据传输(回写总账)+RPA对账。通过RPA机器人实现UPM/SAP向金蝶/用友的数据传递，在SAP入账之后回写指定总账数据至金蝶/用友，保证财务数据发生额同步一致;同时定期通过RPA机器人从SAP和金蝶/用友抓取科目余额等数据，根据科目映射匹配自动对账，保证两套系统科目余额一致，RPA机器人取数流程如图2所示。
1)在UPM流程审核记账后通过SAP传输至金蝶/用友，RPA机器人抓取流程及凭证数据，经映射表转换后传值给金蝶/用友中自动记账。
2)定期确认两套系统中(流程)数据交互完成后，通过RPA机器人从UPM/SAP和金蝶/用友抓取科目余额，根据科目映射表自动对账，保证两套系统科目余额一致。图2RPA机器人取数流程图优点:①系统可以交互数据实现自动控制，可确保ERP总账与SAP实时一致。②数据单向传递与系统全面对接双向传递数据相比实施难度较低。③现行操作中金蝶/用友已使用六位码匹配，为自动对账可行性提供了条件。缺点(难点):全面凭证回写投入产出比较优点:①系统可以交互数据实现自动控制，可确保ERP总账与SAP实时一致。②数据单向传递与系统全面对接双向传递数据相比实施难度较低。③现行操作中金蝶/用友已使用六位码匹配，为自动对账可行性提供了条件。缺点(难点):①全面凭证回写投入产出比较低，分析过程同方案一;且两套科目体系颗粒度不同，回写总账数据实施难度较大，后期维护各类主数据匹配表需要增加人力成本。②凭证回写传输的开发难度同方案一。
方案三:RPA财务机器人－部分报销类/回单类表单数据回传+两套系统实时对账+可自定义报表开发。
1)对于部分与制造费用、研发费无关的报销类表单数据，根据流程完成状态，将相关UPM表单字段信息回写至金蝶/用友表单，消除前端业务人员重复制单工作量，自动对账流程如图3所示。
2)日常业务流程处理中，通过RPA机器人将UPM/SAP的流程数据、账务处理信息与金蝶/用友六位码、科目金额等抓取匹配核对，确保同一业务双边数据实时一致。
3)定期从SAP和金蝶/用友抓取科目余额数据，根据科目映射表自动对账，保证两套系统科目余额一致。
4)开发可自定义条件报表，满足各成员公司各类动态数据需求，UPM表单字段信息回写至金蝶/用友表单流程如图4所示。优点:①能够通过技术方式实现两套系统数据实时一致目标，可以减轻财务人员核对数据的工作量。②与跨系统主数据交互相比较，RPA技术开发难度较低，经济性较高。③RPA可无需针对不同系统单独进行开发，实施难度较低。④仅核对总账数据和回写报销类表单数据，不会因为核算颗粒度的限制而导致数据不能同步，只需要建立两套系统科目映射即可。⑤共享单位金蝶/用友现行操作中已同步使用UPM六位码，为自动对账可行性提供了条件。缺点(难点):SAP科目设置规则及核算颗粒度与成员公司ERP相比差异较大，两者进行适配难度很大。
4结语
为尽快实现完善风险管控、减轻工作量的主要目标，结合现行业务、财务系统的现状特点，考虑各方案的成本效益情况，方案三能最大程度地解决共享单位业务需求和痛点。同时建议采取分步实施的策略较为稳妥，即第一步先实现两套系统数据自动核对，第二步实现部分报销类业务数据返写(可通过UPM表单相关信息和描述，自动判断该表单是否与制造费用或研发费相关，自动判断是否需要回写)，可切实降低业、财部门工作量，解决当前的业务痛点。
作者：罗春丽 单位：中广核核技术发展股份有限公司财务共享中心
