城建档案管理论文范例6篇

城建档案管理论文

城建档案管理论文范文1

论文摘要:分析档案信息化建设的必要性和建设信息化管理的一些关键环节,最后引起档案信息资源安全问题的防范,提出相应的信息安全保障措施。

城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料.面对新形势,城建档案工作如何运用现代信息技术,加快数字化城建档案馆建设的步伐,全面推进信息化、数字化和网络化,最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益,有效地为社会各界提供服务,我们必须加快推进城建档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,为城市规划、建设和管理提供科学决策依据,为城市经济、社会、文化发展提供高效、优质的公共服务.

一、城建档案的必典性

城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录,组藏着丰富的信息资源,涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段.作为城建档案的存储介质,目前我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等.这些传统的纸制档案存储空间大、维护成本高、查阅不便,难以适应数字化时代的飞速发展,随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展,产生了越来越多的电子文件,许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中.通过管理内容数字化,新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化,整合档案信息,优化信息源,实现业务工作标准化、规范化,实现城建档案资源的合理配里、最大开发利用,实现对档案实体的保护,方便了利用者,减少了中间环节,也大大方便了网上传输,为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品,使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

二、城建档案信息化的环节

档案的信息化应以现实需要为前提,分阶段、分步骤稳妥实施,重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率商的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作,逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化,建立数字资源库。在信息化城建档案馆从理念走向现实的过程中,必须解决好几个关键问题:

1.是电子档案的法律凭证问题

电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题,否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。

2.是数字化档案信息资源的长期存取问题

数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新,造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。

3.是统一数字化标准格式问题

档案信息共享的前提是标准化与规范化,它包括档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆,包括众多相关信息提供单位,只有大家按照统一标准、格式来进行数字化,才能更有利于信息资源的共享,才能加快城建档案数字化的进程。

三、数字化档案具备的功能

数字档案馆与传统愈义上的档案馆相比,有着很大的不同,它的功能特点有五化:馆藏档案数字化、档案管理现代化、资源利用共享化、信息传递网络化和数据结构连接化。

1.馆藏档案数字化:通过运用计算机技术与多媒体技术将各类传统介质的档案资料进行处理并转化为数字信息,使所有馆藏信息都以数字化的形式储存,这是档案馆数字化建设的核心.

2.档案管理现代化:数字化档案馆不仅包含了传统档案馆的一切功能,它还包括:档案编目和检索自动化、档案全文储存与检索自动化,计算机辅助档案业务工作管理、辅助立卷、档案标引自动化、档案馆办公自动化、档案库房管理、保护技术现代化、建立档案数据库等,这是实现档案馆数字化建设的基础.

3.资源利用共享化:各种载体的档案资料将以认字形式存在于档案馆这个“信息空间”中,通过网络,用户可以方便地利用信息资源,实现档案利用的信息资源共享。

4.信息传递网络化:数字档案馆的服务通过以网络为主的信息基础设施,实现标准规范的信息传递.

5.数据结构连接化:通过统一规划的,标准的,规范化的数据结构,各部门之间可以方便地进行数据交换和数据转换。

四、.数字城建档案的安全阅.

如何保障数字城建档案馆信息安全决定着能否全面实施档案的网络服务,可采用包括操作系统及数据库安全技术、网络安全技术、信息加密与身份认证技术、防病毒技术等在内的多种安全技术。(1)采用高安全性能的操作系统和数据库系统,采用高安全性能的操作系统和数据库系统。(2)综合使用多种网络安全技术与产品,实现对网络的安全保护。(3)采用信息加密技术与身份认证技术。(4)采用最新的防病毒产品,建立病毒检测制度.(5)加强各应用系统的安全管理,统一管理、分工负责、及时维护,确保系统稳定、安全运行及高效服务。加强对用户的管理包括加强对用户权限的管理即加强对用户的监督、审计、跟踪,同时控制上网信息范围。(6)加强计算机网络设备、设施的安全保护,做到防震、防水、防火、防有害气体和其他环境事故。

城建档案管理论文范文2

城建档案工作具有非常强的业务性,在以往的城建档案工作中,主要都是纸质档案,但是最近几年,电子计算机和网络技术在档案管理工作中也得到了十分广泛的应用,因此,电子档案也大量的出现在了城建档案管理的工作中,而传统的工作形式也受到了非常大的冲击,因此在管理好档案之后才能更好的对其进行利用。档案工作者还要在实际的工作中不断的加强自身的工作质量和工作水平,还要做好专业知识的学习,每一个档案都有其专业性,城建档案利用的过程中也涉及到很多的内容,所以,档案工作者必须要学习与之相关的知识,这样才能更好的保证城建档案的管理质量。在我国的科学技术不断发展的情况下,应该从多个角度进行档案工作,档案工作者要从多个方面掌握科学知识,同时还要在自身的工作中充分的应用这些科学知识和理论,这样才能更好的为档案工作的顺利开展提供更好的条件,给档案信息的使用者也提供更加丰富、更加全面的信息内容,这样才能更好的体现出档案价值,也为档案信息的保管和再利用提供了良好的条件,促使档案人员积极发挥自身的职能。很多城建档案管理工作中,都非常注重档案人员素质的培训,还建立了职工教育资金,要求在职人员要具有专业知识、大专以上的理论水平,无论是科技人员、管理人员还是档案人员,必须达到一定的专业水平,才能上岗,先后取得了大专、本科学历,并系统的掌握有关理论知识,在管理好档案的同时,利用所学的理论知识,积极搜取信息,建立信息网络,互通有无,为科技人员服务,并建立本行业设计标准图集及科技书籍供销点,这样不仅服务于本单位也给社会带来了效益,有力的促进了本地区工程设计的发展,由于利用管理档案和熟悉家底的优势,积极向外推荐,已经不属保密范围的城建档案,使其在城市建设上建筑物加固、加层、套用等项目上,积极推荐利用建设档案,大大提高了档案的利用率,也创造了经济效益及社会效益。

2管理档案是为了档案的再利用

这在城建系统中来讲是很普遍的要求。随着社会主义市场经济的发展,效益观念已深入人心,由此人们越来越重视档案工作产生的经济效益和社会效益,也给档案工作带来了生机和活力。但是在使用城建档案时,要注重档案的使用范围。在使用中要注意两点,一是对档案保密,确定档案的使用范围,对于长久的档案,该解密的要及时解密,以便档案的再利用。二是档案的再利用不能只注重经济效益,也要注重社会效益。城建档案的价值一般是随时间的推移增加。档案发挥作用有一个长期过程,档案工作具有稳定性、长期性等特点,这就决定了对档案工作的投入到见效的周期相对较长。所以,在实际工作中,讲究效益要有远谋,更要有远虑,不可急功近利,竭泽而鱼,搞短期行为,如进行档案信息咨询服务见效快,效益明显,对比投入的时间与人力等相对较多,这无疑是正确的,但是与此同时,丝毫不能因为档案整理、保护等基础工作一半时见不到成效,因而不加重视。要辩证地看到,在开发信息、产生效益,既是现在投入劳动的结果,也是与过去围绕这些档案所做的整理与保护分不开的,现在对城建档案整理、保护工作给予的投入,会产生长远效益。如果看不到这一点。不在这方面给予的投入使档案的质量受损,必将给档案工作造成无可挽回的损失,影响档案再利用。在利用城建档案的过程中,要谨防产生负效应。事物都有其两面性,城建档案在利用上制定使用范围,以防产生负效应,要注意档案保密范围。在城建档案的复制、交换、转让中应该按照国家有关规定办理。档案工作具有机密性,按照国家有关规定办理强化保密观念,落实保密制度,确定使用范围时,就要严格把关,不能因为有社会需求,就盲目的使用,否则会给国家和社会造成危害。

3结束语

城建档案管理论文范文3

【关键词】城市结构,城建档案,档案管理,启示

1、城市化背景下的城建档案管理概述

简单地说,“城市”在人类社会发展进程中发挥着重要的社会功能集中作用,城市建设本身也属于城市化的组成部分,这就从客观上加强了城建档案管理的重要性。新形势下,城市化发展已经从人类社会无意识层面向有意识层面转化,而在城市化发展引导要求下,城建档案管理工作发挥着重要的参考借鉴价值。从当前我国城市化背景下分析,城建档案管理工作的主要内容包括以下两个方面。

第一,针对城市化背景下的城建档案管理工作进行科学定义和定位。很显然,“城建档案”本身属于“档案”的范畴,这就不难进行科学的定义和定位。我国学者在学术层面提出的“城建档案”定义被描述为:城市区域内进行城市规划、设计、管理等工作中形成的文字、图片、表格、视频等原始性资料。狭义地说,城建档案本身就是档案体系的一个分支,在侧重点方面更关注城市活动。但同时,仅仅将城建档案定位于“档案”是不科学,也是不合理的,这样一来它并不能发挥自身的价值。学术界普遍认为城建档案管理工作属于科学档案管理范畴,这是由于“城市化”对社会发展所产生的巨大效应,其价值已经不能仅仅局限于城市活动体系内去衡量。

第二,在建设中国特色城市化道路过程中加强对城建档案管理认识。提高对城建档案管理的认识,就必须明确城建档案在社会建设公共领域发挥的作用。上文中笔者重点从“档案”角度展开了分析,只能说明城建档案的“符号特征”,再不原有定义和定位的前提下,本质上城建档案与社会发展的多个层面产生了“交叉效应”。因此,城建档案在管理上应该提高一个层次,列入与党政公文同样高度的体系,并将其作为区域经济发展、宏观经济调控的重要依据。

2、基于城市结构理论的城建档案管理分析

需要特别说明的是,所谓“城建档案”的内涵不能简单的理解为“城市建设档案”,它本身所包括的内容是很广泛的,包括城市经济、文化、科技等诸多内容,简单地可概括为“城市科学”,泛指城市经济学、社会学、管理学等一应内容,而这些内容又是构成城市结构理论的重要因素。基于此,城市结构理论应用在城建档案管理中具有必要性。

第一,城市结构理论概述。将城市结构作为理论研究对象,可以借鉴社会管理学中的分层模式展开,基本可以划分为三层模式:第一层为自然生态环境,它也符合人的自然属性基本被整,在内涵层面由城市地理、气候、水文、大气、生态等内容构成,这些自然要素是决定城市结构的基础。第二层为人类生产力建筑层,顾名思义,城市不可能自我形成,它的一切物质原来都是由人类生产力创造出来的,包括最基本的建筑、交通等,也包括能源、通讯、供水、供电等服务内容。第三层为人文层,或者称之为城市文化层,它的内容十分广泛,包括人文化、经济、政治、教育、宗教等;值得一提的是,以上三个层次从低向高是逐渐递进关系,前者为后者提供了存在和构建基础。

第二,城市结构理论对城建档案管理的作用。参考城市结构理论的分层模式,可以映射到人类社会对档案管理的基本运作体系,即由高到低的发展趋势,总体上可以划分为三个阶段,分别是城市自然档案、城市勘察档案、城市测绘档案。这些内容直接影响着城市建筑的存在状态,而建筑恰恰是构成城市的基本元素。因此,在城建档案方面的体现为:城市规划档案、城市建设管理档案、城市建设工程档案、城市文化档案、城市科研档案等。很显然,这些档案中的内容都应该具有记录的原始性,而它们的存在格局与城市结构理论是呈现明显对应关系的,例如人文层与专用档案、公文档案、教育档案之间的密切联系,最终汇总为城建档案中的“社会档案”体系。因此,充分促进城市结构理论在城建档案管理中的应用,可以实现其科学性和合理性要求。

3、城市结构理论在城建档案管理中的应用途径

第一,可以有效地促进城建档案管理工作向信息化方向改革。当前我国已经进入了全面的互联网时代,数字化城市建设成为一个重要的引导趋势,它可以全面实现城市人文环境、生态环境中的要素归纳。城市结构理论提供了很好的信息化方向,并结合城市结构理论的基本框架,用来实现自然层、建筑层、人文层等方面的资源系统构建,避免城建档案中固有的资料缺陷造成信息化方向改革的偏离。

第二,可以充分发挥空间信息功能实现城建档案信息的整合。所谓“空间信息”在城建档案的促进效应方面表现为可视化服务,一方面,城建档案中主要以文字、表格、图片形式呈现,这样一来给人的感受较为乏味枯燥,城市结构理论中以城市建筑为基础,将地表上下全部的要素都呈现在人们眼前,包括不同年代、社会时期的特点,这样一来城建档案的记录内容就不断的增加,体系更加完整。另一方面,不可否认我国城建档案的生成主要来源于建筑产业,这样导致城建档案的内容相对单一、范围相对狭窄,配合城市结构理论可以实现进一步的丰富,如将自然环境和地下管道之间关系分析作为城建档案的一项内容,在我国水系发达、水资源丰富的区域更能够突出其特点。

第三,可以更深入地挖掘城建档案信息中的有价值信息内容。现阶段我国城建档案中主要包括的是城市建筑的相关资料,这些建筑本身也具有一定的历史价值、文化价值,配合城市结构理论来研究建筑的出现契机,可以为教育、科研等提供更为详实、丰富的材料;类似的,可以继续深挖城建档案中的相关信息,并以此为中心开展丰富性工作,进一步扩大了城建档案信息的关联度,从侧面提升了相关资料文献的分享力度。

参考文献:

[1] 陈小英. 城建档案管理的难点问题及解决对策[J]. 城建档案,2009,09:33-36.

[2] 许松桦. 浅析城建档案管理的数字化建设[J]. 黑龙江档案,2013,04:64.

城建档案管理论文范文4

一、智慧档案馆研究的意义和价值

“智慧地球”概念的提出促使城市从数字时代走向智慧时代。2013年,我国首批193个智慧城市试点起航,开辟了智慧城市建设的新征程[1],在此背景下,档案富有的人类智慧的支撑作用凸显,如何留存和管理在智慧城市新型IT生态环境中形成的新的、动态的、海量的数字记忆,确保智慧城市的发展脉络和业务活动以数字档案的形式得以记载和传承成为亟待解决的问题。而传统档案资源多层次分级、分散、孤岛式管理方式与智慧城市的跨行业、跨区域、跨部门的业务协同、资源集约与交换共享等要求形成强烈的反差与不协调,这就迫切需要重构档案馆的基础体系结构,建立一套完整的与智慧城市运营发展要求相适应的新的档案管理基础理论和方法体系。这一研究在档案馆理论体系构建和实践应用发展等方面具有重要的价值和意义。

(一)理论方面,能够丰富和拓展档案学的基础理论。未来的智慧档案馆必将跨越传统实体档案馆的边界而以数字形态且富有智慧地存在和发展,实现馆际IT基础设施共享,档案资源互联,制度、技术与业务集成,档案人之间及其与利用者之间的业务协同和服务交互,这一发展态势需要在实践中研究和提炼一整套包括目标、功能、组织、人员、制度、资源和运作模式等基础理论体系,以指导和支持数字档案馆业务流程优化、档案资源精细化管理和档案信息服务多元化适应。

(二)实践方面,从记载历史、延续文明的角度丰富智慧城市的内涵,从数字生态、城市全局的角度部署档案工作体系架构,提升和延伸档案管理的整体功能。智慧档案馆作为智慧城市建设与发展的基础单元纳入城市顶层规划而得到史无前例的重视,智慧城市建设集新技术、新行为、新思维于一体的新型城市生态环境,为智慧档案馆的档案资源统筹管理、档案工作高效开展、档案服务能动与个性化提供了从法规到标准、技术到业务、风险识别到安全保障的智能化系统体系框架,在此框架下设计和实施的智慧档案馆整体解决方案将使国家档案馆功能得到提升并融入智慧城市体系。

二、智慧档案馆研究突破了现有数字档案馆的研究范畴

智慧档案馆是在数字档案馆发展和智慧城市建设背景下,档案馆发展的高级形态。20世纪90年代以来,国内外档案专家和学者围绕档案资源的数字化加工和信息化管理方面取得了较大进展,推动了数字档案馆的快速发展,并在此研究的基础上结合智慧地球、智慧城市的生态特征开始探讨智慧档案馆的研究。

国外研究者虽未明确提出智慧档案馆概念,但其数字档案馆从建设之初,其标准建立、技术架构和运营模式等都充分考虑了如何实现档案资源整体共享、跨部门协作和不断适应现代新技术和新型智慧城市生态发展的问题。美国的电子文件档案馆(ERA)项目主要从技术视角,研究如何构建开放、敏捷的集成系统体系结构,以适应技术变革与业务拓展带来的潜在需求;加拿大图书档案馆(LAC)提议则从档案管理与资源整合的视角,研究如何将数字文化遗产管理纳入国家战略,从而建立能够管理国家文献遗产的数字保存体系和可信任数字仓储系统(TDR),以适应国家和城市快速发展的需要;澳大利亚数字文件管理协议(ADRI),从标准规范视角开展区域联合行动,推动跨国、跨馆数字文件和档案资源统一管理标准体系的形成,以引导全球范围内档案工作的科学规范开展[2]。我国数字档案馆的理论研究和实践探索经历了从单一档案业务系统、馆藏数字化到整体信息系统构建[3],从个体数字档案馆到区域性数字档案馆[4]运作模式变革的研究,从IT集约化服务型数字档案馆到云数字档案馆[5]的探索。

在智慧城市背景下,档案界从数字档案馆功能提升、资源整合和深度挖掘、智慧技术运用、感知计算等角度,对智慧档案馆的概念、功能架构等进行了初步的探索[6];在建设实践方面,上海、浙江、青岛等省市已作了一些有益尝试。这些前瞻性的研究和开拓性的实践为智慧城市背景下档案资源的整体聚合、科学保管和高效利用奠定了良好的档案文化意识、技术系统环境和专业操作技能,为提升档案馆“智慧”营造了基础资源条件和专业业务氛围。但现有这些研究和实践还难以适应智慧地球和智慧城市的发展要求,主要体现在:

(一)在组织层面,缺乏从国家、城市数字化发展的整体角度规划和安排数字档案资源的整合服务,缺乏城市层面档案管理的组织架构和工作体系的全局部署。以往依附于实体档案馆而架构的数字档案馆系统,难以实现城市档案资源的系统化聚合、统筹化管理和高效化利用,而这一要求正是智慧城市发展的基础保障。

(二)在理论层面,现有的研究多局限于档案管理模式、运行机制、资源整合的宏观构想以及系统功能的中观要求,而智慧型数字档案馆的构建需要有在创新技术应用环境下的制度安排、业务模式和运作机制的一套完整理论体系的支撑,才能高起点、高水平地引领档案事业方向,指导智慧城市背景下档案工作的最新实践。

(三)在实践层面,缺乏深入到系统功能实现、文件对象控制、档案资源聚合和组织管理运作等各个层面的完整的现代档案馆实施方法和操作规程,而局限于指南性的功能要求和宏观描述,难以支撑档案馆现代化运作的全面实现。

随着智慧城市快速发展,档案馆的信息化建设和发展将从档案资源的数字化和信息化管理拓展和延伸到档案馆的全面现代化管理,包括档案馆运行管理智能化、档案库房管理现代化、档案制度贯彻的系统化、档案信息利用的知识化以及智慧档案人经验知识的代代相传。应该说,智慧档案馆将逐渐突破实体档案馆的组织运作、基础设施使用和档案资源聚合的传统管理运作模式,形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式,它的基础体系架构、系统构建原理和实施方法将随着智慧城市生态环境的变化而调整和进化,这就需要档案领域专家、学者在档案馆的组织运作和信息系统建设等方面进行突破。

三、智慧档案馆研究的基础体系架构

与以往档案馆追求稳定的静态思维相比较,智慧档案馆的发展则更需要体现其与时俱进的动态特征。一方面,智慧档案馆的建设与发展需要深化应用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术,再造档案工作流程、整合档案资源,使档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力,作为智慧城市不可或缺的重要单元而发挥其记载历史、传承文明和资政惠民的作用;另一方面,依赖网络而发展的智慧档案馆将逐渐突破其实体档案馆的组织边界、自给自足的IT基础设施和档案资源分层分级的传统运作模式,形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式,它的组织管理形态、技术系统结构、业务工作原理和管理运作模式将随着智慧城市生态环境的变化而不断地调整、优化和进化。

图1勾画出智慧城市背景下智慧档案馆的基础体系结构,它体现了智慧城市背景下档案馆全面现代化管理的新特征。技术层通过支撑保障系统、档案仓储系统来保证档案馆对人、事、物的智慧感知;并将这些感知经过互联网、物联网、通信网传递到海量数据中心,实现档案资源的集约管理和全面整合;应用层通过智慧服务系统和智慧管理系统来满足智慧城市的服务需求,提供档案信息的集成服务和智慧启迪。

这种“双层四系统”的基础模型构建,适应了智慧城市生态特征发展背景下,档案馆的全面现代化管理。因此对智慧档案馆的研究视角从制度、资源、业务的体系结构、技术、馆员、服务六个维度全面拓展和延伸。

四、智慧档案馆研究的主要任务

智慧档案馆基础体系结构决定了它的实现不仅仅是建设一个技术系统,它是档案馆发展的高级形态,它的构建需要深化使用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术,全面整合档案资源、再造档案工作流程,使得档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力,作为智慧城市不可或缺的重要组成部分而发挥其记载历史和传承文化的作用。因此,智慧档案馆的实现而是需要将档案人、档案馆基础设施、档案馆业务、各类新型的信息技术和智慧城市对档案馆的信息消费需求进行紧密结合,实现档案馆内部全面信息化,这就需要有一套智慧档案馆的基础理论、技术体系和实施方法论的支持,这些内容将是未来智慧档案馆研究的主要任务:

(一)智慧档案馆的基本理论体系的研究。基础理论是档案馆及其系统建设与发展的统领和指南,其研究需要充分理解智慧城市新型城市生态环境的特征及其对信息资源管理与信息消费的整体要求,分析智慧城市背景下档案馆的发展趋向和存在形态,明确智慧档案馆的基本概念、组织形态和工作体系,研究其内涵、特征、构成要素、组织结构、职能分工及在智慧城市中的定位、作用和发展,并在此基础上进一步探索国家档案馆的组织结构和整体部署。

(二)智慧档案馆系统框架结构研究。系统是业务开展的主体要素,是档案资源安全保存和提供利用的主要工具,其研究需要从制度、业务、资源、技术、服务和馆员六个维度研究智慧档案馆的基础体系结构及协同工作机制。从档案工作的全程控制性、档案业务的制度遵从性、档案资源的统筹管理性、档案服务的社会多元性、馆员技能的综合要求性和管理实现的技术支撑性等角度全面设计智慧档案馆的体系结构及六个维度之间的相互关联与制约的协作机制。

(三)智慧档案馆的实施方法论。实施方法是理论和业务得以落地的方法保障,其研究需要从智慧人、智慧系统、智慧工作和智慧服务等多个层面研究和分析智慧档案馆对智慧城市生态系统的基础要求和资源依赖;从管理制度建设、档案资源聚合、业务流程优化、馆员能力提升、系统集成架构和IT服务管理等方面研究智慧档案馆的实现原理和实施方法,结合智慧城市的生态环境和档案资源管理的要求,提出一套能够用于指导智慧档案馆建设与实施的整体解决方案,并在一个在建的数字档案馆工程中进行验证和改进。

城建档案管理论文范文5

  关键词:   城建档案 , 新模式 ,    管理探索

Abstract: with the city information construction and e-government promotion, the traditional mode of the municipal files management brings great impact. Based on practice, members of the file management in the practical work in how widely application and development, puts forward new ideas.

Keywords: members of the file, the new model, management exploration

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:

   新形势下,城建档案工作发生了深刻的变化,城市信息化建设和电子政务的不断推进,逐步改变着我们的工作方式,深刻影响着人们的生产和生活,为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间,也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。

一、城建档案馆管理的现状及原因

城建档案馆管理,早期只能对馆藏档案进行目录管理并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中,管理仍是围绕纸质实体档案进行的,对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后层面上,不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在:

1、城建档案馆管理受到的冲击。

20世纪90年代以来,全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮,“数字地球”、“数字城市”在城市规划管理建设过程中广泛应用,随着新型载体文件-电子文件的出现,整个社会信息流通的基础结构发生了变化。电子文件的产生,标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来,是近现代档案学理论诞生以来,文书、档案工作领域最剧烈的一次变革,将直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。

2、城建档案馆管理面临着的挑战

 随着政府管理机构信息化建设的发展,电子政务系统逐步成为机关公文处理的平台,成为政务信息化建设的一个重要内容,电子文件的归档问题受到广大档案理论专家、电子政务的建设者、以及实际工作者共同关注。

    也就是说档案理论也冲破传统的档案学的束缚,从传统档案管理的“一元理论”,转变为档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”,到将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”,这些新生档案学理论,为城建档案馆管理提出的新的要求。

3、城建档案管理急需观念更新

 电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案,二者的将长期共存。因为城建档案涉及行业众多,信息技术手段应用水平参差不齐,而纸质已经作为一种传统载体,深深扎根与人类社会,同时具有稳定、信息的可靠等优势,不会轻易退出历史舞台。而电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性,面对实体档案、电子档案并存,社会需求多样化的现状,城建档案馆迫切需要新的管理模式。

二、  城建档案馆管理的新模式

新的管理模式应是一种以档案实体、及其相关信息为管理对象,采用文件、档案、信息一体化集成管理的方法,利用现代高新技术,实现对档案信息的多功能开发、利用,对档案实体达到有效保护的一种管理方式。

城建档案馆新的管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化,实现城建档案资源的合理配置,积极营建城建档案资源共享的策略与环境,加快促进城建档案服务机制的创新,为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品,使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。通过管理手段自动化,提高工作效率,简化工作程序;通过管理内容数字化,整合档案信息,优化信息源,实现业务工作标准化、规范化,实现对档案信息资源的最大开发利用,实现对档案实体的保护;通过服务网络化,适应市场需求,实现资源共享。

三、  城建档案馆管理探索与实践

    1、以法规、标准为依据,针对不同类别的城建档案实体、信息的接收,实行多种方法的前端控制。新管理模式的实施也必须从源头作起,确立实体与信息共同接收进馆原则。 以标准的形式,将建筑工程、市政工程、地下管线工程、及相关照片、录像档案的信息著录工作纳入建设单位归档整编要求之中。

    实行电子文件档案一体化,建立远程电子文件归档系统,一是城市规划、建设等管理部门形成的管理类档案,二是新建工程档案。我馆根据不同类别城建档案形成、管理的不同特点,采用两种不同的前端控制手段。利用城建档案馆行政隶属的优势,对城建管理类档案采用提前介入,参与开发的手段,进行文件、信息前端控制。同时在办公自动化管理的基础上,利用业务管理和档案管理有序连接,减少传统档案整理、录入环节,实现了电子文件从登记、立卷到归档、著录的一体化管理,实现了档案的自动生成。加强了对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导,保证了归档电子文件完整、有效、真实。保证了档案从源头的规范,节余约了人力物力,提高了管理水平。为实现文件、档案、信息一体化管理迈出坚实的一步。

   实现信息管理的提前介入,这既促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作,共同产生更为优质的服务,从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可靠、完整的文件和档案。

2、城市档案管理信息处理的多元化采用提取原始信息,加工特色信息、编研专题信息的多元化处理方式,打破了传统的分离式三级著录方式,以建筑工程项目为主线,采用层次著录法,保持工程项目、单项工程、案卷、文件之间的内在联系,在检索查询时通过工程名称、案卷、查询到文件级,并可直观地看到扫描后的文件和图纸原貌,全面准确揭示了档案的原始信息。

    再可根据城建档案的特性,通过建立特色档案数据库,建立各类档案的关联,实现跨库查询的方式对特色档案、利用率高的档案进行信息加工,对档案信息的深度开发利用,多项专题编研成果,为城市规划、建设提供了超前服务。实现档案信息处理的多元化。

3、城建档案开放服务方式的多元化

  城建档案开放力度的加大,到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式,档案馆不在是简单的实体保管员,而应成为概念、知识的提供者。一是要优化传统的服务方式,档案馆将从文献资料的收藏者和提供者,转变为信息产品的生产者、开发者和提供者;二是要主动接近档案用户,以用户为中心,结合城市建设的进程,编研出信息成果进行提供利用,要利用城建声像档案的优势,从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。三是要延续面对面的服务方式的同时,利用网络环境为我们提供的得天独厚的良好机遇,馆藏信息资源的广泛共享,更加快速、深入、低成本地完成档案信息服务于社会的职能,不断提高服务质量。

四、城建档案馆管理模式观念更新

“市场经济社会下,任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发,只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命,确立正确的指导思想,实现观念的转变,才能适应新形势下的城建档案管理模式。

城建档案管理论文范文6

关健词:城建档案;知识管理;创新

中图分类号:G270 文献标识码:A

0、前言

在改革开放和社会经济全面发展的新形势下,城建档案工作发生了深刻的变化。城市信息化建设和电子政务的不断推进,深刻影响着人们的生产和生活,逐步改变着我们的工作方式,这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间,另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。面对机遇与挑战,城建档案馆如何适应社会需求,开拓创新,是摆在我们面前的首要任务。

一.知识管理理念对城建档案管理的创新

知识管理作为知识经济催生的一种全新的管理理念与管理方法,应用的领域十分广泛,知识管理的理论、实践与城建档案工作更有密不可分的关系。虽然知识管理首先是在企业管理中得到推崇和实行,但作为融合多种学科成果、富有前瞻性的学科理论,其影响已快渗透到社会的各个层面。城建档案工作承担着保存城市珍贵记忆、促进城市信息资源的合理利用、促进城市可持续发展的重要使命。因此,城建档案工作要对知识管理理论有清晰的认识,将这种全新的理念融入其工作领域,在知识经济时代提升自身工作的价值,为城市发展发挥更大的作用。

二、知识管理对城建档案管理的理论创新

随着经济全球化和信息超载的涌现,知识管理必将渗透到社会的各个层面。档案管理作为知识管理的重要组成部分,只有正面迎接知识变革所带来的机遇和挑战,才能摆脱固步自封的局面,真正实现档案事业的可持续发展。

2.1城建档案管理原则的创新

无论是国家、社会,还是个人都要遵循一定的原则,遵守特定的规矩。城建档案的管理伴随着城建档案的形成而产生,其管理过程中的原则也是已被固化了的,但是,被大众认可的或者固化的原则只有跟上时代的步伐、及时创新、查缺补漏才会不被社会所淘汰。①幵放性原则。要建立一个开放的城市建设档案的知识管理平台,让参加城建档案管理的人员能把他们获取的新知识添加到城建档案知识管理系统的平台中去,与此同时城建档案管理系统也可以吸收、利用外部的知识资源来丰富城市建设档案管理系统的知识库。②发掘性原则。城市建设档案信息管理者应该意识到知识管理在城建档案信息管理系统的产品以及其服务的价值创造中所发挥的关键作用,所以城建档案管理者需要明确已有的城建档案相关知识的价值,并挖掘出来更多有用的价值。

③激励性原则。城市建设档案管通过建立包括知识运行机制、绩效机制及奖惩机制等知识管理激励系统,对不同类型、不同层次的档案管理人员实行不同的激励方式和激励策略。从而进一步提高城建管理工作的水平。

④共享性原则。城建档案管理工作者在交流、共享城市建设相关知识的过程中也能更进一步深化自己的知识,获得很多有用的、最新的城建档案管理知识。

2.2城建档案管理内容的创新

知识管理对城建档案管理内容的创新即是对城建档案知识的管理理念的创新、对城建档案知识的获取途径的创新、对城建档案知识的共享途径的创新等。深入到知识管理领域的城建档案管理内容会更加丰富。

①知识创新管理

知识创新管理是对人及信息资源进行动态管理的一个过程?。其目的是要寻找人的知识创新能力与信息处理能力的最好组合,以实现在管理过程中最大程度地传播和共享知识及信息;提高组织创新及应变的能力,实现组织的发展策略。

知识创新管理主要在以下几个方面:①城建档案知识的规划组织以及与城市建设有关的知识管理政策的制定;②有关城市建设的知识资源的识别、审核、信息资源体系的构建和城建档案信息系统的维护;③城建档案知识资源的幵发及创新,包括城建档案知识管理系统的建设和城建档案知识资源的潜在价值的开发;④城建档案知识管理成果评价,即城建档案知识信息管理系统的评价和知识信息服务体系的评价。

②知识服务管理创新

城建档案管理在知识服务管理方面的创新主要是通过信息技术幵发使资源数字化和服务方式的网络化;各种资源的构建使内容创新化;专业知识学科的拓展及对信息资源的广泛了解使服务手段智能化;对不同对象的深层次了解使服务对象个性化。知识服务管理的创新有助于城建档案管理人员深入理解城建档案知识服务的内涵及本质,从而实现城建档案管理由一般传统的服务转向知识型、先进性。

③人力资本管理创新

人力资本管理建立在人力资源管理的基础之上,将部门中的人作为资本来进行投资与管理,并根据不断变化的人力资本市场情况和投资收益率等信息,及时调整管理措施,从而获得长期的价值回报。现代社会对人力资本管理体系的要求能提供最新发展的趋势和解决问题的最新方法方面的信息。

知识管理的核心是人力资源管理,而人力资源管理的核心又是人力资本管理。人力资本管理建立于员工与企业价值最大化的基础上的。人力资本管理更关注人员的可持续发展。其可以通过培训及激励等多种方法来提高他们的价值。

城建档案在人力资本管理方面可以釆取运用招聘的内涵,如发掘人员的增值潜力和附加值;进行适合的教育培训,提高必要专业的知识技能,使其有更好的创造能力;通过绩效指标和考核的管理方式进行定期的分析来不断调整人力资本的投资策略。

④知识产权管理创新

随着无纸化办公设计以及计算机技术、网络技术在档案领域的普遍应用,城建档案的记录、存储和利用方式有了很大的改变。当前的城建档案管理日益趋向数字化管理。城建档案馆在应用数字化档案时,需要建立数据库进行科学管理。我们提倡城建档案管理信息和资源的共享,加强各地城市建档案馆之间的资源交流。与此同时,们城建档案工作者在建设数字档案馆的同时,积极应用知识管理参城建档案知识的产权的管理,建立新型的城建档案信息体系。

2.3城建档案管理职能的创新

城建档案的管理职能不仅包括对城建档案实体进行的一系列管理活动,而且还包括行政管理职能。对于城建档案的管理职能的创新也必须兼顾这两方面,缺一不可。

①城建档案管理的内、外化

所谓城建档案管理的内化是指城市建设的领导高层利用一切可能的资源及机会推广知识管理的机制所在,使城建档案建设内化?。通过向城建档案管理人员阐明知识管理对城市建设档案管理组织及个人的价值,使得参与城市建设管理的人员认识到知识管理对组织及他们个人的发展的帮助,从而产生运用知识管理与传统的城建档案管理相结合的理念。这样才能提升城市建设档案管理工作,知识管理内化为城建档案管理知识。城建档案管理知识的内化包括对城市建设相关学习的输入、整合、分析及存储。

城建档案管理知识的外化是指内化的知识信息的应用,并与外部知识整合的过程气包括城市建设相关知识的传播、应用到实际的城市建设中。实质就是一个知识创新、知识资本产出的过程。城市建设档案管理系统的知识外化包括内部的知识外化和外部的知识外化,即内部知识整合与外部知识整合。

②城建档案管理媒介

媒介就是把与某一研究领域相关的人和知识联系起来,通过群件、内部网、工作流和文件管理系统进行明确、固定的知识匹配和传送气现阶段,城建档案信息管理的资源的信息化管理出现了如电子文件归档和电子档案管理、档案工作如何适应城建档案管理系统的体制改革等一系列问题。这就要求采用电子化及网络媒介等手段实现对城市建设档案资源的管理,为社会提供实用的城市建设档案资源信息査阅及咨询服务,同时也可以通过媒介收集社会公众提供的最新的城市建设资源和信息,从而达到城建档案管理职能的创新,有传统的比较单一的职能发展成互动互利的管理系统。

③城建档案知识共享

城建档案信息管理系统有城市建设档案及信息的累积延续性较强、相应的前置性强、内容和数据庞大、专业技术性高及可利用性强,利用率高等特点?。而现阶段的城建档案信息资源比较分散,不利于查询和利用及管理维护,违背了城市建设档案集中保存管理的原则;此外,各个城市的城建档案管理资料的不均收藏的状况导致很多城建档案的信息资源被垄断、闲置或无法查询、利用效率低下。

所以,要发展城建档案管理工作,其有效途径就是建立城建档案馆之间及与社会之间的信息资源的共享。在城市建设系统档案信息分类的基础上,建立起涵盖城建系统全部信息流和档案类别的数字化框架,通过整合资源、幵放信息及查询等途径,把城市建设档案和信息资源结合从而达到充分收集、归档、保存、高效利用及资源共享的目的。

三、知识管理对城建档案管理的实践创新

知识管理由于其含义的针对性和适用的广泛性,可以促进城建档案管理工作各个方面的完善。本文着眼于知识管理对城建档案工作的技术层面的应用,即构建“城建档案知识管理”系统、建立“城市建设博物馆”、挖掘城建档案“隐性知识”及其档案化、建设城建档案工作效益“知识管理评价体系”等。