企业合规管理体系建设方案范例6篇

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企业合规管理体系建设方案

企业合规管理体系建设方案范文1

企业档案指在企业生产经营过程中形成的不同形式(声像、图像、文字等)的文件材料,档案管理的信息化是当前国家档案行政管理部门运用现代技术组织和开展对信息资源的管理行为,实现了档案管理由档案实体保管模式向档案实体信息化模式的转变。企业档案管理信息化建设主要从企业电子文件归档和管理、企业档案服务网络化、企业档案信息数字化、企业数字档案馆、企业档案信息化人才建设等方面展开,全面是企业档案管理的基本特点,专业化、合作化以及集成化是企业档案管理的发展方向。

二、新形势下企业档案管理信息化建设的方法策略

(一)转变传统的管理观念,建立企业档案管理信息化的管理理念

新形势开展企业档案管理信息化建设的当务之急是转变传统的管理观念,实现观念上的现代化转变,根据当前企业的发展状况,建立企业档案管理信息化管理理念可以从以下三个方面展开:首先提高企业档案管理人员的信息化意识,认清企业档案管理的发展趋势,为企业的发展和社会的进步提供更加优质的档案服务;其次通过各种渠道进行企业档案管理信息化的宣传,加大企业管理层对档案管理信息化的关注,使企业领导者充分认识到档案管理信息化的重要性和必要性,从而为企业的发展做出科学的决策和管理;最后全面更新企业档案管理的服务观念,从提高档案管理和服务效率出发,加快企业数字档案馆的建设,为企业的生产经营提供全面、系统、科学的档案服务。

(二)加强企业档案管理信息化制度建设

加强企业档案管理信息化制度建设有利于明确企业档案信息化管理的任务和目标,为档案的信息化管理奠定基础。从企业发展的宏观方面来看,企业档案管理信息化的目标是提升企业档案管理水平和促进企业信息化的实现,在坚持实用原则、效益原则、技术与管理并重原则、全面协调发展原则的基础上,促进企业的健康稳定发展。从企业发展的具体方面来看,要加快企业档案信息化管理机制的构建,实现企业档案管理部门的独立性,明确各个部门的管理职责,并制定相关的考核制度加强对日常工作的约束,以服务企业发展为档案管理工作的重点,提高档案信息资源的服务功能。

(三)建立健全企业档案管理信息化法律法规

作为新型的档案管理模式,企业档案管理的信息化需要健全的法律法规作支撑,提高档案信息资源的法律效力,真正体现其凭证作用。从企业数字化档案资源建设、电子资源的生成、利用与保管、档案信息化基础设施建设到信息安全,都要制定合理的法律法规,为企业档案管理信息化的日常工作提供法律保障和制度规范。

(四)提高企业档案管理信息化技术水平

提高企业档案管理信息化技术水平是增强档案管理现代化、科学化的重要表现。一方面要加快建设企业档案管理信息化系统,注重软硬件设施的开发和建设,例如注重计算机、路由器、数据库系统的完善和维护,在提高旧设备使用效率的同时购置新型信息化设备。另一方面要加快企业档案信息数据库的建立和完善,为企业信息资源的网络检索和共享奠定基础。

(五)加强企业档案管理信息化安全体系建设

首先要明确各级别针对企业档案信息管理的安全要求,根据安全需求和风险程度将企业档案信息资源进行级别分类,明确规定各个级别的安全要求,并对企业档案信息系统进行评估检测,一旦发现问题立刻停用进行完善。其次在企业档案管理信息化中采用冗余系统设计的方法,降低档案信息系统的失效率,提高正常运行的安全性能;最后采用余度配置方案,根据企业档案信息系统中的元件设置余度,提高企业档案管理信息化的安全性。

(六)打造高素质的企业档案管理信息化人才队伍

打造高素质的企业档案管理信息化人才队伍,为企业档案管理改革和完善提供智力支持。一方面立足企业实际,树立档案管理信息化的理念,加强对在职人员的后期培训和学习,掌握最新的管理咨询和管理模式,合理配置企业档案管理信息化人才;另一方加快对专业型、复合型档案管理信息化人才的培养和选拔,积极吸收高素质的人才进入企业档案信息化管理体系。

三、结语

企业合规管理体系建设方案范文2

一、企业档案管理者要具备信息化建设理念

企业档案管理水平低,信息资料少,开发利用不好,主要原因是企业的管理者不了解档案的信息化建设,平时对企业生产、经营管理和各种活动记录不及时,对档案工作不够重视,对档案管理工作的地位和作用认识不清,档案意识淡薄。这种状况直接影响档案的管理人员,需要原有的档案管理模式到档案信息化管理进行一场革命,实际上是以转变观念为前提,只有以信息观念去看待档案及档案工作本身,建立档案信息管理理念,才能进行档案信息化建设。很多企业的档案管理者还习惯于传统的手工档案管理模式和方法。有的企业即使搞了信息化,也没有什么实际改变,或者成为一种摆设,赶时髦。真正方便、快捷的计算机检索体系没有完全建立起来,致使档案数据缺乏完整性和准确性。企业档案信息化建设的重点是档案资源信息化,要打牢档案信息化的基础,才能实现企业档案资源最大限度的利用和共享。企业档案信息化建设是一项系统工程,企业档案管理者要以开放式的现代管理理念,建立健全一套档案信息化管理体系,真正推进企业档案信息化建设。

二、努力提高企业档案信息化建设科技水平

企业档案管理多年来是手工操作整理、检索单一、利用率不高的落后局面。在科技高速发展的今天,这种状况已经远远不能适应新时期档案工作的要求,不能满足企业管理者多角度查阅档案、获取档案的需要。要想实现企业档案现代化管理的信息化,必须借助科技力量整合现有的企业档案信息资源,开发和建设档案信息工程的数据库系统。要进行必要的投资,发展计算机信息处理、光电阅读、网络连接、数字档案馆技术,并通过网络加以联通,充分发挥硬件功能及信息系统的综合能力,使企业各部门可以依托先进的信息技术对归档档案进行科学的管理和方便的使用。在企业信息化建设的过程中,应采用多种信息处理技术和产品,以保证信息资源建设和利用的可靠性。另一方面,企业档案信息资源的保存利用是长期的,这样就要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的,非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难,甚至在将来无法利用,造成极大的人力、物力和资源的浪费。

三、实施企业档案标准化,规范化管理

全面思考企业档案信息化建设工作,实际是一个庞杂的体系,涉及方方面面。没有规矩不成方圆,档案信息化的规范管理,科学标准的体系,是企业档案信息化建设工作快速、持续、有效、健康发展的重要保障。档案信息化建设的标准主要包括管理、业务、技术三方面的内容,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立,各项规章制度要健全。加快推进企业档案管理信息化建设步伐,把企业档案管理信息化工作落到实处,就必须抓好企业档案管理的标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。所以,建立健全企业档案信息化的标准规范体系,是信息化工作科学、有效开展的重要保障。

企业合规管理体系建设方案范文3

为促进企业档案信息化建设的健康发展,根据《中央办公厅国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》和国家档案局中央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》的精神,就加强企业档案信息化建设提出如下意见。

一、充分认识企业档案信息化建设的作用

(一)企业档案是企业重要信息资源,档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分,也是企业档案管理创新的重要方面。企业应采取有效措施,加大投入,确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用,全面推动企业档案管理现代化。

(二)企业档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件(数据)的采集、归档、存储和管理工作,做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作,为企业提供档案信息网络化服务。

二、明确企业档案信息化建设的目标与原则

(三)企业档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为总目标。企业应将档案信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案,企业档案信息化建设要适应企业信息化的要求,建立科学适用的文件归档、保管和利用管理系统,正确处理循序渐进与整体提升的关系,保证企业档案信息化建设健康有序发展。

(四)坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系,提出档案信息化工作的基本要求,并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中,实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

(五)坚持技术与管理并重的原则。以管理统领信息技术,以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用,信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。

三、建立健全企业档案信息化建设规章制度

(六)企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准,建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度,收集、归档、鉴定和销毁制度,利用和保密制度,安全管理与责任追究制度。切实落实各项制度实施的保障措施,根据电子文件的特点,执行相关技术标准,规范电子文件的数据格式,实现电子文件、电子档案的全程管理。

(七)企业应保证电子档案真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的电子档案,应同时保存相应的纸质档案,并确保相关电子档案与纸质档案的一致性。

四、建立适应企业信息化要求的档案管理系统

(八)重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计,应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。

(九)依据国家有关档案信息化建设的规定、规范,档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能,能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理,满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

五、完善电子文件归档与档案信息数据库的管理

(十)企业档案部门应参照国家有关文件材料归档规定,根据文件和数据价值,确定电子文件归档的范围、内容及保管期限。企业档案部门应与信息管理部门共同对企业信息化建设中各类业务信息系统(企业资源计划、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统及电子邮件系统等)所形成的文档及数据库信息提出归档管理方案。

(十一)确保电子档案的安全。企业档案部门要建立严格管理制度,从技术与管理两方面,确保档案实体与信息的安全,确保网络传输及档案数据库的安全。

(十二)提供高质量的服务。信息技术为档案服务提供了便利条件,档案部门应进一步加强档案资源建设,根据企业经营需要,提供专题或集成的档案信息服务。

六、加强对企业档案信息化建设的规划和指导

(十三)各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导;中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导,保证企业档案信息化建设顺利进行。

(十四)企业档案信息化建设要与企业改革与流程再造相结合,与企业档案管理模式创新相结合,要积极开展对企业档案信息化的研究,及时交流和推广先进经验。

企业合规管理体系建设方案范文4

【关键词】: 档案 电力企业 管理

引言:电力企业的档案,是指电力企业的各部门在电力企业生产、管理、经营的实践活动中直接形成的反映电力企业政治、历史、经济、科学、技术、生产、文化等方面内容的,具有价值的各种文字,图表,声像,实物等各种形式的历史原始记录。电力企业工程档案管理不仅是电力企业改制背景下的重要内容之一,而且还是确保电力企业施工工程顺利进行的有力保障。

1.档案工作内容

1.1.文书材料的立卷:根据国家实行文书部门立卷的原则,为全面真实地反映一个企业的历史面貌,及时地将企业在一定时期内所形成的文书材料组成相应的案卷。

1.2.档案的收集及整理:为了最大限度地发挥档案的作用,定期将分散在各部门的文书档案集中到档案室,对将要撤消部门或单位的文书档案要及时收集,对所收集的档案进行鉴定做到去粗取精,并按着一定的规律和原则加以科学地整理使其更加系统化。

1.3.档案的检索及保护:为了满足大多数人对档案的利用,编写档案目录,对档案进行科学分类和放置,做到门类清晰,井井有条安全可靠。

2.如何加强当前电力企业档案管理,应该从以下几个方面加以改进。

2.1 档案管理意识

应该充分认识到档案管理对电力基建工作的重要性。一方面,要加强对相关领导和管理人员的档案管理意识教育,增强他们对档案管理重要性的认识,在重视工程建设和建设质量的同时给予档案管理应有的关注和投入;另一方面,要加强对设计单位、施工单位、监理单位以及相关人员的教育,在实际工作中重视并自觉参与和支持基建档案的管理工作,才能共同做好电力基建的档案管理。

2.2 强化电力档案管理

第一,要建立完善的电力基建档案管理体制和机构,将基建档案管理纳入到电力基建管理体制,纳入到对相关责任人的考核中,作为整个建设工程的一个重要环节加以设计和管理。还要建立完备的档案管理组织机构网络,总公司、分公司以及具体的施工单位都应该配备专兼职人员负责档案的手机与管理,形成协调配合的组织网络。

第二,要完善电力基建档案管理制度。尤其是建设单位与施工单位要就档案管理形成具有约束力的协议,施工单位要将相应的文档资料如实提供给建设单位,并按照统一的管理规范加以分类管理。这可以通过在建设合同中以专门条款的形式加以规范。在监理环节,也要对档案管理工作进行规范,明确监理机构对档案管理的权利和义务,以对工程质量相同的重视程度开展基建档案管理的监督。

第三,档案管理人员应该全程参与到相关文档的管理过程中。只有从项目的设计、施工到最后的竣工验收整个环节全面把握工程建设,才能对工程有全面、系统的把握,才能更加科学地甄别区分不同文档资料的重要性,才能做好归档管理工作。

2.3 电力企业档案管理的理论研究滞后

电力服务大到整个国家、各行业各领域小到千家万户,电力从建设、生产、传输、运行,到销售、计量、结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程,为实现管理需要,电力企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统,这些系统承载着大量的电力企业管理信息,并且随着电力的发展而快速的更新。但一些系统在早期开发时并未考虑与档案系统相融合,档案管理人员如果不了解到企业信息管理系统,则很难掌握到企业信息或根本接收不到档案。在新形势下,电力档案的管理工作已经成为了电力企业管理部门所面临的新课题。

2.4持续培训提高档案管理人员专业素质

加强档案人员的业务培训,重视档案人才的教育和培养是电力企业档案管理工作质量的关键。首先,可以采取多种有效的培训方式,一方面可以从企业外部聘请档案管理专家入场进行理论辅导,另一方面还可以采取现场培训的方式,将培训和实际操作相结合,使档案管理人员能够通过亲身参与从而较快掌握档案管理工作的基本要领和工作技巧。其次,要注重培训的可持续性。既要对档案管理人员(尤其是新进档案人员)进行定期培训,还要密切关注档案管理理论和实践的外部发展动态以及信息技术的发展状况,根据实际需要,不定期地开展有针对性的培训。

2.5保证工程档案资料的齐全完整

由于供电企业建设项目的施工单位多,项目档案管理工作面广量大,各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致,而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行,必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度,从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始,档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《供电企业建设施工、验收及质量验评标准汇编》,同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。

2.6如何利用档案管理

档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用,为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段,做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现,档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径,以提高档案利用的质量和水平,把“死”档案变成“活”档案,更好地发挥档案的作用,在创造社会效益的同时,促进档案事业的发展。

3.总结

综上所述,实现档案管理要求档案管理人员要具有高尚的职业道德以及掌握先进的科学知识和管理技能。同时,还应具备较高的业务能力、理论素养和文化修养,电力企业的档案管理工作是一个庞大的系统工程,会随着企业内部对档案管理力度的改变以及各种新技术的推陈出新而不断发生变化。因此,这一问题的研究也将是一个动态和持续的过程,提高认识,认清供电企业改革和发展的方向,努力开创供电企业档案工作新局面。

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【关键词】企业;档案;信息化;建设

随着科学技术的迅速发展,各个行业受到信息化的冲击,档案信息化建设正在逐步深入地发展,推动档案工作的科学发展。传统的档案工作模式已经不适应社会发展的需求,因此档案工作数字化的开展已经是迫在眉睫。档案数字化建设成为档案事业适应时代和社会发展的必然趋势,是促进档案管理工作现代化的客观要求。

一、企业档案信息化建设的重要性

(一)可改善档案管理工作。只有实现档案信息化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为企业提供高效、优质的服务。

(二)形势发展的需求。档案信息资源只有实现了信息资源的共享,很好地为企业领导和广大技术员工所利用,才能充分发挥其效用。此外,档案载体的更新换代迫切要求档案管理实现数字化。近年来,档案载体逐渐被磁盘、磁带、光盘所取代或更替,电子档案的出现给档案室提出了一个亟待解决的课题,即电子档案的收集、保管、保护和利用手段问题,而解决这个问题的途径只有一个,那就是实现档案室的数字化。

(三)有助于为企业提供信息支持决策,提升档案服务能力。企业档案电子化建设将促使与之相关的计算机技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛运用,从而将促进档案管理理论、技术和方法的变革,彻底改变档案馆封闭、半封闭的状况,实现档案事业的跨越式发展,极大地提升档案工作在信息社会中的服务能力。决策的及时正确、管控措施是否得当,要靠信息的完整、准确和快速的综合分析能力来保证,企业档案信息化建设恰好在一定程度上可以满足这些要求,特别是企业档案信息化建设与企业办公系统有着密不可分的联系,所以对于支持决策有着天然的优势。

二、企业档案信息化建设与管理措施分析

(一)完善档案信息化建设管理体系。逐步建立完善档案数字化建设的制度规范,建立统一的标准体系,是档案数字化建设的首要外部驱动力,其首要目标是建立规范的管理制度。在建立数字化系统的同时,形成配套的适用于档案收集、审核、储存、使用等各环节的管理制度,保障整个过程有序进行。其次,要统一评价标准,综合借鉴国际标准与国内相关法律法规,兼容目前各先进档案管理标准的优势,建立一个统一的系统的标准体系,避免“信息孤岛”的出现。合理的档案数字化指标体系是指导各单位组织建立规范的电子化档案的标尺。优化的岗位设置是人力资源充分发挥的前提,长效的人才激励机制是档案管理人员积极进取的保证。完善的制度建设和统一的标准体系建设是档案数字化建设进程中的重中之重。

(二)加强档案管理基础设施建设。为了实现企业的档案信息化,提高企业的信息技术水平,就必须要加强对硬件等基础设施的建设,充分发挥计算机的功能,建立企业档案信息数据库,同时还要及时进行各项系统的更新,在分析纸质档案记录的弊端上,利用先进的信息技术实现企业档案资源的高度共享。实力不同的企业更要学会充分利用现有的多媒体设备,中小型企业虽然无法投入大量的资金进行企业档案信息的建设,但可以结合企业发展的实际,配置相应的计算机,优化处理企业现有的信息资料,根据材料的特点将文件进行分类整理。企业档案信息化建设可以在现有的人员储备上花费更多的时间和精力去维护和保养系统,才能实现优质资源的网络性和共享性,适时地整理企业的重要信息资源是一个企业长期发展所必须采纳的重要措施,这也是目前中小型企业发展所需要借鉴的方式。

(三)加强档案管理的规范化建设。时代的发展要求企业的档案管理工作必须更加完善,在加强相应的规章制度建设的同时,促进企业的档案信息化建设,保证企业档案管理工作的有效开展。企业在加强信息技术的投入时还需要有一个标准来衔接档案工作中的各项业务和流程的开展,为企业的良好发展打下基础。与此同时,企业档案信息化建设的规范性也是一个企业所必需的,规范化的制度才能保证整个管理工作的正常运行,这也是一个企业进行档案信息化建设创新的基础和前提。

(四)提升档案管理人员综合素质。随着社会的进步,拥有技术性的人才也越来越多,但是单纯拥有技术的工作人员还不能满足企业发展的需求,技术型人才的综合素质也应该列入企业选择员工的标准,企业档案的信息化建设不仅仅需要档案信息的守护者,更需要善于发掘信息的管理者,只有这样才能最终实现企业档案信息化建设。因此,企业可以通过开展培训、讲座、研讨会等形式提高技术人员的能力,提升综合素质,培养技术人员的创新意识,为企业未来的档案信息管理工作的创新储备资源。

三、结语

在经济社会的不断发展的条件下,信息技术的应用全面而广泛,进行档案信息化建设,能够有效打破传统的信息资源利用封闭状况。在快速发展的社会环境下为社会和公众更加及时有效地提供信息资源,才能更好地体现档案工作的优质服务。这就需要在信息化建设中从档案管理的内部出发,从根本环节进行提升和改变。

【参考文献】

[1]傅露霞,路立龙.企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案,2010(3).

企业合规管理体系建设方案范文6

论文关键词:知识管理 企业档案工作 协同 创新

知识管理给管理的一切要素都带来了巨大的冲击和挑战,档案作为知识家族中的重要成员,也受到了知识管理波涛的席卷。企业档案具有边际报酬递增的特点,对企业档案知识的挖掘能够很好地服务于企业经济效益的创造,企业档案部门应该实现与企业知识管理环境和实践的协同,最大程度的发挥档案知识的边际效益。但目前,现行企业档案工作模式与知识管理的相容性存在问题,企业档案工作在知识管理环境下走向了“瓶颈”,本文将在详细分析问题的基础上提出应对策略。

一、知识管理环境下企业档案工作的“瓶颈”

1.传统企业档案的分类模式不合时宜。国家档案局早在1991年就已颁发《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》),将工业企业档案分成十个大类,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业,有些档案难以归人上述十大类目时,可根据实际需要增设一级类目。随着管理环境的变化,今天我们再来审视《规则》的字里行间,会发现新生档案群体在《规则》中无处安放。

知识经济对企业档案工作产生影响的另一个方面在于企业档案成分本身也发生了诸多变化,企业竞争情报、客户档案与知识产权档案等应运而生。竞争胯限是关于竞争环境、竞争对手、竞争态势和竞争策略的信息研究。从本质上看,竞争情报是一种能产生效益的知识,具有很强的目的性、针对性、时效性、决策性及增值性。知识经济时代将竞争隋报为组织机构取得竞争优势方面的强大功能突显出来,也将竞争情报的功用提升到一个前所未有的高度。企业客户档案指标准版式的客户资信调查报告,具体内容包含对供应商、销售商,有竞争或合作关系的企业以及个体客户资料的收集、处理、评价成果等。对客户档案进行知识挖掘是企业维持固定客户群、发展新客户以及扩大市场份额的工具。基于发展的角度,《规则》所规定的企业档案类目在知识经济环境中早已时过境迁、不合时宜,由于经济增长方式转变而催生的这些新档案群体在《规则》中无处安放。需要在企业档案的一级类目中明确这些企业新生档案的归属。

2.传统企业档案的管理模式难以为继。“八大环节”是传统档案管理模式的象征。文档一体化管理,电子文件的全程管理等理论给“八大环节”模式带来了强有力的冲击。基于实践层面的文档—体化和全程管理,就是要求重新规划并建立企业档案工作的业务流程。

人们已经开始认识到:对于各种知识资源的管理,其核心在于对资源进行整合。成功的知识管理不是把各种知识资源有条不紊的保管好,而是将新的、片段的、孤立的信息补充到原有的固化知识中,实现知识的重新组合,从而扩大知识的整体能量,实现知识资源整体效能的最优。企业档案管理模式必须体现这样的思维,企业档案管理的业务流程需要做新的设计,以弥补“八大环节”缺少渗透和融合的缺陷。新的企业档案业务流程的设计必须注意以下几个问题:

(1)档案部门在企业知识系统中的定位务必准确。基于实践操作层面来讲,企业知识系统设计与实施主体均非企业档案部门。这正如档案馆承办现行文件开放一样,现行文件开放最终没有颠覆档案馆的本职角色,档案馆是保管国家历史档案的基地。政务信息公开时期,档案馆可以代理开放现行文件;知识管理时代,档案部门则应该把自己建设成为企业知识系统的重要一环。但是从实际出发,档寒部门绝不可能成为企业知识系统的构建主体。

(2)将档案知识的管理纳入企业整个知识资源管理规划中。企业知识资源包罗万象,档案、图书、情报、资料等都是企业的知识资源。长期以来,各种知识首先确立自己的“生态环境”,然后开始建立相互之间的“生态链”,最终的结果是建立强大的生态系统。知识管理的目标就是建立起强大的生态系统。为更好地发挥各种档案知识资源边际效益递增的优势,最好的解决思路是寻求档案、图书、情报、资料等信息资源的整合。档案业务流程的设计应该以企业整个知识管理系统的设计方案为行动指南,企业知识管理系统则具有对企业全部知识资源的整合机制。

(3)文件全程一体化管理。传统的档案学理论认为:档案从物质实体上看是指从归档到永久保存或最终销毁的文件。传统的“档案运动观”塑造了传统档案工作流程的灵魂以阶段式管理为中心。收集、鉴定、整理、归档、保管等各工作环节相互独立;档案业务工作与档案利用工作缺乏联系;档案部门与单位内其他部门缺乏必要的沟通;档案工作人员观念封闭,缺少企业文化的熏陶。文件全程一体化思想指档案部门对文件从产生到归档这一段时期的管理工作进行前端控制。这既满足了电子文件的管理需要,也便于了解文件的形成背景,更有利于挖掘文件信息中的知识资源。 

二、实现企业档案部门与知识管理的协同

1.目标协同。档案部门在参与企业知识管理过程中,分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南,目标不相符,最可能导致的结果是实现了局部效益,但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业各个知识子系统的分目标统一起来,在协同环境中建立趋同的价值追求,使得参与知识管理活动的各个部门能够朝着同一个方向前进。

2.技术协同。强调各个分散工作环境下的知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一,标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上,这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势,同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。

3.资源协同。重新整合知识资源,优化知识资源的配置,提高知识的利用效率。知识经济时代,知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来,档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识,企业应建立一个整合知识资源的平台,将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中,并由专人负责管理,使得知识能在适当的时候发挥应有的效用。

三、企业档案工作与知识管理协同的策略分析

1.利用协同思维,引领企业档案分类模式创新。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连,《工业企业档案分类试行规则》在设定之初,并没有预测到知识管理的到来,更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今,企业管理环境发生了彻底的变化,《规则》并没有新的修订。企业档案分类模式的创新应该被提上议事日程。

基于协同论认为:企业档案的分类应该以档案信息的相关性为标准,分类工作要建立在熟练掌握档案信息的基础上展开。知识管理时代,档案分类适宜采用内容分类法。基于协同论还认为:企业档案部门除了与企业其他信息部门协同外,还应该积极与企业研发、采购、销售、客服等职能部门协同,充分挖掘这些部门的竞争情报、客户档案与知识产权档案。对于企业档案内容分类法,企业档案部门则可以加强其分类操作的标准版式,如设立内容主题词,也可以加强内容关联性系统的研发与构建。 

2.企业档案管理系统纵横协同,促进档案业务流程的重组或优化。业务流程重组的内涵主要包括三个方面:一是强调流程整体化。每个员工应该熟悉和掌握某一流程的所有步骤,改变以职能分工的运行体系、以作业流程为基础的管理模式,强调工作过程的整体陛和统一性。二是依赖信息技术的支持。运用现代信息技术对企业原有工作设计进行根本的再思考和彻底的再设计,以求企业关键指标,如成本、质量、服务和速度等获得巨大的成功。现代信息技术为企业提高核心竞争力提供了机会和可能。三是提高企业的效率和效能。实现业务流程重组,重点解决组织结构扁平化问题,减少管理层次,裁减冗余人员,以期达到灵活、敏捷、应变的效果。优化或重组企业档案业务流程需要把握两个层面的问题,笔者将其归纳为纵向协同与横向协同。

(1)纵向协同:文档一体化。大亚湾核电站总经理评价核电站运行情况时曾说过:“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效,是因为有三大支柱:一是拥有一流的人才;二是拥有世界上先进的技术设备;三是拥有一个优秀的文件档案管理系统。”他把文档管理列为企业安全、优质、高效的三大支柱之一。档案工作环节和一些具体的操作手段的革新,要在立卷制度上更新,在工作手段上改进,尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑,怎样做到既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤,尽量缩短立卷归档周期,这样也便于推行部门立卷工作。