文件管理范文1
所谓的“本土化”localization，是指将外来事物根据本土社会特有的环境加以改造，使之有机地纳入本土社会，并使它的合理性最终成为本土社会有机组成部分的过程。所谓“文件中心的本土化”，是指从国情出发，对文件中心从理论到实践都加以合理改造，发掘其内在的合理性，使其与中国现有的档案事业系统以及社会大环境相融合的过程。事实证明，对于外来事物，如果原封不动地移植，势必会与本土原有的文化产生冲突而难以生存；如果完全摧毁本土文化另起炉灶也是不实际的。而事实上，任何社会的本土文化都有一定的吸纳能力，如：四大发明是在中国产生的，但外国人却最先利用火药造成了坚船利炮，同样，文件中心要在中国“移植”成功，使之本土化是关键。
一、对文件中心理论的本土化改造
许多人在论述文件中心的理论依据时，言必称“生命周期理论”。当然，生命周期理论是文件中心作为一种中间过渡性档案机构存在的理论依据，但文件生命周期理论同样也可以证明我国现行的档案室的合理性，作为从文件到档案的中间过渡性机构，既然都符合文件生命周期理论，又何必非要舍档案室而取文件中心呢﹖理难服人，也难怪一些学者持保留态度。
文件中心在中国具有可行性，就在于它的经营模式可以充分发挥规模经济的优势。从经济学角度来看，“规模经济”是指当企业规模扩大到一定程度时，生产能力随之扩大、单位产品成本下降、经济效益提高的现象。一般而言，规模经济可以表现为内部和外部两个方面，内部规模经济是由专业化分工、降低单位成本、提高人力资本的利用以及比较雄厚的实力等内部因素引发的；外部规模经济则是指企业和外部经济环境及其它企业存在着或多或少的联系，企业的一些经济活动可以创造一些额外的公共收入，增加社会福利，从而产生效益。
目前，有部分经济学家认为“规模经济理论”已经过时了，我们在这种情况下还强调文件中心的规模经济效益是不是落伍了﹖他们指出，规模经济是工业经济时代的产物，主要体现在硬件生产阶段；在知识经济时代和产品特性化的今天，高附加值主要是在软件的设计和系统的策划实施以及服务阶段产生的，因此，“规模经济理论”将被“系统经济理论”所代替。这些论断当然没错，但我国档案工作目前的现状是：从机关到企业，各个单位都建有自己的档案室。“麻雀虽小，五脏俱全”，这种小而全的结构更符合自然经济的特征。从档案室的业务工作看，各个单位形成的文档虽然内容不同，但它们的整理方法却是相似的，装具和各种设施也可以统一；另一方面，档案工作也出现了讲求效益的倾向，在企业中表现得更为明显。随着市场经济的建立，企业面临着激烈的市场竞争，是否为企业带来经济效益成为衡量各个部门绩效的重要标准。企业领导人普遍承认档案资料整理和保存的重要性，但是单独设立档案室，投入的成本又太大，企业档案工作处于“弃之可惜，食之无味”的两难境地。还有，随着信息处理技术的发展，许多单位建立了计算机辅助管理信息系统，档案部门怎样参与到整个机构的信息系统中，成为摆在档案工作人员面前的难题。由此可见，我国目前的档案工作具备规模经济的特征，规模经济理论对于档案管理工作尚未过时。
二、对文件中心运作模式的本土化改造
一般认为，文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间，保管形成单位不经常使用、但还不能作最后处置的文件的一种过渡性保管机构。目前，文件中心流行于欧美发达国家，一部分亚、非、拉等发展中国家也建有文件中心。美国是世界上文件中心设立最早、数量最多、规模最大的国家，其文件中心的设立模式具有一定的典型性：在国家档案与文件署下设立专门的文件中心管理职能机构联邦文件中心司，受该司领导的文件中心有两类，共十五个。其中，华盛顿国家文件中心和国家人事文件中心，属于全国性的联邦文件中心，主要为联邦政府机关或部门保管文件，提供服务；另外十三个文件中心属于地方性文件中心，分别负责所涵盖的若干个州联邦政府机关或部门的文件保管和提供利用工作。
再来看看我国的档案工作。建国五十多年来，各级各类档案室的建设已经颇具规模，成为国家档案事业的基础。近年来虽然档案室工作面临着种种挑战，但如果以美国式的文件中心模式取缔已有的档案室，或在现有的档案室网的基础上再建一套美国式的文件中心，显然都是行不通的。80年代后期，甘肃省永靖县文件中心正式挂牌，成为中国档案部门第一个吃螃蟹的勇者，但应者寥寥，只是到了90年代后期，在北京、上海、深圳、苏州等地，一批档案中介服务机构才如雨后春笋般崭露头角。对于这些新生事物如何进行定位，仍是众说纷纭。
笔者认为，机关联合档案室和商业性的档案代保管中心是文件中心在中国本土化改造的产物。从名称到具体的职能，它们都应该与纯而又纯的文件中心有所区别。
机关联合档案室，是指按照自愿结合的原则，将办公地点接近、档案资料容易集中整理和保存的政府机关的档案工作集中起来，由专门的人员负责档案文件的保管和提供利用工作，各方的权责通过制定相关的制度加以明确。永靖县文件中心就是一个很好的实例。当然，在联合档案室建立和运作过程中必然会遇到一系列管理上的问题，这就要求各级档案行政管理部门的引导和扶持，切实解决实际问题，推动机关联合档案室的推广。
商业性档案代保管中心，又可以分为两种类型，一种是由档案馆或档案主管部门设立的面向社会的档案代保管中心或寄存中心，另一种是以法人资格存在的、以市场化运作的商业性档案中介服务机构。从目前来看，大多数仍属于第一种类型，但是，随着档案中介服务法规的健全和信用度的提高，集档案代整理、代保管、软件开发、系统集成、专业咨询等各种服务于一身的商业性档案中介服务机构，必将成为活跃在我国档案工作中的生力军。
文件管理范文2
实体安全为主信息安全为辅的后端保护思想主要是指在电子文件产生初期，照搬传统档案保护理论和实践的模式应对电子文件安全的思想，其出发点是围绕实体安全需要指导和实施电子文件安全管理。
1.1后端保护思想产生的根源
20世纪80-90年代是我国电子文件应用的初期，主要应用于办公自动化和计算机辅助档案管理业务中，电子文件发挥的作用主要是纸质文件的副本，所以电子文件安全还不是文档工作的重点，即使开始关注电子文件安全，也是在文档分离体制的框架内进行，因而对电子文件安全管理照搬传统档案保护的安全管理思想也是顺理成章的。
1.2后端保护思想在实践中的表现
后端保护思想的核心是以文件实体材料的安全为主要保护对象，在此思想的指导下，我国实行了一种权宜之计的“双套制”管理模式，即采取一式两样的方式，纸质版文件一套，电子版文件脱机备份一套。试图通过这种“双保险”的方式既保障文件内容的安全，又保留电子文件的特性。与此配套国家相继出台了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T13967-1992）、中华人民共和国档案行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15－1995）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）（下文简称《规范》）等标准，从这些标准内容可以清晰的反映出电子文件的安全管理是被放在传统保护框架内进行的。如《规范》中的“7.1归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。”“8.1归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行，8.2归档电子文件以件为单位整理”等，这些规定集中体现了对电子文件的管理是按照《规范》中所指的DA/T22，即《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）来实施。虽然在《规范》中的第3条对电子文件的术语和定义做了规定和说明，关注到电子文件与纸质文件的不同特性，但管理方法上并没有实质性的调整。
1.3后端保护思想产生的影响
传统档案管理思想的束缚和固有管理模式的惯性使电子文件管理初期形态存在诸多问题，给电子文件全面的安全管理埋下很多隐患，主要表现在：在管理理念上，夸大了电子文件的不安全性对电子档案代替纸质档案持怀疑甚至是否定态度，阻碍了对电子文件安全性问题的积极探索；在管理实践上，“‘双套制’的存在为电子文件（档案）取得信任设了一道难过的坎。”也给档案管理带来不少新的问题和挑战。诸如电子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、电子文件方便利用优势的丧失等等。2008年的一个调查显示“在机构大量生成和使用电子文件的前提下，有73.5%机构认为电子文件不可以代替文件独立行使文件的职能”，这种情况至今没有太大改观。由于实体安全为主信息安全为辅的后端保护思想，不是从电子文件本身特性出发量身定制，因而它也不可能从根本上解决电子文件安全管理问题。所以，突破传统观念藩篱，建立符合电子文件安全管理的指导思想成为继续探索的方向。
2前端控制与全程保护的风险管理思想阶段
任何新事物本质的发现，都需要一个从感性到理性，从现象到本质的认识过程。电子文件这一新形态文件的出现，同样需要逐步了解和认识的过程。20世纪90年代末到21世纪最初的几年，档案学界和业界对电子文件安全所进行的理论研究和实践摸索，基本上廓清了电子文件与纸质等传统文件（档案）的不同，为找到真正适合电子文件安全管理的指导思想和恰当的实践方式提供了指引。由此我国的电子文件安全管理进入了实体安全与信息安全并重的风险管理思想阶段。
2.1信息安全是表征电子文件安全性的核心指标
透过对电子文件产生和管理环境特点的研究，可知电子文件与传统纸质文件相区别的基本特征有两个：一是计算机系统是电子文件生成和管理的必要环境；二是电子文件信息以二进制数字代码记录和存储。这两个基本特征应该成为探寻电子文件安全管理指导思想的出发点和电子文件安全管理的重点。计算机系统是信息技术的核心产品，它具有升级换代快，个性化强（不同的用户可按需定制软硬件系统，造成格式多样，信息不兼容等问题），安全漏洞高科技化（操作系统、信息流转通道中存在后门、黑客、病毒等恶意破坏和窃取信息的操纵者等多种风险）等特点，这些特点决定了生存在其中的电子文件形态多样且更新淘汰快，可操作性强，信息安全问题更加隐秘复杂，难以控制。照搬传统档案单一策略的后端的实体保护难以应对电子文件在生成和管理环境中面临的安全问题，只有将安全管理扩展到文件生命周期的全过程中，通过全程保护才能满足电子文件安全的需要。笔者认为上文提到的《规范》中已经界定了有关电子文件特性的内容，可为探求电子文件安全本质问题提供指导。《规范》中术语部分有三个重要概念的界定，即“真实性（authenticity）指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致；完整性（integrity）指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损；有效性（util-ity）指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。”这三个术语揭示了电子文件生成环境和管理环境基本特性的内涵，为确定电子文件安全管理目标提供了方向。真实性、完整性和有效性三个指标的管理目标的实现，必须将电子文件生成系统的安全、文件信息内容及流转过程中的安全、存储载体的安全等纳入到一个完整管理系统中进行全程动态监控和管理。所以，用真实性、完整性和有效性指标表征的信息安全是电子文件安全的核心指标。
2.2前端控制全程保护对电子文件安全管理的必要性
“电子文件的产生使得人们更有必要以比过去大得多的热情关注文件运动的整体性，更积极的把文件‘从生到死’从头到尾的整个运动过程全面而系统地管理起来。”国际档案理事会也指出：“电子文件管理工作范围的第一项原则是‘档案馆应参与产生和保管具有档案价值文件的电子系统的整个生命周期，以便文件真实可靠，且适合保存。’”由此出发，国际档案理事会1997年颁发的《电子文件管理指南》把电子文件生命周期描述为概念阶段、形成阶段和维护阶段。这种有别于传统文件生命周期的描述是充分考虑了电子文件的特性，因而是符合电子文件运动规律的。电子文件生命周期的概念（或曰设计）阶段是至关重要的，它的质量直接关系着电子文件生命周期全过程的有效监控和各种管理功能的实现。文档部门互相协作，科学指导是对概念阶段质量把控，满足生命周期全程保护需求的重要保障。具体做法是：在电子文件管理系统方案设计时文档部门要本着充分贯彻既瞻前又顾后的全局原则和可持续发展理念，指导管理系统具备为电子文件的生成、系统运行的过程控制和升级换代的日常维护等一切生命过程提供安全保障的功能。实际上，无论对纸质文件(档案)的保护还是电子文件（档案）安全管理，前端控制和全程保护都是必需的。根据文件生命周期理论可知，所有形态的文件与档案都是同一内容的不同价值形态，所以只有保障文件（档案）从制作形成到寿命终结的每一个阶段的持续保护，才能最大限度的保护文件（档案）的真实性、完整性和有效性。
2.3风险管理在电子文件安全管理中的引入
前端控制全程保护与风险管理的理念高度契合，二者都是从防患于未然的角度来实施安全管理。风险管理作为安全管理的核心组成部分，不仅是一种安全管理指导理念，同时也是一种安全实践方式。用风险管理的思路来研究和管理电子文件主要是通过防止不良后果的发生或减轻风险事故的危害而达到防患于未然的目的。在档案界有关电子文件风险管理研究的代表性成果主要是冯惠玲带领的课题组出版的《电子文件风险管理》（中国人民大学出版社，2008年）。该成果系统的阐释了电子文件风险管理的基本理论和管理对策。该成果指出：电子文件风险是指“电子文件质量缺损及其引发其他损失的不确定性，是可能产生的预期结果与实际结果的负面差异”，通过对电子文件风险的识别、成因的分析、风险的评估等系统的规划，有效监控风险，应对风险，使电子文件更加安全。在电子文件安全管理中最能体现风险管理的重要性有两个关键问题，一是关于电子文件管理系统功能的设计，二是对“元数据”功能的研究和管理。有关电子文件管理系统功能设计在本文2.2已做了阐述，主要是通过前端控制来贯彻风险管理的思想。至于对“元数据”功能的研究和管理问题，档案界经历了一个从忽视到重视的过程。元数据的重要性主要体现在：“元数据”是电子文件身份和内容的证明和封装，也可以表达为“元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件”。我国自电子文件产生以来，元数据的管理是比较最薄弱的环节。无论是“双套制”，还是专门的文档管理系统，一直存在“元数据”功能的残缺和管理缺位的问题，这也是长期以来电子文件的安全性和档案性不被信赖的重要原因。因而在电子文件安全管理过程中坚持贯彻风险管理思想的指导和实践的应用是非常必要的。我国应用风险管理指导思想比较明确和有成效的实践是电子文件备份制度的建立和推广。2009年国家档案局局长杨冬权在全国档案馆工作会议上提出：“为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。”同时要求这项工作要在2012年底前完成。备份的方式有两种模式可供选择：一种是主要针对政府和企事业单位的电子文件，通过建立专有网站或是开发应用软件对重要文件进行集中保存和统一备份；另一种是馆际互备，这是目前选择备份的主要方式。据统计，截止到2012年全国已有47对副省级市以上国家档案馆达成协议，互为档案异地备份馆。此外浙江省根据国家要求，结合本省情况，在2013年颁发了《浙江省档案登记备份工作规范》（浙档发〔2013〕23号），包含了传统和电子文件所有档案的备份工作要求，把风险管理贯穿到所有形态档案管理过程中。国家档案局在2012年颁发了《电子档案移交与接收办法》，开始推进电子档案的集中保管。电子档案移交的前提是电子文件必须完整安全的归档，所以随着该办法的实施，对电子文件安全性全面认识和科学管理将起到实质性的推动作用，前端控制全程保护的风险管理指导思想的贯彻也将更加有效。
3纳入国家信息安全战略的安全管理思想阶段
网络时代，乃至扑面而来的大数据时代，信息安全已不断上升为国家安全的重要组成部分。世界范围的信息安全风险日益复杂，日益严峻，从国家整体和高度进行顶层设计的信息安全战略成为当今信息安全管理指导思想的主流。国家战略的目的是从国家意志的高度出发，统筹协调各个领域的安全问题，制定国家宏观规划和重大政策，不断增强国家安全保障能力。电子文件是国家信息安全的核心资源，为了维护国家整体信息安全，寻求宏观层面的政策、标准等管理力量的支持，将电子文件安全管理纳入到国家信息安全战略进行顶层设计和指导变得日益重要。
3.1国家信息安全战略思想的提出及其内涵
随着电子文件实践的深入，各种安全管理问题陆续展现。世界范围内对电子文件管理共性的认识和管理策略不断趋于一致，特别是一些信息化整体水平较高的国家，经历了由分布式管理到集中式管理的探索过程，在21世纪最初几年“纷纷以战略动议、政策引导、标准规范等形式提出体现国家意志和利益的重大举措，”进入“以顶层设计带动总体规划，以国家战略带动全面发展”的时期。我国在2006年以冯惠玲为代表的理论界率先提出“加强顶层设计，制定和实施我国电子文件管理的国家战略已经迫在眉睫。”随后她带领团队进行了比较系统的研究，其成果集中体现在《电子文件管理国家战略》一书中。“电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排。是一个国家对电子文件管理工作的基本态度和总体思路，其表现是法规、政策、标准、规划、项目等体现国家意志、带有全局性的关于电子文件管理的国家行为。”由于我国实行的文档分离管理模式，以及各自为政的电子文件分散管理现状等，使得电子文件失真失控，信息孤岛等问题严重。解决这些问题的关键在于引入系统论思想，将顶层设计思想应用于电子文件安全管理中，“摒弃单一部门，单一技术方法的做法，从国家安全的高度认识电子文件安全的重要性，协同多部门多途径维护档案的安全，”构建起基于立体的档案保护环境的档案安全保障体系。
3.2国家信息安全战略的推进电子文件国家信息安全战略实现的途径主要从技术、国家政策、标准规范等几个方面进行推进。
3.2.1技术层面的国家战略。信息安全关系到国家重大安全的关键因素，特别是随着信息技术的进步，掌握先进技术开发与应用主动权的发达国家，成为垄断和控制发展中国家信息安全的最大威胁者。美国微软公司对全球电脑操作系统的掌控，以及不断爆出的信息窃密事件，诸如斯诺登事件等，不断敲响信息安全的警钟。信息安全领域中高科技的窃密手段无孔不入，上到国家，下至个人，无处不在的第三只眼睛的窥探，隐私难保，安全岌岌可危。主动进行风险监控、防范是必要的，但更有效的办法是推动国家信息技术自主知识产权产品的开发和应用。“从国家安全的高度考虑，国家已开始建设‘自主、安全、可控的IT系统’，把信息安全掌握在自己手中，才能确保国家网络安全和信息安全。”电子文件的管理对信息技术具有高度的依赖性,由于技术原因造成的安全问题也是最为突出的。我国在2009年4月9日成立了版式联盟,该联盟由中国电子工业标准化技术协会发起，联合我国版式技术应用领域产品与服务的制造者、使用者、政府和中介组织版式技术等部门，对广泛涉及档案管理、数字出版、数字办公、数字印刷、信息等领域的信息进行统一规范，为信息的真实性、完整性、长期可读性提供良好的技术环境。
3.2.2政策层面的国家战略。政策以其权威性、导向性、探索性、灵活性的特点可以为标准的制定与实施提供引导和支持。我国政策层面的国家战略指导思想主要包括国家层面的五年规划、信息行业的发展规划、文档部门的发展规划等自上而下编制和推行的宏观层面上的方针政策。2000年后我国提出建设国家信息安全保障体系，2003年国家“两办”颁发《国家信息化领导小组关于加强信息安全保障工作的意见》，该意见明确了我国信息安全保障工作的指导方针、基本原则和主要任务，并确立了用五年左右的时间基本建成国家信息安全保障体系的工作目标。同时将等级保护、风险评估、应急响应和灾难恢复作为我国信息安全保障过程中的四个重要环节。与电子文件信息安全密切相关的国家标准对电子文件安全管理有着更直接的指导价值。文档部门对这些标准的解读与应用要重点的关注和研究。据统计，信息行业“在1995-2008年期间的信息安全国家标准共83项。”并且在这期间更新标准高达60%。由此可见我国在国家层面上对信息安全是非常重视的，对信息技术发展的动态跟进也比较及时，这为电子文件安全管理标准的研制和推广提供了有力的指导。近年来国家档案局也开始重视顶层政策的设计，不断向国家安全战略靠拢，最为显著的成果是在2010年5月12日，国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上，提出“要树立‘档案安全事关党和国家根本利益的思想’，要树立‘安全第一’的思想，要树立‘安全问题人人有责’的思想，与建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系相呼应，建立起确保档案安全保密的档案安全体系。”国家信息安全战略是一个系统大工程，关系到体制、技术、法规等多层面的设计和协调，在推进过程中所面临的难题将是复杂多样的，因而在这个过程中，国家层面要关照到所有的信息领域，真正做到统筹兼顾，确保推行的实效，信息资源（包括产生、流转、保存等）行业也要肩负起国家安全职责，为建立起强大的国家信息安全保障体系做出应有的贡献。
文件管理范文3
现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文件应存放于档案馆，已形成共识，且世界各国普遍如此，而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的做法。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理，这一半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文件的处置方式，也不同于非现行文件的处置方式。如何科学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中迫切需要解决的一个重要问题，为此让我们先来剖析一下世界范围内处置半现行文件的各种模式。
一、文件中心
文件中心是国外许多国家处置半现行文件管理的一种组织形式，它的设置并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的介于若干文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自，其人员编制属单独列编的档案管理事业编制。经费靠行政拨款。文件中心完全代替各机关管理半现行文件，中心内的半现行文件只为形成单位服务，不向社会开放，文件在中心内只作过渡性保存，一部分期满后销毁，另一部分需永保存的中心负责向相关档案馆移交。显然文件中心充分体现了半现行文件管理的特色，既不同于现行文件的处置，也不同于非现行文件的处置，过渡性地处置只为形成单位服务的半现行文件，完全按照文件运动规律办事。
由于文件中心突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它往往具备良好的文件管理硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍，这些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管理，另外它合理高效地解决了文悠扬管理所需的人、财、物，从整体上能够省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，文件中心的建立既可以减轻各文件形成单位的负担，又可以减轻档案主管部门的工作量，既能够承担起半现行文件的科学管理，方便形成单位的查找利用，又符合高效精简节约的原则，成效显著。也正因如此，文件中心能在国外许多国家得到普及和推广。
但是，文件中心并非万能，这种由政府拨款建立的文件中心并没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收一个地区内的各机关，那么对于这种文件中心吸收之外的单位，我们又该如何科学地处置它们的半现行文件呢?
二、商业性文件中心
受文件中心的鼓舞和启发，欧美许多国家在建立文件中心后不久又建立了商业性文件中心。商业性文件中心也是处置半现行文件管理的一种组织形式，它同文件中心一样，其设置也并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自，同样完全代替各有关单位管理半现行文件，中心内的文件只有形成单位服务，不向社会开放，形成单位需要利用自己的文件时，它们应及时、迅速、准确地提供，且允许带回本单位使用，形成单位不会因文件脱离自身进入中心而感到利用不便。所不同的是，商业性文件中心代替各有关单位管理其半现行文件时并非无偿，而是实行有偿形式，要求各有关单位按规定付给商业性文件中心一定的管理费用。商业性文件中心的管理费用和保同薪水并不靠政府拨款解决，而且以此来筹集，甚至还要盈余，创造一定的经济效益，因此商业性文件中心是一个经济实体。不管如何，商业性文件中心显然也充分体现了半现行文件管理的特色，完全按照文件运动规律办事。
由于商业性文件中心同样突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它同文件中心一样，具备了能科学管理半现行文件所需的一切软硬件条件，经济合理地配置了文件管理所需的人、财、物，从而能整体上省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，商业性文件中心具有同文件中心一样显著的成效。当然文件是否移交给商业性文件中心管理完全出于形成单位的自愿，同时商业性文件中心也应增强自身的信誉。商业性文件中心同样没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收那些不同进入文件中心，而自身管理既不具备条件又不经济的单位，商业化地承担起这些单位半现行文件的管理。
三、基层档案管理部门
文件中心和商业化文件中心并不是与生俱来的，在文件中心和商业性文件中心诞生之前，半现行文件管理首先是由本单位自身承担的，而在我国至今几乎仍实行这种单一的基层档案管理部门模式，由这种在单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位增现行文件的管理，且明确规定文件在基层档案管理部门只作过渡性保存，基层档案管理部门不是文件的最终归宿地，这些文件通常只为本单位服务，显然这种半现行文件的处置模式同样完全符合文件运动规律。
把半现行文件存放于形成单位内部建立起的基层档案管理部门内，这使半现行文件与其用户间的距离“最近”，从而使半现行文件的方便利用达到了最优化，因为半现行文件存放于形成者个人身边通常是不允许的，因此这种由基层档案管理部门来处置半现行文件管理的模式并非无优势可言，笔者认为这正是半现行文件首先由基层档案管理部门来处置的最根本原因。但这只是满足了科学处置半现行文件的一个方面，至于基层档案管理部门是否具备科学管理半现行文件的软硬件条件，半现行文件由基层档案管理部门处置是否经济合理，这些问题仍值得探讨。
当一个单位规模较在，半现行文件数量较多时，建立自己的基层档案管理部门，配备几名稳定而又业务素质较好的文件管理者，购买必需的档案装具，提供必要的用房，再辅以健全的制度等，显然这就具备了科学管理半现行文件的软硬件条件，虽然这种模式并非社会化，但此时同样可做到文件管理所需人、财、物资源的合理配置，尽量降低文件管理费用。而当一个单位规模不大、甚至较小，半现行文件数量不多时，如仍采用这种模式来处置本单位的半现行文件，则问题显而易见：文件管理者往往采用兼职保同，变动频繁，队伍不够稳定，业务素质差，忙于其它工作，甚至基层档案管理部门索性不设或长期虚设，文件管理硬件设施较差，库房简陋等，这就根本不具备科学管理半现行文件的软硬件条件，如果硬是执行，再去满足要求，那么这种模式必然极大地浪费人、财、物资源，大大提高了文件管理代价，这正是我国传统档案管理体制在实践中所暴露出的弊端。
四、企事业档案馆和联合档案室
随着档案事业的不断发展，中外都形成有许多企事业档案馆，这种档案馆
不同于一般档案馆，它是建立在规模较大单位内部的非社会化档案管理机构，其职能既要承担本单位非现行文文悠扬的管理，又要承担本单位半现行文件的管理。不少单位今天是基层档案管理部门，将来可能发展为企事业档案馆，因此由企事业档案馆来处置半现行文件的方式完全等同于基层档案管理部门处置半现行文件的方式，显然我们可以把这种方式纳入基层档案管理部门处置半现行文件方式的范畴。
文件管理范文4
一、电子文件管理中存在的问题
1．公文信息网络的开通，改变了传统的发文模式，给电子文件的收集工作带来了困难。公文信息网络开通后，各单位、处室可直接从网上收、发文件，特别是以各处室名义下发的文件，不再由文书部门统一登记发放，而是由各处室自行办理，虽然每个部门将网上发送的文件打印一份纸质文件存档，但形成的电子文件却分散在各个部门，甚至个人手中，造成这些文件的丢失、损坏或泄密，从而增加了电子文件收集工作的难度。
2．会计电算化形成的电子文件不能及时归档。目前不少单位实行了会计电算化，并开始联网运行。但会计电算化后形成的电子文件并没有得到很好的管理，有的单位没有将会计工作形成的电子文件随会计纸质文件一并归档，而是存放在财务部门，由于这些部门没有专门的保管设施，造成了这部分电子文件的丢失或损坏，不利于电子文件的保管利用。还有些单位的财务部门因设备不到位或领导重视不够，没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘，而是储存在硬盘上，而这些电子文件常因病毒感染而破坏或因硬盘空间已满被删除，造成了电子文件的丢失。
3．档案管理软件与办公自动化及会计电算化软件没有形成有机的结合，给电子文件的利用带来了困难。在公文信息网络开发时，由于诸多原因该网络没有兼顾到档案部门，所以造成了现在的公文信息网络与档案部门使用的档案管理软件不兼容，不能真正实现文档一体化管理，无法对办公自动化产生的电子文件进行管理；同时档案管理系统在功能编制时，没有考虑到会计电算化的问题，只设计了会计档案案卷级录入、查询功能，不能达到会计档案数据级检索。与电算化软件不衔接，不能检索会计数据，影响了电子文件的利用，不能很好地发挥电子文件的作用。
4．账外文件（会议记录、领导的重要讲话稿等）及上级来文等文件材料如何转化成电子文件这一问题没有得到很好的解决，这也是影响电子文件管理的主要因素之一。
5．在电子文件管理方面没有一套切实可行的规章制度，给电子文件的管理带来被动。
6．人员素质满足不了电子文件管理的需要。
二、加强电子文件管理的几点意见
1．加强档案法规的宣传力度，提高人们对电子文件的认识，让他们认识到电子文件与纸档案同样重要，要注意保存，按时归档。
2．建立健全电子文件管理的各规章制度，包括：电子文件的收集范围、收集原则、分类编号办法、保管、利用等规定，做到集中统一管理，并使纸质档案与电子文件有机地结合起来，使电子文件管理工作做到有章可循。
3．结合本单位实际情况，使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来，真正实现文档一体化管理。同时在编制档案管理系统时，与财务部门协作，对会计电算化软件中的数据进行有选择的利用，在财务部门进行会计档案交接时，一并将相应的会计数据库进行转存，这些数据库主要包括：会计凭证库、会计科目库、报表库等，然后档案部门再根据实际工作需要在数据库结构中添加保管地点、卷号等字段，将会计档案计算机管理与会计电算化有机地联系起来，为实现电子文件检索提供良好的条件。
文件管理范文5
企业文件管理面临着以下三方面的挑战。第一，文件数据激增。IDC的报告显示，2012年，全球文件数据将占企业数据总量的80%，传统的文件服务器已经很难满足文件存储和管理的需求。第二，随着互联网、BYOD等不断发展，文件数据的安全性正面临越来越大的安全威胁，人们甚至可以很轻松地从互联网上搜索到一些企业的机密文件。第三，传统的PC并不是为数据分享设计的，这使得文件协作的效率很低，文件内容难以保持一致，而且不能实现文件的实时处理。
“EISOO AnyShare Family 3.0 v2的目标是实现智能文件管理。”贺鸿富表示，“我们提供的不仅仅是一种新的文件管理工具，而是一种实现文件安全、协作管理的方法论。”去年，爱数就了文件管理产品，但那是一种传统的文件服务器。与上一个版本相比，EISOO AnyShare Family 3.0 v2进行了全新设计。贺鸿富亲自领导了新产品的开发。EISOO AnyShare Family 3..0 v2仍然采用了爱数擅长的一体化设计理念，将软硬件结合在一起。它包括三个核心产品：AnyShare文件柜、AnyShare教育柜和AnyShare同步器。
爱数EISOO AnyShare Family 3.0 v2有以下三项主要功能：第一，可以实现无缝的文件协作，适用于各种应用场景；第二，采用类似本地访问的虚拟盘访问方式，并与快捷的全文检索技术相结合，可以快速地查找文档信息，实现文档的共享；第三，可以实现安全的文档管理，包括文档访问安全、文档内容安全和文档存储安全，这主要得益于EISOO AnyShare Family 3.0 v2采用了分级的用户角色访问控制与细粒度的共享权限管理技术以及离线访问技术。
什么是智能文件管理？“简单管理即智能，无缝访问即智能。”贺鸿富介绍说，“采用EISOO AnyShare Family 3.0 v2，用户的每台电脑上都会有一个AnyShare盘，这相当于一个网络文件系统，因此用户不必手工操作实现文件共享，也不必手工进行文件传输，更不必手工进行文件的上传和下载。”
文件管理范文6
建立自己的规则
安装并启动后Belvedere自动转入后台运行，仅在系统通知栏上显示一个图标，要建立文件管理任务可以右键击该图标并选择“Manage”，通过下面介绍的步骤2和步骤3，设置好自动执行任务的时间间隔及删除文件后保存在回收站的时间等基本设置。
接下来的大部分设置将集中在“Folders”选项卡，通过选项卡左侧的列表可以添加和管理执行文件管理任务的文件夹，通过右侧的列表可以添加和管理针对指定文件夹的文件操作规则。单击左侧列表下方的“+”按钮并通过“浏览文件夹”对话框添加要管理的文件夹，在右侧列表下方单击“+”按钮添加一个文件操作规则，在“Create a rule...”对话框中键入自定义的规则名称，并通过下方的下拉菜单选择过滤目标文件的条件，最后在“Do the following”下拉菜单中选择希望对这些文件进行的操作。如果希望规则直接生效，则可以选中右上角的“Enabled”选项；如果希望管理的范围包括文件夹下的子文件，则可以选中“Recursive”选项。完成设置后，单击“Test”按钮可以检测当前编辑的规则执行的结果。
建立规则的经验技巧
要使用软件完成一些复杂的任务，需要巧妙地设置规则，首先建议在所有规则被允许使用前，都通过“Test”进行测试，避免出现错误而导致文件丢失。此外，对目标文件的操作应该避免直接使用“Delete file”，改为利用“Send file to Recycle Bin”将它们发送到回收站。
“Rename file”由于只有有限的选项和没有任何通配符，在对一批文件进行操作时会不那么方便，所以可以考虑选择“Custom”并编辑一个简单的脚本命令来完成重命名的操作。其次，需要注意，通过“Size”选项以文件的大小过滤目标时必须以字节为单位输入。另外，如果同一个文件夹有多个文件操作规则，那么需要注意通过文件操作规则右侧的按钮调整好规则的执行顺序。
下载 打开“Belvedere”的官方网站，在页面上找到并单击“Download”按钮下载和安装软件。
时间间隔 通过“Preferences”选项卡的“Sleeptime”选项可以设置软件自动执行文件管理任务的时间间隔。
自动清空回收站 在“Recycle Bin”选项卡中选中“Allow Belvedere to manage my Recycle Bin”允许软件管理回收站，并在下方设置一个清空回收站的间隔，例如“2 weeks”（2周）。
建立规则 通过“Folders”左侧列表下的“+”按钮可以添加需要管理的文件夹，通过右侧列表下的“+”按钮可以添加对目标文件的操作规则。
分拣下载文件 添加“Download”文件夹作为需要管理的文件夹，并添加规则，在下拉菜单中选择“Extension”，在后方的输入框中键入“PDF”，在“Do the following”下拉菜单中选择操作“Move File”并设置移动文件的目标文件夹，这样就可以自动将下载文件夹中的“PDF”文件移动到指定的位置。
清空临时文件 如果希望软件自动删除以“～”开头的Office文档的临时文件，则可以首先选择过滤条件“Name contains”并在后方的输入框中键入“～”，再选择操作“Send file to Recycle Bin”即可自动将目标文件夹中的Office文档的临时文件移动到回收站。
重命名文件 要了解“Rename file”操作可以使用的参数，通过“Help”菜单打开帮助文档并搜索“Rename file”即可。
