文件管理制度范文1
1.1文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工，公司各类文件资料由办公室归口管理。
1. 2公司在工作中形成的具有参考利用价值的各类资料、原始记录、协议合同、出版物、各种图表、照片等以及与本公司生产经营活动相关的事文等都要完整地收集、整理、立卷、保管。由主办人员上报办公室审核存档。
2.1为保证文件及时传阅，收文后立即将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
3.1文件的传阅与催办； 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3．2 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3.3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
3．4文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。
3.5 办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
3. 6 按照阅文范围，一般由有关部门组织学习有关文件，或由办公室通知阅文。
4． 发文的管理
4．1 发文的规定 ；需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作，需要发文时由公司统一发文，办公室统一承办，以公司×字×号发文。
4．2 发文的范围
4．2．1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4．2．2 公司下发文件主要用于：
① 公布公司规章制度；收文检查编号阅批传阅归档公启文件 上级文件 信封文件 文号 编号文件处理传阅单主管领导审阅承办部门阅办批示拟办意见 签名收回保管
② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；
③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项；
④ 公布公司的经营管理。
⑤ 有关奖惩决定和通报；
⑥ 其他有关公司的重大事项。
4．2．3 公司上行文、外发文主要用于：
① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
② 同兄弟单位联系有关公司经营管理等事宜。
5.收文管理；
5.1收到上级文件需认真填写收文登记表，清晰填记收件时间、收件人、发文单位、发文文号等内容。
5.2收文后按照要求传达到相应级别人员，有具体承办内容的要落实具体单位具体承办人。
5.3文件传阅后，原件及时交办公室整理归档。
6文件的立卷与归档
6．1 文件的归档范围 ；文件统一由办公室负责归档：
① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；
② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；
③参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材 料等；
④上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；
⑤ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
6．2 立卷要求
6．2.1 文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
6．2．2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
6．2．3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
6．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以前整理完。列好立卷清单一式两份。（办公室一份、档案室一份）
7． 文件的销毁
文件管理制度范文2
第一条为加强对行政机关的规范性文件管理，保障抽象行政行为合法有效，推进法治政府建设，根据《中华人民共和国立法法》、国务院《全面推进依法行政实施纲要》、《省规章规范性文件监督办法》和《市规范性文件管理办法》等法律法规规章的规定，结合工作实际，制定本制度。
第二条本制度所称的规范性文件，是指各乡政府、街道办事处，区政府各部门根据法律、法规、规章和上级规定，依照法定权限和程序制定的，具有普遍约束力并在一定时间内相对稳定的规定、办法、实施细则等。
第二章备案制度
第三条规范性文件制定机关应当严格遵守和执行规范性文件备案制度。
规范性文件备案工作实行下管一级的原则。区政府的规范性文件须报送市级政府和同级人民代表大会常务委员会备案审查；政府各部门的规范性文件须报送本级人民政府备案审查。
区政府规范性文件的备案工作，由区政府法制机构负责实施。
第四条各乡政府、街道办事处、区政府各部门制定的规范性文件的备案工作由区政府法制机构负责受理。
第五条备案受理：
（一）各乡政府、街道办事处，区政府各部门制定的规范性文件，应当在之日起20日内报送区政府法制机构备案。区政府两个或两个以上单位联合制定的规范性文件，由主办单位负责报送区政府法制机构备案。
（二）报送备案登记工作。区政府法制机构应设立专门的登记本，登记各单位报送的备案材料。登记应包含报送时间，报送的文号，报送材料的具体名称和份数，报送人名单等。
（三）报送备案的规范性文件，应包括正式文件3份、起草说明和备案报告各一式一份。起草说明的内容包括：制定的目的；具体的法律依据；其他说明材料。区政府法制机构在接到报送备案材料之日起5个工作日内完成对备案材料的检查，若发现材料不符合要求的，应通知报送单位于3日内补足。
第六条备案审查与处理：
（一）区政府法制机构应于收到备案报告之日起30个工作日内完成审查工作。规范性文件审查主要包括：
1、是否有法律、法规、规章依据；
2、是否有与法律、法规、规章、上级规范性文件相抵触；
3、与区政府其他部门规范性文件之间是否矛盾；
4、是否符合法定程序及规范化的要求。
（二）对报送备案的规范性文件材料审查后，根据情况，分别作出如下处理：
1、规范性文件符合规定的，予以登记存档，并告知原报送单位；
2、规范性文件，特别是涉及行政处罚的规范性文件，没有法律、法规、规章依据的，由区政府法制机构拟写处理建议书，提请区政府予以撤销；
3、规范性文件与法律、法规、规章、上级规范性文件相抵触的，由区政府法制机构拟写处理建议书，提请区政府予以撤销、变更或责令改正；
4、规范性文件同其他部门规范性文件相互之间有矛盾的，由区政府法制机构协调；经协调不能取得一致意见的，由区政府法制机构拟写处理建议书，提请区政府决定；
5、规范性文件的制定不符合法定程序和规范性要求的，由区政府法制机构拟写处理建议书，转原报送部门处理。
规范性文件的原报部门应在接到上述规定的2、3、4款处理决定或意见的20日内，将处理结果报送区政府法制机构。
（三）各乡政府、街道办事处，区政府各部门在工作中发现要求报送备案的规范性文件与法律、法规、规章相抵触的，应当及时向区政府法制机构反映，由区政府法制机构审查后，按上述规定进行处理。
（四）各乡政府、街道办事处，区政府各部门应于每年1月20日前将上年度的规范性文件目录报区政府法制机构备案。
第七条备案监督
（一）报送规范性文件备案的单位应指定固定的工作人员从事报送备案工作。
（二）对不按本制度报送备案的，由区政府法制机构通知报送单位限期报送；经催收，仍不报送的，提请区政府责令纠正，并给予通报批评。
（三）区政府法制机构应建立档案管理制度，做好材料的归档工作。
第三章定期清理、修改与废止
第八条行政规范性文件定期清理，是指根据要求定期对制定的行政规范性文件进行全面清查、处理，依法立、改、废。
第九条应当对制定的行政规范性文件定期组织清理，清理责任主体为具体负责执行行政规范性文件的科室。
（一）规范性文件每两年定期清理一次。
（二）根据上级统一安排不定期清理。
（三）起草规范性文件时，对正在施行的相关文件进行清理，确定是否同时废止。
（四）依据的法律、法规、规章和政策以及上级规范性文件废止、修改、调整时，应当及时对已公布实施的规范性文件进行清理。
第十条对具有下列情形之一的规范性文件，清理责任主体应当按照规定提出相应修改建议：
（一）文件内容不适应经济形势发展和安全管理需要，不利于经济社会发展的，应当予以废止；
（二）文件的主要内容与现行法律、法规、规章和有关政策规定相抵触的，或者已被新的法律、法规、规章和行政规范性文件所代替的，应当予以废止；
（三）文件调整对象已消失，应当予以废止；
（四）文件的个别条款与现行法律、法规、规章和有关政策规定不一致的，应当予以修改；
（五）其他依法应当予以废止或修改的情形。
清理的结果，应当予以公布，并按规定报送备案。
第四章附则
文件管理制度范文3
1、文件管理人员收到文件后，要立即登记，填写文件处理单，及时送分管主任批办。
2、批办后的文件，要根据批办意见及时办理或传阅，保证在尽可能短的时间内传阅完毕，并将文件处理结果填写在文件处理单上，及时送交领导阅知。
3、密级文件不准在个人手里过夜，不得带到家中或公共场所，借阅文件要严格完备手续。
4、对上级文件（包括领导人讲话）未经批准不得复印，经批准复印的要搞好登记、编号，将复印件及时收回，不得遗失。
5、中央、省市委文件、领导人讲话，每年清退一次，按规定到指定地点销毁。留存文件和有保存价值的材料，要及时搞好立档工作。
文件管理制度范文4
[关键词] 医疗机构制剂检验；药检室；质量管理文件
[中图分类号]R197.323 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210（2008）05（c）-106-02
医院药检室质量管理文件系统是由检验人员编写，并经质量管理组织审核、组织实施的一系列文件，用于管理和规范医疗机构制剂检验的质量，是检验质量管理体系在文本上的体现。制剂质量是保证制剂产品安全有效的关键环节。医院药检室应依据药品标准和制剂配制规范，对自配制剂成品及相关物料、配制环境等进行监测，并做出是否符合标准的判断；药检室的质量管理水平直接影响检测结果的可靠性和科学性。自从国家食品药品监督管理局（SFDA）2001年3月《医疗机构制剂配制质量管理规范(试行)》并施行之后，核发制剂许可证的验收标准对医院制剂的质量管理提出了较高的要求。笔者结合药品管理部门的有关规定和本院制剂配制的实际，建立了药检室质量管理文件系统，文件系统由以下5个模块组成：
1 法律、法规和质量标准文件
相关法律、法规和各种法定药品标准（包括制剂规范）是药检室质量管理文件系统的法律依据，保证了药检室的质量管理文件的合法性和有效性。自拟制剂质量标准不能低于《中国药典》中相同剂型的检验通则，并按各品种处方制订检测方法。
1.1 法律、法规
本类文件包括《中华人民共和国药品管理法》及《药品管理法实施条例》。由SFDA的《医疗机构制剂配制质量管理规范(试行)》、《医疗机构制剂配制监督管理办法(试行)》、《医疗机构制剂注册管理办法(试行)》以及各级药监局与医院制剂相关的文件、通知、指南、验收标准等。
1.2 药品质量标准
包括《中国药典》、《中国医院制剂规范》以及各省管理机构的医院制剂规范、药材标准、药材炮制规范；未列入以上标准集的其他制剂原料、辅料、包装材料的法定质量标准。
1.3 制剂自拟质量标准
本类质量标准由省级食品药品监督管理局批准注册，取得正式批准文号。其处方为本医院在临床和科研中使用的验方、协定处方，有固定的剂型、配制工艺、检测及贮存方法。为控制成品质量，可制订其中间品、半成品的内控质量标准；内控标准的某些检验指标应高于法定标准，如颗粒剂的粒度、液体制剂的含量范围等。
2 管理文件
是由药检室负责人依据相关法律、法规制订的一整套规章制度，或称为管理办法。针对检验的操作程序和设施、物资管理、人员责任制订和修订，并由制剂质量管理组织负责审核批准，是质量管理的纲领。管理文件的范围纵向涵盖检验全过程，依次为抽样检验记录复核报告审核留样稳定性观察；横向涵盖了场地、设备、物料、记录、工作程序。本类文件规定的管理制度各有其适用范围和施行目标，严格地执行这些制度可保证药检室各单元的工作有序地进行，对人员、设施、物资、记录、检品流向进行有效的监督和管理，使药检室的质量管理规范化。主要的文件有：
2.1药检室工作制度
用于规范药检室的检验工作和设施、物资的管理，保证各种管理细则的施行，是管理制度的总则，体现一个药检室的管理水平。
2.2 检验工作程序
用流程图的方式规范检验过程，可保证样品检验的有序进行，并指定各检验环节的责任人。
2.3 工作人员岗位职责
用于规范工作人员在质量管理中的职责和权利，以及各个管理环节中须达到的目标和水平。
2.4 各检验室工作制度
药检室设置化学、中药、微生物、留样观察等各个检验工作室，各室均按各自的检验范围和工作特点制订工作制度，将“2.1”项的内容具体化，使各室运作、安全、环保、维护均达到要求。
2.5 洁净区质量管理制度
明确规定各配制间及微生物检测室的洁净度检测项目、检测责任人和检测周期，保证洁净区的净化度达标。
2.6 设备、仪器及计量管理制度
用于规范设备的使用和维护，对操作者、检定周期、日常保养均制订详细的规定，保证检测数据准确可信。
2.7 检验用物资管理制度
用于规范物资管理。根据各种试药、试液、微生物培养基、标准品、对照品、菌种、滴定液的特点和用途，制订详细的管理制度。规定领用、配制、使用、贮存和废弃的方法，确保其使用时安全、有效、不污染环境。
2.8 检品取样制度
用于规范取样的程序和方法，以保证样品的取样量和代表性。
2.9 制剂相关物料质量管理制度
用于规范原料、辅料、包装材料、工艺用水等物资的质量管理，保证物料质量从购进至使用的全过程都处于有效监控中。
2.10 制剂质量管理制度
用于规范中间品、半成品、成品的质量控制方法，包括检测结果不符合规定的处理程序和报告制度、已发付使用的成品召回制度。
2.11 留样观察制度
用于规范样品的留样观察，根据各品种的性质，规定样品量、观察时间、抽样检测周期、异常结果处理程序等。
2.12 检验结果核对制度
用于规范核对人员、核对内容和方法，并明确规定未经核对的检验记录不能作为发出检验报告的凭证。
2.13 检验记录、报告管理制度
用于规范记录文件的种类和管理，保证原始记录资料真实、齐全。
2.14 委托检验管理制度
用于规范委托检验的程序、受托单位和项目。限于设备条件，本室不能进行检验的检品，须按具体品种的需要，委托有资质的检测部门代为检验。
3 检验标准操作规范
标准操作规范 (standard operation procedure，SOP)文件是经批准用以指示检验操作的通用性文件，有统一的格式、编制和验证方法。《中国药典》及其配套的《中国药品检验标准操作规范》、各级制剂质量标准是编写SOP的重要依据。SOP文件必须引用标准正确、描述明确详细、可操作性强。SOP由质量管理组织审核批准，并在使用中随质量标准的升级和设备变换及时修订更新。主要的SOP有以下几类：
3.1 制剂及相关物料检验SOP
针对某一种特定的检品，由检验人员根据该检品的质量标准编写，将药品标准上严谨的条文转化为具体而又详细的操作步骤，将分列在药典凡例、正文、附录中的标准规定、操作方法、所用设备、试剂、反应时间及现象、计算公式或程序、结果判断等内容进行综合，形成一个完整的SOP文件。每一种制剂及各种原料、辅料、半成品、包装材料、纯化水的检验均应有其专属的SOP，按剂型、类别装订成册。
3.2 检验项目SOP
在“3.1”项中涉及的各种单项操作，如剂型检验通则、微生物限度检查、最低装量检查等，均应按药典和规范要求，结合本室设备条件编制SOP。内容包括方法简述、准备、仪器装置、操作步骤、各项参数、结果判断、注意事项等。一些保证配制质量和检验质量的检测项目如洁净区细菌监测、容量仪器校正的SOP文件，也属此类别。
3.3 仪器设备SOP
针对某一台仪器或设备，根据其使用说明书结合检验需要进行编写，其内容除了“3.2”中各项外，还应有使用限制范围和使用记录等项目。详细列出每个操作步骤和仪器相应的反应、指示，以备在使用中及时发现仪器异常并修正，国家规范[1，2]中已编制出常用仪器SOP，可供引用。
3.4 检验记录与检验报告的书写细则
本细则规范了每项记录和报告书的书写方法、用语，指导性强，故本文将其列入SOP类文件。SFDA在2000年的《药检所实验室质量管理规范（试行）》中指出了检验记录与检验报告的书写规范，可供医院药检室结合实际情况摘录引用。
4 档案文件
主要用于检验设备和物资的管理，如各种设备和仪器的使用说明书、维修说明书、计量检定证书、附件清单，标准物质的使用说明书、试药购进记录等。每种设备或物资设一份登记表作为其档案的首页，方便查阅使用档案。
5记录文件
此类文件不同于以上各类文件，不是预先制订用以指导和规范检验操作，而是随日常检验而产生，其质量反映了药检室的整体质量管理水平和检验人员的业务素质。保证其规范性、真实性、及时性、延续性是此类文件的基本要求。预先设计各种表格和电脑计算程序，可使记录文件较为规范。在实践中，有同行建议检验记录、报告由国家管理部门统一格式[3]；或构建计算机网络，使用电子化记录文件以达到规范化[4]。记录文件均保存2年以上备查。
5.1 管理记录
是记录药检室对配制部门物料和配制环境进行监控、药检室各工作单元状态、检品和设施状态的文件，各项管理制度均应有相应的管理记录。如收检、留样观察、洁净区监测、仪器设备保养检定、仪器使用、室温和相对湿度、检验用物资管理等。各种管理记录可规范为表格的形式，分类装订备查。
5.2 检验记录
是出具检验报告书的依据，要求记录原始、真实，内容完整，书写清晰整洁，书写格式符合“3.4”项的规定。每一个批号的样品均应有一份能反映检验各个环节的完整检验记录，称为批检验记录。其中至少包含送检(抽检)通知单、各项检验原始记录或委托检验报告书、检验项目汇总卡、检验报告书的副本。
6 讨论
综上所述，医院药检室质量管理文件的制订和执行包含了较多的条条框框和较大的工作量，但并非不切实际的空谈。有业内人士认为，医院药检室的业务内容相当于一个小型药检所。即使只配制口服和外用中西制剂，药检室也涉及了药检所业务管理室、化学室、仪器室、生测室、中药室的有关工作[5]。要保证医院药检室能胜任全方位的制剂质量管理，除合格的人员和必要的设施、仪器、试药等外，还必须建立药检室质量保证体系，编写出既符合管理部门的要求又适应实际需要的检验质量管理文件，从文本上规范检验工作，以保证人员和设施发挥应有的作用，保证检验数据与报告正确可靠，从而在资源有限的条件下达到制剂质量管理的目的。经过几年的运作、修订，有效地规范了医院药检室的质量管理。从而使质量管理有法可依，检验结果有据可查，使药检室的管理水平和技术质量水平得到了提高。自施行质量文件管理之后，未出现检验质量事故，保证了医院制剂质量和用药安全。
[参考文献]
[1]中国药品生物制品检定所.中国药品检验标准操作规范[S].北京：中国医药科技出版社，2000.
[2]中国药品生物制品检定所.中国药品检验标准操作规范[S].北京：中国医药科技出版社，2005.
[3]余爱霞，戚园.医院制剂检验记录、报告应有统一格式[J].中国药事，2002，16（10）：600.
[4]沈小庆，王珏，盛炳义.计算机网络技术在医院制剂质量管理中的应用[J].中国药学杂志，2002，37（8）：625-626.
文件管理制度范文5
关键词：施工企业 文件管理 有效方法
0 引言
施工企业大多面临施工项目分散、点多面广的局面，因此文件管理要与自身特点相结合才能做到公文处理及时、准确、安全，保证政令畅通，使公文在管理过程中成为具有法定效力和规范体式的文书，使企业公文管理工作规范化、制度化、科学化。
1 加强文件专/兼职人员的管理
1.1 统筹安排、提高效率
施工企业应配备专职文件管理人员，但是由于人员编制和机构设置的局限，大多数人员是兼职文件管理者，在这种情况下如何统筹安排工作，做到即节约时间又不会贻误工作是有效管理文件的目标。首先是合理安排时间，随着网络办公的普及，我们可以在网上下载接收文件，根据具体情况确定每天上午两次、下午两次到网上查看信息接收文件，如果企业规定了统一交换文件的时间，那么就在规定时间内上网交换文件，这样可以大大提高工作效率。然后对下载的文件进行及时处理，需要转交部门的应及时转交，需要领导批示的应及时报送领导，确保文件不遗漏。对于正在批阅流转的文件每天定时进行查看，这样可以及时把批示信息传达给相应部门。
1.2 做好记录，程序严密
记录是文件管理的基础，是控制文件管理体系有效运行的方法。不论是接收到文件还是发放文件都应做好相应记录。建立收发登记本，及时填写文件信息，记录填写要做到字迹清晰、内容完整、项目齐全、手续完备，真实准确的记载文件信息。
文件管理还应遵守程序步骤，文件管理人员可以根据实际情况制定相应程序，但是都要保证文件可以得到及时、准确、妥善的处理。
例如：
接收到外来文件：文件管理人员进行记录交由办公室主任签署拟办意见返回文件管理人员根据拟办意见交由领导批示返回文件管理人员根据领导批示交由主责部门办理。
制定下发文件：发文部门起草文件部门核稿领导会签领导签发文件管理人员登记编号稿纸用印套红头文件文件格式校对文件用印文件分发文件归档。
1.3 提高文件管理人员素质
施工企业文件的有效控制关键是看文件管理人员如何去做。也就是文件管理人员是否有强烈的责任心。端正思想不要忽视这个岗位的重要性。施工企业肩负着安全生产工程质量的大任，文件的上传下达对于保证企业生产有着至关重要的作用，文件管理人员要提高认识强化责任感。
文件管理人员要熟悉掌握公文处理办法和文件格式细则，加强业务学习，了解掌握施工企业专业知识，这样在工作中才会得心应手，更好更准确的处理文件，提高工作效率。
文件管理人员还应提高自身修养，忠于职守，廉洁正派，严格执行有关保密制度。
2 加强基层项目部管理
施工企业文件管理的重点在技术文件，而技术文件管理的重点在基层项目部。上级文件最终要到达基层去执行，而企业形成的档案也是由基层文件汇总上来的。因此项目部文件管理体系的运行直接影响着整个企业的文件管理水平。
2.1 加强宣传教育，重视文件管理
很多项目部不重视文件的管理，常常认为文件管理是文秘的工作，与施工生产无关。事实上文件管理是项目管理的基础，项目的过程管理控制最终是通过文件的形式来记录和考核的。项目部应加大宣传力度，通过多种形式的宣传教育，提高员工特别是领导干部对文件管理工作的认识。进一步完善文件管理体制，普及宣传文件记录、保存、移交的重要性，着力推动文件管理水平。
2.2 分工协作，重点加强技术文件的收集
项目部的文件管理工作不仅要靠文件管理员的努力，还需要其他部门的通力协作，文件管理员有责任对各部门进行督促指导。除了日常的文件接收发放工作，更重要的是对技术文件收集整理工作，这也是文件管理的重要组成部分。项目部在施工生产过程中产生的记录都属于文件的范围，应妥善保管，及时移交给文件管理人员或者在项目结束后及时移交给文件管理人员，这也是确保工程项目自计划开始至目标完成全过程受控，促进施工企业项目管理工作标准化。项目部应把文件管理工作纳入到绩效考核中，建立完善的责任体系，把工作落实到位。
2.3 确保文件管理人员相对稳定
项目部人员流动大，频繁的人员变动影响正常工作，项目部应配备德才兼备的人员担任专/兼职文件管理员，保持人员的相对稳定性。对于文件管理人员一是要明确岗位职责，根据工作需要详细制定工作内容，做好文件日常管理等工作。二是明确工作流程，按照企业有关规定确定工作流程，严格按照流程办事。三是完善离职手续，员工离职时一定要办好工作交接手续，涵盖与工作有关的内容。内容必须详细、清楚，这样才能更细致地完成交接工作，尽量避免工作损失。
3 加强企业整体管理水平
3.1 部署细化实施办法，文件管理上水平
通常我们在一些笼统的要求面前不知道该如何做才可以达到要求，或是执行标准不一样产生的结果也不一样，造成管理过于混乱。要想提高文件管理水平，就应细化措施办法，推进标准化管理，完善规章制度。从推行现场标准化管理入手，在现有制度体系基础上进一步制定完善切实可行的规章制度，结合企业“三标一体”管理体系工作要求，努力实现文件管理的规范化和标准化。通过制定完善一系列制度并强力推行落实，把文件管理渗透到日常工作过程中，使文件管理更加规范有序，实现制度化、标准化、精细化。
3.2 定期开展培训
随着现代企业管理制度的发展，对文件管理工作的要求越来越高。培训工作是让员工掌握最新知识和具备相应技能的重要手段。员工培训是提升员工技术、能力水准，达到人与“事”相匹配的有效途径，是建立学习型组织的最佳手段。企业根据生产经营管理实际需要，以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，认真贯彻“人才强企”方针，立足当前，面向未来，结合实际，进一步加大培训工作力度，加强企业文化引导、专业基础知识考试和实做培训等实用化培训力度，进一步提升员工队伍的实用性和对企业的责任感、忠诚度。
3.3 编制文件汇编
企业可以根据自身的实际情况，按照一定的目的和标准对文件进行分类，整理汇编成册，并在企业内部共享。这样做可以使我们在工作中重点突出，思路清晰，在千头万绪的工作中提取精华，具有参考价值；汇编后使用者能在一个地方得到所有权威的资料，方便在日后工作中查找资料，节省了查找文件的时间；同时，根据不定期的更新，可以保证使用者都能够得到最新版本的文件，便于统一管理。
文件管理制度范文6
关键词：工程文件 文件控制管理 工程项目 处理流程
中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：
工程项目文件管理的主要任务与目标是通过建立合理有效的文件管理机制和顺畅运行的控制系统，实现文件收发及时准确，传递跟踪快速可靠，版次更新及时完整，原件保存无错漏，查阅检索快捷方便，确保部门之间的信息沟通准确流畅，监督文件执行力度及时到位，使文件的全生命周期都具有可控制性和可追溯性。同时，有效地保护和利用资料，保证项目顺利执行并支持保障项目后期索赔工作。[【1】邵化梅. 总承包项目文控管理初探. 勘测设计. 76-80 ]【1】
文件是工程运行的载体和表现形式，工程文件涉及项目的方方面面，因此，文控管理的重要性也不容忽视。但是，文控管理由于其技术含量不高，因此很少受到重视。事实上，文控在整个项目实施过程中是非常重要且不可或缺的。从项目伊始的文件报批至项目尾声的竣工资料搜集与整理，文控部门掌握了项目各个阶段最为全面的信息。项目工作涉及众多的活动，众多的相关方需要互相合作，没有任何部门可以在没有其他部门的支持下而独立完成工作。在项目的运行过程中，信息变得至关重要，负责信息和收集，并负责监督信息交流是否顺畅的文控部门也在项目的实施过程中发挥出越来越多作用，文控管理的意义也凸显出来。[【2】杨妍. 浅论国际合作项目中文控人员应必备的素质. 江汉石油职工大学学报. 第23卷第6期]【2】
实践表明，巴西管道项目的文控管理体系完备，运行顺畅，在总体上满足了项目运作的要求，为项目顺利运行并实现最终索赔目标提供了有力支持和保障。巴西管道项目的合同中明确规定在项目执行过程中，由于施工工作量增加或巴西法律改变而导致的总包商/施工分包商的损失可以向业主提出变更、索赔要求；而与业主的会议纪要、来往信件中提出的超出合同范围的要求和规定而导致的总包商/施工分包商的遭受严重的经济损失可以向业主提出索赔。因此，在巴西管线施工过程中变更、索赔的支持材料的价值和意义也在于此。完整的变更、索赔资料，是依据也是有利的证据，对于整个项目的圆满完工有着非常重要的意义。巴西管道项目的文控管理就是一个非常成功而又具有现实意义的探索。在使用EIKON（文件控制）软件的基础上，巴西项目的文控管理全方位的服务于整个项目，完成了最基础也是最具有价值的工作使命。
一、建立文控管理体系
在巴西管道项目初期，依据合同条款建立文控管理框架和管理制度，为项目启动和实施做好充分的保障和准备工作。随着项目的运行，文件管理也从项目前期准备阶段的规范化管理，向项目执行阶段的深入和细化管理过渡。在这个过程中，文件的归档和可追溯性是基础，监督文件的及时处理和回复以及确保文件处理情况的无障碍沟通将文控工作提高到一个新的高度。在这个体系的基础上，设立文控中心，各现场、部门配备专兼职文控人家负责文控管理，文控中心代表整个项目部，成为文件接收和发出的唯一机构和出口。[【3】 王少琴、孙红. 合资炼化EPC总承包项目的文件管理.工程建设项目管理与承包. 2011年第1期]【3】
整个项目部的文控工作依据《项目部文件管理规定》和业主批准的《项目文控程序文件》进行管理和运行。
《项目部文件管理规定》对文控管理工作的组织体系、机构设置、主文控和部门文控岗位职责进行了划分；制定了文件收发登记处理程序、规范了文件编码和模板、规范了所有部门的文件传递管理程序，在文件的保存、查阅和控制管理等方面均给予了全面的规定，从制度上保证了文件的处理、控制和归档的规范有效。它重点强调了文控工作的管理制度、工作职责，并对程序文件未能涉及的几个方面进行了程序规定，如合同管理、信函管理、公司制度文件以及与上级单位之间的往来文件等等的控制与管理。
《项目文控程序文件》是项目部严格按照ISO质量管理体系要求，结合业主在合同中对于程序文件的控制规定而制定的。主要针对项目的专业技术文件，对于包括设计、采办、施工、QHSE等方面的内部和外部（与业主和分包商往来）专业技术文件的制作、传递、文件分发、版本控制、文件存档及查阅等全过程制订了全面而详细的要求；在文件分类、文件格式、编码方式、制作过程、处理流程、存档方式、分类等方面有标准化和具体化的要求。
二、规范、优化文控工作流程
在巴西管道项目中对文件进行分类、编码，并统一文件格式是对文件及其处理过程进行形式上的规范，这是实现有效文件控制与管理的基本要素；以制度形式统一文件分类（包括电子文件和纸质文件）、编码和工作流程，并在文控工作运行中根据实际工作需要不断优化、完善工作流程，提高工作效率、保障文控资料的安全性和保密性。两者的结合保障了文档管理工作的顺畅运行。
在实际的项目运行中，工作流程划分为普通文件的工作流程和项目程序文件的工作流程。在巴西管道项目中，文控管理规定对于每个工作流程又划分出文件接收子流程、文件发出子流程和文件存档查阅子流程。子工作流程中，又明确划分了每个工作环节，每个环节可控、可查，确保了文件的安全流通。
显而易见，工作流程中每个步骤的详尽规定是文控管理顺畅运行的基础。而根据实际情况和工作需求，不断调整并优化工作流程，则是保证整个文控管理有效、保障文档流通顺畅的关键。在巴西管道项目中，根据实际工作需求，不断调整并优化文控管理程序也是文档管理的特色之一。
例如，在巴西管道项目部的文件管理规定中，明确规定施工现场办公室不保存文件原件，只保存扫描件，文件原件及时邮递项目总部文控中心统一归档。但是，项目开工后，现场办公室增加6个，施工战线拉长，文件的邮寄递交工作缓慢，且有丢失危险。为提高文控工作效率，保证文件安全，又重新明确现场办公室可以保存和存档现场发出和接受的文件原件，将扫描件发主文控，项目完工后最终移交主文控。
还有，在文控中心收到的大量的信函中，部分信函的附件是程序文件、计量报告、发票等例行文件原件，这些原件没有必要在文控中心保留原件，原件而是由由项目部相关部门及其负责人处理，文控中心支保留复印存档。在项目内部，任何从文控中心拿到文件原件的人都需要信函原件上写明文件去向，以便于追溯，而且避免了扯皮和责任推诿。
小小的改动，不但使部门、项目现场和整个项目的文控管理更加顺畅，同样也提高了工作效率，避免了重复劳动，保障了文件管理的安全性和有效性。
三、受控文件状态的监控
为了确保对文件状态的及时掌握，以防疏漏，管理规定确立了文件状态报告制度。巴西管道项目中，文控部门利用EIKON软件（专业文控软件）每周生成受控文件状态表并写入周会纪要。受控文件状态包括项目部每周收发文记录及相应的文件处理情况，如，各部门收、发的文件数量，文件处理状态（是否延误处理）等等。
图一：EIKON软件的优势与特点
如图一所示，项目引进使用的EIKON软件操作界面简单；可以实现全球信息即时共享；对于流程中的受控文件可以全程进行监控；另外，不需要单独配备软件管理人员进行维护，可以随时与当地软件公司人员进行沟通，修改或添加软件功能。EIKON软件（专业文控软件）在巴西管道项目中全面负责信息和反馈意见的收集，并通过专业软件生成的受控文件状态表单对相关文件进行监督，在很大程度上保障了信息沟通的顺畅，也保障了信息的安全性和可追溯性，同时也保障了文档的完整性。
使用文档管理软件进行文件管理的一个主要特点是，可以随时对受控文件的状态进行监控。利用EIKON软件，可以根据需要在任何地方依据工作权限时时查看文件控制状态，包括文件的接收人、涉及相关人员的处理要求、当前处理情况，主文控中心可以根据文件处理要求，向相关人员发出提醒。同时，文控中心可以定期生成受控文件状态表随时提醒相关人员，或者在项目的每周例会上进行通报，用以敦促相关人员及时完成文件要求的工作任务。受控文件状态包括每周收发文记录及相应的文件处理情况，如，各部门收、发的文件数量，文件处理状态（是否延误处理）等等。
利用专业化软件对项目受控文件进行监控是该工程项目的特色之一。巴西管道项目的文控管理特别强调了对设计文件、程序文件、采办文件等受控文件的版本控制，这些文件的状态表包括受控文件目录，文件的版次，更新的文件版次等，都是每周会纪要中的一部分内容。设计文件、程序文件、采办订单状态是整个项目运行的基础文件，这些文件被业主批复了多少，或者厂商交货是否及时都决定了项目能否如期完工。受控文件状态的清晰决定了项目，尤其是部门需要努力的方向、需要紧急处理的问题，有效的顺畅了整个项目的运行状态。
四、巴西管道项目文控管理的效果
工程文件通常都具有时效性强、针对性强的特点，文件沟通是否顺畅、文件保存是否完整直接影响工程进度、质量。用文件工作来保证和证明工程管理工作，就是国际工程管理总承包模式下的文件工作的实质。[【4】蔡同伟/王俊峰. 解析国际工程项目管理模式下的文控工作.中国档案2010. 58-60]【4】
巴西管道项目的文档管理工作是通过制定规定与制度、控制与管理、优化与细化这三部曲完成最终的文档管理目标与任务（图二）。
图二：巴西管道项目文档管理操作模式
巴西管道项目主合同中明确规定：项目执行过程中，由于施工工作量增加或巴西法律改变而导致的总包商或施工分包商的损失可以向业主提出变更、索赔要求；而业主的会议纪要、来往信件中提出的超出合同范围的要求和规定而导致的总包商或施工分包商的遭受严重的经济损失可以向业主提出索赔。凭借着完善的文控管理制度，巴西管道项目的索赔，文控中心为管道项目中几十次的索赔谈判工作提供了完整的资料支持，最终索赔金额远远超过预期目标。
五、国际项目文控管理带来的思考
顺利完工的巴西管道项目也证实了该文档管理模式的可操作性。但是，管理中出现的一些缺陷和漏洞也引发了更深刻的思考。也藉此思考，推动和优化国际项目的文控管理，为更多的国际工程项目提供服务和保障。
首先，专业化文控人员是建立文档管理的基础。所谓专业文控人员的，不仅需要懂得工程整体运行的状况，还要了解和掌握该国和业主对文档管理的基本要求，并能够结合这些要求制定完整的文档收发、传阅、归档、查阅流程，并在文档管理制度运行中根据工作需要不断调整和完善管理制度。
有国际项目文档管理经验的文控人员，对于整个项目的运行是非常关键的。专业文控人员，能够抓住文控管理流程中的关键环节，在纷繁复杂的流程中保障文档的完整和流通顺畅。
其次，依靠先进的文控管理软件进行文件管理和控制是国际工程项目文档管理的发展趋势。从巴西管道项目的文控管理来看，原有的EIKON软件，在不断的磨合使用和功能添加中，基本能够满足公司文档管理需要。但是，对于大型的工程项目来说，如炼化项目，EIKON软件的功能又过于简单，不能胜任大型项目全方位的文档管理需要。[【5】贾琦/吴兰学/托博. 国际化工程中一体化管理的研究与实践. 石油天然气学报. 第32卷第5期]【5】
一个能与专业软件（如P3、P6、PDMS等专业软件）进行对接、易于维护（软件注册、运维费用、成本等问题均可轻易解决）、且数据库可以设置在当地（主要解决速度问题）的功能全面的文档管理软件是非常必要的，为此我们设想了今后大型工程项目文档管理架构图（见图三）。
从使用过数个文控软件的经验来看，文控软件最好还是在项目所在国当地购买。一来，在软件使用前根据项目需要随时对该文控软件进行流程的修改或者添加；二来，软件运行中的故障可以随时找当地公司进行解决；三来，软件数据库放当地，易于管理，不会受到远程存取速度的影响；最后，利用当地硬件、软件资源，可以有效节约成本。
图三：大型工程项目文档管理架构设想图
综上所述，我们知道文档管理的主要使命和目标就是通过合理的制度、恰当的计划、组织、协调和控制，使参与其中的各部门、各环节实现最好的运作，达到预期的效益目标。公司层面的文档管理可以依靠严格的制度来保障，而工程项目的文档管理是一个需要不断总结和完善的管理。在工程项目合同履行过程中，任何一个阶段、所有部门的工作都与文档管理发生联系，做好公司和项目文件资料的管理，对各类文件资料进行分析归类，系统整理，不但为项目试运行提供数据支持、为索赔工作提供材料支持。同时也为解决潜在的合同争端的提供依据和技术支持。[【6】吴兰学. 浅谈合同文控索赔一体化管理. 石油管道报. 2011年第003版
]【6】
依靠专业文档管理人员并充分利用文档管理软件等手段来完善的文件管理体系，发挥文档管理的控制作用，能够保障文档管理有条不紊，繁而不乱，从而更好地服务于公司和项目。
朱振中（1973.10―），男，安徽阜阳人，中国石化巴西有限公司综合管理部副经理，原山东矿业学院（山东科技大学）资源环境区划与管理专业大学本科毕业，高级经济师，从事企业行政管理，人力资源管理。
参 考 文 献
邵化梅. 总承包项目文控管理初探. 勘测设计. 76-80
杨妍. 浅论国际合作项目中文控人员应必备的素质. 江汉石油职工大学学报. 第23卷第6期.
王少琴、孙红. 合资炼化EPC总承包项目的文件管理. 工程建设项目管理与承包. 2011年第1期
蔡同伟/王俊峰. 解析国际工程项目管理模式下的文控工作. 中国档案2010. 58-60
