文件档案管理员工作计划范文1
关键字：规划设计 ，档案 ，问题 ，对策
Abstract: this paper analyzes the planning design industry science and technology information file and use, the importance and necessity of from design personnel and the archives and staff proposed in terms of science and technology archives of filing attention to the related industry work personnel can provide reference.
Key word: planning design, archives, problems, countermeasures
中图分类号： S611 文献标识码：A 文章编号：
1.引言
规划设计成果档案是其在各项规划设计、勘察测量以及科学研究等生产活动过程中直接形成的科技资料，它能客观地记录和反应企业相关领域科技活动的史过程，直接记录设计人员的设计思想、设计方法和设计成果，它是企业的原生资源库，蕴藏着巨大的潜在价值[1]。因此企业的每一位员工都应充分认识到科技档案的价值，并注意及时准确的对既有工作成果进行归档和保存，并在实际工作中充分利用其价值。
科技档案的工作环节包括收集、整编管理、利用三个环节。其中收集是基础和源头，整编管理是过程，利用是目的。充分发挥和利用好科技档案，才能有效地利用档案的价值，为企业的生产经营活动提供基础性信息资料[2]。
2.企业科技档案归档和利用的重要性和必要性
对规划设计成果的集中统一管理，是规划设计行业档案齐全、完整、规范的重要保证，也是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段；工程档案是进行城市规划设计工作的基础，是城市建设和管理的重要依据；工程档案是城市一切建筑物、构筑物维修、改扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径；工程档案是城市防灾、挽灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。
规划设计档案对防范自然灾害的破坏及破坏后的恢复建设都有着非常重要的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段之一；规划设计档案是规划设计过程的真实记录，客观记录和反映各个环节的内在联系和本质规律，对后期施工、检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程建设具有指导作用，对其他相似工程也有着借鉴作用。①规划设计的档案管理与规划设计工作本身有着十分紧密的联系，规划设计本身始终离不开档案的支持；②档案管理不仅对项目本身有指导作用，而且对其他同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工程档案活力和价值的体现；③档案管理工作能有效地促进相关领域的研究发展[3]。
3. 规划设计企业档案工作存在的问题
（1） 企业的重视不够。由于设计行业的竞争日趋激烈，企业重前期轻后期现象较为突出，对于前期的投标以及设计过程，比较重视，然而对于后期的设计服务以及归档管理重视不足。
（2） 设计人员归档的积极性普遍不高，工程档案资料不规范，不齐全，甚至出现造假现象，同时档案管理人员大多没有参加专业知识训练，对归档的资料很难做到清楚的认知。
（3） 档案管理方面也存在重存储轻利用的问题。很多档案资料归档以后，就永远存在于档案库，没有找到充分利用的途径。
因此, 如何加强规划设计档案的科学管理, 建立完善的科学管理体制, 使之为城市建设发展提供完备、详实的软件资料, 是当前规划设计档案管理的重要研究课题。
4、解决现状问题的方法
4.1 需要改进管理机制
规划设计成果有其自身的特性, 一个项目是由参加建设的各方共同完成的, 其档案工作也一样, 从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交整个环节
需要各个部门和专业密切协作配合。因此, 理顺机制, 明确职责, 保持各环节的有效衔接, 是做好规划设计档案工作的基本保障。理顺管理机制, 变档案一级管理为档案室、项目管理部两级、总工室三级管理体制, 这样可以较好地解决管理机制差的问题。在项目管理部设立专职档案员,负责相关专业的档案工作, 将工程档案的编制职责交到项目管理部, 并且要求档案工作与工程项目的建设同步进行。档案室负责对项目管理部的档案工作进行指导、督促、检查, 总工室定期对已经归档的文献进行审阅和评价，变工程档案工作的一级管理为三级管理。
规划设计档案的三级管理体制有其以下优点：一是档案工作力量加强， 管理重心分散，解决了档案编制工作不够到位的问题, 保证了及时收集和归档； 二是档案工作责任进一步落实, 档案工作成为项目管理部和总工室的考核内容后, 使档案工作在项目管理部和总工室都受到重视，从领导到一般工作人员都能自觉地做好文件材料的收集， 及时交给档案员。在项目各阶段结束时，项目管理部能主动组织规划设计档案的验收，为整个工程项目档案的按时验收提供了保障； 三是专业分工有利于档案员进一步掌握相关专业知识使工程档案的组卷更为合理、实用；四是有利于对项目后期工程变更情况的掌握，由于项目管理部对工程的进度和工程变更情况比较了解，可以及时更新变更文件的收集和相关图纸的修改工作，以保证项目的归档资料齐全和准确。
4.2 建立激励和培训机制
经总工室评价，对档案资料管理优秀的项目进行奖励，对评价不合格的项目进行处罚。一方面对项目组设计人员进行引导，另一方面对项目管理部和档案室工作人员进行监督。针对单位工程档案管理人员业务水平不高的实际，每年至少举办一期基本建设项目档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质，为做好工程档案工作，提高管理水平、档案质量打好基础。
4.3 规划设计档案的完整化、系统化、信息化
规划设计档案的系统完整是有效利用，充分发挥档案作用，实现其价值的前提。必须强化资料收集和分类汇编这二个环节。保持归档文件的完整性是档案系统的前提, 也是最重要的工作环节。规划设计档案来源分散，形成周期长，同时内容繁杂、数量庞大，给做好收集工作带来很大的困难。项目管理人员和档案工作人员只有全面了解工程项目建设情况, 才能合理确定各阶段文件材料归档范围，既不重复也不遗漏。收集工作要从平时做起,，阶段工作完成后要对归档文件完整性进行检查, 检查归档材料是否齐全、完整。同时要注重特殊形式的文件材料的收集。现行的规划设计项目，除传统的纸质文件外，还会产生许多照片子文件等，这些特殊的文件材料也反映了规划设计的过程，是项目档案不可缺少的组成部分，在收集时不能疏忽遗漏。把握归档文件的系统性，是实现规划设计档案有效利用的先决条件。规划设计项目归档材料只有在完整、准确的基础上，按照国家相关规范进行系统化整理和编目，科学分类，合理组卷，才能为今后工程管理和运行提供依据[4]。同时在当今信息化时代，顺应时展建立规划设计档案，使其能更快捷、更方便的为城市建设提供了一个新的查询和借阅操纵平台，也是非常紧迫之任务。
5、结论和建议
只有项目的全部参与人员，从上到下充分认识到项目档案管理的重要性， 加强责任意识，建议一套完整科学的档案管理机制，才能顺应时展， 使规划设计档案管理真正为企业乃至行业的发展提供基础性平台。
6、参考文献
[1] 浅谈建筑工程设计档案的特点及其在设计单位的应用. 侯俭欣，建筑设计管理，1996.02
[2] 浅谈企业科技档案的利用.高凌，云南档案，2009.05
[3] 浅析建筑档案管理重要性及措施.王雁，建筑设计，中国新技术新产品，2011.07
[4] 现代市政工程档案管理研究，吴蓉，张奇，陕西建筑，2008.04
、
子文件等，这些特殊的文件材料也反映了规划设计的过程，是项目档案不可缺少的组成部分，在收集时不能疏忽遗漏。把握归档文件的系统性，是实现规划设计档案有效利用的先决条件。规划设计项目归档材料只有在完整、准确的基础上，按照国家相关规范进行系统化整理和编目，科学分类，合理组卷，才能为今后工程管理和运行提供依据[4]。同时在当今信息化时代，顺应时展建立规划设计档案，使其能更快捷、更方便的为城市建设提供了一个新的查询和借阅操纵平台，也是非常紧迫之任务。
文件档案管理员工作计划范文2
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1．人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
1．存在认识上的偏差
在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2．内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。
3．监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4．人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
5．人员不固定
计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
6．管理制度不健全，手段落后
对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
7．档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。
三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 (2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。
1．重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。
2．重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。
4．合理调配人才，优化人才结构
将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。
文件档案管理员工作计划范文3
关键词：人口计划生育档案管理之我见
随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作，促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。
一、档案管理对人口计生工作有着重要作用
计划生育档案担负着记载我国人口和计划生育事业发展历程的重任。随着社会的发展，人们的生育意识和自我保护意识以及法律维权意识的不断增强，档案管理正在成为各块工作的重要凭证和法律依据，因此，提高档案管理水平人口计生工作起着重要作用。
首先起着重要的凭证作用。近年来，随着我国经济社会的高速发展和法制化进程的不断加快，我国的人口计划生育事业也逐步走向法制轨道，从当初单纯的就计划生育抓计划生育，转变发展到现在的与经济社会发展紧密结合，采取综合措施统筹解决人口问题，向大人口观念逐步形成。从社会制约行政干预逐步转变为建立计划生育利益导向和社会制约相结合，与宣传教育、综合服务、科学管理相统一的机制。这些档案再一次记录了新时期计划生育工作思路和工作方式方法的两个转变，更加成为人口和计划生育事业发展历程的重要凭证。
其次是电子档案管理的重要的体现。随着国家《奖励扶助信息平台》、《人口信息核查系统》、用于流动人口管理的《人口宏观管理与决策信息系统》平台的建立，各地自主创新建立的《MIS人口信息系统》、《出生人口信息综合服务平台》和《计划生育技术服务病案管理数据库》等等各种数据系统，逐步实现了人口和计划生育工作的科学现代化管理，电子检索工具和信息系统各类计生电子档案极大地加快了计生日常工作效率和查档效率，更加成为计划生育工作科学管理水平的重要体现。
再次是可为领导决策提供重要依据。人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供重要依据。
第四是能为流动人口管理提供优质服务。有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
二、人口计生档案管理中存在的缺失
人口计生档案管理在一些地方，特别在基层存在着一些缺失。主要表现在：
一是认识上的缺失。实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
二是数据真实性上的缺失。由于实行计划生育“一票否决”权，少数单位在计生档案中做假报表，不能体现历史的真面貌，出现报喜不报忧的现象。还有极个别单位造假文件、假证明等现象，损坏了档案资料的真实性，使真实性出现缺失。
三是人员素质上的缺失。部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
四是人员固定上的缺失。计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
五是管理上的缺失。对建立人口计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
三、提高人口计生档案管理之我见
鄙人认为，要提高了人口计生档案管理水平，必须做好以下几方面的工作：
（一）抓好人口计划生育档案的全方面建
1、以规范化、标准化的工作方法和程序，提高计划生育档案管理的工作水平。
（1）实行规范化、标准化的的工作方法和程序，提高档案管理水平。档案管理工作在进行收集、整理、鉴定、保管等各种环节时，要按照统一的步骤以及科学的方法来进行。
（2）全面普查案卷，去糟取精。对有些人口计生档案多年都没有进行全面、系统清查的和保管期限不准确的，要进行认真清理，对那些重复和没有价值的文件及时清除，避免进行计算机管理时出现低效率的情况发生。
（3）重新组合案卷，实现其规范化。把那些文件太多、内容杂乱无章的案卷进行重新组卷，把有互相有联系的文件组合在一起，实现规范化管理，便于今后查询和计算机录入 。
（4）统一分类号，确保检索完整性。为了保证检索的完整性，在进行分类的过程中，要以《中国档案分类法》为蓝本，实行统一分类管理。
（5）规范文件名，确保检查准确率。在著录文件时，要统一规范好文件名，确保快捷查找和准确率的提高。
（二）加快数据准备以推进人口计生档案现代化的管理进程
要想著录工作获得好、快、多全面发展的效果，注意把握以下几个重点：
1、分清主次，循序渐进。在推行用计算机管理时，首先应该根据各个案卷的价值大小，是否对外开放、使用率程度以及重要程度的情况对档案进行一个排列，把那些能够开放的重要档案和使用率比较高的档案进行加工整理。就能够使档案管理计算机化的程度以及社会利用率得到极大提高。
2、分级著录，省时省力。首先在进行著录的时候，可以把案卷分成三个层次来进行，也就是把那些考察价值不高或者反映问题比较单调的档案进行案卷级著录；把那些在同一个案卷里几个文件涉及相同内容同时又排放在一起的档案进行一个文件组合的著录；其次对那些反映问题比较庞大复杂的文件或是一些核心文件则进行一个文件级著录。这样不但可以区别太难的内容和特征，而且还可以减少录入和著录条目，节省人力、财力和时间，效率可以得到明显提高。
3、分门别类，利用好原基础档案。在著录那些基础好又有全引目录的案卷时，可以直接在全引目录上进行分类标引，但是对待像“病例”、“案件”等特殊的档案时，则可以使用计算机程序把时间、地址和人名用案卷的目录直接进行录入，接着用计算机统一的给分类号。像这样，分门别类的有效利用原基础档案目录就可以减少著录环节，加著录速度的提高。
4、关键词代替主题词，简化时间。用主题词进行查找会出现步骤多、效率低的弊端，解决这一问题的根本方法就是利用关键词去代替主题词，也就是说在题目名或者文件主题里用思维归纳出能够揭示文件主题内容的词汇――“关键词”来进行标识，等到输入计算机以后，再利用计算机来进行批量处理。（三）提高档案管理水平及人员素质
――要加强教育培训，提高思想认识。要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规宣传，增强各级对计生档案管理工作重要性的认识。依法把计生档案管理工作列入社会发展规划，在人、财、物等方面给予充分的支持和保障，切实提高基层计生档案管理人员的业务素质，促进计生档案管理工作的顺利开展。
――注重培养高素质复合型人才，适应工作需要。在信息时代下，档案工作的自身特点要求档案人员不但要善于档案管理，还要有一定的计算机水平、完整的知识结构和较强的信息处理能力。所以，在培养档案管理人员素质工作的时候应该注意提高他们的管理能力、对新知识的吸收能力、创新能力以及整合能力，重心放在全面素质的提高上。
――合理调配人才，优化人才结构。把不同年龄、学历、专业、职务的档案管理人员进行合理的整合，充分发挥各种人才的自身优势，形成一个合理的人才结构。这样一来，能够让不同层次的档案管理人员相互配合和影响，以促进整体效果的发挥。
――加大经费投入，确保人员稳定。各级人口计生部门要为计生档案管理工作提供财力保障，配足配强专兼职计生档案管理人员，要注重选拔德才兼备、事业心强的计生干部从事计生档案管理工作。同时，要以档案管理工作促进计生业务工作的开展，在保持队伍相对稳定的基础上，努力提高计生档案管理人员的业务素质和操作技能，推动其他业务工作的开展。
参考文献：
⑴潭里明.加强人口计划生育档案管理的思考[M].四川：经济与社会发展.2007.10
⑵chengdu.省略/chongzhoushi/detail.
文件档案管理员工作计划范文4
1、 计划生育技术服务医疗档案管理的重要性
现在的社会发展如此快速，每一天都有大量的信息产生，这些信息汇聚层档案，加大了档案管理的难度，并且这些信息的传递速度越来越快，过去的档案信息管理方式已经负荷不了如此的速度，因此对于曾经的档案管理方法进行调整和改进，是趋势，也是需求。大部分的档案管理工作都可以借助计算机的强大功能来快捷的进行实现，并且可以进行信息共享和传递，这样档案服务工作就会更加的快捷便利。计划生育服务站也是如此，如果沿用曾经的传统管理方式，显然无法满足工作的需求，现代化信息水平的提升时对传统档案管理提出了挑战，计划生育服务站所必须要做的就是对现有的模式进行改革，以增强其适用性，将信息化档案管理作为发展的重点工作，加快建设步伐，发挥出信息化档案管理的最大价值。作为人口计划生育正常的记录性资料，计划生育技术服务档案需要保证其精确性、完整性和时效性，这是人口计划生育工作的基础资料和依据。我国的人口和计划生育工作正在不断的调整和完善中，其计划生育医疗档案管理也同样需要满足这一调整和完善的需求，因此需要做好以下几点。
1.1计划生育技术服务医疗档案是一个单位技术服务的原始依据，它代表着本单位的技术水平，也容易地反映了其发展历程。
1.2计划生育技术服务医疗档案为计划生育科学技术研究提供了重要且必不可少的基础资料。
1.3计划生育技术服务医疗档案是技术服务事故、纠纷发生后的重要依据。医疗文书是纪录患者就医过程的客观文书，也是解决医疗纠纷，进行医疗事故技术鉴定、判断医务人员和医疗活动与患者损害后果之间因果关系的重要法律依据。
2、规范计划生育技术服务医疗档案管理制度
2.1通过学习，提高计划生育技术服务人员对医疗重要性的认识，落实人员责任，组织技术服务人员认真学习相关法律法规。
2.2加强技术服务人员医疗文书书写的培训，计划生育技术服务记录应按照《病历书写基本规范》的要求和《计划生育技术服务医疗文书书写式样》的内容和格式书写工整、清晰，诊断准确，语言通顺，表达规范，标点正确，做到客观、真实、准确、及时、完整。
2.3计划生育技术服务机构应加强资料、档案的管理。建立档案接收记录，按立卷标准，及时分类整理、立卷、编目。建立健全医疗文书档案保管，统计、借阅、复印管理制度，防止损毁、丢失、丢弃原始文书。在整理归档前严把医疗文书的质量关，不规范的医疗文书一律不得进入档案室，在整理归档时严格执行病历管理制度。
3、如何改进有关在计生服务站档案信息化建设存在的问题
3.1注重基础建设
企业对于局域网的应用已经比较普遍，其可以快速的在企业内部进行资源的传递和共享，实现信息化管理。我国的部分计划生育技术服务站拥有这部分的建设，可是数量不多，仍然没有普及，大部分的仍然是没有这种观念和意识，因此档案制度存在漏洞。
3.2加强技术保护政策建设
我国法律对于电子格式的文件并与给予明确和标准的法律定位，其安全性仍然是比较令人担忧的地方，管理标准不统一，所以存在较大的安全漏洞，需要加强技术保护政策建设。
3.3不够完整的有关体系
关于档案工作，标准和规范是目前档案现代化发展的一个大的前提条件，在现在看来，虽然关于档案管理，已经有了部分的标准化文件发出，却离使档案现代化的发展更加迅速有一定的距离，这些不完整使得整个的档案建设速度有了约束。
3.4基础的设置等待加强
进行档案管理的硬件设备和软件设施属于基础设施，是开展档案管理的基础设备，这部分我国很多的计划生育服务站比较落后，部分地方甚至都没有这些设备。
3.5档案建设方面缺少人才
计划生育服务站缺乏专业性人才，目前的计划生育服务站人员他们大部分都没有专业的档案管理或计算机知识，因此不具备复合型人才的标准，为了能够满足计划生育服务站的需求，需要培养和引入这样的人才。
3.6档案安全第一
加强档案安全保护，档案是计划生育服务站工作的依赖，其安全性关乎计划生育服务站的工作开展，因此需要加强防范，做好保护措施。
文件档案管理员工作计划范文5
关键词：计划生育；档案管理；对策
中图分类号：G27 文献标识码：A
文章编号：1009-0118（2012）05-0173-02
人口与计划生育是我国的一项基本国策，是全面建设小康社会、实现可持续发展的一个重要内容。计划生育档案工作是计划生育工作的一个重要组成部分，是提高计划生育工作效率和质量的必要条件，是维护历史真实面貌的计划生育部门的重要任务。做好人口与计划生育档案工作对于严格计划生育政策，构建和谐社会具有十分重要的意义［1］。这些年以来，围绕人口与计划生育档案的管理，有关部门做了大量的工作，以确保人口与计划生育档案的安全保管和开发利用。在取得一系列成就的同时，也存在着认识有偏差、内容有弄虚作假、人员素质偏低、管理制度不健全、管理手段落后、档案立卷不规范等问题。
一、计生档案管理工作中存在的问题
（一）计生档案管理工作意识淡薄
在实际工作中，有许多工作人员包括一些领导干部仍然没有认识到计生档案管理工作的重要性，加上个别计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象经常发生。由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有妥善的管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。甚至有个别单位存在造假文件、假资料、假证明现象，严重的损坏了计生档案资料的真实性。
（二）档案管理手段落后
当前计生档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多采用传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，这在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。《档案法》颁布后，除国家、省、市级人口计生档案室外，县以下的基层人口计生档案室普遍存在没有制定严格的档案管理规章制度的；没有添置必要的档案保管设备，尤其是县人口计生单位的档案室均存在一房多用、办公用品质量低等现象，由此造成档案资料的污损、丢失等不可挽回的损失［2］。
（三）人员配备不足，整体素质不高
从目前人口计生部门档案管理人员的整体状况看，普遍存在学历水平、理论知识、专业素质较低等问题，一些基层档案管理人员信息化管理经验不足，管理观念不强，与新时期档案工作的发展要求存在着较大悬殊。在人口计生部门人才培养中，，重点在技术服务专业人员的素质和能力的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有作同等要求要求，导致许多档案管理人员的管理水平仍停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时展，缺乏创新和活力。
（四）资金严重不足，技术指导缺乏
计划生育档案要实现信息化管理，必须增加相应的硬件设备，设备投入需要大量的资金支持，而人口计生部门经费主要依靠财政拨款，经费来源中没有为档案建设专项资金。如果调剂使用有限的办公经费，只能是杯水车薪，不能满足信息化工作需要。同时，档案信息化建设涉及了很多新情况、新问题，高度专业化的一些内容，如何启动，如何操作，缺少相关的业务指导，这已成为制约人口计生部门档案信息化工作上水平的主要瓶颈。
二、计生档案管理工作的管理及对策
随着计划生育工作的深入发展，计划生育档案质量管理工作的重要性也越来越收到人们的高度重视。在新时期,如何积极适应现代计划生育档案管理的需求,探索新型和规范化的档案管理模式,已经摆在计划生育管理者的面前。
（一）档案工作者首先要实现新的角色定位
在档案的手工管理时代，档案工作者主要充当着档案保管员的角色，负责对档案的保护、整理与提供访问文件的作用。但在，在当前的档案信息化条件下，档案工作者必须尽快进行新的角色定位，努力提高自身素养，以适应新的工作环境［3］。只有这样，才能向社会提供高素质的档案信息与知识服务的文件。
（二）加强宣传力度，提高档案意识
人口计划生育档案能够有效地促进计划生育工作的进行，计生档案管理也是党和国家事业发展一个不可缺少的环节。计生干部特别是乡镇地区领导干部缺乏这样的认识。因此，要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规的宣传教育，让《档案法》等法律法规不断普及，全面提高各级计生干部特别是乡镇领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识，不断完善档案工作者的业务水平，依法把计生档案管理工作列入社会主义新农村建设发展规划，列入党委政府的重要议事日程，在人力、物力和财力等方面给予全面的支持和保障。
（三）建立档案网络化管理体系，实施计生档案的分级管理
计生档案工作是计划生育工作的一个重要组成部分。要充分认识做好档案工作的重要性，把档案工作作为一项重要工作，具体落实责任，明确专人，加强管理，实现计生档案工作管理的系统网络化。系统网络化能够有效地保证工作的正常运转。要做到上下一心，共同努力。作为主导部门的人口和计划生育档案管理领导小组，这是工作的主心骨，人口计生局各科室具体承担着计划生育工作的各项任务，汇集着各方面的资料，是关键，乡镇和行政村基层各业务部门、科室建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成一根纵向线。同时，这些纵向线要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要纵横交错，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本制度，也是计划生育档案收集、管理的系统体系。实践证明，完整的领导机构，优秀的工作队伍和强大的基层网络，是做好新形势下计生档案工作的重要基础。
（四）强化培训，提高基层计生档案工作者业务素质
计生管理人员素质的高低决定着工作水平的高低，因此提高计生档案管理人员素质是一个永恒的主题。不断的接受新技术和新信息，这是对计生档案工作人员的最低要求。培养高水平的档案专业人才，全面提升档案工作者素质，是档案信息化建设的一个重要条件。随着档案信息数字化的发展，档案信息爆炸式的增长，档案利用骤增，对档案信息的分析处理已经成为一项非常重要的工作［4］。这就对档案管理工作人员提出了更高的要求，不仅需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的各项规章制度，还要学习和掌握现代化管理思想、现代化管理技术，计算机网络等技术，成为业务精通，富有创新精神的复合型人才。各单位可以通过继续教育的形式普及信息化管理知识。采用在职培训、在职进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨或参观考察等多种方式，使档案管理人员的知识结构以及业务水平适应档案信息化建设和发展的需要。
档案管理在计划生育工作中具有十分重要的意义和作用，我们应当高度重视这项工作，提高对档案管理重要性的认识，进一步加强档案管理，积极的转变管理方式，有效地促进档案管理工作的正常开展，在工作中循序渐进，发现问题进行迅速排查，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为计划生育档案管理工作做出积极的贡献。
参考文献：
\[1\]刘菊红.对计划生育档案信息化问题的探讨\[J\].经济师,2011,(8).
\[2\]张永和.人口和计划生育档案工作的科学管理\[J\].经济研究导刊,2009,(26).
文件档案管理员工作计划范文6
二、为完善档案综合管理，提高综合档案的利用效果，我们建立健全的档案管理制度，完善和修改了多项规章制度，设有档案存放示意图、箱柜指引卡。在通用性编研方面编有组织沿革、大事记、全宗指南、基础数字汇编、发文汇编、制度汇编、编研资料等。
三、20__-20__年利用档案资料的人数达339人次，为公司的安全生产、经营管理、设备检修、企业改制、清产核资、生活区的整治、大坝规划及房地产、贯标、创先进发电企业、党员先进性教育等项工作提供了具有价值的档案材料。
四、在企业贯彻质量/环境/职业健康安全体系标准过程中，重新编制了《档案管理标准与制度汇编》，为了明确各部门、各专业所应移交科技文件材料的责任范围，方便生产管理人员和技术人员了解科技档案的分类规则，编写了《__发电公司科技档案归档范围表》，使各项目负责人更好地配合档案人员做好文件、资料的收集、整理和归档工作，为公司的安全生产服务。
五、依据档案复查的内容进行逐一对照检查，主要如下：
1、公司档案综合管理机构健全，人员到位。由于企业实行公司化改制后人员变化较大，及时调整了档案领导小组、档案鉴定小组和保密工作小组，组长由总经理担任，档案工作归口综合部管理。
2、档案管理做到工作落实，完善管理制度化。我公司十分重视档案工作，将档案工作与企业现代化发展同步考虑，列入企业发展和年度文秘站网工作计划，纳入领导议事日程。档案专职人员根据上级要求和档案工作情况，每年制定档案工作计划，认真总结年度档案工作情况，进一步将档案管理工作规范化。
3、20__年“三改”后，兼职档案人员有较大变动，我们及时调整了档案管理网络，组织有关人员学习有关档案管理方面知识，提高管理水平，并邀请广州市档案局人员到公司对专职档案和兼职档案员进行培训和指导，进一步提高档案管理水平。较好地完成了每年的档案的收集、整理和归档任务。
4、企业的发展，档案材料也随着年复一年地增加，公司为了满足需要，设置了能够满足档案工作发展需要的专用库房和办公室，对原有旧的档案柜进行了更换，增加了档案柜的面积，按照档案库房管理要求做好“八防”工作，增加购置了各种设备，完善了库房的设施，建设较先进的现代化综合档案室。
5、为确保档案归档率，在日常工作中重视档案管理网络活动，增强兼职档案员的责任感，促进兼职档案员的文件资料、会议纪要、各种报表、工程招投标资料等进行收集、整理、归档，力求做到对有利用价值的文件材料都能按时、按质、按标准归档。近三年归档案率达100。
6、目前，我公司室藏档案共6078卷（件），检索目录等62本，案卷组卷准确，目录 编制规范，方便检索和利用。
7、在通过达国家二级管理水平后，我们更加严格要求档案管理的规范化；对人员素质要求更高，对档案归档时间要求更准时，文件材料的收集、整理、立卷更准更快，没有出现积压现象。文书档案的立卷方法从20__年起按照广东省档案局文书档案立卷改革方案的要求，以件为单位。
