电子合同归档管理范文1
【关键词】城建档案；电子文件归档；制约因素；解决策略
在设计经济飞速发展的大环境下，管理部门、文件档案室也需顺应电子政务管理，做好各项电子文件归档、文件管理工作。而且在电子政务背景下，城建档案管理部门应接受全新的管理理念，深入分析新问题，以进一步顺应电子政务管理发展，积极做好城建档案电子文件归档工作，应引起档案管理部门重视。因此，此次重点对城建档案电子文件归档的制约因素以及相应的解决对策展开如下分析。
一、关于城建档案电子文件归档的制约因素分析
（一）电子文件归档的真实性出现问题。整个城建档案电子文件归档管理工作开展期间，除受以上因素制约外，还会受到文件真实性、可读性的影响，主要表现为：部分城建工程的电子文件为掩盖工程项目，可能会在内容方面造假，或是单位内部的档案管理工作人员对档案管理工作不够重视，从而影响到电子文件可读性，以上因素均会使城建档案电子文件提供的内容受影响。
（二）电子文件归档制度方面出现问题。城建档案的电子文件归档工作重点是把信息与实体区分开，且电子文件自身可读性和文件保存价值有直接联系，对于以往的纸质档案，很容易产生字迹模糊、老化、破损等方面的问题，从而影响保存价值。而针对电子文件，大部分经计算机储存，尽管储存起来较方便，但也会有病毒威胁，使所保存的数据信息失真、被盗等，这也会降低电子文档的阅读价值。就当前国内城建档案电子文档工作展开情况看，管理还未形成专门的法律法规，若文件在管理期间出现任何问题，很难利用法律法规做界定，最终影响电子文件归档工作的有序开展。
（三）电子文件归档工作人员出现问题。首先，工作人员对于电子文档规范范围认识并不是很清楚，未做出有效的评判，这就常常会使文件归档工作中，出现文件归档不够准时、文件遗漏等问题出现。其次，个别城建档案室内的管理人员的综合素质偏低，专业知识、专业技能相对较弱，在实际管理工作中会引发很多问题。最后，工作人员的工作责任意识偏低，且工作积极性较差，例如，出现员工调离或是调动时，未及时把电子文件移交或是上传，很多重要文件丢失等，最终对城建档案电子文件归档管理质量产生较大影响。
二、提升城建档案电子文件归档管理水平的核心策略
（一）构建完善的电子文件归档管理制度。企业与政府应该结合实际发展状况，进一步健全并完善已有的电子文件档案管理制度，这是因为当前的城建档案电子文件归档管理所涉及的内容很多，如电子文件数据信息管理、信息数据录入等，对此，应在内部构建完善的规章制度，充分明确各个部门、工作人员的工作职责，进而保持城建档案电子文件归档内容更加准确、真实，同时使电子文档真实反映公众日常活动。电子文件管理人员可由电子文件的形式，对相关操作做相应的管理登记，以确保电子文件处理、产生过程均与规范要求相符。例如，在城建档案电子文件的生成至归档全过程，要确保电子文件原始性，并做好文件的监管及保护工作，以免电子文件被随意删除或是改动。
（二）确保电子文件归档、整理符合标准。首先，文件档案管理人员需根据不同文件保管期限、组织机构、年代等作初步的归类整理；按照不同组织机构特点、年代、保管期限，把有关电子文件做分类、分盘管理，上述城建档案电子文件归档管理方法的实施，在大大提升电子文件整理、拷贝效率的基础上，还可长时间保管电子文件。而且把同一个部门的有关文件直接归档并保存在存盘内，便于之后管理。其次，为进一步实现城建档案电子文件的规范化归档管理，这就要求档案管理人员收到各种资料且对其做归档处理时，应尽量做到统一、规范，待档案整理结束之后，管理人员还针对不同电子文件做相对应的命题，同时为归档完整的电子文件作一个档案目录，这样便于之后运用计算机查找各种类型的存储文件。最后，做好外来文件的归档工作：城建档案室内的工作人员应做好对外来文件的各种处理和归档方面的工作，运用现代化的扫描技术，将一些外来纸质文件直接转换为电子或是影像类文件，把其直接连接到网络，最终实现公文互相传递、督办、批办工作网络化。而且经事业单位档案管理部门所负责并立即归档的有关电子文件，档案管理工作人员需仔细审查并填写档案信息，如仔细区分各种文件类型、档号，而后把归档整理好的电子文件直接录入数据库内，若需要哪一种电子文件，就可运用网络终端查询所需文件。
（三）保证电子文件信息真实、完整。档案管理工作者想要保证城建档案的电子文件归档工作顺利展开，就需要深入到当前的电子文件工作当中，对大量档案电子文件接收、处置、储存等方面的工作做相应的指导，确保电子文件内的原始信息完整、真实，并深入了解电子文件类型。即对电子文件做相应的技术处理，把已经归档的城建档案电子文件直接转为只读性的文件，也就是仅仅能读而不能将其写下的不可更改电子文件，以便保护、识别城建档案电子文件原始结构，确保文件可靠性，使文件和一般的纸质文件充分发挥相应的社会效用。而且，现阶段大多数城建档案电子文件归档保存的方法主要是脱机，因而，在实际的文件保存工作中，所保存下的文件存储方式涉及到磁盘、硬盘（或是光盘），软磁P最大的缺陷表现在，抗干扰能力相对较弱，且结构不够稳定，会影响到城建档案电子文件归档保存及管理，一旦出现此种情况，城建档案部门可把事先分类整理好、归档好的电子文件直接刻录在光盘内储存。
（四）积极落实电子文件归档管理工作。第一，城建档案电子文件归档工作人员应该在实际的文件管理中，不断创新并积极探索电子文件归档、管理工作的新措施，以便寻找一种高效、合理、科学的城建档案电子文件归档、管理手段。从某种程度来说，各个部门的负责人需充分重视档案电子文件归档工作，档案管理部门应该全程参与，并积极介入电子文件归档的信息化、现代化管理工作中，以进一步保证城建档案电子文件归档设计和所构建的电子信息系统设计相符，以便充分满足标准化、自动化的电子文件归档系统。其次，有关的城建档案电子文件管理部门应该互相加强合作，共同进步，也就是促进文件信息化管理、文书管理、档案管理等有关部门之间的合作，并在实际文件管理与基础业务的实践过程中，多关注各部门之间的联系，同步结合、共同发展。最后，城建档案部门也应该积极地参与到整个电子文件归档工作当中，积极介入相关电子公文管理、归档工作，以保证电子文件能够重复应用。而且在电子文件归档的信息管理背景下，构建相关的城建档案工作和电子文书工作间的界限较模糊，且电子文件档案的一体化、全面化、综合化管理也是档案信息化办公的一种必然趋势。除此之外，城建档案管理为保证归档以后的电子文件内容完整、真实且能够持续运用，将其当作出发点，全面、严格地控制整个城建档案电子文件的建设工作，以进一步保证电子文件内的原数据、数据信息资料真实、完整。而要想保证以上工作得以顺利开展，就需档案部门内部的工作人员更加积极开展，例如，若对电子文件归档工作不够重视，则会使电子文件在归档之后数据和信息存在偏差或是缺失，最终影响整个文件内容，这对各单位后续工作的开展也会产生很大影响。
三、结语
综上阐述，本文经分析城建档案电子文件归档的制约因素，主要包括：电子文件归档制度方面出现问题、电子文件归档的真实性出现问题、电子文件归档工作人员出现问题等方面，针对以上制约因素，制定有效的电子文件归档管理策略，以高效、科学、合理地做好各项电子文件归档与管理工作，如积极落实电子文件归档管理工作、确保电子文件归档、整理符合标准、构建完善的电子文件归档管理制度、保证电子文件信息真实、完整等，以确保电子文件归档工作得以顺利展开，这对之后进一步提升城建档案工作电子文件归档管理效率具有重要参考意义。
【参考文献】
[1]杨晓丽，张瑞香.关于建筑工程电子文件与电子档案全程管理信息系统的研究[J].城建档案，2016（4）：37-38.
电子合同归档管理范文2
[关键词]电子办公系统 电子文档管理系统 电子文件管理系统 信息生命周期管理 业务信息集成管理系统
[分类号]C931
2009年，课题组对珠江三角洲地区、湖南株洲以及天津开发区的250余个政府信息中心进行了问卷调查，并对南方电网下属的多个公司进行了实地调研与访谈，发现不少省市级政府部门、央企的电子办公系统基础设施建设已经基本完成，正在探索如何将机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统集成起来，在遵从法规的基础上协同工作。但更多的机构和组织尚未认识业务信息系统集成管理的重要性，仍然沿用传统的文档、文件分离的管理模式管理电子文档，使被保留的业务信息面临多种风险。
1 电子业务信息集成管理的必要性
电子业务信息集成管理是指采用IT手段将同一机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统整合为电子文档与文件管理系统，使其集电子文档创建、保存、流转、利用和归档于一体。这个问题的提出是基于以下几个原因：
1.1 文档与文件分离的管理模式不适于电子环境
长期以来，机构的业务信息是分由业务管理部门与档案管理部门分别管理的。业务部门仅对文档进行管理，档案部门则专门管理归档后的文档(即档案)，如图1所示：
同一机构内的文档与文件相离散的管理模式，在电子环境下是难以满足文件归档要求的。文档管理与文件管理的管理目标的差异，造成沿用传统管理思想设计的电子文档管理系统(EDMS)与电子文件管理系统(ERMS)的离散状况。
EDMS与ERMS尽管都要捕获元数据，但前者是为便于文档检索、版本与存取控制，并不考虑捕获文件管理元数据(如文件来源的详细信息、文档产生的技术环境描述信息、文档管理过程的痕迹等)，其后果是无效归档产生。所谓无效归档，即缺乏来源与过程信息的电子文件失去归档价值。只有在EDMS内置人文件管理需求，才能将电子文档管理与电子文件管理逻辑地关联起来，无效归档问题才可能解决。如图2所示：
20世纪初，随着办公自动化的普及，很多国家更新或扩充了原有的文件管理系统功能需求规范，使其顺应信息技术变化对文档管理的要求。如欧盟在2008年了电子文件管理功能需求更新扩展版(MoReq2)，在整个规范中都扩充了文档管理与文件管理相互关联的功能需求，“10.3文档管理与协同工作”对文档管理系统明确地提出了文件管理需求。此外，联合国与其他国家也都有整合文档管理与文件管理的系统功能需求规范的出台。
1.2 满足法规遵从要求
随着人们对数字信息认识的加深以及电子办公中问题的凸显，国家与一些行业组织要求机构在法律框架下管理电子数据，保证其真实、完整与可用，特别是一些关系民生的企业(如金融、财务、医药、食品等系统等)，其电子办公系统必须具有文件管理功能，保证生成的电子文档具备可说明其来源、管理过程、保存痕迹及生成环境的说明性数据，以便随时接受审计与调查，保障客户、合作伙伴和其他股东等的利益。
在电子办公环境下，必须依靠集成和可认证的业务信息管理系统才可能满足以上法规遵从要求，保障电子办公系统中生成的重要文档可防止变更、利于检索、便于审计与应对可能的诉讼，保障归档的文件可传承这些数据的信息价值、管理价值与历史价值。美国新墨西哥州EDMS／ERMS应用标准项目组指出，业务信息集成管理系统要求EDMS与ERMS有关联的部分必须覆盖，相关功能必须集成，使整个机构的工作流程、业务信息管理无缝连接与整合，全面、系统地控制业务信息的精确度、完整性以及可利用性；将重要的电子文档与电子文件都存储在处于日志管理严密监控与授权存取的档案环境中，以满足法规遵从要求并实现直接成本的节约。
1.3 优化存储环境与信息共享
长期以来，文档、文件与资料都由机构的不同部门分别管理，要使用这些信息，必须到不同部门去获取。若是按照传统的离散管理方式，很多正在业务流程内流转的文档，是无法在文件管理系统中获取的。整合后的业务信息集成管理系统，可通过机构内的同一检索平台，搜索引擎就可能全方位地提供所需的当前业务活动信息与累积的历史文件信息，以达到集腋成裘的最佳效果。如图3所示：
业务信息集成管理系统整合了存储环境，便于使用不同的存储管理工具，有效处理已存储信息，使信息存储及管理随信息价值的变化而改变。在电子办公环境中，管理与利用信息变得日益复杂，更多地依靠将现代管理理念融入IT技术，利用软件管理替代手动管理流程。业务信息集成管理系统的实质是将文档管理、文件管理和信息提供有机结合起来，构建一个高度智能化的人机交互系统，实现文档与文件管理的整合，提高机构和组织的工作效率与应对社会需求的能力。
2 机构业务信息集成管理框架设计
尽管我国从文档一体化的角度讨论业务信息集成管理系统架构的理论文章不多，但我国不少大型企事业机构与政府部门已经开始建造这类系统。图4是在对这类集成系统调研基础上，经过归纳、总结与提炼后勾画的业务信息集成管理系统框架。
可见，机构业务信息集成管理系统主要由电子办公系统、电子文件管理系统与电子文档交换平台及数据交换中心构成。与传统管理方式不同的是，以上4个部分尽管各司其责，但却以业务流程为主线，利用信息技术与管理制度相互关联为一整体，以保障业务数据的有效性、可用性和可理解性。为达到该目的，以上4个部分须具备的基本功能如下：
2.1 电子办公系统
电子办公系统主要是支持日常办公与事务管理，便于机构和组织的工作流管理与协同工作，并维护重要文档安全与将其传入电子文件管理系统。为满足业务信息集成管理需要，原电子办公系统的功能需要重构。除保留已有的控制、捕获、访问和安全、处置、查找与检索功能外，还必须补充的功能有：标记重要文档，文件管理元素据的添加与捕获，多版本管理，输出与脱机保存等。
・标记重要文档。重要文档是待归档的文档与遵从法规必须保留一段时期的文档。对重要文档标记的目的是便于电子文件管理系统对重要文档的识别与捕获以及分类保存与严格管理。
・文件管理元素据的添加与捕获。重要的电子文档必须携带与文档保持紧密联系的描述性数据(即文件管理元数据)，用以说明重要文档的内容、产生的背景、结构及其管理过程等，因此，系统必须具备保障文件管理元素据捕获的功能。
・多版本管理。对于同一文档的多个版本，系统必须进行标记并建立它们之间的联系，支持文档草稿
的使用，并维护各版本的电子文档的完整性。
・输出。电子办公系统的输出功能，应不仅能使电子文档与其相关的元数据一并完整输出并保持联系，还要求与电子文档及其所在文件夹相关的审计跟踪日志也能一并输出。
・可脱机保存完整的业务信息。利用移动存储设备可同时保存电子文档与其关联的元数据，并保持文档与元数据的原有联系。
2.2 电子文档交换平台
电子文档交换平台的主要作用是接受电子办公系统的重要文档并导人电子文件管理系统，它是电子办公系统与电子文件管理系统的接入平台或接口，是通过IT技术整合文件管理与文档管理的重要桥梁。为了实现电子文档管理系统与电子文件管理系统无缝连接与整合，电子文档交换平台必须具有以下基本功能。
・接受各类重要数据。由于电子办公系统的应用工具种类繁多，电子文档交换平台需具有强大数据接口，可在线或离线接收不同类型的重要电子文档。
・平稳地在电子文件管理系统与电子文档管理系统间移动数据。所谓平稳移动是指当数据在文档管理系统与文件管理系统流动时，可保持文档与其元数据原有的关联不变。
・数据比对。对电子办公系统传来或导入的重要文档的文件管理元数据是否齐全完备进行数据比对，对不合格者不予传人。如图5所示：
2.3 电子文件管理系统
电子文件管理系统的主要功能是捕获重要文档、登记文件，并对保存其中的文件和文档进行有效控制、维护与处置等，保证其完整与安全。为适应业务信息集成管理需要，电子文件管理系统需要增加以下功能：前端捕获文档，多版本文档的管理，标识文档与文件，安全控制，分层存储、统一管理功能。
・前端捕获是指电子文件管理系统在电子办公系统捕获文档，并在捕获后视情况给予其唯一标识符并宣布其成为文件的行为。
・多版本文档的管理是指电子文件管理系统应具有对电子文档多个版本的辨别与管理能力，可将同一内容的多个版本捕获并指定其中某一文档作为文件归档，将不同版本的所有文档分散存储并保持关联，版本编号清晰可见以供检索或搜索。
・系统应对捕获的重要文档进行分类与标识，以便文件与保留文档清晰可辨。
・安全控制功能要求系统通过权限控制与日志管理等功能，保护归档文件与保留文档的真实与完整。
・系统能够在统一存储空间内，将电子文件与重要电子文档分层存储、统一管理。
2.4 数据交换中心
数据交换中心应是机构对内提供利用的公共平台，也是向专业档案馆或公共档案馆提供移交的桥梁，其主要功能有数据移交、存储与检索等。在该公共平台上，应具有与电子文件管理系统内设资源库相分离的数据资源检索库，为机构内职工提供电子文档与电子文件的综合查询。
3 机构业务信息集成管理系统实例
在我国，政府与一些大型的企事业单位已经建立了本系统或本单位的业务信息集成管理系统，图6是这些集成系统文档形成、捕获与管理的示意图：
可见，电子文档的生成、流转过程基本一致，只是电子文档归档捕获方式不一致。以下通过实例说明集成后的新增功能。
3.1 电子文档的元数据捕获
为防止无效归档发生，电子办公系统均具有文件管理元数据捕获功能，图7是元数据捕获的解决方案的实例：
为保证电子文档管理系统对文件管理元数据捕获并建立与其文档的关联，该系统采用了两种措施：①文档的元数据信息表单前置；②系统嵌入必须捕获的元数据，以便选择性捕获。
图7显示了两份元数据信息表单。接到文档保存命令后，系统首先提出该文档的元数据信息表单并要求文档形成责任人填写，只有填写完毕才可添加拟保存的电子文档(见该图左下部)进行保存。一旦点击保存，电子文档与元数据表单就捆绑一体存入系统，持久保存元数据与文档的关系。
图7还显示，为了方便与准确捕获元数据，系统事先嵌入了必须捕获的元数据并以下拉框方式提供捕获选择。这要求电子办公系统支持常见电子文档元数据模板的定义，并可为不同类型的文档模板(如表格、报告、信函等)设定不同的文件管理元素据集。
接口平台上的数据比对功能为元数据录入质量把关，可降低归档前文档元数据捕获不全的风险，如图8所示：
图8左图是必要元数据填写不全退回文件形成者(见左图上方的不可归档字样)，右图是经过数据比对后被电子文件管理系统接收的文档元数据表单。
可见，IT管理在整个元数据的产生与捕获过程中起到强制、协调、监督与审查作用，不仅提高了工作效率，也减少了不同部门间的责任推诿带来的摩擦。
3.2 电子文档的归档捕获
由图6可见，集成管理系统可提供两种不同的捕获方案，分别适于不同类别的电子文档的在线归档捕获。图6的归档接口可提供行政公文的实时归档捕获，而预归档平台是为捕获形成周期长的文档准备的。
实时在线归档捕获较为简单。满足归档要求的电子文档通过系统接口传人或导人电子文件管理系统后，系统会在导人工作完成后传出归档日志以显示导入是否成功(见图9左)；系统也可自动生成某段时期内归档移交成功的统计表(见图9右)，以便定期比对移交纸质红头文件。
对于需要积累一段时期方可在线导入电子文件管理系统的重要文档，必须建立预归档平台，指定个人文档积累空问。预归档平台可以设置在电子办公系统内，也可设置在电子文件管理系统。无论位于业务信息集成管理系统的那个部位，其管理过程都是一样的。预归档平台的文档积累也必须配置相关的元数据，并与电子文档保持紧密联系。
图10是在预归档平台上积累电子文档的实例。当用户点击目录树的节点时，系统首先呈给用户的就是该文档的描述信息(元数据)，填写完毕点击“添加”，被积累的文档添加到系统的同时，该文档的描述信息也与文档联系在一起。待文档积累齐全完整，满足归档条件后，选择待归档的文档条目并点击“归档”，被积累的电子文档便传人电子文件管理系统。
4 结论与讨论
业务信息集成管理系统不仅能整合电子文档管理与电子文件管理，还可以数字档案馆为资源提供平台，将与业务相关的当前信息资源(在线文档)、历史信息(归档后的文件)与资讯集成为一体形成机构业务知识库，通过搜索引擎提供网页快照和详简可选的业务信息服务。因此，业务信息集成管理系统将是机构内电子资源管理的发展趋势。
电子合同归档管理范文3
随着计算机技术在企业生产经营中的广泛应用，电子文件的数量和重要性与日俱增。想要合理高效的利用电子文件，使其在企业发展中起到积极的作用，就应该在企业管理中重视电子文件的归档工作，加强对归档工作的组织和管理，建立起科学合理的归档方案。
【关键词】
电子文件；电子档案；归档；管理
在现代商业中，计算机技术在企业生产经营中得到了广泛的使用，电子文件的数量也急剧增加，并且发挥出了其方便快捷、便于保存和查看的特点，这些特点是传统纸质文件所不能比拟的。然而，随着电子文件数量越来越多，其归档工作在企业管理中所占的分量越来越大，重要性也逐渐凸显出来。想要让电子文档在企业发展中起到积极的作用，科学合理的归档方案必不可少。
1 忽视电子文件归档工作，会对企业管理产生不良影响
很多企业的文件收集、归档工作还沿用着传统的档案工作方式，对纸质文件的整理和归档非常重视，对电子文件却不太重视，很多重要的文件资料都保存在各个车间、设计室和办公室的计算机中。这将造成企业重要档案的缺失，对企业的管理工作产生如下不良影响：
1.1 研发成果得不到妥善的收集和管理
很多企业的科研和设计成果都保存在电子文件中，而这些文件中的很大一部分，都没有得到完善的保管，而是随意放在各个设计室和研究室的计算机中。一旦这些计算机发生故障或感染病毒，或者计算机的主人在发生职务变动的时候进行没有很好的交接，就有可能造成电子文件的丢失和损坏。而这些珍贵资料的缺失，也会使企业的科研和产品设计效率降低，造成经济损失。
1.2 阻碍资源的共享
便于保存和查看是电子文件最突出的优点之一，也是传统纸质文件无法比拟的。但是，如果不能对电子文件进行很好的归档，就必然会阻碍员工对现有资源的查阅和利用，严重影响工作效率，延长科研周期，妨碍企业发展。
1.3 搅乱企业的工作流程和生产流程
每个员工或团体在企业中担任的职务不同，所需要负责的工作也不同，他们保留的文件自然也会有所差别，而同一项工作所产生的电子文件名却通常极为相似。如果忽略电子文件的归档工作，这些同一项工作中不同流程所产生的电子文件就极易混淆，一旦被用错，就可能在企业生产经营中造成严重的后果，带来经济损失。
1.4 企业商业安全得不到保障
想从一个管理不严格的公司电脑中拷贝走电子文件极为简单，一旦有重要的科研设计成果或是经营企划方案被盗走，将直接威胁到企业的生存。
从上面几点我们可以看出，忽视电子文件的归档工作，将对企业管理产生不可估量的负面影响。因此，加强企业电子文件归档工作刻不容缓。
2 应切实加强企业的电子文件归档工作管理
由于电子文件本身具有数量多、内容杂、保存分散、极易复制与丢失的特点，电子文件归档工作确实有一定难度，如果沿用传统的档案工作方式，就难以做到归档及时、资料齐全完整。因此，应从下面几点入手，切实加强企业的电子文件归档工作管理。
2.1 提高对电子文件归档工作的重视
在传统的档案工作中，对纸质文件的验收和归档比较重视，但是对电子文件却多有忽视，也有些企业会将重要的文件打印出来归档，然后就对电子文档不闻不问了。这样极易造成电子文件和对应的纸质文件不符，在继续工作时，需要花费大量的时间进行核对，稍一不小心，就可能在后续的工作中出现差错。
因此必须提高对电子文件归档工作的重视，档案管理单位必须有接收、管理电子文件的设施和相应平台，并且制定出电子文件归档的相应规章制度。只有提高了对此项工作的重视，才能真正对电子文件做到有效管理，高效利用。
2.2 及时归档，定期审核
电子文件便于修改、复制和查阅，这使它在现代企业生产经营工作中得到了广泛地使用，但同时也造成了大量的无用资料。有些不完整或被修改过的资料甚至还会对生产经营工作造成负面影响，带来经济损失。为了避免这种情况，各部门应在完成电子文件的最终审核时，及时将它传送到档案管理部门，同时将自己计算机上的无用资料删除。档案管理部门在收到文件后，也应对其进行及时的整理、检查、归类，在达到一定数量或某一方面工作告一段落时，应将电子文件集中保留到光盘上，并复制备份，避免因设备损坏而造成档案丢失。
同时，档案管理部门还应定期对归档的电子文件进行审核。如果发现疑似重复的文件，应及时与提供此档案的部门联系，鉴定出真实有效的文件加以保留，同时删除无效文件。如有文件损坏或缺失，也应及时检查备份文件，将其补全。如果备份文件同时被损坏，应及时与提供此档案的部门联系，争取将档案补全。
2.3 重视档案管理设备和平台的维护
电子档案是企业档案的重要组成部分，档案管理部门有义务保护它的完好。因此，应重视档案管理设备的保养，定期检查归档光盘，确保能顺利读出。保证归档光盘不被擦洗、划刻、折叠和污染，如果归档光盘出现损坏，应及时取备份复制保存。同时要注意档案管理部门所用计算机的杀毒工作，避免因感染病毒导致计算机崩溃，为档案管理工作带来损失，甚至对公司档案造成毁灭性的破坏。
另外，应定期对档案管理平台进行维护，避免因平台出现故障造成档案上传工作的中断，甚至造成档案丢失。
3 加强电子文件档案的使用
重视电子文件归档工作，加强对电子文件档案的管理，是为了充分发挥电子文件的作用，使它能在企业发展中起到推动作用。因此，管理电子文件档案不应只注重“收”，还应注重“发”。可结合企业的工作，在档案管理平台上存放一部分档案的复制文件，便于员工查阅参考。但要保证存放在档案管理平台上的文件必须有已刻盘的原件，同时，存放在平台上的文件不能再作为档案被归档刻盘，这是因为档案管理平台上的文件极易被修改，无法保证其正确性和完整性。
但由于电子文件有易复制易修改的特性，档案部门应特别注意在借出电子文件时，尽量不出借存档光盘，而是从档案管理平台发放档案。这是为了避免存档光盘在传递过程中被损坏或丢失，同时也可以保护电子文件不被擅自修改或删除。
在档案管理设备更新时，应及时对归档文件进行同步更新转换，保证归档文件可以顺利读出。
现代计算机技术的发展一日千里，电子文件的归档管理工作也应随着技术的进步进行调整。只要做到提高重视、定期检查、及时更新，电子文件就一定能在企业的管理和发展中起到积极作用。
【参考文献】
[1]牟小萍，陈其玲.浅议电子档案管理[J].铝加工.2010（06）
电子合同归档管理范文4
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
电子合同归档管理范文5
关键词：电子档案 医学高校 信息档案管理
中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2014.06.016
电子档案是信息时代背景下诞生的一种全新档案类型，与传统纸质档案在保存和管理上存在很大不同，而医学高校中的电子档案类型和数量又较多，因而为了提高电子档案管理水平，管理人员应该采取相应措施对电子档案进行管理，以便提高医学高校的工作效率。
1 当前医学高校中电子档案管理中存在的问题
1.1 对电子档案管理的意识不够
由于电子档案是完全存储在计算机当中，因而在实际管理过程中，管理人员过分依赖于计算机，对于一些重要档案和文件没有及时进行备份打印处理，使得在计算机出现问题时导致一些重要电子档案丢失[1]。同时，在电子档案的管理上，管理人员还保留着传统的档案管理意识，在管理模式上还是维持着重保管而轻服务的模式，并且对于电子档案还缺少一定的归档意识，没有及时将电子文件进行保存归档，这就使得很多电子文件在不断删除、覆盖的操作中被流失，造成很多档案资源的浪费。而另一方面，有部分管理人员则在电子档案的管理上将所有电子文件通通打印归档，使得很多无意义的文件归入到电子档案当中，这无疑增加了电子档案的管理工作量。
1.2 电子档案的管理不规范
随着计算机技术在医学高校中的普及应用，医学高校中的电子档案数量也越来越多，如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范，管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范，各自整理的结果都不相同，反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面，医学高校中也缺少必要的安全管理规范，很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档，并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护，同时，部分档案管理者对计算机技术了解过少，对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解，这就使得学校的电子档案处于危险境地中，一旦计算机网络出现问题，就会造成电子档案的丢失。
1.3 缺乏电子档案管理人才
有的医学高校中对于电子档案管理并不重视，也没有设置专门的管理机构进行管理，而即使设立了管理部门对电子档案进行管理，但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识，对网络技术了解又很少，这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求，而高校电子档案由于缺少有效的管理，导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生，归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低，导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。
2 信息时代电子档案管理的策略
2.1 建立相关电子档案管理规范
医学高校应该针对电子档案的特殊性质，并结合学校自身档案文件情况，建立相关电子档案管理规范和标准，对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确，并健全相关电子档案信息化管理机制，推动医学高校电子档案管理的信息化发展[2]。同时，针对电子档案管理中存在的归档问题，学校应该建立相应的归档制度，从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确，实施对电子档案的全过程管理，对每个环节管理人员的职责进行明确，以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。
2.2 加强电子档案形成管理
针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题，档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理，既要确保电子档案的完整性，又要仔细进行筛选。而为了做到这一点，有必要建立相关的归档政策，在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管，减少信息流失，同时还可指派专人进行电子档案的累积工作，对于公务性电子文件，不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存，并且要及时进行打印处理，以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上，主要有以下几点，一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理，并用文本形式进行保存；二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上，并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失；三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理，以保证档案的安全。
2.3 加强对电子档案的安全管理
制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失[3]。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，包括安装杀毒软件和防护墙等，保护电子档案安全。
2.4 提高电子档案管理人员素质
电子档案管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力[4]。同时，要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才，提高电子档案管理的人员素质，促进电子档案管理水平的提升。
3 结语
医学高校电子档案是学校教学管理和行政管理的重要资源，高校档案管理人员应该从学校实际管理工作出发，积极采取有效的管理措施，强化医学高校的电子档案管理，提高电子档案管理水平，以促进医学高校教学和行政管理工作效率的提高。
参考文献：
[1]朱焕芝，罗慧芳.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报（医学版），2012，（2）.
[2]曹俊兴，程孝良，赵亮，孙爱珍.基于质量管理的高校本科专业电子档案系统建设[J].成都理工大学学报（社会科学版），2011，（4）.
[3]郑俏，杜一宁，王莉萍.电子档案袋与高校计算机机房管理人员专业化发展[J].电脑知识与技术（学术交流），2011，（5）.
电子合同归档管理范文6
关键词： 电子文档 管理 现状
随着信息技术和网络技术的日益发展，办公自动化进程进一步加快，无纸化办公已经成为办公现代化的主要内容，随之产生了大量的电子文档。如何对这些电子文档进行管理，是广大档案管理人员面临的新课题。本文从以下几个方面对此问题作了探讨。
一、电子文档的定义及特点
1.定义
所谓电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。
2.特点
与纸质文档比较，它有以下几个特点：
（1）电子文档不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用，即它对计算机系统依赖性强。
（2）电子文档可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。
（3）电子文档的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。
（4）电子文档的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、放磁性等条件的要求很高。
（5）电子文档的载体稳定性差，易损坏，易被修改、盗窃，甚至被销毁。
二、电子文档管理的现状
电子文档的管理目前存在一些问题：一方面，电子文档呈几何倍数增长，另一方面，缺乏规范管理，没有明确的
归档方式、归档范围、归档制度、归档时间等，比较混乱，给保存、查找带来困难。
三、电子文件的归档工作是档案工作发展的必然趋势
办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，各单位使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作如文件的起草、签发、催办、规定等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大的差别。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，电子文件归档是档案工作发展的必然趋势。
四、怎么做好电子文档的管理
电子文档的管理越来越成为档案管理者的重要工作，那么，怎么做好它的管理呢？
1.制定电子文档的管理标准
电子文档的记录格式、载体形式区别于纸质文档，不仅外形上不同，在处理方法、管理内容上也相差甚远，所以必须根据电子文档的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文档的登记、命名、归档鉴定、收集、防护、安全及专利维护等各项标准的制定，可以参照纸质档案的某些做法，但又不能照搬。如电子文档在形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文档的归档质量；生成电子文档与专用软件必须一同归档；对已经归档的电子文档的管理，应有严格的制度和有效的技术措施，以确保信息的原始性、真实性和完整性等。
2.确定电子文档的归档方式
电子文档的归档方式有逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上，将电子文档的物理地址存放在由档案部门控制的服务器中，电子文档能提供相关部门有效利用和处理。该方法适用于具有稳定可靠的网络环境和严密安全管理措施的单位。物理归档是指经过计算机处理的电子稳定通过拷贝或刻录载到载体上，而档案部门移交实行脱机保管过程。该方法便于电子稳定的长期保存。
3.明确电子文档的归档内容
（1）确定电子文档的归档范围。这是保证电子档案质量的关键。电子文档的归档范围有文字材料、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。
（2）明确归档时间。电子文档的归档时间一般有年度归档、阶段归档等，可视具体情况而定。因涉及电子文档的技术环境条件，存储介质的质量、寿命等问题，归档时间一般以不超过2―3个月为宜。
（3）归档份数。一般拷贝两套，保存一套，借阅一套。即使在网上进行，也要保存一套。必要时应保存两套，其中一套异地保存。这样可以提高安全性和可靠性。
（4）归档要求。要遵从归档各阶段的规定，准确说明配套的软硬件环境。
（5）归档方法。将最终版本的电子文档存入磁、光载体介质上，也可压缩归档，采用数据压缩工具对电子文档进行压缩，然后刻入磁、光载体介质上。一般在局域网或其他网络上进行备份操作，就可将归档的电子文档存放在磁、光载体介质上。归档的电子文档格式尽可能使用通用标准，归档后要进行一致性的测试。
4.将电子文档与纸质文档同步归档
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存储装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注项中著明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录备注项中著名相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
5.档案人员知识结构的变革迫在眉睫
身处在信息时代的档案工作人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好自身知识的更新、引进、消化、适应信息技术的成果。
电子文件管理已经成为信息时代文件档案部门面临的新任务，我们应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档工作纳入办公自动化和信息管理的工作程序。档案部门在积极参与电子文件档案管理的同时，应和电子文件形成部门、计算机信息管理部门密切配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享作出应有的贡献。
参考文献：
［1］曾红.关于电子文件归档的思考［J］.兰台世界，2007，（3）：31-32.
