办公档案管理范例6篇

办公档案管理

办公档案管理范文1

第一条 设立目的

为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料,有效地促进公司经营与发展,根据《中华人民共和国档案法》相关规定,并结合公司的实际情况,制定本办法。

第二条 工作原则

公司的档案工作实行统一领导,分级管理的原则。各_____部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员,集中统一管理本部门内部的所有档案。

第三条 档案范围

1.含义:档案是指在各种管理活动中,具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料;

2.具体范围:本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录;决策层各种会议记录、纪要;重要规章制度;重要的契约书、协议书、登记注册档案;重要的诉讼档案;政府颁布的各种许可证书;各种工程及技术资料、招投标文件;财务会计资料;重要劳动人事资料;其它有关各单位历史的档案等。

第四条 档案管理人员

本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由_____部整理,人事方面的档案由_____部整理,各业务部门的合同、资料由各部门整理,会计档案由_____部整理并自行归档管理。

第五条 具体管理措施

一、归档工作

1.归档原则_____原始、真实、合符规定。

(1)归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录;

(2)资料应按归档范围进行积累,确保完整、准确、系统,反映企业各项活动的真实内容和历史过程;

(3)归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求,进行整理、编目。

2.归档时间

(1)科学技术档案(科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类)归档时间可视项目周期长短而定,周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。

(2)文书档案(行政管理类、经营管理类、生产技术管理类)应按年度归档,一般应在第二年上半年内归档。

(3)会计档案应按年度归档,一般应在第二年二季度内归档。

3.具体内容

(1)立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角,案卷目录找印_____份,卷内目录打印_____份。

(2)案卷厚度一般在_____厘米至____厘米为宜。装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如有破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄及有字迹的材料,要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件,案卷标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,用毛笔或钢笔书写,字迹端正。

(3)根据卷内文件之间的联系,还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等,档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。

(4)案卷按年代、机构排列,永久与长、短期案卷分开保管,要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

二、管理工作

1.管理原则_____档案的管理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

2.档案分类

本公司档案实行按保管期限分类法,具体如下:

(1)永久保存档案,包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的契约书、协议书、登记注册档案;重要的诉讼关系档案;重要的政府许可证书;有关公司历史的档案;决算书和其他重要的档案;

(2)保存十年档案,包括请示审批提案档案,人事任命档案,奖金工资与津贴有关档案,财务会计账簿、传票与会计分析报表,以及永久保存以外的重要档案;

(3)保存五年档案,指不需要保存十年的次重要档案;

(4)保存一年档案,指无关紧要或者临时档案。如果是调查报告原件,则由所在部门主管负责确定保存年限。

3.管理人员日常工作

(1)公司应配置保存档案的必要设备,注意做好保密工作,档案室的房门窗要坚固,并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防衣帽间、防强光等措施。确保档案安全。

(2)档案每年清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引,以便于查找。

(3)每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制,确保档案的安全。

4.档案的销毁

对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定,确定销毁的档案材料必须列册登记,送______审批后销毁。

销毁档案材料时,必须指派专人监销,防止失密。

第六条 档案的利用

(1)借阅文件采用审批制,并详细登记,未经许可,任何人不准借阅,注明归还日期,签署借阅部门和借阅人。档案资料借出时应详细检查有无损坏、缺页等情况,经确认后方可借出。阅后完整按时归还,归还时同样严格检查,以明确责任;

(2)一般档案须经______在《_______》上签字批准后,方可借阅本部门有关的档案资料;重要资料须经_____审批;密级档案资料,须经______和______共同审批。

(3)原则上不许外单位人员借阅公司档案资料,特殊情况必须由____审批。员工借阅非本部门有关的档案资料。须经_____审批。

(4)借阅人员需要复印、摘抄,须经_____批准,未经许可,不得擅自复印、摘抄。

办公档案管理范文2

承德市军队离退休干部休养所 河北承德 067000

[摘要]现阶段,我国事业单位或办公室工作人员的一项重要任务就是对单位的档案进行合理有效的管理。通过对事业单位档案进行有效的管理,加快事业单位的发展。进入二十一世纪以来,我国的计算机技术得到了迅速的发展,利用计算机技术进行档案管理成为了新时期我国档案管理的新趋势。以下文章就现阶段我国档案管理工作中存在的问题进行探讨,并进一步提出加强办公室档案管理工作的几点措施。

[

关键词 ]新形势;办公室档案;档案管理;意义;措施

引言

对于办公室里的工作人员来说,进行单位里的档案管理是日常工作的一部分。做好档案管理工作对事业单位的发展有着极其重要的作用。所谓的档案管理,就是对事业单位内每一项事务进行合理有效的记录,以便日后查询与应用。但是,就我国新时期下的档案管理工作来说,依旧存在着许许多多的问题,本文就这些问题出现的原因进行探讨,并结合自身经验,提出几点改善档案管理工作的措施。

一、新时期办公室档案管理工作的重要意义

在我国经济高速发展的形势下,对事业单位办公室档案进行合理管理具有重要意义。一方面,办公室档案管理可以帮助事业单位做出正确决策。办公室档案记录了单位的工作人员信息、资金运转状况、产品质量数据等内容,这些信息的汇总可以有效的帮助各事业单位做出决策。另一方面,办公室档案管理在处理知识产权的纠纷问题上,会为事业单位提供一个有力的证据。办公室档案详尽的记录了各单位科技创新的初期探索和后期的成果,一旦发生产权方面的纠纷时,各单位可以从档案中查找证据,维护事业单位的合法权益。

二、新时期办公室档案管理存在的问题

第一,事业单位的管理层缺乏对档案管理的重视。新时期下,办公室档案的管理有着极强的专业性。然而,许多的单位管理层对档案管理不够重视,这就导致了档案管理问题的存在,比如没有将档案管理信息化,档案严重的老旧破损,管理工作缺乏合理性等。

第二,许多事业单位没有形成完善的办公室档案管理机制。目前我国许多的事业单位档案管理方法老旧,没有形成完善的管理机制。各单位的档案主要用于应付上级检查,没有实质性的意义。另外,档案的填写十分随意,没有严格按照要求如实的进行填写,这就为档案的管理工作带来了很大的麻烦。究其原因,就是各单位没有形成一套完善的办公室档案的管理机制。

第三,办公室档案管理的硬件设备跟不上是造成档案管理工作混乱的一个重要原因。新时期的办公室档案管理工作对计算机等高科技产品具有很大的依赖性,也正是电子产品的应用,极大的提高了档案管理的质量。然而,由于事业单位不愿意在档案管理工作中给予充足的资金支持,这就导致了管理设备极度老化,严重影响了档案管理工作的进行。

第四,办公室档案管理工作缺乏专业性的工作人员。办公室档案的管理是一个技术性很强的工作岗位。然而,由于事业单位没有对该岗位引起足够的重视,这就导致了档案管理人员缺乏管理方面的专业性知识,这对档案的管理来说十分不利。另外,由于档案管理人员对管理工作十分随意,加上其受教育程度有限,严重影响了档案管理的效率。

三、新时期加强办公室档案高效管理的措施

通过上述文章的总结,不难发现现阶段我国办公室档案的管理工作存在着许许多多的问题,这些问题的存在严重影响了我国办公室档案管理的效率,制约着事业单位的发展,所以加强办公室档案的管理工作势在必行。

第一,事业单位的管理层应该对档案管理工作予以高度的重视。只有管理层的档案意识加强了,才会使档案管理从填写、保存、更新、应用方面得到改善。

第二,完善办公室档案管理机制,实现对事业单位档案进行合理有效的管理。一方面,对档案管理的整个过程进行完善。首先,要求员工在进行档案采集时,一定要根据实际情况如实填写,以保证档案的准确性。其次,在档案的存放过程中,改善存放条件并对档案进行分类合理存放。对档案存放的房间进行定时检查,以确保档案的安全性。对档案进行分类存放,不同种类的档案不要混淆,方便以后档案的查找。最后,对档案进行实时更新,以确保档案具有强烈的时效性和准确性。另一方面,做好办公室档案的销毁工作。按照规定,部分档案的保存具有一定的时间限制,一旦档案到期,就要对档案进行销毁。在这一过程中,一定要向有关部门讲明,得到允许后才可以进行相关的工作。

第三,提高办公室档案管理人员的专业知识水平。办公室档案的管理具有很强的技术性,工作人员的专业素质关系到办公室档案管理的合理有效性。一方面,在办公室档案管理人员的选拔上一定要严格,注重工作人员的专业素质,提高工作积极性。另一方面,注重工作人员专业知识的培训工作,对档案管理人员的专业知识进行及时更新,特别是计算机方面的专业知识。随着计算机技术飞速发展,其更新速度逐渐变快,加强档案管理人员对计算机的使用水平有助于实现档案的高效管理。另外,培养档案管理人员严谨求实的工作态度也十分重要,只有员工的工作态度得到转变,才会完善办公室档案的管理。

第四,办公室档案管理工作中,充分利用信息技术。随着信息技术的发展,一些具有大数据容量、层次结构优化的办公软件相继问世,它们的出现极大的提高了办公室档案管理工作的效率。因此,充分考虑信息化,数据化等管理方式的应用,将办公室的档案进行分类别、分层次的管理,可以极大的提高工作人员办公的效率。当然,这也对办公人员的信息技术水平提出了很高的要求。

结语

二十一世纪以来,科学技术进入了全面发展的新时期。随着相关技术的应用,我国的办公室档案管理工作得到了有效的加强。但是,就现阶段我国的档案管理工作来说,依旧存在着许许多多的问题,比如管理层对档案管理不够重视、没有完善的管理体制加上办公室档案管理人员没有足够的专业知识,严重影响了办公室档案的管理工作。因此,只有不断地提高档案管理的技术水平,加强体制的完善和工作人员的工作态度,才能促使档案的高效管理,加快事业单位的发展。

参考文献

[ 1] 熊妮.新时期办公室档案管理的有效性分析[ J ] .办公室业务,2013,17:107.

[ 2 ] 陈玲玲,关亮.新时期办公室档案管理规范化[ J ] .办公室业务,2013,21:98.

[ 3 ] 吴挺松.新时期办公室档案管理的有效解析[ J ] .办公室业务,2014,11:85.

[4]任彩霞,张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务,2012,09:26.

办公档案管理范文3

关键词:办公室档案;档案管理工作;改进;策略

在长期工作中发现,日常各项的工作开展都与办公室档案管理存在密切关联,但从当下办公室档案管理工作的现状来看,还存在一些问题需及时改进,主要包括三个方面:一是办公室档案管理意识较弱,日常的档案管理制度不完善,在实际工作中存在不足;二是办公室档案的收集管理不善,档案人员素质偏低,文件材料的真实性等得不到保障;三是信息时代对办公室档案管理工作提出新要求,但传统的办公室档案管理模式并不能适应该要求,数字化进程滞后,信息资源共享效果较差等。为此,单位应坚持改进办公室档案管理工作,有效提高工作效率。

一、增强办公室档案意识,完善档案日常管理制度

首先,大多数单位都忽视了办公室档案管理工作,档案管理意识薄弱,导致工作很难取得进步。所以,单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性,努力改进档案管理工作,有机结合档案管理目标,正确树立档案管理理念,坚持完善档案管理制度,强化档案管理的岗位责任制。如:单位可依据办公室档案管理工作实际,积极成立档案管理工作领导小组,明确制定档案岗位目标和职责,并把工作目标层层分解开,把责任落实到每一位档案管理人员身上,并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围,逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如:单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作,强化单位领导及人员的档案管理意识,确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。

其次,进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善,首先应明确档案管理工作流程,并统一建立档案人员的约束与监督机制,避免人员出现不规范操作[1]。同时,办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切,可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室,根据文件资料的类别、时期等分别存放好,并贴上标签,为日后查找提供方便。档案,档案保管室的安全性应得到保障,特别是针对一些重要的文件资料,应做好加密工作,把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限,如果文件资料的保密必要性已经丧失,就应做好记录,并整理好,且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作,以便能相互监督,确保办公室档案管理工作能有序进行,真正把安全工作落到实处。

二、加强办公室档案收集,提高档案人员素质水平

首先,单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中,资料的收集是最重要的也是最基础的工作,所以只能对档案收集工作进行规范和加强,才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管,收集的文件资料应格式规范、字迹清晰,并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序,如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作,并严格按照档案管理制度来执行,为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度,利用计算机信息技术完善办公室自动化系统,实现办公室档案的网上管理,做好目录编号工作,提高办公室档案收集效率。

其次,组织开展档案管理人员培训工作,提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实,而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升,档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验,对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解,专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质,单位应从不同方面做出改进:一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义,通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动,在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术,确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术,有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下,网络安全事故时有发生,严重威胁着单位办公室档案信息的安全性,所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。

三、推进档案数字化进程,加快实现信息资源共享

首先,加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划,并加强检查和监督,确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向,在追求利益的前提下着眼未来,同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设,尽早构建档案数字化目录[3]。同时,要加大投入,在单位各级档案部门形成协作机制,集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作,强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任,尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则,加快档案数字化建设进度。另外,单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度,即纸质档案与电子档案,通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档,并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度,促使档案全文检索目标的实现,全面提高办公室档案的查准率、查全率等,最终顺利改进办公室档案管理工作。

其次,加快实现办公室档案信息资源共享。单位应严格依据国家新出台的标准,把技术壁垒打破,统一建立档案信息管理系统,促进单位及时融合网上办公应用系统和档案管理系统,在网上实现档案信息的生成、整理与归档,使办公室电子档案信息的入口保持畅通。与此同时,办公室档案管理工作应以服务单位发展为重点,探索在单位区域内实现档案信息资源的共享,遵循先重点后一般、先易后难的原则,以单位需求为导向制定办公室档案信息资源的共享目录,注重提高办公室档案管理工作的实效性。如单位可建立电子档案数据管理中心,利用单位的局域网实现电子信息的网上传输,一体化管理各种办公室档案信息资源,真正实现信息资源的共享,加快改进信息时代的办公室档案管理工作。

四、结语

当前,为充分发挥出办公室档案管理工作在单位日常管理中的重要作用,需要单位在今后的工作中采取有效的改进策略,及时解决问题,确保办公室档案管理工作能在单位里有序、稳定而高效地开展。同时,单位要把档案管理人员专业素质水平的提升当做一项长期工作来抓,以熟练运用先进的计算机信息技术为目标,加大投入,加快推进办公室档案数字化进程,加快实现档案信息资源共享。只有这样,单位的办公室档案管理工作才能跟信息时代的发展需求相符。

[参考文献]

[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2014(05):171-172.

[2]马英.中小企业办公室档案管理工作现存问题及解决策略[J].黑龙江史志,2014(21):229.

办公档案管理范文4

【关键词】办公室;档案管理规范;问题;措施

办公室是事业单位日常管理中的“司令部”,指导着事业单位的发展方向。档案管理工作是办公室工作中的重要内容,是对办公室事物进行的最完整记录,能够为单位提供原始的参考材料。在新时期,随着市场经济和科学技术的发展,办公室档案管理规范工作已经远远不适应当前新形势的发展,影响了办公室正常职能的发挥,因此,相关部门要认真分析、总结,制定出符合办公室档案管理规范的措施,促进办公室职能的有效发挥。

一、办公室档案管理工作中存在的问题

(一)缺乏完善的制度。新时期,事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障,导致了办公室工作效率低下,影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档,没有利用当前最新的科技进行管理、分类,主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行,使得管理制度成为一种摆设,造成了办公室的很多档案资料缺失,影响了办公室职能的发挥。

(二)专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中,很多的领导没有重视,导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强,对新知识和新技术的接受能力缺乏,影响了办公室档案管理工作职能的发挥。

(三)档案管理设备落后。当前,由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少,对于一些高科技和电子产品的引进较慢,导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式,这就给办公室人员增加了工作量,这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。

二、新时期加强办公室档案管理规范的措施

(一)建立科学合理的规章制度。制度建设是保障,只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期,办公室档案管理工作要适应时展的需求,在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚,在制度的内容和形式方面要做到创新,坚决杜绝形式化现象,这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外,在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去,使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度,对于一些保存到期的档案,要按照规定及时销毁,保证办公室档案管理工作职能的发挥。

(二)加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低,因此要提高相关人员的综合素质。首先,要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次,档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面,为了提升办公室档案管理人员的综合素质,必须要加强对工作人员的专业知识培训,让他们时刻对知识进行更新,尤其是计算机专业知识的更新,这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中,只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。

(三)加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下,要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化,必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合,实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展,电子档案由两种形态构成,一种是直接以数字模式产生的数字信息档案,另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程,但由于各地区信息化水平的不同,数字档案建设很多还不完善,影响了办公室档案的发展。

三、档案规范化管理的意义

(一)档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作,通过规范档案管理过程,能够节省大量的劳动力和时间,减少不必要的成本投入,同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代,档案管理更要实现规范化,这样才能保证档案管理工作的质量,为其他部门提供最真实、可靠的数据,提高办公室档案管理的效率。

(二)规范档案管理工作能够促进现代管理手段的丰富。办公室档案管理工作的规范化有效地提升了现代化技术的使用。在对档案管理进行规范化的过程中,需要计算机的参与,这就提升了各部门之间信息交流的水平,同时也提升了档案管理的利用效率。

四、结语

总之,要促进办公室档案管理规范化的实施,必须要采取相关的措施,解决管理中出现的问题,这样才能确保办公室档案管理工作职能的有效发挥。首先必须要提起档案管理人员的重视。其次要建立科学合理的规章制度。再次要提升工作人员的专业技能。最后,要加强档案管理信息化建设,这样才能确保办公室档案管理职能的有效发挥,适应新时期社会形势的不断发展。

【参考文献】

办公档案管理范文5

档案管理对于医院掌握职工以及病人的资料都是极为重要的一个环节。有效的档案管理工作能够提高医院的整体工作效率,为病人提供更具针对性和更有效的医疗服务,也能够让医务人员做到人尽其才,对于优化医院的人力资源配置有着重要的现实意义。随着互联网技术的普及,一切办公活动都将趋于自动化,这种自动化的办公方式不仅能够节约纸张,还能节省医护人员的办公时间,提高工作效率,因此有必要从办公自动化的概念以及特点出发,针对于目前我国医院档案管理的现状提出改进策略。

办公自动化的概念及特征

办公自动化的概念。办公自动化,顾名思义,就是利用计算机、互联网技术等现代信息技术对办公室的日常行政工作以及相关信息进行信息化的处理,从而实现信息的快速存储、传输以及接收等的办公效果。办公自动化是建立在现代信息技术飞速发展的基础之上的,演变至现在可以利用云计算和大数据技术进行数据分析。

办公自动化的特征。首先,办公自动化的信息传输、接收和存储比人力的办公效果更加有效率。因为医院的整个办公系y较为复杂,不同的部门所需要的信息也不同,所以在医院办公过程中涉及的部门较为多和杂,而办公自动化就可以节约办公人员的时间,在通过计算机在网上实现轻松便捷的办公,节约了纸张的同时,也节约了时间,让医院的办公效率更加高。办公自动化不仅仅是方便了医院的工作人员,也方便了就诊的病人,让病人不用花时间跑遍着整个医院办各种手续,因为各部门的办公系统是协调统一的。

其次是办公自动化能够优化医院的资源配置,建立起资源共享的有效机制。档案管理的是极其复杂的一个过程,办公自动化能够利用计算机以及云储存功能实现档案管理的规范化和科学化,保证随时可以调出任何一位医护人员或是病人的档案,而这种云储存是可以实现医院所有部门共享的一种服务器的存在,能够快速查找到想要的资源。不同的部门之间可以通过办公自动化实现资源的共享,有利于最大限度实现资源的优化配置,保持了医院工作的协同。

最后,办公自动化还可以帮助医院实现无纸化办公效果,节约传统的纸质化档案的空间占有,防止档案的损坏。

医院档案管理的现状

虽然我国的医院档案管理工作中已经引进了办公自动化的系统,但是再具体的操作实施中,由于各种原因还存在着很多问题亟待改善。

医院档案管理工作者的信息化素质较低,阻碍了办公自动化的实施。真正的档案管理的办公自动化不仅需要工作人具备较为完善的档案管理知识以及各种医学知识,还需要档案里人员具备较高的信息化素质。在传统的档案管理工作中,医院档案管理者可能在前两者的素质上已经达标,但是在信息化技术,如,互联网技术的应用上还存在很大不足。由于计算机简单的硬件操作技术不过关,导致一些管理人员不习惯于使用网络进行日常办公,不会使用新媒体平台进行信息等,这些都是阻碍医院档案里办公自动化的重要原因。

医院的办公自动化基础设施不完善。简单的计算机的配备只是医院办公自动化的初级阶段,但一些医院认为办公自动化就是简单的连接网络,实现网上办公即可。但这只是办公自动化的初级阶段,真正的办公自动化还需要进行各种局域网的建设、网络线路的完善以及建立属于院方自己的服务器,这种软硬件兼具的基础设施目前在我国还有许多医院未达标,距离真正的办公自动化还有很大的距离。

许多医院的管理方式存在不规范的档案管理存在不规范的现象,从很大程度上降低了档案的检索效率。由于档案号的乱用、卷总分类混乱而引起的档案管理问题比比皆是,这些问题都在一定程度上加大了办公自动化推进的难度。

办公自动化环境下医院档案管理的具体策略

提高医院档案管理者的自动化管理素质。作为医院档案管理的工作人员应该从档案管理的专业知识以及现代信息技术的掌握两方面入手来提高自身的工作效率。

首先,严格按照档案管理的标准来规范自己的工作行为,保证有序存档,才会提高检索档案以及抽调档案的效率。档案管理者要在实际工作中不断积累档案管理的技巧,实践出真知,也是检验真理的唯一标准,因此,在实际工作不断完善和提高自己的档案管理技能是非常必要的,也是推进办公自动化所必须的。

其次,档案管理者要不断加强自己对计算机、互联网技术的掌握,才能适应办公自动化环境下的档案管理需求。医院也可以通过集中的办公自动化培训来提高员工的办公自动化技能,员工熟练掌握现代化信息技术是医院档案管理走向办公自动化的前提。

制定规范化的档案管理制度。办公自动化需要在一个健全的管理体制下运行才会将其的优势得到最大发挥。规范化的档案管理制度是医院各部门实现办公自动化正常运行的基础保障。为了防止越权问题的出现,文件管理和档案管理的标准必须进行明确区分,而且要制定统一的格式和标准来确保不同接口类型的档案顺利归档。

完善医院的办公基础设施。办公自动化下的基础设施建设不仅仅是计算机的普及运用,还包括档案管理软硬件系统的不断升级与完善。医院内部局域网的铺设,计算机系统的更新换代,医院自身服务器系统的建立都需要一步步地实施,来保证档案管理在办公自动化下的高效率开展。

办公档案管理范文6

关键词:办公自动化;医院档案管理;策略 

作为医院管理工作中重要的一部分,医院档案管理记录工作为医院基础和设施正常运转、医院的科学研究和医疗技术进步奠定重要基础,并且极大促进医疗事业的进步和发展。由于新知识经济时代的飞速发展,自动化、现代化成为档案管理工作新的发展特征,开始逐渐更新工作思想和理念,传统人工操作的方式已经不适应当前办公自动化的发展需求。在科技的发展和带动下逐渐产生的办公自动化是一项系统工程,这一科技成果是建立在计算机和网络的基础之上的,以办公人员和业务为主体逐渐形成的人机信息系统。在医院档案管理中广泛应用办公自动化,能实现高效的档案管理工作,还能促进档案管理的巨大发展和飞跃。 

1 办公自动化环境下医院档案管理的必要性 

在信息和办公室工作中,运用计算机网络和计算机等技术设备,以完成良好地输送、接收和存储信息的过程,促进信息快速自动流动,保证提供真实、可靠和稳定的信息即为办公自动化。这一方式克服了传统手工归档管理模式的不足,实现高效的医院档案管理工作,保证稳定完整地实施医院档案管理。由于不断推进改革医药卫生体制,促进医疗卫生工作的进步,逐渐产生了巨大数量的医院档案,并且覆盖领域更宽,亟待进一步促进医院档案办公室自动化管理。 

1.1 档案管理工作及时有效 

因为医院不同部门的职能存在差异,包括科研、人事、病例、声像、文书、实物和专题等各个方面的档案,涉及治疗、教学、财务、基础设施等对医院正常运转直观重要的一系列环节。在医院应用办公自动化系统对不同部门之间职能、工作程序及工作人员等方面具有至关重要的影响,这种方式能克服传统人工操作的障碍,科学、有效、合理地开展档案管理工作,对检索和使用信息产生极大便利。 

1.2 档案管理更安全 

由于受到外部环境的影响可能会损坏传统纸质档案,难以完整保存纸质档案,占用空间较大并且还可能产生丢失的风险。而相比纸质档案,电子档案的优势就在于易于读取,具有较长使用寿命,结合需要的不同选择的载体也不同,办公自动化电子档案能够利用网络不受时间和地点的限制能自由传输,存储空间比较少,丢失的可能性也大大减少。 

1.3 实现信息共享 

医院综合档案室长期形成了多部门管理和分散档案的现象,难以完整保存和使用档案。在办公自动化条件下能发挥计算机的优势,实现科学化、标准化和规范化管理档案,高效、快速、便捷地查询所需要的档案信息,摆脱空间束缚;利用网络能够实现其他部门的工作动态和档案管理信息动态。办公自动化系统能够对文件进行严格归档,规范使用步骤和审批权限,维护信息的保密性。 

2 办公自动化环境下医院档案管理策略 

2.1 转变传统的工作方式 

办公自动化条件下的文件具有独立性。自动化档案管理不同于传统归档工作,它的最小单位是文件,对其进行处理之后直接归档,而传统档案工作全部由个人或者部门承担,所以,电子化档案的归档工作涉及的不仅是一个部门作为主体,而必须借助档案部门和信息技术部门的帮助,一起归档所有文件,二者缺一不可。此外,在建立自动化办公系统初期,就必须在设计阶段实施管理,同时必须前端控制也要运用系统功能。 

2.2 开展标准化管理 

医院档案管理的业务流程和工作内容主要包括收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索与提供利用等。必须科学有效建立各项档案标准,严格按照国家、档案部门出台的有关规定和标准执行。同时,要必须以医院档案的现状为基础,实施标准化管理,严格控制和管理好归档材料手续、表述和观点等,保证归档和存储有价值的档案信息资源。医院档案管理制度必须随时进行调整,明确档案工作人员的职责范围和岗位责任制,规范管理好档案的各项工作。 

2.3 有效利用档案管理资源 

医院档案管理部门主动性不够,必须积极转变工作态度,实施档案信息服务,为病患提供便捷、高质量的服务。第一,要充分使用档案资源,参与院庆、学术活动、义诊活动、突发性公共卫生活动等。第二,要将档案信息资源充分挖掘出来,对医疗信息、文件和专题进行整理和汇编,针对不同的视角挖掘医院档案信息资源,为医院领导和工作人员在教学、科研和管理等方面的工作上奠定基础。第三,对医院档案服务理念进行更新,针对不同视角和层面展开调研,全面搜集档案信息需求,按照一定的方向和标准,找出具有价值和意义的信息,以便服务质量的提高。 

2.4 建立专业档案管理队伍 

由于医疗卫生事业不断发展,产生了很多的内容和领域,医院档案数量也逐渐增加,内容和形式得到丰富,增加了管理方法的难度,因此亟待增强档案工作人员的素养。一方面,必须严格管理档案法规、档案管理、信息管理等相关专业知识的技能培训,积极举办医院档案科学研究和管理经验交流活动。为了培养高素质的专业档案管理人员,必须进行人才培养计划,提供晋升机会。另一方面,扎实学习专业理论知识、信息知识和计算机技术知识,有助于促进档案信息化管理。 

2.5 加强网络安全建设 

作为计算机系统的网络系统包含硬件、软件、技术设施和存储的数据材料等各个部分,其优势在于安全、可靠、高效、经济等。网络安全必须保证不能破坏、更改和泄露网络系统中的所有部门,维护系统正常运行,保证网络服务的连续性。利用防火墙、数据加密、攻击检测和数据恢复等技术能够实现和保证网络安全。患者能否安全顺利完成诊疗和康复受,医患双方合法利益是否得到保障,受到医院病案信息的重要影响。在办公自动化要求下,医院亟待执行上述措施有效保证医院内部网络和工作平台数据的安全。 

3 结语 

总之,在现代科技发展的环境下,必须将现代技术积极运用在医院的档案管理工作中。现如今,计算机已经在各行各业得到良好运用和发展,人们对将计算机技术和媒体技术运用在办公自动化中给予更多重视。使医院档案管理实现办公自动化,一方面能够帮助档案提高规范化管理水平,另一方面能实现高效管理和使用档案。所以,医院在面对将来的档案管理时,必须对档案管理的作用给予高度重视,找出医院档案管理工作的不足,归纳和概括相关经验,不断对策略进行调整,将医院资源充分利用起来,使医院管理能力提高。 

参考文献