办公室目视化管理方案范文1
在办公室工作中，档案管理作为其重要构成部分之一，能够有效确保相关工作的可持续发展带。随着当下社会经济发展速度的不断加快，在市场经济体系下，办公室档案管理工作只有做到不断创新和改革，紧跟时代的脚步，从而才能让其作用得到充分发挥，让办公人员查询和检索信息能够更加方便、快捷，让办公室整体工作效率得到有效提升。而想要实现档案管理工作的改革和创新，让办公室管理建设得到加强，就必须对档案管理工作中所存在的问题进行深入分析，从而才能找到有效解决措施，让办公室档案管理工作的作用得以充分发挥。
1 当下我国办公室档案管理的现状分析
1.1 办公室档案管理工作的重视度不足
就目前而言，我国很多的现代企业都没有重视起自身企业的办公室档案管理工作，只是片面的将其当成与合同文件管理相似的管理工作，使得企办公室档案管理只是工作人员的附属工作[1]。其中除了管理合同文件和人事档案等之外，却没有有效的管理和重视起其余相关资料信息。此外，由于很多企业的档案管理制度还不是很完善，致使很多客户信息和业务资料大都是交由普通工作人员管理，而一旦出现人员流动现象的时候，就会极易流失一些重要资料信息，从而让企业生产业务遭受到严重损失。
1.2 办公室档案管理人员专业素质不高
当下我国虽然已经有一部分的企业开始重视起档案管理工作，但是却依旧没能让办公室档案管理工作发挥出应有价值，而造成这种现象的主要原因就是因为相关档案管理人员的专业素质和业务水平不高[2]。这在档案不合理的分类结构和档案管理素质存在严重缺失上有着显著体现。一方面，档案如果发生不合理的分类结构，就会直接造成无法有效的利用到档案信息，促使资料信息获取时间被严重浪费，从而让档案管理的在现代企业中的真正价值很难得以体现。另一方面，很多办公室档案管理人员都缺乏相应的档案管理基础理论知识，因此也就致使相关管理人员没能正确的认识到档案管理工作的重要性，从而也就其工作态度存在严重问题，对档案管理动作造成了直接影响。
1.3 办公室档案管理缺少安全保障
由于当下很到现代企业都没有有效的重视起办公室档案管理工作，这也就造成办公室档案管理中各个数据信息的安全性无法得到有效保障。一方面，由于相关档案管理人员没能重视起办公室档案管理工作的重要性，致使在存储档案的过程中，很有可能造成信息丢失和档案损坏现象的发生。而另一方面，企业没有重视档案管理工作，对档案的保密性工作就更加存在严重忽视，此外又因为相关档案管理工作人员素质较低，这就非常容易造成档案中信息流失现象的发生，从而也就造成企业经济遭受到严重损失[3]。另外，很多企业由于缺乏相应的网络安全意识，这就造成计算机档案管理中，存在非常严重的安全隐患问题。
1.4 办公室档案管理缺乏相应的信息化办公手段
虽然当下很多企业管理制度都开始对传统的纸张办公方法进行了转变，信息化办公手段逐渐的得到了广泛运用，但是企业在办公室档案管理工作上，却依旧还处在以往陈旧的纸张办公形式上，这就造成很多企业档案都没有实现信息化，对企业中各个部门的运用和查询造成了非常大的困扰，严重阻碍了企业的发展，同时也在很大程度上促使企业的工作效率被降低了很多。
2 提升办公室档案管理工作效率相应对策
2.1 加强对办公室档案管理的重视程度
如果想要让办公室档案管理的作用得到充分发挥，就需要对办公室档案管理机制进行及时建立和完善。不过在对办公室档案管理机制建立和完善之前，最为重要的还是应该让企业内部人员对办公室档案管理工作的认识程度得到提升[4]。首先，要让办公室档案管理人员对档案管理的认识程度得到加强，定期组织培训，向相关档案管理人员传输相应的档案管理知识的同时，重点讲解档案管理的重要性。其次，要将奖惩制度及时的建立起来，通过这种制度来约束相关大管理人员，使其能够积极的投入到工作中，认真的认识到档案管理的重要性。只有这样才能够让企业从上至下逐渐形成一个统一的档案管理认识，从而促使办公室档案管理工作能够更加的完善。
2.2 对档案管理人员的专业性进行提升
首先，企业应该重视起对相关档案管理人员的培训工作，定期的举行相关的档案管理基础知识的培训工作，针对不同程度的人员要有针对性的实施培训，对在职的老员工，应该以转化其传统档案管理基础知识为主，来对其进行相应的培训，如：教导这些管理人员如何使用电脑来进行信息化管理等[5]。其次，针对一些较年轻的或刚刚入职的档案管理人员，则应该以档案管理基础理论知识为主，重点传授他们专业性的知识，可以实施老带新的政策，以师傅带徒弟的形式，实施一对一的培训，促使他们能够在最短的时间内掌握相应的管理知识。只有这样才能让企业中所有的档案管理人员都能够提升自身的专业水平，始终迎合当下市场经济化需求，为企业发展带来有效推动作用。
2.3 增强办公室档案管理的安全性
办公室档案管理对现代企业来说有着非常重要的作用，而只有保证了办公室档案管理的安全性，才能让其价值得到真正体现。首先将相应的保密制度建立起来，以此来对相关的档案管理人员进行约束，一经发现泄密者，要严格查办，促使办公室档案管理能够得到有效管理，保障档案信息的安全性[6]。其次，企业应该积极额普及计算机知识和网络安全知识，让每一个工作人员都能够认识到网络安全隐患带来的后果，增强IT部门对档案管理的网络安全工作的安全管理力度。
2.4 运用集成化信息管理体系
企业在实施档案管理工作的过程中，应该让实物档案资料管理和计算机档案管理相结合的管理模式得以形成。在对企业档案进行计算机化管理的过程中，积极的运用集成化信息管理方法，通过计算机严格、详细的分类号档案信息，并结合企业中每个部门的实际情况和信息性质来让档案分类更加科学化、规范化。
办公室目视化管理方案范文2
关键词：办公室；文书档案；管理效率；常见问题；解决对策
1 文书档案管理的重要性与特征
1.1 重要性
文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。
1.2 特征
1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文档室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。
2 文书档案管理现状中出现的问题
2.1 文书档案管理制度方面不完善
通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。
2.2 办公室文书与档案工作认知不足
文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。 甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。
2.3 文书档案管理工作人员缺乏专业素养
由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。
3 办公室文书档案管理效率提升对策
3.1 利用信息化管理提高效率
办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同时也简化借阅工作。
3.2 提高“文档一体化”意识
文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确保档案质量，使档案工作程序简化，防止出现重复工作，促进文档工作流程更加合理化。文档一体化的基础工作就是文书工作，办公室人员的档案意识极其重要。要高度重视文书材料的立卷归档，处理文件时必须和档案工作联系在一起，让文书、档案管理一体化。因此，办公室人员一定要确保文件材料的质量，使文件材料的文体、格式等要规范而标准，不能使用复写纸、圆珠笔等起草、修改、誊印，文件要完整且齐全。
3.3 完善文书档案管理制度
单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以企业形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。
3.4 保证文书档案齐全完整
办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。
4 结束语
总的来说，在办公室的文书档案管理工作中，要想有效利用、保存好相关的文件信息资料，就需要转变观念，从思想上和行动上高度重视档案管理和文书管理工作，善于运用创新思维，着重强调档案管理和文书管理工作人员的专业素质和理论素质，让管理人员认识到自身工作的责任和使命，让单位的有效资源得到最大化地利用，最终实现单位历史信息资源的全面优化，同时也从根本上体现出单位的综合管理水平，推动单位全面稳定发展。
参考文献
[1]王威.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].华章，2010（18）：64.
办公室目视化管理方案范文3
综合办公室工作计划(一)办公室20XX年工作将主要围绕“抓基础工作促全面建设、抓职责分工促效率提升、抓能力素质促质量提高”的工作思路，切实加强内部管理，调整职责分工，加强职责意识和学习意识，提高办公室人员的政治理论水平、业务素质和工作能力，高标准完成好各项工作任务，使办公室成为领导放心，员工满意的部门。
一、内部分工
办公室工作事务繁杂，每天都需要处理大量的工作，靠一个人一只脑袋很难全部解决。因此，今年等人员到岗到位后，首先要明确责任分工，确保工作无间隙、事事有人抓。办公室人员要能够做到在职责分工范围内大胆负责，主动工作，调动大家的积极性，提高工作效率，保证办公室工作的正常有序开展。要不定时召开办公室全体人员工作会议，明确每个人的岗位责任，工作任务，做到分工明确，责任清晰。在开展工作时要注意与公司主要领导、主管领导沟通，充分把握领导的意图，力求正确完成领导赋予的工作任务。通过在一起工作，办公室全体人员要形成团结干事，气氛融洽，配合默契，互相支持，工作顺心，心情舒畅的良好氛围。
二、文档工作
完善公文电子登记制度，和档案管理衔接，做到登记及时，查询方便，保管适当;在收文方面，强化运行时限意识，提高公文流转时效;规范、强化公文审核把关工作，力争做到从办公室出去的公文无明显错误;根据办公室人员分工，加强业务学习，提高文档写作能力。一是要系统地学习有关的理论，打好理论根底;二是要努力扩大知识积累，建立起适合自己的知识结构;三是打破部门和岗位局限，多了解和熟悉公司全局性工作;四是要加强责任心，勤于思考，勤于动笔，在写作实践中提高写作能力。
三、行政及车辆管理
要创新办公成本管理办法，要严格遵守勤俭办事的原则， 在现有管理制度的基础上，比如说接待、办公物品领用等方面，从厉行节约的角度完善管理细节，杜绝一些浪费现象。对于公司行政事务，目前首要做的就是要规范手续，严格按照公司颁布的各种行政制度执行。对于车辆管理，公司在沪现有的五辆车，两个驾驶员，驾驶车辆有重点，这一点在去年底已明确，在车辆的管理上也要有所侧重，***主要负责车辆大修保养和维护，车辆费用的管理;***主要负责车辆保洁和小的修理。
四、接待工作
接待工作没有最好，只有更好。提高接待水平，是重组后建设“新窗口”对接待工作提出的迫切要求，在充分发挥驻上海优势基础上，明年要对接待工作有所创新。从今年接待工作发展的需求来看，办公室着重要在三方面创新发展：一是在观念上创新。公司重组后，建设“新窗口”的任务更重了，对接待工作的要求也更高了，办公室要树立超越自我，接待工作无止境的意识，站在安徽在沪“新窗口”的高度，重新审视和定位接待工作;二是在方式方法上创新。不断探索新的方式方法，使接待工作更人性化、更灵活务实，更有利于服务安徽经济;通过接待，要适时展示公司窗口形象，同时要有高度敏锐性，捕捉信息，并接收客人的反馈建议，完善和补充接待工作内容。三是在服务职能上创新。要主动拓展服务职能，挖掘上海潜在的各种资源，为来宾提供更多的服务项目，给他们留下更多更好的在沪印象。
五、宣传报道和信息化工作
今年除了正常开展的宣传工作外，还要大力宣传公司文化口号，按照去年的文化创建方案，和其他部门一起做好公司新的文化口号的宣传工作。加强网站的维护、理顺对外宣传网络。在保持正常运行，及时登载、更新信息的基础上，适时对公司网站版面、风格、架构、悬浮技术主题页面等网络工程建设项目进行重整改版，对宣传形象相关板块内容进行系统性的整合，逐步理顺公司宣传报道网络，加强后台IT技术管理，使公司对外网络宣传内容更加生动、丰富;在公司网站上设省投网站入口，加强和省投资集团信息化工作部门沟通，争取公司的新闻能够得到及时刊登。
进一步加强OA办公管理能力，推进办公自动化工作。公司办公自动化系统启用两年来，公司领导高度重视，带头使用，各部门积极主动配合实施，但也存在不少问题，如工作流程电子化程度较低、信息流转不畅、子公司普遍使用率较低等。今年重点工作是加强企业内部信息化管理技能，努力挖掘网络平台系统功能资源空间，进一步加大对自动化系统的宣传普及和培训力度，加强网上发文管理，提升整个公司内部信息化操作管理综合水平。
六、档案管理工作
办公室已于去年12月中旬将公司以前的文书档案整理完毕，目前档案管理的主要困难是缺少专业人才，而且档案管理的硬件要求跟不上，况且今年我们要整理好今年文书档案的同时，还要整理各种业务类档案。按档案管理规定，业务类档案应有专门的档案员全程跟踪管理，而且相应要求的专业水平比较高，可是由于人员变动，公司档案管理又面临了新的难题，建议今年招聘兼职档案员，尽可能保持相对的稳定。如果人员到位，计划今年把各种业务类档案再行整理，使公司档案管理工作步入规范化的轨道。
综合办公室工作计划(二)20XX综合办首要工作是部门建设，增补人力需求，合理分工，全面开展综合部各项工作，其中重点工作是围绕企业文化建设，信息建设为核心来完成。
一、部门建设
根据中心目前的实际情况，20xx年综合办计划招聘企业策划文案一名，人力资源师一名，网络管理工程师一名，平面设计人员一名，信息管理人员一名。
实施部门目标责任制，做到每项工作均有责任人，完成期限，完成质量，做好每项工作的跟踪落实，及反馈，及时调整工作目标，不断改进工作方法，确保中心年度目标的完成。
二、企业文化建设
企业文化建设是贯穿全年的一项工作，20xx年信息平台的建设尤为重要，综合部将配合中心努力打造方便、快捷、高效率的信息传递平台，使公司的资源能够得到很好的共享，信息的传递及处理能够及时，有效、准确，为中心业务的发展运作提供最大的支持。
2、三月份完成所有对外宣传资料的调整更新，提升中心整体精神面貌。3、根据中心工作的实际情况，组织开展丰富的员工活动，以增强员工的凝聚力，增进员工交流，提升团队精神。
三、做好行政、后勤保障工作
综合办作为中心文控、档案管理、后勤保障服务中心，应充分发挥其应有的作用，为员工提供最高质量的后勤服务，增强员工的满意度。
1、配合协助其他部门完成中心机构调整，人员调整，及办公场地的调整。
2、及时完成中心资质证照材料的年审工作，其中营业执照，组织机构代码的年审，医疗机构许可证的年审，放射诊疗及辐射安全许可证的年审，计量检测年审册的年审等。
3、加强办公室资料文件及档案文件的整理。
4、加强办公易耗品的申购及保管。
办公室目视化管理方案范文4
一、立足全局，不断提高服务意识。
办公室的主要职能是服务。服务工作搞得好不好，能不能让领导、科室和群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。为此，我们围绕确保养老金按时足额发放、养老保险扩面和关系接续等中心工作，着眼全局，不断提高服务意识。
——超前服务意识。在办公室工作中，我们注重调动工作人员的主动性和积极性，要求做到脑勤、手勤、腿勤、口勤，凡事想在前、做在前、服务在前，明确任务要求，并按照分工负责的原则抓落实，形成了布置、落实、监督、检查反馈、紧密衔接、运转畅通的工作机制，避免了“领导说了再干、催了再办、推了再转”的被动应付、工作滞后问题的发生，使办公室真正成为领导称职的参谋助手。
——协调服务意识。对局内部科室，我们强调办公室工作人员要有顾全大局、团结协调意识，按照“有理、有节、有度”的原则，对领导决定的工作主动协调，对一些急事、要事和难度较大的工作及时协调，对领导关心和群众关注的热点、难点问题着力协调，并时刻注意协调方式、方法和效果，使问题及时有效地得到解决，从而避免了科室之间相互掣肘、“鸡毛”挡车现象的发生，较好地发挥了“喉舌”作用，保证了政令畅通。
——日常服务意识。接听电话、收发文件、编发信息等，这些工作看起来是小事，耽误了就是大事。为此，我们在工作中力求做到积极主动，一丝不苟地进行缜密处理，确保了办公室日常工作的顺利进行。
——为群众服务意识。我们除积极推行政务公开、大力实施“民心工程”外，还在劳动和社会保障系统内率先实行了首问负责制，规定工作人员对每一位来电、来信、来访的群众都要热忱服务、负责到底，能作答复的，及时答复，不能答复的，要耐心做好解释工作，不是职责范围内的，要指引、带领来电来访群众到相关科室，决不能在工作中出现相互推诿、相互扯皮问题，杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”现象发生。
二、协调各方，强化综合管理职能。
近年来，在办公室管理工作中，狠抓综合管理不放松，进一步健全和完善了内部管理体系，使我局办公室工作基本实现科学化、规范化、优质化、高效化管理，为我局各项工作开展创造了良好条件。
——综合协调，形成推动工作的整体合力。为做好综合协调工作，我们从建立制度入手，规范程序、理顺关系、明确职责，形成了科学、规范、有序的综合协调工作机制。一是建立健全了党政联席会议制度，传达上级有关重要会议，讨论研究报请上级审定的重要事项，决定其它需要领导集体决定的重要事项等；二是建立健全办公会、专题业务工作会制度，学习和传达上级的重要文件、重要会议精神，研究贯彻实施意见，听取各科室汇报阶段性的工作，并对下一步工作进行部署安排；三是办公室积极加强与业务科室的沟通，尽力发挥好上传下达、联络左右、协调各方的枢纽作用。通过以上制度，在全局上下形成了规范的协调工作机制，对重要工作、重大问题及时联系，互相沟通，统一步调，整个工作出现了围绕中心、整体联动、互相配合的良好局面。
——严格考核，认真实行目标管理制度。每年年初，根据省下达年度工作任务，我们及时制订年度工作目标计划，并对执行情况进行检查督办，严格考核，认真实行目标考核管理。一是签订目标责任书，局长为第一责任人，分管副局长为第二责任人，科室负责人专管，层层签订目标责任书，落实管理责任到人。二是实行定时定量考核制、专人专班负责制，细化和量化各项工作指标，将全年工作目标管理考核的内容分为量化、质化、党风廉政建设三大块，量化目标根据各科室的工作职责分别制定，考核内容和考核标准全部用数字、百分比进行量化；质化目标则分解成领导班子和干部队伍思想政治建设、文明创建、综合治理等六个方面。三是强化措施，严格考核。为确保考核工作顺利进行，防止流于形式，我们成立了“量质化目标管理考核领导小组”，实行平时考核与集中考核相结合的方式，按月通报考核情况，并制定严格的奖惩措施，确保目标考核落到实处。
——健全制度，提高规范化管理水平。按照《湖北省养老保险管理系统建设规划》的思路和方法，我们从健全制度入手，规范工作程序，明确职责范围、工作流程和工作标准，不断完善涉及办公室工作的一系列规章制度，确保了办公室工作快速高效运转。一是由办公室承办的全局性工作的规章制度，如办事议事规则、会议制度、学习制度等管理规程；二是办公室承担的各项工作的规章制度，包括办公室公文处理、档案工作、文印管理、综合治理、财务管理、后勤服务等工作制度；三是将工作纪律、科室工作职责等制度制成标牌，统一悬挂在一楼社会保险申报服务大厅的墙上，提高政务公开透明度，认真接受群众监督。
三、夯实基础，全力抓好内部管理。
内部管理是全局工作的基础，也是办公室的重要工作。在内部管理工作中，我们不断加大力度，坚持做到：
——实行阳光财务。我们以机构改革为契机，全面推进了财务制度改革。一是严格遵守财经纪律，局经费收支由基金管理科移交到办公室，既便于和市劳动保障局对口管理，又增强了聚财能力。二是改过去科室分散收费为局办公室集中收费，规范了票据管理，堵塞了收费环节中出现的各种漏洞，又便于办公室及时掌握各科室的收费情况，有效预防各科室坐收坐支、私设小金库现象的发生。三是实行阳光财务，细化定额标准严格按员支出，按月公布全局经费收支情况，重大经费开支由集体研究决定，财务管理实现了全透明管理。四是按照《局经费财务管理制度》，遵守审批程序，严格执行了财务报销审批制度。
——注重信息宣传。随着国有企业改革的不断深入，养老保险工作的新热点、新难点层出不穷，如何捕捉其中的问题，让参保人员了解政策、熟悉政策、运用政策，成为摆在宣传工作面前的一道新课题。为创造良好舆论氛围，使养老保险工作向纵深发展，我们从三个方面做好了宣传工作：一是适时开展对上宣传报道工作，近两年来累计在各级报刊媒体发表宣传稿件100余篇。二是加大本地新闻媒体宣传力度，通过报纸、电视、电台等媒体，使“参加养老保险、安度幸福晚年”的道理逐步深入民心。三是举办养老保险政策培训班，开展上街咨询活动，深入企业和参保人员开展宣传工作。为及时反映养老保险工作动态，我们还将各项工作进展情况、工作难点撰写成简报，报送各级劳动保障行政部门和各级领导以及有关部门，引起大家对养老保险工作的重视，并建立了内部养老保险工作通报制度，按月通报养老保险工作进展情况，起到表扬先进、激励后进的作用。
——重视档案管理。在档案管理工作中，我们不断加大档案管理力度，狠抓软、硬件建设，档案管理水平在晋升省一级基础上得到了进一步提高。一是配备专人，建立综合档案室，完善档案管理网络，并定期总结档案管理工作经验，找出薄弱环节，狠抓整改，提高了档案管理工作质量。二是在档案管理工作中，对文字材料实行定期收集，年终进行清理和核对后，认真分类组卷，把好案卷质量关。三是编制了案卷文件目录、离退休人员目录、养老保险卡片目录等多种检索工具，并利用馆藏档案资料组编有关专题和文件汇集、全宗介绍等文字资料，并主动为局领导、业务科室提供档案服务。四是提高档案管理自动化水平，利用计算机进行档案分类、组卷、检索、统计等工作，建立文书档案数据库，为查阅资料提供了极大的便利，得到了各级领导和广大参保单位的好评。
四、推行“五优”，全面提高工作质量。
面对新形势和新任务，养老保险事业发展日新月异，为高标准、高要求的完成各项办公室工作，我们在办公室工作中认真推行“五优”，以全面提高工作质量。
——业绩优秀。我们鼓励办公室工作人员在工作中树立管理创新、服务创新，勇争一流工作业绩的意识，特别是要有良好的敬业态度和精神风貌，牢固树立大局意识、中心意识，自觉地将个人利益服从群众利益、部门利益、组织利益。近年来，养老保险工作重要性日益突出，文件多、材料多、检查多，办公室工作量非常大，经常加班加点，但大家丝毫没有怨言，团结协作，努力克服各种困难，全身心地投入到工作中，出色地完成了各项工作任务，使我局养老保险工作得到了各级领导和上级部门的肯定。
——作风优良。我们把“忠诚进取，求实创新，公正廉洁，团结奉献”作为办公室工作人员行为准则，要求大家在工作作风上做到既“实”又“快”。一方面，抓工作求真务实，向上汇报情况要实，提供的各类信息要实。另一方面，要做到反应、思考问题快、工作节奏快和对科室和群众提出问题的答复要快。
——服务优质。除实行首问负责制外，我们还要求办公室工作人员切实转变服务作风，按照机关作风建设的“六个一”作好各种接待工作，做到文明服务、礼貌接待，树立办公室工作人员良好的声誉和形象。
——管理优化。我局在办公经费十分紧张的情况下，仍挤出资金，为办公室配置了三台套计算机，复印机、传真机、扫描仪、彩色打印机各一台，对干部档案、工资福利等全面实行计算机管理，基本实现了办公自动化和规范化管理，为办公室管理优化奠定了良好的物质基础。
办公室目视化管理方案范文5
档案是企业的无形资产和宝贵财富，盐城供电公司历任领导都对档案工作高度重视，寄与了厚望。
公司档案工作始于1972年， 1976年设立了文书档案员，1981年建立了科技档案室，1988年成立了科级建制的档案室，实行科技档案、文书档案、会计档案集中统一管理，1993年9月档案科并入局办公室。档案室室藏档案最早形成于1973年。截止2009年底，共有各类档案27938卷/15239件，其中科技档案13145卷，文书档案3988/15239件，会计档案10805卷，光盘、录像带136张/盘，照片3224张，实物档案869件，底图519张。
公司档案管理有着辉煌的历史，近年来，公司先后荣获省级先进验收、国家一级档案管理企业、档案管理最佳企业和档案管理标兵企业、全省企事业单位档案编研成果奖、档案工作先进单位等多项荣誉称号。500KV盐都变工程获得“国家优质工程银奖”和“扬子杯”奖，220KV万盛变、振阳变工程分别获得“扬子杯”奖，多个工程项目获得“国家电网公司优质工程”奖。
一、领导重视，网络健全，档案工作保障坚强
领导高度重视，档案工作摆上重要位置。公司形成了主要领导挂帅、分管领导负责、各部室（单位）参与和同计划、同布置、同落实、同总结“三位一体保四同”的档案工作领导机制，档案管理工作被列入企业整体发展规划、年度工作计划，党政主要领导定期参加档案工作专题会议，检查和指导档案工作，协调解决人员调配、库房整改、设备添置等方面的实际困难。
注重资金投入，改善档案保管条件。2007年公司新综合楼搬迁，档案室启用新库房，档案保管条件进一步改善。公司先后投资近30万元创建了荣誉室，增添了高速扫描仪、摄像机、数码相机、便携式计算机、电视机等有关设施设备。目前，公司档案室拥有档案库房439平方米、78平方米陈列室、阅档室31平方米、工作室21平方米、办公室160平方米。配备有60组密集架、25组资料柜、4组底图柜、3组防磁柜，安装了自动喷气灭火消防系统，有效保证了档管理的空间和安全需求。
二、制度完善，责任明确，档案管理规范有序
公司档案管理制度完备，以制度规范运作。公司先后制定了公司档案保管、移交、利用、鉴定销毁等二十多项档案管理规章制度和岗位责任制，修订了《档案保管期限表》。进一步明确档案管理职责、档案收集、整理、分类、归档办法、归档范围、保管期限等，并汇编成册用以指导档案管理实践，档案管理工作做到了有章可循、有据可查。同时，还加大制度的执行督查力度，增强了档案人员按制度办事的责任感和自觉性。
公司全面推行档案目标管理工作，坚持将档案工作与公司管理工作同部署、同落实、同考核。在各部门的配合下，公司主要的生产技术会议、重要设备开箱、工程竣工验收、科技评奖等各有关部门都能主动通知档案部门参加，从源头控制档案的形成、积累和归档。年初公司订立争创省五星级档案的工作目标，专门成立领导小组，制订相应的工作计划和工作任务分解表，明确要求，落实责任，抓重点，攻难点，狠抓档案基础建设，强化督导，保证档案升级工作有序推进。
三、强化业务，规范管理，档案整体水平不断提高
加强档案“三率”（归档率、完整率、准确率）管理。档案人员定期深入到形成档案资料的第一线，跟踪和参与生产、经营活动的全过程，多渠道、多方式广泛收资。一是重抓工程档案收资。从基建项目开始档案人员就主动参与，积极探索，采取“前期介入、中期控制、后期检查”的做法，深入生产第一线，成效明显；二是从源头抓声像档案管理。将“集中收集”改为“集中与分散”、“定期与不定期”相结合的方式，对公司重大活动如上级领导视察等进行跟踪收集，随时进行分类编目、立卷保管。三是抓好重要材料收资。档案人员狠抓帐外和零散文件的收集，对公司大型会议和大型活动，能积极主动地参与，提前做好会议材料归档，无一遗漏，确保了档案资料收集、整理、归档的及时、准确、齐全、完整。
加强库房“八防”管理。公司档案人员定期检查库房的“八防”（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况，定时记录库房温湿度，保证库房的整洁和安全。
加强档案人员业务学习和全员档案意识培训。公司积极组织参加省市档案部门举办的档案专题培训，增加知识，拓宽视野，提高档案人员业务素质。定期组织专兼职档案员轮训、召开协作组会议，达到共同进步，整体提高。引导广大员工深刻认识档案工作的重要性，认真组织全体员工学习《档案法》、《保密法》等法律法规，开展学法交流，组织知识竞赛，把实施《档案法》与加强依法治档工作结合起来，普及档案法律知识，培养全员档案意识，在公司上下形成了全员参与档案管理的良好氛围。
四、积极探索，不断创新，推进档案现代化管理进程
档案信息化是档案现代化建设的重要组成部分。1993年，公司配备了电脑，应用了档案管理软件，开始初步的档案计算机管理。1997年，公司更新升级了档案管理软件，实现了档案电子编目、检索、利用、统计。2005年，省公司将数字化档案馆建设作为重点，公司领导提出了实现档案数字化管理的目标，将其列入年度工作计划，档案人员立即行动，积极推广数字化管理模式，半年时间完成公司本部所有档案的数字档案馆录入工作。公司实现了数字化档案管理，实现了从档案实体管理为主向以档案信息管理为主的转化，为查找利用档案信息、实现档案资源系统内共享提供了高效、快捷和准确的平台。
五、挖掘资源，深化利用，为公司中心工作服务
档案工作的目的是提供利用，是为了更好地服务企业建设。
一是克服就档案论档案的思维定势，将服从服务公司中心工作和满足利用者所需作为档案工作的主攻目标和检验档案工作水平的根本标准，积极寻求档案建设服务大众的结合点，充分发挥档案在公司管理和经济建设中的作用。
二是加强档案信息的一、二、三次加工开发，不断规范利用制度，拓展档案利用深度。档案人员充分利用室藏档案，收集编写了《大事记》、《组织机构沿革》、《盐城市电力工业志》、《盐城电网线损理论计算分析报告汇编》、《盐城电力工程建设情况资料》等40多种具有一定深度编研材料，进一步深化了档案资源的利用。
办公室目视化管理方案范文6
[关键词]管理法规；高职院校档案；现状；问题；发展对策
2008年教育部颁布的第27号令《高等学校档案管理办法》为高校开展档案工作提供了法规保障。2012年江苏省教育厅、江苏省档案局颁布《江苏省高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），进一步深化了高校管理工作内涵建设，指明了高校档案工作的方向。高职院作为专科学历教育层次的高校，理应依据《办法》开展档案工作，笔者从高校档案管理法规视角，以苏州高校档案工作协作组五所高职院为例，对现状进行调研，阐述高职院校档案工作总体情况，分析存在的问题及原因，并提出发展对策。
一、总体情况
苏州高校档案工作协作组五所高职院档案工作都在上级相关行政部门指导下，规范有序开展档案管理工作。各院校以苏州高校档案工作协作组活动为依托，加强档案工作业务交流学习；以江苏省高校档案研究会为平台，以档案年会为契机，积极开展档案学术研究。总体来说档案工作开展较好，具体体现在以下三点：一是都设有档案工作专门机构负责档案工作，管理规章制度健全规范，都取得一定成果，目前80%档案室获江苏省三星级档案室及以上称号；二是均有档案专业人员负责档案管理工作，软硬件设施满足档案工作需求，目前80%档案室实现统一管理各种门类档案；三是档案信息化水平较高，全部采用计算机系统管理，全部建成文件（案卷）级目录数据库，部分学校还建成了照片、音频、视频等多媒体数据库。
二、存在的问题
1.档案机构设置附属化
《办法》规定：“高校档案馆或综合档案室”两种形式，要求具备“建校历史在50年以上；全日制在校生规模在1万人以上；已集中保管的档案、资料在3万卷或排架长度300延长米以上”三个条件中的任何一项，就应设立档案馆，未设立档案馆的高校应该设立综合档案室。目前，苏州高校档案工作协作组中的高职院都满足上述三个条件中的至少一条，但均未建立档案馆，只设立了综合档案室，且都隶属于学校党委办公室/院长办公室。档案工作和办公室工作混在一起，档案工作的附属化、边缘化，限制了档案工作人员工作积极性和创造性的发挥，导致档案基础业务工作效率和质量不足，从而进一步导致档案开发利用服务工作的缺失或薄弱。
2.档案人员配备不足
《办法》中规定“高校专职档案工作人员列入学校编制序列，其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定”。目前这些高职院办学规模在5000～9000人不等，均超过50年办学历史，每年档案收集整理的量较大且有不断增加的趋势，档案基础业务工作繁杂，档案工作任务实为不轻，而实际情况是40%的档案室只有1个专职档案员，60%的档案室有2个专职档案员，且这些档案工作机构因是隶属部门，部分档案专职人员还承担党委办公室/院长办公室其他工作任务。人员配备不足成了共同问题。另外，由于档案机构附属化，担任档案室主任的往往由办公室主任兼职，并无档案专业技术职称，缺乏专业的培训，也在一定程度上限制了档案工作的发展。
3.档案管理方法和水平存在差异
高职院校档案工作管理水平存在差异，如绝大部分高职院已实现了集中统一管理各种门类档案，但个别高职院没有实现全校档案集中统一管理，有些类别的档案还散存在各个职能部门；绝大部分高职院都采用《办法》中的分类方法，但个别高职院没有按此分类方式分类；绝大部分高职院实现部门立卷，但个别高职院并没实现真正部门立卷。目前，40%的高职院有档案工作考评体系，以此为抓手提高档案工作质量，但60%的高职院没有相应的机制。总的来说在管理模式和方法上各高职院还存在一些差距。同时档案信息化水平也参差不齐。
4.档案开发利用和文化功能待提高
《办法》中明确把“编研、出版档案史料、开发档案信息资源”列为高校档案机构的管理职责，但是在实际工作中，档案机构受制于人员、经费等的约束，深层次编研和开发档案信息资源水平偏低。目前，这些高职院档案机构都编有大事记、组织机构沿革和发文汇集，60%高职院编有其他档案二次编研成果，只有40%的高职院近三年内每年至少有一种三次加工编研成果。由此可见，档案深层次编研、档案信息资源的进一步开发利用还有待加强。
《办法》中明确指出“高校档案机构应当采取举办档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式，积极开展档案宣传工作，充分发挥档案的文化教育作用”，但是目前档案部门进行档案展览宣传校园文化的举措甚少，80%高职院无校史馆或校史馆不属于档案部门管理，全都没有档案工作独立网站，60%高职院没有在学校网站上开设档案工作专栏，而在开设档案工作专栏的高职院中，也只有宣传档案法规的规章制度，而没有切切实实宣传高职院档案工作本身的一些成果，并没有发挥好档案工作所应有的文化功能。
三、原因分析
高职院校档案工作问题原因主要是没有受到足够重视，导致机构设置不合理、人员配备不足等，进而导致具体档案管理工作中的问题及档案信息开发利用、服务等应有功能的缺失或薄弱。笔者认为档案工作没有受到足够重视的原因有：
1.高职院校多为中专院校升格而成，在发展的过程中，往往追求学校发展的规模而忽视基础性管理工作，这就好比经济落后的发展中国家，首先追求物质发展而忽视精神层面的追求，只有在经济发展到一定程度才会考虑精神层面建设，这是事物发展的一般规律。
2.档案利用作用发挥不明显，体现在：一是领导直接利用档案不频繁，档案发挥凭证作用多而发挥参考作用少，领导的直接利用感受会影响其重视程度；二是档案发挥作用的非短期性和档案发挥效益的非直接性，比如学生学籍材料，会在十年甚至更长时间后再作为凭证发挥作用，且不会产生直接的经济效益。
3.高职院校侧重培养熟练掌握主干技术、实际应用的人才，在校园文化建设、文化育人等方面较为薄弱，档案被开发利用发挥文化功能的可能性相比本科类院校小很多。
四、发展对策
1.厘清关系准确定位，找准档案机构发展方向
“受到重视”和“开展好档案工作”，看似前者是后者的必要条件，但实质两种是互为因果，相互促进的关系。应该在现有条件下积极开展档案工作，扎实做好基础工作，加大档案信息开发利用，提高服务意识，寻求领导重视和多方面的支持；另一方面，由于高职院校本身的发展，档案工作规范化程度越来越高，“精神层面”追求越来越多，为档案工作发展提供更多有利条件，同时，《办法》等高校档案工作法律法规为高职院校开展档案工作提供了法律法规保障，档案工作机构要充分利用发展的良好机会加强“作为”。在具体的工作中，要不断充实馆藏资源，扎实做好基础业务工作，围绕学校中心工作，主动寻找服务机会，采用多种服务方式，注重发挥档案在校园文化建设中的作用，注重发挥在学校重大活动中的作用，注重发挥档案在学校各阶段中心工作中的作用。档案作用发挥的越多，学校的支持就会越多，档案工作即可得到良性发展，档案机构的附属化、人员配备、信息化水平等问题就能得到解决。
2.充实档案工作人员，扎实做好基础业务工作
稳定专兼职档案人员队伍是提高档案工作质量的基础，增强档案管理技术能力是提高档案工作质量的关键，而这两点都基于档案工作人员的业务素质和管理水平。在目前档案人员配备普遍不足的情况下，一要稳定好现有的一支专兼职档案人员队伍，在建立人员队伍的时候，要考虑到档案工作是一项工作细致、责任重大的工作，需要综合考虑人员的责任心和业务水平，要加大兼职档案管理人员档案管理实用知识的培训力度和创造条件激发他们的工作热情。二要加强对专业档案管理人员队伍能力建设和档案机构负责人的专业水平，注重加大他们学历提升和学术研究的机会，注重他们档案管理专业新技术和新理论等方面的学习，以适应档案工作在信息时代的发展。
3.加强信息化和制度建设，提高档案工作效率和质量
目前高职院校档案工作水平存在差异，档案工作相对薄弱的高职院应该要不断加强制度化建设，以制度建设来科学规范管理，提高档案管理工作质量；以加快信息化建设来提高档案管理工作效率，从而让相对编制紧张的专职档案人员有更多的时候来做档案信息资源开发工作。具体的来说，首先要实现集中统一管理各种门类的档案，能防止某一类档案因部门变动而保存不全的问题，以确保学校整个档案资源体系的完整性，这是保证学校档案保存完整的重要前提。其次档案管理工作每个步骤都要有相应规章制度，大部分高职院已有较完整的制度体系，但还应加强档案工作考核体系或制度的建立，合理规范的考核体系是档案工作人员的动力，也有利于档案工作质量的提高。再次要加强档案信息化建设，利用网络版档案管理系统已是档案管理一种趋势，且要努力把系统整合到学校数字化建设大平台，进行网络信息的收集、整理工作，适时开发档案信息资源并提供利用。
4.广谋思路开发档案信息，努力发挥档案文化功能
档案提供利用是档案管理工作的目的，除了现有档案的利用外，更应注重室藏档案的信息资源开发，做好档案编研工作，主动寻求服务机会。如何在有限的条件下做好档案编研工作特别是深层次高质量编研是很多学校的一个难题。可以从以下几方面入手：一是培养好兼职档案员业务水平及提高信息化水平，以求档案工作效率提高，专业档案人员能有更多的时间精力用入编研工作；二是可以聘请资历深文笔好的老师有针对性地选择题材，利用学校档案资源来担任深层次编研工作；三是可以邀请相关专业学生或是感兴趣的学生选择相应题材，利用学校档案资源来承担一些多样化的课题研究。
党的十提出加强文化建设，高职院档案应该大力发挥文化功能，结合编研，积极开展被动与主动相补充、多种利用方式相结合的档案利用，可通过校园网上展示、实体档案展览、图片档案展示等大家喜闻乐见的方式，让大家多了解学校的“历史”，增强爱校之心，发挥档案文化功能。
参考文献：
[1]中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令.高等学校档案管理办法[Z].2008年
[2]江苏省教育厅、江苏省档案局.江苏省高等学校档案管理办法[Z].2012年
[3]王玉玲.高校档案机构职能延伸的困境与出路[J]档案学通讯，2013（2）：81-83
