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安全档案管理制度范文1
第一条为了加强城市房地产权属档案管理，保障房地产权利人的合法权益，有效保护和利用城市房地产权属档案，根据《中华人民共和国城市房地产管理法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于城市规划区国有土地范围内房地产权属档案的管理。
第三条房地产权属档案是城市房地产行政主管部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分。
第四条国务院建设行政主管部门负责全国城市房地产权属档案管理工作；
省、自治区人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的房地产权属档案的管理工作。
直辖市、市、县人民政府房地产行政主管部门负责本行政区域内的房地产权属档案的具体管理工作。
房地产权属档案管理业务上受同级城建档案管理部门的监督和指导。
第五条市（县）人民政府房地产行政主管部门应当根据房地产权属档案管理工作的需要，建立房地产权属档案管理机构，配备专职档案管理人员，健全工作制度，配备必要的安全保护设施，确保房地产权属档案的完整、准确、安全和有效利用。
第六条从事房地产权属档案管理的工作人员经过业务培训后，方可上岗。
第二章房地产权属档案的收集、整理和归档
第七条房地产权属登记管理部门应当建立健全房地产权属文件材料的收集、整理、归档制度。
第八条下列文件材料属于房地产权属档案的归档范围：
一、房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件:
（一）房地产权利人（自然人或法人）的身份（资格）证明、法人人的身份证明、授权委托书等；
（二）建设工程规划许可证，建设用地规划许可证，土地使用权证书或者土地来源证明，房屋拆迁批件及补偿安置协议书，联建或者统建合同，翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收有关材料等；
（三）房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等；
（四）设定房地产他项权利的有关合同、文件等。
二、房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图；房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。
三、房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。
四、反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。
五、其他有关房地产权属的文件资料，包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等。
第九条每件（宗）房地产权属登记工作完成后，权属登记人员应当及时将整理好的权属文件材料，经权属登记负责人审查后，送交房地产权属档案管理机构立卷归档。任何单位和个人都不得将房地产权属文件材料据为已有或者拒不归档。国家规定不得归档的材料，禁止归档。
第十条归档的有关房地产权属的资料，应当是原件；原件已存城市建设档案馆或者经房地产管理部门批准认定的，可以是复印、复制件。复印、复制件应当由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件的存放处。
第十一条归档的房地产权属资料，应当做到书写材料合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保护的要求。
第十二条房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档。
第三章房地产权属档案的管理
第十三条房地产权属档案管理机构对归档的房地产权属文件材料应当及时进行登记、整理、分类编目、划分密级、编制检索工具。
第十四条房地产权属档案应当以丘为单元建档。丘号的编定按照国家《房产测量规范》标准执行。
第十五条房地产权属档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗立卷。卷内文件排列，应当按照房地产权属变化、产权文件形成时间及权属文件主次关系为序。
第十六条房地产权属档案管理机构应当掌握房地产权属变化情况，及时补充有关权属档案材料，保持房地产权属档案与房地产权属现状的一致。
第十七条房地产权属档案管理人员应当严格执行权属档案管理的有关规定，不得擅自修改房地产权属档案。确需变更和修改的，应当经房地产权属登记机关批准，按照规定程序进行。
第十八条房地产权属档案应当妥善保存，定期检查和鉴定。对破损或者变质的档案，应当及时修复；档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。未经批准，任何人不得以任何借口擅自销毁房地产权属档案。
第十九条保管房地产权属档案应当配备符合设计规范的专用库房，并按照国家《档案库房技术管理暂行规定》实施管理。
第二十条房地产权属档案管理应当逐步采用新技术、新设备，实现管理现代化。
第二十一条房地产权属档案管理机构应当与城市建设档案管理机构密切联系，加强信息沟通，逐步实现档案信息共享。
第二十二条房地产权属档案管理机构的隶属关系及档案管理人员发生变动，应当及时办理房地产权属档案的交接手续。
第二十三条房屋自然灭失或者依法被拆除后，房地产权属档案管理机构应当自档案整理归档完毕之日起15日内书面通知城市建设档案馆。
第四章房地产权属档案的利用
第二十四条房地产权属档案管理机构应当充分利用现有的房地产权属档案，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。
第二十五条房地产权属档案管理机构应当严格执行国家档案管理的保密规定，防止房地产权属档案的散失、泄密；定期对房地产权属档案的密级进行审查，根据有关规定，及时调整密级。
第二十六条查阅、抄录和复制房地产权属档案材料应当履行审批手续，并登记备案。
涉及军事机密和其他保密的房地产权属档案，以及向境外团体和个人提供的房地产权属档案应当按照国家安全、保密等有关规定保管和利用。
第二十七条向社会提供利用房地产权属档案，可以按照国家有关规定，实行有偿服务。
第五章法律责任
第二十八条有下列行为之一的，由县级以上人民政府房地产行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失房地产权属档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁房地产权属档案的；
（三）涂改、伪造房地产权属档案的；
（四）擅自出卖或者转让房地产权属档案的；
（五）违反本办法第九条规定，不按照规定归档的；
（六）档案管理工作人员，造成房地产权属档案损失的。
第二十九条违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及本办法的规定，造成房地产权属档案损失的，由县级以上人民政府房地产行政主管部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失。
第三十条有下列行为之一的，按照有关法律法规的规定处罚：
安全档案管理制度范文2
档案是社会活动和经济活动过程中形成的具有一定保存价值的历史纪录，这些档案记录了过去与现在发生的各种活动、组织机构调整等信息，成为了为未来各项事业发展作出规划或进行各项决策的依据，或成为维护团体或个人合法权益的凭证，所以，档案是一笔宝贵财富。建立健全档案管理制度体系，使各类档案都得到有效保管和利用意义非常重大。但是，在目前的档案管理制度体系当中，还存在许多不利于提高档案管理效率的问题，例如：档案管理制度的制定仅以档案管理业务的需要为导向，而很少兼顾到与管理制度相关的各方利益主体的需要，档案管理理论仍停留在“单位本位”上，而没有顾及档案管理的目的与目标，没有树立起为社会服务的档案管理理念；许多档案管理制度的制定都没有听取与档案管理制度相关的利益主体的意见与建议。在这种档案管理理念下制定出的管理制度自然无法满足社会需求，制定的管理制度也由于缺乏外部约束力而使其执行力大打折扣，弱化了档案制度管理的效力。
二、加强档案管理制度体系建设
构建档案管理制度体系没有现成模式用来“克隆”，档案管理制度体系的完善是一个长期的系统工程，需要做出认真规划。在“向管理要效益”社会发展背景下，档案管理效果的评价标准，已不再以上级部门或上级领导的标准作为依据，而取决于建立的档案管理制度能否符合社会发展的要求，制度能否得到贯彻落实。当代的管理潮流是“创新”，档案管理的“创新”首先体现在制度体系建设中的创新。如何实现档案管理制度体系建设的“创新”呢？笔者认为应做好如下几点：
第一，从开发“管理层”入手。档案产生于各类社会活动和经济活动，档案的作用是记载历史事件，为维护相关利益主体的合法权益提供凭证，所以，档案也是具有重要价值的无形资产。当前，部分档案管理单位仍缺乏对档案管理在社会活动与经济活动中重要性的认识，缺乏对提高档案管理水平的切实举措，这与整个社会发展趋势及行政体制改革形势不相适应。造成这种现状的根源，主要是档案管理部门管理层缺乏重视，所以，提高档案管理水平首先应提高档案管理层的现代管理意识，树立档案管理是服务社会、提高社会效益的理念。
第二，从管理“规范化”切入。“10号令”的出台，为档案管理制度体系建设提供了必要的法律依据。完善档案管理制度体系建设，就是要依据这一法令建立起适应社会发展需要的档案管理规范。法令强调了档案资料收集的重要性，将档案收集视为档案管理实现规范化的关键环节，没有完善的档案收集管理，档案管理就成了无源之水。所以，对档案收集管理应在档案管理制度体系中作出明确规范，使档案收集管理目标落实到管理部门和具体负责人。
第三，从优化“档案员”队伍抓起。档案管理制度体系要想得到切实落实，档案管理人员作为执行者具有关键性作用，档案管理人员应在档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案编研和档案利用等环节认真执行各项管理制度。同时，要精通档案专业知识，提高档案管理的准确性与有效性，全面提升档案管理水平。要做到这一点，档案管理人员应通过学习掌握新知识、技术、以提高自身综合素质。在档案收集管理中，对各类档案资料做到认真查验和及时收集，对发现的档案信息源认真追查，并对收集的档案资料按所属类别进行归类整理。在档案保存管理中，保证档案资源的安全、完整、并为档案使用者提供查阅方便，使档案资源真正发挥其应有的价值。做到以上几点，才是符合现代档案管理要求的档案员。
安全档案管理制度范文3
1事业单位档案管理存在的问题
档案管理是事业单位日常管理工作的重要环节，与各项工作环环相扣。档案管理工作具有完善的工作制度，每一个环节都要按照规章制度来完成，但随着社会环境的变化，传统的管理流程开始暴露出不足之处，出现了一些新时期的新问题，成为事业单位管理工作高效运行的阻碍之一。具体来说，事业单位档案管理工作存在的问题，主要体现在以下三个方面。
1.1制度长期不完善且内容流于形式
事业单位的档案管理制度，大多数照搬了上级机构的政策和内容，但在运行时缺乏本单位的实际情况参考，导致部分管理制度发生混乱，缺乏统一的优化机制。此外，个别单位长期忽视档案管理工作的重要性，对档案管理工作的关注、支出和设施完善缺乏足够的积极性。长期的不重视和制度的不完善，导致事业单位档案管理工作与实际工作产生了错位和脱节，档案的留存与机构运行之间没有形成应有的闭环，一些管理制度执行不力，影响了事业单位的整体发展。
1.2传统档案电子化比例低
随着新媒体技术的广泛应用，各级档案管理部门已经开始大力推定档案的信息化管理，新技术的应用十分普遍。档案管理的信息化建设是新时期档案工作的重要转型节点，既要将新的档案实现原件与电子存储相结合的方式，还要将原有的纸质档案逐步转化为电子档案。但也要看到，仍有一些基层机构未能将档案的信息化工作提上日程，依然在观望中，传统的档案管理降低了工作效率，也不利于与上级单位的信息化网络相连，制约了体系内整体工作的开展。
1.3缺乏高层次档案管理专业人才
人才是事业单位各项专业工作开展的基础，事业单位的档案管理工作也需要高层次的人才，实现管理工作的不断升级。但实际上，事业单位档案管理工作从业人员，大多数缺乏档案专业的学习和系统化培训，而是从其他岗位转型而来，在缺乏专业知识的前提下，完全不具备档案管理的基本常识和手段，系统化的管理也成为无稽之谈。专业程度不够的档案管理人员，只能承担资料的收集和装订，无法挖掘出一份档案资料背后的历史价值和重要意义。档案管理工作虽然也有一部分水平高的专业人才，但他们往往身兼数职，无法实现档案管理的转移性和系统化。
2档案管理工作优化需遵守的原则
2.1差异化与统一化兼顾原则
优化事业单位的档案管理工作，要兼顾管理制度的差异化和统一化。具体来说，在制定基层事业单位的档案管理制度时，一方面要考虑国家和上级部门的档案管理法律法规及相关制度，作为核心的依据，这是档案管理制度的统一化要求;另一方面则需要考虑本单位的实际情况，将行业特点、单位特点与既有法规相结合，制定出适用单位内部运行的档案管理制度，这是档案管理制度的差异化要求。在这一原则下，档案管理制度才能更加科学严谨，在实际工作中能够高效施行。
2.2制度与执行并重原则
档案管理工作使事业单位内部的各个部门都密切关联，对非专业人士来说具有一定的行业障碍，因此在制定中要考虑执行阶段的可行性。在执行过程中，专业管理人员要及时与各部门的档案专管员进行沟通，履行对档案收集、管理和维护的基本职责，并加强人员培训，不断改善和优化管理制度。
2.3档案管理人员权责统一原则
档案管理人员是事业单位档案管理工作的主要执行者，是事业单位档案管理工作的重要组成部分。档案管理人员对工作的认知、重视程度以及工作的积极性将直接影响档案管理的最终质量。为此，要加强对档案管理人员的管理，做到权责明确、统一，使其充分意识到自身工作的职责和所享受的权益，并在具体工作中予以保障，以此来激发他们的工作热情和积极性，从而保障档案管理工作的效率和质量。
3事业单位档案管理创新策略的建议
3.1创新管理思路，借鉴现代管理理念
事业单位管理与企业管理存在本质的不同，主要表现在工作内容和效果评价层面，但在管理制度上存在较多的共通之处。事业单位档案管理制度存在一定的落后，从根本上来说在于管理理念的落后，主要领导干部的思维不进步，整个单位的管理水平便难以提高，无法跟上时代的新变化。因此，事业单位档案管理工作的升级优化，需要自上而下地创新管理思路，通过借鉴现代企业管理制度的一些理念，有机地融入档案管理工作中，树立现代化的档案管理机制，提高运行质量。
3.2创新制度管理，加强法规落实和制度考核
切实落实各项管理制度，是保障档案工作高质量开展的基础。一方面，所执行的制度要具有先进性，事业单位应该对机构内的各项制度进行梳理和淘汰优化，将陈旧刻板的管理制度进行改善，特别是档案管理制度，事关每一项具体工作，要求制度与实际工作要严密结合;另一方面，制度的执行必须科学、稳定，不能三天打鱼两天晒网。
在制度的层面，电子档案的推行还缺乏足够的制度依托，单位内部的一些文件、制度等资料，在保存一部分原始资料的基础上，更多的是以电子档案的形式保存和归类。电子档案已经是大势所趋，但在制度层面，还缺乏对电子档案的管理优化，哪些资料可以仅保存为电子档案，哪些应该同时保存纸质材料，都要严格分类和履行。此外，如何保障电子档案的安全性和真实性，也是事业单位档案管理制度面临的重要挑战，解决这些问题并严格执行，需要加强督导和考核，确保档案工作不出现漏洞。
3.3创新管理手段，数字档案实现普遍化
档案管理的优化还要考虑具体的执行层面，通过采用现代化的管理设备和信息技术，提高档案资料的归集、查阅和管理水平。事业单位要加强内部信息化建设，建立重要档案及时申报备案、普通档案定时备案、历史档案积极挖掘的基本工作手段，促进档案管理工作的不断完善，充实事业单位档案资料的丰富程度。以档案的保管形式为例，纸质档案是传统手段，但数字档案是当前的主流手段，如何平衡两者之间的关系，确保互补性和安全性，是档案管理工作需要解决的重要课题。实际工作中必然会出现多种偏差，一些资料的处理情况不尽如人意，甚至出现大量资料重复备案、个别资料难以查阅的情况。因此，将数字档案管理水平提升到战略层面，成为纸质档案同等重要的水平，具有重要意义。
3.4创新人才培育机制，加强档案管理专业培训
要实现事业单位档案管理工作的有效优化，就不能忽视对档案管理人员的培训。事业单位要加强对档案管理专业人才的培养，通过开展定期或者不定期的培训，来提高他们的档案管理技能和专业性，使其能够熟练掌握和运用传统与现代两种档案管理方式。与此同时，还要注重档案管理人员素质的提升，可以尝试员工轮岗制，即为员工提供外出培训的机会，提高工作人员档案管理知识和技能，使其明确自身职责，以此促进档案管理工作科学、顺利地开展。
3.5创新档案管理信息化系统的管理体制
确保事业单位档案管理信息化建设工作的正常进行，离不开软硬件设备的大力支持。事业单位应当在充分结合档案管理实际状况的基础上，对单位所要用到的软硬件基础设施做好相应的配置与更新工作，以便减少对信息化建设带来的不利影响。在最近几年里，随着档案管理信息化建设的日益完善，事业单位逐渐将目光放在了档案管理的风险上面，并采取有效措施加大档案信息安全管理的力度，尽可能减少发生技术性的失误而造成成本的过度浪费。
对档案信息要进行统一化管理，同时还要在这个统一管理的基础之下，建立一定的分散式系统，这才是促进档案管理信息化的最理想模式。要想加强档案管理的信息化水平，要成立专业的专家咨询小组，这些专家成员可以在一起讨论协商，经过讨论才能提出关于加强档案管理的长期发展目标，制定出与之相关的标准和方案，不断扩大投资规模，提高经费的预算水平，尽快解决好重大的问题，为提高档案管理决策水平建立一定的制度保障。
安全档案管理制度范文4
关键词：档案 网络管理 安全 总结
（一） 档案网络管理发展的意义
档案网络管理的发展对于管理我国档案有着重要的意义，主要表现在以下几个方面――
1.1有助于推动我国档案管理的规范化发展
档案网络管理的发展有助于推动我国档案管理的规范化发展。在档案网络管理的过程中，会不断解决网络管理中存在的问题，不断推动我国档案网络安全管理的规范化发展。
1.2有助于推动我国档案网络管理制度的完善
档案网络管理的发展有助于推动我国档案网络管理制度的完善。由于我国网络档案管理发展的历史比较短，管理经验尚不完善。在这种情况下，加强对档案网络管理的发展在一定程度上推动了我国档案网络管理制度。
（二） 档案网络安全管理在发展中遇到的问题
档案网络安全管理在发展中存在着一定的问题，主要表现在以下几个方面――
2.1缺乏档案网络安全管理意识
我国档案管理人员在进行档案网络管理中缺乏安全管理意识。由于对档案网络安全的防护意识不高，在网络档案管理中，很容易出现档案丢失、多次复印扫描与输出对纸质档案原件造成的损坏等各方面的问题。这些问题在很大程度上妨碍了我国档案网络工作的顺利进行。同时这种档案网络安全意识的匮乏也给档案的安全保管带来威胁。
2.2档案网络信息更新不及时
档案网络信息更新不及时是目前很多档案网络管理中存在的普遍问题。随着信息时代的不断发展，计算机系统不断更新，为档案的网络管理提供了很大的方便，但是也存在着一定的问题。举一个简单的例子，2009年北方某国有企业由于没有定期做计算机软、硬件等方面的检测，防入侵检测技术和防病毒技术由于没有及时检测而导致出现了部分问题，使得该企业的档案网络资料被黑客攻击，给档案管理的工作造成了一定的障碍。
（三） 解决措施
为了更好地发展档案网络，针对上述提到的问题，提出相应的解决措施，具体表现在以下几个方面――
3.1树立档案网络安全管理意识
企业档案管理人员要树立档案网络安全管理意识。任何企业都要将档案保护意识灌输到企业的工作人员，从本质上让档案管理工作人员树立依法治档意识和档案保护意识，只有这样才能确保我国档案网络管理工作的开展。
3.2及时更新网络档案信息
及时更新网络档案信息可以有效地避免网络档案管理出现问题。对计算机系统不断检测监督可以随时发现问题并解决问题。同时当档案的人事出现调动的时候，档案管理人员要及时更新该工作人员的信息，只有这样才能推动我国档案网络管理制度的完善发展。
参考文献：
安全档案管理制度范文5
一、建立健全档案管理制度
制度的健全是医院档案管理的基础，如果没有完善的制度，那么即便管理人员具备多么优秀的素质也缺少一个管理的依据，管理也会变得缺少力度。
1.加强统一管理。要加强档案管理的统一性，不能过于分散。在医院档案管理的以往工作中往往没有明确统一的管理制度，这让医院档案管理显得过于散乱，降低了档案的利用率，并且增加了档案丢失的几率。医院领导已经对重视档案管理，对其进行统一的管理，建立一套详细完整的管理制度，并且制定违反规定的处理措施，这样可以提高医院档案管理的利用率，同时也降低了档案管理出现遗失的风险。
2.完善档案提取制度。过去医院对档案管理的认识不高导致出现很多陋习，其中典型的就是档案提取并没有一个法规制度，造成医生随意提取档案，造成档案破损或遗失，给医院带来严重的损失，另外如果病患需要提取档案还有可能会造成不必要的误会，甚至引起冲突。医院领导要完善档案提取的制度，规定统一的提取程序，向上级递交申请或取得签字之后才可以进行档案提取，并在提取的时候签上提取人的名字，做好记录。
二、不断更新档案管理设备
随着社会的不断进步，工作量的增大，医院档案管理设备已经逐渐无法满足我们的需求，医院应该及时进行档案管理设备的更新。在管理人员保持良好状态的同时也要时刻保持设备运行的最佳状态。
1.加大档案管理设备的投入。保证设备的完善是档案管理改进措施中的关键，医院领导要注意档案管理设备的投入，例如，加大安全设备，定期检查消防设备，及时更换过期灭火器等，做好发生火灾的准备，最大程度将档案损失降至最低。另外空调设备、防潮设备、驱虫设备等都需要不断完善。
2.利用网络技术完善档案管理。如今我们已经进入网络化时代，医院档案管理可以利用网络的高度发达进行档案的完善。利用云技术将档案进行网络云端的备份，这种技术不会受到占用本地内存，不受地域的限制，只要可以连接网络就可以查看这些档案，这在很大程度上提高了档案管理的效率以及安全。
三、结语
安全档案管理制度范文6
档案与人们的日常工作、生活息息相关，紧密联系，然而长期以来，由于医院的根本任务是医疗服务，对医院档案缺乏严格的考核，造成了在现实生活中，档案管理“无足轻重”、“可有可无”的现状。而且受人员、设施和经费等方面的影响，导致了档案管理工作无暇顾及，造成档案管理冷场的局面。因此，加强全员档案管理的意识，提高全员对档案管理工作重要性的认识就显得尤为紧迫和有必要了。特别是领导干部对档案管理的认知，在一定程度上决定了档案管理工作能否顺利实施开展。应该加强全员档案管理的意识，将档案管理纳入到医院重要议事日程上来，将档案管理工作视为医院发展的重要内容来抓，促使医院领导者、医院管理人员、职工等树立档案管理重要性的认识，进而主动融入到医院档案管理的工作上来，全力以赴地支持档案管理工作。
二、优化医院档案管理制度
档案管理是医院日常工作中的一个重点，同时也是一个难点。由于档案管理工作内容繁多复杂，如档案管理工作涉及到档案收集、归档、利用、保管等多方面，而且医院的部门众多且分散，专业性技术强，对机密程度高低差异有着不同的档案管理要求和标准。因此，加强医院电子档案管理首当其冲的是建立健全档案管理制度，落实管理制度与医院的岗位责任制，将其纳入到医院考核中来，并在实际工作中不断完善。档案收集制度是档案管理的核心，医院部门的众多性、复杂性，对档案收集工作带来了巨大的挑战。因此，优化医院档案管理制度，就应当完善档案归档的管理制度，建立健全档案材料、文件的传递、登记管理制度，为了确保档案材料的完整性，应实行动态管理的运行模式，一旦发现材料文件的遗漏、缺失，要及时地查找补救。
三、电子档案与纸质档案同步管理
随着信息技术的快速发展，电子档案逐渐被运用到了医院档案管理工作中来，大大提高了档案管理、利用的效率。但由于电子文件、数据在储存技术、网络安全、管理制度、通讯设备等方面，还存在一定的不足和缺陷，如果这些问题没有得到全面有效的解决，就贸然将医院档案全部转化为电子档案管理形式，会存在一定的管理风险，对档案管理的安全性构成一定的威胁。因此，在电子档案普及的今天，应当实行电子档案和纸质档案的同步管理，特别是对于医院的科研成果、医疗成就等。实行纸质和电子文件双套管理，要从医院的实际出发，有针对性地选择和实施双套管理模式。如对于实验记载、取样调查、化验分析数据、会议资料等，只存在纸质文件的，就只采用纸质档案管理；而上题论证报告、成果申请书、统计数据等既有纸质文件，又有电子文件的，就需要采用电子和纸质两种管理套路，提高档案管理的安全性。
四、对电子档案要提供利用
电子档案的信息与纸质档案相比，具有容易修改、容易复制等特点，在利用、使用阶段其安全性是最为薄弱的。为了切实保护好医院科研成果，保护医院的知识产权，提高档案管理的安全性，加强电子档案在利用环节管理的意义就不言而喻了。对于医院电子档案的提供利用，应采取适当的保密、防范措施，根据电子档案的科研成果水平及其保密级别，实施在线管理和离线管理的管理机制。在线管理主要采取防火墙技术与杀毒监控技术；而离线管理则使用必要的防盗技术和加密技术。由档案资料的科研成果、保密级别而决定查阅者对其利用情况，对于保密级别较高的电子文档，不提供拷贝、复制等利用方式；而对于允许拷贝的电子文档，要严格其拷贝申请的审批环节，将审核手续落实到实际工作中来，并在审批通过之后，设置相关保密人员对其拷贝过程、档案利用情况进行监督等。
五、加大对电子档案管理的投入
档案管理工作对医院科研、教学及其档案利用成效有着重大的影响，加强对电子档案管理的投入，优化电子档案管理的设备、设施，使用高性能的电子软件，是提高电子档案管理安全性、有效性的重要保障。对于电子档案管理的投入，第一，要引进现代化的设备、设施，医院应尽可能地配备性能较优越的设备，如计算机、扫描仪、刻录仪，改善档案文件存贮载体的质量，确保档案保存的科学性、安全性。第二，应优化档案保护的技术，使用先进化的保障网络安全软件，如防火墙技术、数据加密技术，构建高效便捷的计算机管理系统等。为了保障电子档案正常有序运行，除了引进新设备、新技术之外，还应当创建安全有效的存储空间，在档案库房中配置除湿、空调等设备，安装灭虫、灭火等设施。
六、结语
