办公室管理论文范文1
办公室设有办公室主任、教学秘书、科研秘书、研究生秘书、行政秘书和工勤人员，每个岗位的工作内容和工作要求都不一样，需要经过培训或者具备一定经验的人才来担任。对办公室的岗位，应当明确职责，合理划分岗位的职责范围和工作内容，以求保证办公室的管理工作顺利运行。办公室的管理工作要想做到良好的运行，办公室的管理人员应当遵循办公室管理的工作流程和基本规范。具体要做到以下三点：首先是分工不分家，每个不同的岗位都有各自的特点，首先要明确岗位职责，与此同时，要明确办公室的工作是整体性的，在分工同时要注意工作不分家，工作中要注意共享资源，学院的办公用品公用等等。其次是到位却不越位，工作人员的实际工作要落实到位，管理人员对自己的责任和工作应当精益求精并且及时反馈，办公室的工作环环相扣，体现了一种执行力度反馈是工作素养，不越位指的是不越权的进行管理工作。三是补台而不拆台，办公室的工作最终是服务于学院的人才培养、学科建设和后勤保障的，这是一个相当庞大的系统，工作中难免会有不足和疏忽，这就需要办公室的其他工作人员要及时的提醒和帮助，不能因为同事的工作失误而觉得沾沾自喜。同时，应当树立补台意识，不能因为某个工作人员的出差或者外出学习而造成工作的失误。
二、提升办公室行政管理的工作品质
办公室是学院工作的中心枢纽，管理人员应当具备一定的文字功底、组织协调能力，精于业务工作并具有创新意识，为此，要提升办公室新政管理效能，各个岗位的管理人员应该不断提升自己的形象和素质，全面推进办公室行政管理工作的良好运行。
1、树立责任意识
办公室承担着学院的各项重要工作，这些工作的原则性比较强，办公人员在工作中要树立责任意识，精确与到位的进行工作。为此应当做好以下几点，首先，树立时间观念，确保工作的及时到位，及时领会学院的各项规定和各类文件，并及时将精神要领汇报给学院，其次，关心师生评奖等工作的运行，及时将奖励工作做到位，再次，及时将要回报上级的资料传达到位。树立责任意识，要求每个工作人员认真对待工作中大大小小的问题，及时办公不拖延，并且将不能完成的工作和遇到的问题及时汇报给上级领导。
2、树立服务意识
学院办公室的最终目的是服务于学院的人才培养和学科建设，服务于学院的全体师生员工。服务是管理理念，奉献是职业精神。办公室的行政管理工作应该将服务师生当做根本理念，在细微之处体现服务真谛。只有这样，才能保证学院办公室工作的万无一失。
3、树立团队合作意识
学院是一个有机的整体，办公室的管理工作人员之间应当要密切配合和相互协作。首先是相互信任，这是合作的前提和基础，对于其他同事的工作，要相信同事的能力。其次是相互勉励，同事之间经常会相互倾诉，讨论工作的难处，这时适当的鼓励就显得格外重要，可以有效的激励同事的工作。三是要相互坦诚，这时合作的保障，如果工作的同事之间没有真诚，那就不能谈合作，当遇到不同的意见时，同事之间应当进行适当的沟通，达成共识。
4、树立节约意识
首先是树立绿色管理理念，节约管理成本，办公室应当贯彻低碳节能与环保的管理理念，尽量节约工作的成本。其次是简化管理的环节，提高工作的效率。在保证工作规范运行的同时，应当注意管理工作不能太过于死板和僵硬。规范管理固然重要，还应当结合学院的实际情况，在不违背工作原则的前提下，尽量的简化办事的流程和环节，节约工作的人员需求，减少不必要的环节。第三是建立盒子工程，及时整理办公材料，各个经办人员应当及时总结经验，合理整理分类经办文档，建立盒子档案。
5、树立危机意识
随着社会的不断发展进步和体制的不断改革，办公室人员应当加强学习，创新管理方法。只有这样，办公室的行政管理才能跟上时代的步伐，与时俱进。作为高校的干部，应当树立终身学习的理念。首先是要积极学习政治理论，不断提升自己的思想觉悟，及时运用科学的理论指导工作的进行。其次是要积极学习新事物，只有善于学习，才能不断的应对工作中出现的新问题，才能跟上形势的发展，才能运用新思路和新方式推动办公室的行政管理工作适应时代的发展。
办公室管理论文范文2
办公室的业务管理与行政管理往往是相辅相成的，以单一办公室成员为一个团队，如果缺乏相应的团队纪律，则可能造成办公室责任意识下降，人员工作态度不端正等问题。将行政管理工作精细化，能够有效减少日常工作中的不合理现象，避免一些管理隐患，使办公室管理更加有序同时也更为灵活。办公室工作达到了更高标准，则提升了单位形象，确保了单位整体效能。
二、现阶段办公室行政精细化管理尚存的问题
1.管理制度问题
制度是办公室行政管理的依据和纲要，他提现了单位对办公室的基本要求，同时强调了办公室的基本任务和职责所在，制度越合理则越能够引导办公室工作有序化开展。但是目前办公室制度普遍出现一系列问题，致使自身职能行使上受到很大的限制：①制度过于笼统，多数存在普遍性条款，而对于不同办公室特殊性应当拥有的相关特别规定较为欠缺，导致不同办公室工作相似，管理相似，但办事效果不理想；②过于追求“同心同德”，办公室人员整体办事，却分工不明，造成责任落实难，办事积极性不高；③奖惩制度难以落实，虽然部分推行绩效制度，但是由于模糊管理的原因，造成办公室行政管理出现混乱。因此，必须细化行政管理工作，促使条理清晰、责任明确、分工有序。
2.管理项目问题
一方面，办公室行政管理更多的是偏向于形式上的“纪律、作风”问题的管理，虽然有所效果，一旦推究细化项目上显得较为苍白，无法做到面面俱到，办公室行政管理应当向科学化发展，思考行政管理与业务管理之间的关系，如何实现两两促进，管理项目的划分将会是精细化发展的先行步骤，例如：纪律问题、作风问题、考勤、监督等均需要重新划分，并明确相应的项目管理标准。另一方面，在以往的办公室行政管理方面，常出现一些“力有未逮”的情况，即使付出相当的管理力度，但是仍旧收效甚微，这实际上是由于既有的管理项目难以涵盖所有的办公室工作，出现管理盲点，精细化管理正是要找出这些盲点，同时建立新的管理项，实现长远的量化管理。3.管理意识问题精细化意识是实现精细化管理的先决条件，例如作为单位和办公室领导，在参考设置办公室规章制度的同时，会根据自身的意识形态进行局部更改，包括管理项目和标准等，如果具备精细化意识，在考虑问题时便会更加客观细致，从而制定出更加科学的指标。但在现实工作中，往往会出现领导者精细化和经济化意识不足，造成形而上学的管理弊病，空有精细化的口号，却不知如何着手。
三、如何实现精细化管理
1.重视意识的养成与运用
领导方面：需要多调研基层办公室的实际情况，根据其工作职能的特点，结合单位的整体属性设计出隶属于办公室的专门管理办法。同时，始终做到以“细化”为标准，精确分解各种管理工作，并思考不同工作之间的联系，设计出一套能够有益于管理同时又能保障和提高业务水平的科学化制度。工作人员方面：必须认识到精细化管理的优势，同时具有先觉意识，主动采用精细化的办法，对自身所需完成的任务进行分工，从思想根源上接受和推崇精细化管理。要做到这两个方面，就必须注重单位的日常教育和宣传工作，最大程度上对所有人员的内在精神思想进行良性刺激。
2.重视制度精细化的构建
易制度为准绳能够将办公室的日常工作进行细致的划分，减少中间可能出现的一系列问题，提高工作效率。办公室虽然小，但是仍旧应当“五脏俱全”，制度的制定必须包含：考勤、档案管理、出勤、值班、监督、宣传、信息、财务、调研、评估等各个方面的工作内容，同时除了要硬性规定相关纪律之外，还应当匹配相应的工作流程、工作责任、工作方向和工作标准，实现有据可依、有责可循。各办公室之间应当相互配合，互为监督，建立除上下属之间的管理之外，还应当开通同级之间的相互监督与批评渠道，构建互动的行政监督管理机制。
3.重视管理项目的综合性
①着重细化日常工作记录。包括人员出勤、请假、工作量、工作时限等具体事宜，事无巨细做好每个细节的登记，便于日后检查。除了建立以办公室团队为单位的专属记录，还应当有以单个工作人员为主体的记录，着重登记个人在工作过程中的表现。②完善绩效考核制度，以绩效考核带动办公室管理。将绩效考核的项目与办公室工作细节进行挂钩，主张对办公人员的工作态度、工作质量、工作能力、工作效果等进行考评，绩效考核与硬性行政管理、业务管理相结合，实现张弛有度的管理过程。
四、总结
办公室管理论文范文3
（一）加强高校办公室自身建设，合理配置办公室内部机构高校办公室行政管理很多工作需要依靠大家的共同力量来完成，这就需要保证办公室的整体合力；而办公室行政管理工作的繁杂性和细节性又要求每项工作必须细致地完成。因此，新形势下的高校办公室行政管理应首先加强办公室建设，合力配置办公室内部结构，做好科学管理。办公室行政管理是高校管理关键环节之一，不仅具备服务、咨询功能，还具备办事、管理功能，其配置的合理性对高校行政管理工作的有效发挥有直接影响。高校办公室行政管理可以对彼此工作职责有明确了解，在此基础上合理分配人员，使每个人都能够各司其职。同时，高校办公室行政管理还应建立起同事间良好的合作关系，每个人在完成各自职责的过程中能够根据需要随时做好与其他同事的协调衔接，提高高校办公室行政管理工作质量和效率。另外，高校办公室还应建立一套行之有效的管理制度，对各项工作的运转程序进行规范，使行政管理工作在办文、办会、办事不仅有章可循，而且有据可依。
（二）提高高校办公室行政管理人员素质，精益求精办公室是高校行政工作的“门面”，其行政管理工作的好坏与办公室行政管理人员息息相关。高校办公室人员是领导与基层员工的中介，工作涉及的范围广，综合性强，因此对行政管理人员的综合素质要求较高。高校办公室行政管理人员应善于调节个人情绪，始终保持良好的工作心态，主动寻找工作中的各项服务，对高校行政事务工作的新路子积极探索，对新知识、新问题的学习研究积极参与，主动去想如何更好地规范服务、搞好事务。只有对全方位服务观念牢固树立，为领导、高校各部门提供耐心细致地服务，才能树立办公室行政管理的良好形象。其次，办公室行政管理工作人员具备奉献精神，对工作认真负责，甘于吃苦，事无巨细都应一丝不苟，在不怠慢的同时做到毫无半点差错，乐于奉献，在工作中坚持原则性、规范性。此外，高校办公室行政管理人员在工作中应树立精益求精的理念，面对日常工作的各种琐碎工作都应优质、高效、有序地完成。
（三）对高校办公室行政管理工作中的四个关系正确处理高校办公室行政管理工作千头万绪，关系复杂，要有效完成行政管理工作必须处理好四个基本关系。第一，高校办公室行政管理应对服务中心与日常事物的关系正确处理，中心工作是高校办公室工作的首要和中心工作，日常事物的安排必须围绕中心工作进行，增强高校办公室工作的预见性。第二，高校办公室行政管理应对参与决策和抓好落实的关系正确处理，对管理中的各项新情况及时分析，在抓住主要矛盾的同时做好贯彻落实工作。第三，高校办公室行政管理应对政务服务与事务服务的关系正确处理，在行政管理工作中政务是核心，事务是保证，高校办公室工作必须更加侧重政务，促进工作质量的不断提高。最后，高校办公室行政管理还应对行政工作与单位各级组织的关系进行正确处理，在高校管理工作中对行政领导的核心地位加以维护，同时对高校各级组织的作用充分发挥。
二、总结
办公室管理论文范文4
【关键词】人力资源；现代办公室；管理；措施。
随着我国经济的迅猛发展，各种企业、单位办公室职能也发生了很多变化，呈现出日益多元化和复杂化的趋势，当前的办公室人力资源管理的主要任务已经不仅仅是对人员的简单调用，而是上升到对办公室人员进行资源的整合、发展、招用和科学管理，如何运用现有的人力资源，最大限度地发挥人力资源的优势和潜力，获取更好的办公室工作质量和工作效率。现代人力资源管理理论最核心和最基础的理念是“以人为本”，因而如何将“以人为本”的理念渗透到办公室管理中，并以此得到更佳的办公室管理效果，具有很十分重要的现实意义。
一、树立“以人为本”的管理理念。
国家主席胡锦涛同志曾指出：“要牢固树立以人为本的观念，把促进人才健康成长和充分发挥人才作用放在首要位置，努力营造鼓励人才干事业、支持人才干成事业、帮助人才干好事业的社会环境”。“以人为本”是科学的发展观，在现代办公室管理中，深入落实科学的发展观也是步入健康发展轨道的路标。
办公室管理的主体与对象以及服务对象都是人，因而“以人为本”、“以人为中心”的管理理念是非常适合的，“以人为本”的基础有两点，一是“尊重”，二是“发展”，对于办公室管理来说，只有尊重每个办公室人员的人格，重视每个人的能力，才能实现工作效率上的提升和管理质量上的突破和发展。
总得来说，办公室工作在一个单位中的地位有着其特殊性的一面，它是一个单位的整体工作的枢纽，其工作质量的优劣，直接影响着全局，在全部工作合作关系的构建致中，其关键环节是协调和形成合力，其深层的意义是对人的主观能动性发挥的严格的要求，自身首先形成优化的合力结构是办公室人类资源管理的目标之一，发挥每个个体成员的主观能动性，是首先优化形成合力和发挥枢纽协调作用的重要前提，如何使每个个体成员的智慧和能力乃至情感都能得到完美的优化组合，发挥最大效力，就需要完美以人为本，整合优势，以科学有效的管理模式去管理办公室的人力资源，只有这样才能保证人才的能力发挥和资源再发展。
可见，树立“以人为本”的管理观念，并在管理工作中强化沟通、协调是十分重要的。
二、建立健全办公室人力资源管理的薪酬激励机制。
建立和不断健全薪酬激励机制，对于提高办公室管理能力、吸收人才和留住人才，以及促进已有人力资源发挥其最大的潜能，有着十分重要的作用和积极的意义。办公室人力资源管理中的激励，包括精神奖励和物质两种，两者分别有着独特的激励作用，又有着相互不可替代却可以相辅相成的特点，我们不能仅仅实施精神上的奖励，也不能只实施物质上的奖励，要使精神奖励和物质激励相互结合，降低激励的成本，在这种激励中，我们还要注意由以“人”为中心转变为以“绩效、岗位”为中心的分配制度，只有这样，才能发挥出最佳的激励作用。体现出激励的完美性，获得激励所产生的最佳效应。
薪酬和物质方面，应本着岗位定薪的原则，一方面，要以每个工作人员的工作量、工作性质和工作质量来合理确定薪酬；另一方面，要注重培养办公室工作人员的团队合作意识、小组协作意识，当一个工作小组在业务上取得良好的成绩时应给予适当的物质奖励，使他们感受到集体的荣誉感，并以此提升办公室激励机制的成效；精神激励方面，一个企业、单位应形成鲜明而独特的企业文化或组织文化，并以企业文化或组织文化所强调的精神作为衡量企业、组织员工贡献的重要标准之一，相应的，对办公室人员的精神激励也应与企业、组织文化相紧密联系，可通过公开表彰，先进评选等活动实施精神奖励，以此来弘扬团结协作、积极向上的精神，提升受表彰员工和其他员工的对事业追求。
三、优化绩效管理机制。
以往，组织结构的不合理，以及组织内绩效管理机制的不完善，是造成一个企业、单位，办公室管理能力低下，以及办公室工作效率、质量偏低的重要原因之一，办公室的工作任务非常复杂，人员工作绩效的评价难以制定统一的标准，这就要求我们要制定合理的质与量结合的付酬评价标准，办公室人员的付酬一定要做到劳效结合，综合考虑各种因素，科学制定各个岗位的考核指标，合理确立薪酬的标准，在绩效考评中，要做好考评指标的的量化，具有适度的标准和明确的目的。
因而，优化组织结构，完善办公室绩效管理机制是十分必要的。办公室管理中的绩效管理应从这两方面做起：一）整合已有人力资源，调整和优化办公室组织结构。为了提高整体工作效率，应优化组织构成，一方面精简组织的构成，避免组织臃肿效率低下，另一方面提高组织弹性，更好地应对内部人员的变动；二）多元化的绩效考核，对员工的绩效评价应当客观合理，这就要求我们多角度地考察一个员工的绩效水平，并结合一定的激励和培训措施，一方面帮助人才的成长，另一方面也逐步提高了企业、单位办公室的工作成效。
总而言之，随着社会的发展，以及各种企业、单位工作效率、能力的不断提高，提升办公室工作成效是一个组织生存和发展的必由之路，而合理应用现代人力资源管理理论，又是提高办公室管理水平，提升办公室工作效率和工作质量的有效途径。因而，我们应充分认识到现代人力资源管理理论中“以人为本”这一核心思想和原则，转变管理观念，完善薪酬激励机制，完善绩效评价体制，使办公室管理水平向着更高层次发展，同时使办公室办事效率和质量得到应有的提升。
【参考文献】
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2、宋春雨、关庆革。现代人力资源理论在高效办公室管理中的应用。[J].航海教育研究。2007（2）：116.
办公室管理论文范文5
（一）为认真履行省委、省政府和国家统计局赋予的职能，使省统计局各项工作规范化和制度化，提高行政效能，特制定本规则。
（二）局机关各部门、局属各单位和省城市、农村、企业调查队要认真依照法律法规行使职权。要各司其职，各负其责，认真做好工作；要精简会议、公文和事务性活动，简化办事程序，提高工作效率，保证工作质量；要相互协调，密切配合，切实贯彻落实省委、省政府、国家统计局和省统计局的各项工作部署。
（三）全体工作人员要认真贯彻执行党的路线、方针和政策，严格依法行政，维护国家利益；要树立全局观念，服从命令，保证政令畅通；要坚持解放思想，实事求是，深入实际调查研究，按客观规律办事，充分发挥各市、县（市、区）和省级部门统计机构的作用；要忠于职守，勤奋工作，讲究效率，勇于创新；要谦虚谨慎，干净干事，清正廉洁，全心全意为人民服务。
二、局长、副局长、总统计师和党组书记、副书记、纪检组长职责
（四）省统计局实行局长负责制，局长领导全局工作，副局长、总统计师和其他分管行政工作的局领导协助局长工作。涉及人事、财务和统计改革等重大事项，经局长办公会议研究并由局长作出决定。
（五）副局长、总统计师和其他局领导按分工负责处理分管工作。受局长委托，负责其他方面的工作或者专项任务，并可代表省统计局进行内事、外事活动；对于工作中的重要情况，要及时向局长报告；对于带方针政策性的事项，要向局长提出解决问题的建议。
（六）局长外出期间，委托副局长主持全局工作。
（七）局党组负责贯彻执行党的方针政策，完成省委、省政府交给的任务，讨论和决定本局的重大事项，指导局机关党委工作。
（八）局党组实行集体领导和个人分工负责相结合的制度。党组书记主持党组工作；副书记协助书记工作；纪检组长主持纪检组工作，协助党组加强党风建设和检查党的路线、方针、政策、决议的执行情况。
三、各部门、单位职责
（九）局机关各部门、局属各单位按照《**省统计局职能配置、内设机构和人员编制规定》和其他有关规定所规定的部门、单位职权范围开展工作。局办公室协助局领导做好局内各项工作协调，并对实施情况进行督促检查。
（十）省统计局受国家统计局的委托管理省城市、农村、企业调查队。省城市、农村、企业调查队在省统计局党组和分管局长的领导下，相对独立地开展业务工作。
四、会议制度（十一）省统计局实行局党组会议、局长办公会议、局务会议和局长专题会议制度。
（十二）局党组会议由局党组成员组成，党组书记召集和主持；党组书记外出期间，党组副书记可受党组书记的委托召集和主持。必要时可指定有关人员列席。会议的主要任务是：
1、传达、学习党中央、国务院、省委、省政府和国家统计局的重要会议、文件和指示，研究提出贯彻实施的意见；
2、讨论研究一个时期统计工作的指导思想和重大工作；
3、讨论研究局机关和直属企事业单位机构职能、设置和人员编制；
4、讨论决定由局党组管理的干部的职务任免、调动和奖惩；
5、讨论决定纪检和机关党务工作；
6、讨论决定需要列入会议的其他重大事项。
局党组会议根据需要不定期召开。会议议题由党组成员提出，党组书记确定。局党组会议实行民主集中制，讨论问题并作出决定时，须有半数以上党组成员到会。局党组会议的会务工作由局机要秘书负责。如需印发会议纪要，由党组书记签发。
（十三）局长办公会议，应至少有半数以上的局领导参加，有关部门、单位负责人列席，由局长召集和主持。局长外出期间，可委托主持日常工作的局领导召集和主持。局长办公会议根据需要不定期召开。会议的主要任务是：
1、讨论决定统计业务和机关管理方面的重大事项；
2、讨论审定上报省委、省政府的重要请示、报告；
3、讨论通过局机关的重要规章制度；
4、讨论审定省级统计调查项目；
5、讨论决定省局各部门、各单位和各市统计局的重要请示事项；
6、通报和讨论局机关其他事项。
（十四）局务会议由局领导，局机关各部门、局属各单位和省城市、农村、企业调查队主要负责人组成，由局长或局长委托其他局领导召集和主持。会议的主要任务是：
1、传达党中央、国务院、省委、省政府和国家统计局的重要决定和指示，研究提出贯彻落实措施；
2、安排近期主要工作；
3、通报局党组和局长办公会议的决定、有关重要情况；
4、讨论其他需要局务会议讨论的事项。
局务会议一般每月召开1次。如需印发会议纪要，由会议主持人签发。
（十五）局长专题会议，由局长或其他局领导召集和主持，局领导和有关部门、单位负责人参加，研究、协调和处理全局工作中的一些专门问题。局长专题会议必要时应形成会议纪要，一般由主持会议的局领导签发。
（十六）局长办公会议、局务会议和局长专题会议的议题由各位局领导提出，经局办公室汇总后，报局长确定，会务工作由局办公室负责。
（十七）党组会议、局长办公会议、局务会议和局长专题会议决定的事项，由局办公室负责催办。
（十八）各部门（单位）接到列席或参加局党组会议、局务会议和局长办公会议的通知后，一般应提前一天向局办公室报名，并准时到会。因故不能参加会议要事先向局办公室请假，未经同意不得随意缺席、替换或增加参加会议人员。
（十九）会议主持人根据会议议题指定有关部门、单位提前做好各项准备工作。承办部门、单位对需要提交会议讨论的文件材料，报经分管局领导批准后，一般应提前一天送局办公室印发参会人员准备意见。会议议题中如有涉及其它单位的事项，应事前进行协商，并在会议材料中如实反映有关部门（单位）的意见。
（二十）省统计局召开的各类会议及全局性活动，由局办公室归口管理和协调。局办公室于每月月底前安排下月会议计划。全局性会议及活动，如需通过新闻媒介对外报道，应经局办公室主任同意，必要时要请示局领导批准。
（二十一）尽量减少全省性会议，实行会议计划管理和报批制度。省统计局各部门（单位）召开的会议，每年一般不得超过2个，每个会议的会期一般不超过2天，并应于每年的1月15日前将全年的会议计划报局办公室，由局办公室汇总后提请局长办公会议审定。部门会议超过2个的，要逐个提前申报，并说明理由，报分管局领导和局长审定。每年的全省统计工作会议，应当按有关规定报省政府办公厅审批。涉及先进表彰的会议，应当按有关规定报省委办公厅和省政府办公厅审批同意。
（二十二）各类全省性会议要严格执行有关规定，不得超标准使用会议经费，不得挤占其他经费，不得摊派和转嫁经费负担，不得发放会议纪念品，不得到国家明文禁止开会的12个风景名胜区开会，不得借会议名义组织公款旅游活动，不得租用四星级及以上的豪华宾馆和高级饭店开会。
五、公文审批制度
（二十三）省统计局各部门（单位）办理各类公文，要严格执行《**省统计局公文处理实施细则》；公文的审批按局领导分工负责的原则办理。
（二十四）省统计局文件批办工作由局办公室归口管理。凡党中央、国务院、省委、省政府和国家统计局下发本局办理的文件，省委、省政府各单位，各市、县(市区）人民政府、统计局及局外单位报送我局办理的文件，均由局办公室按办文程序批转，局内各部门（单位）不得自行受理。各部门、各单位如收到此类文件，须送局办公室补办办文手续。
（二十五）局办公室收到需要办理的公文后进行登记，并提出拟办意见。送局领导批示后，再传有关部门（单位）办理。在办文过程中，如涉及两个以上部门（单位），由局领导或局办公室明确主办部门(单位)。
（二十六）承办部门(单位)收到办公室转来的需要办理的文件后，应按要求抓紧办理，不得延误、推诿，如有问题应于收文当日向局办公室反映。在办理文件中，遇有其他部门(单位)职权范围内的事项，主办部门(单位)应主动与有关单位协商、会签，有关部门(单位)要积极配合。如有意见分歧，主办部门(单位)主要负责人应与有关部门(单位)主要负责人出面协商；如仍不能取得一致意见，报请局领导审定。
（二十七）各部门（单位）拟以局或局办公室名义发文，在报局领导签发之前先送局办公室审核，由局办公室报主管局领导或局长审定。未经局办公室审核，各部门(单位)不得直接送局领导签发。其中，涉及统计制度方法的文件，还应先送局统计设计管理处审核，然后送局办公室审核。
（二十八）以局或局办公室名义发文，由局长或主管局领导签发；如发文涉及其他局领导分管的事项，须经有关局领导审核后签发；属重大事项的，主管的局领导审核后，送局长签发。报送省政府的发文，由局长签发。经局领导签发的文件，由局办公室统一登记编号和安排印刷。
（二十九）要维护办文的严肃性，凡经局领导签发的公文，办文部门（单位）不得随意改动。如确需改动的，要征得签发人同意。
（三十）局或局办公室文件如对外公布，须经局办公室主任同意，重要的要请示局领导批准。
六、统计资料审批和新闻制度
（三十一）省统计局正式编发的各类统计资料，应按规定程序签发。其中，《**统计信息》由拟稿部门（单位）负责人审核，局办公室核稿，办公室主任签发，重要的报局领导签发；《**统计分析》由拟稿部门（单位）负责人审核，局综合处核稿，综合处长签发，重要的报局领导签发。
（三十二）对外提供和统计资料，统一归口由局综合处管理。外单位查询统计资料，统一由综合处提供，各部门（单位）一律不得擅自提供。各部门（单位）向新闻单位公布本专业未过的统计资料，须事先征得局综合处同意。
（三十三）统计公报，须经局长审核，并报省政府分管省长审批同意。
（三十四）对外提供和统计资料，必须严格执行有关保密规定，杜绝发生失密、泄密行为。
七、离杭外出〈出访〉报告制度
（三十五）局长离杭出差，由局办公室按规定向省政府办公厅报告。副局长、纪检组长、总统计师离杭出差或休假，应当在事前书面或口头向局长报告，并告知局办公室，由局办公室通报其他局领导；局领导出国，应按规定报经省政府审批同意。
（三十六）局机关各部门、局属事业单位和省城市、农村、企业调查队主要负责人离杭出差或休假，须由本人提前2天书面或口头报分管局领导批准，并送局办公室备案，同时要指定一位副职主持处理外出期间的日常工作；回杭后，须由本人书面或口头向分管局领导汇报。原则上一个部门（单位）负责人不应同时外出。
办公室管理论文范文6
关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化
中图分类号：G472.4 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）21-0000-00
2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。
与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。
一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难
1.办公室电子档案的概念界定模糊
《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。
2.办公室电子档案的标准化难以实施
学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。
3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识
由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。
4.办公室电子档案管理相对粗放
日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。
二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践
1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准
通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。
2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围
在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。
3.组织业务学习，开展技能培训
学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。
4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准
随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。
5.以评促建，对优秀工作者进行表彰
进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。
三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义
1.精细化管理，统一业务标准
通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。
2.精细化管理，约束业务行为
通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。
3.精细化管理，重视信息安全
学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。
4.精细化管理，提高工作效率
通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。
5.精细化管理，提升服务水平
通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。
6.精细化管理，保证数据支持
建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]
参考文献：
[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志，2015（1）：276-276.
[2]青玮，张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报，2013（3）：46-48.
[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版），2010（8）：130-131.
