【摘要】21世纪是信息化的社会，人们对档案信息的需求越来越大。学校档案信息资源是学校工作的重要组成部分，是学校不断发展和进步的重要依据。学校档案信息资源共享是学校工作全面发展和教育事业发展的需求，也是保障学校师生和公众信息知情权的有效措施。本文分析了学校档案信息资源共享的基础与现状，分析了学校档案信息资源中存在的问题，对中职学校档案信息资源共享工程推进机制的研究提出了几点建议，希望能为学校档案信息资源共享工程推进机制研究提供参考借鉴。
【关键词】中职学校;档案信息资源;资源共享工程;推进机制
随着信息化时代的到来，人们在学习工作和生活中需要获取档案信息作为参考依据的地方越来越多。中职学校肩负着为社会培养技能型人才的重任，学校档案信息资源建设是我国信息化发展中不可缺少的重要内容。在信息化的社会中职学校档案信息资源共享是档案工作的重要组成部分。中职学校可以建立各部门档案信息联动机制，使学校各部门档案信息能够实现信息联动，让学校的档案管理工作实现管理的信息化和自动化。但是现在中职学校档案管理还处于比较滞后状态，影响了中职学校档案信息资源的建设。因此需要采取措施解决学校档案信息资源共享工程推进机制中遇到的问题，实现中职学校档案的可持续发展。
一、学校档案信息资源及档案信息资源共享概述
信息资源与物质资源和能源资源并称为三大资源，在我国社会主义建设的各个领域中发挥着非常重要的作用。档案信息资源是信息的组成部分，是各种有用信息的集合。档案信息资源不但包括档案信息还包括档案信息活动的其他要素。对学校来说，档案是学校历史和文化的积累，是学校在管理、教学、科研等各项活动的真实记录，能够为学校的教育教学及科学研究工作提供素材和凭证，是一所学校的宝贵财富，里面包含着重要的信息资源。因此对学校档案信息资源进行合理开发利用能够促进学校和社会的发展。因此学校档案工作者要努力开发和利用学校档案信息资源，充分发挥学校档案信息资源的价值，使其为学校和社会建设提供服务。学校档案信息资源影响着学校工作的运转，是学校生存和发展的重要资源。学校档案信息资源共享是对信息技术和现代管理理念的融合，是以用户为中心，利用网络工具对学校档案信息资源进行整合，进而为公众提供档案信息服务的档案管理模式。学校档案信息资源使社会组织和公众能够平等的拥有学校档案信息资源，最大限度的发挥学校档案信息资源的价值。
二、中职学校档案信息资源共享的必要性
计算机和网络信息技术条件的成熟和普及是档案信息资源共享的前提条件，随着我国网络设施的逐渐完善，档案信息化建设取得了快速的发展，网络通信技术、数字化技术及超文本技术的出现为档案信息的采集、传递和查询提供了技术保障。现在人们的生活工作休闲娱乐都与信息技术密切相关，随着人们对信息意识的提高，对一些档案信息的需求逐渐提升。信息化的社会环境为档案信息的共享提供了必要条件。中职学校档案信息资源共享是全面提升学校教育水平的基本保障，中等学校与高等院校结成联盟也是中等教育发展的方向。中职学校档案信息原来仅限于中职学校的教职工和在校生及毕业生。随着毕业生数量的增加，中职校档案信息资源的主体变得多样而广泛，网络环境为档案信息的连通和高效使用提供了必要的条件，中职学校档案信息资源共享有利于保障档案用户的知情权，促进学校档案公共服务能力的提升。
三、中职学校信息资源共享中存在的问题
中职学校的档案部门掌管着学校的大部分档案资源，与其他部门具有明显的信息优势。随着档案服务的信息化的发展，档案信息资源共享是把档案信息资源转化为实际效能的重要方式。了解学校档案信息资源建设中存在的问题对实现中职学校档案信息资源共享有着非常重要的意义。
(一)中职学校档案信息资源共享的现状。现在大部分中职学校的档案管理工作基本上处于各自为政的状态，档案资源相对分散，而且档案管理水平相差较大，档案信息服务处于被动状态。与前几年相比，中职学校的档案信息管理水平也得到了较大的提升，规章制度相对完善，档案管理逐渐规范，相关的档案管理软件也得到广泛的应用。档案数字化程度逐渐提高。大部分中职学校的档案信息资源共享还处于初级阶段，与理想的档案信息服务和资源共享差距较大。大部分中职学校建立了档案管理网站或者网页，用户可以通过网站对档案信息进行简单的检索，但是大部分中职学校的网络档案信息服务还处于目录信息阶段，因此用户还无法查阅完整的档案内容。虽然大部分中职学校把档案工作纳入学校的发展规划，但是在这方面投入的资金及设备相对较少。大部分档案工作人员的计算机水平和应用档案管理软件的能力较低，无法满足档案信息化建设的需要。
(二)中职学校档案信息资源共享中存在的问题。与传统的档案管理模式相比，对于大部分中职学校来说，在网络环境下实现档案信息资源共享是一项长期的任务。现在还没有权威机构对中职学校档案信息资源共享的建设进行协调，因此中职学校档案信息共享建设没有进行全局统筹规划整理，各学校间的资源布局不合理，各学校各自为政，档案馆(室)间无法实现合作交流，人力资源和软硬件资源无法共享，浪费严重。许多中职学校对档案信息化管理工作并不重视，档案管理人员的信息应用水平较低，服务意识不强，在进行档案服务时大部分仍以手工查阅或者计算机辅助查阅为主，缺乏开发档案信息资源的动力，且学校档案部门间缺乏交流沟通，缺乏共建共享的意识。虽然大部分中职学校的档案管理的设备比较齐全，但是档案数字化建设的专业设备却比较缺乏，进行数字化档案信息加工、存储和开发时主要以手工操作为主，档案信息载体比较单一，以原件为主，缺乏对档案内容的知识和信息分析，缺乏特色档案信息资源，档案产品的开发和传播比较滞后，而且缺乏统一的标准，数字档案管理缺乏规范化、标准化，且各学校间缺乏合作，要想实现信息资源共享的目标还有较大差距。中职学校的档案网站只是对档案服务进行了简单的介绍，档案信息的查询也仅限于目录查询，无法充分发挥档案信息的作用，更无法使档案信息资源的社会价值得以体现。学校档案部门的宣传力度不足，档案的信息利用率较低，资源数量少而且没有特色。从档案管理人员的素质方面来说，档案专业人才比较少，整体专业素质无法满足档案信息资源共享的需求。他们年龄偏大，档案管理软件及信息化设备的应用能力较差，工作效率较低，而且没有进行过专业的技术培训。
四、中职学校档案信息资源共享的模式
中职学校档案信息共享模式有校内共享、校际共享及社会共享三种模式。
(一)校内共享。校内共享模式是中职学校基本的档案信息资源共享模式，也是比较容易实现的共享模式。与其他人员相比，本校师生的档案需求最大，也是学校档案信息利用率最高的最主要的用户。中职学校档案信息资源共享有利于满足校内师生及员工的要求，实现档案信息共享服务的网络化。因此在搭建校内档案信息资源共享平台时，需要考虑档案部门的实际情况，由档案工作者与网络通信专业人员共同协作完成。在档案管理中计算机通信网络技术是建立档案馆(室)内局域网建立的基本手段，局域网是利用通信设备、线路和网络软件把分布在校园内不同位置的多台计算机及其附属设备连接起来，利用网络资源共享和信息传输实现档案管理和服务的网络化。为了满足学校档案管理和发展的需要，在选择网络体系时要考虑网络体系结构是否先进可靠，能够扩展和便于维护，符合网络技术和档案业务发展的趋势。目前，大部分中职学校选择的局域网的结构是总线型。校内档案局域网属于秘密性质的网络，是学校档案部门建立使用的秘密网络，由此形成的校内共享使用范围有限，但安全性能高。
(二)校际共享。校际共享是指不同学校间的档案信息资源共享，由于学校类型和地域等因素，校际可以分为同一区域内的学校间共享和同类型校际共享。同一区域间的学校档案部门可由省级部门进行统筹规划，建立全省性中职学校档案信息资源平台，实现省内中职学校档案资源的共享。同类型的校际共享是把同一类型的学校档案信息资源整合实现同类学校资源共享。为了实现档案信息资源共享，省级教育主管机构要统筹规划，加强各学校间档案部门的连通，通过教育网传递信息，使各学校档案信息资源共建共享。在进行建设的过程中，各学校要加强合作，采用技术手段建立统一的网络平台，以统一标准实现资源的共享。
(三)社会共享。社会共享模式是中职学校档案部门突破时间与地域限制，利用互联网技术为不同的档案用户提供档案信息的服务模式，也是中职学校档案信息资源共享的最高层次的模式，安全风险大，实现困难。档案网站是实现中职学校档案信息资源共享的主要手段，是连接用户和档案机构的桥梁。它能为用户提供相关信息和服务，也是档案信息化建设的重要组成部分，是各级档案馆(室)对档案信息资源公开的窗口和提供在线服务的综合平台，具有档案信息宣传、交流等功能。使档案信息资源得以共享并实现其最大价值。社会共享模式改变了以往的档案机构间的孤立，通过网络把档案与用户，档案部门与其他部门间联系起来，实现了共建共享。这三种共享模式间有明显的差距，校内共享范围最小，最安全，实现最容易，而社会共享的范围最大，安全性差，实现困难最大。校内共享的资金投入最少，技术简单，而社会共享资金投入最大，技术要求高，最难以实现。各中职学校要根据实际情况选择适合自己的共享模式。其次校际共享模式是以后学校档案信息资源共享的发展趋势。
五、学校档案信息资源共享机制的推进
学校档案信息资源共享要想取得发展，需要从全局和长远进行考虑和规划，根据学校的实际情况，全面系统的进行规划，开发相关的档案资源，加强校际间的协作，理清校际间的利益关系，规范共享成员的权利和义务，使中职学校档案信息资源共享规范化、有序化。学校档案共享工程推进机制是推进信息资源的共享的过程，需要由三部分组成。
(一)运行保障机制建立。为了使中职学校档案信息资源能够持久有效的实现共享，需要建立运行保障机制。通过保障机制协调各学校档案信息资源共享的运行，建立校际档案信息资源共享平台。通过运行保障机制引导不同学校对信息资源的共享进行协商，制定出标准化的共享方案，根据标准指导各学校档案部门进行交流合作，实现档案信息资源的整合。制定档案部门利用信息技术时使用的标准，为实现档案信息资源的共享提供可操作的语言，并对档案部门的共享提供指导。
(二)建立合作与激励机制。中职学校档案信息资源虽属于公共物品，但又不是完全意义上的公用物品，不能自由获取，因此需要建立规则和协议，对合作机制中各成员的权利和义务进行明确。同时建立激励机制，加强彼此间的交流，及时总结共享效益，调动成员的积极性，促进共享数量和质量的提高，为共享体系奠定良好的循环基础。
(三)建立共享平台管理机制。学校档案信息资源共享是通过共享平台得以实现的，因此要加强对学校档案信息资源管理的优化，减少人为干预，简化学校档案数字资源管理程序，促进档案信息资源共享的自动化程度的提高，使共享效益达到最大化。
六、结语
学校档案信息资源是我国档案信息资源中的重要组成部分，建立学校档案信息共享平台是实现档案部门共建共享的重要途径。加强学校档案信息资源共享工程推进机制的建设，有利于加强各学校间的合作交流，节约能源，实现档案信息资源的最大价值，为学校档案信息资源的社会化奠定一定的基础。
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作者:李全 单位:福建省闽东卫生学校