1概述
重要纸质文件、证书和执照等贵重公用物品，是企业运营的重要资源。纸质文件是指企业上传、下达的各种盖有红色印章的公文；贵重公用物品是指企业营业执照、代码证、税务证明和其它资质证明，以及设施设备的备用钥匙备件、配件、说明书，其它小件公用贵重物品等。上述物品通常由企业综合办公室管理，管理和使用的特点是：多人保管、多人使用、随机查找和使用的事件多，人工管理经常出现找不到、遗失等尴尬局面，已不能达到企业高效率运营的要求。本文针对上述问题，提出实体文档电子信息化管理过程中的人机结合管理问题，研究实体文档进行信息化管理的系统方案论证，阐述在电子信息系统的选型中应该关注的技术要素和管理要素，并提出一种适合上述论证的经济、简易的实体文档电子信息化管理方案。
2方案论证
目前有大量基于互联网、物联网和RFID的类似管理系统被创建，其应用背景主要在于银行、珠宝行等机构的固定资产管理，例如重要设备、仪器、装置、物品等。这些设备传统的管理方式通常依赖于非自动化的以纸张文件为基础的系统来记录、追踪进出的资产，完全由人工实施企业内部管理，因此管理效率极其低下，不仅造成大量的人力资源浪费，而且由于人为因素，资产数据录入速度慢、准确率低，导致设备管理人员对设备的准确数量、状态，以及实时位置等信息无法及时全面掌握，甚至于对设备的遗失发现与追踪也往往很滞后。随着企业规模不断发展，所需管理的固定资产种类与数量也逐渐递增，领用及归还频率逐步增长，管理工作更加复杂和多样化，传统的人工管理作业模式和数据采集方式已难以满足固定资产管理高速、准确的要求。由于上述互联网+物联网+RFID的管理系统，主要是针对银行、珠宝行和军队等大型机构设计和开发的，因此不适合中小企业和事业机构使用。存在的问题是：（1）系统功能完备，技术先进，因此造价高昂，技术依赖程度高；（2）接入互联网，因此有额外的信息安全问题；（3）系统复杂度高，因此需要常备运行维护人员和费用。本文提出一种基于“低技术”的，更为经济实用的管理系统，更容易实现管理和技术的融合，实现一个更安全可靠高效的人机器混合系统。系统硬件由多抽屉专用文件柜、寻址电子装置和桌面电脑组成，硬件运行可靠，电磁兼容性符合有关国标要求；系统软件包含以下功能模块：存入管理、查找模块、借出模块、维护模块和远程连接模块，软件功能完备，用户界面友好。此系统的一个最小的实现是：系统功能设定为存入功能、查找功能、借出功能、维护功能和远程连接功能；样板系统设定规模为16×16个抽屉的文件柜。系统的硬件结构是抽屉内置电子装置、EIARS485总线网络、桌面系统管理用计算机。抽屉内置电子装置是一个低功耗单片计算机单元，主要功能是连接总线实现寻址、声光提示寻址成功、打开抽屉、完成抽屉状态监测。此外系统还具有现场总线网络，实现各个抽屉单元和系统管理计算机的信息链接。桌面系统管理用计算机：运行数据库管理软件、运行系统管理软件、运行远程接入软件。软件结构：系统的软件结构由各个功能模块及其相互关系构成。功能模块包括：存入管理、查找模块、借出模块、维护模块和远程连接模块。
3结语
此方案是一种能够满足中小企业和事业单位，实现实体文档和贵重物品跟踪管理的电子信息系统，不需要互联网+物联网+RFID的技术方案，相对“低技术”的电子信息管理系统，具有更高的可靠性和系统生命周期。同时，具有更好的经济性能，不需要维护和额外的运行费用。在创建人与机器的混成系统时，必须有全局判别的观念，全局最优是第一原则，如果一味追求技术的先进性，必将陷入技术泥潭。技术系统的引入，会导致人员权力的再分配，因此必须重视技术和管理两个方面的论证工作。
作者：李章涛 单位：广东省佛山市图书馆