一、高校财务信息管理系统与会计基础工作概述
（一）高校财务信息管理系统概述
高校财务信息管理系统的内容实现了从单项应用向综合财务处理转变，通过核算手段和管理手段的现代化，提高了会计信息搜集、整理、传输、反馈的速度、灵敏度和准确性，提高会计的分析决策能力，提升现代管理水平。
（二）基于高校财务信息管理系统的会计基础工作特点
高校财务信息管理系统的应用不仅是会计发展的需要，同时也对高校会计基础工作提出了新的要求。高校会计基础工作在原有基础上必须进一步做到岗位权限严格管理、业务处理程序规范、会计档案保障安全、监督检查内部完善。其中人员组织管理不仅要明确会计岗位职责，还应适应信息管理要求严格设定并遵守系统功能使用权限；业务处理程序增加了计算机处理与传递环节，规范的业务处理程序保障了会计核算过程的规范化；信息管理系统的应用增加了电子档案保管的不安全因素，因此会计档案的安全保障工作更加突出；此外，传统的内部控制机制与事中、事后的监督检查要适应信息化的特点，不断完善人机管理系统。
二、面向高校财务信息管理系统的会计基础工作规范的主要内容与基本原则
为了适应财务管理信息化要求，高校会计基础工作需要做到会计岗位责任制度规范、会计业务处理程序规范、会计档案管理规范以及内部控制机制规范。首先，会计岗位责任制度规范是指高等院校要加强财务稽核及资金的宏观管理，明确各类人员的岗位职责，遵循财务信息管理系统相关人员权责对等的原则，通过口令验证管理规范系统使用权限，做到业务审核与计算机操作相分离、数据输入输出与数据审核相分离、系统维护人员与计算机操作人员相分离、系统数据文件的保管与计算机相分离。其次，会计业务处理规范要严格执行会计资料电算化处理程序，减少管理漏洞。原始的会计资料经各级领导批准核销并经会计人员审核无误后，应首先由会计进行计算机处理，然后再传递到其它环节，规范的会计核算传递程序应该是：签字及审核过的原始凭证→会计编制记账凭证→稽核→出纳付款→会计主管→计算机记账→会计档案，如果其中一个环节发现问题，必须返回到上一个环节，以规范会计核算程序。再次，会计档案管理规范不仅要按照会计档案有关规定保管纸质档案，还要通过完善的会计电算化档案管理的归档和保管、查阅、复制登记、立卷、分权限调用等制度，加强数据输入输出管理、备份数据管理、保密管理等，做好数据档案保管工作。最后，内部控制机制规范要加强财务管理内部控制制度建设，将会计系统中不相容的职责进行分离，职责与权限相关联，制定相应的制度与之配套，设立相互稽核、相互监督和相互制约的机制来防止舞弊，保障会计信息的真实、可靠。
三、当前会计基础工作规范存在的主要问题
高校财务信息管理系统已经广泛应用于高等院校的会计核算、预算管理、会计报告、工资核算、决策分析等会计活动，很多院校在使用过程中积累了丰富的经验，与会计财务信息管理系统有关的会计制度也日益完善，但在信息管理过程中会计基础工作规范仍然存在以下问题。
（一）与高校财务信息管理系统相关的制度不健全
许多单位会计电算化实施后，只注重软件的使用和满足日常工作的需要，在相关的制度建设方面几乎是空白，对电算化后的岗位责任、操作流程、计算机软硬件的管理维护和数据信息管理方面尚未形成完整的制度体系。
（二）会计电算化档案管理不完善
许多单位实行会计电算化的时间较短，对会计电算化档案的具体内容不甚了解，缺乏管理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，或者已经归档的内容不完整。
（三）忽视电算化条件下的制约机制
许多部门的领导并没有把会计的制约机制提到日程上来，有的甚至不了解其应有的作用，如有些单位将计算机系统的维护、数据的输入与修改、软件的输入与修改交给一个人完成，大大增加了差错和舞弊的可能性。
四、会计基础工作规范的改进措施
（一）健全制度体系保障规范化管理的实施
建立健全基于电子信息管理系统的岗位责任制度、操作流程制度、软硬件管理维护制度是信息化会计工作规范化管理的制度基础，是规范化管理的根本保障。改进和加强会计基础工作必须完善会计基本工作制度，在《会计法》、《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》等基本规章制度的基础上改进原有的会计制度，确保会计基础工作规范不断完善。岗位责任制度必须摆脱以前以记账、算账、报账为主的会计岗位设置模式，应以管理、分析、决策为重点，加强应收应付款管理、投资风险管理，明确会计人员的岗位职责权限，提高电算化条件下会计人员的服务意识。数据流程制度需要强调人机系统的结合点，严格执行国家财经法规和各项规章制度，保证输入会计数据的合法性；输入会计要素数据要具有规范性，并随着电算化的发展而不断细化；利用事中和事后复核工作规范，对输入数据进行再次审查，确保输入会计数据的真实性和准确性。软硬件维护制度要完善硬件环境，不断升级软件，实现备用盘与储存盘分离，做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按照国家档案局规定的库房管理制度标准建立专门的会计电算化档案保护措施，确保信息的完整和安全。
（二）完善档案管理夯实规范化管理基础
完善的信息化档案管理包括归档和保管、查阅登记、档案立卷等方面。与传统管理模式相比较，电子信息系统条件下归档的档案包括系统开发和使用的全套文档资料及软件程序、定期打印输出并签字盖章的报表；针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点，查阅登记需要对硬盘上的会计档案，进行相应的安全保密、要有加密的机内操作日志管理、数据存取权限限制并设置相应的使用范围，以保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能；建立会计电算化档案的立卷制度需要将各单位每年形成的会计档案整理立卷明确归档范围，将包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据编制会计档案保管清册，确保会计档案管理工作顺利进行。
（三）加强内部控制实现规范化管理制衡
会计管理信息系统的应用将人与人之间的手工控制扩大到人与机之间的人机交叉控制，因此，电算化模式下的内控管理应该与传统模式相结合，并对其进行不断的改进和完善。首先，会计软件要有一套相对完整的授权、审批和密码保护功能，按照不相容会计业务的划分，规定上机操作人员对会计软件的操作权限，对操作密码要严格管理，定期更换操作员的密码，操作人员离开机器时，应执行相应的命令退出会计软件。其次，选择好的财务软件，从源头上进行控制。大量的内控管理都由系统软件完成，因此，电算化软件要从核算型变为管理型。再次，依据会计电算化的特点设计相应的岗位分工与责任，使其与系统操作人员之间形成内部牵制。即使是传统的内控对象没有发生变化、原有的内控机制仍然有效的控制环节仍然需要针对信息化的特点进行完善。最后，加强会计事中与事后的监督与检查。会计的监督与检查首先要保证会计电算化后的各项规章制度的落实，要通过事中与事后控制，及时发现并反馈问题，通过管理层面的有效沟通不断完善人机管理系统。
作者：赵志勇 单位：天津城建大学财务处
