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预防控制机构物资管理信息系统的设计

2021-12-30 16:32 来源:物资管理论文 人参与在线咨询

防疫消毒物资保障关系到疾病预防控制机构的正常运转。新冠肺炎疫情发生后,各类保障活动和应急任务对防疫消毒物资的管理提出了更高的要求。军队疾控机构执行采样、检验、消毒、流调等任务的频次陡增,工作中所需的防护、消毒、检测试剂和耗材等物资(品)类多,用量大,以往的人工登记模式工作量大,出错率高〔1〕,而通用的物资管理软件功能设计无法满足军队疾控机构承担的保障活动和应急任务多样化管理的需求,为实现物资合理管控和高效使用,迫切需要建立一套适用于此类应急、保障工作的物资信息化管理系统。我们将疾控业务需求、物资管理流程与计算机网络技术、物联网技术相结合,实现了物资管理进程的优化、资源的分类整合、物资的出库溯源以及物资库存剩余和过期的自动预警等功能,以提高防疫消毒物资的管理效率,确保有序供应。

1 系统基本功能设计

1.1 物资采购需求管理和采购过程监控

考虑到物资管理对保障任务的重要性,该软件设计时依据人员的物资管理角色建立账号,不同账号的使用权限不同。采购员综合任务时间、需求计划及采购经验进行用量预测,并建立采购单,依次勾选采购方式、物资明细、审批领导3项信息即可完成申报。申报的采购单信息上传到审批领导账号,通过审核后完成该批物资采购工作。如果采购单需要进行数据修改、更正,在入库操作完成前均可在审批领导权限一级进行撤销操作并重新申报,入库完成后则无法撤销修改。每个采购过程均会生成一个采购单号,并保留申请时间、进程状态和审批领导信息,方便随时监控采购过程及后续数据查询。

1.2 物资出入库和预警管理

物资进出仓库时,需要进行出入库管理。入库员首先核对电子采购清单,并查验物资的数量、包装完整度及生产时效情况。首次入库物资的基本信息需要补充录入,入库完成后每件物资通过条码枪可生成独立的编码,考虑到疾控机构有时需要的某些试验耗材比较零散,无法使用条码枪逐一生成编码,设计时就增加了系统自动生成编码功能,方便不同物资的出入库信息管理。为减少某些试剂分类不清或因信息记录不全、缺失导致的超期使用,以及库存临界值设定不恰当导致数量补给不及时,或者稀缺物资与一般物资混用等情况,设计时在主界面增加了库存数量预警和保质期预警2个模块,并加以不同颜色进行区分提示;在每次登陆系统时,右下角的提醒框会弹出需要补充物资及快过期物资。出库管理方面,通过扫码可直接对应每件物资的存放地点、属性、使用时效等信息,其次,每件物资在领用时除生成电子票据记录,还会打印纸质出库单以增加溯源的能力。未来还考虑增加物联网技术,建立无触化仓库,可通过人脸自动识别物资信息,24h实时监控,实现人员与物资随时对应,避免因碰触带来的不必要的危险。

1.3 库存可视化管理

目前,任务负责人获悉防疫物资的储备信息是通过查看不定期汇总上报的纸质版数据文件,因此就很难对当前库存信息及物资过期情况进行评估,采购人员也无法及时设定采购计划、上报采购申请,相应物资采购的执行进度也会受到影响,可能会导致物资存量不足的状况时有发生。设计时增加了3D建模功能,将全区域的物资信息与系统联动,每一条数据的变动都会在界面实时显示;另外,还能以第一视角进入该区域查看物资存放情况,方便对物资有直观的认识。

1.4 固定资产自动建账

固定资产管理是单位内部管理工作的重要组成部分。军队疾病预防控制机构日常工作中涉及多种专业仪器设备,管理者需要掌握这些固定资产的详细情况以充分发挥其价值。本系统物品属性中单独有一类“固定资产”,此类物品本身具备有一套完整的业务参数,如名称、规格、性能、技术指标、报废年限等。针对固定资产类物品,系统还增加了一些专有功能,如上传发票原件、上传发票复印件、上传合同复印件、设备验收复印件等业务流程单据,用以后期备案查询。

2 系统架构

系统架构为“一数据中心多角色共用”,在单位内部机房建立数据中心,所有系统内的数据都将被保存在数据中心服务器中,依托单位内部局域网,采购人员、出入库管理员和实际负责人等各角色账户可登录系统完成各自权限范围内的业务流程,实现多用户协同办公。“一数据中心”有效避免了信息不对等、数据更新不及时、反复统计浪费人力等诸多缺点,对数据准确性与实时性有很大帮助。“多角色共用”实现了人力资源的高效整合,所有物资管理相关业务实现流程化、电子化,同时系统内各角色用户均可针对某一时间段做出相应权限范围内的统计与分析,便于各角色用户对未来做出准确预判,以降低物资管理业务上的不必要浪费。

2.1 系统用户

根据物资运转流程和保障任务的实际情况,在设计系统时将角色分为系统管理员、总负责人、实际负责人、出入库管理员和采购专员等5类(图1),系统会根据登录账号信息判定岗位,不同岗位执行不同操作权限。系统管理员账户拥有本系统的最高权限,可对本系统内的所有账户及不同模块数据进行管理。总负责人主要是对系统中所有的数据进行统计、查询和输出,统计查询项包括系统内所有账户包含的全部统计查询项。实际负责人则统筹管理保障队伍在任务期间所有的进销项,审核每一笔申报采购的项目。出入库管理员负责防疫消毒物资的所有出入库操作,包括核验采购清单,验收入库物资,以及监督出库动态,采购专员收集申请部门数据,并制订采购计划、上报采购清单,最后跟进采购流程。

2.2 业务流程设计

从物资管理需求的角度出发,本系统采用账套管理方式,一个保障队伍为一个账套,所有进项与消耗项是单独计算的(图2和图3)。为确保系统数据准确性及运转流程的严谨性,入库流程使用采购专员新建采购单→实际负责人审核→出入库管理员核验入库→总负责人查阅→系统管理员封账的流程顺序,总负责人和系统管理员不负责具体的实际工作,物资管理权限越清晰,工作人员职责越明确,能有效避免管理工作变得混乱〔2〕。出库流程中为解决防疫消毒物资需下发给各监测点的实际情况,增设了领用和配送2种领取方式,每次物资领取时均附有相应人员的签字单据。任务结束后,系统管理员封账,物资盘点结算。

3 界面简介

3.1 系统登录  

采用账户密码登录方式进入系统,系统管理员可以分配给每位操作人一个账户密码。用户登录系统后,在系统中进行的所有操作均有日志可查询,在实现高效办公的同时确保了信息安全及信息溯源。

3.2 系统主界面功能区

系统主界面主要展示区域内容为当前系统中所有物资(品)的实时状态(图4),包括物资(品)基本属性信息、库存余量、库存数量及该类物资(品)的出入库明细。主界面上方的按钮功能区会根据账户的权限进行相应的展示,例如,“采购专员”权限账户登录系统后仅展示物资申请、预警模块及统计模块等3个功能区,其他功能区将会隐藏;“实际负责人”权限账户登录系统后将展示全部功能按钮。

3.3 新建采购申请单

采购专员可新建物资(品)申请单,图5左侧为当前系统中所有物资情况展示,如果相关物资(品)剩余量小于预设值的话,将通过醒目颜色展示,以便于提醒采购专员及时对物资(品)进行补充,新建采购申请单时还可以规定采购方式。图4 系统主界面功能区图5 新建采购申请单界面

3.4 实际负责人审批申请单

实际负责人将会对采购专员提出的采购申请进行审批操作,申请单中将展示物资(品)基本属性及拟采购数量,确认无误后,实际负责人可对该申请单进行审批操作。

3.5 物资(品)出入库

物资(品)入库采用向导方式进行,系统将引导用户按步骤完成物资(品)入库操作。物资(品)出库有2种方式:①扫码枪扫码自动出库;②手动输入物资(品)编号查询出库;以上2种方式搭配使用,可以有效降低物资管理人员的工作量,同时大幅提升准确性。

3.6 数据统计

系统内有统计模块,可以对系统内某一时间段的数据进行多种方式的统计。为实时展示物资库存的更新情况,系统设计时增加了疾控实验室的区域3D模型,通过鼠标控制视角可查看区域内的所有储备物资明细,还能通过物资名称、房间名称等信息查询并移动视角至指定位置,全区域的物资信息与系统联动,每一条数据的变动都会在界面中进行实时改变。

3.7 物资过期及库存剩余自动预警

结合军队疾控任务实际需求,本系统在功能方面做了一些细节优化处理。物资过期及库存剩余自动预警〔3〕是通过设置不同颜色加以区分,库存信息显示红色代表库存<预设临界值;黄色提醒库存=预设临界值;白色表明库存>预设临界值。过期提醒模块中如果物资(品)处于过期状态,则显示红色背景,反之则为白色背景,不同物资均可设置提醒时间。并且,为方便查看过期物资,预警窗体中仅列出处于提醒阶段的物资(品)信息。此外,软件系统还增加了调拨管理模块,可实现物资在不同的仓库中任意调拨。

3.8 固定资产管理

系统针对固定资产类物品设计了一套完整的业务流程,包括物品属性维护、必要商务手续存档、技术资料备案留存等功能模块。针对不同种类的固定资产均可自定义适配的属性信息,以达到管理存档的目的;对于精密实验室仪器类产品,可以设定定期保养提醒、关键部件更换提醒、已达报废时间提醒等周期性提醒功能。同时固定资产类物资(品)对于相关必要商务资料的存档有较高要求,系统有针对性地设计了可上传合同、发票、验收报告等资料的功能,便于日后管理查询。

4 小结

因部队对网络应用的现实要求,设计完成的物资管理软件仅作为局域网平台使用,对物资的出厂、运输目前很难以做到实时监控,无法保证重要物资的在途损坏及物流质量回溯。其次,在配套使用方面短期无法建立相应的供应链平台和结算平台。再次,各级疾控机构的物资管理系统不一,系统之间兼容性无法满足。管理方面未来应在本套系统基础上,采用分级制登录,实现对每级疾控机构物资联动管理,方便均衡疾控机构间的物资储备问题,确保在公共卫生事件处置中顺利统筹需紧急调拨的应急物资。在技术方面,未来会结合流行的人工智能与物联网技术,从而有效减少传统物资管理中人力要素的影响,集中精力在数据应用上,可让物资管理员针对不同任务进行对应装备、物资的分装及状态分析。另外,还能让系统通过自主学习获取物资的出入库时间节点,实现物资的智能化评估〔4〕;“无触式”的物资配送,还能有效减少人与人之间感染风险,提高物资使用效率。

作者:章雷 张孟林 赵增明 郭雪琪 靳连群 单位:解放军疾病预防控制中心 北京斯科德科技有限公司

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